Administración del tiempo

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ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
CONTENIDO:
 ¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO?
 DELEGAR
 EL RELOJ Y LA BRÚJULA
 ADICCIÓN A LO URGENTE
 MISIÓN-VALORES
 DETECTORES DE PROBLEMAS DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
 MÉTODOS PARA PODER
ADMINISTRAR EL TIEMPO
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PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ
FCA-UAS
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¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO?
¿Qué es la administración del tiempo?
Establecer las condiciones que nos permitan mejorar nuestro desempeño
ejecutivo (principalmente en lo personal) a partir de una mejor
administración de nosotros mismos.
¿Porque estudiar la administración del tiempo?
-Porque es una forma concreta para administrar nuestro tiempo
-Es el único recurso del que todos podemos disponer de igual manera
-No todos lo utilizamos con la misma eficacia
-Los objetivos deben realizarse en función del tiempo
-No se puede almacenar ni utilizar anticipadamente
¿La formulación de objetivos asegura la obtención de los resultados
esperados?
Cuando ponemos en práctica lo planeado, nos encontramos gran cantidad de
eventos inesperados que consumen el tiempo que habíamos destinado a la
consecución de nuestros objetivos.
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PROFESOR: ELEAZAR GONZÁLEZ ÁLVAREZ
FCA-UAS
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LOS SIETE HÁBITOS DE LA GENTE EFICAZ
1.-SER PROACTIVO:
DEPENDENCIA
NECESITAS VICTORIA PRIVADA
NO TIENES QUE HACER CULPAS QUE
SON TUYAS.
Es ser auto determinado y no
reaccionar a las situaciones
No ser reactivo donde si algo sucede a
la persona reacciona
Es no programarse no engañarse
2.- EMPEZAR CON OBJETIVOS EN
MENTE
Si no tenemos el síndrome del zopilote
estreñido
3.- PRIMERO ES LO PRIMERO
INDEPENDENCIA
NECESITAS VICTORIA PUBLICA
ES LA HABILIDAD PARA INTERACTUAR
CON LOS DEMÁS
INTERDEPENDENCIA
Hacer más cosas vitales y menos
triviales concentrarse en el camino
debido parta lograr los objetivos
4.- PIENSE EN GANO Y GANAS
EQUIDAD
5.- BUSCA PRIMERO
COMPRENDER Y LUEGO
COMPRENDIDO
EMPATÍA (INTEGRIDAD
SENTIMIENTO LÓGICA)
6.-SINERGIA
ECUACIÓN MATEMÁTICA IMPOSIBLE
PERO PSICOLÓGICAMENTE PRECISO
7.-AFILAR LA SIERRA
ES LA AUTO RENOVACIÓN EN
VARIAS DIMENSIONES
FÍSICAMENTE
MENTALMENTE
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FCA-UAS
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DELEGAR
DELEGAR: ES DAR ALAS PERSONAS QUE HACER
ADMINISTRAR: PROCEDIMIENTO PARA LOGRAR QUE LAS COSAS SE HAGAN
A TRAVÉS DE LAS PERSONAS
EL EJECUTIVO ES EL QUE RELACIONA ÍNTIMAMENTE LA DELEGACIÓN Y LA
ADMINISTRACIÓN
COMO ACTIVIDAD CLAVE DEL EJECUTIVO LA DELEGACIÓN TIENE BENEFICIOS
DIRECTOS COMO DERIVADOS LOS MÁS SIGNIFICATIVOS SON QUE LA
DELEGACIÓN:
1.- EXTIENDE LOS RESULTADOS DE LOS QUE EL HOMBRE PUEDE HACER A LOS
QUE EL HOMBRE PUEDE DELEGAR.
2.- LIBERA EL TIEMPO PAR UN TRABAJO MAS IMPORTANTE
3.- DESARROLLA LA INICIATIVA, LA DESTREZA, EL CONOCIMIENTO Y LA
COMPETENCIA DE LOS SUBORDINADOS.
4.-MANTIENE EL NIVEL DE DECISIÓN
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BARRERAS PARA LA DELEGACIÓN
LA DELEGACIÓN ES LA HERRAMIENTA ESENCIAL PARA QUE EL EJECUTIVO PUEDA
ADMINISTRAR SU TIEMPO. NO OBSTANTE, ESTA HERRAMIENTA POCAS VECES ES BIEN
UTILIZADA. LA NECESIDAD DE ELLA RARAMENTE ES COMPRENDIDA. EXISTEN BARRERAS
CRITICAS PARA LA DELEGACIÓN EFICAZ EN EL DELEGADOR, EN LE DELEGADO Y EN LA
SITUACIÓN.
BARRERAS EN EL DELEGADOR
1. Preferencia por la operación.
2. Exigir que todo mundo conozca los detalles.
3. La mentira de “yo lo puedo hacer mejor”.
4. Falta de experiencia en el puesto o en la delegación.
5. Inseguridad.
6. Temor a ser rechazado.
7. Resistencia a tolerar errores.
8. Falta de confianza en los subordinados.
9. Falta de habilidad organizativa para equilibrar cargas de trabajo.
10. Incertidumbre en las tareas e incapacidad para explicar.
11. Falta de controles eficaces y de supervisión.
BARRERAS EN EL DELEGADO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Falta de experiencia
Rehuir responsabilidades
Dependencia exagerada del jefe
Desorganización
Carga de trabajo excesiva
Inmersión en trivialidades
BARRERAS EN LA SITUACIÓN
1.
2.
3.
4.
5.
Intolerancia a los errores
Carácter crítico en las decisiones
Urgencia, falta de tiempo para explicar
Confusión de responsabilidades y de autoridad
Falta de personal
Práctica en pareja:
(Mencionar un ejemplo por cada punto de los temas anteriores)
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N
El reloj y la brújula
Nuestra lucha por colocar primero lo primero se caracteriza por el contraste
existente entre dos poderosas herramientas que nos dirigen: el reloj y la
brújula. El reloj representa los compromisos, las citas, los horarios, las metas,
las actividades; lo que hacemos con el tiempo y como lo administramos. La
brújula representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios,
nuestra misión, nuestra conciencia moral, nuestra orientación; todo lo que
sentimos que es importante y el modo como dirigimos nuestra vida.
La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y
la brújula, cuando lo que hacemos no contribuye a lo que es más importante
en nuestras vidas. Para muchos de nosotros, el dolor que produce la brecha
es intenso. No podemos hacer lo que decimos. Nos sentimos atrapados y
controlados por otras personas y situaciones. Siempre nos enfrentamos a
crisis. Muy a menudo quedamos aprisionados en una “maraña de
trivialidades”, ocupados en apagar incendios y sin tiempo para hacer lo que
reconocemos como trascendente. Tenemos la impresión de que los demás
viven nuestras vidas por nosotros.
Para otros, el dolor no resulta una leve incomodidad. No logramos
hacer coincidir lo que creemos que debemos hacer, lo que deseamos hacer y
lo que en realidad hacemos. Nos encontramos frente a dilemas. Dada la
culpabilidad que sentimos por lo que no llevamos a cabo, no disfrutamos lo
que hacemos.
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LA ADICCIÓN A LO URGENTE
Algunas personas se acostumbran al flujo
de adrenalina descargada en la crisis, que
dependen de ella para sentirse con
entusiasmo y energía, ¿cómo se siente
usted en los caos de la urgencia?
¿Estresado?
¿Presionado?
¿Tenso?
¿Exhausto?, no cabe duda pero al hablar
esas resultan situaciones vivificantes. Nos sentimos útiles, exitosos y
valorados.
Experimentamos una superioridad temporaria al resolver crisis urgentes e
importantes. Cuando debemos resolver algo sin importancia nuestra fijación
en la urgencia es tan poderosa que hacemos cualquier cosa por el simple
hecho de estar activos, se espera que siempre estemos ocupados con exceso
de trabajo, y esta expectativa se ha convertido en un símbolo de nivel social;
si estamos ocupados somos importantes; si no estamos ocupados, nos da
vergüenza admitirlo. La seguridad surge del hecho de estar ocupado. Otorga
valor, es popular y gratificante. Resulta también una excusa para no encarar
lo primordial de la propia vida.
La adición a lo urgencia equivale a una conducta autodestructiva que llena de
forma temporaria el vacío que produce las necesidades insatisfechas, en
lugar de satisfacerlas, las herramientas y los enfoque que empleamos para
administrar el tiempo a menudo fomentan esa adicción y nos mantiene
concentrados en la priorización diaria de lo urgente.
Muchas cosas importantes que contribuyen a alcanzar nuestros objetivos
generales que dan plenitud y significado a nuestra vida no tienden a
presionarnos. Al no ser “urgentes”, debemos considerarlas y actuar sobre
ellas.
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LA SATISFACCIÓN DE LAS CUATRO NECESIDADES Y HABILIDADES HUMANAS
Ciertas cosas resultan fundamentales para la realización humana. Si no
satisfacemos estas necesidades básicas, nos sentimos vacios, incompletos. Es
posible que intentemos llenar ese vacío mediante la adicción a lo urgente, o
que nos volvamos complacientes y nos conformemos con la satisfacción
temporaria que nos puede brindar una realización parcial.
La esencia de estas necesidades se sintetiza en la frase: Vivir, Amar,
Aprender Dejar un legado, Vivir es nuestra necesidad física en lo que
respecta a los alimentos, vestimenta, vivienda, bienestar económico y salud.
Amar es nuestra necesidad social de relacionarnos con los demás,
pertenecer, Amar y ser amados Aprender es nuestra necesidad mental de
desarrollarnos y crecer, por ultimo la necesidad de dejar un legado equivale a
la necesidad espiritual de poseer un sentido del significado, el propósito, la
congruencia personal y la contribución.
Cada unas de estas necesidades tiene una importancia vital. En caso de no
satisfacer alguna de ellas, se reduce la calidad de vida. Si tiene deudas o mala
salud, si no cuenta con el alimento, la vestimenta y La vivienda adecuados, si
se siente aislado y solo, si se halla mentalmente estancado si no se posee un
sentido del propósito y la integridad, la calidad de su vida se perjudica, una
salud excelente, la seguridad económica, las relaciones provechosas y
satisfactorias, el progresivo desarrollado profesional y un profundo sentido
del propósito, la contribución y la congruencia personal crean calidad de vida.
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Lo que supone decir NO
IMPORTANTE
Matriz de la administración del tiempo



I URGENTE
II NO URGENTE
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos con fecha de
vencimiento, reuniones y
preparaciones







NO IMPORTANTE
III URGENTE







Interrupciones
Algunas llamadas telefónicas
Correspondencia
Informes
Reuniones
Muchos asuntos apremiantes
e inmediatos
Muchas actividades populares
IV NO URGENTE





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Preparación
Prevención
Clarificación de valores
Planificación
Creación de relaciones
Verdadera recreación
Catalizar el poder
interior
Triviales
Correspondencia
publicitaria
Algunas llamadas
Acciones que
representan pérdidas de
tiempo
Actividades de “escape”
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* TEORÍA DE PETER DRUCKE
Las personas eficaces no se orientan hacia los problemas, si no hacia los
oportunidades. Alimentan las oportunidades. Alimentan las
oportunidades u dejan morir de iniciación a los problemas. Piensan
preventivamente.
Tiene autenticas crisis y emergencias del cuadrante I que requieren su
atención inmediata, pero su número es comparativamente pequeño.
Mantienen la PRODUCTIVIDAD y la CAPACIDAD DE PRODUCIR en
equilibrio, al centrarse en las actividades importantes, pero no urgentes,
de alto poder de generar capacidad, del cuadrante II en investigaciones
efectuados se dice que los americanos pertenecen 50% cuadrante I y 20%
de cuadrante II. Japoneses 20% de cuadrante I y 50% de cuadrante II.
*BENEFICIOS DEL CUADRANTE II:
 Si cultivas la PRODUCTIVIDAD y las pones en práctica, finalmente se
lograran buenos resultados
 Aumentara la eficacia extraordinariamente
 Crisis y problemas se reducirán hasta adquirir proporciones
manejables, porque pensara con anticipación, trabajando sobre las
raíces, tomando para empezar, las medidas que impidan que las
situaciones lleguen a convertirse en crisis.
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Experiencia
Concurrí una vez a un seminario donde el instructor daba una
conferencia sobre el tiempo. En un cierto momento dijo:” muy bien, es
tiempo de jugar a las preguntas y respuestas”. Saco debajo del
escritorio un frasco de unos cuatro litros y medio con boca ancha. Lo
colocó sobre la mesa junto a una bandeja piedras del tamaño de un
puño y preguntó:
¿Cuántas de esas piedras piensan que caben en el frasco?
Una vez que todos expresaron sus conjeturas, dijo: “Muy bien.
Vamos a averiguarlo”. Introdujo una piedra… luego otra… luego otras.
No recuerdo cuantas metió, pero llenó el frasco. Luego preguntó:
“¿Está lleno?”
Todo el mundo miró las piedras y asintió.
Entonces él agregó: “Ahh”. Metió la mano bajo la mesa y saco un
balde de pedregullo. Luego introdujo parte de el en el tarro y lo
sacudió. Las piedrecillas penetraron por pequeños espacios que
dejaban las piedras grandes.
El conferencista rió con ironía y repitió: “¿Está lleno?”
Esa vez nos acercamos y dudamos. “Tal vez no”.
“¡Bien!”, replicó. Y extrajo un balde arena que había debajo de la
mesa. Comenzó a volcar la arena en el frasco que se infiltraba por los
pequeños espacios que dejaban las piedras y el pedregullo. Otra vez
nos miró e interrogó. “¿Está lleno?”
“¡No!”, exclamamos todos.
“¡Bien!”, comentó y tomo una jarra de agua y comenzó a
verterla en el tarro. Había más de un litro de agua en la jarra. Entonces
indagó, “¿Bueno que se demostró?”
Alguien respondió: “Bueno, existen vacíos, que si reciben
atención, es posible incorporar más elementos en la vida”.
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“No”. Contestó el conferencista. “Ese no es el caso. Se trata de lo
siguiente: si ustedes no hubieran colocado las piedras grandes en
primer lugar, ¿Habrían podido introducirlas alguna vez?”.
Según el paradigma de “cuanto más, mejor”, siempre
intentamos agregar más actividades al tiempo con que contamos. Sin
embargo, ¡que importancia tiene la cantidad de tareas que se realiza, si
no son las más importantes?
Las metas del Cuadrante II equivalen a las “piedras grandes”. Si
colocamos en primer lugar otras actividades (el agua, la arena y el
pedregullo) y luego intentamos introducir las piedras grandes, no sólo
no cabrán, sino que terminaremos por hacer un buen lío en el proceso.
No obstante, si sabemos lo que son las piedras grandes y las
colocamos en primer lugar, es sorprendente la cantidad que se llega a
introducir y cuanta arena, pedregullo y agua llena los vacíos--. Al
margen de todo lo que realmente cabe, la clave reside en introducir
primero las piedras grandes: las metas del Cuadrante II.
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ACTITUDES, REACCIONES Y AJUSTES AL CAMBIO
LOGROS
AUTO -REALIZACIÓN
ALCANZO Y
SUPERO
METAS
CREZCO – ME
DESARROLLO
SOY MEJOR
MODIFICACIÓN
DIRECTA
(IMPULSO)
ACEPTACIÓN
ACCIONES
MODIFICACIÓN
INDIRECTA
GRADUAL
(PENSAMIENTO)
RETO
OPORTUNIDAD
PRODUCTIVIDAD
ENERGÍA QUE
NOS RELAJA Y
TORNA MAS
SOLVENTES
(-)
IMPRODUCTIVIDAD
ENERGÍA NEGATIVA
QUE NOS BLOQUEA
O NULIFICA
ME QUEDO IGUAL
CONFORMISMO
ME MODIFICO SEGÚN
ME CONVENGA
RESISTENCIA
ME NIEGO
RECHAZO
MEDIOCRIDAD
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(+)
C
A
M
B
I
O
FRUSTRACIÓN
CAMBIO DEFORMANTE
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AMENAZA
DUDA
NO INTEGRIDAD
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 Causas de pérdida de tiempo.
Eventos, planeados o no, que consumen el tiempo y no contribuyen al logro
de los objetivos.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Información insuficiente para tomas decisiones.
Requerimientos inesperados de trabajo.
Escasez de recursos.
Problemas originados en jefes o compañeros.
Llamadas telefónicas.
Reuniones de trabajo no previstas.
Visitantes inesperados.
Deficiencias en la comunicación.
 Otras causas de pérdida de tiempo.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
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Desorganización de las propias actividades.
Errores en la estimación del tiempo a cada actividad.
Tendencia a no aceptar ayuda en la realización de algunas actividades.
Falta de decisión para poder decir “NO”.
Decisiones apresuradas.
Consultas frecuentes por incapacidad de decidir.
Actividades ajenas al desempeño del trabajo.
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MÉTODOS PARA PODER ADMINISTRAR EL TIEMPO
EXISTEN UN SIN NUMERO DE MÉTODOS, PLANES Y ACTIVIDADES PARA ADMINISTRAR
EFECTIVAMENTE EL TIEMPO, PRIMERAMENTE PARA LOGRARLO DEBE EXISTIR LA VOLUNTAD Y LA
INICIATIVA ENFOCADA EN UNA MANERA POSITIVA.
EN EL CURSO NOMBRAN ACTIVIDADES PREVENTIVAS PARA EVITAR QUE LOS PROBLEMAS LLEGUEN
A SER CRISIS, EN LA SECUENCIA DE ESTE RESUMEN EXISTEN MUCHAS TÉCNICAS GENÉRICAS PARA
LOGRARLO, POR LA EXPERIENCIA PERSONAL EN ESTE NEGOCIO CONSIDERO QUE SE REQUIEREN DE
CONSIDERAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:






EVITAR LO URGENTE Y HACER LOS IMPORTANTE.
TENER ACTITUD PROACTIVA.
CAPACITACIÓN.
EFECTUAR JUNTAS PERIÓDICAS CON EL PERSONAL DE MANDOS INTERMEDIOS PARA VER
INICIATIVAS DE CRECIMIENTO.
COMPRENDER EL RUMBO O MISIÓN DE LA EMPRESA HACIA DONDE VAMOS
GENERANDO PROYECTOS ÚTILES DE APLICACIÓN INMEDIATA QUE NO SEAN FLACHAZOS
DE IDEAS.
EVITAR MASLO TRATOS, PROVOCAN DESGASTE TANTO EL AGRESOR COMO DEL
AGREDIDO GENERANDO PERDIDAS DE TIEMPO.
DICEN QUE EL OPTIMO CUADRANTE PARA UNA EMPRESA ES EL NUMERO II, PERSONALMENTE
PIENSO LO MISMO, SOLO QUE UN COMIENZO IMPLICA UN FUERTE ARRANCÓN Y DESVIACIÓN DE
CAMBIO, ESTA EMPRESA CUENTA CON PERSONAL CAPAZ PARA LOGRARLO, SOLO SE NECESITA
ANIMAR O DIRIGIR POSITIVAMENTE ESTE CAMBIO, ES TIEMPO DE PREPARARNOS PARA PODER
ENTRAR EN ESTA NUEVA ERA.
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DETECTORES DE PROBLEMAS EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
DENTRO DE CADA EMPRESA SIN IMPORTAR SU GIRO, LOS MAS USUALES PROBLEMAS DE
ADMINISTRACIÓN PROVIENEN DE UNA AMALGAMA DE SITUACIONES NEGATIVAS QUE EN
OCASIONES CONSCIENTES O INCONSCIENTES LOS EJECUTIVOS, COMO SUBORDINADOS
INCIDIMOS, U ESTAS SITUACIONES DESGRACIADAMENTE AFECTAN EL DESARROLLO NORMAL Y
PROGRAMADO DE LA EMPRESA.
LAS SITUACIONES SON LAS SIGUIENTES:












PROBLEMAS DE ESTRUCTURA DE LA EMPRESA.
INSTRUCCIONES CRUZADAS O DUPLICADAS.
PROBLEMAS DE TRATO CON EL PERSONAL.
PROBLEMAS DE NEGLIGENCIA.
NO DEFINICIÓN DE FUNCIONES DE JEFES Y SUBORDINADOS.
PROBLEMAS ECONÓMICOS.
FALTA DE DISPOSICIÓN POR VENGANZA.
ADMINISTRACIÓN NO DIRECTA.
IMPREVISTOS.
ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS.
NO PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTOS (Compras, Informática, Ventas,
Finanzas, Producción, Innovación).
FALTA DE CONFIANZA A RESPONSABILIZAR A LAS QUIENES SE DELEGA.
1+1=3
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SUGERENCIAS PRÁCTICAS:
1. Identifique un actividad del cuadrante II que usted sabe que ha descuidado en
su vida, una actividad que bien realizada tendrá un efecto significativo en su
vida, personal o profesionalmente. Póngala por escrito y comprométase a
realizarla.
2. Dibuje una matriz de administración del tiempo y trate de estimar que
porcentaje de su tiempo destina a cada cuadrante. Después registre su uso del
tiempo durante tres días en intervalos de quince minutos. ¿Cuán precisa fue su
estimación? ¿Está satisfecho con el modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué
necesita para cambiar?
3. Haga una lista de responsabilidades que podrían delegar y de las personas que
podrían hacerse cargo de ellas, o que podrían adiestrarse para asumirlas.
Determine lo necesario para iniciar el proceso de delegación o adiestramiento.
4. Organice su próxima semana (en las páginas 206-207, hay una muestra de la
Hoja de Trabajo Semanal del Organizador de los Siete Hábitos). Empiece por
fijar sus roles y metas para la semana, u después convierta esas metas en un
plan de acción específico. Al final de la semana, evalúe hasta qué punto su plan
ha traducido sus valores y propósitos profundos con respecto a la vida diaria, y
el grado de integridad que ha podido mantener respecto de esos valores y
propósitos.
5. Comprométase a iniciar la organización semanal y reserve tiempo para hacerlo
regularmente.
6. Convierta su herramienta de planificación actual en una herramienta de cuarta
generación, o consiga una herramienta de este último tipo.
7. Recorra el apéndice B (“Un día de cuadrante II en la oficina”), para obtener una
comprensión más profunda del efecto del paradigma del cuadrante II.
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Vive tu tiempo
Date tiempo para trabajar:
es el precio del triunfo.
Date tiempo para pensar:
es la fuente del poder.
Date tiempo para jugar:
es el secreto de la eterna juventud.
Date tiempo para leer:
es el fundamento de la sabiduría.
Date tiempo para ser amigo:
es el camino de la felicidad.
Date tiempo para soñar:
es atar tu carrera a una estrella.
Date tiempo para amar y ser amado:
es el privilegio de los dioses.
Date tiempo para mirar alrededor:
el día es muy corto para ser egoísta.
Date tiempo para reír:
es la música del alma.
Anónimo.
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