DIÓCESIS DE MONTERÍA DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES PARROQUIALES La Iglesia puede adquirir, administrar o enajenar los bienes parroquiales para alcanzar sus propios fines (Canon 1254,1º); su finalidad es la de aprovechar los recursos de manera que favorezca el sentido pastoral, el compartir responsable, la fraternidad y la justicia fundamentado en el principio de la solidaridad y conservación de los bienes parroquiales. Bienes Eclesiásticos Los bienes que pertenecen a la Parroquia, persona jurídica pública, son bienes eclesiásticos (Canon 1257,1º) y deben ser considerados como los medios para su acción pastoral (Canon 1254,2º; 528 y 529). Los bienes de la Parroquia se pueden dividir así: Efectivo, bancos e inversiones Comprende a todo el dinero o su equivalente que representado en efectivo moneda nacional y moneda cuentas corrientes, de ahorros, títulos, cédulas, negociables, depósitos a la vista en bancos en cooperativas u otras entidades financieras. tenga la Parroquia extranjera, cheques, valores o papeles bancos, entidades Activos Fijos Conformados por mobiliario, equipos, vehículos, bienes inmuebles y otros bienes muebles o inmuebles que pertenezcan a la parroquia. Mobiliario, equipos y vehículos: La Parroquia en el desarrollo de sus actividades propias, requiere una dotación mínima para funcionar adecuadamente y prestar sus servicios en óptimas condiciones a la comunidad, esta dotación incluye entre otros: los muebles, enseres, equipos de comunicación, equipos de cómputo, vehículos y otros bienes empleados en forma permanente para el desarrollo normal de sus labores, o que posee para el apoyo de la prestación de sus servicios y actividades y que por definición no están para la venta y la vida útil de éstos es mayor a un año. Inmuebles: Son aquellos bienes que se encuentran fijados al suelo por sus raíces o cimientos. Están representados en los terrenos, lotes, construcciones o edificaciones para el uso o servicios de la Parroquia y aquellos que no siendo utilizados en las actividades propias de la Parroquia son de su propiedad, tales como locales, fincas, bodegas, lotes, etc. Otros Bienes: Son derechos o bienes de propiedad de la Parroquia, representados en obras de arte, licencias, títulos valores o derechos por cobrar, o cualquier otro derecho soportado a favor de la Parroquia. Administración de los Bienes de la Parroquia Los bienes parroquiales deben ser administrados de acuerdo con las normas eclesiásticas (Canon 1257,1º y siguientes) y las leyes colombianas vigentes aplicables en cada caso (civil, laboral, comercial, tributario, contable y financiero). El Párroco es el responsable de la correcta administración de todos los bienes de la Parroquia (Canon 532). De manera especial debe dar cumplimiento a los Cánones 1281 a 1288, a la legislación complementaria de la Conferencia Episcopal de Colombia y a las directrices y lineamientos impartidos por el señor Obispo de Montería. Es importante tener en cuenta que conforme a lo establecido en el Canon 1254; los bienes administrados por la Iglesia Católica, son para alcanzar sus propios fines, siendo estos: sostener el culto divino, sustentar honestamente al clero y demás ministros y hacer las obras de apostolado sagrado y de caridad sobre todo con los necesitados. Así las cosas, queda prohibido utilizar dichos recursos para préstamos a empleados. Directrices para la administración de los bienes Parroquiales: El efectivo: Comprende los dineros en moneda nacional y/o moneda extranjera que posea la Parroquia y se administra a través de la caja general, caja menor, depósitos a la vista en bancos, entidades cooperativas u otras entidades financieras. Equivalentes de Efectivo: Son las inversiones que la Parroquia mantiene en el corto plazo, es decir un año; que se caracterizan por ser de gran liquidez o fácilmente convertibles en efectivo, su riesgo por cambio de valor es insignificante y su plazo de vencimiento no supera los 6 meses y su calificación es AAA, AA, AA+ Tanto los recursos de en efectivo, como sus equivalentes; tendrán un responsable asignado mediante documento escrito emitido por el representante legal de la parroquia. Dicho responsable debe ser uno de los funcionarios de la parroquia, según la estructura de la misma. Ambos, el Párroco en calidad de Representante Legal y quien desempeñe las funciones de tesorería deberán atender procedimientos para el manejo del efectivo. las siguientes políticas y a) Todo recaudo de dinero de cualquier denominación y concepto, deberá ingresar a la caja general de la Parroquia, soportado con el correspondiente recibo de caja. b) La administración de efectivo debe ser responsabilidad de una sola persona, la cual será delegada por el párroco y tendrá está función asignada por escrito. A continuación se detalla un modelo del formato destinado por la Diócesis para tal fin: Nombre de la Ciudad, fecha Señor (a) Nombre del empleado Cargo Nombre de la Parroquia Respetado señor (a): Debido al cargo que usted desempeña; atentamente informo que le he designado para que tenga bajo su responsabilidad la administración, custodia y control de los recursos en efectivo de nuestra Parroquia correspondientes a la caja XXXXX (especificar si es la caja menor, la caja general), por lo que deberá observar lo establecido para tal fin en el manual de proceso y procedimientos para el control de efectivo, del cual se adjunta una copia en este documento. Agradezco de antemano su valiosa colaboración. Atentamente, Firma del Párroco Nombre del Párroco Párroco de la Iglesia XXXXXXXXXXXXXXX MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL DE EFECTIVO El efectivo está compuesto por la moneda nacional y/o moneda extranjera que posea la Parroquia y se administra a través de la caja general, caja menor, depósitos a la vista en bancos, entidades cooperativas u otras entidades financieras. A continuación se detalla el procedimiento a seguir para la adecuada administración, custodia y control de estos recursos. 1. El Párroco designará por escrito, la responsabilidad para la administración, control y custodia del efectivo. 2. La persona responsable tendrá a cargo el recaudo de efectivo y los pagos de obligaciones. 3. No se reciben pagos en cheques; en caso de ser necesario; debe ser autorizado expresamente por el Párroco y bajo su propio riesgo. 4. No ese autoriza hacer cambio de cheques por efectivo. 5. Los cheques girados por la Parroquia para pagos a terceros, tendrán el sello de cruce al primer beneficiario, con el fin de restringir la circulación y evitar que lleguen a manos inescrupulosas. 6. Por razones de seguridad para el empleado y la Parroquia y como medida de control interno, no se debe transportar retiros superiores a un salario mínimo mensual legal vigente. Los retiros superiores a esta cantidad deben solicitarse en cheque a nombre del Beneficiario del Pago. Si por alguna razón de fuerza mayor es urgente disponer de una cantidad superior a la cifra mencionada en efectivo; quien vaya a efectuar la transacción, deberá hacerse acompañar de otra persona y tener la autorización expresa del Párroco. Cualquier pérdida por contradicción a esta directriz, será asumida por quien autoriza el retiro. 7. Tanto los recaudos como los pagos en efectivo deberán estar respaldados por sus respectivos soportes (factura, cuenta de cobro, recibo, documento equivalente, etc.) a nombre de la Parroquia y deben cumplir con todos los requisitos de Ley, entre ellos, no presentar tachones ni enmendaduras. 8. Al final de la jornada de atención al público se elaborará la planilla de Caja, según el modelo adoptado por la Diócesis y será firmada y entregada por el responsable de la misma al Párroco; quién la revisará y firmará de recibido. Las planillas de caja en original; deben ser entregadas de manera periódica (semanal, quincenal etc) en la tesorería de la Diócesis. Por lo menos una vez al mes y a mas tardar el segundo día hábil del mes siguiente al que corresponden las planillas; cada parroquia entregará en la tesorería de la Diócesis de Montería; la totalidad de las planillas de caja elaboradas durante el mes. 9. El dinero recaudado será consignado en la cuenta la Parroquia o en su defecto en Caja Fuerte; esto los casos expresamente autorizados por el señor Parroquias para las cuales resulte oneroso administración de la cuenta bancaria. bancaria a nombre de último solamente para Obispo en especial a asumir el costo de 10. Por ningún motivo se dejará dinero en el puesto de trabajo y en caso de que resulten hurtos o robos, la persona a cargo se hará responsable por los valores sustraídos respondiendo con su propio pecunio. 11. Los dineros depositados en Caja fuerte tendrán un libro control que será actualizado por el responsable de la misma. 12. Periódicamente el Párroco, el Contador, el Tesorero o la persona que el señor Obispo designe; hará arqueos de caja sorpresivos a todas las personas que tienen a cargo la administración, control y /o custodia de efectivo, dejando registrado en el formato diseñado para tal fin; cualquier diferencia encontrada y llevando a una cuenta de sobrantes o faltantes, según corresponda, dicha diferencia para contabilizar la respectiva responsabilidad. 13. Cuando por cualquier motivo, (fallas de energía, actividades extraordinarias) no se pueda obtener la información sistematizada, esta deberá hacerse por cualquier otro medio con los documentos del día así sean elaborados a mano, o a través de un arqueo de caja. En todos los casos, la Cuenta de Caja debe estar cerrada con la firma del Párroco y en caso de omisión de esta función la responsabilidad de los faltantes será compartida. 14. En caso de anticipos entregados a proveedores o a empleados para consecución de elementos u otros para la oficina, se contabilizarán como tales a nombre del responsable. Estos deben legalizarse lo más pronto posible; el mismo día tratándose del área urbana o durante la misma semana cuando sea en el área rural y nunca pasarán de un mes a otro. 15. El responsable de los recursos en efectivo, solamente podrá hacer los pagos, para los cuales haya recibido el soporte (factura, cuenta de cobro, documento equivalente) debidamente aprobados por el Párroco mediante visto bueno sobre cada recibo aprobado. Para cada pago efectuado; el responsable de los recursos en efectivo deberá elaborar un comprobante de egreso; el cual debe ser firmado por el beneficiario del mismo, informando su número de identificación. Cada comprobante de pago además de la firma y documento de identidad del beneficiario; deberá llevar anexa la factura, cuenta de cobro o documento equivalente que originó el pago. 16. Los comprobantes de egreso, debidamente diligenciados y soportados, deben ser entregados de manera periódica (semanal, quincenal etc) en la tesorería de la Diócesis. Por lo menos una vez al mes y a mas tardar el segundo día hábil del mes siguiente al que corresponden los comprobantes de egreso; cada parroquia entregará en la tesorería de la Diócesis de Montería, la totalidad de las comprobantes de egreso del mes, así como la totalidad de las planillas de caja y planillas de recaudo de ofrendas elaboradas durante el mes. 17. Las planillas de caja en original; deben ser entregadas de manera periódica 18. Quedan prohibidos expresamente cualquier tipo de préstamos a empleados o terceros con recursos de la Parroquia. 19. Al respaldo de las consignaciones, se debe anotar los números de las planillas de caja y/o planillas de recaudo de ofrendas que respaldan dicha consignación. c) Las ofrendas recibidas en las celebraciones litúrgicas y en los monederos o alcancías, requieren control especial en su recaudo y cuantificación. A continuación se detallan los procedimientos a seguir en cada caso: Procedimiento para las ofrendas de celebraciones: Para la recolección de ofrenda en las celebraciones litúrgicas; se debe disponer de los elementos que garanticen la seguridad del dinero una vez entregado por los feligreses y hasta que se realice el conteo del mismo en presencia del Párroco; de tal manera, que se disminuya hasta donde sea posible el riesgo de que personas inescrupulosas tomen para su propio lucro, el dinero ofrendado. Una vez recogida la ofrenda, el funcionario encargado proceda depositar el dinero en el altar o a un lado del mismo. Al terminar la celebración; el encargado de la recolección de la ofrenda, la tomara y acompañado por el Párroco; la llevará al lugar designado por este para guardarla hasta el momento del conteo. Posteriormente se procederá a su conteo y se registrará en la planilla destinada para tal fin; la cual debe incluir fecha y hora en que se realizó la celebración, fecha y hora en que se realizó el conteo, valor recaudado, firma del encargado del conteo y firma del Párroco en el campo destinado para quién “Revisó”. A continuación se anexa el modelo de formato para la planilla en mención: Parroquia XYZ Planilla Control de Ofrendas No. _____ Fecha de Celebración 01/ago/2012 Total Recaudo Hora de Celebración Fecha de Conteo 7 am 01/ago/2012 Valor recaudado $105.000 Hora de Conteo 8 am $105.000 Elaboró conteo: Revisó: Nombre: Nombre: Los dineros recaudados deberán ser consignados a más tardar el siguiente día hábil en la cuenta bancaria correspondiente a la parroquia. Para los casos excepcionales en que la parroquia no tenga una cuenta bancaria o por la cuantía del valor recogido resulte costoso administrar los recursos en la cuenta bancaria y siempre y cuando se haya solicitado la expresa autorización del señor Obispo de Montería; se podrán mantener los dineros recaudados en las instalaciones de la parroquia bajo la custodia del Párroco con las debidas precauciones para administración, custodia y control de efectivo mantenido en caja general. Mínimo una vez al mes y antes del segundo día hábil del mes siguiente; se deberán entregar las planillas de los diferentes conteos realizados durante el mes; al Contador de la Diócesis de Montería para que sean contabilizados. Una vez reciba las planillas de ofrendas recaudadas en el mes; la Tesorería procederá a elaborar el recibo de caja por el concepto de ofrendas, y entregará copia del recibo al Párroco, quien lo archivará junto con copia de las planillas correspondientes. Para el control de los monederos y alcancías, se recomienda realizarlo semanalmente, en este caso se hará el conteo entre el párroco y funcionario designado para tal fin y se dará entrada a caja general elaborando el recibo respectivo, indicando en el concepto “ofrenda monedero o alcancía de la semana agosto 13 al 19” por ejemplo. Para el caso de la ofrenda dominical y de fiestas especiales, se hará el conteo finalizando el día respectivo, y se reportará a la menor brevedad a tesorería para el correspondiente ingreso. d) Como política de control interno, se recomienda que la totalidad de recaudos, sean revisados por el Párroco, se deje constancia con su firma de la verificación y sean consignados íntegramente en la cuenta bancaria que tenga la Parroquia, la consignación respectiva se anexará al cierre de caja diario o máximo, semanal. e) Los recaudos de las colectas especiales, Comunicación Cristiana de Bienes, Viernes Santo, Buen Pastor, Óbolo de San Pedro, MigrantesDesplazados y Misiones y la colecta Zonal, deben ser entregadas en su totalidad y a la mayor brevedad en la Tesorería de la Diócesis de Montería, preferiblemente mediante consignación o transferencia bancaria en la cuenta bancaria que la Diócesis disponga para tal fin. f) Es aconsejable que todo pago se haga mediante consignación o transferencia bancaria. Hoy las entidades financieras ofrecen servicios de “banca virtual” para realizar toda clase de pagos: servicios públicos, nómina, pago de la seguridad social, pago a proveedores, transferencias a cuentas, pago de impuestos, consultas de saldos, solicitud de extractos, etc, lo que permite optimizar el tiempo de nuestros colaboradores y enfocarlo en el servicio a la comunidad; al tiempo que facilita el cumplimiento de las obligaciones económicas de la Parroquia. Aunque estos servicios desde luego tienen un costo, dependiendo del movimiento que logre la Parroquia puede hacer convenios de reciprocidad con la entidad bancaria para disminuir o compensar el costo con saldos promedio en cuenta, además de evitar el costo de la chequera, disminuye la cantidad de tiempo de los colaboradores que se malgasta haciendo filas, el riesgo de pérdida de los recursos por la movilización de los mismos y el riesgo al que se exponen los empleados que generalmente transportan dinero, atentando contra su seguridad y bienestar. Cada Parroquia deberá evaluar el costo – beneficio de estos servicios virtuales en su contexto particular. g) Para cubrir gastos menores, se recomienda la constitución de un fondo fijo de caja menor, el cual estable el Párroco según las necesidades de cada entidad. El monto de dicho fondo debe ser inferior a un salario mínimo mensual legal vigente; su constitución será mediante memorando emitido por el Párroco y del cual debe quedar copia anexa a la hoja de vida del funcionario a quien se le asigna la responsabilidad por la administración, control y custodia de los recursos de este fondo, con la evidencia de recibido por parte de dicho funcionario, mediante firma sobre el físico del memorando. Esta responsabilidad será asignada por el Párroco a uno de sus colaboradores del área administrativa y para establecer las condiciones de la asignación, puede guiarse por el siguiente ejemplo: PARROQUIA XXXXXXXXXXXXXX MEMORANDO No. XXXXXXX CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR Ciudad y fecha Nombre del Responsable: Dependencia: Valor del Fondo Asignado: Nombre del Empleado Cargo Valor en letras (valor en números) En la ciudad de XXXXXX a los XXXX ( XX ) días del mes de XXXXX del año XXXX, se reunieron: Nombre del Párroco, Representante Legal de la Parroquia XXXXXXXXXXX y el (la) señor (a) XXXXXXXXXX quien a la fecha posee vínculo laboral con la Institución y se desempeña en el cargo de XXXXXXXXXX; para acordar la constitución del Fondo Fijo de Caja Menor, en adelante FFCM y la asignación de la administración, control y custodia de dicho fondo, como se describe a continuación: 1. Se constituye a partir de la fecha el FFCM por valor de Valor en letras (valor en números), el cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Paroquia XXXXXXXXXX. 2. El valor máximo autorizado para ser pagado con los recursos del FFCM; será equivalente al 20% de dicho fondo. 3. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FFCM, serán las contempladas en el Manual de Procedimientos correspondiente, del cual se adjunta copia en el anexo 1 al final de este mismo documento. 4. Se asigna como responsable del FFCM al (la) funcionario (a) de la Parroquia XXXXXXXX mencionado (a) al inicio de este documento, quien declara que conoce el manual de proceso y procedimientos establecido por la Parroquia para tal fin, el alcance y limitaciones de esta labor y las acepta en su totalidad. 5. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del FFCM que se le asigna a dicho (a) funcionario (a), constituirá a partir de la fecha una labor adicional a las que actualmente desempeña, por lo que no genera mayor valor del salario pactado. 6. El (la) funcionario (a) aquí comprometido con esta labor declara que conoce, entiende y acepta cumplir con lo establecido en el manual de procesos y procedimientos de la Parroquia para la administración, control y custodia de los recursos entregados a título de FFCM. 7. El (la) funcionario (a) aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la custodia y el manejo de los dineros entregados a título de FFCM y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o prestaciones sociales, de los valores no justificados, mal administrados, o de los faltantes que surjan por su negligencia o incumplimiento del procedimiento correspondiente; sin perjuicio de las sanciones penales, civiles, laborales o de cualquier otra índole a que haya lugar. 8. La Parroquia XXXXXXXXXXXXXX se compromete a dar el apoyo y atención necesaria para el correcto y adecuado desempeño de esta labor por parte del funcionario. 9. La Parroquia XXXXXXXXXXXXXX se compromete a suministrar los recursos físicos necesarios y suficientes al (la) funcionario (a) responsable del FFCM para el control, administración y custodia de los dineros a ella entregados. ANEXO 1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FONDO FIJO DE CAJA MENOR (FFCM) El Fondo Fijo de Caja Menor (FFCM) como su nombre lo indica es un valor fijo establecido para la atención de los gastos menores de la Parroquia que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no permiten la programación del pago junto con el cronograma establecido para los pagos a proveedores. Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Al inicio de cada año el Párroco fijará mediante memorando, el monto del FFCM, asignando de manera explícita en dicho memorando, la responsabilidad para la administración, control y custodia de dicho monto; al empleado que corresponda. 2. El monto del FFCM se determinará con base en el promedio de gastos menores realizados mensualmente durante el año inmediatamente anterior. 3. Una vez establecido el monto para el FFCM, se procederá a la creación del mismo con el respectivo asiento contable en la fecha que fue emitido el memorando de constitución correspondiente. Copia de dicha acta, debidamente firmada por las partes; debe anexarse como soporte del comprobante del asiento contable. 4. El valor máximo a pagar con recursos del FFCM, corresponderá al 20% del monto del Fondo de Caja Menor. 5. Los gastos autorizados para ser pagados con recursos del FFCM son: - Mantenimiento - Comunicaciones. - Correo, portes y telegramas - Transporte - Servicios Públicos - Impresos y publicaciones - Fotocopias - Elementos de aseo y cafetería - Útiles y elementos de oficina - Elementos de papelería - Gastos relacionados con eventos pastorales - Gastos relacionados con capacitación - Gastos relacionados con publicidad. De ser necesaria una ejecución de un rubro diferente a los anteriormente mencionados; se requiere la aprobación expresa del Párroco 6. Se prohíbe realizar cambio de cheques a empleados o terceros con recursos del FFCM. 7. Se prohíbe hacer préstamos o auto – préstamos, a empleados o terceros con los recursos del FFCM. 8. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte; el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del pago, Número y tipo de identificación del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del pago, firma del beneficiario y todos los demás requisitos de ley (por ejemplo anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del régimen simplificado). 9. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni tachones. 10. Cuando el FFCM se haya agotado en un 80% se debe solicitar el reembolso correspondiente, en el formato respectivo. 11. Si al finalizar el mes el FFCM no se ha consumido en su totalidad, se debe tramitar la solicitud de reembolso del mismo sin importar el porcentaje pendiente por utilizar, esto con el fin de garantizar que los gastos sean causados contablemente en el mes al que corresponden y no se trasladen gastos de un mes a otro. 12. La solicitud de reembolso se tramitará, por el responsable del mismo, en el formato establecido por la Diócesis para tal fin y que debe contener como mínimo los siguientes datos: - Valor del FFCM - Fecha del reembolso - Valor a reembolsar - Valor disponible en efectivo - Valor representado en vales provisionales - Periodo a que corresponden los gastos a reembolsar - Saldo a reembolsar - Valores pagados detallando fecha, concepto, beneficiarios de los pagos y NIT. - Los valores pagados deben ser relacionados en orden cronológico iniciando con el más antiguo y terminando con el más reciente. - Cada soporte debe llevar un número consecutivo que lo identifique, asignado sistemáticamente y con base en el orden cronológico. - Nombre del responsable del FFCM - Firma de quien elaboró el reembolso - Firma de quien revisó el reembolso - Firma de quien aprobó el reembolso. 13. Los soportes anexos al formato de solicitud de reembolso, deben estar ordenados cronológicamente. Una vez ordenados los soportes de esta manera; se procede a numerarlos consecutivamente y así mismo se registrarán en el formato de solicitud de reembolso. Todos los soportes deberán llevar el sello “Cancelado por Caja Menor” ó “Pagado por Caja Menor” sobre el documento físico pero teniendo en cuenta que no se oculte información al imprimir este sello sobre el soporte correspondiente. 14. Teniendo en cuenta que los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado; los soportes del formato de solicitud de reembolso del FFCM deben pegarse en orden consecutivo en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto. 15. Así mismo, las facturas de registradora suministradas en papel químico deben fotocopiarse porque este papel no garantiza la conservación de la información ya que se borra al poco tiempo. 16. Elaborada la relación de reembolso del FFCM y firmada en el campo asignado para “Firma de quien elaboró.”; se entregará al Párroco para que proceda a su revisión y apruebe mediante su visto bueno sobre el formato de solicitud de reembolso, el reembolso correspondiente. 17. Una vez aprobada por parte del Párroco, la solicitud de reembolso; tal como se indica en el numeral anterior; se procederá a elaborar el comprobante de pago o egreso correspondiente. 17. La solicitud de reembolso de FFCM, aprobada con Vo. Bo del Párroco; debe quedar junto con sus anexos debidamente archivados conforme a lo establecido en este procedimiento; adjunta al comprobante de egreso mediante el cual se efectúa su pago al responsable del fondo. 18. Los comprobantes de egreso, debidamente diligenciados, firmados por el beneficiario del mismo indicando su número y tipo de identificación y debidamente soportados; deben ser entregados de manera periódica (semanal, quincenal etc) en la tesorería de la Diócesis. Por lo menos una vez al mes y a más tardar el segundo día hábil del mes siguiente al que corresponden los comprobantes de egreso. 19. Periódicamente y de forma sorpresiva, el Párroco, el Contador, el Tesorero o la persona que el señor Obispo designe; hará arqueos de caja menor sorpresivos, estableciendo los sobrantes o faltantes a que haya lugar; los cuales se contabilizarán estableciendo las debidas responsabilidades. 20. Al finalizar el año debe cerrarse el FFCM y elaborar la solicitud de reembolso con los gastos efectuados, consignando en la cuenta bancaria de la Parroquia destinada para tal fin; el dinero sobrante (no consumido). Posteriormente se procederá al cierre mediante el asiento contable correspondiente, para el cual se dejará como soporte la consignación mencionada. 21. La administración, control y custodia de los dineros de caja menor, están a cargo del funcionario responsable a quien se le ha asignado dicho fondo; por lo tanto siempre deberá velar por la seguridad de los recursos manteniéndolos bajo llave. Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por quienes en ellos intervinieron, a saber: Firma del funcionario quien recibe y acepta: Firma del Párroco quien asigna la responsabilidad: Firma del Funcionario Responsable del F.F.C. M Nombre del Funcionario Responsable del F.F.C.M Cargo Firma del Párroco Nombre del Párroco Nombre Parroquia c.c. Hoja de vida del funcionario c.c. comprobante de egreso Modelo de Formato para Solicitud de Reembolso de Caja Menor Parroquia XXXXXXXXXX NIT. XXX,XXX,XXX - X FORMATO PARA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE FONDO FIJO DE CAJA MENOR (FFCM) Fecha de solicitud del reem bolso: 28 de febrero de 2008 Periodo al que corresponden los gastos: del 1 al 22 de febrero de 2008 Nom bre del responsale del FFCM: María Mendieta Valor del Fondo Fijo $ 260.000 (-) Valor en recibos provisionales (-) Valor disponible en efectivo (=) Valor a Reem bolsar $0 $ 56.500 $ 203.500 No. Fecha Concepto del gasto Beneficiario del pago 1 01/02/2008 Gastos de Oficina (Llaves oficina) Autollaves Especiales S.A.S. 2 08/02/2008 Transporte de Parroquia a Diócesis Parroco Alberto Aranguren 3 14/02/2008 Envio documentos a Diócesis DHL EXPRESS 4 15/02/2008 Gastos de Fotocopias Copicolor El Chico 5 15/02/2008 Compra resma de Papel 6 18/02/2008 7 22/02/2008 Nit 52.332.835 - 0 26.000 17.121.328 25.000 860.502.609-1 70.000 39.534.612-1 1.400 Panamericana S.A. 830.037.946-3 12.000 Compra libra de café y aromáticas Olimpica 890.107.487-3 56.800 Compra borrador y Pegadit Copicolor El Chico 39.534.612-1 12.300 Total a Reem bolsar Elaborado por: Aprobado por: Firm a del quien elaboró Firm a del Párroco Nom bre Nom bre Cargo Parroco de la Iglesia XXXXXXXXXXXXXX h) Está prohibido, con los recursos de la Parroquia cambiar cheques y realizar préstamos y auto-préstamos. i) Valor Los responsables de la administración, control y custodia de los recursos en efectivo de la Parroquia, deberán tener siempre dichos recursos o sus equivalentes, a disposición para los arqueos. $ 203.500 j) Dependiendo del monto de recursos en efectivo que se administren en la parroquia; será recomendable adquirir una póliza de seguro para dichos recursos y será responsabilidad del Párroco adquirirla. k) Los recursos representados en moneda extranjera; deberán registrarse por su equivalente en moneda local, a la tasa de cambio en la fecha en que se recibe o se hace el pago. Este valor debe estar actualizado mensualmente conforme a las variaciones de tasa de cambio. l) El cambio y la compra de moneda extranjera se realizará a través de las entidades legalmente autorizadas para ello. Bancos: La Parroquia deberá contar con mínimo una cuenta bancaria y su administración, control y custodia estará regido por las siguientes directrices: 1. La apertura de la(s) cuentas bancarias deberán estar a nombre de la Parroquia como persona jurídica. 2. Está prohibido utilizar cuentas personales del Párroco o terceras personas para depositar dineros o recursos de la Parroquia. 3. De conformidad con las políticas y recomendaciones para la administración, control y custodia del efectivo, se debe consignar en la cuenta bancaria de la Parroquia la totalidad de recursos recaudados por la misma. 4. Todo pago deberá realizarse mediante cheque o transferencia bancaria. 5. Los pagos en cheque deben ser soportados con un comprobante de egreso debidamente diligenciado; en cada comprobante de egreso debe evidenciarse la firma del beneficiario del pago, junto con su tipo y número de identificación. 6. Los pagos mediante transferencia bancaria deben ser soportados con la impresión del comprobante que genera el portal virtual del banco; en donde se evidencia que la transacción fue tramitada con éxito. 7. Para las cuentas bancarias de la Parroquia; la firma giradora registrada en la entidad bancaria debe ser la firma del Párroco y adicionalmente se deberá registrar un sello de seguridad, en el caso de utilizar chequera para pagos. 8. Todos los pagos, deben estar previamente autorizados por el Párroco, con su visto bueno de aprobación sobre el físico del soporte (recibo, factura, cuenta de cobro o documento equivalente). 9. Todos los pagos realizados, deben tener el Vo. Bo. de aprobación por parte del Párroco sobre el físico del comprobante de egreso, o comprobante de transferencia bancaria debidamente elaborado y soportado con la factura, cuenta de cobro o documento equivalente soporte del gasto o erogación respectiva. 10. Está prohibido el giro de cheques sin los soportes correspondientes, así como firmar cheques en blanco. 11. Los cheques girados a personas jurídicas deberán llevar cruce especial, “páguese únicamente al primer beneficiario” y ser entregados a la persona autorizada por el beneficiario del pago para tal fin. En este caso la autorización debe constar por escrito, ser emitida (fechada) el mismo día en que va a ser retirado el cheque de la Parroquia o máximo el día hábil anterior y en ella se debe autorizar expresamente al girador (en este caso la Parroquia) para que entregue a la persona autorizada; bajo responsabilidad del beneficiario del pago, el cheque a su favor. Adicionalmente la carta debe informar claramente el nombre completo de la persona autorizada para retirar el cheque con su tipo y número de identificación y adjuntar fotocopia del documento de identidad del autorizado. 12. Antes de entregar el cheque al autorizado; se deberá solicitar la carta de autorización en original y la cédula de ciudadanía de quien pretende retirar el cheque, con el fin de verificar que la persona autorizada mediante la carta; es efectivamente la persona que se presenta en la Parroquia con la intención de retirar el cheque. 13. El original de la carta de autorización debe adjuntarse como soporte del comprobante de egreso correspondiente. 14. EL autorizado debe presentarse con sello de la entidad (persona jurídica) beneficiario del pago. Este sello debe informar razón social y Nit del beneficiario. 15. Una vez verificada la carta de autorización y la identidad de la persona que se presenta a retirar el cheque; se debe solicitar al autorizado que firme el comprobante de egreso en señal de “Recibido a satisfacción” en el campo destinado para tal fin, con su nombre y número de identificación y que adicionalmente imprima el sello de la entidad (que informa la razón social y el Nit. del beneficiario) en el mismo campo sin que al imprimir el sello se oculte información alguna. 16. Los cheques girados a personas naturales solamente se entregarán a esta persona; para casos excepcionales, expresamente autorizados por el Párroco; en que la persona natural beneficiaria del pago por razones de fuerza mayor no pueda presentarse personalmente para retirar el cheque; deberá entonces solicitar mediante comunicación escrita la entrega del cheque a un tercero. En este caso la autorización debe constar por escrito, ser autenticada en notaria, ser emitida (fechada) el mismo día en que va a ser retirado el cheque de la Parroquia o máximo el día hábil anterior y en ella se debe autorizar expresamente al girador (en este caso la Parroquia) para que entregue a la persona autorizada; bajo responsabilidad del beneficiario del pago, el cheque a su favor. Adicionalmente la carta debe informar claramente el nombre completo de la persona autorizada para retirar el cheque con su tipo y número de identificación y adjuntar fotocopia del documento de identidad del autorizado. 17. Con el fin de disminuir los riesgos para la Parroquia, al entregar cheques a terceros, aún con la carta de autorización emitida por el beneficiario del pago; se recomienda que en estos casos el cheque sea anulado y se realice el pago correspondiente mediante transferencia bancaria. 18. Se prohíbe girar cheques al portador; todo cheque debe llevar sello de “Páguese únicamente al primer beneficiario” por lo menos. También se recomienda, según la cuantía del cheque; que sea girado con cruce de tal forma que deba ser consignado en la cuenta del beneficiario y no pueda ser cambiado por ventanilla. 19. La custodia y seguridad de la chequera y de los cheques girados están bajo la responsabilidad del Párroco o el funcionario que este designe para tal fin. 20. Cuando la cuenta bancaria tenga servicio de banca virtual, el token, las claves y demás elementos para su administración y control deberán estar debidamente custodiados por el Párroco o el funcionario designado. 21. Todos los elementos relacionados con la administración y control de las cuentas bancarias tales como: chequera, talonarios, tarjetas debito, token, y claves deberán siempre permanecer en la Parroquia, con las debidas medidas de seguridad. 22. Todos los meses a mas tardar el tercer día hábil; se deben solicitar los extractos bancarios mensuales para la respectiva conciliación. 23. Es responsabilidad del Párroco, velar por que se todos los soportes y documentos de la parroquia se mantengan adecuadamente archivados y conservados. 24. Es responsabilidad del Párroco realizar la actualización de datos cuando sea del caso. Inversiones: La Parroquia podrá realizar inversiones siempre y cuando se haya efectuado previamente un análisis de excedente de liquidez con base en el flujo de caja proyectado o cualquier otra herramienta que le permita establecer las cantidades de recursos que puedan ser invertidos, así como los plazos prudentes en que dichas inversiones pueden ser realizadas, sin que esto afecte la liquidez de la Parroquia, ni su capacidad para cumplir con las diferentes obligaciones en forma oportuna. Una vez culminado este análisis y establecidos los montos y plazos a invertir; se deberá presentar el proyecto de inversión al Señor Obispo de MONTERÍA quien lo aprobará mediante su visto bueno. La Parroquia deberá observar al momento de elaborar los proyectos de inversión; los criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez que se detallan a continuación: Seguridad: La Parroquia podrá invertir solo en entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria. Rentabilidad: La Parroquia evaluará las diferentes alternativas de inversión a que haya lugar y comparará las tasas de interés que se ofrecen según la clase de inversión, el monto a invertir, el plazo y la calificación de las entidades emisoras en las cuales se pretende invertir, solicitando varias cotizaciones a entidades de similar categoría para tomar la mejor decisión. La Parroquia siempre deberá seleccionar un perfil conservador para sus inversiones. Liquidez: el dinero debe estar disponible para cuando la parroquia requiera cancelar sus obligaciones. Es responsabilidad del Párroco evaluar las necesidades de recursos de manera que los plazos y los tipos de inversión a elegir, permitan contar con la liquidez requerida para el funcionamiento adecuado de la parroquia. Algunas directrices complementarias para la administración, control y custodia de las inversiones son: 1. Llevar un cuadro control de las inversiones, de manera que se tenga claridad sobre el monto invertido, la fecha de colocación, la entidad donde están colocados los recursos, la fecha de vencimiento, la tasa de interés, la clase de título (CDT, encargo fiduciario, bonos), entre otros. 2. Se recomienda al momento de invertir, preferir los títulos desmaterializados. Este es un servicio que presta DECEVAL S.A. (Depósito Centralizado de Valores de Colombia) y se realiza a través de las entidades comisionistas de bolsa, autorizadas para tal fin y por medio de las cuales se negocia la inversión desmaterializada; es decir que no se hace entrega de un título valor, que implica para la Parroquia tener todas las medidas de seguridad necesarias para su custodia; sino que la entidad comisionista hace entrega de un soporte de la inversión que se encuentra bajo la custodia de DECEVAL, quien se encarga de la seguridad y protección de dicho título. 3. Las inversiones deberán ser emitidas a nombre de la Parroquia con el Nit correspondiente. 4. Con el fin de mantener los recursos necesarios para cumplir con las obligaciones laborales de la Parroquia; se recomienda la constitución de una inversión que permita ir realizando adiciones mensuales o bien al comienzo del año realizar la proyección del monto requerido para sufragar dichas obligaciones y si la Parroquia cuenta con los recursos disponibles; colocar en ese momento, un título que le permita cubrir dichas obligaciones al finalizar el año. Adicionalmente se recomienda aplicar esta misma directriz para administrar los fondos con fines específicos, tales como el mantenimiento de la planta física, de los osarios, de los cenizarios, para proyectos futuros de mejoras y construcciones, entre otras. 5. La Parroquia al estar catalogada tributariamente como un “no contribuyente de renta”, deberá informar esta situación a la entidad bancaria con el fin de que no se le practiquen retenciones en la fuente sobre los rendimientos generados por las inversiones. 6. Los intereses que se causan mes a mes por las inversiones vigentes de la Parroquia, deberán quedar registrados contablemente en el mes al que correspondan. 7. Es responsabilidad del Párroco, revisar periódicamente las fechas de vencimiento de las inversiones de la Parroquia; con el fin de tramitar a tiempo la renovación o cancelación de las mismas y de esta manera poder negociar condiciones favorables para las nuevas inversiones. De no controlar las fechas de vencimiento en forma debida, entidades las inversiones se podrán renovar automáticamente en condiciones poco favorables para la Parroquia u ocasionando problemas de liquidez para la misma. 8. Es responsabilidad del Párroco, conservar copia de los soportes de las inversiones en archivo específico de manera que se pueda realizar un seguimiento y verificación de las inversiones, con mayor claridad. 9. Todas las inversiones a nombre de la Parroquia deben corresponder a un perfil conservador. 10. La Parroquia solamente podrá invertir en títulos o inversiones que tengan una calificación triple A, doble A, doble A+ ó triple BBB. 11. La Parroquia solamente podrá invertir en títulos o inversiones emitidos por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Activos muebles y vehículos: Todo Párroco, junto con el personal administrativo competente, deberá levantar el inventario de los bienes muebles (muebles, equipos, vehículos, obras de arte, enseres, etc.) de la Parroquia, en el Libro de Inventarios, con detalle que contenga: descripción, marca, cantidad, fecha de adquisición, valor de compra, sin omitir los bienes preciosos y de patrimonio cultural (Canon 1283, 2º y Directorio Nacional de Pastoral Parroquial, págs. 399 – 406). Una copia de este inventario debe entregarse al Obispo y otra al Contador, o a quien haga sus veces por lo menos una vez al año antes del 31 de diciembre. Los inventarios deberán ser actualizados en el momento que se hagan adquisiciones o se den de baja elementos mediante el acta correspondiente debidamente aprobada por el Párroco. Compra de Muebles y Enseres: Para la adquisición de estos bienes, debe pedirse cotización a diferentes proveedores (aconsejable dos (3) como mínimo), legalmente reconocidos y su elección se debe inclinar por el que ofrezca mejores condiciones de precio, calidad, garantías y mantenimiento. Estas compras se deben efectuar siempre a personas, naturales o jurídicas, que emitan factura de venta y se debe cancelar el impuesto a las ventas (IVA) que genere la adquisición correspondiente, de acuerdo con la ley. No se admiten como documentos soporte de compras las cotizaciones, órdenes de compra o remisiones. Son únicamente válidos como documentos soportes de la compra la “factura de venta” para las personas jurídicas o naturales obligadas a facturar y la cuenta de cobro o documento equivalente a la factura, para personas naturales del régimen simplificado, previo cumplimiento de todos los requisitos fiscales. La Parroquia debe poseer la dotación mínima del Despacho Parroquial y de las dependencias de la casa cural. Mantenimiento de Muebles y Enseres: El mantenimiento de los muebles y enseres debe ser periódico, para conservar su buen estado y digna presentación de todos los bienes de la Parroquia y evitar daños sorpresivos que requieran, a veces, esfuerzos económicos superiores a la capacidad de la Parroquia. Anualmente debe asignarse en el presupuesto una partida para mantenimiento de estos bienes. Las obras de arte merecen un cuidado especial para su seguridad y conservación. Adquisición y administración de vehículos: a) La adquisición de vehículos deberá ser a nombre de la Parroquia como persona jurídica que es; por tanto, la tarjeta de propiedad del automóvil de la Parroquia debe estar a nombre de ésta, en ningún caso a nombre del sacerdote o de la comunidad religiosa. b) Según la cuantía a invertir en la adquisición del vehículo deberá solicitarse autorización al señor Obispo de Montería. c) Cuando el vehículo sea adquirido con aportes de alguna entidad deberá informase del hecho al señor Obispo de Montería y a la entidad que dio la ayuda; además se deberá realizar la adquisición de vehículo bajo los siguientes parámetros: - El automóvil será de propiedad comprado a nombre de la Parroquia. - El automóvil debe ser nuevo y si es usado debe estar en óptimas condiciones. - Se debe tomar un seguro que cubra todos los riesgos del vehículo. d) Cumplir con la adquisición y renovación del seguro obligatorio y la revisión tecno- mecánica según las normas vigentes. e) Cuando un vehículo personal del Párroco, es puesto al servicio de la parroquia, el sacerdote debe calcular los gastos que demanda para incluirlos, con aprobación previa del señor Obispo, dentro del presupuesto de la Parroquia para que esta los cubra. f) Anualmente se debe cancelar el impuesto del vehículo a través de los formularios establecidos para este efecto, de acuerdo con la normativa vigente en el lugar en el que se encuentra matriculado el mismo. g) Cumplir con las normas de tránsito y de movilidad establecidas en la ciudad de manera que no se generen cargas adicionales por comparendos e infracciones. h) Es responsabilidad del Párroco que quien conduzca el vehículo matriculado a nombre de la parroquia, cumpla con los requisitos legales para tal fin, tenga vigentes los documentos requeridos y además tenga conocimiento de las normas de tránsito. i) El vehículo de la parroquia será utilizado exclusivamente para las labores directas y complementarias de los servicios parroquiales y no podrá ser utilizado para servicios personales o particulares no relacionados con las actividades propias de la Parroquia. j) Se deberán calcular las provisiones para su reposición según la vida útil de los vehículos. k) La adquisición de vehículos por parte de la Parroquia deberá obedecer a criterios de necesidad, servicio y prioridad. l) No se autorizará la adquisición de vehículos cuando la Parroquia no cuente con unos estados financieros solventes que le permita el cabal cumplimiento de sus obligaciones fundamentales, ni tampoco en aquellos casos en que, aunque la parroquia es solvente; no cumple con las directrices y lineamientos establecidos por la Diócesis o por las normas vigentes respecto a la generación de información, contable, financiera y las disposiciones laborales o tributarias a que haya lugar. Administración de los bienes Inmuebles: Todo Párroco debe elaborar el inventario de los bienes inmuebles de la Parroquia (Canon 1283, 2º), en el cual se detalle: clase de bien (lote, bodega, templo, casa cural, apartamento, etc.), la ubicación, la fecha de adquisición, el número de la escritura de compra, la notaria, el valor de compra, el propietario (Parroquia o Diócesis), la matrícula inmobiliaria, la actualización de los avalúos catastrales según corresponda y toda aquella información adicional que sea necesaria para la identificación legal y tributaria del inmueble. Una copia de este inventario se debe entregar al señor Obispo y otra al Contador o quien haga sus veces, por lo menos una vez al año antes del 31 de diciembre. A continuación se anexa un modelo de formato para toma de inventario y se establecen las directrices complementarias para la adecuada administración, control y custodia de estos bienes: : INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES PARROQUIA NNN Clase Ubicación Fecha de adquisición Escritur a Notari a Vr compra Propietari o Matrícula inmobiliar ia Aparta mento Templo Chip Avalúo catastral Cra26 40 08 barrio la Soledad Abril 14 de 1958 1328 Primer a $30.000 Parroquia 050201015 AAA002 5Z $140.000. 000 Cra26 39ª 16 Junio 25 de 1959 1620 Tercer a $53.000 Diócesis 050208015 AAA008 0Z $1.400.00 0.000 a) El inventario de estos bienes debe ser detallado e incluir: títulos de propiedad civilmente válidos (Canon 1284,2º, 2º), planos y constancias sobre impuestos, cédula catastral, boletín de nomenclatura y matrícula inmobiliaria. b) El título de propiedad de un inmueble es la escritura pública de adquisición. Esta se identifica mediante el número, la Notaría, la fecha de su firma y la clase de contrato suscrito por la Parroquia o la Diócesis. La escritura debe registrarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda o de la cabecera municipal respectiva a fin de formalizar su propiedad mediante la expedición del certificado de tradición y libertad. c) Es responsabilidad del Párroco la debida conservación del certificado de tradición y libertad de cada inmueble, en los archivos de la Parroquia; el cual contiene la historia inmobiliaria y su condición de libertad frente a gravámenes tales como, hipotecas, embargos, etc. d) Toda construcción parroquial debe tener su correspondiente licencia de construcción. e) Cuando la Parroquia se encuentra edificada sobre un lote de terreno de propiedad del Distrito Capital, se debe contar con la respectiva licencia de construcción en la modalidad de reconocimiento, debidamente suscrita por el Defensor del Espacio Público o quien haga sus veces. f) Toda Parroquia debe conservar en su archivo los planos arquitectónicos, diseños estructurales, peritajes estructurales, estudios de suelos, planos de instalaciones eléctricas e hidráulicas y otros de cada inmueble de la Parroquia. Estos estudios nunca deben ser destruidos y copia de los mismos se debe remitir al señor Obispo de la Diócesis de Monteróa. g) En la carpeta de cada inmueble también deben conservarse a perpetuidad las resoluciones de exención de impuesto predial y CAR (cuando haya lugar); recibos que acrediten el pago de cualquier otro Observ aciones impuesto o gravamen; copia de los formularios de impuesto predial unificado (auto-avalúos) por los años gravables que se hayan presentado, recibos de pago del gravamen de valorización, etc, así como la correspondencia relacionada con actos relativos a los inmuebles, querellas, resoluciones, etc. Construcciones y Reformas: Cuando se determine la necesidad de adelantar construcciones o modificaciones en las construcciones ya existentes; es necesaria la aprobación previa del proyecto, por parte del señor Obispo de Montería. El proyecto debe ser presentado, para tal fin con los planos arquitectónicos, justificación, estudio de suelos, presupuesto y plan de financiación de la obra. Las Parroquias que reciben donaciones para este fin, deben informar al Señor Obispo y al donante, sobre: la recepción del cheque, los gastos efectuados y el beneficio pastoral obtenido. Toda obra que se adelante, deberá contar con las licencias respectivas. Toda reforma deberá realizarse bajo los criterios de calidad, durabilidad, uniformidad, prioridad y su justificación deberá fundamentarse en el mejoramiento de los servicios parroquiales. No procederán reformas cuya durabilidad sea inferior a 10 años, o no sea coherente con las líneas arquitectónicas, de conservación y de seguridad que se tienen. Compra de Inmuebles: Para la adquisición de bienes inmuebles se deberán surtir los siguientes requisitos previos: Análisis del polígono normativo del sector en el que se encuentra ubicado el inmueble que se pretende adquirir con el objeto de determinar el uso permitido. Estudio de títulos efectuado por el Departamento Jurídico de la Diócesis de Montería. Avalúo comercial realizado por una firma autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz de o asimilada. Plan de pagos acorde con las posibilidades reales de la Parroquia. Promesa y escritura de compraventa elaboradas por profesionales idóneos y revisadas por el Departamento Jurídico de la Diócesis de Montería o elaboradas por este último. Concepto escrito favorable del señor Obispo de Montería autorización escrita para la adquisición del inmueble y su Arrendamiento de Inmuebles de la Parroquia: Pasos a seguir: Autorización escrita del Señor Obispo. Concepto favorable del Obispo. Contrato elaborado por profesionales idóneos y revisados por el Departamento Jurídico de la Diócesis de Montería o elaborado por este Último. Solicitar a los arrendatarios documentos y garantías que soporten las Obligaciones económicas. Las Parroquias podrán utilizar empresas inmobiliarias para la administración de los arrendamientos según las características de los predios y de la Parroquia; o entidades de seguros de arrendamiento para garantizar las condiciones en que se arriendan los inmuebles y el cumplimiento de las obligaciones por parte de los arrendatarios. Enajenación de bienes inmuebles: Requisitos previos: Avalúo comercial elaborado por una firma autorizada por la Lonja de Propiedad Raíz o asimilada. Solicitud de autorización de venta dirigida al señor Obispo de Montería, justificando la transacción, el valor, las condiciones de negociación y la destinación de los recursos provenientes de la venta. Concepto escrito favorable del Obispo de Montería y su autorización también escrita. Esta autorización es necesaria para la validez de la enajenación. Proyecto de contrato de promesa de compraventa elaborado por un profesional idóneo y debidamente revisado por el Departamento Jurídico de la Diócesis de Montería o elaborado por este último. Escritura pública mediante la cual se transfiera el dominio del predio. Recibo en el que conste el monto recibido como pago por la enajenación Entrega real y material del inmueble. Los bienes confiados a la administración del Párroco no podrán ser enajenados, hipotecados, donados, o entregados a terceras personas sin la previa autorización del Obispo de Montería. Canon 1296 y 1298 Depreciación de los activos fijos: Toda Parroquia deberá tener un cuadro control de los activos fijos depreciables, donde se indique: El código contable donde está registrado dicho activo. El nombre de la cuenta contable. El nombre del bien o activo fijo. La fecha de adquisición. El valor de la adquisición. La vida útil del activo. El valor de la depreciación anual. El valor de la depreciación acumulada. Se utilizará como política de depreciación el método de línea recta, aplicando 80 años de vida útil para las edificaciones y construcciones, 10 años para los muebles y enseres, 10 para equipos diferentes a los de cómputo, 5 años para los equipos de cómputo y 15 años para los vehículos. La parroquia podrá reconocer directamente en el gasto; la compra de bienes cuya cuantía no supere los dos salarios mínimos legales mensuales vigentes. Como política de administración de los activos fijos, el Párroco deberá establecer un fondo real para el mantenimiento, reparación y restitución de los activos fijos de acuerdo con el uso, desgaste y vida útil de los mismos. Administración de las Obligaciones de la Parroquia La Parroquia en el desarrollo del giro ordinario de sus actividades, adquiere compromisos de orden corriente y otras obligaciones que pueden comprometer la sostenibilidad de la misma, cuya responsabilidad está en el Representante Legal, es decir el Párroco designado para su administración. El Párroco es el responsable de la correcta administración de todas las obligaciones de la Parroquia y su pago oportuno. Directrices para la administración de las obligaciones parroquiales y el patrimonio: Las obligaciones (pasivos): Como norma básica, las obligaciones deberán estar enmarcadas dentro de los criterios de razonabilidad, mesura y no podrán comprometer el patrimonio Parroquial. Toda obligación que implique un compromiso mayor al del normal funcionamiento de la Parroquia y que conlleve la afectación patrimonial deberá ser comunicada previamente al señor Obispo de Montería para determinar acciones que eviten el detrimento patrimonial de la Parroquia. El Párroco responderá individualmente por aquellas obligaciones que no hayan surtido este proceso o que resulten como consecuencia del incumplimiento de las normas legales y reglamentarias. El Párroco deberá garantizar la consecución de los recursos necesarios para atender oportunamente todas las obligaciones contraídas por la Parroquia y a su entrega, deberá contar con los recursos necesarios para cumplir con las obligaciones causadas hasta la fecha. El Párroco es el responsable de la correcta administración de todas las obligaciones de la Parroquia y su pago oportuno. Obligaciones especiales: Es obligación de todo Párroco dar estricto cumplimiento a los siguientes compromisos económicos: Colectas Realizar y motivar la participación de los fieles en las fechas específicas para las colectas de: a) Comunicación cristiana de bienes b) Santos lugares c) Buen Pastor d) Óbolo de San Pedro e) Misiones f) Migrantes Así mismo es responsabilidad el Párroco enviar oportunamente y a la mayor brevedad a la Diócesis de Montería, la totalidad de los recursos recaudados para cada una de las colectas, a más tardar el primer día hábil siguiente a la fecha de su realización. Aportes para la seguridad social de sacerdotes Todo Párroco deberá realizar aportes a la salud, pensión, Riesgos laborales, caja de compensación, Plan empresarial de salud, mutuo auxilio para el clero, póliza funeraria y opcionalmente aporte voluntario para pensión, de acuerdo con el valor base previamente fijado por la Diócesis de Montería. Estos aportes deben ser así: un XX% de parte del Párroco de sus ingresos propios y el XX% con cargo a los recursos de la Parroquia. El pago deberá cancelar por anticipado el primer día hábil de cada mes, la cuota mensual correspondiente, a la Diócesis de Montería con el fin de que esta última pueda realizar el pago correspondiente antes de los cinco primeros días de cada mes. Cuota y colecta zonal Cada Parroquia deberá contribuir con un aporte mensual a la Diócesis de Montería, para el sostenimiento y funcionamiento de la misma; esta cuota previamente acordada con el señor Obispo, se deberá cancelar dentro de los cinco primeros días de cada mes mediante consignación bancaria en la cuenta que la Diócesis de Montería disponga para tal fin; o excepcionalmente mediante pago en efectivo en la oficina de tesorería de la Diócesis, previa autorización expresa por parte del señor Obispo. Adicionalmente la Diócesis de Montería determinará una fecha de colecta zonal, la cual es de obligatoria realización y el monto recaudado se entregará a la Diócesis de Montería, el primer día hábil siguiente a su recaudo. Catolicismo Toda Parroquia aportará una cuota mensual cuyo valor será decretado por el señor Obispo al inicio de cada año; y se destinara para contribuir con el sostenimiento de la emisora Diocesana, esta cuota deberá ser cancelada a la Diócesis de Montería mediante consignación o transferencia bancaria a la cuenta dispuesta para tal fin. Obligaciones laborales De conformidad con las obligaciones laborales, tratadas en el capítulo tres (3) de este manual, acordes con las disposiciones laborales decretadas por el gobierno nacional y con lo establecido en el Canon 1286 a saber: “1286 Los administradores de bienes: 1 En los contratos de trabajo y conforme a los principios que enseña la Iglesia, han de observar cuidadosamente también las leyes civiles en materia laboral y social; 2 deben pagar un salario justo y honesto al personal contratado, de manera que éste pueda satisfacer convenientemente las necesidades personales de los suyos.” Por lo anterior el Párroco debe reservar de manera mensual el dinero suficiente para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales y seguridad social de todos los trabajadores. Es responsabilidad del Párroco entregar los recursos necesarios al entregar una parroquia, para cubrir estas obligaciones causadas mínimo hasta la fecha de entrega de la Parroquia a su cargo. Estas recursos deberán reservarse mensualmente, a través del ahorro real de dinero en las cuentas bancarias de la Parroquia, en títulos de renta fija o cualquier otro medio que represente efectivo realizable en un tiempo no superior a 90 días; que no represente riesgo para el capital reservado, ni variaciones significativas en su valor y que pueda ser fácilmente convertible en efectivo. Así mismo, deberá observar la totalidad de las normas vigentes en materia laboral de manera que se disminuyan los riesgos de reclamaciones futuras. En el evento de tener reclamaciones en curso deberá realizar las reservas de recursos necesarias que permitan atender estas situaciones. Obligaciones fiscales De acuerdo con las actividades y responsabilidades que tenga la Parroquia respecto de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales y de la Secretaría de Hacienda Municipal, o quien haga sus veces a nivel territorial, el Párroco deberá atender oportunamente todas las obligaciones fiscales que le correspondan. Otras Obligaciones Con el fin de atender oportunamente y de manera adecuada el mantenimiento de la infraestructura, el mantenimiento de los osarios, el mantenimiento de los cenizarios y demás activos de la Parroquia sujetos a desgaste por uso o por el paso del tiempo, la Parroquia deberá crear un fondo de reposición, mantenimiento y conservación de dichos activos. Este fondo será conformado con los siguientes recursos: 1. El 30% de los ingresos anuales provenientes del pago de cenizarios, osarios, tumbas, mausoleos o similares. 2. El 30% de los ingresos anuales provenientes de arrendamientos. 3. El 50% de los ingresos anuales provenientes de donaciones o ingresos extraordinarios no previstos en el presupuesto inicial. El Patrimonio El patrimonio de la Parroquia está conformado por los bienes iniciales al momento de su creación, más los excedentes obtenidos durante los años de funcionamiento, y será obligación del Párroco conservar y aumentar dicho patrimonio durante la gestión al frente de la Parroquia. Otras Directrices Las Parroquias pertenecientes a la Diócesis de Montería; deberán observar todos los procesos y procedimientos definidos por la Diócesis para la adecuada administración y control de los recursos de cada parroquia, entre ellos los que se describen a continuación: Procedimiento Para la Administración y Control de Cuentas por Cobrar A continuación se establecen los parámetros bajo los cuales la Parroquia, aprueba y recauda las cuentas por cobrar por los diferentes conceptos y para mayor comprensión de este procedimiento, se definen los siguientes conceptos claves: Deudores: Todas las Personas naturales o Jurídicas a las cuales, la Parroquia les factura un producto y/o servicio. Anticipos: Se entiende como anticipo todo desembolso realizado a personas Naturales o Jurídicas para el desarrollo de una actividad específica, suministro de productos y/o servicios, posterior a la fecha del anticipo. Ingresos por Cobrar: Son todos aquellos Ingresos facturados de los cuales no se ha recibido el pago correspondiente. Criterios Para la Administración y Control de Cuentas Por Cobrar Se observarán los siguientes criterios: Las cuentas por cobrar por concepto de anticipos a proveedores y/o, contratistas, se contabilizarán y pagaran previa autorización del Párroco, una vez evalúe las actividades a desarrollar y se firmen los documentos necesarios para que el beneficiario del pago (proveedor o contratista) responda a la Parroquia por los dineros recibidos a título de anticipo y en ningún caso dicho anticipo será superiores al 50% del total del bien o servicio. Las cuentas por cobrar por concepto de anticipos a empleados, se contabilizarán y pagarán previa autorización del Párroco, mediante su aprobación; la cual se debe evidenciar en el formato de solicitud de anticipos dispuesto por la Diócesis de Montería para tal fin. Las cuentas por cobrar por concepto de arrendamiento de locales comerciales, viviendas y auditorios, se facturarán con base en los contratos firmados por la Parroquia con los usufructuarios del bien en arriendo; previo estudio y validación del contrato por parte del Asesor Jurídico de la Diócesis de Montería. Es responsabilidad del Párroco garantizar que los modelos de contratos utilizados para cada caso; cumplan con todos los requisitos de ley y cubran todos los riesgos inherentes a los que se expone la Parroquia. Las cuentas por cobrar por conceptos de derechos de cementerio, se facturarán previa solicitud de la entidad fúnebre a nombre de quien corresponda y aprobación del administrador del cementerio. Administración y Control Con el fin de garantizar la correcta administración y Control de las cuentas por cobrar se establecen los siguientes parámetros: Los anticipos a Proveedores y/o Contratistas se deben solicitar con dos (2) días de anticipación al Párroco, mediante copia del documento firmado por las partes con el cual se obliga al proveedor o contratista, para que responda a la Parroquia por los dineros recibidos a título de anticipo. En caso de estar de acuerdo, el Párroco, aprobará el anticipo mediante su visto bueno sobre el físico del formato y entregará a quien ejerza el cargo de Secretaria Parroquial o a quien el Párroco haya asignado dichas funciones; para el correspondiente giro. El desembolso se realizará el siguiente día hábil al que se aprueba. Los anticipos a empleados se deben solicitar con dos (2) días de anticipación al Párroco, mediante formato establecido por la Diócesis de Montería $para tal fin y del cual se incluye a continuación un modelo: Modelo de Formato para Legalización de Anticipos a Empleados NOMBRE DE LA PARROQUIA NIT. XXX.XXX.XXX- X FORMATO PARA SOLICITUD DE ANTICIPOS A EMPLEADOS Destinación del Anticipo Fecha de Anticipo Detalle de la destinación de recursos Total Anticipo Nombre del empleado solicitante: Valor $ Firma del Solicitante: Documento de Identificación AUTORIZACION DE DESCUENTO Atentamente declaro que conozco el procedimiento establecido en la Parroquia para la legalización de anticipos, y autorizo a mi empleador para que descuente de mis salarios y/o prestaciones sociales; el valor correspondiente al presente anticipo o a los anticipos que me hayan sido entregados y que no haya legalizado dentro de los términos establecidos en el presente procedimiento mencionado. Firma del empleado en señal de aceptación: ___________________________________________________________ Nombre del Empleado: _______________________________________________________________________________ Documento de Identificación y número: _________________________________________________________________ Vo. Bo. para la aprobación del giro: ____________________________________________________________________ La legalización de anticipos de contratista o proveedores se realizara en un periodo no mayor a 30 días, previa entrega a satisfacción del bien o servicio y emisión de la respectiva factura de venta, cuenta de cobro o documento equivalente. La legalización de anticipos a empleados se realizará, atendiendo las siguientes observaciones: Los gastos pagados con los recursos del anticipo; deben estar respaldados por sus respectivos soportes (factura, cuenta de cobro, documento equivalente) ; los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad vigente, tales como: fecha, nombre del beneficiario del pago, Número y tipo de identificación del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del gasto, evidencia del pago realizado, anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del régimen simplificado, entre otros. Los soportes que respaldan los gastos no deben llevar tachones ni enmendaduras. Los dineros girados como anticipo solamente pueden ser utilizados o destinados para cubrir los gastos detallados en el formado de solicitud de anticipo correspondiente, dado que para ese fin fueron autorizados. Los excedentes que resulten, una vez pagados los gastos para los cuales fue girado el anticipo; deberán ser consignados en la cuenta bancaria de la Parroquia de manera inmediata o ser entregados en efectivo a la persona que ejerza el cargo de Secretaria Parroquial o quien desempeñe sus funciones. La legalización de anticipos a empleados se realizara en un plazo no mayor a 2 días, se debe diligenciar en el formato dispuesto por la Diócesis de Montería para tal fin y del cual a continuación se incluye un modelo a continuación: Modelo de Formato para Legalización de Anticipos a Empleados Parroquia XXXXXXXXXX NIT. XXX,XXX,XXX - X FORMATO PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS A EMPLEADOS Fecha de la legalización 2 de marzo de 2008 Fecha en que fue girado el anticipo: 28 de febrero de 2008 Periodo al que corresponden los gastos: del 1 al 22 de febrero de 2008 Nom bre del responsale del anticipo: María Mendieta Valor del Anticipo $ 260.000 (-) Valor reintegrado en efectivo ( * ) (=) Valor a Legalizar $ 56.500 $ 203.500 No. Fecha Concepto del gasto Beneficiario del pago Nit Valor 1 01/02/2008 Gastos de Oficina (Llaves oficina) Autollaves Especiales S.A.S. 2 08/02/2008 Transporte de Parroquia a Diócesis Parroco Alberto Aranguren 3 14/02/2008 Envio documentos a Diócesis DHL EXPRESS 4 15/02/2008 Gastos de Fotocopias Copicolor El Chico 39.534.612-1 1.400 5 15/02/2008 Compra resma de Papel Panamericana S.A. 830.037.946-3 12.000 6 18/02/2008 Compra libra de café y aromáticas Olimpica 890.107.487-3 56.800 7 22/02/2008 Compra borrador y Pegadit Copicolor El Chico 39.534.612-1 12.300 52.332.835 - 0 26.000 17.121.328 25.000 860.502.609-1 Total a Reem bolsar 70.000 $ 203.500 Detalles del reintegor en efectivo: Valor Consignado: Fecha de Consignación: Consignado en cuenta bancaria a nombre de la Parroquia No.: Valor Devuelto: Recibo con el cual se hizo devolución del efectivo No.: Fecha de devolución: Observaciones: ( * ) El valor reintegrado en efectivo debe estar soportado con la consignación correspondiente en la cuenta bancaria a nombre de la Parroquia; o en su defecto; con copia del recibo de caja con el cual consta la devolución del efectivo Elaborado por: Aprobado por: Firm a del quien elaboró Firm a del Párroco Nom bre Nom bre Cargo Parroco de la Iglesia XXXXXXXXXXXXXX Las cuentas por cobrar por concepto de arrendamientos se recaudarán así: La legalización de anticipos a empleados se realizara en un plazo no mayor a 2 días, se debe diligenciar en el formato dispuesto por la Diócesis de Montería para tal fin y del cual a continuación se incluye un modelo a continuación: Los primeros tres días de cada mes se elaboran las facturas; las cuales se envían al arrendatario en medio físico o vía e-mail. Con base en lo establecido mediante contrato. Todos los arrendadores deberán pagar el canon de arrendamiento de manera anticipada durante los primeros cinco días del mes al que corresponde el canon. Si el pago no es recibido oportunamente; La Parroquia procederá de la siguiente manera: El primer mes de vencida la deuda se envía notificación por escrito informando al arrendatario que su pago no aparece reportado en nuestro sistema de información y solicitando que envíe el soporte correspondiente. Adicionalmente y posterior al envío de la notificación; se debe realizar una llamada al cliente para confirmar el recibido de la notificación y hacer seguimiento al recaudo de la deuda. El segundo mes de vencida la deuda, se envía una segunda notificación por escrito, informando que dicha deuda presenta una mora y especificando los días de retardo en el pago. Así mismo se informará que la deuda ha sido reportada al área jurídica de nuestra entidad para iniciar cobro pre-jurídico. Adicionalmente se debe realizar una llamada al cliente para confirmar el recibido de la notificación y hacer seguimiento al recaudo de la deuda. Al tercer mes de vencida la deuda, está debe ser reportada al asesor jurídico de la Nombre de la entidad para que inicie el proceso de cobro mediante las herramientas legales disponibles y se informara mediante notificación por escrito, informando que dicha deuda presenta una mora y especificando los días de retardo en el pago. Así mismo se informará que la deuda ha sido reportada al área jurídica de nuestra entidad para iniciar cobro jurídico. Adicionalmente se debe realizar una llamada al cliente para confirmar el recibido de la notificación y hacer seguimiento al recaudo de la deuda. En el proceso de cobro jurídico; el responsable por el mismo es el Abogado de la Diócesis de Montería y se encargará de recaudar los dineros adeudados y/o recuperar el inmueble a la mayor brevedad. Los servicios por derechos fúnebres se cobran mediante la emisión de factura a final de cada mes; los cuales deben ser cancelados en un plazo no mayor a 30 días calendario. Vigencia Este procedimiento rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas disposiciones que le sean contrarias.