TECNICAS DE NOVENO GRADO 2 PERIODO. ARCHIVO Concepto, Objetivo,

TECNICAS DE NOVENO GRADO 2 PERIODO.
ARCHIVO
 Concepto,
 Objetivo,
 Finalidad,
 Clases.
PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO
 Principio,
 Usos generales del sistema alfabético, numérico, cronológico,
 Procedimiento general para archivar.
 Procedimiento general para consultar.
SISTEMA ALFABÉTICO
 Nombre de personas naturales,
 Nombres de razones o firmas sociales
NOMINATIVO
 Reglas para ordenar nombres de personas naturales.
 Reglas para ordenar nombres de razones o firmas sociales.
 Pasos para el archivo de documentos.
SISTEMA NUMERICO
 Normas para consultar el archivo, referencia cruzada.
 Concepto, usos, ventajas, desventajas, aplicaciones.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
 Redacción de la comunicación comercial

Redacción de Mensajes sociales
DESARROLLO DE LOS TEMAS.
1. ARCHIVO
Concepto
Objetivo
Finalidad
Clases
2. PRINCIPIO DE ORDENAMIEINTO

PRINCIPIO: Es la base, el fundamento, origen, razón fundamental
sobre la cual se procede, discurriendo en cualquier materia.
Principio de ordenamiento Es la organización que se le da a las
carpetas, bolsas, fichas tarjetas etc. Utilizando una base determinada y
siguiendo un proceso lógico.

USOS GENERALES
a. USOS DEL SISTEMA ALFABETICO:
1. En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida
2. En los departamentos de investigaciones científicas, donde la
documentación es solicitada por áreas o temas.
3. Los ejecutivos, profesionales, profesores y amas de casa, para
sus asuntos profesionales, sociales o personales.
4. Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan
sus operaciones por medio geográficos, sucursales, regionales
etc.
5. En las empresas en general, para la correspondencia de sus
clientes.
b. USOS DEL SISTEMA NUMERICO
1. En las instituciones bancarias y de seguros
2. En las instituciones docentes, parra las hojas de vida
3. En las oficinas de abogados, para los expedientes
4. En las clínicas, hospitales, para las historias clínicas
5. Y en general, para la facturación, contratos, pedidos, etc.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
Para archivar los documentos debemos seguir el siguiente
procedimiento:
a. INSPECCIONAR: Al iniciar el proceso de archivar es indispensable
revisar todos los documentos. Puesto que se encuentran
documentos que equivocadamente se han colocado para archivar
b. CLASIFICAR: Después de una minuciosa inspección
de
documentos se determina el nombre, número o fecha, bajo la cual
se organizaran los documentos que se van a archivar y se hacen
grupos homogéneos
c. MARCAR. Una vez definida la forma de clasificación de la
documentación, se subraya el nombre, número o fecha por la cual
se organizará el documento
d. DISTRIBUIR. La documentación que se ha marcado se separa por
grupos de acuerdo a lo subrayado. Luego se ordenan dentro de
cada grupo los documentos siguiendo un orden cronológico
ascendente
e. ARCHIVAR. Finalmente se colocan los documentos en el legajo de
la carpeta correspondiente
SUGERENCIAS.
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
Quite los ganchos y clips de todos los documentos que van a archivar
Alinee y cuadre bien los documentos
Perfore los papeles adecuadamente. Haga un patrón como guía para
toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla
Archive siempre en orden cronológico(sistema indirecto)
Ubíquese siempre cerca dl archivador
Al archivar saque legajo por legajo, no todos al tiempo
Establezca la disciplina de archivar diariamente

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

El archivo debe permanecer al día
No abra más de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo
gabinete.
No se retire de los archivadores dejando una gaveta abierta,
especialmente de las inferiores; esto podría causar un accidente.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA CONSULTAR
Los documentos se guardan y se conservan en determinado orden, principalmente
para localizarlos rápidamente. Para que la búsqueda sea rápida tenga en cuenta:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
Determine el nombre, número o fecha correspondiente al documento a buscar
Imagine el nombre, número o fecha escrito
Determine la primera unidad
Localice la guía principal (Letra, número o fecha)
Localice la subguía si la hay
Busque la carpeta
Saque el legajo de la carpeta
Localice el legajo dentro de la carpeta
Coloque una señal en este sitio y entregue al interesado
Haga firmar la guía de Afuera o de seguimiento
Coloque la guía de afuera de donde retiro el documento
haga firmar la guía de afuera o de seguimiento
coloque la guía de afuera en el archivador correspondiente
CLASES DE ARCHIVOS
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la
persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de
Archivo. Los más usados son: Alfabético, Cronológico, Geográfico, por Asuntos y
Numérico.
ARCHIVO ALFABÉTICO.
Como su nombre lo indica es el
ordenamiento que se hace de forma
alfabética de los documentos de acuerdo
al nombre del remitente o del destinatario.
Este sistema es considerado de mucha
importancia y que ofrece las siguientes
ventajas:
Se basa en secuencia alfabética
Es directo
Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.
Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte
tiene los siguientes elementos:
GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas
importantes y estas van al inicio.
GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del
archivo ya que facilitan la localización del documento.
GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para
subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.
EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenados alfabéticamente después de
cada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados
cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la correspondencia
sea fácil de localizar.
EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se
coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no
necesitan un expediente individual.
REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS
(ARCHIVO ALFABÉTICO)
1. REGLA
El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.
EJEMPLOS:
NOMBRE DE PILA:
Ernesto Humberto
María Elena
APELLIDOS:
Amaya Cabrera
Gómez Deras
SE ARCHIVA:
Amaya Cabrera, Ernesto Humberto
Gómez Deras, María Elena
2. REGLA
Si antes del apellido aparece una inicial se toma...
Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución.
Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno
y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola Reyes Roberto,
Sotomayor Arroyo Leticia, etc.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican
año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRÁFICO. Expedientes integrados con documentos clasificados
según la Ciudad, Estado o País.
ARCHIVO POR ASUNTOS. Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado
en el texto de cada documento.
ARCHIVO NUMÉRICO. Los expedientes se ordenan por número progresivo. El
número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan
"abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha;
Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo más común
o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético, llamado
también Alfa-numérico.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc..