PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 1 de 9 1. OBJETIVO: Crear un procedimiento guía que permita el adecuado ingreso y almacenamiento de medicamentos, material médico quirúrgico e insumos hospitalarios en la bodega central Pharmaser. 2. ALCANCE: Aplica para el ingreso y almacenamiento de productos en Bodega Central de Pharmaser. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Almacenamiento: adecuada protección de los medicamentos, material médico quirúrgico e insumos hospitalarios en la bodega central de Pharmaser, que se encuentran en espera de ser despachados. Bodega 01: Área de la bodega central donde se ubican los medicamentos en cajas sobre estibas plásticas en orden alfabético por principio activo por pasillos disponible para despachos, esta bodega en el software hace referencia al espacio donde se tienen los medicamentos disponibles para ser trasladados a los SAF o clientes. Bodega alterna: área de la bodega central donde se ubican los medicamentos en cajas sobre estibas plásticas en orden alfabético por principio activo, esta bodega en el software hace referencia al espacio donde se ingresan los medicamentos y finalmente quedan almacenados para mantenerlos en stock. Bodega Alto costo: área de la bodega central donde se ubican los medicamentos de alto costo disponibles para ser despachados y mantener en stock aquellos que por directriz Gerencial se determinen, por ejemplo tratamientos. Área de PV (Próximos a vencer): área de la bodega central donde se ubican los medicamentos cuyas fechas de vencimiento son menores o iguales a 6 meses, en orden según su fecha de vencimiento, disponibles para despachos. En el software se encuentran en la Bodega 01. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 2 de 9 Área NC (No conformes): área de la bodega central donde se ubican los medicamentos no conformes y/o los medicamentos cuyas fechas de vencimiento corresponden a 15 días antes de su expiración, esta área se encuentra en el software identificada como bodega 98. Bodega de Insumos: área de la bodega central donde se ubican los productos hospitalarios que serán despachados a un SAF o clientes específicos. En el software se identifica como IN. 4. ACTIVIDADES: ACTIVIDAD 1: Supervisar entradas al sistema. RESPONSABLE: Supervisor Almacén, Auxiliar de almacén. El supervisor de almacén debe contar previamente con el pedido, la orden de compra y recepción técnica, con el fin de verificar que los productos ingresados correspondan a los realmente solicitados, en cuanto a descripción y cantidad que pasaran al área de la Bodega Alterna, Bodega de Insumos y Alto costo. En caso de inconsistencias notificar al Jefe de Compras a través de la Bitácora. Cabe indicar que el ingreso al sistema se realiza posterior a la recepción técnica y con este último documento como soporte (Formato de Recepción Técnica debidamente diligenciado). Al llegar el pedido el cual es entregado por los auxiliares encargados de la recepción técnica el supervisor debe: Contabilizar las cajas completas Vs la información descrita en la orden de compra, recepción técnica y la factura original del proveedor, para proceder al ingreso en el sistema con el auxiliar de almacén encargado. Calcular y registrar los tiempos en los cuales se resuelven inconsistencias presentadas por la orden de compra, recepción técnica y/o factura. Finalizado el ingreso verificar que todos los productos se encuentren disponibles en la bodega a su cargo, según las descripciones, lotes y cantidades, de acuerdo a la recepción técnica, ingreso, factura y orden de compra o listado de medicamentos. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 3 de 9 Actividad 2. Ingresar la mercancía al sistema. RESPONSABLE: Auxiliar de almacén: Para el ingreso de la mercancía en el sistema el auxiliar de almacén debe: Utilizar la orden de compra y factura del proveedor y registrar esta información en el software. Al ingresar en el software para el recibo de mercancías el sistema llama la orden de compra previamente realizada y esta información debe coincidir en caso de no ser así se informa al supervisor y jefe de compra para que se tomen las correcciones necesarias. Cuando se reciban los medicamentos, y los lotes no se encuentren creados en el sistema auxiliar de almacén debe crear dichos lotes. En caso de que el lote se encuentre creado en el sistema se debe verificar que el lote concuerde con el código del producto. El en área de compras se archivan la recepción técnica y una copia del ingreso de la mercancía en el sistema asociada a la recepción, y la guía del transportador por mes. En el área de ingreso solo se archiva una copia del ingreso. El jefe o auxiliar de almacén entrega al jefe de compras el paquete de documentos que incluye factura del proveedor, orden de compra, recepción técnica y una copia del ingreso de mercancía al sistema. Nota: En caso de urgencias gestionar autorización de la contingencia con el Jefe de Almacén, Gerente Técnico y Gerencia en caso de ser necesario. Todos los productos recibidos en Pharmaser deben ser ingresados a través de esta área y se debe tener en cuenta los siguientes casos: Medicamentos Poss: ingresar a la (Bodega alterna), serán trasladados a la Bodega 01 para el despacho y se dejaran aquellos que se almacenaran para stock. Se entregan los medicamentos junto al ingreso y el auxiliar de almacén encargado de la bodega alterna debe hacer las verificaciones correspondientes (cantidades, lotes, valores, otros que considere necesario). En caso de pedidos urgentes o cantidades especificas trasladar directamente a Bodega 01. El auxiliar de almacén debe consultar con el jefe de almacen en todos los casos. Medicamentos alto costo: trasladar a la bodega alto costo. Se entregan los medicamentos junto al ingreso y el supervisor de almacén encargado de la bodega alto costo debe hacer las verificaciones correspondientes (cantidades, lotes, valores, otros que considere necesario) Medicamentos no conformes: ingresar a la bodega 01 y trasladar a la bodega NC (98), los traslados a la Bodega de NC solo los realiza el jefe de almacén o quien el autorice. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 4 de 9 Medicamentos con 6 meses antes de su vencimiento: ingresar a la bodega 01 y físicamente ubicar en el área de Próximos a vencer. Insumos Hospitalarios: deben ser ingresados a la Bodega de Insumos, para aquellos insumos hospitalarios comprados en otras ciudades o municipios se debe ingresar a la Bodega alterna y el auxiliar de almacén encargado del ingreso debe realizar el traslado inmediato a la Bodega para la que se requería, se debe seguir adecuadamente el procedimiento de compras en otras regionales. En caso de ingresar al sistema producto comprados desde otras regionales se debe: Entregar de forma inmediata los documentos al jefe de compras para realizar la orden de compra y gestionar el ingreso y traslados correspondientes. Y archivar una copia de los documentos mencionados (recepción técnica, copia de factura, copia de orden de compra, copia de traslado). Formato de recepción técnica, este formato debe indicar el SAF en el que fue entregado el medicamento. Factura original. Al final del día el supervisor de almacén encargado de la bodega alterna debe verificar todos los ingresos en el software y que estos coincidan con los documentos de ingreso que se le han entregado, en caso de encontrar diferencias reportar al jefe de almacén de forma inmediata. ACTIVIDAD 3: Recepción de medicamentos devueltos en el SAF. RESPONSABLE: Auxiliar de Almacén: Al recibir medicamentos devueltos por los SAF el auxiliar de almacén encargado debe verificar para luego ingresar: Formato de devolución de mercancía Vs devolución realizada en el software. Lote. Fecha de vencimiento. Cantidad. Descripción. Registro INVIMA. Presentación. Laboratorio. Conformidad del producto. En caso de recibir medicamentos no conformes se notifica al jefe de almacén para ingresar a la Bodega 01 de y se deben trasladar de forma inmediata a la bodega NC. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 5 de 9 En caso de recibir medicamentos con 6 meses antes de su vencimiento notifica al jefe de almacén para ingresar a la bodega 01 y ubicarlos físicamente al área de PV. Al finalizar la recepción técnica se debe notificar al jefe de almacén cuando se presenten casos con error para gestionar el ingreso, teniendo en cuenta el formato de devolución. Las devoluciones pueden ser rechazadas por el jefe de almacén. El auxiliar de almacén encargo debe realizar seguimiento a las devoluciones físicas y pendientes en el sistema y gestionar que cada una de estas finalice el proceso y las transacciones queden concluidas en el sistema. En caso de inconsistencias notificar al jefe de almacén y coordinar con el auxiliar de servicio farmacéutico encargado las acciones a tomar. ACTIVIDAD 3: Almacenar mercancía. RESPONSABLE: Jefe De Almacén, Auxiliar de almacén. Seguidamente de la recepción de la mercancía los medicamentos, material médico quirúrgico e insumos hospitalarios deben ubicarse en cajas completas, en orden alfabético por principio activo. La bodega central debe estar delimitada con las siguientes áreas: Área de recepción de mercancía. Área de productos no conformes y/o cuarentena. Área de almacén. Área de almacenamiento de medicamentos de control especial (bajo llave). Área de almacenamiento de medicamentos refrigerados. Área de alistamiento y despacho. Área de medicamentos próximos a vencer. Según las especificaciones de los medicamentos las siguientes condiciones son las adecuadas para la conservación de la mercancía: Temperatura ambiente controlada: 15° a 30°c – 13° a 22° C. Guardar en el refrigerador: 2° a 8° C. Guardar en el congelador: -2°C a 0°C. Consérvese en lugar fresco: 8° a 15° C, se puede guardar en el refrigerador ajustando el termostato. Sin indicaciones: máximo 30°C, cuando no se especifica o no hay recomendación. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 6 de 9 Diariamente se debe registrar la temperatura y humedad relativa de cada una de las áreas de la bodega central, utilizando el formato control de temperatura y humedad relativa, FPP03 – 3, en las horas asignadas. Cuando se encuentren inconsistencias en las condiciones ambientales tomada se debe: Verificar el termo higrómetro. Verificar el aire o nevera. Informar al jefe de almacén o director de servicios farmacéuticos para tomar las acciones correspondientes. Para el caso de los arrumes de cajas se debe tener en cuenta: No se deben ubicar cajas pesadas sobre cajas livianas. No se deben ubicar cajas pesadas sobres cajas con frascos de vidrio. No deben haber cajas deterioradas. las cajas deben arrumarse sobre estibas. Deben estar selladas o cerradas para evitar la entrada de polvo o suciedad en su interior. Se deben arrumar de 8 a 10 cajas siempre y cuando se respete la estabilidad del arrume y condiciones de la caja. Para movilizar manualmente las cajas se deben sujetar por la base y no por el centro o la parte de arriba. No arrojas ni arrastrar las cajas por el suelo. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS: CÓDIGO NA NA NA NA NA FPP04 – 6. FPP03 – 3. DOCUMENTO Guía de transportador. Orden de compra. Factura del proveedor. Registro de seguimiento de órdenes recibidas. Listado de medicamentos recibidos. Formato de devolución. Formato de temperatura y humedad. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 7 de 9 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Descripción del cambio 29/01/2009 Descripción de cómo debe realizarse la recepción de mercancía en los SAF, teniendo en cuenta la guía de defectos FPP03 – 2, se demarcan los productos no conformes recibidos según el método del semáforo, relacionando también el formato para control de producto no conforme FPP09 – 5 y el formato de inspección FPP03 – 26. 29/01/2009 Descripción de cómo debe darse entrada a la mercancía en los SAF, la verificación de los lotes recibidos físicamente y los recibidos en los traslados; que metodología utilizar cuando se presenten errores: informar al coordinador de calidad, cargar en el sistema, realizar la devolución de los recibidos en el documento y el jefe de facturación realiza el traslado nuevamente con los lotes que físicamente llegaron al SAF. 04/02/09 Se incluyo la actividad control de productos entregados en los SAF. Los auxiliares de S.F. deben realizar diariamente los back up, y el coordinador regional los entrega quincenalmente al jefe de sistemas para la actualización en la bodega virtual, los auxiliares de S.F. envían la información al auxiliar de inventario de los traslados entre bodegas en un plazo no mayor a 48 horas, estos deben ser con previa autorización del coordinador regional. Las diferencias entre las existencias de la bodega Realizado Aprobado Documento Aprobación Ivoneth Cesar Acta Comité de Pulido G. Hernández. calidad. Coordinador Gerente de Calidad. General. Ivoneth Pulido G. Coordinador de Calidad. Cesar Acta Comité de Hernández. calidad. Gerente General. Ivoneth Pulido G. Coordinador de Calidad. Cesar Acta Comité de Hernández. calidad. Gerente General. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Febrero 2011. Septiembre 2013. Septiembre 2014 virtual y los consumos de los SAF son investigadas por los auxiliares de inventario quienes entregaran dicha información al jefe de sistemas para actualizar la bodega virtual Se independizo el procedimiento de la bodega central y de los SAF, se independizo el procedimiento dejando exclusivamente las actividades correspondientes a la recepción de mercancías, recibo de mercancía en el sistema, y almacenamiento. Se hizo cambio de quien aprueba en procedimiento por los cambios en la estructura organizacional de Pharmaser. Se eliminaron las definiciones zona de almacén y zona de bodega ya que todos los medicamentos se encuentran disponibles sobre estibas, se incluyeron las definiciones: Bodega 01, bodega alterna, bodega alto costo, área de PV, área de NC. Se incluyó la recepción de medicamentos de alto costo y recepción de medicamentos comprados por el coordinador regional. Se incluyó la actividad recepción de medicamentos devueltos por los SAF. Se incluyó los traslados que deben realizarse después de dar ingreso a los medicamentos en la bodega 01. Se excluyeron las definiciones y actividades asociadas a la recepción técnica de productos. Se incluyo en la actividad 1 que al finalizar el día el auxiliar de almacén encargado del ingreso debe verificar dichos ingresos con información del software Vs Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 8 de 9 Ivoneth Pulido G. Coordinador de Calidad. Ana Lucia Revisión Polo. gerencial Gerente 2011. General. Ivoneth Pulido G. Coordinador de Calidad. Ana Lucia Acta No Polo. 2013. Gerente General. Ivoneth Ana Lucia Pulido G. Polo. Asesor de Gerente Calidad. General. año 07 Acta cambios de procedimientos 2014. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y ALMACENAMIENTO EN BODEGA Febrero 2015 Junio 2015 información de los ingresos recibidos y reportar al jefe de almacén en caso de encontrar diferencias. Se incluyo en la actividad 2 como se Ivoneth debe realizar el ingreso de productos Pulido G. hospitalarios. Asesor de Calidad. Se incluye ACTIVIDAD 1: Supervisar Ivoneth entradas al sistema. Pulido G. En la Actividad 2. Ingresar la Asesor de mercancía al sistema, se aclara que Calidad. el proceso de compras será el encargado de archivar la recepción técnica y una copia del ingreso de la mercancía en el sistema. Se realiza cambio en la nota aclaratoria en la persona encargada de autorizar las contingencias y realizar traslados. Se aclaro la ACTIVIDAD 3: Almacenar mercancía donde se especifica el manejo del arrume de las cajas. Modificación del logo por cambios de la imagen corporativa. ELABORADO POR REVISADO POR Ivoneth Pulido G. Asesor de Jaime Quiroz – Calidad. Almacén. Jefe Código: PPP03 – 1. Fecha Elaboración: 16/06/2007. Versión: 8. Página 9 de 9 Ana Lucia Polo. Gerente General. Ana Lucia Polo. Gerente General. Acta No 6 Cambios en procesos 2015. Directriz dada en correo electrónico el día 25 mayo 2015. Acta N°210615 APROBADO POR de Ana Lucia Polo. General. Gerente