Procedimientos parroquias Diócesis de Monteria

DIÓCESIS DE MONTERÍA
DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
BIENES PARROQUIALES
La Iglesia puede adquirir, administrar o enajenar los bienes parroquiales para
alcanzar sus propios fines (Canon 1254,1º); su finalidad es la de aprovechar
los recursos de manera que favorezca el sentido pastoral, el compartir
responsable, la fraternidad y la justicia fundamentado en el principio de la
solidaridad y conservación de los bienes parroquiales.
Bienes Eclesiásticos
Los bienes que pertenecen a la Parroquia, persona jurídica pública, son
bienes eclesiásticos (Canon 1257,1º) y deben ser considerados como los
medios para su acción pastoral (Canon 1254,2º; 528 y 529).
Los bienes de la Parroquia se pueden dividir así:
Efectivo, bancos e inversiones
Comprende a todo el dinero o su equivalente que
representado en efectivo moneda nacional y moneda
cuentas corrientes, de ahorros, títulos, cédulas,
negociables, depósitos a la vista en bancos en
cooperativas u otras entidades financieras.
tenga la Parroquia
extranjera, cheques,
valores o papeles
bancos, entidades
Activos Fijos
Conformados por mobiliario, equipos, vehículos, bienes inmuebles y otros
bienes muebles o inmuebles que pertenezcan a la parroquia.
Mobiliario, equipos y vehículos:
La Parroquia en el desarrollo de sus actividades propias, requiere una
dotación mínima para funcionar adecuadamente y prestar sus servicios en
óptimas condiciones a la comunidad, esta dotación incluye entre otros: los
muebles, enseres, equipos de comunicación, equipos de cómputo, vehículos
y otros bienes empleados en forma permanente para el desarrollo normal de
sus labores, o que posee para el apoyo de la prestación de sus servicios y
actividades y que por definición no están para la venta y la vida útil de éstos
es mayor a un año.
Inmuebles:
Son aquellos bienes que se encuentran fijados al suelo por sus raíces o
cimientos. Están representados en los terrenos, lotes, construcciones o
edificaciones para el uso o servicios de la Parroquia y aquellos que no siendo
utilizados en las actividades propias de la Parroquia son de su propiedad,
tales como locales, fincas, bodegas, lotes, etc.
Otros Bienes:
Son derechos o bienes de propiedad de la Parroquia, representados en
obras de arte, licencias, títulos valores o derechos por cobrar, o cualquier
otro derecho soportado a favor de la Parroquia.
Administración de los Bienes de la Parroquia
Los bienes parroquiales deben ser administrados de acuerdo con las normas
eclesiásticas (Canon 1257,1º y siguientes) y las leyes colombianas vigentes
aplicables en cada caso (civil, laboral, comercial, tributario, contable y
financiero).
El Párroco es el responsable de la correcta administración de todos los
bienes de la Parroquia (Canon 532). De manera especial debe dar
cumplimiento a los Cánones 1281 a 1288, a la legislación complementaria de
la Conferencia Episcopal de Colombia y a las directrices y lineamientos
impartidos por el señor Obispo de Montería.
Es importante tener en cuenta que conforme a lo establecido en el Canon
1254; los bienes administrados por la Iglesia Católica, son para alcanzar sus
propios fines, siendo estos: sostener el culto divino, sustentar honestamente
al clero y demás ministros y hacer las obras de apostolado sagrado y de
caridad sobre todo con los necesitados. Así las cosas, queda prohibido
utilizar dichos recursos para préstamos a empleados.
Directrices para la administración de los bienes Parroquiales:
El efectivo:
Comprende los dineros en moneda nacional y/o moneda extranjera que
posea la Parroquia y se administra a través de la caja general, caja menor,
depósitos a la vista en bancos, entidades cooperativas u otras entidades
financieras.
Equivalentes de Efectivo: Son las inversiones que la Parroquia mantiene en
el corto plazo, es decir un año; que se caracterizan por ser de gran liquidez o
fácilmente convertibles en efectivo, su riesgo por cambio de valor es
insignificante y su plazo de vencimiento no supera los 6 meses y su
calificación es AAA, AA, AA+
Tanto los recursos de en efectivo, como sus equivalentes; tendrán un
responsable asignado mediante documento escrito emitido por el
representante legal de la parroquia. Dicho responsable debe ser uno de los
funcionarios de la parroquia, según la estructura de la misma. Ambos, el
Párroco en calidad de Representante Legal y quien desempeñe las
funciones de tesorería deberán atender
procedimientos para el manejo del efectivo.
las
siguientes
políticas
y
a) Todo recaudo de dinero de cualquier denominación y concepto, deberá
ingresar a la caja general de la Parroquia, soportado con el
correspondiente recibo de caja.
b) La administración de efectivo debe ser responsabilidad de una sola
persona, la cual será delegada por el párroco y tendrá está función
asignada por escrito. A continuación se detalla un modelo del formato
destinado por la Diócesis para tal fin:
Nombre de la Ciudad, fecha
Señor (a)
Nombre del empleado
Cargo
Nombre de la Parroquia
Respetado señor (a):
Debido al cargo que usted desempeña; atentamente informo que le he
designado para que tenga bajo su responsabilidad la administración,
custodia y control de los recursos en efectivo de nuestra Parroquia
correspondientes a la caja XXXXX (especificar si es la caja menor, la caja
general), por lo que deberá observar lo establecido para tal fin en el manual
de proceso y procedimientos para el control de efectivo, del cual se adjunta
una copia en este documento.
Agradezco de antemano su valiosa colaboración.
Atentamente,
Firma del Párroco
Nombre del Párroco
Párroco de la Iglesia XXXXXXXXXXXXXXX
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE EFECTIVO
El efectivo está compuesto por la moneda nacional y/o moneda extranjera
que posea la Parroquia y se administra a través de la caja general, caja
menor, depósitos a la vista en bancos, entidades cooperativas u otras
entidades financieras. A continuación se detalla el procedimiento a seguir
para la adecuada administración, custodia y control de estos recursos.
1. El Párroco designará por escrito, la responsabilidad para la
administración, control y custodia del efectivo.
2. La persona responsable tendrá a cargo el recaudo de efectivo y los pagos
de obligaciones.
3. No se reciben pagos en cheques; en caso de ser necesario; debe ser
autorizado expresamente por el Párroco y bajo su propio riesgo.
4. No ese autoriza hacer cambio de cheques por efectivo.
5. Los cheques girados por la Parroquia para pagos a terceros, tendrán el
sello de cruce al primer beneficiario, con el fin de restringir la circulación y
evitar que lleguen a manos inescrupulosas.
6. Por razones de seguridad para el empleado y la Parroquia y como
medida de control interno, no se debe transportar retiros superiores a un
salario mínimo mensual legal vigente. Los retiros superiores a esta
cantidad deben solicitarse en cheque a nombre del Beneficiario del Pago.
Si por alguna razón de fuerza mayor es urgente disponer de una cantidad
superior a la cifra mencionada en efectivo; quien vaya a efectuar la
transacción, deberá hacerse acompañar de otra persona y tener la
autorización expresa del Párroco. Cualquier pérdida por contradicción a
esta directriz, será asumida por quien autoriza el retiro.
7. Tanto los recaudos como los pagos en efectivo deberán estar
respaldados por sus respectivos soportes (factura, cuenta de cobro,
recibo, documento equivalente, etc.) a nombre de la Parroquia y deben
cumplir con todos los requisitos de Ley, entre ellos, no presentar tachones
ni enmendaduras.
8. Al final de la jornada de atención al público se elaborará la planilla de
Caja, según el modelo adoptado por la Diócesis y será firmada y
entregada por el responsable de la misma al Párroco; quién la revisará y
firmará de recibido. Las planillas de caja en original; deben ser
entregadas de manera periódica (semanal, quincenal etc) en la tesorería
de la Diócesis. Por lo menos una vez al mes y a mas tardar el segundo
día hábil del mes siguiente al que corresponden las planillas; cada
parroquia entregará en la tesorería de la Diócesis de Montería; la
totalidad de las planillas de caja elaboradas durante el mes.
9. El dinero recaudado será consignado en la cuenta
la Parroquia o en su defecto en Caja Fuerte; esto
los casos expresamente autorizados por el señor
Parroquias para las cuales resulte oneroso
administración de la cuenta bancaria.
bancaria a nombre de
último solamente para
Obispo en especial a
asumir el costo de
10. Por ningún motivo se dejará dinero en el puesto de trabajo y en caso de
que resulten hurtos o robos, la persona a cargo se hará responsable por
los valores sustraídos respondiendo con su propio pecunio.
11. Los dineros depositados en Caja fuerte tendrán un libro control que será
actualizado por el responsable de la misma.
12. Periódicamente el Párroco, el Contador, el Tesorero o la persona que el
señor Obispo designe; hará arqueos de caja sorpresivos a todas las
personas que tienen a cargo la administración, control y /o custodia de
efectivo, dejando registrado en el formato diseñado para tal fin; cualquier
diferencia encontrada y llevando a una cuenta de sobrantes o faltantes,
según corresponda, dicha diferencia para contabilizar la respectiva
responsabilidad.
13. Cuando por cualquier motivo, (fallas de energía, actividades
extraordinarias) no se pueda obtener la información sistematizada, esta
deberá hacerse por cualquier otro medio con los documentos del día así
sean elaborados a mano, o a través de un arqueo de caja. En todos los
casos, la Cuenta de Caja debe estar cerrada con la firma del Párroco y en
caso de omisión de esta función la responsabilidad de los faltantes será
compartida.
14. En caso de anticipos entregados a proveedores o a empleados para
consecución de elementos u otros para la oficina, se contabilizarán como
tales a nombre del responsable. Estos deben legalizarse lo más pronto
posible; el mismo día tratándose del área urbana o durante la misma
semana cuando sea en el área rural y nunca pasarán de un mes a otro.
15. El responsable de los recursos en efectivo, solamente podrá hacer los
pagos, para los cuales haya recibido el soporte (factura, cuenta de cobro,
documento equivalente) debidamente aprobados por el Párroco mediante
visto bueno sobre cada recibo aprobado. Para cada pago efectuado; el
responsable de los recursos en efectivo deberá elaborar un comprobante
de egreso; el cual debe ser firmado por el beneficiario del mismo,
informando su número de identificación. Cada comprobante de pago
además de la firma y documento de identidad del beneficiario; deberá
llevar anexa la factura, cuenta de cobro o documento equivalente que
originó el pago.
16. Los comprobantes de egreso, debidamente diligenciados y soportados,
deben ser entregados de manera periódica (semanal, quincenal etc) en la
tesorería de la Diócesis. Por lo menos una vez al mes y a mas tardar el
segundo día hábil del mes siguiente al que corresponden los
comprobantes de egreso; cada parroquia entregará en la tesorería de la
Diócesis de Montería, la totalidad de las comprobantes de egreso del
mes, así como la totalidad de las planillas de caja y planillas de recaudo
de ofrendas elaboradas durante el mes.
17. Las planillas de caja en original; deben ser entregadas de manera
periódica
18. Quedan prohibidos expresamente cualquier tipo de préstamos a
empleados o terceros con recursos de la Parroquia.
19. Al respaldo de las consignaciones, se debe anotar los números de las
planillas de caja y/o planillas de recaudo de ofrendas que respaldan dicha
consignación.
c) Las ofrendas recibidas en las celebraciones litúrgicas y en los monederos
o alcancías, requieren control especial en su recaudo y cuantificación. A
continuación se detallan los procedimientos a seguir en cada caso:
Procedimiento para las ofrendas de celebraciones:

Para la recolección de ofrenda en las celebraciones litúrgicas; se debe
disponer de los elementos que garanticen la seguridad del dinero una
vez entregado por los feligreses y hasta que se realice el conteo del
mismo en presencia del Párroco; de tal manera, que se disminuya
hasta donde sea posible el riesgo de que personas inescrupulosas
tomen para su propio lucro, el dinero ofrendado.

Una vez recogida la ofrenda, el funcionario encargado proceda
depositar el dinero en el altar o a un lado del mismo.

Al terminar la celebración; el encargado de la recolección de la
ofrenda, la tomara y acompañado por el Párroco; la llevará al lugar
designado por este para guardarla hasta el momento del conteo.

Posteriormente se procederá a su conteo y se registrará en la planilla
destinada para tal fin; la cual debe incluir fecha y hora en que se
realizó la celebración, fecha y hora en que se realizó el conteo, valor
recaudado, firma del encargado del conteo y firma del Párroco en el
campo destinado para quién “Revisó”.
A continuación se anexa el modelo de formato para la planilla en
mención:
Parroquia XYZ
Planilla Control de Ofrendas No. _____
Fecha de
Celebración
01/ago/2012
Total Recaudo
Hora de
Celebración
Fecha de
Conteo
7 am
01/ago/2012
Valor
recaudado
$105.000
Hora de
Conteo
8 am
$105.000
Elaboró conteo:
Revisó:
Nombre:
Nombre:

Los dineros recaudados deberán ser consignados a más tardar el
siguiente día hábil en la cuenta bancaria correspondiente a la
parroquia. Para los casos excepcionales en que la parroquia no tenga
una cuenta bancaria o por la cuantía del valor recogido resulte costoso
administrar los recursos en la cuenta bancaria y siempre y cuando se
haya solicitado la expresa autorización del señor Obispo de Montería;
se podrán mantener los dineros recaudados en las instalaciones de la
parroquia bajo la custodia del Párroco con las debidas precauciones
para administración, custodia y control de efectivo mantenido en caja
general.

Mínimo una vez al mes y antes del segundo día hábil del mes
siguiente; se deberán entregar las planillas de los diferentes conteos
realizados durante el mes; al Contador de la Diócesis de Montería
para que sean contabilizados.

Una vez reciba las planillas de ofrendas recaudadas en el mes; la
Tesorería procederá a elaborar el recibo de caja por el concepto de
ofrendas, y entregará copia del recibo al Párroco, quien lo archivará
junto con copia de las planillas correspondientes.

Para el control de los monederos y alcancías, se recomienda
realizarlo semanalmente, en este caso se hará el conteo entre el
párroco y funcionario designado para tal fin y se dará entrada a caja
general elaborando el recibo respectivo, indicando en el concepto
“ofrenda monedero o alcancía de la semana agosto 13 al 19” por
ejemplo.

Para el caso de la ofrenda dominical y de fiestas especiales, se hará el
conteo finalizando el día respectivo, y se reportará a la menor
brevedad a tesorería para el correspondiente ingreso.
d) Como política de control interno, se recomienda que la totalidad de
recaudos, sean revisados por el Párroco, se deje constancia con su firma
de la verificación y sean consignados íntegramente en la cuenta bancaria
que tenga la Parroquia, la consignación respectiva se anexará al cierre de
caja diario o máximo, semanal.
e) Los recaudos de las colectas especiales, Comunicación Cristiana de
Bienes, Viernes Santo, Buen Pastor, Óbolo de San Pedro, MigrantesDesplazados y Misiones y la colecta Zonal, deben ser entregadas en su
totalidad y a la mayor brevedad en la Tesorería de la Diócesis de
Montería, preferiblemente mediante consignación o transferencia
bancaria en la cuenta bancaria que la Diócesis disponga para tal fin.
f)
Es aconsejable que todo pago se haga mediante consignación o
transferencia bancaria. Hoy las entidades financieras ofrecen servicios de
“banca virtual” para realizar toda clase de pagos: servicios públicos,
nómina, pago de la seguridad social, pago a proveedores, transferencias
a cuentas, pago de impuestos, consultas de saldos, solicitud de extractos,
etc, lo que permite optimizar el tiempo de nuestros colaboradores y
enfocarlo en el servicio a la comunidad; al tiempo que facilita el
cumplimiento de las obligaciones económicas de la Parroquia. Aunque
estos servicios desde luego tienen un costo, dependiendo del movimiento
que logre la Parroquia puede hacer convenios de reciprocidad con la
entidad bancaria para disminuir o compensar el costo con saldos
promedio en cuenta, además de evitar el costo de la chequera, disminuye
la cantidad de tiempo de los colaboradores que se malgasta haciendo
filas, el riesgo de pérdida de los recursos por la movilización de los
mismos y el riesgo al que se exponen los empleados que generalmente
transportan dinero, atentando contra su seguridad y bienestar. Cada
Parroquia deberá evaluar el costo – beneficio de estos servicios virtuales
en su contexto particular.
g) Para cubrir gastos menores, se recomienda la constitución de un fondo fijo
de caja menor, el cual estable el Párroco según las necesidades de cada
entidad. El monto de dicho fondo debe ser inferior a un salario mínimo
mensual legal vigente; su constitución será mediante memorando emitido
por el Párroco y del cual debe quedar copia anexa a la hoja de vida del
funcionario a quien se le asigna la responsabilidad por la administración,
control y custodia de los recursos de este fondo, con la evidencia de
recibido por parte de dicho funcionario, mediante firma sobre el físico del
memorando. Esta responsabilidad será asignada por el Párroco a uno de
sus colaboradores del área administrativa y para establecer las
condiciones de la asignación, puede guiarse por el siguiente ejemplo:
PARROQUIA XXXXXXXXXXXXXX
MEMORANDO No. XXXXXXX
CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
Ciudad y fecha
Nombre del Responsable:
Dependencia:
Valor del Fondo Asignado:
Nombre del Empleado
Cargo
Valor en letras (valor en números)
En la ciudad de XXXXXX a los XXXX ( XX ) días del mes de XXXXX del año XXXX, se
reunieron: Nombre del Párroco, Representante Legal de la Parroquia XXXXXXXXXXX y el
(la) señor (a) XXXXXXXXXX quien a la fecha posee vínculo laboral con la Institución y se
desempeña en el cargo de XXXXXXXXXX; para acordar la constitución del Fondo Fijo de
Caja Menor, en adelante FFCM y la asignación de la administración, control y custodia de
dicho fondo, como se describe a continuación:
1. Se constituye a partir de la fecha el FFCM por valor de Valor en letras (valor en números),
el cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Paroquia
XXXXXXXXXX.
2. El valor máximo autorizado para ser pagado con los recursos del FFCM; será equivalente
al 20% de dicho fondo.
3. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FFCM, serán las
contempladas en el Manual de Procedimientos correspondiente, del cual se adjunta copia en
el anexo 1 al final de este mismo documento.
4. Se asigna como responsable del FFCM al (la) funcionario (a) de la Parroquia XXXXXXXX
mencionado (a) al inicio de este documento, quien declara que conoce el manual de proceso
y procedimientos establecido por la Parroquia para tal fin, el alcance y limitaciones de esta
labor y las acepta en su totalidad.
5. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del FFCM que se le
asigna a dicho (a) funcionario (a), constituirá a partir de la fecha una labor adicional a las
que actualmente desempeña, por lo que no genera mayor valor del salario pactado.
6. El (la) funcionario (a) aquí comprometido con esta labor declara que conoce, entiende y
acepta cumplir con lo establecido en el manual de procesos y procedimientos de la
Parroquia para la administración, control y custodia de los recursos entregados a título de
FFCM.
7. El (la) funcionario (a) aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la
custodia y el manejo de los dineros entregados a título de FFCM y autoriza por este medio el
descuento de su nómina y/o prestaciones sociales, de los valores no justificados, mal
administrados, o de los faltantes que surjan por su negligencia o incumplimiento del
procedimiento correspondiente; sin perjuicio de las sanciones penales, civiles, laborales o
de cualquier otra índole a que haya lugar.
8. La Parroquia XXXXXXXXXXXXXX se compromete a dar el apoyo y atención necesaria
para el correcto y adecuado desempeño de esta labor por parte del funcionario.
9. La Parroquia XXXXXXXXXXXXXX se compromete a suministrar los recursos físicos
necesarios y suficientes al (la) funcionario (a) responsable del FFCM para el control,
administración y custodia de los dineros a ella entregados.
ANEXO 1
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
FONDO FIJO DE CAJA MENOR (FFCM)
El Fondo Fijo de Caja Menor (FFCM) como su nombre lo indica es un valor fijo establecido
para la atención de los gastos menores de la Parroquia que no ameriten el giro de un
cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no permiten la programación del
pago junto con el cronograma establecido para los pagos a proveedores. Para lograr un
buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Al inicio de cada año el Párroco fijará mediante memorando, el monto del FFCM,
asignando de manera explícita en dicho memorando, la responsabilidad para la
administración, control y custodia de dicho monto; al empleado que corresponda.
2. El monto del FFCM se determinará con base en el promedio de gastos menores
realizados mensualmente durante el año inmediatamente anterior.
3. Una vez establecido el monto para el FFCM, se procederá a la creación del mismo con el
respectivo asiento contable en la fecha que fue emitido el memorando de constitución
correspondiente. Copia de dicha acta, debidamente firmada por las partes; debe anexarse
como soporte del comprobante del asiento contable.
4. El valor máximo a pagar con recursos del FFCM, corresponderá al 20% del monto del
Fondo de Caja Menor.
5. Los gastos autorizados para ser pagados con recursos del FFCM son:
- Mantenimiento
- Comunicaciones.
- Correo, portes y telegramas
- Transporte
- Servicios Públicos
- Impresos y publicaciones
- Fotocopias
- Elementos de aseo y cafetería
- Útiles y elementos de oficina
- Elementos de papelería
- Gastos relacionados con eventos pastorales
- Gastos relacionados con capacitación
- Gastos relacionados con publicidad.
De ser necesaria una ejecución de un rubro diferente a los anteriormente mencionados; se
requiere la aprobación expresa del Párroco
6. Se prohíbe realizar cambio de cheques a empleados o terceros con recursos del FFCM.
7. Se prohíbe hacer préstamos o auto – préstamos, a empleados o terceros con los recursos
del FFCM.
8. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo
soporte; el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del
pago, Número y tipo de identificación del beneficiario del pago, valor en números y letras,
concepto del pago, firma del beneficiario y todos los demás requisitos de ley (por ejemplo
anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del régimen simplificado).
9. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni tachones.
10. Cuando el FFCM se haya agotado en un 80% se debe solicitar el reembolso
correspondiente, en el formato respectivo.
11. Si al finalizar el mes el FFCM no se ha consumido en su totalidad, se debe tramitar la
solicitud de reembolso del mismo sin importar el porcentaje pendiente por utilizar, esto con el
fin de garantizar que los gastos sean causados contablemente en el mes al que
corresponden y no se trasladen gastos de un mes a otro.
12. La solicitud de reembolso se tramitará, por el responsable del mismo, en el formato
establecido por la Diócesis para tal fin y que debe contener como mínimo los siguientes
datos:
- Valor del FFCM
- Fecha del reembolso
- Valor a reembolsar
- Valor disponible en efectivo
- Valor representado en vales provisionales
- Periodo a que corresponden los gastos a reembolsar
- Saldo a reembolsar
- Valores pagados detallando fecha, concepto, beneficiarios de los pagos y NIT.
- Los valores pagados deben ser relacionados en orden cronológico iniciando con el más
antiguo y terminando con el más reciente.
- Cada soporte debe llevar un número consecutivo que lo identifique, asignado
sistemáticamente y con base en el orden cronológico.
- Nombre del responsable del FFCM
- Firma de quien elaboró el reembolso
- Firma de quien revisó el reembolso
- Firma de quien aprobó el reembolso.
13. Los soportes anexos al formato de solicitud de reembolso, deben estar ordenados
cronológicamente. Una vez ordenados los soportes de esta manera; se procede a
numerarlos consecutivamente y así mismo se registrarán en el formato de solicitud de
reembolso. Todos los soportes deberán llevar el sello “Cancelado por Caja Menor” ó
“Pagado por Caja Menor” sobre el documento físico pero teniendo en cuenta que no se
oculte información al imprimir este sello sobre el soporte correspondiente.
14. Teniendo en cuenta que los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste
adecuado; los soportes del formato de solicitud de reembolso del FFCM deben pegarse en
orden consecutivo en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto.
15. Así mismo, las facturas de registradora suministradas en papel químico deben
fotocopiarse porque este papel no garantiza la conservación de la información ya que se
borra al poco tiempo.
16. Elaborada la relación de reembolso del FFCM y firmada en el campo asignado para
“Firma de quien elaboró.”; se entregará al Párroco para que proceda a su revisión y apruebe
mediante su visto bueno sobre el formato de solicitud de reembolso, el reembolso
correspondiente.
17. Una vez aprobada por parte del Párroco, la solicitud de reembolso; tal como se indica en
el numeral anterior; se procederá a elaborar el comprobante de pago o egreso
correspondiente.
17. La solicitud de reembolso de FFCM, aprobada con Vo. Bo del Párroco; debe quedar
junto con sus anexos debidamente archivados conforme a lo establecido en este
procedimiento; adjunta al comprobante de egreso mediante el cual se efectúa su pago al
responsable del fondo.
18. Los comprobantes de egreso, debidamente diligenciados, firmados por el beneficiario del
mismo indicando su número y tipo de identificación y debidamente soportados; deben ser
entregados de manera periódica (semanal, quincenal etc) en la tesorería de la Diócesis. Por
lo menos una vez al mes y a más tardar el segundo día hábil del mes siguiente al que
corresponden los comprobantes de egreso.
19. Periódicamente y de forma sorpresiva, el Párroco, el Contador, el Tesorero o la persona
que el señor Obispo designe; hará arqueos de caja menor sorpresivos, estableciendo los
sobrantes o faltantes a que haya lugar; los cuales se contabilizarán estableciendo las
debidas responsabilidades.
20. Al finalizar el año debe cerrarse el FFCM y elaborar la solicitud de reembolso con los
gastos efectuados, consignando en la cuenta bancaria de la Parroquia destinada para tal
fin; el dinero sobrante (no consumido). Posteriormente se procederá al cierre mediante el
asiento contable correspondiente, para el cual se dejará como soporte la consignación
mencionada.
21. La administración, control y custodia de los dineros de caja menor, están a cargo del
funcionario responsable a quien se le ha asignado dicho fondo; por lo tanto siempre deberá
velar por la seguridad de los recursos manteniéndolos bajo llave.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por quienes en ellos
intervinieron, a saber:
Firma del funcionario quien recibe y acepta:
Firma del Párroco quien asigna la
responsabilidad:
Firma del Funcionario Responsable del F.F.C. M
Nombre del Funcionario Responsable del F.F.C.M
Cargo
Firma del Párroco
Nombre del Párroco
Nombre Parroquia
c.c. Hoja de vida del funcionario
c.c. comprobante de egreso
Modelo de Formato para Solicitud de Reembolso de Caja Menor
Parroquia XXXXXXXXXX
NIT. XXX,XXX,XXX - X
FORMATO PARA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE FONDO FIJO DE CAJA MENOR (FFCM)
Fecha de solicitud del reem bolso:
28 de febrero de 2008
Periodo al que corresponden los gastos:
del 1 al 22 de febrero de 2008
Nom bre del responsale del FFCM:
María Mendieta
Valor del Fondo Fijo
$ 260.000
(-)
Valor en recibos provisionales
(-)
Valor disponible en efectivo
(=)
Valor a Reem bolsar
$0
$ 56.500
$ 203.500
No.
Fecha
Concepto del gasto
Beneficiario del pago
1
01/02/2008
Gastos de Oficina (Llaves oficina)
Autollaves Especiales S.A.S.
2
08/02/2008
Transporte de Parroquia a Diócesis
Parroco Alberto Aranguren
3
14/02/2008
Envio documentos a Diócesis
DHL EXPRESS
4
15/02/2008
Gastos de Fotocopias
Copicolor El Chico
5
15/02/2008
Compra resma de Papel
6
18/02/2008
7
22/02/2008
Nit
52.332.835 - 0
26.000
17.121.328
25.000
860.502.609-1
70.000
39.534.612-1
1.400
Panamericana S.A.
830.037.946-3
12.000
Compra libra de café y aromáticas
Olimpica
890.107.487-3
56.800
Compra borrador y Pegadit
Copicolor El Chico
39.534.612-1
12.300
Total a Reem bolsar
Elaborado por:
Aprobado por:
Firm a del quien elaboró
Firm a del Párroco
Nom bre
Nom bre
Cargo
Parroco de la Iglesia XXXXXXXXXXXXXX
h) Está prohibido, con los recursos de la Parroquia cambiar cheques y
realizar préstamos y auto-préstamos.
i)
Valor
Los responsables de la administración, control y custodia de los recursos
en efectivo de la Parroquia, deberán tener siempre dichos recursos o sus
equivalentes, a disposición para los arqueos.
$ 203.500
j)
Dependiendo del monto de recursos en efectivo que se administren en la
parroquia; será recomendable adquirir una póliza de seguro para dichos
recursos y será responsabilidad del Párroco adquirirla.
k) Los recursos representados en moneda extranjera; deberán registrarse
por su equivalente en moneda local, a la tasa de cambio en la fecha en
que se recibe o se hace el pago. Este valor debe estar actualizado
mensualmente conforme a las variaciones de tasa de cambio.
l)
El cambio y la compra de moneda extranjera se realizará a través de las
entidades legalmente autorizadas para ello.
Bancos: La Parroquia deberá contar con mínimo una cuenta bancaria y su
administración, control y custodia estará regido por las siguientes directrices:
1.
La apertura de la(s) cuentas bancarias deberán estar a nombre de la
Parroquia como persona jurídica.
2.
Está prohibido utilizar cuentas personales del Párroco o terceras
personas para depositar dineros o recursos de la Parroquia.
3.
De conformidad con las políticas y recomendaciones para la
administración, control y custodia del efectivo, se debe consignar en la
cuenta bancaria de la Parroquia la totalidad de recursos recaudados por
la misma.
4.
Todo pago deberá realizarse mediante cheque o transferencia bancaria.
5.
Los pagos en cheque deben ser soportados con un comprobante de
egreso debidamente diligenciado; en cada comprobante de egreso
debe evidenciarse la firma del beneficiario del pago, junto con su tipo y
número de identificación.
6.
Los pagos mediante transferencia bancaria deben ser soportados con la
impresión del comprobante que genera el portal virtual del banco; en
donde se evidencia que la transacción fue tramitada con éxito.
7.
Para las cuentas bancarias de la Parroquia; la firma giradora registrada
en la entidad bancaria debe ser la firma del Párroco y adicionalmente se
deberá registrar un sello de seguridad, en el caso de utilizar chequera
para pagos.
8.
Todos los pagos, deben estar previamente autorizados por el Párroco,
con su visto bueno de aprobación sobre el físico del soporte (recibo,
factura, cuenta de cobro o documento equivalente).
9.
Todos los pagos realizados, deben tener el Vo. Bo. de aprobación por
parte del Párroco sobre el físico del comprobante de egreso, o
comprobante de transferencia bancaria debidamente elaborado y
soportado con la factura, cuenta de cobro o documento equivalente
soporte del gasto o erogación respectiva.
10. Está prohibido el giro de cheques sin los soportes correspondientes, así
como firmar cheques en blanco.
11. Los cheques girados a personas jurídicas deberán llevar cruce especial,
“páguese únicamente al primer beneficiario” y ser entregados a la
persona autorizada por el beneficiario del pago para tal fin. En este
caso la autorización debe constar por escrito, ser emitida (fechada) el
mismo día en que va a ser retirado el cheque de la Parroquia o máximo
el día hábil anterior y en ella se debe autorizar expresamente al girador
(en este caso la Parroquia) para que entregue a la persona autorizada;
bajo responsabilidad del beneficiario del pago, el cheque a su favor.
Adicionalmente la carta debe informar claramente el nombre completo
de la persona autorizada para retirar el cheque con su tipo y número de
identificación y adjuntar fotocopia del documento de identidad del
autorizado.
12. Antes de entregar el cheque al autorizado; se deberá solicitar la carta
de autorización en original y la cédula de ciudadanía de quien pretende
retirar el cheque, con el fin de verificar que la persona autorizada
mediante la carta; es efectivamente la persona que se presenta en la
Parroquia con la intención de retirar el cheque.
13. El original de la carta de autorización debe adjuntarse como soporte del
comprobante de egreso correspondiente.
14. EL autorizado debe presentarse con sello de la entidad (persona
jurídica) beneficiario del pago. Este sello debe informar razón social y
Nit del beneficiario.
15. Una vez verificada la carta de autorización y la identidad de la persona
que se presenta a retirar el cheque; se debe solicitar al autorizado que
firme el comprobante de egreso en señal de “Recibido a satisfacción”
en el campo destinado para tal fin, con su nombre y número de
identificación y que adicionalmente imprima el sello de la entidad (que
informa la razón social y el Nit. del beneficiario) en el mismo campo sin
que al imprimir el sello se oculte información alguna.
16. Los cheques girados a personas naturales solamente se entregarán a
esta persona; para casos excepcionales, expresamente autorizados por
el Párroco; en que la persona natural beneficiaria del pago por razones
de fuerza mayor no pueda presentarse personalmente para retirar el
cheque; deberá entonces solicitar mediante comunicación escrita la
entrega del cheque a un tercero. En este caso la autorización debe
constar por escrito, ser autenticada en notaria, ser emitida (fechada) el
mismo día en que va a ser retirado el cheque de la Parroquia o máximo
el día hábil anterior y en ella se debe autorizar expresamente al girador
(en este caso la Parroquia) para que entregue a la persona autorizada;
bajo responsabilidad del beneficiario del pago, el cheque a su favor.
Adicionalmente la carta debe informar claramente el nombre completo
de la persona autorizada para retirar el cheque con su tipo y número de
identificación y adjuntar fotocopia del documento de identidad del
autorizado.
17. Con el fin de disminuir los riesgos para la Parroquia, al entregar
cheques a terceros, aún con la carta de autorización emitida por el
beneficiario del pago; se recomienda que en estos casos el cheque sea
anulado y se realice el pago correspondiente mediante transferencia
bancaria.
18. Se prohíbe girar cheques al portador; todo cheque debe llevar sello de
“Páguese únicamente al primer beneficiario” por lo menos. También se
recomienda, según la cuantía del cheque; que sea girado con cruce de
tal forma que deba ser consignado en la cuenta del beneficiario y no
pueda ser cambiado por ventanilla.
19. La custodia y seguridad de la chequera y de los cheques girados están
bajo la responsabilidad del Párroco o el funcionario que este designe
para tal fin.
20. Cuando la cuenta bancaria tenga servicio de banca virtual, el token, las
claves y demás elementos para su administración y control deberán
estar debidamente custodiados por el Párroco o el funcionario
designado.
21. Todos los elementos relacionados con la administración y control de las
cuentas bancarias tales como: chequera, talonarios, tarjetas debito,
token, y claves deberán siempre permanecer en la Parroquia, con las
debidas medidas de seguridad.
22. Todos los meses a mas tardar el tercer día hábil; se deben solicitar los
extractos bancarios mensuales para la respectiva conciliación.
23. Es responsabilidad del Párroco, velar por que se todos los soportes y
documentos de la parroquia se mantengan adecuadamente archivados
y conservados.
24. Es responsabilidad del Párroco realizar la actualización de datos
cuando sea del caso.
Inversiones: La Parroquia podrá realizar inversiones siempre y cuando se
haya efectuado previamente un análisis de excedente de liquidez con base
en el flujo de caja proyectado o cualquier otra herramienta que le permita
establecer las cantidades de recursos que puedan ser invertidos, así como
los plazos prudentes en que dichas inversiones pueden ser realizadas, sin
que esto afecte la liquidez de la Parroquia, ni su capacidad para cumplir con
las diferentes obligaciones en forma oportuna. Una vez culminado este
análisis y establecidos los montos y plazos a invertir; se deberá presentar el
proyecto de inversión al Señor Obispo de MONTERÍA quien lo aprobará
mediante su visto bueno.
La Parroquia deberá observar al momento de elaborar los proyectos de
inversión; los criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez que se detallan a
continuación:
Seguridad:
La Parroquia podrá invertir solo en entidades sometidas a la vigilancia de la
Superintendencia Bancaria.
Rentabilidad:
La Parroquia evaluará las diferentes alternativas de inversión a que haya
lugar y comparará las tasas de interés que se ofrecen según la clase de
inversión, el monto a invertir, el plazo y la calificación de las entidades
emisoras en las cuales se pretende invertir, solicitando varias cotizaciones a
entidades de similar categoría para tomar la mejor decisión.
La Parroquia siempre deberá seleccionar un perfil conservador para sus
inversiones.
Liquidez: el dinero debe estar disponible para cuando la parroquia requiera
cancelar sus obligaciones. Es responsabilidad del Párroco evaluar las
necesidades de recursos de manera que los plazos y los tipos de inversión a
elegir, permitan contar con la liquidez requerida para el funcionamiento
adecuado de la parroquia.
Algunas directrices complementarias para la administración, control y
custodia de las inversiones son:
1.
Llevar un cuadro control de las inversiones, de manera que se tenga
claridad sobre el monto invertido, la fecha de colocación, la entidad
donde están colocados los recursos, la fecha de vencimiento, la tasa de
interés, la clase de título (CDT, encargo fiduciario, bonos), entre otros.
2.
Se recomienda al momento de invertir, preferir los títulos
desmaterializados. Este es un servicio que presta DECEVAL S.A.
(Depósito Centralizado de Valores de Colombia) y se realiza a través de
las entidades comisionistas de bolsa, autorizadas para tal fin y por
medio de las cuales se negocia la inversión desmaterializada; es decir
que no se hace entrega de un título valor, que implica para la Parroquia
tener todas las medidas de seguridad necesarias para su custodia; sino
que la entidad comisionista hace entrega de un soporte de la inversión
que se encuentra bajo la custodia de DECEVAL, quien se encarga de la
seguridad y protección de dicho título.
3.
Las inversiones deberán ser emitidas a nombre de la Parroquia con el
Nit correspondiente.
4.
Con el fin de mantener los recursos necesarios para cumplir con las
obligaciones laborales de la Parroquia; se recomienda la constitución de
una inversión que permita ir realizando adiciones mensuales o bien al
comienzo del año realizar la proyección del monto requerido para
sufragar dichas obligaciones y si la Parroquia cuenta con los recursos
disponibles; colocar en ese momento, un título que le permita cubrir
dichas obligaciones al finalizar el año. Adicionalmente se recomienda
aplicar esta misma directriz para administrar los fondos con fines
específicos, tales como el mantenimiento de la planta física, de los
osarios, de los cenizarios, para proyectos futuros de mejoras y
construcciones, entre otras.
5.
La Parroquia al estar catalogada tributariamente como un “no
contribuyente de renta”, deberá informar esta situación a la entidad
bancaria con el fin de que no se le practiquen retenciones en la fuente
sobre los rendimientos generados por las inversiones.
6.
Los intereses que se causan mes a mes por las inversiones vigentes de
la Parroquia, deberán quedar registrados contablemente en el mes al
que correspondan.
7.
Es responsabilidad del Párroco, revisar periódicamente las fechas de
vencimiento de las inversiones de la Parroquia; con el fin de tramitar a
tiempo la renovación o cancelación de las mismas y de esta manera
poder negociar condiciones favorables para las nuevas inversiones. De
no controlar las fechas de vencimiento en forma debida, entidades las
inversiones se podrán renovar automáticamente en condiciones poco
favorables para la Parroquia u ocasionando problemas de liquidez para
la misma.
8.
Es responsabilidad del Párroco, conservar copia de los soportes de las
inversiones en archivo específico de manera que se pueda realizar un
seguimiento y verificación de las inversiones, con mayor claridad.
9.
Todas las inversiones a nombre de la Parroquia deben corresponder a
un perfil conservador.
10. La Parroquia solamente podrá invertir en títulos o inversiones que
tengan una calificación triple A, doble A, doble A+ ó triple BBB.
11. La Parroquia solamente podrá invertir en títulos o inversiones emitidos
por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de
Colombia.
Activos muebles y vehículos: Todo Párroco, junto con el personal
administrativo competente, deberá levantar el inventario de los bienes
muebles (muebles, equipos, vehículos, obras de arte, enseres, etc.) de la
Parroquia, en el Libro de Inventarios, con detalle que contenga: descripción,
marca, cantidad, fecha de adquisición, valor de compra, sin omitir los bienes
preciosos y de patrimonio cultural (Canon 1283, 2º y Directorio Nacional de
Pastoral Parroquial, págs. 399 – 406). Una copia de este inventario debe
entregarse al Obispo y otra al Contador, o a quien haga sus veces por lo
menos una vez al año antes del 31 de diciembre.
Los inventarios deberán ser actualizados en el momento que se hagan
adquisiciones o se den de baja elementos mediante el acta correspondiente
debidamente aprobada por el Párroco.
Compra de Muebles y Enseres:
Para la adquisición de estos bienes, debe pedirse cotización a diferentes
proveedores (aconsejable dos (3) como mínimo), legalmente reconocidos y
su elección se debe inclinar por el que ofrezca mejores condiciones de
precio, calidad, garantías y mantenimiento.
Estas compras se deben efectuar siempre a personas, naturales o jurídicas,
que emitan factura de venta y se debe cancelar el impuesto a las ventas
(IVA) que genere la adquisición correspondiente, de acuerdo con la ley. No
se admiten como documentos soporte de compras las cotizaciones, órdenes
de compra o remisiones. Son únicamente válidos como documentos soportes
de la compra la “factura de venta” para las personas jurídicas o naturales
obligadas a facturar y la cuenta de cobro o documento equivalente a la
factura, para personas naturales del régimen simplificado, previo
cumplimiento de todos los requisitos fiscales.
La Parroquia debe poseer la dotación mínima del Despacho Parroquial y de
las dependencias de la casa cural.
Mantenimiento de Muebles y Enseres:
El mantenimiento de los muebles y enseres debe ser periódico, para
conservar su buen estado y digna presentación de todos los bienes de la
Parroquia y evitar daños sorpresivos que requieran, a veces, esfuerzos
económicos superiores a la capacidad de la Parroquia. Anualmente debe
asignarse en el presupuesto una partida para mantenimiento de estos
bienes.
Las obras de arte merecen un cuidado especial para su seguridad y
conservación.
Adquisición y administración de vehículos:
a)
La adquisición de vehículos deberá ser a nombre de la Parroquia como
persona jurídica que es; por tanto, la tarjeta de propiedad del automóvil
de la Parroquia debe estar a nombre de ésta, en ningún caso a nombre
del sacerdote o de la comunidad religiosa.
b)
Según la cuantía a invertir en la adquisición del vehículo deberá
solicitarse autorización al señor Obispo de Montería.
c)
Cuando el vehículo sea adquirido con aportes de alguna entidad deberá
informase del hecho al señor Obispo de Montería y a la entidad que dio
la ayuda; además se deberá realizar la adquisición de vehículo bajo los
siguientes parámetros:
-
El automóvil será de propiedad comprado a nombre de la Parroquia.
-
El automóvil debe ser nuevo y si es usado debe estar en óptimas
condiciones.
-
Se debe tomar un seguro que cubra todos los riesgos del vehículo.
d)
Cumplir con la adquisición y renovación del seguro obligatorio y la
revisión tecno- mecánica según las normas vigentes.
e)
Cuando un vehículo personal del Párroco, es puesto al servicio de la
parroquia, el sacerdote debe calcular los gastos que demanda para
incluirlos, con aprobación previa del señor Obispo, dentro del
presupuesto de la Parroquia para que esta los cubra.
f)
Anualmente se debe cancelar el impuesto del vehículo a través de los
formularios establecidos para este efecto, de acuerdo con la normativa
vigente en el lugar en el que se encuentra matriculado el mismo.
g)
Cumplir con las normas de tránsito y de movilidad establecidas en la
ciudad de manera que no se generen cargas adicionales por
comparendos e infracciones.
h)
Es responsabilidad del Párroco que quien conduzca el vehículo
matriculado a nombre de la parroquia, cumpla con los requisitos legales
para tal fin, tenga vigentes los documentos requeridos y además tenga
conocimiento de las normas de tránsito.
i)
El vehículo de la parroquia será utilizado exclusivamente para las
labores directas y complementarias de los servicios parroquiales y no
podrá ser utilizado para servicios personales o particulares no
relacionados con las actividades propias de la Parroquia.
j)
Se deberán calcular las provisiones para su reposición según la vida
útil de los vehículos.
k)
La adquisición de vehículos por parte de la Parroquia deberá obedecer
a criterios de necesidad, servicio y prioridad.
l)
No se autorizará la adquisición de vehículos cuando la Parroquia no
cuente con unos estados financieros solventes que le permita el cabal
cumplimiento de sus obligaciones fundamentales, ni tampoco en
aquellos casos en que, aunque la parroquia es solvente; no cumple con
las directrices y lineamientos establecidos por la Diócesis o por las
normas vigentes respecto a la generación de información, contable,
financiera y las disposiciones laborales o tributarias a que haya lugar.
Administración de los bienes Inmuebles: Todo Párroco debe elaborar el
inventario de los bienes inmuebles de la Parroquia (Canon 1283, 2º), en el
cual se detalle: clase de bien (lote, bodega, templo, casa cural, apartamento,
etc.), la ubicación, la fecha de adquisición, el número de la escritura de
compra, la notaria, el valor de compra, el propietario (Parroquia o Diócesis),
la matrícula inmobiliaria, la actualización de los avalúos catastrales según
corresponda y toda aquella información adicional que sea necesaria para la
identificación legal y tributaria del inmueble.
Una copia de este inventario se debe entregar al señor Obispo y otra al
Contador o quien haga sus veces, por lo menos una vez al año antes del 31
de diciembre.
A continuación se anexa un modelo de formato para toma de inventario y se
establecen las directrices complementarias para la adecuada administración,
control y custodia de estos bienes:
:
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES PARROQUIA NNN
Clase
Ubicación
Fecha de
adquisición
Escritur
a
Notari
a
Vr
compra
Propietari
o
Matrícula
inmobiliar
ia
Aparta
mento
Templo
Chip
Avalúo
catastral
Cra26 40 08
barrio la
Soledad
Abril 14 de
1958
1328
Primer
a
$30.000
Parroquia
050201015
AAA002
5Z
$140.000.
000
Cra26 39ª
16
Junio 25 de
1959
1620
Tercer
a
$53.000
Diócesis
050208015
AAA008
0Z
$1.400.00
0.000
a)
El inventario de estos bienes debe ser detallado e incluir: títulos de
propiedad civilmente válidos (Canon 1284,2º, 2º), planos y constancias
sobre impuestos, cédula catastral, boletín de nomenclatura y matrícula
inmobiliaria.
b)
El título de propiedad de un inmueble es la escritura pública de
adquisición. Esta se identifica mediante el número, la Notaría, la fecha
de su firma y la clase de contrato suscrito por la Parroquia o la Diócesis.
La escritura debe registrarse en la Oficina de Registro de Instrumentos
Públicos que corresponda o de la cabecera municipal respectiva a fin
de formalizar su propiedad mediante la expedición del certificado de
tradición y libertad.
c)
Es responsabilidad del Párroco la debida conservación del certificado
de tradición y libertad de cada inmueble, en los archivos de la
Parroquia; el cual contiene la historia inmobiliaria y su condición de
libertad frente a gravámenes tales como, hipotecas, embargos, etc.
d)
Toda construcción parroquial debe tener su correspondiente licencia de
construcción.
e)
Cuando la Parroquia se encuentra edificada sobre un lote de terreno de
propiedad del Distrito Capital, se debe contar con la respectiva licencia
de construcción en la modalidad de reconocimiento, debidamente
suscrita por el Defensor del Espacio Público o quien haga sus veces.
f)
Toda Parroquia debe conservar en su archivo los planos
arquitectónicos, diseños estructurales, peritajes estructurales, estudios
de suelos, planos de instalaciones eléctricas e hidráulicas y otros de
cada inmueble de la Parroquia. Estos estudios nunca deben ser
destruidos y copia de los mismos se debe remitir al señor Obispo de la
Diócesis de Monteróa.
g)
En la carpeta de cada inmueble también deben conservarse a
perpetuidad las resoluciones de exención de impuesto predial y CAR
(cuando haya lugar); recibos que acrediten el pago de cualquier otro
Observ
aciones
impuesto o gravamen; copia de los formularios de impuesto predial
unificado (auto-avalúos) por los años gravables que se hayan
presentado, recibos de pago del gravamen de valorización, etc, así
como la correspondencia relacionada con actos relativos a los
inmuebles, querellas, resoluciones, etc.
Construcciones y Reformas:
Cuando se determine la necesidad de adelantar construcciones o
modificaciones en las construcciones ya existentes; es necesaria la
aprobación previa del proyecto, por parte del señor Obispo de Montería. El
proyecto debe ser presentado, para tal fin con los planos arquitectónicos,
justificación, estudio de suelos, presupuesto y plan de financiación de la
obra.
Las Parroquias que reciben donaciones para este fin, deben informar al
Señor Obispo y al donante, sobre: la recepción del cheque, los gastos
efectuados y el beneficio pastoral obtenido.
Toda obra que se adelante, deberá contar con las licencias respectivas. Toda
reforma deberá realizarse bajo los criterios de calidad, durabilidad,
uniformidad, prioridad y su justificación deberá fundamentarse en el
mejoramiento de los servicios parroquiales.
No procederán reformas cuya durabilidad sea inferior a 10 años, o no sea
coherente con las líneas arquitectónicas, de conservación y de seguridad
que se tienen.
Compra de Inmuebles:
Para la adquisición de bienes inmuebles se deberán surtir los siguientes
requisitos previos:

Análisis del polígono normativo del sector en el que se encuentra
ubicado el inmueble que se pretende adquirir con el objeto de
determinar el uso permitido.

Estudio de títulos efectuado por el Departamento Jurídico de la Diócesis
de Montería.

Avalúo comercial realizado por una firma autorizada por la Lonja de
Propiedad Raíz de o asimilada.

Plan de pagos acorde con las posibilidades reales de la Parroquia.
 Promesa y escritura de compraventa elaboradas por profesionales
idóneos y revisadas por el Departamento Jurídico de la Diócesis de
Montería o elaboradas por este último.
 Concepto escrito favorable del señor Obispo de Montería
autorización escrita para la adquisición del inmueble
y su
Arrendamiento de Inmuebles de la Parroquia:
Pasos a seguir:
 Autorización escrita del Señor Obispo.
 Concepto favorable del Obispo.
 Contrato elaborado por profesionales idóneos y revisados por el
Departamento Jurídico de la Diócesis de Montería o elaborado por este
Último.
 Solicitar a los arrendatarios documentos y garantías que soporten las
Obligaciones económicas.
 Las Parroquias podrán utilizar empresas inmobiliarias para la
administración de los arrendamientos según las características de los
predios y de la Parroquia; o entidades de seguros de arrendamiento para
garantizar las condiciones en que se arriendan los inmuebles y el
cumplimiento de las obligaciones por parte de los arrendatarios.
Enajenación de bienes inmuebles:
Requisitos previos:

Avalúo comercial elaborado por una firma autorizada por la Lonja de
Propiedad Raíz o asimilada.

Solicitud de autorización de venta dirigida al señor Obispo de Montería,
justificando la transacción, el valor, las condiciones de negociación y la
destinación de los recursos provenientes de la venta.

Concepto escrito favorable del Obispo de Montería y su autorización
también escrita. Esta autorización es necesaria para la validez de la
enajenación.

Proyecto de contrato de promesa de compraventa elaborado por un
profesional idóneo y debidamente revisado por el Departamento
Jurídico de la Diócesis de Montería o elaborado por este último.

Escritura pública mediante la cual se transfiera el dominio del predio.

Recibo en el que conste el monto recibido como pago por la
enajenación

Entrega real y material del inmueble.
Los bienes confiados a la administración
del Párroco no podrán ser enajenados,
hipotecados, donados, o entregados a
terceras
personas
sin
la
previa
autorización del Obispo de Montería.
Canon 1296 y 1298
Depreciación de los activos fijos:
Toda Parroquia deberá tener un cuadro control de los activos fijos
depreciables, donde se indique:

El código contable donde está registrado dicho activo.

El nombre de la cuenta contable.

El nombre del bien o activo fijo.

La fecha de adquisición.

El valor de la adquisición.

La vida útil del activo.

El valor de la depreciación anual.

El valor de la depreciación acumulada.
Se utilizará como política de depreciación el método de línea recta, aplicando
80 años de vida útil para las edificaciones y construcciones, 10 años para los
muebles y enseres, 10 para equipos diferentes a los de cómputo, 5 años
para los equipos de cómputo y 15 años para los vehículos.
La parroquia podrá reconocer directamente en el gasto; la compra de bienes
cuya cuantía no supere los dos salarios mínimos legales mensuales
vigentes.
Como política de administración de los activos fijos, el Párroco deberá
establecer un fondo real para el mantenimiento, reparación y restitución de
los activos fijos de acuerdo con el uso, desgaste y vida útil de los mismos.
Administración de las Obligaciones de la Parroquia
La Parroquia en el desarrollo del giro ordinario de sus actividades, adquiere
compromisos de orden corriente y otras obligaciones que pueden
comprometer la sostenibilidad de la misma, cuya responsabilidad está en el
Representante Legal, es decir el Párroco designado para su administración.
El Párroco es el responsable de la correcta administración de todas las
obligaciones de la Parroquia y su pago oportuno.
Directrices para la administración de las obligaciones parroquiales y el
patrimonio:

Las obligaciones (pasivos): Como norma básica, las obligaciones
deberán estar enmarcadas dentro de los criterios de razonabilidad,
mesura y no podrán comprometer el patrimonio Parroquial.
Toda obligación que implique un compromiso mayor al del normal
funcionamiento de la Parroquia y que conlleve la afectación patrimonial
deberá ser comunicada previamente al señor Obispo de Montería para
determinar acciones que eviten el detrimento patrimonial de la Parroquia.
El Párroco responderá individualmente por aquellas obligaciones que no
hayan surtido este proceso o que resulten como consecuencia del
incumplimiento de las normas legales y reglamentarias.
El Párroco deberá garantizar la consecución de los recursos necesarios
para atender oportunamente todas las obligaciones contraídas por la
Parroquia y a su entrega, deberá contar con los recursos necesarios
para cumplir con las obligaciones causadas hasta la fecha.
El Párroco es el responsable de la correcta administración de todas las
obligaciones de la Parroquia y su pago oportuno.

Obligaciones especiales: Es obligación de todo Párroco dar estricto
cumplimiento a los siguientes compromisos económicos:
 Colectas
Realizar y motivar la participación de los fieles en las fechas
específicas para las colectas de:
a) Comunicación cristiana de bienes
b) Santos lugares
c) Buen Pastor
d) Óbolo de San Pedro
e) Misiones
f) Migrantes
Así mismo es responsabilidad el Párroco enviar oportunamente y a la
mayor brevedad a la Diócesis de Montería, la totalidad de los
recursos recaudados para cada una de las colectas, a más tardar el
primer día hábil siguiente a la fecha de su realización.
 Aportes para la seguridad social de sacerdotes
Todo Párroco deberá realizar aportes a la salud, pensión, Riesgos
laborales, caja de compensación, Plan empresarial de salud, mutuo
auxilio para el clero, póliza funeraria y opcionalmente aporte voluntario
para pensión, de acuerdo con el valor base previamente fijado por la
Diócesis de Montería. Estos aportes deben ser así: un XX% de parte
del Párroco de sus ingresos propios y el XX% con cargo a los recursos
de la Parroquia.
El pago deberá cancelar por anticipado el primer día hábil de cada
mes, la cuota mensual correspondiente, a la Diócesis de Montería con
el fin de que esta última pueda realizar el pago correspondiente antes
de los cinco primeros días de cada mes.
 Cuota y colecta zonal
Cada Parroquia deberá contribuir con un aporte mensual a la Diócesis
de Montería, para el sostenimiento y funcionamiento de la misma; esta
cuota previamente acordada con el señor Obispo, se deberá cancelar
dentro de los cinco primeros días de cada mes mediante consignación
bancaria en la cuenta que la Diócesis de Montería disponga para tal
fin; o excepcionalmente mediante pago en efectivo en la oficina de
tesorería de la Diócesis, previa autorización expresa por parte del
señor Obispo.
Adicionalmente la Diócesis de Montería determinará una fecha de
colecta zonal, la cual es de obligatoria realización y el monto
recaudado se entregará a la Diócesis de Montería, el primer día hábil
siguiente a su recaudo.
 Catolicismo
Toda Parroquia aportará una cuota mensual cuyo valor será decretado
por el señor Obispo al inicio de cada año; y se destinara para
contribuir con el sostenimiento de la emisora Diocesana, esta cuota
deberá ser cancelada a la Diócesis de Montería mediante
consignación o transferencia bancaria a la cuenta dispuesta para tal
fin.
 Obligaciones laborales
De conformidad con las obligaciones laborales, tratadas en el capítulo
tres (3) de este manual, acordes con las disposiciones laborales
decretadas por el gobierno nacional y con lo establecido en el Canon
1286 a saber:
“1286 Los administradores de bienes:
1 En los contratos de trabajo y conforme a los principios que enseña la
Iglesia, han de observar cuidadosamente también las leyes civiles en
materia laboral y social;
2 deben pagar un salario justo y honesto al personal contratado,
de
manera que éste pueda satisfacer convenientemente las necesidades
personales de los suyos.”
Por lo anterior el Párroco debe reservar de manera mensual el dinero
suficiente para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales y
seguridad social de todos los trabajadores.
Es responsabilidad del Párroco entregar los recursos necesarios al
entregar una parroquia, para cubrir estas obligaciones causadas
mínimo hasta la fecha de entrega de la Parroquia a su cargo.
Estas recursos deberán reservarse mensualmente, a través del ahorro
real de dinero en las cuentas bancarias de la Parroquia, en títulos de
renta fija o cualquier otro medio que represente efectivo realizable en
un tiempo no superior a 90 días; que no represente riesgo para el
capital reservado, ni variaciones significativas en su valor y que pueda
ser fácilmente convertible en efectivo.
Así mismo, deberá observar la totalidad de las normas vigentes en
materia laboral de manera que se disminuyan los riesgos de
reclamaciones futuras.
En el evento de tener reclamaciones en curso deberá realizar las
reservas de recursos necesarias que permitan atender estas
situaciones.
 Obligaciones fiscales
De acuerdo con las actividades y responsabilidades que tenga la
Parroquia respecto de la Administración de Impuestos y Aduanas
Nacionales y de la Secretaría de Hacienda Municipal, o quien haga
sus veces a nivel territorial, el Párroco deberá atender oportunamente
todas las obligaciones fiscales que le correspondan.
 Otras Obligaciones
Con el fin de atender oportunamente y de manera adecuada el
mantenimiento de la infraestructura, el mantenimiento de los osarios,
el mantenimiento de los cenizarios y demás activos de la Parroquia
sujetos a desgaste por uso o por el paso del tiempo, la Parroquia
deberá crear un fondo de reposición, mantenimiento y conservación
de dichos activos.
Este fondo será conformado con los siguientes recursos:
1. El 30% de los ingresos anuales provenientes del pago de
cenizarios, osarios, tumbas, mausoleos o similares.
2. El 30% de los ingresos anuales provenientes de arrendamientos.
3. El 50% de los ingresos anuales provenientes de donaciones o
ingresos extraordinarios no previstos en el presupuesto inicial.
 El Patrimonio
El patrimonio de la Parroquia está conformado por los bienes iniciales
al momento de su creación, más los excedentes obtenidos durante los
años de funcionamiento, y será obligación del Párroco conservar y
aumentar dicho patrimonio durante la gestión al frente de la Parroquia.
Otras Directrices
Las Parroquias pertenecientes a la Diócesis de Montería; deberán observar
todos los procesos y procedimientos definidos por la Diócesis para la
adecuada administración y control de los recursos de cada parroquia, entre
ellos los que se describen a continuación:
Procedimiento Para la Administración y Control de Cuentas por Cobrar
A continuación se establecen los parámetros bajo los cuales la Parroquia,
aprueba y recauda las cuentas por cobrar por los diferentes conceptos y
para mayor comprensión de este procedimiento, se definen los siguientes
conceptos claves:
Deudores: Todas las Personas naturales o Jurídicas a las cuales, la
Parroquia les factura un producto y/o servicio.
Anticipos: Se entiende como anticipo todo desembolso realizado a
personas Naturales o Jurídicas para el desarrollo de una actividad
específica, suministro de productos y/o servicios, posterior a la fecha del
anticipo.
Ingresos por Cobrar: Son todos aquellos Ingresos facturados de los cuales
no se ha recibido el pago correspondiente.
Criterios Para la Administración y Control de Cuentas Por Cobrar
Se observarán los siguientes criterios:
 Las cuentas por cobrar por concepto de anticipos a proveedores y/o,
contratistas, se contabilizarán y pagaran previa autorización del Párroco,
una vez evalúe las actividades a desarrollar y se firmen los documentos
necesarios para que el beneficiario del pago (proveedor o contratista)
responda a la Parroquia por los dineros recibidos a título de anticipo y
en ningún caso dicho anticipo será superiores al 50% del total del bien o
servicio.
 Las cuentas por cobrar por concepto de anticipos a empleados, se
contabilizarán y pagarán previa autorización del Párroco, mediante su
aprobación; la cual se debe evidenciar en el formato de solicitud de
anticipos dispuesto por la Diócesis de Montería para tal fin.
 Las cuentas por cobrar por concepto de arrendamiento de locales
comerciales, viviendas y auditorios, se facturarán con base en los
contratos firmados por la Parroquia con los usufructuarios del bien en
arriendo; previo estudio y validación del contrato por parte del Asesor
Jurídico de la Diócesis de Montería.
Es responsabilidad del Párroco garantizar que los modelos de contratos
utilizados para cada caso; cumplan con todos los requisitos de ley y
cubran todos los riesgos inherentes a los que se expone la Parroquia.
 Las cuentas por cobrar por conceptos de derechos de cementerio, se
facturarán previa solicitud de la entidad fúnebre a nombre de quien
corresponda y aprobación del administrador del cementerio.
Administración y Control
Con el fin de garantizar la correcta administración y Control de las cuentas
por cobrar se establecen los siguientes parámetros:
 Los anticipos a Proveedores y/o Contratistas se deben solicitar con dos
(2) días de anticipación al Párroco, mediante copia del documento
firmado por las partes con el cual se obliga al proveedor o contratista,
para que responda a la Parroquia por los dineros recibidos a título de
anticipo.
En caso de estar de acuerdo, el Párroco, aprobará el anticipo mediante
su visto bueno sobre el físico del formato y entregará a quien ejerza el
cargo de Secretaria Parroquial o a quien el Párroco haya asignado
dichas funciones; para el correspondiente giro. El desembolso se
realizará el siguiente día hábil al que se aprueba.
 Los anticipos a empleados se deben solicitar con dos (2) días de
anticipación al Párroco, mediante formato establecido por la Diócesis de
Montería $para tal fin y del cual se incluye a continuación un modelo:
Modelo de Formato para Legalización de Anticipos a Empleados
NOMBRE DE LA PARROQUIA
NIT. XXX.XXX.XXX- X
FORMATO PARA SOLICITUD DE ANTICIPOS A EMPLEADOS
Destinación del Anticipo
Fecha de Anticipo
Detalle de la destinación de recursos
Total Anticipo
Nombre del empleado
solicitante:
Valor
$
Firma del Solicitante:
Documento de Identificación
AUTORIZACION DE DESCUENTO
Atentamente declaro que conozco el procedimiento establecido en la Parroquia para la legalización de anticipos, y autorizo
a mi empleador para que descuente de mis salarios y/o prestaciones sociales; el valor correspondiente al presente anticipo
o a los anticipos que me hayan sido entregados y que no haya legalizado dentro de los términos establecidos en el presente
procedimiento mencionado.
Firma del empleado en señal de aceptación: ___________________________________________________________
Nombre del Empleado: _______________________________________________________________________________
Documento de Identificación y número: _________________________________________________________________
Vo. Bo. para la aprobación del giro: ____________________________________________________________________
 La legalización de anticipos de contratista o proveedores se realizara en
un periodo no mayor a 30 días, previa entrega a satisfacción del bien o
servicio y emisión de la respectiva factura de venta, cuenta de cobro o
documento equivalente.
 La legalización de anticipos a empleados se realizará, atendiendo las
siguientes observaciones:
 Los gastos pagados con los recursos del anticipo; deben estar
respaldados por sus respectivos soportes (factura, cuenta de cobro,
documento equivalente) ; los cuales deben cumplir con los requisitos
establecidos en la normatividad vigente, tales como: fecha, nombre
del beneficiario del pago, Número y tipo de identificación del
beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del gasto,
evidencia del pago realizado, anexar el R.U.T. en caso de que sea un
pago de un servicio del régimen simplificado, entre otros.
 Los soportes que respaldan los gastos no deben llevar tachones ni
enmendaduras.
 Los dineros girados como anticipo solamente pueden ser utilizados o
destinados para cubrir los gastos detallados en el formado de
solicitud de anticipo correspondiente, dado que para ese fin fueron
autorizados.
 Los excedentes que resulten, una vez pagados los gastos para los
cuales fue girado el anticipo; deberán ser consignados en la cuenta
bancaria de la Parroquia de manera inmediata o ser entregados en
efectivo a la persona que ejerza el cargo de Secretaria Parroquial o
quien desempeñe sus funciones.
 La legalización de anticipos a empleados se realizara en un plazo no
mayor a 2 días, se debe diligenciar en el formato dispuesto por la
Diócesis de Montería para tal fin y del cual a continuación se incluye
un modelo a continuación:
Modelo de Formato para Legalización de Anticipos a Empleados
Parroquia XXXXXXXXXX
NIT. XXX,XXX,XXX - X
FORMATO PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS A EMPLEADOS
Fecha de la legalización
2 de marzo de 2008
Fecha en que fue girado el anticipo:
28 de febrero de 2008
Periodo al que corresponden los gastos:
del 1 al 22 de febrero de 2008
Nom bre del responsale del anticipo:
María Mendieta
Valor del Anticipo
$ 260.000
(-)
Valor reintegrado en efectivo ( * )
(=)
Valor a Legalizar
$ 56.500
$ 203.500
No.
Fecha
Concepto del gasto
Beneficiario del pago
Nit
Valor
1
01/02/2008
Gastos de Oficina (Llaves oficina)
Autollaves Especiales S.A.S.
2
08/02/2008
Transporte de Parroquia a Diócesis
Parroco Alberto Aranguren
3
14/02/2008
Envio documentos a Diócesis
DHL EXPRESS
4
15/02/2008
Gastos de Fotocopias
Copicolor El Chico
39.534.612-1
1.400
5
15/02/2008
Compra resma de Papel
Panamericana S.A.
830.037.946-3
12.000
6
18/02/2008
Compra libra de café y aromáticas
Olimpica
890.107.487-3
56.800
7
22/02/2008
Compra borrador y Pegadit
Copicolor El Chico
39.534.612-1
12.300
52.332.835 - 0
26.000
17.121.328
25.000
860.502.609-1
Total a Reem bolsar
70.000
$ 203.500
Detalles del reintegor en efectivo:
Valor Consignado:
Fecha de Consignación:
Consignado en cuenta bancaria a nombre de la Parroquia No.:
Valor Devuelto:
Recibo con el cual se hizo devolución del efectivo No.:
Fecha de devolución:
Observaciones:
( * ) El valor reintegrado en efectivo debe estar soportado con la consignación correspondiente en la cuenta bancaria a
nombre de la Parroquia; o en su defecto; con copia del recibo de caja con el cual consta la devolución del efectivo
Elaborado por:
Aprobado por:
Firm a del quien elaboró
Firm a del Párroco
Nom bre
Nom bre
Cargo
Parroco de la Iglesia XXXXXXXXXXXXXX
 Las cuentas por cobrar por concepto de arrendamientos se recaudarán
así:
 La legalización de anticipos a empleados se realizara en un plazo no
mayor a 2 días, se debe diligenciar en el formato dispuesto por la
Diócesis de Montería para tal fin y del cual a continuación se incluye
un modelo a continuación:
 Los primeros tres días de cada mes se elaboran las facturas; las
cuales se envían al arrendatario en medio físico o vía e-mail. Con
base en lo establecido mediante contrato. Todos los arrendadores
deberán pagar el canon de arrendamiento de manera anticipada
durante los primeros cinco días del mes al que corresponde el canon.
Si el pago no es recibido oportunamente; La Parroquia procederá de
la siguiente manera:
 El primer mes de vencida la deuda se envía notificación por escrito
informando al arrendatario que su pago no aparece reportado en
nuestro sistema de información y solicitando que envíe el soporte
correspondiente. Adicionalmente y posterior al envío de la
notificación; se debe realizar una llamada al cliente para confirmar el
recibido de la notificación y hacer seguimiento al recaudo de la
deuda.
 El segundo mes de vencida la deuda, se envía una segunda
notificación por escrito, informando que dicha deuda presenta una
mora y especificando los días de retardo en el pago. Así mismo se
informará que la deuda ha sido reportada al área jurídica de nuestra
entidad para iniciar cobro pre-jurídico. Adicionalmente se debe
realizar una llamada al cliente para confirmar el recibido de la
notificación y hacer seguimiento al recaudo de la deuda.

Al tercer mes de vencida la deuda, está debe ser reportada al asesor
jurídico de la Nombre de la entidad para que inicie el proceso de
cobro mediante las herramientas legales disponibles y se informara
mediante notificación por escrito, informando que dicha deuda
presenta una mora y especificando los días de retardo en el pago. Así
mismo se informará que la deuda ha sido reportada al área jurídica de
nuestra entidad para iniciar cobro jurídico. Adicionalmente se debe
realizar una llamada al cliente para confirmar el recibido de la
notificación y hacer seguimiento al recaudo de la deuda.

En el proceso de cobro jurídico; el responsable por el mismo es el
Abogado de la Diócesis de Montería y se encargará de recaudar los
dineros adeudados y/o recuperar el inmueble a la mayor brevedad.
 Los servicios por derechos fúnebres se cobran mediante la emisión de
factura a final de cada mes; los cuales deben ser cancelados en un plazo
no mayor a 30 días calendario.
Vigencia
Este procedimiento rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas
disposiciones que le sean contrarias.