LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSI
ESCUELA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
LA IMPORTANCIA DE LA
DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
DR. JUAN MIGUEL CASTILLO FONSECA
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
COMPILADO POR:
EMILIO VICENTE TORRES RANGEL
SAN LUIS POTOSÍ, S.LP., 24 DE NOVIEMBRE DE 2014
LA IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
“Los archivos no relumbran, pero son minas de oro”
(Ángeles Magdaleno)
INTRODUCCIÓN
La descripción es de suma importancia dentro de los archivos, pues es
considera la función clave en la recuperación de información documental. Así
mismo, una de las funciones que se llevan a cabo dentro de los archivos es
brindar servicio a la sociedad en general.
Por consiguiente, la descripción archivística debe ser redactada correctamente
durante todo el ciclo vital del documento, lo cual permitirá facilitar a los
usuarios el acceso a los Archivos y a su documentación, explicado el contexto
y su contenido de manera simplificada. Por ello, varios autores le han dan
cierto significado a la descripción archivística.
Así mismo, la descripción es una función esencial en el tratamiento de la
información, porque no quiere decir que si un archivo está bien organizado o
clasificado posibilite la consulta y acceso a la información de manera eficaz.
La documentación archivística tiene sus propias características, debido a que la
información que está dentro de un mismo archivo emana de diferentes
instituciones, por ello, son diferentes los usuarios que van a consultar. Sin
embargo, un factor que ha tenido gran impacto dentro de la descripción es la
tecnología pues ha cambiado la manera práctica que se tenía por varios años.
La descripción archivística está regida por la norma ISAD (G) la cual es una
guía para la elaboración de descripciones archivísticas.
El presente trabajo tiene la finalidad de dar a conocer lo que es la descripción
archivística y todo lo relacionado que tiene con los archivos y su
documentación. Así mismo, la finalidad que se tiene al realizar este trabajo es
que los alumnos sepan llevar a cabo la descripción archivística de manera
correcta y tenga el conocimiento de lo que trata.
Además, destacar la función que tiene la descripción archivística como
facilitadora del manejo de la información, y consulta. Así como, diferenciar que
no toda la documentación dentro de un archivo va tratar el mismo asunto.
DESARROLLO
A) VISIÓN DE ALGUNOS AUTORES RESPECTO A LA DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
La descripción archivística es considera una operación única dentro de los
archivos, debido a que permite recuperar la información contenida en los
documentos de manera simplificada. Así mismo, al pasado del tiempo varios
autores le han dado diferentes enfoques a este concepto.
En 1961, T. Schellenberg define a la descripción archivística como:
El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la
finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten
el acceso a los fondos documentales, en cualquier de sus
niveles (desde el fondo hasta el documento).1
La definición de T. Schellenberg hace referencia en que el archivero es el
encargado de realizar la descripción a través de instrumentos de investigación
que el mismo elaborara con la finalidad de facilitar el acceso desde el archivo
hasta la información contenida en los documentos.
Así mismo, Antonia Heredia también define a la descripción archivística como:
La parte de la tarea archivística que engloba las diversas y
variadas actividades desplegadas por el archivero para
elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos.2
Antonia Heredia coincide con la definición de Schellenberg, pues ambos
definen a la descripción archivística como las actividades que lleva a cabo el
archivero para la realización de instrumentos de descripción que faciliten el
acceso a los archivos.
En España, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura,
establece que la descripción archivística es la:
Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de
los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales y colecciones de
archivos. 3
Este diccionario hace referencia a la fase del tratamiento archivístico, la cual va
dirigida a la elaboración de instrumentos de consulta, que facilitan el
1
BONAL ZAZO, José Luis, La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y
técnicas, España, TREA, 2001, p. 156.
2
HEREDIA HERRERA, Antonia, Manual de instrumentos de descripción documental, Sevilla, Diputación,
1982, p.15.
3
DICCIONARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA, 2ª ed., Madrid, Subdirección General de los Archivos
Estatales, 1995, p.32.
conocimiento y el acceso a la información contenida en los archivos como en
sus colecciones.
De forma parecida la define María Luisa Conde, quien afirma que la descripción
archivística es la:
Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de
los instrumentos de información para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales y colecciones de
archivos.4
La autora María Luisa tiene mucho similitud con lo dicho en el diccionario,
aunque ella menciona que el tratamiento archivístico está destinado a la
elaboración de instrumentos de información y no de consulta, aunque están
dirigidos así el mismo objetivo, facilitar el acceso a la información.
Los responsables de la elaboración de la norma ISAD (G) establecieron que la
descripción archivística es:
La elaboración de una representación exacta de la unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen
mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la
información que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el
sistema que los ha producido.5
La definición propuesta por la ISAD (G), hace referencia a la descripción como
una actividad que da como resultado los instrumentos de descripción, aunque
el objetivo de la descripción archivística no es elaborar instrumentos sino
unidades de información que faciliten la localización y el acceso a la
información. Así mismo, hace mención en que la descripción se lleva a cabo
mediante la recopilación y el análisis de la información.
Aunque son numerosos autores que han seguido este concepto, solo se
mencionan algunos. Sin embargo, las definiciones presentadas son de mucha
similitud de contenido, debido a que hace referencia en la elaboración de
instrumentos de consulta, los cuales permiten el fácil acceso a la información
contenida en los archivos.
En efecto, si en un archivo no se lleva a cabo la descripción, no se conocerá su
contenido, ni las funciones que lleva a cabo, por lo tanto, la información
contenida en dicho archivo no tendrá una apropiada difusión.
4
CONDE VILLAVERDE, María Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativos, Madrid,
Dirección de Archivos Estatales, 1997, p.69.
5
ISAD (G)2 (Traducción del Ministerio de Cultura), p. 16.
B) FINALIDADES DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
Ahora bien, la descripción archivística tiene finalidades que la guían hacia lo
que quiere lograr dentro de los archivos, así mismo, los objetivos que se
plantea al llevar a cabo este proceso.
A continuación se mencionaran algunos autores que dan su punto de acerca de
cuáles son las finalidades de la descripción.
En palabras de Antonia Heredia la finalidad de la descripción es:
El medio utilizado por el archivero para obtener la información
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en
ella. […] La descripción de los documentos persigue dos
objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al
archivero.6
La autora hace referencia que la finalidad que se tiene dentro de la descripción
es ofrecer de manera practica la información contenida en los documentos a
los usuarios o interesados en ella. Además, hace mención de dos objetivos que
perdigue la descripción archivística los cuales son brindar información a los
demás y facilitarle el trabajo al archivero.
Por otra parte, José Ramón Cruz Mundet se refiere a la utilidad de la
descripción como:
El objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles
eficazmente los fondos documentales. […] La descripción de
los documentos constituyen la parte culminante del trabajo
archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con
la de la propia documentación: informar.7
Cruz Mundet deriva del objeto laboral, el cual es hacer accesible la información
contenida en los archivos de manera eficaz, a partir de esto coincide en que la
finalidad que tiene la descripción archivística es informar a los usuarios sobre el
contenido en los documentos.
La ISAD (G) advierte en su parte que:
La finalidad de la descripción archivística es identificar y
explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo,
con el fin de hacerlos accesibles.8
6
HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística General: teórica y práctica, Sevilla, Diputación Provincial de
Sevilla, 1988.
7
CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Sánchez Ruipérez, 1999.
8
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA ISAD (G), 2ª ed., Consejo
Internacional de Archivos, Comité de Normas, Madrid, 2000, “Introducción”, apartado 1.2., p. 12. [PDF
descargable en la página web www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standardarchival-description-second-edition.html].
La Norma Internacional General de Descripción Archivística, plantea desde su
punto de vista que la finalidad que tiene la descripción archivística es saber
explicar correctamente el contexto y contenido de los documentos que se
encuentran dentro del archivo con el propósito de hacerlos fácilmente
accesibles.
Las finalidades que tiene el proceso de descripción archivística es facilitar el
acceso a los usuarios e informar sobre la información contenida en los archivos
de manera eficaz.
C) NATURALEZA Y USOS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
Por su naturaleza existen dos factores que influyen en la eficacia técnica de la
función descriptiva, el primer factor: las propias características de la
documentación archivística, pues no toda la documentación que se encuentra
en un archivo es referente a un mismo tema o asunto, además proceden de
distinta institución, puede ser legal, fiscal, contable, jurídico o administrativo. El
segundo factor: la incorporación de tecnologías y el manejo de la información
en el entorno electrónico, debido al paso del tiempo la tecnología avanza de
manera que hoy en día la descripción archivística ya no se realice de la manera
tradicional. Esto ha modificado los usos y usuarios de los archivos.
Algunas características que se encuentran en la documentación archivística
son las siguientes:
 Se genera exponencialmente.
 Tiene distinta procedencia de asuntos derivados de cualquier institución.
 Atiende a su ciclo vital (Archivo de trámite, Archivo de concentración y
Archivo Histórico).
 La información archivística permite el acceso y transparencia, sino se
tiene descritos los documentos no habrá consulta.
Es así, como los usuarios son diferentes, pues no serán los mismos que
consulten el Archivo de trámite y concentración, que el Archivo Histórico pues
las personas que tengan acceso a él deberán ser personas más capacitadas
como investigadores, historiadores, etc.
En base a esto Ramón Martín Suquía señala lo siguiente:
A diferencia de otros centros de información (bibliotecas o
centros de documentación), en el archivo todas las unidades
documentales no son iguales, se produce información
jerarquizada, no toda “vale” lo mismo, por lo que el archivero
tiene que discriminar.9
9
MARTIN SUQUIA, Ramón, “Sistemas de recuperación de la información en los archivos: un análisis de
situación y perspectivas”, Lligall, núm. 17, 2001, p.53. [PDF disponible en la página web
http://enj.org/portal/biblioteca/funcional_y_apoyo/archivistica/49.pdf].
El autor se refiere a que no toda la información contenida en el archivo
permanecerá ahí para siempre, debido a que la documentación esta
jerarquizada y solo permanecerá la que contenga información valiosa e
irrepetible es considerado como documento único y será enviado al Archivo
Histórico.
D) EL FACTOR TECNOLÓGICO EN LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
La información archivística se ha visto afectada por la incorporación de la
tecnología, pues se han perdido las prácticas tradicionales de los archivos en
cuanto su manejo y control. Conforme pasaron los años se paso de la sala de
consulta al acceso virtual de la información. Debido que para consultar
cualquier documento ya se hace a través del internet sin necesidad de ir
físicamente al archivo y esto trae como consecuencia que el archivista
abandone su pasiva posición de custodio de la información como un dinámico
gestor.
Como bien afirma Abelardo Santamaría Gallo:
…hoy nos encontramos en pleno proceso de cambio a una
nueva situación que pasa por la transferencia a la Red
(internet) de todo el conocimiento grabado, tanto en los
instrumentos de descripción como en la memoria de los
archiveros, de tal forma que puede ser explotado por parte del
usuario, sin la intermediación del archivero.10
Es muy cierto lo que a firma el autor, pues ahora los usuarios consultan cierta
información por la red sin necesidad de consultar el archivo, debido a que se
encuentra de manera electrónica y digital lo cual se les facilita a los usuarios,
esto genera que poco a poco se pierda la difusión del archivo y se vaya
quedando en el abandono y el archivista pierda el interés en ellos como en su
documentación.
Sin embargo, la incorporación de las tecnologías en el campo de la archivística
no ha sido del todo negativo, también tiene cosas positivas como puede ser
una búsqueda o localización expedita de la información archivística, lo cual
permite conocer más sobre dicha documentación, así mismo, poder acceder a
la información desde cualquier lugar que nos encontremos.
Aunque, tenga beneficios la tecnología, es mejor consultar físicamente un
archivo para poder valorar toda la documentación que contiene y darnos cuenta
que no es lo mismo localizar la información digitalmente que físicamente en el
documento. Además, ha afectado a la descripción porque ahora ya no se lleva
a cabo de la manera tradicional, hoy en día se realiza electrónicamente, y esto
genera que el archivista pierda el interés de custodia sobre la información.
10
SANTAMARÍA GALLO, Abelardo, La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA): Análisis y
Propuesta de Desarrollo, Madrid, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2006, p.5.
CONCLUSIONES
Este trabajo se realizó con el propósito de que las personas interesadas en la
descripción archivista, sean estudiantes, usuarios de archivos, etc., adquieran
un nuevo conocimiento o lo amplíen un poco más acerca de lo que trata este
proceso. Así mismo, es una breve explicación tomando como base lo principal
que se debe saber sobre la descripción archivística.
Así mismo, ayuda para poder describir de manera crítica y sintética un
documento, pues teniendo una buena redacción los usuarios podrán localizar
fácilmente la información que desean consultar. La descripción archivística nos
va a permitir informar a los demás sobre cierta documentación.
Ahora bien, la descripción archivística es fundamental en cualquier
dependencia, pues debe ser precisa y entendible, debido a que los usuarios
que deseen localizar cierta información lo hagan de manera sencilla y pueda
acceder a ella sin ningún conflicto. Con esto nos podemos dar cuenta de la
gran importancia que tiene el llevar a cabo una buena descripción en los
archivos.
Además, podremos saber a través de la descripción si el documento
permanecerá en el archivo o debe depurarse. Y sobre todo no perder la pasión
por la custodia de la información, como se menciona en el último subtema, la
incorporación de la tecnología ha afectado a la descripción, y esto genera que
los archivistas no muestre en el mismo interés que hace años y no realicen
correctamente la descripción archivística en su campo de trabajo.
BIBLIOGRAFÍA
BONAL ZAZO, José Luis, La descripción archivística normalizada: origen,
fundamentos, principios y técnicas, España, TREA, 366 p.
CONDE VILLAVERDE, María Luisa, Manual de tratamiento de archivos
administrativos, Madrid, Dirección de Archivos Estatales, 1997, 63 p.
CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación
Sánchez Ruipérez, 1999, 408 p.
DICCIONARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA DEL MINISTERIO DE
CULTURA, 2ª ed., Madrid, Subdirección General de los Archivos
Estatales, 1995, 402 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística General: teórica y práctica, Sevilla,
Diputación Provincial de Sevilla, 1988, 478 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia, Manual de instrumentos de descripción
documental, Sevilla, Diputación, 1982, 67 p.
ISAD (G)2 (Traducción del Ministerio de Cultura), 478 p.
MARTIN SUQUIA, Ramón, “Sistemas de recuperación de la información en los
archivos: un análisis de situación y perspectivas”, Lligall, núm. 17, 2001,
p.53.
[PDF
disponible
en
la
página
web
http://enj.org/portal/biblioteca/funcional_y_apoyo/archivistica/49.pdf].
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
ISAD (G), 2ª ed., Consejo Internacional de Archivos, Comité de Normas,
Madrid, 2000, “Introducción”, apartado 1.2., p. 12. [PDF descargable en la
página web www.ica.org/10207/standards/isadg-general-internationalstandard-archival-description-second-edition.html].
RAMÍREZ DELEÓN, José Antonio, Descripción archivística: diseño de
instrumentos de descripción, México, Instituto Federal de Acceso a la
Información (IFAI), 2011, 77 p., ISBN 978-607-716-007-6.
SANTAMARÍA GALLO, Abelardo, La Norma Española de Descripción
Archivística (NEDA): Análisis y Propuesta de Desarrollo, Madrid,
Subdirección General de los Archivos Estatales, 2006, 47 p.