Comunicación: tipología y formas de comunicación

Qué es la Comunicación?
Es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros,
informaciones, sentimientos y vivencias.
Tipos de Comunicación
Formas de Comunicación
Directa: Emisor y Receptor
Indirecta:
Herramienta-Distancia
Indirecta/Personal:
Herramienta o Instrumento
Indirecta/Colectiva:
Herramienta o Instrumento
La comunicación Corporativa
Es un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y
agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la
organización y su medio, a fin de dar a conocer su misión y visión,
y lograr una empatía entre ambos.
Dinámica, planificada y concreta,
constituyendose en una herramienta de dirección
u orientación
Características
Responde a seis preguntas:
Quién, Qué,
Cuándo, Dónde y Por qué.
De la percepción que tenga el receptor
dependerá la comprensión y la actitud que
tomarán, repercutiendo esto en la respuesta y al
retroalimentación que generará
Escenarios de la Comunicación Corporativa
EXTERNAS
INTERNAS
La relación de la
organización con su entorno
.
Sistema de comunicación
interna de la organización, base
para que pueda lograr sus
objetivos.
Sistema de comunicación interna
Misión
Objetivos estratégicos
Sistemas de comunicación interna
Estructura de
comunicación
Creación y
administración de
los medios de
comunicación
interna
Formación de
habilidades
Comunicación Interna
Busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la
gerencia, que la gerencia también conozca el pensamiento de los
empleados, y que los empleados se conozcan entre sí.
La circulación de información en la empresa
se puede realizar de múltiples formas. La
organización de los canales por los que debe
fluir la información hasta llegar a sus
destinatarios conforma las redes de
comunicación.
En la empresa, estas redes de comunicación
permiten combinar las distintas direcciones
que puede tomar la información: ascendente,
descendente y horizontal.
Estas redes
pueden ser formales,
establecidas por la empresa, e informales,
surgidas
espontáneamente
entre
los
trabajadores. Ambos canales se superponen
y se complementan, aunque en ocasiones se
manifiestan muy diferentes.
Direcciones de la comunicación organziacional en
función del camino que recorre la información
1
2
3
3
2
3
3
HORIZONTAL
3
3
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
Sirve fundamentalmente para dirigir y controlar. Se refiere a asignar
metas, entregar instrucciones, informar políticas y proce-dimientos,
señalar problemas que se tienen que corregir, o retro-alimentar al
empleado de acuerdo a su desempeño.
La principal barrera es la filtración, por la cual la comunicación pierde
efectividad porque no logra llegar a nivel más bajos toda la
información.
La comunicación descendente puede ser mejorada mediante:
- presentar claramente las instrucciones de las tareas
- explicar los objetivos de la organización y las expectativas de rol
- proporcionar retroalimentación sobre el desempeño
- crear canales múltiples de comunicación para aumentar y mejorar la
recepción del mensaje
- repetir los mensajes importantes para asegurar su recepción
- permitir saltarse en ciertos casos los canales de comunicación formal e
ir directamemnte al receptor.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE
Suelen ser de menor número a las descendentes. Su mayor contribución
radica en que mejoran la toma de decisiones. Es este tipo de comunica-ción
también se observa filtración, lo cual suele darse por varios motivos, como el
castigar socialmente la llegada con malas noticias o la falta de confianza de
los subordinados respecto de sus superiores.
La comunicación ascendente puede ser mejorada mediante:
- filtrar los mensajes ascendentes de modo de enviar a la gerencia sólo los
realmente importantes
- crear un clima organizacional que estimule a los empleados para entregar
sus mensajes tanto positivos como negativos
- implementar procedimientos que permitan a los empleados apelar a una
instancia superior como medida de protección ante posibles arbitrariedades de
su jefatura inmediata
- reducir las distancias entre los niveles jerárquicos y las barreras entre los
empleados de los distintos niveles
- usar los diferentes roles comunicacionales individuales de los empleados
para obtener una información más precisa y oportuna.
- apoyar y retroalimentar al personal para estimular la comunicación
ascendente.
La comunicación horizontal
La transmisión de información entre grupos de trabajo o personas que están al
mismo nivel jerárquico se denomina comunicación horizontal.
La comunicación horizontal en la empresa:
•Fomenta el compañerismo y el espíritu de equipo.
•Evita malos entendidos.
•Enriquece la formación y experiencia de los trabajadores.
•Facilita la coordinación.
•Propicia el consenso en la toma de decisiones.
REDES DE COMUNICACIÓN
Las redes de comunicación son formales e informales. Rogers
distinguió distintos tipos de redes en una organización:
Red del sistema total: comprende los patrones de comunicación entre
todos los miembros de una organización.
Camarillas: subsistema cuyos miembros interactúan principal-mente
entre ellos más que con otras personas del sistema.
Red personal: individuos que están interconectados y unidos por
flujos definidos para cada uno.
Red personal
Radial:una persona interactúa con otras
que no se relacionan entre sí.
Entrelazante:todos los que se comunican
con una persona se relacionan
entre sí.
ROLES DE LOS SUJETOS EN LAS REDES:
PORTERO
INTERMEDIARIO
P
P
LIDER DE OPINIÓN
P
COSMOPOLITA
P
REDES DE COMUNICACIÓN
FORMAL
Establecidas por la empresa con el
objetivo de hacer llegar la
información necesaria en el
momento preciso y a la persona
adecuada
CADENA
RUEDA
CÍRCULO TODOS SENTIDOS
Y
Estas redes sirven
para sustituir redes
formales ineficaces,
expresar sentimientos
que
no
pueden
circular por la red
formal y agilizar la
comunicación.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE
COMUNICACIÓN INTERNA
•Integrar a los empleados con los objetivos de la empresa.
•Crear identificación con la empresa.
•Crear clima de comprensión entre los trabajadores y la
administración.
•Ayudar al ingreso e inducción del personal nuevo.
•Bajar índices de rotación de personal.
•Elevar el nivel cultural de los trabajadores.
•Motivar al personal.
•Crear disposición favorable de la familia hacia la empresa.
•Servir de correa transportadora de la cultura organizacional.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
•Encuestas de evaluación de clima de opinión.
•Publicación interna – informativo televisivo.
•Diarios murales.
•Posters y volantes en los sobres de sueldo.
•Programa de inducción para el personal nuevo.
•Programa de sugerencias “yo opino”.
•Programa de reconocimientos al personal por logros obtenidos.
•Programa de integración de la familia del personal.
•Síntesis de noticias para el personal directivo.
Comunicación Externa
Concierne a todas las relaciones que tiene la empresa con el ámbito
exterior, y con el público para transmitir la identidad corporativa.
Emisor
Código
Mensaje
Elementos
Publicidad
Canal
Receptor
Dimensiones
Relaciones
Públicas
Información
Comercial
Publicidad:
Es la comunicación destinada a establecer,
desarrollar, realzar y/o cambiar la imagen
corporativa de una organización.
En este tipo de comunicación, la empresa transmite una
responsabilidad ideológica e intelectual, que marca la línea
ideológica de la publicidad.
Mensaje:
Son los atributos que tiene la empresa, como el
profesionalismo, la solidez ec., seguridad, calidad de productos,
Bases
etc.
Canales:
Medios masivos (impresos, gráficos, TV, vallas, etc.)
y los medios directos (envío de folletos, cartas publicitarias, etc.)
Relaciones Públicas:
Son la diplomacia de la empresa y el
fundamento de su “politica exterior”
para colocar su imagen en el sistema
económico y social al que pertenece.
No se orienta a la parte comercial, sino a la promoción fuera del círculo de ventas, como son los
eventos que coloquen la imagen de la empresa por encima de todo aspecto comercial. Trata las
relaciones de la empresa con el público masivo, así participa en la dinámica nacional, como
unidad social de la opinión pública.
En esta comunicación, el mensaje no es tan importante, sino
escenario, eventos, etc.
Canales
1.
Boletines a los medios
2.
Comunicados Públicos
3.
Revistas
4.
Cartas especiales a cliente
5.
Canales Promocionales
la creación de ambientes,
•Atención a clientes
•Eventos, seminarios, congresos, etc.
Información Comercial
Es la comunicación de las relaciones directas comerciales
que la empresa tiene con sus clientes y proveedores. Trata
al público por las relaciones de negocios que existen.
Es una relación esmerada de la empresa con sus clientes y
proveedores por la relación ya contraída, para fomentar la lealtad
hacia la empresa.
Son comunicaciones que tienen origen personalizado pero que
deben ser orientadas por la cultura corporativa.
•Cartas de autorización de créditos
Tipos :
•Correspondencia regular con proveedores (solicitud de
materia prima)
•Llamada para informar que puede pasar a recoger algo, etc.
LOS MANDAMIENTOS DE UNA
COMUNICACIÓN EFECTIVA
1- Piense con la cabeza, antes
de
hablar
con
la
boca.
2- Precise los objetivos que
quiere lograr y las mejores
estrategias
para
lograrlo.
3- Adapte lo que quiere decir al
receptor y a la situación.
4- Seleccione el momento, el
lugar, y el canal oportunos y
adecuados.
5- Recuerde que la forma en
que diga algo es tan importante
como
lo
que
se
dice.
6Evite
expresiones
que
puedan
dificultar
el
razonamiento
y
generar
posiciones defensivas
7Obtenga
cierta
“retroalimentación”
del
receptor, para cerciorarse
de que el mensaje es
atendido
y
aceptado.
8- Mantenga una actitud de
“Escucha Activa”, centre la
atención en lo fundamental
de lo que se dice, sea
empático,
trate
de
identificar
sentimientos.
9- Muéstrele al otro que
tiene interés en lo que diga.
10- Sea flexible, adapte su
expresión y estilos a la
situación que se genere en
el
diálogo.
Gracias por su
atención
Amarilis Espino Burgos
Claudia Escobar
Maria Camarena
Edward Pérez
Karina García