elaboracion de informes

ELABORACION DE INFORMES
El informe es la culminación de cualquier proceso de indagación,
puede requerir un gasto de tiempo, esfuerzos y dinero. La meta es
servir de guía a aquellos que tengan que resolver problemas de
mercadeo, los clientes, o para los ejecutivos del mercadeo de la
firma que lo emplea. Solamente si el informe da al cliente, la
comprensión de los datos y las conclusiones, establece la
convicción de que sus conclusiones son correctas y, asegura la
acción correcta, es lo que se requiere para justificar el estudio.
El informe puede presentarse en forma oral o escrita. El término
informe se refiere a estas dos formas de presentación.
Importancia del Informe
El informe sirve para tres funciones importantes: primera, recoger
los datos, los análisis y lo hallado en forma organizada y permanente.
Puesto que él puede ser el único registro sistemático, sirve
como referencia esencial para un futuro trabajo de lo relatado entre
líneas. Segunda, la calidad del trabajo, se juzga también por el
informe. Es sin duda la única base de juicio para tomar decisiones
claves a las personas a las cuales sirve la indagación Tercera, la
efectividad del informe, puede determinar la acción a tomar. Un
informe bien organizado lleva acción o política apropiada, que es la
meta de toda indagación comercial. Si la necesidad de acción es
inmediata, un informe convincente, puede inspirar prontitud a los
ejecutivos. Cuando la acción es para un tiempo posterior, el informe
debe prevenir dilación que puede significar daño al posponer su
acción. El estudio es inútil si lo hallado no es apreciado y traducido
en una acción o política correspondiente.
RECUERDE
La importancia del informe se potencializa en:
Recoger los datos.
Evaluar la calidad del trabajo o investigación.
Revisar la efectividad del trabajo.
ADELANTE!!!!. ÁNIMO!!!!, que muy pronto identificará y
encontrará Usted su estilo de aprendizaje.
El Informe y sus lectores
1. Los informas técnicos
2. Informes para ejecutivos
3. Informes para publicación.
4. Informes progresivos
5. Informes básicos
Contenido del Informe
Planeación es esencial para un buen informe escrito. Antes de
escribir un informe se debe demarcar el orden en que los tópicos y
el material debe incluirse. El objetivo mayor, es una presentación
sistemática suficiente para capacitar al lector en la comprensión de
qué problemas fue ron atacados, qué métodos fueron usados para
resolverlos y qué conclusiones y recomendaciones se sacaron de la
investigación.
Un plan (demarcar) forma un "mapa de caminos" del informe y
facilita enormemente su lectura y consideración. Al preparar la
demarcación de un informe, es extremadamente importante que
cada sección sea rotulada para que el pensamiento y atención del
lector sea dirigida apropiadamente.
1. El Informe técnico
a. Introducción.
b. Cuerpo del informe.
- Definición de los problemas y objetivos.
- Metodología o procedimientos.
- Lo hallado.
- Conclusiones y recomendaciones.
- Apéndices.
- Bibliografía.
El informe para ejecutivos
a. Breve razonamiento de los objetivos del estudio.
b. Una breve descripción del muestreo y otros procedimientos así
como de las fechas y personas que ejecutaron el trabajo.
c. Enfoque de lo hallado, y las conclusiones sacadas de los datos.
d. Recomendaciones en contra de estas conclusiones (si se
desean).
e. Datos detallados y razonamiento que apoyan las conclusiones
o decisiones.
f. Replanteamiento de las conclusiones o recomendaciones
g. Apéndice: datos, formas, computaciones y otras informaciones
omitidas en e.
He aquí algunas sugestiones para hacer el informe satisfactorio, para ejecutivos:
- Hágalo sicológicamente lógico
- Hágalo breve
- Hágalo fácil de seguir
- No use lenguaje técnico
- Presione la acción práctica
- Use aditamentos visuales en el informe
- Variación tipográfica
- Use el color
Redacción del Informe
Las ideas presentadas a continuación han sido el resumen de varios textos completos sobre el tema de redacción del informe.
1. Lenguaje correcto, es imperativo, para informes bien preparados.
2. Frases bien construidas.
3. Claridad de expresión.
4. Presentación lógica.
5. Orden en la redacción.
Estadísticas en el Informe
El manejo adecuado del material estadístico es esencial en la
redacción del informe. Esto encierra consideraciones sobre el tipo
de tablas que deben usarse, donde usarlas, el detalle en el cual las
tablas informan los datos y, la naturaleza de los cuadros e
interpretaciones gráficas. El viejo adagio chino de que una pintura
vale por mil palabras, no se aplica completamente al manejo del
material estadístico. Sin embargo, las tablas que presenten
relaciones claras y cuadros que revelen simbólicamente estas
relaciones, economizan muchas palabras, Además, ayudan a una
rápida comprensión si se manejan adecuadamente.
Consistencia, orden y nitidez ayudarán en la aplicación de las
siguientes reglas de presentación, para la tabulación y los gráficos,
en la investigación de mercados.
1. Presentación tabular
a. Título
b. Número
c. Arreglo de los elementos
d. Rótulos y raíces
e. Unidades de medida
f.
Rayado, espacios y directrices
g. Los totales deben mostrarse siempre
h. Fuentes
i.
Notas al pie
j.
Énfasis
2. Presentación gráfica
a. Diagramas de líneas o curva
1) Escoger la escala requiere cuidado
2) Las líneas de coordenadas deben dibujarse usualmente a
través del cuadro horizontalmente, para guiar el ojo hacia la
escala, pero deben ser las menos posibles.
3) Las líneas deben hacer énfasis en la curva y deben estar
fuera de los ejes y líneas de coordenadas.
4) Siempre muestre una línea base para el cero en el borde
inferior del cuadro.
b. Cuadro de barras
c. Pictogramas
d. El cuadro de pastel
e. Mapas y cartogramas
Presentación de lo Hallado, Personalmente
Muchos informes de estudios son remitidos a los ejecutivos o a los
clientes como informes escritos; y esto es satisfactorio cuando los
informes son repetidos o se refieren a problemas simples y
pequeños.
Cuando las decisiones encierran consecuencias
mayores, enviar lo hallado en la investigación a los ejecutivos
claves, solamente por escrito puede ser desafortunado. A pesar del
cuidado con que el informe haya sido preparado y reproducido
puede, no captar el interés del ejecutivo y recibir una lectura
precipitada e interpretarse mal. El informe, por supuesto, no puede
contestar preguntas que surgen de la mente de sus lectores.
Cuando un número de personas están involucradas, sus lecturas
separadas no las reúne para discutir y obtener una conclusión
mutua.
En cuanto sea posible, el investigador debe presentar lo hallado en
el informe, personalmente, a la reunión de ejecutivos que
corresponda.
Debe usar su destreza en la exposición, puede conocer
directamente las reacciones, puede contestar preguntas y, puede
calcular cualquier oposición y escepticismo que surja.
Esto no
quiere decir que la presentación personal reemplace el informe
escrito.
El informe puede distribuirse de antemano; pero no es
deseable, puesto que estas personas pueden interpretarlo mal,
antes de serles explicado. El informe debe estar en sus manos en
el momento de la reunión; sin embargo la presentación debe
hacerse de parte a parte para que se familiaricen e interesen en él.
Como en toda otra reunión, la presentación de la investigación debe
planearse con anticipación.
Debe hacerse donde la ventilación,
iluminación y asientos, sean buenos y donde distracciones talas
como llamadas telefónicas, no interrumpan.
Debe tomarse el
tiempo necesario para la discusión completa. A un alto ejecutivo se
le debe solicitar que presida la reunión e invite a los demás; su
importancia debe ser juzgada por su posición.
A menudo basta con sentarse a una mesa de conferencias y
explicar el informe, página por pagina, acompañado de una charla
de introducción. Sin embargo, usualmente es deseable una
presentación visual por lo menos de algunos aspectos del informe
para captar la atención y activar la reunión. Es preferible tener una
serie de cuadros y otro material de exhibición cubriendo todo el
informe.
Cuando los gráficos no son apropiados, varios datos
pueden presentarse en hojas grandes para que estén visibles todo
el tiempo, durante la reunión. Las trasparecías pueden proyectarse
sobre una pantalla o también puede disponerse de un cuadro de
exhibición donde las hojas unidas por su parte superior pueden
pasarse en forma sucesiva, pero es difícil regresar a hojas
anteriores.
El caballete o cuadro de exhibición, usa hojas de 40 x 50 pulgadas
lo cual permite dar suficiente espacio a las ilustraciones del tipo que
pueden fácilmente, verse en grupos.
Papel grueso o papel tela se emplea, para estas hojas. Algunas
presentaciones se hacen solo con la ayuda del caballete, pero
muchos prefieren una combinación de sistemas de exhibición y el
informe escrito.
Varios factores influyen en el uso de las trasparencias y películas, el
tiempo y costo son factores importantes. Si se han hecho planes
para una presentación personal a un número do personas
repartidas en varias partes del país, la presentación de la película
será menos costosa.
1. Puntos esenciales para la presentación personal.
Muchas de las presentaciones de este tipo, tienen inclinación a las
ventas. En consecuencia, es necesario tener una idea básica o un
tema central sobre los cuales se hacen.
Por ejemplo, en la
presentación del proyecto de Cali, el tema fue: "Un nuevo Centro de
Abastecimiento beneficiará a Cali".
A través del informe, la inclinación a las ventas, debe "encabezarse"
en tal forma que apoyen el tema o idea central. Este sistema es
sicológicamente efectivo; en la lectura del periódico, por ejemplo, se
leen rápidamente los encabezamientos para saber los principales
sucesos y luego se escoge la historia que deseamos leer
completamente.
RECUERDE
La acción y efectos posteriores pueden
dramatizarse efectivamente, basándose en tres
ideas:

El problema;

La necesidad de acción; y

Los beneficios derivados de las recomendaciones.
Aquí de nuevo la presentación debe hacerse en forma muy
práctica. Si la acción es urgente, este factor debe mostrarse
vigorosamente, destacando las circunstancias desafortunadas que
la inacción, puede acarrear.
Suponga que Usted debe realizar la campaña publicitaria para vender
determinado producto.
Presente en un informe lo siguiente:
-
Datos
estadísticos
de
los
clientes
potenciales.
-
La necesidad del producto
-
Los beneficios de esa actividad.
Investigue en internet, la biblioteca, recoja datos, revistas, etc..
Presente el informe en transparencias o en cartelera a su mediador y
grupo de estudio.