Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o... más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en...

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o
más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre
la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar funcion con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará
más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción
de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el
botón
De esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el
nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver
con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de
lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo
clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
FUNCION SUMA
La función suma es una de las mas usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono
especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA()
para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores,
este icono se llama autosuma
y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos
sumar hacer clic en
y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango,
aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango
que queremos sumar, Enter y listo( Excel 2003 y 2007)
fijemonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma ,el promedio y cuantas
celdas se seleccionaron para efectuar la suma(Excel 2007).
Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnasdejando espacio para poner los
totales
y luego aplicamos autosuma
Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de
números puesta verticalmente u horizontalmente( tiene que estar activa una cela en la
columna o fila respectivamente), en estos casos inserta automáticamente la función suma
con los rangos que interpreta querenos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar
ENTER, para aclarar las cosas veamos los siguientes gráficos.
apretamos ENTER y obtenemos la suma
y si la secuencia es horizontal
apretamos ENTER y
obtenemos la suma
También podemos utilizar la autosuma para obtener subtotales por ejemplo si tenemos la
siguiente tabla
seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control
y obtenemos los subtotales apretando e icono de autosuma
Si hubiéramos una gran cantidad de subtotales, hacerlo así sería muy engorroso entonces lo
que hacemos es seleccionar el rango adecuado y usar "ir a" apretando F5( O) con lo que
aparece
luego oprimimos Especial y vamos al siguiente pantalla en la que tildamos solo constantes y
números
esto hace que se seleccionen solamente los números de los subtotales
luego apretamos en autosuma y obtenemos los subtotales
En Excel 2007
aparece en la solapa Inicio y en Excel 2003 en la barra iconos.
Pero la función suma es mucho mas que una suma rápida, esta entrega la suma de los
valores que estan en las celdas a que hacen referencia los argumentos y estos pueden ser: un
valor numérico, la referencia o el nombre de una celda, la referencia o el nombre de un
rango, una fórmula matemática o una función, en este último caso estariamos ante
un Anidamiento de funciónes , por otro lado los parámetros pueden ser todos lo que nos
hagan falta, o sea
=SUMA(parametro-1, parametro-2,parametro-3,.............,parametro-n..)
Veamos el siguiente ejemplo
donde se ve que la expresión =SUMA(A1:C4;E1;230;E4*F4) ubicada en la celda A7 devuelve la
suma de las celdas
1- A1,B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3.A4,B4,C4
2- La celda E1
3- El número 230
4- El producto de las celdas E4 y F4
Por último veanos un ejemplo mas práctico
Se tiene una tabla con las ganancias semestrales por cereales
Se quieren los totales anuales por granos, los totales por semestre y el total final
descontando los impuestos de un 36%
Los totales se hacen con autosuma y el total final con =SUMA(d4;-E4). Los impuestos se
calcularon con una fórmula (=D4*$A$11) pero esto es otro tema
FUNCION PROMEDIO
Esta función devuelve el promedio de sus argumentos que pueden ser; números, nombres,
referencias a celdas y referencias a rangos de celdas que contengan números, puede tener
hasta un maximo de 255 argumentos siendo por lo menos uno obligatorio
FUNCION MAX
La función MAX da el valor máximo de un rango o rangos y/o de referecias a celdas, como se
ve en la tabla siguiente
En el apartado Anudamiento de funciones hay un ejemplo de Y anidada con MIN y MAX.
FUNCION MIN
La función MIN da el valor mínimo de un rango o rangos y/o de referecias a celdas, como se
cave en la tabla siguiente
En el apartado Anudamiento de funciones hay un ejemplo de Y anidada con MIN y MAX.
FUNCION CONTAR
Para contar valores numéricos Y fechas en un rango o lista de argumentos, se utiliza la
función CONTAR, veamos la siguiente tabla
Como se ve la función está en la celda C9 de valor 8 que es el resultado de contar los números
y fechas del rango C1:D5 y de las referencias C7 Y D7 , se puede apreciar que se ignoran en la
cuenta los blancos , los valores lógicos , lo errores y las cadenas de caracteres.
Para contar celdas en blanco disponemos de función CONTAR .BLANCO.
Para contar celdas que no están vacías CONTARA
FUNCIONES LOGICAS
Una proposición lógica es una afirmación que puede se VERDADERA o FALSA pero no ambas
a la vez y justamente los argumentos de las funciones lógicas son proposiciones lógicas.
También las funciones lógicas devuelven resultados VERDADERO o FALSO. Esta es una
definición que se cumple en forma estricta solamente para las siguientes funciones:
FUNCION Y
La función Y,como O es una función lógica ya que sus argumentos son proposiciones lógicas,
la función evalúa los argumentos y devuelve un resultado VERDADERO o FALSO ( aclaro que
esta función puede tener un solo parametro sin dar error, aunque no tiene mucho sentido
práctico)
Su sintaxis es:
Y(parámetro1;parámetro2;parámetro3;.....)
La función devuelve VERDADERO si la evaluación de todos los parámetros es VERDADERA y
dara FALSO si la evaluación al menos uno de sus parámetros es FALSA o si todos son
FALSOS.
ejemplo
vemos que si cambiamos una desigualdad, o las dos el resultado es FALSO
FUNCION O
Como Y la función O es una función lógica, porque sus argumentos son proposiciones lógicas
o pruebas lógicas la función evalúa los argumentos y devuelve un resultado VERDADERO o
FALSO., su sintaxis es
O(parámetro1;parámetro2;parámetro3;.....)
La función devuelve FALSO si la evaluación de todos los parámetros es FALSO y dara
VERDADERO si la evaluación almenos uno de sus parámetros es VERDADERO o si todos son
VERDADEROS.
Veamos un ejemplo
FUNCION NO
La función NO invierte el valor lógico de los argumentos de las funciónes Y(y O, por
consiguiente se utiliza en combinación con ellas, su sintaxis es:
NO(Y(argumento1; argumento2; argumento3;..........))
como puede verse en siguiente ejemplo
como se ve invierte el valor de verdad de los argumentos de Y