República Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria, Ciencia Y Tecnología Ministerio Del Poder Popular Para El Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela De Los Andes Venezolanos PROPONER UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTÁNDAR PARA EL PROCESO OPERATIVO DEL AREA DE UNIFORMES DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2015 Colegio Universitario Hotel Escuela De Los Andes Venezolanos Subdirección Académica Área De Pasantías PROPONER UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTÁNDAR PARA EL PROCESO OPERATIVO DEL AREA DE UNIFORMES DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA Tutor Académico: Prof. Doris Josefina Villareal Ruz Autor: Sara Alejandra España Alvarado Tutor Empresarial: T.S.U Xavier Hernández MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2015 República Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria, Ciencia Y Tecnología Ministerio Del Poder Popular Para El Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela De Los Andes Venezolanos PROPONER UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTÁNDAR PARA EL PROCESO OPERATIVO DEL AREA DE UNIFORMES DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA Autor: Sara Alejandra España Alvarado Tutor Académico: Prof. Doris Josefina Villareal Ruz Fecha: Noviembre 2015 Resumen El siguiente estudio tuvo por objetivo proponer un sistema de gestión estándar para el proceso operativo del área de uniformes del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita, la metodología utilizada durante la investigación fue de campo ya que mediante a la observación directa se recogió toda la información necesaria, de la realidad que viven a diario los trabajadores del hotel en cuanto a los uniformes que utilizan en su jornada laboral, la finalidad de la propuesta que se brinda en este trabajo es de facilitar el control y cuidado de los uniformes del hotel, para así garantizar también el mantenimiento de la imagen corporativa de la empresa. i INDICE GENERAL RESUMEN I INDICE GENERAL II ÍNDICE DE TABLAS III INDICE DE FORMATOS IV INDICE DE ANEXOS V INTRODUCCIÓN 1 FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 3 FASE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 11 FASE LLL: LA PROPUESTA 14 3.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 16 CONTEXTUALIZACIÓN Y FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA 17 . ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA 19 RECOMENDACIONES 39 CONCLUSIONES 40 ANEXOS 41 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 43 REFERENCIAS ELECTRÓNICAS 44 ii ÍNDICE DE TABLAS TABLA 1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA. 3 TABLA 2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE BANQUETES 8 TABLA 3. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE AMA DE LLAVES 9 TABLA 4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 10 ACTIVIDADES DIARIAS DEL DEPARTAMENTO. 27 TABLA Nº 5: 1ER TURNO DEL DEPARTAMENTO. 27 TABLA Nº 6: SEGUNDO TURNO 6:00 AM A 3:00 PM 27 TABLA Nº 7: TERCER TURNO 9:00 AM A 6:00 PM 28 TABLA Nº 8: CUARTO TURNO 3:00 PM A 11:00 PM 29 TABLA Nº9: CUIDADO DE TEXTILES 30 TABLA Nº 10: DESCRIPCION DE ETIQUETAS DE TEXTILES 32 iii INDICE DE FORMATOS FORMATO Nº 1: SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS PARA EL ÁREA DE AMA DE LLAVES 35 FORMATO Nº2: ORDEN DE ENTREGA DE UNIFORMES, DONDE EN TRABAJADOR SE COMPROMETE A LAS NORMATIVAS ESTABLECIDAS POR LA EMPRESA. 36 FORMATO Nº 3: REPRESENTA EL NUMERO DE LAVADOS (POR CICLO) DIARIOS POR DEPARTAMENTO 37 FORMATO Nº4: REPORTE DE DAÑO DE UNIFORMES, DONDE SE DETALLA LA PRENDA Y EL DAÑO, ASÍ COMO LAS OBSERVACIONES. 38 iv INDICE DE ANEXOS ANEXO Nº1: LAVADORAS DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA 41 ANEXO Nº 2: ÁREA PARA EL LAVADO DE ROPA DEL HUESPED DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA 41 ANEXO Nº 3: CALANDRA DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA 42 ANEXO Nº 4: ÁREA DE DOBLADO DE LENCERÍA DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA 42 v INTRODUCCIÓN Desde hace muchos años la hotelería a nivel mundial ha progresado como uno de los rubros más importantes en la economía, con la evolución del tiempo nuevas tecnologías se le han ido añadiendo a la misma, así como también servicios, detalles y normativas a seguir. El Hotel Margarita Concorde, fue inaugurado a finales de los años 70, represento para la Isla de Margarita un ícono turístico y el centro de atracción para visitantes nacionales y extranjeros durante los años 80. También fue un destacado centro de convenciones y de eventos artísticos, escenario ideal para las presentaciones de reconocidos artistas nacionales e internacionales, lo cual lo convirtió en un punto de referencia turístico para Venezuela y el Caribe. Cierra sus puertas en el año 1.994. Luego de veinte años, clausurado, abre sus puertas nuevamente en el año 2014, como un hotel totalmente renovado y con las mejores tecnologías a implementar en la hotelería venezolana, bajo la tutela de una de las compañías hoteleras más grande a nivel mundial, como lo es la compañía Wyndham la cual posee bajo su nombre 7.410 hoteles en el mundo. En la hotelería clásica siempre han existido norma tivas que regulan la vestimenta y protocolo que debe tener un prestador de servicio frente a un cliente. En Venezuela, actualmente no se toma en cuenta la vestimenta del personal como parte fundamental de la imagen en algunas corporaciones, es por ello que se busca a través de regulación de uniformes en los hoteles, para así mantener la hotelería clásica y seguir avanzando con las nuevas tecnologías. 1 El tema de esta investigación surge a partir de la necesidad de desarrollar normativas en cuanto al cuidado de los uniformes del personal del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita, y como se implementaría la misma para la organización del departamento de ama de llaves. A continuación se especifican las tres fases correspondientes al informe: Fase I, se describe la empresa y todos los aspectos concernientes a la misma, como las actividades realizadas por la pasante en los distintos departamentos del hotel. Fase II, se fundamenta el diagnóstico situacional del problema que se observó en área de ama de llaves del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita. Fase III, presentación de la Propuesta: Proponer un sistema de gestión estándar para el proceso operativo del área de uniformes del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita 2 FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 1. Identificación de la empresa Tabla 1. Identificación de la empresa. DATOS DE LA EMPRESA Razón Social: Servicios Turísticos Solé C.A Nombre Comercial: Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita Dirección: Av. Raúl Leoni Edificio Hotel Concorde Margarita Piso PB OF S/N Sector el Morro Zona Postal 6301.Porlamar. Estado: Esparta. Nueva Categoría: Hotel de Clasificación: playa. Capacidad de alojamiento: 5 estrellas. 331 Habitaciones, distribuidas de la siguiente manera: Presidencial Suite: 1 Habitación, Royal Suite: 8 Habitaciones, Superior Single: 69 Habitaciones, Superior Single Hándicap: 3 Hab., Superior Doble: 90 Habitaciones, Deluxe Suite: 17 Habitaciones, Deluxe Suite Handicap:1 Habitación Executive Single: 10 Habitación, Executive Suite: 2 Habitaciones, Executive Córner Suite: 4 Habitaciones, Superior Doble T: 54 Habitaciones, Superior Doble K: 9 Habitaciones, Junior Suite: 54 Habitaciones, Luxury Suite: 9 Habitaciones. Perfil de la empresa y servicios que ofrece: El Hotel Wyndham Concorde ofrece servicios de alimentos y bebidas en su Restaurante Marea ubicado en el nivel lobby, en el cual su servicio es de tipo buffet en los horarios de desayunos, almuerzos y cenas, posee también un restaurant de playa llamado, Restaurant Rompe Olas, el cual, se encuentra todavía en construcción, brinda servicio al área de la piscina. Ofrece también coctelería nacional e internacional ya que posee El Bar Las Rocas (Lobby Bar) y el Bar Espuma (Pool Bar). Durante las 24 horas del día posee Room Service para degustar Snacks. Para la realización 3 de eventos sociales y corporativos tiene 5.000 mts. para fiestas y convenciones, entre los otros servicios que posee, brinda el Club de Piscina, un Área de Juegos Infantiles, variedad de actividades recreativas, Estacionamiento, Caja de Seguridad en las habitaciones, un gimnasio totalmente operativo y un spa que ESTA aun en construcción Observaciones: Wyndham Concorde Resort Isla Margarita es un proyecto en construcción, por habitaciones operativas, lo cual actualmente posee 180 en un futuro contará con 2 torres de Time Share, 3 canchas de usos múltiples, 2 piscinas. Se estima que el proyecto culmine en el año 2019 Fuente: información suministrada por el departamento de recursos humanos del Hotel Wymdham Concorde Resort Isla Margarita 4 empresa objeto del presente estudio. Figura 1: Organigrama del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita. Fuente: Gerencia de Recursos Humanos Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita (2015) 5 Es importante citar algunos autores que en publicaciones anteriores explican claramente la estructura organizativa del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita. Según Publicaciones Vertice S.L. (2008) “La organización de un hotel necesita de una definición explicita. Para ello, la dirección del establecimiento debe mostrar el principio de autoridad tanto en relación con los empleados como en las funciones y la representación jerárquica” (pág.10), Es por ello que la autora, afirma que el Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita, es una organización, basada en la división del trabajo en la cual están especificadas, funciones, actividades y responsabilidades, de los trabajadores, en manuales de procedimientos y organigramas. Así mismo, en investigaciones realizadas, se determino que se ubica en el modelo de Mintzberg (2012), por su estructura, ya que posee todas las áreas que plantea este autor: “El ápice estratégico es el estrato superior de la jerarquía apoyado por su staff personal. Se ocupa en que la organización cumpla con la misión y que satisfaga los intereses de las personas que tienen el poder en la organización”. (Mintzberg, 2012, pág.50). Se aprecia que en el ápice estratégico se ubica la Junta Directiva constituida por los socios del hotel, que se reúnen de manera constante con la gerencia general y la asistente de gerencia para la toma de decisiones o rendición de memoria y cuenta 6 Posee además el sttaf de apoyo conformado por los asesores legales y las relaciones públicas, como lo establece mintzberg (2012). “El ápice estratégico es el estrato superior de la jerarquía apoyado por su staff personal. Se ocupa en que la organización cumpla con la misión y que satisfaga los intereses de las personas que tienen el poder en la organización”. (pág.50). Al mismo tiempo posee la tecno-estructura que establece Mintzberg en su modelo, ya que tiene departamentos encargados de organización de programas de adiestramiento y capacitaciones, controles preestablecidos que se encargan del planteamiento estratégico de las operaciones. Siguiendo la descripción con el modelo descrito se encuentra la línea media o gerencia media conformada por el gerente de operaciones, el gerente de recursos humanos y la contraloría, ésta última asesora a la junta directiva, así como señala Mintzberg (2012) . La línea media está formada por los gerentes, ésta genera división de trabajo entre quienes administran el trabajo y quienes lo realizan. Vincula al ápice estratégico con el núcleo de operaciones. Ejercen una autoridad discreta sobre las operaciones y supervisión directa”. (pág.52) Por último se encuentra el núcleo de operaciones conformado por ocho (08) unidades operacionales, que realizan el trabajo básico de la organización desplazándose en estricto sentido vertical a un mismo nivel quienes se encargan de dirigir los distintos departamentos pertenecientes al hotel y al personal que labora en ellos. 7 Tabla 2. Descripción de las actividades realizadas en el departamento de banquetes DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Área o Departamento designado: Gerencia General Banquetes Fecha de inicio: 30/06/2015 Fecha de 02/10/2015 Tutor Empresarial: Hernandez culminación: Xavier Supervisor inmediato: María Rosa Rojas Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos Realizar el recorrido por las instalaciones del hotel y se conoció a todo el personal del departamento. Colaborar con la preparación de los eventos, en el predurante y post de los mismos Elaborar solicitudes de pago a proveedores y compañías contratadas por el departamento Atender a clientes en ausencia de la asistente de banquetes bajo la supervisión del departamento de ventas Organizar los archivos de eventos realizados por el departamento. Observaciones Se solicito cambio departamental ya que el departamento de ama de llaves solicitaba apoyo en las operaciones diarias, ya que además de encontrarse el hotel, en temporada alta, el departamento no contaba con el personal necesario para las funciones diarias. 8 Tabla 3. Descripción de las actividades realizadas en el departamento de ama de llaves DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Gerencia General Área o Departamento designado: Ama de llaves Fecha de inicio: 30/06/2015 Fecha de 02/10/2015 culminación: Tutor Empresarial: T.S.U. Xavier Supervisor inmediato: María Ortiz Hernández Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos El departamento de ama de llaves es el encargado de mantener en pleno estado de limpieza las instalaciones del hotel, y además es uno los departamentos garantes que el huésped este satisfecho. Realizar prácticas operativas en el área de los pisos como camarera para conocer como era el desenvolvimiento de las mismas en las operaciones Colaborar con practicas operativas y administrativas de supervisión tanto en las áreas del hotel, como en los pisos, para tener nociones básicas de que se encarga el departamento Apoyar con practicas operativas en el área de lavandería, se observó además como se realiza el circuito diario en la misma Observar el procedimiento administrativo, en la lavandería y se realizaron los inventarios de los blancos del departamento. Tomar medidas del personal para la elaboración de los uniformes. Realizar el manual de procedimientos para el área de uniformes en base a lo observado en la lavandería observaciones: debido a que el departamento en su mayoría es netamente operativo, se colaboró con el ama de llaves en el desenvolvimiento diario de las operaciones, las actividades diarias que se realizan en el departamento son de carácter rutinario (se realizan ciclos continuos a nivel operativo) Fuente: Elaboración Propia (2015) 9 Tabla 4. Descripción de las actividades realizadas en el departamento de recursos humanos DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Gerencia General Área o Departamento designado: Recursos Humanos Fecha de inicio: 14/09/201 Fecha de 02/10/2015 Tutor Empresarial: T.S.U Xavier Supervisor Hernandez Fernández culminación: inmediato: Marisol Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos Recibir inducción sobre las actividades a realizar en el departamento de recursos humanos como asistente de la gerencia de recursos humanos Realizar constancias de trabajo para trabajadores pertenecientes a la planta laboral como a trabajadores egresados Llamar para citar personas a entrevistas de trabajo en el hotel Recibir requisitos que lleva el personal para recibir el bono de útiles para hijos de trabajadores Realizar contratos para el personal nuevo ingreso Entregar uniformes tanto para el personal nuevo como para el personal de planta Realizar la pre nomina del personal de recursos humanos Entrega al departamento de nómina, las faltas, permisos y ausencias del personal. Asignar según horarios la ruta del transporte para el personal de la planta laboral Observaciones: Debido a necesidad del departamento de recursos humanos se realiza durante las últimas tres (03) semanas de pasantías en el departamento para contribuir con el mismo. Fuente: Elaboración Propia (2015) 10 FASE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL El Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita, no posee un área de uniformes para el personal, por este motivo se observa el deterioro temprano de los uniformes, así como la falta de stock de uniformes para el personal que contrata el hotel y el que tiene laborando actualmente. Durante el periodo de pasantías se pudo observar que el hotel en el área de lavandería posee un área estructurada para el almacenamiento y cuidado de los uniformes del personal del hotel, no obstante la misma no es aprovechada por el departamento de ama de llaves, ya que carecen de los procedimientos y cargos necesarios para el desempeño del área, Así como también se observo el deterioro de los uniformes utilizados actualmente por el personal del hotel, ya que en departamentos como el de ama de llaves y el de alimentos y bebidas, existe una gran cantidad de quejas, por parte de los trabajadores, debido a uniformes rotos o manchados. De igual manera durante las pasantías se observo, que los departamentos de relaciones públicas del hotel, no poseen, actualmente uniformes para atender a los clientes; el uso de uniformes brinda al cliente una sensación de seguridad al momento de dirigirse al personal del hotel, si bien es cierto que los mismos utilizan un porta-nombre como identificador, el uso del mismo no garantiza al huésped que realmente la persona a la que se está dirigiendo, pertenezca a la planta laboral del hotel. Por su parte se pudo apreciar que el departamento encargado de los uniformes actualmente, es el departamento de recursos humanos, los uniformes se encuentran en un deposito desordenado donde no hay distinción por departamento ni organización alguna, añadiendo además 11 poca cantidad de uniformes que se tienen y los deteriorados, utilizados por trabajadores que han renunciado o ha vencido su contrato, los cuales pasan a ser entregados al personal ingreso sin importar el estado de los mismos. En este sentido, de seguir con la cantidad en el stock que se tiene de uniformes, dejando al cuidado de cada persona el mismo, y no uniformando a todo el personal del hotel, se corre el riesgo de, quedarse sin uniformes para el personal, y que los que se encuentran en uso actualmente no son adecuados para las operaciones diarias; una vez llegado a este punto sin retorno, la empresa tendrá que tomar decisiones cuanto a la compra, almacenamiento y entrega de los uniformes. Si bien es cierto que las operaciones del hotel son relativamente nuevas, en el mismo existen muchas quejas por parte del personal en nómina, de que la ropa que utilizan a diario para su jornada laboral no es la más adecuada en cuanto a que no se tienen tallas correspondientes, ni cómoda en el sentido de lo deteriorada que se encuentran las mismas, añadiendo además que la empresa es un hotel de playa, por tanto hay personal que se expone al aire libre y a la temperatura del ambiente. Con lo antes expuesto, cabe añadir que, el problema surge de que no se tiene una organización en cuanto al mantenimiento y cuidado de uniformes por parte del hotel, ya que no existe actualmente un área o personas que se encarguen, de la selección de los uniformes más adecuados para el uso del personal en las distintas áreas del hotel, del cuidado de los mismos, de realizar las requisiciones necesarias y de aplicar las medidas tanto preventivas como de sustitución de uniformes en casos de daño, y de aplicar las amonestaciones, remplazos y cobros dependiendo del estado de los mismos, mediante procesos preestablecidos en un manual o guía de procedimientos. . 12 Colegio Universitario Hotel Escuela De los Andes Venezolanos Subdirección Académica Área de Pasantías PROPONER UN SISTEMA DE GESTIÓN ESTÁNDAR PARA EL PROCESO OPERATIVO DEL AREA DE UNIFORMES DEL HOTEL WYNDHAM CONCORDE RESORT ISLA MARGARITA MÉRIDA, NOVIEMBRE DE 2015 13 FASE lll: LA PROPUESTA 3.1 Presentación de la propuesta En el proceso diario de las operaciones de un hotel deben existir ciertos parámetros establecidos para el personal que labora en el mismo, en cuanto a su vestimenta diaria, que permitan brindarle la comodidad y seguridad para ellos desenvolverse libremente en el transcurso de su jornada laboral, así como también se encuentren con la ropa adecuada con la imagen corporativa e identificada con el nombre de la empresa, ya que además de brindarle un sentido de pertenencia a los trabajadores, se genera más confianza y seguridad para el huésped. En un hotel de playa, como lo es, el Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita, es necesario que exista un departamento que se encargue de velar por que la comodidad de los clientes internos (personal del hotel), forme parte fundamental de la operación diaria, así como también de mantener una uniformidad en los trabajadores, ya que con ello se logra brindar un servicio de calidad, personalizado y que garantice la seguridad del huésped, motivo por el cual es que se presenta una propuesta de un sistema de gestión estándar para el proceso operativo del departamento de uniformes, para así dar el primer paso para el desarrollo del mismo. 14 3.2 Justif icación En el hotel Wyndham concorde Resort isla Margarita actualmente no existe un departamento o área de uniformes, que se encargue de realizar y ejecutar planes en cuanto al cuidado de la vestimenta diaria del personal, motivo por el cual los uniformes actuales se encuentran deteriorados y en condiciones críticas de inventario. Es por ello que se propone el desarrollo de procedimientos de un área totalmente nueva y dedicada exclusivamente al mantenimiento, organización, requisición, innovación y adquisición de los uniformes del personal, al plantear esta propuesta se garantiza un ahorro en el cuidado de los uniformes y un mayor compromiso hacia la organización por parte del personal en cuanto al trabajo que desempeñan. La idea prioritaria en cuanto a la creación de los procedimientos básicos para el área de uniformes, es brindar apoyo tanto al departamento de recursos humanos, actualmente encargado de la entrega de uniformes, así como a la comodidad del personal, ya que en el hotel aún no se tienen los procedimientos estándar que garantice tanto la calidad de vestimenta del trabajador como las actividades diarias en el departamento, ya que siendo un hotel ta n reciente en el funcionamiento de sus operaciones y estando aún en construcción, aun no se encuentran establecidas todas las funciones, cargos y departamentos. 15 3.3 Objetivos de la propuesta 3.3.1 Objetivo General Proponer un sistema de gestión estándar para optimizar el proceso operativo del área de uniformes en el Wyndham Concorde Resort Isla Margarita. 3.3.2 Objetivos específicos Diagnosticar mediante la técnica de observación directa debilidades que presenta el departamento de ama de llaves en las instalaciones del hotel. Identificar el método de abordaje para el mejoramiento del área de uniformes del hotel Proponer un sistema de gestión de procesos diarios para el área de uniformes del hotel 16 Contextualización y fundamentación de la propuesta En la mayoría de las organizaciones uno de los objetivos principales es que la operación diaria siga un curso sin contratiempos y que el cliente o en este caso huésped se encuentra satisfecho con el servicio ofrecido, no obstante para ello es de vital importancia garantizar la comodidad e identificación del personal, ya que sin esto lo anterior no puede ser llevado a cabalidad. En este sentido, una de las formas de garantizar la satisfacción del huésped interno es: “Crear condiciones para que las personas perciban sus necesidades básicas satisfechas” (Javier Llanos Rete, 2005, pag...16) Para logar que el personal de una empresa se encuentre cómodo y sienta que una de sus necesidades básicas se encuentre satisfecha, como es la vestimenta, es brindándole un uniforme que se adecue al tipo de trabajo que realiza y que además se aprecie que forma parte de la planta laboral operativa. Según Leire Laraiza (2012) en la Importancia de los uniformes en los hoteles señala: La importancia del concepto de uniformes del hotel o departamento puede ser tan amplia como hoteles distintos puedan existir. Los uniformes serán las prendas de trabajo con los que un elevado número de empleados trabajarán a diario, deben sentirse a gusto con él, les facilitará sonreír sentirse bien y transmitirlo al cliente en todo momento. Actualmente en el Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita el personal que se encuentra laborando en el mismo posee uniformes que, las condiciones en que se encuentra no son las más adecuadas 17 para el trabajo diario, ya que están deteriorados y en algunos casos rotos, lo que dificulta el trabajo diario. Según la LOPCYMAT (2005) dice: Adapte los aspectos organizativos y funcionales, y los métodos, sistemas o procedimientos utilizados en la ejecución de las tareas, así como las maquinarias, equipos, herramientas y útiles de trabajo, a las características de los trabajadores y trabajadoras, y cumpla con los requisitos establecidos en las normas de salud, higiene, seguridad y ergonomía (artículo 59) De acuerdo a lo antes descrito el cabe acotar que el Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita aunque cumple con algunas de las condiciones que establece la ley, ya que como se ha venido planteando anteriormente el desgaste y poca cantidad de uniformes, es una problemática que presenta la empresa, además de la falta de equipos de seguridad para los trabajadores. A través de la investigación se determinó, que anteriormente, no se tienen referencias bibliográficas que notifiquen la creación o implementacion de una propuesta como la que se ha venido desarrollando , motivo por el cual las referencias que se toman son de carácter teórico, es decir, la investigación está orientada hacia la importancia de contar como premisa empresarial: una imagen corporativa que responda a la filosofía de la organización hotelera. 18 . Estructura de la propuesta 6.1-.Procedimientos uniformes Básicos para el Departamento de 1.- PROPÓSITO GENERAL. Establecer un sistema de gestión estándar para el proceso del área de uniformes, utilizando los distintos instrumentos para mantener la limpieza, orden, atención y dotación de los uniformes del hotel Wyndham Concorde Resort. 2.- ALCANCE. 2.1. Físico. Toda el Área de Uniformes y lavandería del Hotel Wyndham Concorde Resort. 2.2. Humano. Ama de llaves, Supervisor de Uniformes, Auxiliar de Uniformes, costurera con incidencia directa en el mantenimiento, lavado, planchado y organización de los uniformes del hotel Wyndham Concorde Resort. 3.-RESPONSABILIDADES. 3.1. Ama de Llaves. Vela por el fiel cumplimiento de las funciones inherentes a cada cargo establecidas en el presente procedimiento 3.2. Supervisor de Uniformes Acatar, Coordinar el cumplimiento de las actividades propias y del personal a su cargo para Mantener el estándar de limpieza y dotación de los uniformes conforme a lo establecido en el presente 19 3.3. Auxiliar de Uniformes Cumplir con las actividades inherentes a su cargo conforme a lo establecido en el presente procedimiento. 3.3. Costurera Cumplir con las actividades inherentes a su cargo conforme a lo establecido en el presente procedimiento. 4. DEFINICIONES. 5.-ORGANIGRAMA. La estructura organizativa del departamento de ama de llaves está representada como una pirámide, ya que en el tope de la misma se encuentra la gerencia general, como el ente externo al departamento a quien el mismo tiene que rendir cuentas. En la siguiente linea se encuentra el ama de llaves ejecutiva, quien es la responsable directa del departamento y se encarga además de recibir y notificar las solicitudes de los directivos y de velar por el bienestar y control del departamento, como su línea inmediata se tiene a la asistente de ama de llaves, quien se encarga del proceso administrativo: los horarios, requisiciones, faltas, notificaciones y permiso del personal base. En la misma línea tenemos al asistente administrativo del área de ama de llaves, un cargo relativamente nuevo en el hotel y es el encargado de registrar el inventario de lo que se utiliza en el departamento, bien sea blancos, mobiliario, amenities, químicos, también se encarga de solicitar las órdenes de compra del departamento y las solicitudes de pago de los proveedores. En la base del organigrama se tienen cuatro (4) áreas, que conforman el departamento, como lo son: Supervisor(a) y los aseadores, en cargados de la como su nombre lo dice supervisar las áreas del hotel, y los aseadores de mantener las áreas en perfecto estado de limpieza, se 20 tiene a las supervisoras de piso y camareras, quienes son encargadas de la limpieza tanto de las habitaciones como de los office de los pisos, y como su nombre lo dice, las supervisoras de chequear el trabajo de las camareras y de verificar que todo funcione correctamente tanto en las habitaciones como en los pisos. Luego en el organigrama esta presentado el departamento de lavandería el cual está conformado por el coordinador, supervisor y los operadores de lavandería, el primero se encarga de coordinar el trabajo en la lavandería, el segundo de supervisar que el trabajo transcurra normalmente y que las maquinas funcionen correctamente y los terceros son quienes se encargan de realizar el trabajo diario de la lavandería. Por último se tiene el área de uniformes, conformada por el supervisor, la costurera y los auxiliares de uniformes quienes están encarados del trabajo diario de las operaciones en el área de uniformes, así como la costurera de arreglar los uniformes y la supervisora de verificar que el trabajo se realice a cabalidad. A continuación en la figura 2 se presenta la estructura formal del departamento de ama de llaves de la empresa objeto del presente estudio. Figura Nº2: Organigrama del departamento de ama de llaves 21 Fuente: Departamento de Ama de Llaves del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita 6. DESCRIPTORES. El ama de llaves o sus asistentes, dentro de sus funciones diarias específicas está las reuniones de comunicaciones con el personal, para informar algunas eventualidades o el monitoreo de los controles realizados y a realizar. También se tienen las reuniones mensuales en las cual se hace énfasis a las encuestas y comentarios, costos operativos, misión y visión del hotel. Una de las labores diarias del ama de llaves o su asistente después de las reuniones e información al personal, es supervisar el área de uniformes, con el fin de verificar que, el procedimiento de organización y limpieza de los uniformes se esté cumpliendo a cabalidad, así mismo, se debe revisar diariamente la información y reportes registrados por parte del departamento de uniformes, para llevar el control de los uniformes , es decir, dicha información es la que garantiza la entrega diaria de los uniformes al personal. 22 6- ACTIVIDADES REALIZADAS POR LAS SUPERVISORA. a) Por instrucciones del ama de llaves o en su defecto de la asistente, reciben del reporte la información necesaria para el plan de repartición de uniformes del personal con los respectivos requerimientos, asegurándose que todo el personal reciba su uniforme en el horario correspondiente. Conforme a las instrucciones del ama de llaves o en su defecto de las asistentes, se podrá repartir los uniformes del personal nuevo ingreso, si por alguna razón no hay suficientes uniformes, se realizaran los pedidos necesarios para cumplir con los requerimientos. b) Hace entrega del inventario de los uniformes tanto activo (en uso de personal) como en almacén (ver Formato de entrega de uniformes a personal) c) Supervisa y verifica diariamente todas y cada uno de los uniformes del hotel para garantizar el estándar de limpieza, dotación y requerimiento que deben tener los mismos para el trabajo diario del personal (Ver Formato de Chequeo de los uniformes) según sea su cargo d) Una vez verificado el lavado, planchado y organización de los uniformes, se chequea que los mismos no presenten alguna falla, en caso tal de que esto ocurra se le da al costurero(a) para la reparación de la prenda, para así conservar los uniformes en buen estado. e) Se recolecta y transmite a la oficina de Ama de Llaves la cantidad de uniformes lavados y los detergentes utilizados en los mismos, este proceso es para mantener la información del departamento f) Escribir en el libro de novedades del área de uniformes lo pendiente, recordatorio o requerimiento que deban saber sobre los uniformes. 7- ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL/LA COSTURERO(A) 23 La costurera es la encargada de arreglar cualquier anomalía presentada por los uniformes, como: Botones, roturas, recoger telas sobrantes, cuellos, mangas, ruedos, como también de reparar cualquier daño en la mantelería, servilletas y de ser necesario es la encargada de la confección de los uniformes de personal. Funciones Principales Procesar cualquier reparación que tengan los uniforme como: botones, rotura, recoger tela sobrantes, cuellos etc. Realizar la confección de manteles y servilletas cuando sea necesario. Realizar la confección de uniformes de ser necesario Es responsable del cuidado y mantenimiento de la máquina de coser, otros equipos e instrumentos de Costura. Realizar cualquier actividad extra requerida según las necesidades del departamento. Desempeñar todas las labores que se deriven a la naturaleza del cargo las cuales le sean asignadas por sus superiores inmediatos, Ama de llave Ejecutiva, Gerente de Operaciones. Funciones Secundarias Establecer el compromiso del uso obligatorio de equipo de protección, derivado de los riesgos inherentes al cargo en el cumplimiento con la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Establecer el compromiso a los programas y participa en los planes de formación y capacitación. TAREAS 24 Elabora cualquier daño que pueda tener los manteles y servilletas de ser necesario Cose los uniformes que presenten desperfectos, coloca botones del personal del hotel Ordena su lugar de trabajo 8.- ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL AUXILIARES DE UNIFORMES. Los auxiliares de uniformes son los encargados de chequear, lavar, secar, planchar y organizar los uniformes: FUNCIONES PRINCIPALES Recibir por escrito el uniforme Entregar por escrito el uniforme Verificar el estado de los uniformes ante de ser entregado.. Reportar al jefe de lavandería alguna novedad del lavado y planchado de uniforme Reportar rotura o descarte de los uniformes FUNCIONES SECUNDARIAS Establecer el compromiso del uso obligatorio de equipo de protección, derivado de los riesgos inherentes al cargo en el cumplimiento con la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Establecer el compromiso del uso obligatorio de los programas y participa en los planes y capacitación Reporta cualquier daño que presenten los uniformes (ver. Formato Nº 4 de reporte de uniforme) 25 TAREAS Escribir las novedades en el libro asignado Llevar el conteo diario de lavadas de los uniformes (ver Formato Nº·3 Asegurar la entrega y recepción los uniformes a la persona asignada para el mismo Asegurar de recibir el uniforme indicándolo en el reporte Verificar los uniformes he informa si esta de descarte Verificar los uniformes he informa si esta de descarte 26 ACTIVIDADES DIARIAS DEL DEPARTAMENTO. Tabla Nº 5: 1er Turno del departamento. Primer Turno Chequear debidamente los horarios para corroborar el personal que acudirá a las obligaciones diaria en el transcurso de la semana Leer el libro de novedades como primera tarea del día, para revisar que se hizo en el turno anterior o primer turno. Entregar los uniformes al personal de las 6:00 am de la mañana Anotar los detalles o novedades presentados durante el turno. En conjunto con el personal del segundo turno, se procederá a seleccionar, lavar, secar, planchar y como último organizar los uniformes de acuerdo al departamento y el personal que corresponda, Llenar los formatos de entrega de uniformes en caso tal de que exista personal nuevo ingreso Anotar las novedades en el libro de novedades Entregar todo en orden al turno que corresponda Fuente: Elaboración propia, bajo la supervisión de la gerente de recursos humanos del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita (2015) Tabla Nº 6: Segundo turno 6:00 AM a 3:00 PM Segundo Turno Leer el libro de novedades como primera tarea del día, para revisar que se hizo en el turno anterior o segundo turno. Chequear debidamente los horarios para corroborar el personal que acudirá a las obligaciones diaria en el transcurso de la semana 27 Entregar los uniformes al personal de las 8:00 y 9:00 am de la mañana Anotar los detalles o novedades presentados durante el turno. En conjunto con el personal del primer y tercer turno, se procederá a seleccionar, lavar, secar, planchar y como último organizar los uniformes de acuerdo al departamento y el personal que corresponda, Llenar los formatos de entrega de uniformes en caso tal de que exista personal nuevo ingreso Anotar las novedades en el libro de novedades Entregar los uniformes al personal del 3er turno, anotando debidamente Entregar todo en orden al turno que corresponda. Fuente: Elaboración propia, bajo la supervisión de la gerente de recursos humanos del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita (Octubre 2015) Tabla Nº 7: Tercer turno 9:00 am a 6:00 pm Tercer turno Leer el libro de novedades como primera tarea del día, para revisar que se hizo en el turno anterior o segundo turno. Chequear debidamente los horarios para corroborar el personal que acudirá a las obligaciones diaria en el transcurso de la semana Entregar los uniformes al personal de las 3:00 pm de la tarde Anotar los detalles o novedades presentados durante el turno. 28 En conjunto con el personal del primer y tercer turno, se procederá a seleccionar, lavar, secar, planchar y como último organizar los uniformes de acuerdo al departamento y el personal que corresponda, Llenar los formatos de entrega de uniformes en caso tal de que exista personal nuevo ingreso Anotar las novedades en el libro de novedades Entregar los uniformes al personal del 4to turno, anotando debidamente Entregar todo en orden al turno que corresponda. Fuente: Elaboración propia, bajo la supervisión de la gerente de recursos humanos del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita (Octubre 2015) Tabla Nº 8: Cuarto Turno 3:00 pm a 11:00 pm Tercer Turno Chequear debidamente los horarios para corroborar el personal que acudirá a las obligaciones diaria en el transcurso de la semana siguiente Leer el libro de novedades como primer tarea del día, para revisar que se hizo en el turno anterior o primer turno. Recibir los uniformes del personal de los tunos 1 y 2, y se anotaran en el libro de uniformes Entregar los uniformes al personal de las 4:00 de la tarde. Anotar los detalles o novedades presentados durante el turno. 29 En conjunto con el personal del segundo turno, se procederá a seleccionar, lavar, secar, planchar y como último organizar los uniformes de acuerdo al departamento y el personal que corresponda, Llenar los formatos de entrega de uniformes en caso tal de que exista personal nuevo ingreso Anotar las novedades en el libro de novedades Entregar los uniformes al personal del turno de amanecida, anotando debidamente todos los detalles que se presenten durante el turno. Fuente: Elaboración propia, bajo la supervisión de la gerente de recursos humanos del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita Proceso diario de los uniformes En cuanto al cuidado de los uniformes es importante tomar en cuenta las etiquetas que trae cada tejido y las especificaciones a seguir allí para el mantenimiento de las mismas. Para el lavado diario se debe conocer el tipo de tejido con el que se está trabajando, si es vegetal o animal, artificial o sintética, luego de conocer esto es importante tomar en cuenta si las piezas con las que se esta trabajando es blanco o de color, ya que los blancos pueden lavarse con químicos bloqueadores o en un caso extremo, cloro o lejía, y para la ropa de color se recomienda utilizar detergentes suaves que no contengan ningún tipo de blanqueador pasa así mantener el color. A continuación en la tabla nº9 se presentan distintos tipos de textiles y como debe ser el cuidado de cada uno de ellos. Tabla Nº9: Cuidado de textiles 30 ALGODÓN: es una de las fibras de uso más extendido y puede ser lavado sin muchas exigencias, a temperaturas altas en la lavadora y con un centrifugado largo, al lavarse a mayor temperatura puede encoger más. Los tejidos de algodón son fuertes y flexibles, con una buena resistencia a los lavados. Admite planchado a temperatura alta. LINO: el mantenimiento no es en absoluto complicado si se siguen unas simples pautas, los tejidos de lino pueden lavarse con normalidad igual que el algodón siguiendo los principios básicos expuestos al principio. Los lavados favorecen positivamente el aspecto del lino ya que renuevan la capa exterior de la fibra y le dan cada vez más brillo y suavidad, pero lógicamente cuanto más alta sea la temperatura y más agresivo el detergente menor será la vida del tejido. Por lo tanto es recomendable el uso de detergentes neutros sin blanqueantes si se quiere mantener su color blanco roto natural o, si el tejido esta teñido, limitar el uso de la lejía y controlar la temperatura de lavado. El centrifugado es mejor evitarlo para facilitar el planchado, aunque lo puede admitir si es muy suave. El lino es un tejido con fuerte tendencia a arrugarse, se puede planchar a alta temperatura pero es muy importante plancharlo cuando esté aún húmedo. SEDA: los tejidos de seda son algo delicados y requieren más cuidados, es recomendable que se laven a mano aunque admiten lavado a máquina pero con el programa más suave a 30ºC para tejidos delicados, usando detergentes neutros y evitando el uso de lejías. El centrifugado y la secadora deben evitarse, mejor secarlos extendidos o colgados a la sombra. En cuanto a la plancha se recomienda hacerlo con el tejido aún húmedo y a baja temperatura. Ante cualquier mancha rebelde o si se tienen dudas es mucho mejor acudir a un profesional. RAYON: también llamada “seda artificial” por su aspecto brillante y sedoso. Se puede lavar a máquina pero a baja temperatura 40ºC siguiendo los principios básicos ya expuestos, es recomendable no centrifugar ni secar en la máquina ya que los tejidos pueden deformarse. Admite perfectamente el lavado en seco si no se indica lo contrario en la etiqueta. La plancha puede usarse a temperatura media. LANA: al ser una fibra animal proteínica requiere cuidados especiales. Debe lavarse en frío o a baja temperatura con el programa de tejidos delicados, si se lava a mayor temperatura puede encogerse considerablemente. No utilizar centrifugadora ni secadora, no secarla colgada sino que mejor extendida en horizontal ya que de lo contrario se puede deformar el tejido. Prestar atención a la temperatura de planchado indicada en la etiqueta. 31 POLIESTER: los tejidos de poliéster son muy resistentes y se arrugan poco, se pueden lavar a máquina en agua tibia, temperatura media 40ºC, y también en seco salvo indicación en contra. Admiten centrifugado y secadora a baja temperatura. La plancha también es recomendable usarla a baja temperatura. Fuente: Bujosa Artesanía Textil (año 2013) A continuación en la tabla Nº10 se presenta la normativa que presentan las etiquetas de los textiles para el cuidado de lavado de los mismos. TABLA Nº 10: DESCRIPCION DE ETIQUETAS DE TEXTILES SOLO ADMITE LAVADO A MANO MÁXIMO 40ºC LAVAR A MÁQUINA A TEMPERATURA DE 40ºC PRECAUCIÓN: LAVADO TEJIDOS DELICADOS, AGITACIÓN MÍNIMA Y CENTRIFUGADO SUAVE. NO LAVAR EN SECO ADMITE LAVADO EN SECO CON PERCLOROETILENO ADMITE LAVADO EN SECO CON DISOLVENTES CORRIENTES 32 PRECAUCIÓN CON EL LAVADO EN SECO NO ADMITE CENTRIFUGADO PLANCHAR A TEMPERATURA BAJA, MÁXIMO 110ºC PLANCHAR A TEMPERATURA MEDIA, MÁXIMO 150ºC PLANCHAR A TEMPERATURA ALTA, MÁXIMO 200ºC ADMITE EL USO DE SECADORA NO ADMITE EL USO DE SECADORA EL TEJIDO DEBE SECARSE EXTENDIDO HORIZONTAL EL TEJIDO DEBE SECARSE COLGADO NO ADMITE EL USO DE LEJÍA PUEDE USARSE LEJÍA Fuente: Bujosa artesanía textil. ( Año 2013) 33 En el lavado diario de los uniformes del Hotel se utilizaran la lavadora “A” y la secadora “A”, ya que son las más adecuadas para el lavado de tejidos delicados. Tarea adicional del departamento de uniformes, es lavar, secar, planchar y acomodar la ropa que el huésped desee enviar a la lavandería. Fuente: Elaboración propia, bajo la supervisión del ama de llaves del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita 34 6.2 FORMATOS DE TIPO ESTANDAR PARA EL AREA DE UNIFORMES Los formatos que se presentan a continuación forman parte del control diario del sistema de procedimientos operativos del área de uniformes. FORMATO Nº 1: Solicitud de recursos humanos para el área de ama de llaves 35 FORMATO Nº2: Orden de entrega de uniformes, donde en trabajador se compromete a las normativas establecidas por la empresa. 36 FORMATO Nº 3: Representa el numero de lavados (por ciclo) diarios por departamento 37 FORMATO Nº4: reporte de daño de uniformes, donde se detalla la prenda y el daño, así como las observaciones. 38 RECOMENDACIONES Para el Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita Revisar descripción de cargos y formatos aquí diseñados y evaluar la decisión si existe la factibilidad de implementar la propuesta. Para el área de uniformes tomar en cuenta que los uniformes, no son los blancos que se procesan en la lavandería a diario, y por lo tanto no se debe utilizar químicos que puede deteriorar los uniformes, es por ello que en el deber diario de las operaciones esta el chequear el proceso de lavado y la intensidad que se utiliza en la lavadora. Para futuros profesionales en la hotelería Para futuros profesionales en la hotelería especializados en el área de ama de llaves se les recomienda tomar el tema del área de uniformes, ya que representa la imagen de las corporaciones y mantener el cuidado de los mismos, ayuda a mantener un control en cuanto a la vestimenta del personal. 39 CONCLUSIONES El presente trabajo es gracias al trabajo de campo que se realizo en los distintos departamentos del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita, en los cuales se realizo las pasantías administrativas, de la investigación realizada surge la propuesta de un sistema de gestión estándar para el proceso operativo del área de uniformes, que permita llevar un control diario. Al realizar la investigación para este proyecto se determino que la imagen de una organización no solo se visualiza en su estructura si no también en la vestimenta diaria que portan los trabajadores, es por ello que tener normativas dentro de las operaciones es de vital importancia para garantizar el éxito de las mismas, así como tomar las medidas de seguridad que corresponde a los uniformes de los trabajadores. A medida que pasa el tiempo la hotelería va evolucionando en función de la tecnología, lo que lleva a decir que día con día se irán cambiando las normativas implementadas en la misma y los enfoques que se le dan a los distintos departamentos de una organización. Cabe destacar que la sistematización de procesos en una operación es la que garantiza el éxito de las organizaciones, ya que mantener un control y un estándar en la calidad y continuidad del servicio, brindan la base fundamental de las actividades diarias de una organización. 40 ANEXOS Anexo Nº1: Lavadoras del Hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita Anexo Nº 2: Área para el lavado de ropa del Huesped del hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita 41 Anexo Nº 3: Calandra del hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita Anexo Nº 4: Área de Doblado de Lencería del hotel Wyndham Concorde Resort Isla Margarita 42 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS López-Nieto y Malló. (2006). Honores y Protocolo. Madrid: WOLTERS KLUWER ESPAÑA S.A... 3ª Edición. Mintzberg Henry. (2012). Estructura organizacional. Canadá: Editorial Ariel; 1ª ed. Edición. Llanos Rete, Javier, (2005). Editorial: TRILLAS Integración Publicaciones Vértice S.L. (2008). publicaciones vertice. s. l. de Gestión recursos de hoteles. humanos, Malaga: Gaceta Nº 38.236, Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, Venezuela: Caracas 26 de Julio de 2005. 43 REFERENCIAS ELECTRÓNICAS Bujosa artesanía textil. (2013). El cuidado de los tejidos. Recuperado de: (25/10/2015) de (http://www.bujosatextil.com/las-telas/el-cuidadode-los-tejidos/) Leire Larraiza. (2012). Importancia de los uniformes en el hotel. Recuperado (27/09/2015). (http://www.leirelarraiza.com/importancia -de-los-uniformes-del-hotel/) 44