UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CAMPUS IV

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA
ADMINISTRACION CAMPUS IV
ASIGNATURA:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD V:
EVALUACION
TAPACHULA CHIAPAS, A 29 DE MARZO DEL2011
INDICE
UNIDAD V: EVALUACION
5. 1. ANALISIS Y EVALUCION DE LA INFORMACION
CAPTADA.
Terminada toda la investigación de la información, el auditor procederá a
formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:
1.- Concentración de los datos obtenidos.
2.- Clasificación de los datos.
3.- Evaluación de los resultados.
4.- Determinación de la solución.
1.- Concentración de los datos obtenidos en la investigación.
El auditor procederá a una recopilación de todos aquellos datos contenidos
en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionados, así
como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas,
a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.
2.- Clasificación de los datos obtenidos.
La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el
mecanismo para proceder a la evaluación de los resultados,
por lo que el auditor procederá a agruparlos, de tal
manera que le sirvan de guía para formular sus
condiciones.
3.- Evaluación de resultados.
Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el
párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales,
serán los determinantes para que el auditor haga una justa
evaluación de las situaciones y problemas investigados.
EVALUACION CUANTITATIVA
1.-PONDERACION DE FUNCIONES.
Uno de los pasos mas importantes de la evaluación
es la ponderación de funciones esto es, la
designación que se hace a cada una de ellas de
un valor que técnicamente se conoce como peso a
fin de conocer su importancia relativa en la
influencia en la eficiencia de la empresa.
EVALUACIÓN CUANTITATIVA
No todas las funciones tienen la misma importancia
dentro de las distintas empresas. La ponderación de
funciones establece la relación existente y la
importancia de cada una de ellas.
Entendemos como peso la importancia que tiene una
función con las demás de las empresas, expresada
en porcentaje.
EVALUACIÓN CUANTITATIVA
Para expresar numéricamente la importancia
relativa o peso, se considera como si las
funciones de la empresa tuvieran juntos un valor
de 100, a fin de asignar a cada una, cierto
numero de las unidades que forman este total.
A continuación presentamos un ejemplo de ponderación de
las funciones propuestas a esta seis haciendo la aclaración
de que los pesos y posteriormente los puntos utilizados en los
ejemplos, son números arbitrarios, que de ninguna manera se
ajusta a la realidad de una empresa.
*Finanzas
*Personal
*Producción
*Ventas
25%
15%
20%
40%
2.-FACTORES A EVALUAR
Dentro de cada función habrá diversos factores a
evaluar, y para su determinación habrá que tomar en
cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada
empresa. Así encontramos factores que apenas si tienen
importancia en una función y que pueden ser
preponderante en otra.
Los factores a evaluar que proponemos, consideremos que
pueden servir a todas las empresas y son las siguientes:
*Adecuación de los objetivos y políticas.
*Grado de cumplimiento de objetivos y políticas.
*Grado de incumplimiento con la estructura orgánica.
*Adecuación con los estándares de operación.
*Grado de cumplimiento con lo estándares de operación.
*Eficiencia del personal.
*Adecuación de recursos materiales y financieros.
3.-DETERMINACION DE PUNTOS ENTRE LOS
FACTORES
Los pesos señalados para las funciones podrían servir
directamente para medir la eficiencia de cada una de
ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al
juicio de los auditores y mas flexibilidad a la
autoridad proponemos el uso de puntos.
Un punto es una unidad sin valor de absoluto y
arbitrariamente elegido que sirve para medir con
mayor precisión la importancia relativa de los factores
a evaluar dentro de cada una de las funciones de la
empresa.
El numero de puntos que se asignan a cada factor a evaluar y el
que corresponda a cada función, varían de una empresa a otra ya
que estas influyen en diferente forma en cada empresa en
particular.
Utilizando el mismo ejemplo planteado en esta unidad vamos a
determinar(en la misma forma arbitraria) los puntos a repartir
entre los factores a evaluar de cada una de las funciones
propuestas.
*Finanzas 25% de importancia relativa dentro de la eficiencia
total de la empresa. Le corresponde 250 puntos (25*10).
*Personal 15% de importancia relativa, 150 puntos (15*10)
*Producción 20% 200 puntos (20*10)
*Ventas
40% 400 puntos (40*10)
DISTRIBUCIÓN DE PUNTOS ENTRE FACTORES A EVALUAR
FINANZAS
PERSONAL
PRODUCCION
VENTAS
Adecuacion de los obj.
y polit.
50
25
40
60
Grado de
cumplimiento de obj. y
polit.
50
25
40
60
Adecuac. De la estruct
organica.
10
10
20
40
Grado de cumplim. De
la estruc. organica
20
10
20
40
Adecuac. De
estandares de operac.
30
20
15
50
Grado de cumplim. De
los estand. De
operación.
30
10
15
50
Eficiencia de recursos
mater y fianancieros.
20
30
20
60
Adecuac. De recursos
mater y financieros.
40
20
30
40
total
250
150
200
400
4.-DETERMINACION DE GRADOS
Los factores a evaluar propuestas anteriormente corresponden a los
elementos o aspectos cualitativos y su representación numérica
variara de acuerdo a una escala de valores cuya validez ira de
acuerdo con la investigación realizadas y el criterio utilizado y la
determinación de grados.
Llamaremos a cada uno de los números convencionales respectivos
de una escala de valores: Se puede aceptar que ciertos grados
corresponden a un estado de deficiencia y que los grados
superiores corresponden a la elevada eficiencia o excelencia de la
actividad.
Con el objeto de facilitar la elaboración mecánica de los
datos de la auditoria proponemos la siguiente escala.
APRECIACION
GRADOS
CUMPLIMIENTO
EXCELENTE
5
90 A 100%
MUY BIEM
4
80 A 89%
BIEM
3
60 A 69%
REGULAR
2
40 A 59%
MAL
1
20 A 39%
MUY MAL
0
0 A 19%
El valor uno nos servirá para ponderar los puntos asignados
a cada factor, según su realización sea mas o menos mal, o
mas o menos buena.
Como se puede observar en el siguiente ejemplo la
calificación o evaluación consiste en multiplicar el numero
de puntos de cada factor por el valor del grado en que
quede comprendido, según grado de eficiencia
determinado con base a las técnicas de investigación
usuales.
La determinación del total de los puntos que ha de
corresponder a cada función será la suma de los puntos
de sus factores. La calificación general de la función se
localizara en las siguientes escalas, según al valor que
mas se acerque.
FINANZAS
PERSONAL
EXCELENTE
250*5
1250
EXCELENTE
150*5
750
MUY BIEM
250*4
1000
MUY BIEM
150*4
600
BIEM
250*3
750
BUENO
150*3
450
REGULAR
250*2
500
REGULAR
150*2
300
MAL
250*1
250
MAL
150*1
150
MUY MAL
250*0
0
MUY MAL
150*0
0
FINANZAS
PERSONAL
EXCELENTE
200*5
1000
EXCELENTE
400*5
2000
MUY BIEM
200*4
800
MUY BIEM
400*4
1600
BIEM
200*3
600
BUENO
400*3
1200
REGULAR
200*2
400
REGULAR
400*2
800
MAL
200*1
200
MAL
400*1
400
MUY MAL
200*0
0
MUY MAL
400*0
0
Como podemos observar, 500 puntos es la máxima puntuación que
puede obtener la empresa de nuestro ejemplo, los cuales quedaran
distribuidos de la siguiente manera:
EXCELENT
E X5
MUY BIEN
X4
BIEN
X3
REGULAR
X2
MAL
X1
MUY MAL
X0
250
200
150
100
50
0
250
200
150
100
50
0
50
40
30
20
10
0
4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA
ESTRUCTURA ORGANICA
100
80
60
40
20
0
5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE
OPERACIÓN.
150
120
90
60
30
0
6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS
ESTANDARES DE OPERACIÓN.
150
120
90
60
30
0
7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS
100
80
60
40
20
0
8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS.
200
150
120
80
40
0
1250
990
750
500
250
0
FINANZAS
1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y
POLITICAS.
2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y
POLITICAS
3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.
TOTAL
EXCELENTE
X5
MUY BIEN
X4
BIEN
X3
REGULAR
X2
MAL
X1
MUY MAL
X0
125
100
75
50
25
0
2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y
POLITICAS
125
100
75
50
25
0
3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.
50
40
30
20
10
0
4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA ESTRUCTURA
ORGANICA
50
40
30
20
10
0
100
80
60
40
20
0
6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS ESTANDARES
DE OPERACIÓN.
50
40
30
20
10
0
7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS
150
120
90
60
30
0
8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS.
100
80
60
40
20
0
750
600
450
300
150
0
PERSONAL
1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y POLITICAS.
5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE
OPERACIÓN.
TOTAL
EXCELENT
E X5
MUY BIEN
X4
BIEN
X3
REGULAR
X2
MAL
X1
MUY MAL
X0
200
160
120
80
40
0
2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y
POLITICAS
200
160
120
80
40
0
3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.
100
80
60
40
20
0
4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA
ESTRUCTURA ORGANICA
100
80
60
40
20
0
5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE
OPERACIÓN.
75
60
45
30
15
0
6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS
ESTANDARES DE OPERACIÓN.
75
60
45
30
15
0
7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS
100
80
60
40
20
0
8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS.
150
120
90
60
30
0
1000
800
600
400
200
0
PRODUCCION
1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y
POLITICAS.
TOTAL
EXCELENT MUY BIEN
E X5
X4
VENTAS
1. ADECUACIONES DE LOS OBJETIVOS Y
POLITICAS.
BIEN
X3
REGULAR
X2
MAL
X1
MUY MAL
X0
300
240
180
120
60
0
2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE
OBJETIVOS Y POLITICAS
300
240
180
120
60
0
3. ADECUACION DE LA ESTRUCTURA
ORGANICA.
200
160
120
80
40
0
4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA
ESTRUCTURA ORGANICA
200
160
120
80
40
0
5. ADECUACION DE LOS ESTANDARES DE
OPERACIÓN.
250
200
150
100
50
0
6. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS
ESTANDARES DE OPERACIÓN.
250
200
150
100
50
0
7. EFICIENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y
FINANCIEROS
300
240
180
120
60
0
8. ADECUACION DE RECURSOS MATERIALES
Y FINANCIEROS.
200
160
120
80
40
0
2000
1600
1200
800
400
0
TOTAL
finanzas
personal
producción
ventas
1250
750
1000
2000
5000
Por lo que podemos afirmar que las siguientes puntuaciones
corresponden a las siguientes calificaciones, expresadas
como un tanto por ciento de eficiencia.
5000 puntos corresponden a un grado “excelente” de 90 a 100 %
4000 puntos corresponden a un grado “muy bien” de 80 a 89 %
3000 puntos corresponden a un grado “bien” de 60 a 79 %
2000 puntos corresponden a un grado “regular” de 40 a 59 %
1000 puntos corresponden a un grado “mal” de 20 a 39 %
puntos corresponden a un grado “muy mal” de 0 a 10 %
como objeto contar los lineamientos que orienten y uniformen el método a
seguir durante la evaluación de los resultados obtenidos en la práctica de la
auditoria.
se puede contar con la determinación anticipada de criterios, que
permitirán evaluar las auditorias practicadas y obtener un resumen
particular por cada unidad o área que forman un organismo social
• mediante el empleo de la tabla de puntuación que comprende, en su totalidad, las
cifras de los diferentes elementos que evalúan la auditoria administrativa.
CRITERIOS PARA SU APLICACIÓN.
ORGANIZACION
•Planes de trabajo.
•Objetivos.
•Políticas.
PLANEACION
•Sistemas y procedimientos administrativos.
•Manual de operación.
•Medición de resultados.
P.A
CONTROL
•Estructura orgánica y funcional.
•Manual de organización.
•Aprovechamientos de recursos humanos.
DIRECCION
•Delegación.
•Comunicación.
•Supervisión.
Planes de trabajo
Carencia de planes de trabajo.“
disposición ordenada del trabajo,
disposición ordenada del trabajo,
Planes de trabajo elementales
Planes de trabajo adecuados
Planes de trabajo
adecuados excelentes
Existencia de
objetivos
superiores
Existencia de
objetivos
adecuados
objetivos
Carencia
de
objetivos
Existencia de
objetivos
deficientes
elementales
Existencia de
objetivos
deficientes
políticas
Carencia de
políticas.
Existencia de
políticas
necesarias
Existencia de
políticas mínimas
Existencia de
políticas
adecuadas
Existencia de políticas
excelentes
ORGANIZACION
Carencia
de
estructura
orgánica y
funcional
Estructura orgánica
y funcional
excelente.
Estructura
orgánica y
funcional
deficiente:
Estructura
orgánica y
funcional
elemental:
Estructura
orgánica y
funcional
adecuada
Manual de organización
Carencia de manual de
organización.
Existencia
de manual
de
organización
deficiente
Existencia
de manual
de
organización
elemental
Existencia de manual de
organización adecuado
Existencia de manual de
organización actualizado
Aprovechamiento de recursos humanos
Carencia de técnicas de recursos humanos
Administración de recursos humanos deficientes
Administración de recursos humanos elemental:
Administración de recursos humanos adecuada
Administración de recursos humanos óptima:
Delegación óptima
Carencia de
delegación
Delegación deficiente
DIRECCION
Delegación
Delegación
adecuada
Delegación
elemental
ELEMENTO III. DIRECCION
Subelemento: 3.2 Comunicación.
En este subelemento se evalúa la efectividad de los medios formales de la comunicación de la unidad, así como la
habilidad para comunicarse con el personal a través de la aplicación de los apropiados.
Grado
Puntos
Descripción del grado
I
0
II
5
Medios de comunicación deficientes: se considera que la unidad de cuenta medios ocasionales que no cumplen con el propósito para
el cual fueron creados o emitidos. La comunicación que se da en la unidad se considera inadecuada, por no estar informados
oportunamente de los acontecimientos más sobresalientes.
III
10
Medios de comunicación elementales: se considera que la unidad cuenta con los medios de cierta frecuencia que cumplen, en forma
básica, las necesidades de información. La comunicación que se da en la unidad se considera que origina algunos conflictos en el
desarrollo del trabajo, por necesitar de mayor información.
IV
15
V
20
Carencia de medios de comunicación: se considera que la unidad no cuenta con los medios que se requiere. La comunicación que se da
entre personal es de tipo informal y, por ende, el comentarios o el rumor son los medios más efectivos.
Medios de comunicación adecuados: se considera que la unidad cuenta con medios periódicos que cubren, satisfactoriamente, las
necesidades de información. La comunicación que se da en la unidad, informa positivamente a su personal.
Medios de comunicación óptimos: se considera que la unidad cuenta con medios diarios o rutinarios que responden, veraz y
oportunamente, con las necesidades de información que se requiera. La comunicación que se da en la unidad u organismo, mantiene
informado al personal efectivamente.
ELEMENTO III. DIRECCION
Subelementos: 3.3 supervisión
Este factor evalúa la capacidad para supervisar que tiene el personal con mando
de la unidad u organismo, así como en que medida se organizan y dirigen el
trabajo de equipo que se requiere para alcanzar las metas de productividad
fijadas.
Grado
Puntos
Descripción del grado
I
0
Se considera que la unidad cuenta con supervisión completamente inadecuada. El trabajo de equipo
es desorganizado, prevalece la falta de disciplina.
II
5
III
IV
V
Se considera que la unidad cuenta con una efectividad de liderazgo muy irregular; los resultados de
equipo de trabajo alcanzan a cubrir los requerimientos mínimos. La actuación y motivación hacia el
personal es irregular.
10
Se considera que la unidad ejerce un liderazgo básico, el equipo de trabajo cumple con las metas
fijadas, se capacita y orienta al personal.
15
Se considera que la unidad cuenta con personal de supervisión muy efectivo; planean, organizan y
controlan el cumplimiento de los resultados esperados por el equipo de trabajo.
20
Se considera que la unidad cuenta con un nivel de supervisión óptimo en el liderazgo, puesto que la
dirección y organización de trabajo conduce, siempre, a resultados efectivos.
ELEMENTO IV. CONTROL
Subelemento: 4.1 sistemas y procedimientos administrativos.
En este subelemento se evaluara la funcionalidad de todos aquellos sistemas y procedimientos que se lleven a cabo en la unidad u
organismos, considerando los formatos, lo reportes y, en general, todos los documentos que intervengan en la captura de información.
Grado
Puntos
Descripción del grado
I
0
Carencia de sistemas y procedimientos administrativos: se considera
que la unidad no cuenta con los formatos necesarios y/o registros de
control para el desempeño de sus actividades.
II
5
Sistemas y procedimientos administrativos deficientes: se considera
que los sistemas y/o procedimientos de trámite, son inoperantes por
no obtener a las necesidades de depuración del organismo o unidad.
10
Sistemas y procedimientos administrativos elementales: se considera
que la unidad cuenta con sistemas y procedimientos mínimos que no
aseguran la agilización de los trámites.
III
IV
15
V
20
Sistemas y procedimientos administrativos adecuados: se considera
que la unidad cuenta con sistemas y procedimientos administrativos
bien definidos y claros, que permiten la optimización de las
actividades.
Sistemas y procedimientos administrativos excelentes: se considera
que la unidad cuenta con sistemas y procedimientos administrativos
en condiciones de aceptar mecanismos de soporte a la unidad central
de proceso, con un máximo de aprovechamiento en la eficiencia del
personal.
ELEMENTO IV. CONTROL
Subelemento: 4.2 manuales de operación.
En este subelemento se evaluara la eficiencia de los manuales de operación que normen
las actividades de la unidad u organismo en cuento a procedimiento se refiere.
Grado
Punto
Descripción del grado
I
0
Carencia del manual de operación: se considera que la unidad no
cuenta con un manual de operación que norme la realización de los
procedimientos.
II
5
Manuales de operación deficientes: se considera que la unidad
cuenta con manuales de operación no actualizados e inoperantes,
que no concuerdan con la situación actual.
III
10
Manuales de operación elementales: se considera que la unidad
cuenta con manuales de operación que no contemplan todos los
procedimientos, o bien que no los define con claridad.
IV
15
Manuales de operación adecuados: se considera que la unidad
cuenta con manuales de operación que establecen los lineamientos
de los procedimientos básicos.
V
20
Manuales de operación excelentes: se considera que la unidad
cuenta con manuales de operación por cada departamento, que
establece los procedimientos de acuerdo a la realidad, y que no es
claro y comprensible.
INSTRUCTIVO DE LA HOJA DE EVALUACION
Objetivo: Concentrar los resultados obtenidos de la evaluación de la auditoria
practica por unidad u organismo.
Alcance: Todas las unidades que forma un organismo social
Responsable: Subdirector de auditoría.
PROCEDIMIENTO:
Unidad auditada. Se especificara con toda claridad el nombre de la unidad a la cual se le haya
practicado la auditoria.
Departamento. Se detallara el nombre del departamento al que corresponda la evaluación.
Fecha. Aquí se indicara el día, mes y año de la elaboración de la hoja de evaluación.
Elemento. Se anotara el nombre del elemento que corresponda, según la tabla de puntuaciones.
Subelemento. Se precisara el del subelemento que corresponda, según la tabla de puntuaciones
establecidas.
Grado. Aquí se anotara la ponderación del subelemento que se esté evaluando.
Puntos. Se le asignara un valor numérico de acuerdo con el resultado que se obtenga de la
evaluación.
Argumentos para calificar. Aquí se describirá, con toda claridad, la justificación que genera la
calificación.
Valuada por. Nombre del personal que participo en la evaluación, o del comité de evaluación.
4.- DETERMINACION DE LA SOLUCION.
La solución es la conclusión a la que ha
llegado el auditor después de haber evaluado
los resultados de la investigaciones que
efectuó.
La capacidad
experiencia
son factores decisivos para la
determinación de una solución
correcta.
Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos:
1. Utilidad que reporta al cliente.
El auditor debe estar consciente que la solución
que elige proporciona al cliente una utilidad
real y efectiva.
2. Sujeción a los objetivos y políticas
establecidas.
Las soluciones y recomendaciones
emitidas por el auditor, no deben
desviarse de los lineamientos y alcances
de los objetivos y políticas establecidas
en la empresa.
3. Requerimientos del
cliente.Las conclusiones
tomadas por el auditor
deberán satisfacer las
necesidades y
requerimientos del
cliente.
4. Recursos disponibles.
El auditor deberá evaluar los
recursos disponibles de la
empresa, tanto económicos
como materiales, a fin de que
sus recomendaciones estén en
concordancia con el potencial
de la misma.
5.Costo de ejecución. El
costo de ejecución de los
trabajos a seguir,
derivados de las
recomendaciones del
auditor, deberán quedar
justificados por los
beneficios que reporten
a la empresa.
6. Riesgos probables.El auditor,
consciente de que diversos
factores internos y externos
pueden obstaculizar el alcance
de los objetivos, tratará en sus
respectivas sugestiones de
prevenirlos hasta donde estos
sea posible y esté al alcance del
auditor.
7. Posibilidad de control.Las
soluciones emanadas del auditor,
deberán ser sencillas, practicasy
de ejecución fácil de controlar.
8. Tiempo de realización.El
auditor tratará de que los
alcances de la acción a seguir,
derivadas de sus opiniones, sean
obtenidas en tiempos razonables,
oportuno de acuerdo con las
circunstancias y magnitud de los
problemas.
9. Desarrollo del problema. Las soluciones del auditor no solo deberán
responder a las necesidades del momento si no, además, tratarán de que
estas se adapten, en principio a la posible futura prosperidad de la empresa.
10. Condiciones legales. Los efectos que originen las condiciones legales
del auditor, no deberán quebrantar las leyes, reglamentos y disposiciones
gubernamentales.
11. Derechos humanos.Las recomendaciones y observaciones del auditor
que afecten dealguna manera al elemento humano, deberán tender a
proteger a este, primordial es importantísimo factor, en cuento a trato,
salario y prestaciones sociales.
La evaluación deberá comprender las funciones de
la administración, mismas que se relacionan a
continuación.
Planeación.
- Objetivos y políticas.
- planes y programas.
Organización.
- Estructura orgánica.
- Funciones.
- Niveles de autoridad y responsabilidad.
- Manual de organización.
Integración.
- Elemento humano.
- Recursos materiales.
- Recursos técnicos.
- Recursos financieros.
Dirección
- Supervisión.
- Comunicación y coordinación.
-Delegación.
Control.
- Medidas de control que aseguren los
resultados.
- Registros y controles operativos.
- sistemas y procedimientos operativos.
- Manual de operación.
5.2 Jerarquización de las observaciones.
Una vez elegido el material a utilizar en la preparación del
informe, la pregunta es ¿Cuál es su importancia? Su importancia
radica en que al aplicarle una escala de valoración, al auditor va a
procurar que emerjan y destaquen en su informe los aspectos
fundamentales y que estos no se vean desplazados u oscurecidos
por cuestiones secundarias.
Cuando llega el momento de redactar el informe, el auditor
interno debe haber avanzado en algunos de los pasos y
elementos descritos. Siempre dará mejores resultados tener
en mente e ir madurando el contenido el informe a medida
que se realiza la auditoria, que comenzar en el, hasta que se
haya concluido.
5.3 Planteamiento de las
recomendaciones.
recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del
auditor interno. Tienen por objeto llamar la atención para que se
corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las
condiciones.
Las recomendaciones pueden sugerir opciones para
corregir o mejorar la gestión y sirven de gala a la
administración para el logro de sus resultados.
generales
específicas
El director de auditoria interna o quien designe, deberá revisar
y aprobar el informe final, antes de enviarlo y decidirá quienes
distribuirlos.
Los informes de auditoria se deben entregar a aquellos miembros
de la organización, que puedan asegurar los resultados de
auditoria serán debidamente considerados.
Los informes también pueden ser entregados a otros
involucrados o interesados, como son los auditores
externos y los comités de auditoria.
En ocasiones alguna información no conviene que
sea revelada a todos los que reciben el informe, en
virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva
o cuando está relacionado con actos ilegales o
5.4 Discusión de las
conservaciones.
1.- La discusión de las conclusiones y
recomendaciones por lo general se realiza
durante el curso de auditoria o en reuniones
posteriores a la terminación de la auditoria.
Otra técnica consiste en la revisión de los
borradores de los informes de auditoria por el
jefe de la unidad auditada.
2.- aunque el nivel de participantes en las
decisiones y revisiones donde puede variar en
función de las estructuras de organización o
por la naturaleza del informe.
Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y
oportunos.
1.- Los informes
objetivos: son
aquellos que tienen
información
verdadera,
imparcial y sin
distorsiones.
2.- informes claros:
son aquellos que se
entienden con
facilidad y que son
de aspecto lógico.
La claridad se
puede mejorar al
evitar un lenguaje
técnico innecesario
y al proporcionar
la suficiente
información de
respaldo.
3.- los informes
concisos: son los
que van al grano y
evitan detalles
innecesarios
expresan
pensamientos
incompletos en el
menor numero de
palabras posibles.
4.- los informes
constructivos: son
los que como
resultado de su
tono y contenido,
ayudan tanto como
a los auditados
como a la
organización, y
promueven el
mejoramiento
donde es
requerido.
5.- los informes
oportunos: son
emitidos sin
retraso indebido y
permiten la pronta
y efectiva toma de
decisiones.
Conclusiones.
Se considera a la organización dentro del control preventivo
que debe ejercer un análisis y un procedimiento, pues
mediante estas dos técnicas revisa objetivos, programas de
trabajo, estructuras orgánicas, controles operativos, utilización
de recursos y aprovechamientos del personal; determina
objetivamente posibles anomalías que limitan el
funcionamiento de un organismo social que le permiten en
forma oportuna considera en sus decisiones los factores, que
afectan la operación de la empresa.