Proyectos Ing I_09072012VERSION 4

Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
UNIVERSIDAD TECNÓLOGICA
DEL PERÚ
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
Y DE SISTEMAS
CURSO: “PROYECTO DE INGENIERIA DE SISTEMAS I”
TITULO DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL BASADO EN BUSSINESS
INTELIGENT Y BPM
Profesor
:
Ing. Perfecto Manrique, Wilmer.
Aula
:
B - 507
Integrantes
:
- Chávez Huamán, Bettin@ Rebeca
- Contreras Muñoz, Reymar Alfredo
Lima – Perú
2012
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
INDICE
INTRODUCCION
CAPÍTULO 1: EMPRESA O ENTORNO
1.1. Objetivos estratégicos generales
1.2. Organización
1.3. Lista de problemas y análisis
1.4. Lista de soluciones y análisis
CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO
2.1. Planteamiento del Problema
2.2. Formulación del Problema
2.3. Objetivos
2.4. Justificación de la Investigación
2.5. Limitaciones
-Antecedentes a niveles Cuantitativo
CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO
3.1. Antecedentes de la investigación
3.2. Bases teóricas
3.3. Sistemas de variables
3.4. Términos básicos y técnicos del OSCE
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
INTRODUCCION
A continuación presentamos el siguiente trabajo, que tiene como fin la realización
del diagnostico previo tanto interno y externo para la Implementación de la Gestión
Documental para la Entidad del Organismo Supervisor de la Contrataciones del
Estado – OSCE, que se dedica a velar por el cumplimiento de las normas en las
adquisiciones publicas.
El OSCE cuenta con áreas que manejan mucha información tal es el caso de la
Oficina de Asesoría Jurídica, Registro Nacional de Proveedores, Oficina de
Arbitraje; además de contar con dos áreas de archivo las cuales son las
encargadas de almacenar toda la documentación física de los procesos e
inscripciones que se realizan, con el paso del tiempo la cantidad de documentos
almacenados se ha incrementado en un 60% lo cual en la actualidad provoca que
grandes cantidades de documentos se deterioren, y a la vez se reduce el espacio
de almacenamiento, por no contar con un lugar especifico, que conlleva a
improvisar oficinas para el archivamiento de los mismo.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
CAPITULO 1: EMPRESA O ENTORNO
EL ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL
ESTADO - OSCE
El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) es la
entidad encargada de velar por el cumplimiento de las normas en las
adquisiciones públicas del Estado peruano. Tiene competencia en el ámbito
nacional, y supervisa los procesos de contratación de bienes, servicios y obras
que realizan las entidades estatales.
Es un organismo técnico especializado adscrito al Ministerio de Economía y
Finanzas, con personalidad jurídica de derecho público y constituye un pliego
presupuestal.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS GENERALES

Mejorar el sistema de contratación pública a fin de optimizar e integrar los
procesos técnicos de abastecimiento del Estado.

Optimizar los servicios que brindamos a fin de lograr que los agentes del
sistema de contratación pública, reconozcan al OSCE como un aliado
eficiente para una gestión ágil, oportuna, económica y transparente.

Lograr una gestión de alta calidad que asegure el cumplimiento de los fines
institucionales.

Fortalecer el liderazgo institucional en el ámbito de contratación pública en
los procesos de integración internacional.
ORGANIZACION
El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado tiene la siguiente
organización:
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
5
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
 Consejo Directivo.- Es el máximo órgano del OSCE. Se encuentra
integrado por tres (03) miembros, designados por un periodo de tres (03)
años mediante Resolución Suprema refrendada por el Ministerio de
Economía y Finanzas.
 Presidencia Ejecutiva.- Máxima autoridad ejecutiva, Titular del Pliego y
representante legal del OSCE, designado por Resolución Suprema
refrendada por el Ministro de Economía y Finanzas, por un período de tres
(03) años.
 Secretaria General.- Es el máximo órgano administrativo, encargado de la
coordinación entre la Presidencia Ejecutiva y los órganos de asesoramiento
y apoyo del OSCE, así como las entidades e instituciones nacionales e
internacionales. Tiene a su cargo el despacho con la Presidencia Ejecutiva
del OSCE. La Secretaría General depende jerárquicamente de la
Presidencia Ejecutiva.
 Oficina de Control Institucional.- Es el órgano encargado de realizar el
control gubernamental de la entidad, de conformidad con la Ley orgánica
del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la
República, sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Esta a cargo del Jefe del Órgano designado por la Contraloría General de la
República.
 Oficina de Procuraduría.- Tiene como finalidad ejercer la representación y
defensa jurídica de los derechos e intereses del OSCE conforme a lo
dispuesto en el Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica del
estado, sus normas reglamentarias, complementarias y modificatorias. La
oficina
de
Procuraduría
organizacional,
6
se
dependiendo
ubica
en
el
mayor
administrativamente
de
nivel
la
jerárquico
Presidencia
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Ejecutiva del OSCE y funcionalmente del Consejo de Defensa Jurídica del
Estado.
 Tribunal de Contrataciones del Estado.- Tiene como finalidad resolver,
en última instancia administrativa, las controversias que surjan entre las
entidades, los participantes y los postores durante el proceso de selección,
así como imponer las sanciones de inhabilitación temporal y definitiva a los
proveedores, participantes, postores, contratistas, entidades y expertos
independientes según corresponda para cada caso, por infracción de las
disposiciones de la Ley, su reglamento y demás normas complementarias.
El Tribunal es un órgano autónomo e independiente en la emisión de sus
resoluciones
y
pronunciamientos,
sin
perjuicio
de
depender
administrativamente de la Presidencia Ejecutiva del OSCE.
 Secretaría del Tribunal.- Es la Unidad Orgánica responsable de brindar
soporte técnico, legal y administrativo al Tribunal de Contrataciones La
Secretaría brinda soporte técnico, legal y administrativo al Tribunal para el
cumplimiento de sus funciones. Está a cargo de un Secretario que depende
directamente de la Presidencia del Tribunal.
 Oficina de Planeamiento y Desarrollo.- Tiene como finalidad elaborar y
evaluar la ejecución de los planes institucionales y el proceso presupuestal
del OSCE, así como las actividades de cooperación y asuntos
internacionales
y
de
racionalización
administrativa
de
la
gestión
institucional. La oficina de Planeamiento y Desarrollo depende directamente
de la Secretaría General. Se encuentra conformada por las siguientes
unidades orgánicas:
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
Unidad de Planificación y Presupuesto.

Unidad de Cooperación y Asuntos Internacionales.

Unidad de Organización y Mejora de Procesos.
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
 Oficina de Estudios Económicos.- Tiene como finalidad conducir los
estudios de carácter económico y social relacionados con las compras
públicas, incluyendo aquellos conducentes a evaluar el funcionamiento de
los regímenes de contrataciones del estado. Asimismo, le corresponde
analizar y proponer mecanismos idóneos de contratación según mercados,
así como plantear estrategias destinadas a promover el uso eficiente de los
recursos públicos y de reducción de costos. La Oficina de Estudios
Económicos depende directamente de la Secretaría General.
 Oficina de Asesoría Jurídica.- La Oficina de asesoría Jurídica tiene como
finalidad brindar asesoramiento a la Alta Dirección y demás órganos y
unidades orgánicas del OSCE, en asuntos de carácter jurídico con el
propósito que las actuaciones institucionales se den dentro del marco legal
vigente. La Oficina de Asesoría Jurídica depende directamente de la
Secretaría General.
 Oficina de Administración.- Tiene como finalidad proveer a los órganos
del OSCE de los recursos humanos y logísticos de acuerdo a las
necesidades y normas vigentes, así como administrar la ejecución
presupuestal, financiera y contable, y los proyectos y actividades referidos a
la aplicación de recursos de tecnologías de la información en el OSCE. La
Oficina de Administración depende directamente de la Secretaría General.
La Oficina de Administración se encuentra conformada por las siguientes
unidades orgánicas:
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
Unidad de Recursos Humanos

Unidad de Logística

Unidad de Finanzas

Unidad de Tecnologías de la Información
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
 Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional.- Tiene como finalidad
brindar orientación a los usuarios sobre los diversos servicios que presta el
OSCE, coordinar el apoyo administrativo y de asesoría a las Oficinas
Zonales, así como coordinar las actividades de comunicaciones, prensa,
imagen institucional y relaciones públicas del OSCE.La Oficina de apoyo a
la Gestión Institucional depende directamente de la Secretaría General.
La Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional se encuentra conformada por
las siguientes unidades orgánicas:

Unidad de Prensa e Imagen Institucional

Unidad de Atención al Usuario

Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales
 Dirección de Arbitraje Administrativo.- Es el órgano encargado de las
actividades relacionadas con la conciliación y arbitraje administrativo de las
contrataciones del Estado. Depende jerárquicamente de la Presidencia
Ejecutiva.
 Dirección Técnico Normativa.- Tiene como finalidad establecer los
criterios técnicos legales sobre la aplicación de la normativa de
contrataciones del Estado, elaborar los proyectos normativos referidos a la
aplicación de dicha normativa, así como brindar asesoría de carácter
técnico legal y desarrollar las actividades referentes a la difusión y
capacitación en materia de contratación pública.La Dirección Técnico
Normativa depende directamente de la Presidencia Ejecutiva.
La Dirección Técnico Normativa se encuentra conformada por las siguientes
unidades orgánicas:
9

Sub Dirección de Normatividad

Sub Dirección de Procesos Especiales
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I

Sub Dirección de Desarrollo de Capacidades
 Dirección de Supervisión.- Tiene como finalidad supervisar los procesos
de contratación, de forma selectiva y/o aleatoria de acuerdo con las
atribuciones conferidas al OSCE por la Ley.La Dirección de Supervisión
depende directamente de la Presidencia Ejecutiva.
La Dirección de Supervisión se encuentra conformada por las siguientes
unidades orgánicas:

Sub Dirección de Supervisión y Monitoreo

Sub Dirección de Atención de Denuncias.
 Dirección del Registro Nacional de Proveedores.- Tiene como finalidad
administrar el Registro Nacional de Proveedores y efectuar la fiscalización
posterior de los procedimientos seguidos ante el RNP.La Dirección
del Registro Nacional de Proveedores depende directamente de la
Presidencia Ejecutiva.
La Dirección del Registro Nacional de Proveedores se encuentra
conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Sub Dirección de Operaciones Registrales

Sub Dirección de Información Registral

Sub Dirección de Fiscalización
 Dirección del SEACE.- Tiene como finalidad administrar y desarrollar las
operaciones que se realizan en el marco del Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado - SEACE, asícomo administrar tanto el Catálogo
Único de Bienes, Servicios y Obras, como el Catálogo Electrónico de
Convenios Marco, para lo cual desarrolla los proyectos y actividades
referidos al diseño e implementación de sistemas automatizados del
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
SEACE y RNP.La Dirección del SEACEdepende directamente de la
Presidencia ejecutiva.
La Dirección del SEACE se encuentra conformada por las siguientes
unidades orgánicas:

Sub Dirección de Plataforma

Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos
 Dirección de Arbitraje Administrativo.- Tiene como finalidad desarrollar
las actividades relacionadas con los mecanismos de solución de
controversias de las contrataciones del estado.La Dirección de Arbitraje
Administrativo depende directamente de la Presidencia ejecutiva.
La Dirección de Arbitraje Administrativo se encuentra conformada por las
siguientes unidades orgánicas:
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
Sub Dirección de Procesos Arbitrales

Sub Dirección de Asuntos Administrativos Arbitrales
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
LISTA DE PROBLEMAS Y ANALISIS
El OSCE fue creado a mediados del año 2008, y desde entonces como toda
entidad pública ha sido propensa a tener varios cambios, ya sea en directivos;
como por ejemplo: presidentes ejecutivos, hasta incluso cambios dentro de su
organización, siendo el ultimo cambio en su organización efectuado a comienzos
del presente año, el cual trajo como consecuencias diferentes tipo de problemas
los cuales son detallados a continuación:
 El cambio de estructura organizacional trajo como primera consecuencia el
desorden en las actividades realizadas por cada oficina, teniendo como
resultado confusión entre el personal, duplicidad de información, perdida de
tareas pendientes, exceso de personal por parte de algunas unidades.
 Un problema que se ha ido aumentando considerablemente es el exceso de
información física archivada, en la actualidad existen 2 áreas de archivo en
las cuales se alberga hasta un promedio de 1000 cajas conteniendo
información como resoluciones, memorandos de las diferentes áreas,
manuales, expedientes, convenios, etc, sumado a esto el espacio reducido
en el cual se almacenan estos documentos y además el saber que existe
hasta mas 4000 cajas archivadas por cada año en las instalaciones de Iron
Mountain, nos hace enfocarnos mas en este tema.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
LISTA DE SOLUCIONES Y ANALISIS
Después de la realización de un breve análisis sobre la situación actual del OSCE
y los problemas que presenta, a continuación detallaremos una serie de posibles
soluciones a los problemas anteriormente mencionados:

La realización de un nuevo ROF el cual buscara definir en base a la nueva
estructura las actividades que desarrollara cada área, evitando de esta
manera la duplicidad de información, y el exceso de personal en algunas
áreas.
 Una propuesta de digitalización de documentos, los cuales serán
almacenados en servidores Storage, además de que la información podrá
prevalecer mucho mas tiempo sin temor al deterioro, y a la vez estará
disponible mediante un buscador; la otra propuesta de solución filmación de
archivos digitales la cual es usada por empresas de gran tamaño por el alto
costo de mantenimiento que necesita.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
CAPITULO 2: EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El problema en cual nos enfocaremos en el siguiente trabajo será el exceso de
documentos físicos en el OSCE, puesto que al ser una entidad que diariamente
maneja gran cantidad de información, sumando al hecho de no contar con una
gestión en documentación, que le permita eliminar la duplicidad de los
documentos, clasificación de los documentos, tiempo de archivamiento de los
mismos, etc.
Además de la implementación de la firma digital, puesto que se relaciona
grandemente con el problema mencionado anteriormente.
FORMULACIÒN DEL PROBLEMA
Para realizar la formulación del problema, como primer paso desarrollaremos una
serie de actividades las cuales nos dará como resultado el levantamiento de toda
la información necesaria para proceder con la catalogación de los documentos.
Para lo cual tendremos que solicitar información además de la realización de
entrevistas grupales con los encargados del área de Archivo Periférico y Archivo
del RNP para empezar a tener una idea del proceso de archivado de los
documentos.
Dentro de las áreas del OSCE hemos detectado a aquellas que manejan gran
cantidad de información y a su vez generan la mayor cantidad de documentación:
 Oficina de Arbitraje: Es aquella en las cuales se guardan los expedientes de
los proveedores que han entablado una conciliación y/o controversia y el
resultado de las mismas, en una verificación rápida, no hemos dado con la
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
sorpresa de que ellos tienen un pequeño espacio en los cual guardan sus
expedientes, y están proyectándose en crear su propia área de archivo.
 Registro Nacional de Proveedores: Es la que administra a todos los
proveedores inscritos en el RNP, entre sus documentos mas importantes de
archivamiento están los expedientes de cada proveedor, además de las
revisiones legales de cada uno, tienen su propia área de archivo conocida
como Archivo del RNP.
 Dirección de Supervisión: Es el encargado de supervisar, monitorear todas
las denuncias que llegan hasta sus oficinas provenientes de los
proveedores. Maneja gran cantidad de información, también nos hemos
dado con la sorpresa de que están proponiendo la implementación de un
archivo.
 Demás en áreas en general, las cuales generan documentación como
manuales, memorandos, cartas, etc.
OBJETIVOS
Realizar una gestión de los documentos que permita al final obtener los siguientes
objetivos:
 Un catalogo de documentos, con los cuales se facilitara su búsqueda,
además de un correcto archivamiento.
 La digitación de los documentos permitirá un mejor archivamiento de los
mismos, garantizando la disponibilidad del documento, además de su no
deterioro.
 Evitar la redundancia de información, y el archivamiento mediante tiempos
de vigencia de los documentosde acuerdo a su importancia.
 Evitar algún desastre provocado por la gran cantidad de papel almacenado.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
 Contribuir con el medio ambiente, puesto que al digitalizar los documentos
el OSCE podrá ahorrar lo que anteriormente se gastaba en papeles.
JUSTIFICACIÒN DE LA INVESTIGACIÒN
Nuestro proyecto se justifica en la necesidad que tiene actualmente del OSCE de
dar solución al problema de gestión de documentos. Teniendo como base brindar
más beneficios tanto al usuario como al personal que labora en el OSCE.
Además de poder implementar una gestión que a futuro dará sus mayores
resultados para la gran cantidad de información que maneja, convirtiéndola así en
una de las entidades con mejor infraestructura en tecnologías de información.
LIMITACIONES
Dentro de las limitaciones encontradas en un primer estudio:
 Resistencia al cambio por parte del personal.
 No contar con los equipos necesarios para la realización del proyecto,
además de los plazos de demora en la financiación de los mismos.
 No contar con una oficina especializada de sistemas, siendo nuestro punto
de apoyo una unidad que depende de una oficina que no tiene
conocimientos de tecnologías de información.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Antecedentes a niveles Cuantitativo
Después del análisis en el OSCE hemos definido el problema del exceso de
documentos físicos en el OSCE(1), puesto que al ser una entidad Gubernamental
que diariamente maneja gran cantidad de información, sumando al hecho de la la
redundancia de información y deterioro de los documentos acumulados durante
mucho tiempo.
Tabla de Puntuación Según La Problemática
ALTERNATIVAS
PESOS
FACTORES
EFICIENCIA
COSTO
CALIDAD
SEGURIDAD
TOTALES
3
1
3
3
EVALUACION
ALTERNATIVAS
CALIFICACION
ALTERNATIVAS
1
3
4
3
2
12
1
4
3
2
3
12
EVALUACION DE PROBLEMAS
ESCALA DE PESOS
1 POCO IMPORTANTE
2 IMPORTANTE
3 MUY IMPORTANTE
ESCALA DE PUNTAJES
1 Muy Bajo
2 Bajo
3 Medio
4 Alto
5 Muy Alto
POR LO TANTO SEGÚN NUESTO ANALISIS DE FACTORES NOS CORRESPONDE DAR
SOLUCION CON LA ALTERNATIVA QUE EL PROBLEMA PLANTEA CON LO CUAL SE
JUSTIFICA LA MEJOR SOLUCION OPTIMA.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
CAPITULO 3: MARCO TEÓRICO
Nuestro proyecto tiene como objetivo principal realizar la gestión de la
documentación en todo el OSCE, permitiendo de esta manera el manejo y la
organización de la documentación producida y recibida desde su origen hasta su
destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Tenemos como referencia el proyecto de “Proyecto de digitalización de
documentos estructuración y modernización de la gestión documental” que fue
aplicado en el MTC (Ministerio de Transporte y Comunicaciones), en cual se ve
claramente lo importante que es la gestión documental antes de empezar la
digitalización. A continuación veremos algunos puntos resaltantes del proyecto en
mención:
El Proyecto de Digitalización de Documentos materializa la intención del MTC de
implantar mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la gestión interna,
partiendo desde las actividades básicas como la gestión documental en cada
Dependencia, a fin de minimizar tiempos, esfuerzos y costos a favor de una
administración más eficiente de cara a los usuarios del MTC.
Conscientes de la magnitud de ésta intención, éste proyecto concentra sus
esfuerzos en sentar bases sólidas consistentes y a la vez flexibles al cambio, a fin
de, a partir de ellas, desarrollar y fortalecer una moderna y eficiente gestión
documental, lo cual se evidencia en las primeras fases del mismo.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Los principales objetivos del Proyecto son:

Modernizar y optimizar la gestión documental en el Ministerio de
Transportes y Comunicaciones.

Homogenizar y unificar los procesos de digitalización de documentos
iniciados en las diferentes Dependencias del MTC.

Disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de Trámite
Documentario.

Mejorar la capacidad de gestión administrativa y de planeamiento
estratégico.

Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en ésta materia.

Implantar progresivamente un Sistema de Trámite Documentario con un
workflow adecuado a la naturaleza de los procesos de gestión documental
del MTC.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Modernizar y normalizar las políticas de la gestión documental en el MTC
significará optimizar los tiempos invertidos en la ejecución de los mismos, así
como iniciar un proceso de concientización organizacional para las buenas
prácticas en la gestión administrativa dentro del mismo.
Considerando que el éxito de éste proyecto radica en un aceptable nivel de
organización y ordenamiento de los documentos (archivística), es importante
señalar que el nivel de normalización de las actividades archivísticas en el MTC es
incipiente, haciéndose imprescindible reforzar la normatividad existente, así como
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
capacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las
nuevas disposiciones. Del mismo modo es necesario considerar lo siguiente:

En la actualidad no se dispone de los mecanismos necesarios que nos
permitan regular los procesos archivísticos, como son:

El Programa de Control Documental de la Dependencia, que consta
de :

Inventario de Series Documentales y

Tabla General de Retención de Documentos.

La normatividad específica que regule la aplicación de todos
los procesos técnicos archivísticos dentro del MTC.

No se puede identificar con certeza el número exacto ni el dominio de
archivos de gestión o periféricos existentes en el MTC, debido a que no
existe la normatividad específica para la creación de éstos. Los archivos de
gestión y periféricos se hacen evidentes al momento que remiten su
documentación al Archivo Central.

En su mayoría, los archivos de gestión y periféricos son organizados de
acuerdo al criterio de las personas que lo administran (por lo general
secretarias) y no en base a criterios técnicos archivísticos estándares, por
ello actualmente no existe un ordenamiento homogéneo de los documentos
en los archivos del MTC, debido a la ausencia de la normatividad específica
para la ejecución de los procesos técnicos archivísticos, como se mencionó
líneas arriba.

Uno de los factores por los que no se puede realizar una correcta
búsqueda, clasificación, asignación, transferencia o eliminación de los
documentos es porque no se los tiene correctamente ordenados.
Por otro lado, es necesario considerar que para poder implantar un sistema de
gestión de documentos en una organización actual es imprescindible abarcar la
gestión de documentos en toda su complejidad:
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I

Documentos que nacen electrónicos y que se convierten en papel para su
autentificación.

Documentos que ingresan en papel en las organizaciones.

Documentos electrónicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo
electrónico).

Documentos en papel que se convierten en electrónicos al digitalizarlos.

Documentos que se “componen” de datos en una aplicación al ser
consultados.

Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos.

Documentos que se sustituyen por aplicaciones informáticas que recogen
los distintos pasos de un trámite o workflow.

Documentos firmados electrónicamente
El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de negocio de la organización
y la incorporación de los documentos en el sistema debe plantearse desde los
orígenes del mismo, independientemente del período que se vaya a conservar.
Todas las personas de una organización que manejen documentos serán
responsables de su gestión, que debe estar tan integrada en la forma de trabajo
que no sea percibida como una carga extraordinaria.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Este sistema identifica cinco niveles de la estructura orgánica del MTC, presenta
un agrupamiento por conjunto documentales de cada serie documental, que a su
vez se subdivide en tipos y subtipos documentales.
Es importante precisar que el MTC es la única entidad del Estado que ahora
dispone de unSistema Electrónico de Series Documentales, poniéndolo así a la
vanguardia sobre otras entidades. A su vez es importante resaltar que este
sistema es generalizable para cualquier otra entidad del Estado.
El Proyecto actualmente ya se esta ejecutando y se encuentra en un 40% de
avance (set 06), finalizando casi por completo la Estructura Organizacional de todo
el MTC.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
La cual abarca desde:
Esta estructura ya esta desarrollada, y con esto nos permitirá saber donde se
encuentra la información, verificar avances de obras, realizar los seguimientos de
obras concesionadas, y que sean ejecutados multisectorialmente, etc.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Esta estructura agruparía los 3 sistemas de gestión que existen en toda entidad:
Con esta estructura en cada entidad, e interconectadas al gobierno central se
podría realizar los seguimientos y mejor control del desempeño de cada personal
de cada entidad, así como saber exactamente los avances y estados de
determinados proyectos o tramites.
Asimismo en simultáneo se crearían y aplicarían normas que regulen la
metodología de trabajo para reforzar esta estructura, aplicando la premisa
“CENTRALIZACION NORMATIVA Y DESCENTRALIZACION OPERATIVA”
25
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
De lo antes mencionado, éste proyecto tiene por finalidad sentar bases sólidas
para optimizar y modernizar la gestión documental en el MTC, abarcando campos
como el ordenamiento y organización homogénea de los diferentes archivos del
MTC, la optimización de procesos de gestión documental, la implantación
progresiva de líneas de producción distribuidas que digitalicen los documentos de
manera homogénea con un almacenamiento centralizado, enfocando las
actividades hacia la implantación progresiva de un workflow documental idóneo
para los procesos de gestión documental del MTC.
26
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
BASES TEORICAS
Para poder desarrollar nuestro proyecto es necesario, como ya se ha visto en el
ejemplo del proyecto implementado en el MTC, una buena relación entre áreas lo
cual nos llevara a definir los roles y actividades de cada una de ellas, para lo cual
utilizaremos el Business intelligence o también llamado Inteligencia Empresarial el
cual nos será de gran ayuda en la toma de decisiones, de igual manera
utilizaremos el BMP (Gestión de procesos de negocio) lo cual nos va a permitir
simplificar y optimizar los procesos del negocio, están son las herramientas con la
cual contaremos para el desarrollo de nuestro proyecto.

BUSINESS INTELLIGENCE (Inteligencia Empresarial)
En concepto, la inteligencia de negocios se refiere al uso de los datos de una
empresa para facilitar la toma de decisiones mediante la comprensión del
funcionamiento actual y la anticipación de acciones para dar una dirección
operativa optima a la empresa.
Business Intelligence tiene las siguientes fases:
 Fase 1 - Dirigir y Planear
 Fase 2 - Recolección de Información
 Fase 3 - Procesamientos de Datos
 Fase 4- Análisis y Producción
 Fase 5- Difusión
FASE 1 – DIRIGIR Y PLANEAR
27
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
En esta fase inicial es donde se deberán recolectar los requerimientos de
información específicos de los diferentes usuarios, así como entender sus
diversas necesidades, para que luego en conjunto con ellos se generen las
preguntas que les ayudarán a alcanzar sus objetivos.
FASE 2 – RECOLECCION DE INFORMACION
Es aquí en donde se realiza el proceso de extraer desde las diferentes
fuentes de información de la empresa, tanto internas como externas, los
datos que serán necesarios para encontrar las respuestas a las preguntas
planteadas en el paso anterior.
FASE 3 – PROCESAMIENTO DE DATOS
Procesamiento de Datos. En esta fase es donde se integran y cargan los
datos en crudo en un formato utilizable para el análisis. Esta actividad
puede realizarse mediante la creación de una nueva base de datos,
agregando datos a una base de datos ya existente o bien consolidando la
información.
FASE 4 – ANALISIS Y PRODUCCION
Ahora, se procederá a trabajar sobre los datos extraídos e integrados,
utilizando herramientas y técnicas propias de la tecnología BI, para crear
inteligencia. Como resultado final de esta fase se obtendrán las respuestas
a las preguntas, mediante la creación de reportes, indicadores de
rendimiento, cuadros de mando, gráficos estadísticos, etc.
FASE 5 - DIFUSION
Finalmente, se les entregará a los usuarios que lo requieran las
herramientas necesarias, que les permitirán explorar los datos de manera
sencilla e intuitiva.
28
Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Existen herramientas de inteligencia se basan en la utilización de un sistema de
información de inteligencia que se forma con distintos datos extraídos de los datos
de producción y operación cotidiana, con información relacionada con la empresa
o sus ámbitos y con datos económicos. Mediante las herramientas y técnicas ETL
(extraer, transformar y cargar) se extraen los datos de distintas fuentes, se
depuran, preparan (homogeneización de los datos), y cargan en un almacén de
datos.
La inteligencia de negocios es un recurso poco aplicado en las pymes y más en la
gran empresa; pero esto no es debido a que no aplique, sino a que las gerencias
dentro de las pymes la encuentran como una práctica complicada y por ello
comúnmente no la implementan.
BENEFICIOS MÁS IMPORTANTES
 Reduce el tiempo mínimo que se requiere para recoger toda la información
relevante de un tema en particular, ya que la misma se encontrará
integrada en una fuente única de fácil acceso.
 Automatiza la asimilación de la información, debido a que la extracción y
carga de los datos necesarios se realizará a través de procesos
predefinidos.
 Proporciona herramientas de análisis para establecer comparaciones y
tomar decisiones.
 Cierra el círculo que hace pasar de la decisión a la acción.
 Permite a los usuarios no depender de reportes o informes programados,
porque los mismos serán generados de manera dinámica.
 Posibilita la formulación y respuesta de preguntas que son claves para el
desempeño de la organización.
 Permite acceder y analizar directamente los indicadores de éxito.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
 Se pueden identificar cuáles son los factores que inciden en el buen o mal
funcionamiento de la organización.
 Se podrán detectar situaciones fuera de lo normal.
 Permitirá predecir el comportamiento futuro con un alto porcentaje de
certeza, basado en el entendimiento del pasado.
 Los usuarios podrán consultar y analizar los datos de manera sencilla e
intuitiva.

BMP (Gestión de Procesos de Negocio)
Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process
Management o BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es
mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la
gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar,
documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por
Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una
operación funcional a una operación de administrar por procesos.
Un proceso se puede ver como un conjunto de recursos y actividades
interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y
métodos.
A través del modelado de los procesos de negocio, al interior de una organización,
puede lograrse un mejor entendimiento de la operación de la empresa y muchas
veces esto presenta la oportunidad de mejorar los procesos y con ello mejorar el
desempeño. La estructuración de los procesos reduce errores, asegurando que
los procesos se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de
error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante
cada etapa. La administración de los procesos permite asegurar que los mismos
se ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente
establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser
usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la
ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias o
fallas en los mismos, y actuar sobre ellos para optimizarlos.
El alcance del BPM está conformado por un conjunto de soluciones de software
especializado que logra automatizar, a día de hoy y de una manera eficiente, todo
el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la
identificación y modelización, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno
de Mejora Continua totalmente automatizado.
La figura 2 muestra las distintas tecnologías del BPM por cada una de las etapas
del ciclo de vida de la gestión de los procesos del negocio, definiendo así el
alcance del mismo.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
SISTEMA DE HIPOTESIS

La implementación de la gestión documental permitirá tener un mayor
control de los archivos fisicos además de un correcto inventario.

Las metodologías a que serán utilizadas soportar el continuo crecimiento
de la entidad, permitiendo que la adaptación sea mas sencilla.

En un futuro se podrá plantear la digitalización de los archivos, teniendo
como base que los archivos físicos se encuentran ordenados y foliados
de acuerdo a cada área.

La normalización de las siglas, nomenclaturas y números a ser utilizados
en la foliación de cada expediente o file.

El trabajo del archivo central, será minimizada gracias a la normalización
de los archivos periféricos.

Se trabajará según un cronograma establecido con anterioridad, para el
migrado de los archivos, expedientes, folios de años anteriores al
archivo central, permitiendo un ahorro de espacio y a la vez protegiendo
la salud de los usuarios.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
SISTEMA DE VARIABLES
Metodología y estándares
El inicio de la gestión documental deberá de diseñarse y utilizarse
metodologías que contribuyan al crecimiento de la organización, basado en el
claro entendimiento por parte de los usuarios.
Supervisión y ejecución dela gestión documental
Se deberán de realizar coordinaciones respectivas con el archivo central, a
fin de que sea supervisado todo cambio en lo que respecta a la foliación de los
expedientes. Además antes de ejecutar la gestión documental se deberá de
capacitar a los usuarios para evitar posteriores inconvenientes en el proceso.
Seguridad y salud
La seguridad e integridad de los archivos, folios y expedientes será
primordial en el proceso de la gestión por lo cual el personal que se encuentre a
cargo deberá de seguir ciertas reglas para su manipulación de los mismos.
Además se consultará con el Ministerio de Salud sobre los cuidados que se
deberá tener en el manejo de los folios, puesto que el papel contiene ácaros que
con el tiempo podrían causar enfermedades a los usuarios involucrados.
Termino de confidencialidad
El OSCE integrara una política de confidencialidad a los usuarios
encargados de los archivos central y periférico a fin de salvaguardar la información
de los expedientes y folios, permitiendo de esta manera un mejor control en
cuanto a la seguridad.
Impacto en los usuarios involucrados
Se llevarán a cabo capacitaciones al personal involucrado en temas de
archivo, gestión de documentos, etc.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
TÉRMINOS BASICOS Y TECNICOS DEL OSCE
 BIENES COMUNES
Son los productos denominados comoditas y aquellos que, habiendo sufrido
procesos de transformación, han sido estandarizados dentro del mercado o
como consecuencia de un proceso de homogenización llevado a cabo al
interior de una o más Entidades.
 FICHAS TÉCNICAS
Son fichas que contienen las características y especificaciones técnicas
correspondientes a los bienes incluidos en el Listado de Bienes Comunes.
 LISTADO DE BIENES COMUNES
Listado de bienes transables a través de la modalidad de subasta inversa.
 PROVEEDOR
La persona natural o jurídica que vende bienes y que está en capacidad de
participar en procesos de selección por subasta inversa electrónica.
 PARTICIPANTE
El proveedor que puede intervenir en el proceso de selección por subasta
inversa electrónica al haberse registrado como tal a través del Sistema.
 POSTOR
La persona natural o jurídica legalmente capacitada que participa en un
proceso de selección por subasta inversa electrónica desde el momento en
que presenta su propuesta a través del Sistema
 AGENTE ELECTRÓNICO
El Agente Electrónico es un programa que el proveedor podrá configurar
con ciertos parámetros para que lo represente durante los Lances con
Agentes Electrónicos.
 CIERRE ALEATORIO
Se inicia a la finalización del horario indicado en la convocatoria para
efectuar las mejoras de precios, cuya duración fluctúa de uno (1) a treinta
(30) minutos conforme lo determine aleatoriamente el Sistema, periodo de
tiempo durante el cual los postores podrán enviar sus últimos lances.
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Proyectos de Ingeniería de Sistemas I
 RONDAS
Serie que contiene los lances de los postores según los turnos establecidos
por el Sistema de acuerdo a sus propuestas económicas, que se efectúan
automáticamente en el Sistema durante etapa de Lances con Agentes
Electrónicos.
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