5.2. Procesos de gestión del conocimiento
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DESARROLLO DIDÁCTICO Y TECNOLÓGICO EN LA GENERACIÓN DE ESCENARIOS DIDÁCTICOS QUE ACOGEN LA DIVERSIDAD PARA LA FORMACIÓN DE PROFESORES EN LA UDFJC Proyecto de Investigación Actividad 4.1. Caracterizar Procesos de Gestión de Conocimiento y Colaboración M.Sc. Juan Carlos Guevara Bolaños PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Facultad Tecnológica Universidad Distrital Francisco José de Caldas Grupo de Investigación METIS Junio de 2015 TABLA DE CONTENIDO LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................................. 3 LISTA DE TABLAS ................................................................................................................................... 4 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 5 2. CONOCIMIENTO .............................................................................................................................. 6 2.1. DEFINICIÓN .............................................................................................................................................. 6 2.2. TIPOS....................................................................................................................................................... 7 2.3. CARACTERÍSTICAS .................................................................................................................................. 8 3. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO .................................................................................................... 9 3.1. DEFINICIÓN .............................................................................................................................................. 9 3.2. CICLOS DE VIDA DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.......................................................................... 11 3.3. PROCESOS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ...................................................................................... 12 3.4. FRAMEWORK DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ................................................................................... 13 4. SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ....................................................................... 14 4.1. DEFINICIÓN ............................................................................................................................................ 14 4.2. COMPONENTES ..................................................................................................................................... 15 4.3. ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO......................................................... 15 5. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ................ 16 5.1. CICLO DE VIDA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ................................................................................. 16 5.2. PROCESOS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ...................................................................................... 18 5.2.1. Adquirir conocimiento ...................................................................................................... 18 5.2.2. Organizar conocimiento ................................................................................................... 19 5.2.3. Difundir conocimiento ...................................................................................................... 19 5.2.4. Transferir conocimiento ................................................................................................... 19 5.2.5. Aplicar conocimiento ........................................................................................................ 19 5.2.6. Mantener conocimiento .................................................................................................... 20 6. CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 21 7. REFERENCIAS ............................................................................................................................... 22 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Características del conocimiento ...................................................................................9 Figura 2. Arquitectura de SGC (Tiwana) .................................................................................... 15 Figura 3. Arquitectura SGC (Chua) ............................................................................................. 16 Figura 4. Arquitectura SGC (Meso & Smith) .............................................................................. 16 Figura 5. Procesos de la Gestión del Conocimiento ................................................................ 17 Figura 6. Procesos del ciclo de vida de la gestión del conocimiento ..................................... 18 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Frameworks de GC ........................................................................................................ 13 1. Introducción El progreso y crecimiento de los procesos organizacionales ha generado mayor volumen de información, sea por la evolución del conocimiento o los avances tecnológicos, que exigen una interacción de involucrados más amplia y colaborativa tanto interna como externa [1]. La relevancia del conocimiento ha sido entendida en las últimas décadas por las personas y organizaciones como factor clave considerado como una fuente de ventaja sostenida, un recurso estratégico y un factor de estabilidad, que garantiza la sustentabilidad económica presente y futura de las organizaciones [2] [3] [4] [5] creando entornos competitivos. Las organizaciones administran su conocimiento a través de iniciativas de gestión del conocimiento (GC), en la actualidad un las empresas han incorporado programas de GC con la intención de mejorar la colaboración interna, capturar y compartir las mejores prácticas, mejorar sus procesos productivos, innovar, realizar inteligencia competitiva y proporcionar mejores espacios de trabajo [6]. Estos programas han permitido obtener resultados como: investigación y desarrollo, ideas de innovación en productos, mejoras en procesos y servicios, reducción de costos y mejora en la producción y distribución de productos [7]. En los últimos años gracias a la implementación de la GC la investigación en esta área ha crecido tanto en el mundo académico como empresarial. Se ha podido establecer que la GC abarca diferentes teorías, modelos, ciclos de vida, metodologías y tecnologías. Sin embargo, también ha permitido detectar que puede ser afectado negativamente por factores como [8] [9] [10]: La conceptualización del conocimiento como fuente clave de poder personal, lo que dificulta compartirlo y transferirlo. Integración débil entre procesos de negocio y las actividades de GC. La baja utilización del conocimiento que genera su pérdida y las posibles opciones de su evolución. Complejidad y costo elevado de su expresión en forma escrita y documentación. Ambigüedad de acuerdo al contexto en el que se encuentre. Complejidad en la replicación de experiencias acumuladas con resultados exitosos, a menos que existan representaciones precisas para la transferencia a otras personas. Interoperabilidad no exitosa del conocimiento entre varios actores. Diversidad del personal que integra las organizaciones. Incompatibilidad de infraestructura para soportar el manejo del conocimiento. Sobrecarga de información y conocimiento. Teniendo en cuenta lo anterior, nace la necesidad de realizar investigaciones que permitan generar nuevas alternativas para la aplicación de la GC dentro de las organizaciones y hacer frente a la problemática anteriormente expuesta. Una alternativa consiste en la integración de colaboración, adaptación y awareness en los procesos que conforman el ciclo de vida de la GC, siendo esta una representación que no ha sido abordada con amplitud. Integrar colaboración en los procesos de GC permite que el conocimiento que se encuentra en las personas y las organizaciones se pueda utilizar para apoyar el desarrollo de las tareas y las actividades que realizan. De este modo, el conocimiento es considerado un recurso compartido, que puede ser evaluado por los usuarios y determinar su utilidad. La colaboración también permite que las personas compartan sus experiencias logrando que el conocimiento se transfiera, facilitando la codificación para expresarlo de manera escrita y mejorando su utilización evitando la pérdida. Incluso se puede llegar a desarrollar nuevas formas de interacción entre los diversos roles existentes en las organizaciones [11]. Siendo la GC una actividad fuertemente colaborativa, habilita el acceso al conocimiento almacenado en sus integrantes, socios, clientes, e incluso el público en general. Dicha colaboración junto con las tecnologías actuales ayuda a las organizaciones a compartir conocimiento y experiencias de una manera simple que antes no había sido posible llegando en ocasiones a eliminar paradigmas organizativos que no favorecían su proceso de gestión. Es por esto que el presente trabajo se enfoca en la colaboración dejando la adaptación y el awareness para trabajos posteriores. A continuación, se presentan los diferentes puntos del estado del arte para generar una caracterización completa de los procesos de gestión de conocimiento y la colaboración. Se empieza dando un marco conceptual sobre el conocimiento (sección 2), gestión del conocimiento (sección 3) y sistemas de gestión de conocimiento (sección 4). Posteriormente se detalla la caracterización de los procesos de GC en el marco del ciclo de vida (sección 5) y se cierra con las conclusiones (sección 6). Finalmente, se exponen las referencias bibliográficas que sustentan este documento de investigación (sección 7). 2. Conocimiento 2.1. Definición Teniendo el conocimiento un concepto multifacético, de múltiples significados y perspectivas desde las que se puede considerar, aun no tiene una definición unificada que sea ampliamente aceptada. Sin embargo, en este trabajo se abordará el conocimiento desde la relación que existe entre datos, información y conocimiento planteada por Newman [12], Alavi [13], Davenport [14], entre otros. A continuación se realiza una conceptualización desde las diferentes perspectivas sobre datos, información y conocimiento: Datos: son un conjunto de hechos que no tienen ningún tipo de procesamiento, organización o análisis. La anterior definición surge de atender los siguientes puntos de vista que describen los datos como: hechos que no han tenido ninguna interpretación [15], hechos que no han sido procesados y tampoco organizados [16] [17], hechos objetivos acerca de eventos discretos [18], elementos que podemos utilizar como materia prima [19] y representaciones de un hecho, número, palabra o imagen [20]. Información: es un conjunto de datos que han sido estructurados, ordenados y procesados con una casualidad y propósito de forma significativa dentro de un contexto específico. En consecuencia, el contenido de un conjunto de datos puede originar diferentes contenidos de información si el contexto es diferente. La anterior definición surge de atender los siguientes puntos de vista que describen información como: datos que tienen significado en un contexto [21] [22], el resultado de la interpretación de los datos que tiene un ser humano [23], datos organizados para alcanzar una tarea, dirigidos hacia el cumplimiento de un objetivo o propósito específico, aplicado a la toma de una decisión [19], datos que han sido estructurados para soportar la toma de decisiones [24] y datos que han sido procesados para ser útiles [25]. Conocimiento: Es un conjunto organizado de información obtenido de la experiencia de las acciones que las personas realizan sobre el entorno. Se encuentra en la mente y las prácticas que realizan las personas y es recreado cuando la persona se enfrenta a una nueva situación, a pesar que la persona este siguiendo la misma rutina. Es compartido y construido a través de la interacción entre personas. En las organizaciones, a menudo se manifiesta en los documentos, repositorios, rutinas, procesos, prácticas y normas de la organización. La definición anterior y consideraciones surgen de atender los siguientes puntos de vista que describen el conocimiento como: información que tiene significado en un contexto determinado [26], capacidad de convertir datos e información en acciones efectivas [27], información que ha sido validada a través de pruebas [28], vínculos significativos que una persona hace en su mente cuando relacionan la información con su aplicación en una acción dentro de un contexto específico [16], es la experiencia o información que pueda ser comunicada o compartida [29] e información aplicada, es decir, información que acompañada del sentido común sabe cuándo y cómo usarla [30] 2.2. Tipos En el momento existen diferentes maneras de clasificar el conocimiento. A continuación se expone una de las más importantes, donde se hace distinción entre conocimiento tácito y explícito [31] [32] [33]: El conocimiento tácito: Es el que habita en la mente de las personas, dando coherencia a las experiencias vividas y acoplando pasado, presente y futuro. Este no es visible, es personal y difícil de formalizar y compartir con otras personas. Está profundamente enraizado en las acciones, experiencias personales, ideales, valores o emociones de cada persona. El Conocimiento explícito: Es aquel que se transfiere de manera formal y sistemática, es decir, es articulado, codificado, comunicado y reutilizado en forma simbólica. Este es un conocimiento objetivo y racional que se expresa y captura en forma de textos, esquemas, representaciones y especificaciones del producto, que se pueden transferir fácilmente, circulando entre diferentes personas. Otras de las clasificaciones son las siguientes: conocimiento procedimental, casual, condicional y relacional [13], conocimiento individual, social y cultural [34], knowwhat que se describe como el conocimiento que se puede codificar fácilmente, Know-how que se refiere a las habilidades y capacidades para llevar a cabo una determinada tarea con éxito, know-why que incluye principios y leyes, y know-who que incluye detalles sobre quién sabe cómo hacer lo que se necesita [35] y conocimiento codificado y no codificado [36]. 2.3. Características Algunas características del conocimiento que facilitan su circulación y administración entre los integrantes de una organización, se describen en la siguiente figura [7] [37]: Figura 1. Características del conocimiento Transferible El conocimiento debe contar con la facilidad de complementarse a través de la incorporación de nuevo conocimiento al existente por parte de los integrantes de la organización. Agregable Pertinente Conocimiento que puede ser consultado y utilizado por las personas de la organización de acuerdo al marco de acción de los usuarios. Esta característica implica que el conocimiento sea ubicable, consultable y disponible. El conocimiento debe contar con una estructura que permita llevarlo de un lugar a otro. El conocimiento explícito se puede transferir gracias a que se encuentra disponible en algún formato y el conocimiento tácito es transferido mediante su aplicación o práctica.. Conocimiento realmente importante para el desarrollo de las actividades de la persona que lo recibe. Esta característica implica que el conocimiento sea aplicable, oportuno y direccionado Accesible Adaptable Conocimiento debe tener la capacidad para ajustar su contenido de acuerdo a las condiciones establecidas por las personas, dispositivos y el contexto donde se va aplicar. Esta característica implica que el conocimiento sea personalizado, de acuerdo al contexto y al dispositivo Fuente propia 3. Gestión del conocimiento 3.1. Definición La GC es una disciplina en desarrollo a una mejor comprensión, por ahora no tiene una definición ampliamente aceptada y todavía está en construcción por parte de expertos en el tema. A pesar de, a la fecha ya se cuenta con diferentes puntos de vista entre los investigadores y los profesionales del área. A continuación se presentan algunas de las definiciones dadas: Alavi y Leidner [13], la definen como un proceso con las siguientes actividades principales: creación, almacenamiento/recuperación, transferencia y aplicación de conocimiento. Nonaka y Takeuchi [21] la definen como la capacidad de una organización para crear nuevo conocimiento, diseminarlo y expresarlo en productos, servicios y sistemas. Newman [38], la define como un conjunto de procesos que gobiernan la creación, difusión y utilización del conocimiento. Dalkir [39], la define como la coordinación deliberada y sistemática de las personas, la tecnología, los procesos y la estructura organizativa con el fin de añadir valor a través de la reutilización y la innovación. Esto se logra a través de la promoción de la creación, el intercambio y la aplicación de conocimiento, así como a través de la alimentación de las valiosas lecciones aprendidas y las mejores prácticas en la memoria corporativa con el fin de fomentar el aprendizaje continuo de la organización. Wenig [40], La define como un conjunto de actividades centradas en la organización que gana conocimientos a partir de su propia experiencia y de la experiencia de los demás. También sobre la aplicación disciplinada de esos conocimientos para cumplir la misión de la organización. Estas actividades son ejecutadas a través de la tecnología, las estructuras organizativas y estrategias para elevar el rendimiento de los conocimientos existentes y producir nuevo conocimiento. Davenport y Cronin [41], presenta dos enfoques, uno desde la perspectiva del contexto de los procesos de negocio donde la gestión del conocimiento es vista como la gestión del 'know-how'. Esta perspectiva resalta los procesos y actividades, con un fuerte enfoque en las representaciones de las actividades y capacidades. Una segunda desde la perspectiva de la teoría organizacional donde el conocimiento es visto como recurso el cual llega a ser capacidad, lo que permite a las organizaciones evolucionar de forma integrada y eficaz con un entorno específico. Las definiciones anteriores permiten notar la GC como un conjunto de procesos que gobiernan de manera sistemática, organizada y deliberada acciones con el propósito de aprovechar y aplicar de conocimiento en el desarrollo y mejora de procesos, productos y servicios que realiza una organización o grupo de personas para cumplir con sus objetivos y lograr una ventaja competitiva. 3.2. Ciclos de vida de la gestión del conocimiento Es necesario tener claridad sobre la diferencia entre la información que puede ser digitalizada y aquellos activos de conocimiento que residen en los humanos. Un ciclo de conocimiento puede ser concebido como la ruta que sigue la información con el fin de transformarse en un valioso activo estratégico para una organización a través de un ciclo de gestión del conocimiento. Los procesos de gestión de conocimiento son definidos como un conjunto continúo de prácticas determinadas en la estructura social y física de la organización con el conocimiento como producto final [42]. Varios intentos se han hecho para otorgar una categorización a los procesos de gestión de conocimiento. Los principales procesos que intervienen en el ciclo de gestión del conocimiento, abarcan: captura, creación, codificación, intercambio, acceso, aplicación y reutilización del conocimiento dentro y entre organizaciones. Cuatro enfoques principales para los ciclos de Gestión de Conocimiento: Meyer y Zack [43], Bukowitz y Williams [44], McElroy [45] y Wiig [46]: Meyer y Zack analizaron las principales etapas de desarrollo de un repositorio de conocimiento: adquisición, refinamiento, almacenamiento/recuperación, distribución y presentación/uso. Para que el ciclo funcione como se requiere, el conocimiento debe ser proporcionado. Esto quiere decir, en forma de reglas que permitan identificar las fuentes de información que adquiere, refine y posteriormente es añadido al repositorio de información. En la etapa final, también se pueden requerir normas sobre cómo distribuir y utilizar los contenidos como derechos de autor, atribución, confidencialidad, entre otras restricciones. Bukowitz y Williams describen un marco para el proceso de gestión de conocimiento que enuncia “cómo las organizaciones generan, mantienen y despliegan estratégicamente los bienes del conocimiento para crear valor”. En este marco, el conocimiento está conformado por repositorios de conocimiento, tecnologías de la información, relaciones, infraestructura de comunicaciones, proceso de know-how, conjuntos de habilidades funcionales, inteligencia organizacional, responsabilidades ambientales, y todas las nteriores de fuentes externas. Las fases de aprendizaje y contribución son de naturaleza táctica. Son provocadas por las oportunidades del mercado o demandas, y éstas son el resultado diario del uso de conocimiento para responder a esas demandas. Las etapas de evaluación y construcción/mantenimiento son estratégicas, provocadas por los cambios en el macro-ambiente. Estas etapas se focalizan en procesos de largo alcance y pretende hacer coincidir el capital intelectual con las necesidades estratégicas. McElroy describe un ciclo de vida que consiste en “el conocimiento de los procesos de producción de conocimiento e integración del conocimiento, con una serie de ciclos de retroalimentación en la memoria de la organización, las creencias, y las demandas y el ambiente de negocios de procesamiento”. McElroy hace hincapié en que el conocimiento de la organización se lleva a cabo de forma tanto subjetiva (en la mente de los individuos y grupos), como objetiva (en forma explícita). Juntos, constituyen la base distribuida del conocimiento organizacional de una organización. En la producción de conocimiento, los procesos clave son: el aprendizaje individual y grupal, la formulación del conocimiento demandado, la adquisición de información, codificación del conocimiento demandado y la evaluación de conocimiento demandado. Wiig se centra en las tres condiciones que deben estar presentes para que una organización pueda llevar a cabo sus negocios con éxito: no solo se deben tener en cuenta (productos / servicios) y clientes, sino también los recursos (personas, capitales y servicios) y la capacidad de actuar. El conocimiento es la fuerza principal que establece y traslada la capacidad de actuar con inteligencia. Con un mejor conocimiento sabemos mejor qué hacer y cómo hacerlo. También identifica el propósito principal de la Gestión de Conocimiento como un esfuerzo “para que la organización actúe de manera inteligente, facilitando la creación, acumulación, despliegue y uso de conocimiento de calidad”. El trabajo inteligente significa que debemos enfocar nuestras tareas con mayor experiencia, adquiriendo el conocimiento más relevante y de alta calidad y aplicarlo en el mayor un número de maneras diferentes. 3.3. Procesos de gestión del conocimiento Al hablar de la gestión del conocimiento, es necesario diferenciar entre recursos de conocimiento y procesos de GC. Este punto de vista sugiere que el valor de los recursos de conocimiento se encuentra en la forma en que se combinan para crear competencias y capacidades [37]. Quiere decir, que las organizaciones pueden desarrollar una estrategia de GC, siguiendo procesos que enlazan la estrategia, con actividades y recursos [47]. Esto ha creado dos áreas clave para los investigadores: a) la identificación de los recursos de conocimiento como fuente de ventaja competitiva y diferenciación; y b) la ventaja creada por los procesos de GC sobre estos recursos. Otros investigadores han analizado el conocimiento en términos de procesos que se integran, complementan y realizan de manera interrelacionada dentro del ciclo de vida que sigue el conocimiento al interior de la organización. Los procesos de GC son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan para convertir el conocimiento de acuerdo al objetivo del proceso para posteriormente ser utilizado y reutilizado. Estos procesos son la base que permite mantener el ciclo de vida de GC. 3.4. Framework de gestión del conocimiento En el ámbito de la gestión del conocimiento, los frameworks son utilizados para describir los componentes, aspectos de diseño, arquitecturas, técnicas y sus dependencias [48] [49] [50]. En la mayoría de los casos, frameworks de GC son creados para lograr una compresión común del dominio [51] [52], para organizar los enfoques y prácticas [53] e identificar oportunidades de investigación. Los ciclos de vida de GC han sido la base de gran parte de frameworks de GC, planteando los diferentes procesos por donde circula el conocimiento dentro de él. Estos frameworks brindan una descripción de los principales elementos, conceptos y principios de la GC dentro de un dominio. En la actualidad existen frameworks de GC que se implantan en el desarrollo de procesos de GC, Tabla 1. Tabla 1. Frameworks de GC Autor Holsapple y Whinston 1987 [54] Huber 1990 [55] Pentland 1995 [42] Nonaka y Takeuchi 1995 [21] Wiig 1995 [46] Arthur Anderson and APQC 1996 [56] Meyer and Zack 1996 [43] Alavi 1997 [57] Davenport y Prusak 1997 [14] Choo 1998 [34] Bukowitz y Williams 2000 [44] Lai 2000 [58] Zollo y Winter 2002 [59] Lytras, Pouloudi y Poulymenakuo 2002 [60] Holsapple y Joshi 2004 [61] Dalkir 2011 [39] Heisig 2009 [50] Fuente propia Procesos de gestión del conocimiento Organizar, almacenar, mantener, analizar, crear, presentar, distribuir y aplicar. Adquirir, almacenar y diseminar Construir, organizar, almacenar, distribuir y aplicar Socialización, internalización, combinación y externalización Crear, capturar y almacenar, organizar y transformar, desplegar y aplicar Compartir, crear, identificar, recopilar, adaptar, organizar y aplicar. Adquirir, refinar, almacenar/recuperar, distribuir y presentar/uso Adquirir, indexar, filtrar, conectar, distribuir y aplicar Determinar requerimientos, Capturar, Distribuir y usar Sense making, creación y tomar decisión Obtener, usar, aprender, contribuir, evaluar, construir/sostener y liberar Iniciar, generar, modelar, almacenar, Distribuir y transferir, usar y retrospección Generar, seleccionar, replicar y retener Adquirir, organizar, reutilizar, transferir, usar y relacionar Adquirir, seleccionar, internalizar, usar, externalizar y generar Crear y capturar, compartir y diseminar, adquirir y aplicar y actualizar Aplicar, crear, almacenar y compartir Varios estudios sobre los frameworks de GC se han realizado en los últimos años, permitiendo encontrar diferentes factores que han afectado la aplicación de la GC en las organizaciones. Entre los estudios realizados encontramos a autores como Holsapple y Joshi [61], Rubenstein et al [62] determinaron que la mayoría de los frameworks eran de carácter predictivo ignorando la dimensión descriptiva, Heisig [50] quien corroboró los hallazgos de [61] [62] y encontró que no existe un framework de GC general que pueda integrar todos los aspectos necesarios. Por último Pawlowski y Bick [63] encontraron que la mayoría de los frameworks no cobijan: los procesos inter-organizacionales y la colaboración, los procesos de comunicación, el trabajo en equipos distribuidos, nuevos tipos de herramientas o instrumentos y la forma como el conocimiento puede ser difundido entre organizaciones. 4. Sistemas de gestión del conocimiento La gestión del conocimiento es un modelo de gestión de toda la organización, cosa que nunca llegó a ser la gestión la información. Dependiendo del estilo de la persona que hace parte de la organización y ella misma, los sistemas de gestión de la información, fueron cada vez más importantes a medida que las tecnologías ofrecían nuevas posibilidades y se adaptaban a los modelos de gestión existentes. Para gestionar el conocimiento hay que tener en cuenta que este no se produce sólo por la gestión de la información, sino que también deben intervenir procesos y personas. En una organización puede existir un perfecto modelo de gestión de la información, pero si los individuos no lo utilizan es imposible que se cree conocimiento. Por esta razón otra de las disposiciones involucradas en la definición de la gestión del conocimiento es la que proviene de la gestión de los recursos humanos. La gestión de la motivación, del talento, del trabajo en equipo y, sobre todo, la creación de un ambiente de trabajo que facilite la compartición de ideas, es una tarea a la que difícilmente se accede a través de la gestión de la información [33]. 4.1. Definición La definición de los sistemas de gestión del conocimiento ha sido abordada por diferentes autores los últimos años. Uno de ellos es Canals [64], quien discurre que “un sistema de gestión del conocimiento comprende todo aquello que contribuye a facilitar los procesos de creación y transmisión de conocimiento, así como su utilización”. Por otra parte, Cobos, Ruth; A. Esquivel, José; Alamán, Xavier [65] hace la distinción entre: a) Sistemas de gestión de conocimiento colaborativo: como espacios compartidos con herramientas de comunicación para compartir contenido, interacción entre actividades compartidas, sistemas de acción recomendada que incluye el filtro colaborativo, y el aprendizaje colaborativo; y b) Sistemas de gestión de la estructura del conocimiento: mediadores de información, sistemas basados en ontologías y bibliotecas digitales [34]. Intención 4.2. Componentes Un sistema de gestión de conocimiento, puede ser dividido en los siguientes componentes [66]: Repositorios: Mantienen el conocimiento formal e informal y sus reglas asociadas para la acumulación, refinamiento, gestión, validación, mantenimiento, anotación, y distribución de contenido. Plataformas Colaborativas: Soportan el trabajo distribuido, incorpora indicadores, habilidades sobre datos en bases de datos, permiten localizar expertos y crean canales de comunicación informales. Redes: Soportan las comunicaciones y su interacción. Puede incluir redes fuertes (ej. intranet, extranet) y redes blandas (espacios compartidos, redes comerciales, foros, intercambios (en línea o teleconferencia) Cultura: Facilitadores culturales para fomentar el intercambio y la utilización de los anteriores. 4.3. Arquitectura de sistemas de gestión del conocimiento Una arquitectura en términos generales es una estructura con bases fuertemente constituidas para crear sobre ellas una versión estructurada y robusta de algo. Para nuestro caso, hablaremos de algunos modelos de arquitectura que soporta los sistemas de gestión de conocimiento: Autor Arquitectura SGC propuesta Figura 2. Arquitectura de SGC (Tiwana) Tiwana [66] la define como un habilitador para la gestión del conocimiento, siendo una solución incompleta por su constante evolución. Relaciona los cuatro componentes como las bases del sistema de gestión de conocimiento, lo cual integrando otras herramientas puede mejorar la calidad de los servicios del sistema. Es así que propone una arquitectura de siete capas haciendo una homologación a la arquitectura del modelo OSI. Fuente: http://goo.gl/YnO0yX Figura 3. Arquitectura SGC (Chua) Chua [67] ha propuesto una arquitectura simple de tres capas: servicios de infraestructura, servicios de conocimiento y servicios de presentación. El propósito de estos servicios es dar soporte a los procesos de conocimiento y a la comunicación de la organización. Fuente: http://goo.gl/YnO0yX Meso y Smith [68] proponen cuatro funciones de procesos de Figura 4. Arquitectura SGC (Meso & Smith) conocimiento: el uso, la búsqueda, la creación y el conocimiento empaquetado. Estas cuatro funciones son compatibles con varias tecnologías de información (tales como mensajería, navegación web, la minería de datos, agentes inteligentes, etc.) que tienen como objetivo facilitar el proceso de conocimiento. El objetivo de este modelo es mejorar cada Fuente: http://goo.gl/YnO0yX tipo de conocimiento en diferentes taxonomía 5. Caracterización de los procesos de gestión del conocimiento 5.1. Ciclo de vida de gestión del conocimiento El proceso de gestionar el conocimiento en las organizaciones es cada vez más relevante, pues sus miembros poseen conocimientos, habilidades, experiencias e intuición; sin embargo, ella sólo controla una parte mínima de estos. Dentro de éste contexto, es necesario desarrollar estrategias para lograr que las personas hagan explícitos sus conocimientos, convertirlos en información y luego registrarla en documentos. Las organizaciones parten del conocimiento institucional para progresar con éxito en sus operaciones futuras, por eso documentan sus mejores prácticas, métodos y lecciones de la vida (real y eficaces) para reutilizarlos en proyectos futuros. Esto es el fundamento en la gestión del ciclo de vida del conocimiento: encontrar una forma para recopilar conocimiento y distribuirlo en organizaciones completas. Por tanto el propósito de la gestión por conocimiento en una empresa es el de materializar en base a una organización, a sistemas de gestión los mecanismos de adquisición, organización, difusión, transferencia, aplicación y mantenimiento las capacidades del saber tecnológico, organizativo y de servicio, para mantener una posición competitiva en el mercado. Decimos materializar en el sentido de hacer del conocimiento el bien económico capitalizable, observable, transmisible, valorable y objeto de intercambio con fines de crear riqueza dentro de la empresa y en el exterior de la misma. En la Figura 5, se presentan los diferentes procesos de conocimiento que conforman el ciclo de vida de la gestión del conocimiento: Figura 5. Procesos de la Gestión del Conocimiento ADQUISICIÓN DE CONOCIMIENTO MANTENIMIENTO DE CONOCIMIENTO ORGANIZACIÓN DE CONOCIMIENTO APLICACIÓN DE CONOCIMIENTO DIFUSIÓN DE CONOCIMIENTO TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Fuente propia En cada proceso se desarrollan actividades, soportadas en técnicas que definen el flujo de trabajos de las tareas, las cuales se implementan a través de servicios. La descripción de cada proceso comprende una representación general del proceso, las actividades que lo conforman y las tareas que se deben llevar a cabo para cumplir cada actividad. En la Figura 6. Procesos del ciclo de vida de la gestión del conocimiento, se muestra la relación entre procesos y los componentes que la conforman. Figura 6. Procesos del ciclo de vida de la gestión del conocimiento Fuente propia 5.2. Procesos de gestión del conocimiento Luego de entender el contexto general del conocimiento, su gestión en el marco de un ciclo de vida y una arquitectura determinada, en éste capítulo se describe a nivel general el objetivo de cada proceso de gestión de conocimiento y sus actividades principales: 5.2.1. Adquirir conocimiento Es el proceso de obtención del conocimiento necesario para apoyar la toma de decisiones, el desarrollo de las actividades, abrir la puerta a la innovación y el aprendizaje de las personas que conforman la organización y de esta manera mejorar productos, procesos y competitividad. Sus actividades principales son: a) b) c) d) Definir necesidades de conocimiento Obtener conocimiento Crear conocimiento Formar personal 5.2.2. Organizar conocimiento Es el proceso de clasificación, almacenamiento y administración del conocimiento de las personas, grupos y organización, que se almacena en los repositorios de conocimiento de la organización y queda disponible para todos sus integrantes. Este es el proceso que tiene la responsabilidad de almacenar el conocimiento de las personas, los grupos y la organización, así como administrar los repositorios de conocimiento. Sus actividades principales son: a) Almacenar conocimiento b) Analizar conocimiento c) Replicar conocimiento 5.2.3. Difundir conocimiento Es el proceso de diseminación, distribución , intercambio y circulación de conocimiento necesario, suficiente y verídico, entre los integrantes de la organización, que permita apoyar el desarrollo de las actividades que realizan. Sus principales actividades son: a) b) c) d) e) Establecer políticas de uso Establecer medio y dispositivo de difusión Diseminar conocimiento Distribuir conocimiento Compartir conocimiento 5.2.4. Transferir conocimiento Es el proceso mediante el cual el conocimiento de la organización es asimilado por personas que no lo tienen y que también hacen parte de la organización, a través de la formación de personal y el aprendizaje de experiencias, con el propósito de mejorar sus habilidades y de esta manera mejorar el desarrollo de las actividades que realizan. a) Formar personal b) Aprender de experiencias 5.2.5. Aplicar conocimiento Es el proceso mediante el cual el sistema de gestión de conocimiento proporciona sugerencias y recibe retroalimentación sobre qué, cómo, cuándo y dónde se debe aplicar el conocimiento, cuando las personas de la organización requieren utilizarlo para realizar tareas, hacer productos, ofrecer tareas, explotarlo y expandirlo. a) Seleccionar conocimiento b) Utilizar conocimiento 5.2.6. Mantener conocimiento Es el proceso mediante el cual se mantiene el conocimiento necesario para la organización, se elimina conocimiento innecesario y se libera conocimiento útil disponible para otras organizaciones. a) b) c) d) Evaluar conocimiento Eliminar conocimiento Externalizar conocimiento Asignar recursos 6. Conclusiones Aunque el conocimiento, los ciclos de vida y modelos de arquitectura propuestos hasta hoy no tienen una definición unificada ampliamente aceptada, han ganado la relevancia e importancia en áreas de investigación científica y organizacional. Se concibe como el conocimiento como un bien intangible de las organizaciones, que siendo gestionado en un marco base dependiendo e contexto; puede ser duplicado y evolucionado por la interacción de quienes intervienen en ellos. Los procesos de gestión de conocimiento están estructurados en frameworks o marcos de trabajo desde diversas perspectivas. En principio Holsapple y Whinston 1987 [54] hicieron el primer planteamiento, luego Nonaka y Takeuchi 1995 [21] han hecho contribuciones y por ejemplo en las útimas décadas Zollo y Winter 2002 [59] y Lytras, Pouloudi y Poulymenakuo 2002 [60] han seguido aportando activamente a ésta área de investigación organizacional. Un ciclo de vida de gestión de conocimiento está conformado por procesos de gestión de conocimiento. Actualmente existen cuatro enfoque principales: Meyer y Zack [43], Bukowitz y Williams [44], McElroy [45] y Wiig [46]: La colaboración resultado de la interacción entre las personas de una organización que participan en determinado proceso, es factor clave de éxito para la adquisición, organización, difusión, transferencia, aplicación y mantenimiento del conocimiento. 7. Referencias [1] A. Hester, «Increasing Collaborative Knowledge Management in Your Organization: Characteristics of Wiki Technology and Wiki Users,» de SIGMIS-CPR '10 Proceedings of the 2010 Special Interest Group on Management Information System's 48th annual conference on Computer personnel research on Computer personnel research, Vancouver, BC, Canada, 2010. [2] L. Argote y P. Ingram, «Knowledge transfer: a basis for competitive advantage in firms,» Organizational Behavior and Human Decision Processes, vol. 82, nº 1, pp. 150-169, 2000. [3] S. Fu y M. 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