lista de chequeo visita de asistencia técnica estadísticas vitales

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
DIRECCIÓN DE CENSOS Y DEMOGRAFÍA
PLAN DE ACCIÓN DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD DE LAS EEVV
TERRITORIAL CENTROCCIDENTE - SUBSEDE RISARALDA
LISTA DE CHEQUEO ASISTENCIA TÉCNICA - EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
INSTITUCIÓN VISITADA:
DEPARTAMENTO:
RESPONSABLE DE LAS EEVV EN LA IPS:
FECHA DE LA VISITA:
MUNICIPIO:
CARGO:
E-MAIL:
TELÉFONO:
ITEMS A VERIFICAR
Marque con
una X según
se identifique
SI NO N/A
DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CERTIFICADOS
1
Lleva un registro adecuado de control de la papelería recibida de la Secretaria Territorial de Salud.
3
Lleva un registro adecuado de control de la
papelería distribuida a las diferentes dependencias
de la institución
Se garantiza la disponibilidad de Papelería para
distribuir a los servicios y otras instituciones (ORC
e INML) y se hacen las solicitudes oportunamente
a la Secretaria Territorial de Salud
4
Es adecuada la custodia y seguimiento de los
certificados,
se Identifican los faltantes de
papelería que no se han reportado.
5
Se garantiza la disponibilidad y distribución de
formularios de Licencias de inhumación a las
Secretarías de gobierno o Inspecciones de policía.
2
ACCESIBILIDAD AL SISTEMA - ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
6
La institución tiene la disponibilidad de equipos
para realizar el reporte de los hechos vitales y con
la accesibilidad permanente al sistema RUAF ND.
7
La Institución garantiza oportunamente la creación
de usuarios en el RUAF.
8
La Institución garantiza oportunamente el bloqueo
o desbloqueo de contraseñas en el RUAF de los
usuarios que se retiran o reingresan a la institución.
OBSERVACIONES
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LISTA DE CHEQUEO ASISTENCIA TÉCNICA - EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL CONTROL DE CALIDAD DE HECHOS VITALES
Se realiza el seguimiento y control a la calidad de
los datos capturados en RUAF-ND mínimo una vez
9 por semana.
Notifica al personal certificador las inconsistencias
detectadas, o devueltas por Secretaría de Salud
10 Territorial o DANE.
Se garantiza oportunamente la corrección a las
inconsistencias
notificadas.
(Revisar
el
procedimiento para modificación de registros con
11 inconsistencias que aplican).
Se devuelve a la Secretaría de Salud Territorial el
archivo con inconsistencias, notificando el estado
en que quedaron dichas inconsistencias tras su
12 revisión.
La IPS realiza el Procedimiento de crítica y
modificación de registros con inconsistencias
(registro sin confirmar, variables incompletas,
causas de defunción mal definidas, causa de
13 defunción sin secuencia lógica, entre otras)
La IPS cuenta con un funcionario que ejerce el rol
14 de auditor médico.
El funcionario de estadística, recibe el apoyo del
funcionario con rol auditor para el control de la
15 crítica y corrección de datos.
Verifica los registros con bajo peso al nacer según
16 semanas de gestación frente a la historia clínica.
Verifica cómo es la calidad de la información
capturada por los funcionarios de las oficinas de
registro civil y se notifican a ellos las
17 inconsistencias que se presentan.
Se revisa la calidad de los datos capturados por los
médicos del Instituto Nacional de Medicina Legal,
18 y a su vez se solicitan las enmiendas estadísticas.
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LISTA DE CHEQUEO ASISTENCIA TÉCNICA - EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL CONTROL DE COBERTURA DE HECHOS VITALES
Se garantiza el reporte del 100% de la cobertura de
certificación de los hechos vitales y la identificación
de los certificados anulados. (Especifique las
acciones para el control del registro de los hechos
19 vitales).
Reporta los certificados anulados y perdidos a la
20 Secretaría de Salud.
Confrontan los legrados obstétricos facturados,
21 frente a las muertes fetales reportadas en RUAF.
Realiza el control de cobertura de certificación de
hechos vitales a las Oficinas de registro y el I.N.M.L
y verifica que si estén reportando cada mes los
certificados diligenciados, o de lo contrario el
22 reporte de no movimiento.
La IPS está reportando mensualmente a la
Secretaría de Salud el formato de hechos vitales
23 ocurridos por mes (nacidos y defunciones).
Tiene implementado adecuadamente el Plan de
contingencia y los mecanismos de seguimiento y
24 control cuando se aplica.
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL CONTROL DE OPORTUNIDAD DE HECHOS VITALES
Se realiza el seguimiento y control a la oportunidad
en el reporte de los hechos vitales, mínimo una vez
25 por semana.
Notifica a los médicos que son reiterativos en la
extemporaneidad del registro y/o a las directivas
26 de la institución.
Obtiene periódicamente
el indicador de
oportunidad para nacidos vivos y defunciones e
27 identifica las causas de dicha extemporaneidad.
Las Oficinas de registro y el I.N.M.L están
reportando los certificados diligenciados en el mes
28 anterior oportunamente.
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PLAN DE ACCIÓN DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD DE LAS EEVV
TERRITORIAL CENTROCCIDENTE - SUBSEDE RISARALDA
LISTA DE CHEQUEO ASISTENCIA TÉCNICA - EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
DISPONIBILIDAD Y CAPACITACIÓN DEL RECURSO HUMANO
Tiene documentado el proceso de Estadísticas
Vitales en el manual de procesos y procedimientos
de la IPS. (Promover la inclusión de éste si aún no
29 lo han incorporado).
La IPS realiza inducción al personal que se
incorpora a la institución en los temas de
estadísticas vitales y fomenta la cultura estadística.
(Describir las actividades realizadas y solicitar los
30 soportes de esa inducción).
El manual de funciones de los médicos y personal
de enfermería tiene
incluido el tema de
Estadísticas
Vitales.
31
La institución cuenta con funcionario encargado
del proceso de EEVV y apoyo a los médicos en el
32 manejo del aplicativo RUAF ND.
Identifica necesidades de capacitación o asesoría
en el personal médico cuando se falla
constantemente en la calidad de los datos o acceso
33 al sistema.
ANÁLISIS TEMAS EEVV EN EL COEV
Existe y funciona el comité de EEVV (o en qué
instancia se tratan los temas de estadísticas
34 vitales?)
Socializan a los demás funcionarios los indicadores
de seguimiento y los utilizan para aplicar acciones
35 de mejora
Verificar que los compromisos dejados en la última
visita se estén cumpliendo continuamente o cuáles
no se cumplen adecuadamente o faltan por
36 cumplir