PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO Código: PPP03

PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y
DESPACHO
PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y
ALMACENAMIENTO EN BODEGA
Código: PPP03 – 1.
Fecha Elaboración:
16/06/2007.
Versión: 8.
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1. OBJETIVO:
Crear un procedimiento guía que permita el adecuado ingreso y almacenamiento de
medicamentos, material médico quirúrgico e insumos hospitalarios en la bodega central
Pharmaser.
2. ALCANCE:
Aplica para el ingreso y almacenamiento de productos en Bodega Central de Pharmaser.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Almacenamiento: adecuada protección de los medicamentos, material médico quirúrgico
e insumos hospitalarios en la bodega central de Pharmaser, que se encuentran en espera
de ser despachados.
Bodega 01: Área de la bodega central donde se ubican los medicamentos en cajas sobre
estibas plásticas en orden alfabético por principio activo por pasillos disponible para
despachos, esta bodega en el software hace referencia al espacio donde se tienen los
medicamentos disponibles para ser trasladados a los SAF o clientes.
Bodega alterna: área de la bodega central donde se ubican los medicamentos en cajas
sobre estibas plásticas en orden alfabético por principio activo, esta bodega en el software
hace referencia al espacio donde se ingresan los medicamentos y finalmente quedan
almacenados para mantenerlos en stock.
Bodega Alto costo: área de la bodega central donde se ubican los medicamentos de alto
costo disponibles para ser despachados y mantener en stock aquellos que por directriz
Gerencial se determinen, por ejemplo tratamientos.
Área de PV (Próximos a vencer): área de la bodega central donde se ubican los
medicamentos cuyas fechas de vencimiento son menores o iguales a 6 meses, en orden
según su fecha de vencimiento, disponibles para despachos. En el software se encuentran
en la Bodega 01.
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Área NC (No conformes): área de la bodega central donde se ubican los medicamentos no
conformes y/o los medicamentos cuyas fechas de vencimiento corresponden a 15 días
antes de su expiración, esta área se encuentra en el software identificada como bodega
98.
Bodega de Insumos: área de la bodega central donde se ubican los productos hospitalarios
que serán despachados a un SAF o clientes específicos. En el software se identifica como
IN.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Supervisar entradas al sistema. RESPONSABLE: Supervisor Almacén, Auxiliar de
almacén.
El supervisor de almacén debe contar previamente con el pedido, la orden de compra y recepción
técnica, con el fin de verificar que los productos ingresados correspondan a los realmente
solicitados, en cuanto a descripción y cantidad que pasaran al área de la Bodega Alterna, Bodega
de Insumos y Alto costo. En caso de inconsistencias notificar al Jefe de Compras a través de la
Bitácora. Cabe indicar que el ingreso al sistema se realiza posterior a la recepción técnica y con
este último documento como soporte (Formato de Recepción Técnica debidamente diligenciado).
Al llegar el pedido el cual es entregado por los auxiliares encargados de la recepción técnica el
supervisor debe:



Contabilizar las cajas completas Vs la información descrita en la orden de compra,
recepción técnica y la factura original del proveedor, para proceder al ingreso en el
sistema con el auxiliar de almacén encargado.
Calcular y registrar los tiempos en los cuales se resuelven inconsistencias presentadas por
la orden de compra, recepción técnica y/o factura.
Finalizado el ingreso verificar que todos los productos se encuentren disponibles en la
bodega a su cargo, según las descripciones, lotes y cantidades, de acuerdo a la recepción
técnica, ingreso, factura y orden de compra o listado de medicamentos.
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Actividad 2. Ingresar la mercancía al sistema. RESPONSABLE: Auxiliar de almacén: Para el ingreso
de la mercancía en el sistema el auxiliar de almacén debe:






Utilizar la orden de compra y factura del proveedor y registrar esta información en el
software.
Al ingresar en el software para el recibo de mercancías el sistema llama la orden de
compra previamente realizada y esta información debe coincidir en caso de no ser así se
informa al supervisor y jefe de compra para que se tomen las correcciones necesarias.
Cuando se reciban los medicamentos, y los lotes no se encuentren creados en el sistema
auxiliar de almacén debe crear dichos lotes.
En caso de que el lote se encuentre creado en el sistema se debe verificar que el lote
concuerde con el código del producto.
El en área de compras se archivan la recepción técnica y una copia del ingreso de la
mercancía en el sistema asociada a la recepción, y la guía del transportador por mes. En el
área de ingreso solo se archiva una copia del ingreso.
El jefe o auxiliar de almacén entrega al jefe de compras el paquete de documentos que
incluye factura del proveedor, orden de compra, recepción técnica y una copia del ingreso
de mercancía al sistema.
Nota: En caso de urgencias gestionar autorización de la contingencia con el Jefe de Almacén,
Gerente Técnico y Gerencia en caso de ser necesario.
Todos los productos recibidos en Pharmaser deben ser ingresados a través de esta área y se debe
tener en cuenta los siguientes casos:



Medicamentos Poss: ingresar a la (Bodega alterna), serán trasladados a la Bodega 01 para
el despacho y se dejaran aquellos que se almacenaran para stock. Se entregan los
medicamentos junto al ingreso y el auxiliar de almacén encargado de la bodega alterna
debe hacer las verificaciones correspondientes (cantidades, lotes, valores, otros que
considere necesario). En caso de pedidos urgentes o cantidades especificas trasladar
directamente a Bodega 01. El auxiliar de almacén debe consultar con el jefe de almacen en
todos los casos.
Medicamentos alto costo: trasladar a la bodega alto costo. Se entregan los medicamentos
junto al ingreso y el supervisor de almacén encargado de la bodega alto costo debe hacer
las verificaciones correspondientes (cantidades, lotes, valores, otros que considere
necesario)
Medicamentos no conformes: ingresar a la bodega 01 y trasladar a la bodega NC (98), los
traslados a la Bodega de NC solo los realiza el jefe de almacén o quien el autorice.
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
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Medicamentos con 6 meses antes de su vencimiento: ingresar a la bodega 01 y
físicamente ubicar en el área de Próximos a vencer.
Insumos Hospitalarios: deben ser ingresados a la Bodega de Insumos, para aquellos
insumos hospitalarios comprados en otras ciudades o municipios se debe ingresar a la
Bodega alterna y el auxiliar de almacén encargado del ingreso debe realizar el traslado
inmediato a la Bodega para la que se requería, se debe seguir adecuadamente el
procedimiento de compras en otras regionales.
En caso de ingresar al sistema producto comprados desde otras regionales se debe:



Entregar de forma inmediata los documentos al jefe de compras para realizar la orden de
compra y gestionar el ingreso y traslados correspondientes. Y archivar una copia de los
documentos mencionados (recepción técnica, copia de factura, copia de orden de compra,
copia de traslado).
Formato de recepción técnica, este formato debe indicar el SAF en el que fue entregado el
medicamento.
Factura original.
Al final del día el supervisor de almacén encargado de la bodega alterna debe verificar todos los
ingresos en el software y que estos coincidan con los documentos de ingreso que se le han
entregado, en caso de encontrar diferencias reportar al jefe de almacén de forma inmediata.
ACTIVIDAD 3: Recepción de medicamentos devueltos en el SAF. RESPONSABLE: Auxiliar de
Almacén:
Al recibir medicamentos devueltos por los SAF el auxiliar de almacén encargado debe verificar
para luego ingresar:
 Formato de devolución de mercancía Vs devolución realizada en el software.
 Lote.
 Fecha de vencimiento.
 Cantidad.
 Descripción.
 Registro INVIMA.
 Presentación.
 Laboratorio.
 Conformidad del producto.
En caso de recibir medicamentos no conformes se notifica al jefe de almacén para ingresar a la
Bodega 01 de y se deben trasladar de forma inmediata a la bodega NC.
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En caso de recibir medicamentos con 6 meses antes de su vencimiento notifica al jefe de almacén
para ingresar a la bodega 01 y ubicarlos físicamente al área de PV.
Al finalizar la recepción técnica se debe notificar al jefe de almacén cuando se presenten casos con
error para gestionar el ingreso, teniendo en cuenta el formato de devolución. Las devoluciones
pueden ser rechazadas por el jefe de almacén.
El auxiliar de almacén encargo debe realizar seguimiento a las devoluciones físicas y pendientes en
el sistema y gestionar que cada una de estas finalice el proceso y las transacciones queden
concluidas en el sistema. En caso de inconsistencias notificar al jefe de almacén y coordinar con el
auxiliar de servicio farmacéutico encargado las acciones a tomar.
ACTIVIDAD 3: Almacenar mercancía. RESPONSABLE: Jefe De Almacén, Auxiliar de almacén.
Seguidamente de la recepción de la mercancía los medicamentos, material médico quirúrgico e
insumos hospitalarios deben ubicarse en cajas completas, en orden alfabético por principio activo.
La bodega central debe estar delimitada con las siguientes áreas:







Área de recepción de mercancía.
Área de productos no conformes y/o cuarentena.
Área de almacén.
Área de almacenamiento de medicamentos de control especial (bajo llave).
Área de almacenamiento de medicamentos refrigerados.
Área de alistamiento y despacho.
Área de medicamentos próximos a vencer.
Según las especificaciones de los medicamentos las siguientes condiciones son las adecuadas para
la conservación de la mercancía:





Temperatura ambiente controlada: 15° a 30°c – 13° a 22° C.
Guardar en el refrigerador: 2° a 8° C.
Guardar en el congelador: -2°C a 0°C.
Consérvese en lugar fresco: 8° a 15° C, se puede guardar en el refrigerador ajustando el
termostato.
Sin indicaciones: máximo 30°C, cuando no se especifica o no hay recomendación.
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Diariamente se debe registrar la temperatura y humedad relativa de cada una de las áreas de la
bodega central, utilizando el formato control de temperatura y humedad relativa, FPP03 – 3, en las
horas asignadas.
Cuando se encuentren inconsistencias en las condiciones ambientales tomada se debe:
 Verificar el termo higrómetro.
 Verificar el aire o nevera.
Informar al jefe de almacén o director de servicios farmacéuticos para tomar las acciones
correspondientes.
Para el caso de los arrumes de cajas se debe tener en cuenta:








No se deben ubicar cajas pesadas sobre cajas livianas.
No se deben ubicar cajas pesadas sobres cajas con frascos de vidrio.
No deben haber cajas deterioradas.
las cajas deben arrumarse sobre estibas.
Deben estar selladas o cerradas para evitar la entrada de polvo o suciedad en su interior.
Se deben arrumar de 8 a 10 cajas siempre y cuando se respete la estabilidad del arrume y
condiciones de la caja.
Para movilizar manualmente las cajas se deben sujetar por la base y no por el centro o la
parte de arriba.
No arrojas ni arrastrar las cajas por el suelo.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
NA
NA
NA
NA
NA
FPP04 – 6.
FPP03 – 3.
DOCUMENTO
Guía de transportador.
Orden de compra.
Factura del proveedor.
Registro de seguimiento de órdenes recibidas.
Listado de medicamentos recibidos.
Formato de devolución.
Formato de temperatura y humedad.
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6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
29/01/2009 Descripción de cómo debe realizarse
la recepción de mercancía en los SAF,
teniendo en cuenta la guía de
defectos FPP03 – 2, se demarcan los
productos no conformes recibidos
según el método del semáforo,
relacionando también el formato
para control de producto no
conforme FPP09 – 5 y el formato de
inspección FPP03 – 26.
29/01/2009 Descripción de cómo debe darse
entrada a la mercancía en los SAF, la
verificación de los lotes recibidos
físicamente y los recibidos en los
traslados; que metodología utilizar
cuando se presenten errores:
informar al coordinador de calidad,
cargar en el sistema, realizar la
devolución de los recibidos en el
documento y el jefe de facturación
realiza el traslado nuevamente con
los lotes que físicamente llegaron al
SAF.
04/02/09
Se incluyo la actividad control de
productos entregados en los SAF. Los
auxiliares de S.F. deben realizar
diariamente los back up, y el
coordinador regional los entrega
quincenalmente al jefe de sistemas
para la actualización en la bodega
virtual, los auxiliares de S.F. envían la
información al auxiliar de inventario
de los traslados entre bodegas en un
plazo no mayor a 48 horas, estos
deben ser con previa autorización del
coordinador regional. Las diferencias
entre las existencias de la bodega
Realizado
Aprobado
Documento
Aprobación
Ivoneth
Cesar
Acta Comité de
Pulido
G. Hernández. calidad.
Coordinador Gerente
de Calidad.
General.
Ivoneth
Pulido
G.
Coordinador
de Calidad.
Cesar
Acta Comité de
Hernández. calidad.
Gerente
General.
Ivoneth
Pulido
G.
Coordinador
de Calidad.
Cesar
Acta Comité de
Hernández. calidad.
Gerente
General.
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PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y
ALMACENAMIENTO EN BODEGA
Febrero
2011.
Septiembre
2013.
Septiembre
2014
virtual y los consumos de los SAF son
investigadas por los auxiliares de
inventario quienes entregaran dicha
información al jefe de sistemas para
actualizar la bodega virtual
Se independizo el procedimiento de
la bodega central y de los SAF, se
independizo
el
procedimiento
dejando
exclusivamente
las
actividades correspondientes a la
recepción de mercancías, recibo de
mercancía en el sistema, y
almacenamiento.
Se hizo cambio de quien aprueba en
procedimiento por los cambios en la
estructura
organizacional
de
Pharmaser.
Se eliminaron las definiciones zona
de almacén y zona de bodega ya que
todos
los
medicamentos
se
encuentran
disponibles
sobre
estibas,
se
incluyeron
las
definiciones: Bodega 01, bodega
alterna, bodega alto costo, área de
PV, área de NC. Se incluyó la
recepción de medicamentos de alto
costo y recepción de medicamentos
comprados por el coordinador
regional. Se incluyó la actividad
recepción
de
medicamentos
devueltos por los SAF. Se incluyó los
traslados que deben realizarse
después de dar ingreso a los
medicamentos en la bodega 01.
Se excluyeron las definiciones y
actividades asociadas a la recepción
técnica de productos. Se incluyo en
la actividad 1 que al finalizar el día el
auxiliar de almacén encargado del
ingreso debe verificar dichos ingresos
con información del software Vs
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Fecha Elaboración:
16/06/2007.
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Ivoneth
Pulido
G.
Coordinador
de Calidad.
Ana Lucia Revisión
Polo.
gerencial
Gerente
2011.
General.
Ivoneth
Pulido
G.
Coordinador
de Calidad.
Ana Lucia Acta No
Polo.
2013.
Gerente
General.
Ivoneth
Ana Lucia
Pulido
G. Polo.
Asesor de Gerente
Calidad.
General.
año
07
Acta cambios
de
procedimientos
2014.
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Febrero
2015
Junio 2015
información de los ingresos recibidos
y reportar al jefe de almacén en caso
de encontrar diferencias.
Se incluyo en la actividad 2 como se Ivoneth
debe realizar el ingreso de productos Pulido
G.
hospitalarios.
Asesor de
Calidad.
Se incluye ACTIVIDAD 1: Supervisar Ivoneth
entradas al sistema.
Pulido
G.
En la Actividad 2. Ingresar la Asesor de
mercancía al sistema, se aclara que Calidad.
el proceso de compras será el
encargado de archivar la recepción
técnica y una copia del ingreso de la
mercancía en el sistema.
Se realiza cambio en la nota
aclaratoria en la persona encargada
de autorizar las contingencias y
realizar traslados.
Se aclaro la ACTIVIDAD 3: Almacenar
mercancía donde se especifica el
manejo del arrume de las cajas.
Modificación del logo por cambios de
la imagen corporativa.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Jaime Quiroz –
Calidad.
Almacén.
Jefe
Código: PPP03 – 1.
Fecha Elaboración:
16/06/2007.
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Ana Lucia
Polo.
Gerente
General.
Ana Lucia
Polo.
Gerente
General.
Acta No 6
Cambios
en
procesos 2015.
Directriz dada
en
correo
electrónico el
día 25 mayo
2015.
Acta N°210615
APROBADO POR
de Ana Lucia Polo.
General.
Gerente