gobernación del tolima secretaria de educación y cultura sistema

GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
PROCEDIMIENTO H04.01 INSCRIPCIÓN,
ACTUALIZACIÓN Y ASCENSO EN EL ESCALAFON
DOCENTE
MACROPROCESO:
Código:
H04.01
Versión: 04
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Vigente
desde:
03/12/2015
1. OBJETO
Efectuar la inscripción, actualización, ascenso y reubicación en Escalafón Docente, garantizando
que la docencia sea ejercida por educadores idóneos, partiendo del reconocimiento de su
formación, experiencia, desempeño y competencias como los atributos esenciales que orientan
todo lo referente al ingreso, permanencia y ascenso del servidor docente, buscando con ello una
educación con calidad, y un desarrollo y crecimiento profesional de los docentes.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la documentación para inscripción, actualización y ascenso en escalafón
docente y termina con la remisión de la novedad a nómina en el caso que se apruebe el ascenso,
o con el informe a las instancias pertinentes en el caso de encontrar documentos no ajustados a la
realidad o con el archivo del acto administrativo en la hoja de vida en el caso en el que no se
apruebe el ascenso.
3. DEFINICIONES

SAC: Sistema de atención al ciudadano

CCDD: Comité Departamental de Capacitación Docente.



ESNIES: Sistema Nacional de Información de Educación Superior.
SECD: Secretaria de Educación y Cultura Departamental.
ACTO ADMINISTRATIVO: Es la decisión general o especial de una autoridad Administrativa,
en el ejercicio de sus propias funciones y que se refiere a derechos, deberes e intereses de las
entidades administrativas o de los particulares respecto de ellas.

SUSTANCIACIÓN DE DOCUMENTOS: Análisis jurídico por medio del cual se reconoce o se
niega un derecho.
ESCALAFÓN DOCENTE: Clasificación del Profesorado según su experiencia docente, su
formación académica e investigativa, su experiencia profesional y su experiencia académicoadministrativa.
INSUBSISTENCIA: Acto mediante el cual se da por terminada la relación laboral por parte del
nominador.
NOTIFICACIÓN: Comunicación oficial y formal de la resolución o Acto administrativo,
permitiéndole al interesado conocer su contenido, para ejercer su derecho consintiéndola o
impugnándola.



4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Este Procedimiento aplica para los Docentes y Directivos Docentes que se rigen por el Decreto
2277 de 1979 y por el Decreto 1278 de 2002.
ELABORÓ
REVISÓ
Equipo de trabajo del proceso
Comité de Calidad
Fecha: Septiembre de 2015
Fecha: Septiembre de 2015
APROBÓ
Comité Coordinador del Sistema
de Control Interno
Fecha: Diciembre 03 de 2015
Código:
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4.2 Los actos Administrativos de ascenso e inscripción en el escalafón docente se deben expedir
en original y dos copias.
4.3 La documentación debe venir completa y esta verificación la debe tramitar a través de la
Oficina de atención al ciudadano.
4.4 Todos los trámites de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente, se deben
hacer en la Oficina de Atención al ciudadano y no en la SECD.
4.5 La elaboración de los Actos Administrativos notificaciones por edicto y planilla de nómina se
realiza a través del sistema HUMANOWEB.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
1. Recibir documentos para inscripción,
actualización o ascenso en el escalafón:
Se recibe de la Oficina de Atención al
Usuario, las solicitudes de inscripción,
actualización y ascenso en el escalafón
docente. La información es recibida por el
SAC para inscripciones y ascensos.
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
N.A
Información
registrada en
la base de
datos.
2. Devolver solicitud para completar la
documentación requerida:
Pproporciona por escrito, a través del reporte
solicitud de información del módulo gestión
de educadores, el cual le informa al docente
o directivo docente el motivo por el cual no
se acepta la solicitud, y le indica que
documentos le hacen falta para que ésta sea
aceptada. Se finaliza el procedimiento hasta
cuando
el
docente
complete
la
documentación e inicie nuevamente el
trámite.
3. Verificar
documentos
para
actualización o ascenso en el escalafón:
Se revisa que la documentación presente los
siguientes documentos, según sea el caso:
(estos han sido revisados previamente en la
El funcionario de
Recursos
Humanos de la
SE
Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos
los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información
contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier
persona o entidad.
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Oficina de atención al ciudadano):

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REGISTRO
N.A
Ascenso: Los documentos que
acrediten el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el Decreto
2277 de 1979 y 1278 de 2002 y
formulario de inscripción o ascenso en
el escalafón.
4. Verificar Viabilidad de Inscripción o
Ascenso:
Se analiza la información contenida en el
formato
diligenciado
y
verifica
los
documentos soportes adjuntados a la
solicitud de inscripción, actualización o
ascenso en el escalafón.
Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
N.A
PUNTO DE
CONTROL
Documentos
revisados
Requisitos
para
inscripción y
ascenso
verificados.
5. Notificar Rechazo de la Solicitud o
Insubsistencia: ,
Rechaza la solicitud de ascenso en caso de
que la evaluación del desempeño sea
insatisfactoria y declara la insubsistencia de
inscripción, cuando un docente en periodo de
prueba no supere satisfactoriamente dicha
evaluación. En este último caso, se debe
notificar el retiro del servicio mediante acto
administrativo,
ver
anexo
instructivo
M03.01.F03
Actos
administrativos
o
comunicaciones escritas, siguiendo las
actividades contempladas en el proceso
M03.01. Revisar actos administrativos, en los
casos que el acto administrativo presenta
inconsistencias se recibe el proyecto de acto
administrativo para ajustes, el cual se ajusta
o corrige y envía nuevamente. Con el visto
bueno jurídico se continúa con el proceso.
El funcionario de
Recursos
Humanos de la
SE
En cualquiera de los casos, notificación de
rechazo o declaración de insubsistencia, se
debe comunicar la decisión utilizando los
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contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
medios establecidos en la SE a través de
correspondencia.
6. Sustanciar el ascenso y elaborar acto
administrativo:
Se elabora un estudio provisional de las
inscripciones, ascensos o reubicaciones.
Se revisan las solicitudes hechas, en estricto
orden de radicación, y con base en esto se
verifica que se tengan los documentos
soporte y que estos cumplan los requisitos
establecidos, tendiente a establecer que los
créditos se encuentres inscritos ante el
Comité de Capacitación Departamental
Docente (CCDD) y que los títulos que
presentan sean individuales y que estén
registrados ante ESNIES (Sistema Nacional
de Educación Superior).
Técnico
Operativo
(Escalafón)
Formato de
estudio
provisional de
ascenso
Documentos
sustanciados
Formato de
estudio
provisional de
inscripción
Eventualmente se confirma con las
Universidades los títulos presentados por los
Docentes.
7. Verificar la resolución de inscripción,
actualización o ascenso frente a los
requisitos del cliente:
Se verifica que el acto Administrativo cumpla
con lo solicitado por el cliente, si no se
cumple ejecutar el proceso N01.04. Control
de producto no conforme, en caso contrario
continuar con la actividad 8.
8. Ingresar la solicitud al Sistema de
Información:
Se ingresa la información al Sistema
HUMANOWEB, el cual genera el Acto
Administrativo y la citación para la
legalización
de
firma
del
Director
Administrativo de la SECD.
Profesional
Universitario
(Escalafón)
Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
Técnico
Operativo
(Escalafón)
Acto
Administrativo
de inscripción
o ascenso
Acto
Administrativo
de inscripción
o ascenso
Cumplimiento
de lo
solicitado por
el ciudadano
Documentos
generados
Citación
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ACTIVIDAD
9. Firmar
acto
administrativo
de
inscripción, actualización o ascenso en el
escalafón docente:
Firma siguiendo el orden de radicación de
las sustanciaciones hechas y aprueba el
Acto Administrativo previa revisión del Área
Jurídica.
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RESPONSABLE
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
Director
Administrativo y
Financiero
Acto
Administrativo
Acto
Administrativo
firmado
Comunicación
al docente o
directivos
docentes
Información
enviada a los
docentes o
directivos
docentes
para
notificación
10. Enviar citación al Docente:
Semanalmente son enviadas las citaciones a
los Docentes para las notificaciones de los
Actos Administrativos a través del correo.
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Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
Planilla de
correo
De la misma manera son publicadas en la
Página web de la SECD.
11. Notificar el acto administrativo:
El docente o directivo docente se acerca a la
oficina de atención al ciudadano de la SECD
y con el número radicado de la solicitud se
identifica, allí le es entregada la resolución
para que firme como constancia de
notificación.
Los Actos Administrativos
notificados son devueltos a Talento Humano.
Si el Ciudadano no se notifica dentro de los
cinco días siguientes al envío de la
comunicación, se procede a fijar el edicto por
el término de diez (10) días en la Oficina de
Atención al Ciudadano, para su respectiva
notificación.
Auxiliar
Administrativo
(Atención al
Ciudadano)
Constancia
de
notificación
Ciudadano
notificado
Una vez notificado el ciudadano del
contenido del Acto Administrativo, procede
recurso de reposición ante el Director
Administrativo o ante quien expidió el Acto
Administrativo, dentro de los cinco (5) días
siguientes a la notificación personal o a la de
fijación del edicto respectivo. Cuando no han
presentado recursos, procede la solicitud de
revocatoria directa del Acto Administrativo y
solicita aclaratorias cuando existe un error en
la digitación.
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REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
12. Remitir novedad a nómina:
Se registra la novedad en el sistema de
información HUMANOWEB módulo de
nómina, para la actualización y pago del
ascenso.
Técnico
Operativo
(Escalafón)
N.A
Se envía copia de los actos administrativos a
nómina. H01.03. Administrar las novedades
de planta de personal.
13. Finalizar la solicitud en el sistema de
información:
Se actualiza la información en el SAC,
registrando la finalización de cada una de las
solicitudes.
14. Archivar la información:
Una copia del Acto Administrativo es
archivada en la carpeta de consecutivos y
otra en la carpeta del Docente.
Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
N.A
Auxiliar
Administrativo
(Escalafón)
N.A
Registro de la
novedad en el
sistema.
Culminación
del trámite de
cada SAC
Documentos
archivados
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS
TÍTULO
Formulario de inscripción o ascenso en el escalafón docente (1)
M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita ( Notificación por edicto, recurso) (2)
(1) Documento emitido por el MEN.
(2) Este registro se genera en acto administrativo o comunicación escrita, que puede ser
Resolución, decreto, circular o carta u oficio
7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
FECHA
01/10/2010
31/03/2011
03/10/2013
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
 Edición inicial del documento
 Se ajustó el Documento a las condiciones actuales
del proceso.
 Fue eliminada la actividad 1 por cuanto los
documentos son recibidos en la Oficina de atención
al ciudadano y no en la SECD.
VERSIÓN
01
02
03
Este documento es propiedad de la Secretaría de Educación y Cultura del Tolima, quien se reserva todos
los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información
contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier
persona o entidad.
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MACROPROCESO:
FECHA
03/12/2015
Código:
H04.01
Versión: 04
Pág. 7 de 7
Vigente
desde:
03/12/2015
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
 Fue eliminada la actividad 3, 4, 5, 8 por cuanto los
documentos son recibidos y revisados en la Oficina
de atención al ciudadano y no en la SECD.
 Se agregaron las actividades 6. Ingresar la
Solicitud al Sistema de información, 11. Finalizar la
solicitud en el sistema de información, 12. Archivar
la información.
 Se ajustó la estructura del documento de acuerdo
con el procedimiento PRO-MC-001 Elaboración de
documentos adoptado para el Sistema Integrado de
Gestión de la Gobernación del Tolima.
 Actualización del procedimiento, teniendo en cuenta
las nuevas funciones definidas en el Manual de
Funciones y Competencias Decretos 0645 y 1171
de 2015.
VERSIÓN
04
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