Manual de Promoción Sudamérica

SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
HOJA DE AUTORIZACIÓN
Elaboró
Marcela Rivera Cota
Subgerencia de Publicidad Sudamérica
Revisó
Guillermo Ohem Ochoa
Coordinación de Promoción para las Américas
Aprobó
Guillermo Ohem Ochoa
Coordinación de Promoción para las Américas
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 1 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS
Revisión
Página (s)
Modificada (s)
Descripción del Cambio
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 2 of 10
Fecha de
Emisión
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Referencias
4
4
Políticas
4
5
Responsabilidades
5
6
Definiciones
6
7
Método de Trabajo
7
7.1
Diagrama de Flujo
8
7.2
Descripción de actividades
9
8.
Registros
10
9.
Anexo
10
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 3 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
1. Objetivo
Definir y establecer en conjunto con la Subdirección General de Mercadotecnia y las Oficinas del
Consejo de Promoción Turística de México en Sudamérica las especificaciones, características,
medios y presupuestos para la contratación de los servicios de publicidad para promover los
atractivos y servicios turísticos de México en el mercado sudamericano, a fin de detonar el plan de
mercadotecnia establecido para esos mercados.
2. Alcance
Esta instrucción de trabajo aplica para la Coordinación de Promoción para las Américas en la
realización de Oportunidades Promocionales en el mercado sudamericano.
3. Referencias
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
Plan Nacional de Desarrollo 2000 -2006
Programa Nacional de Turismo 2001-2006
Ley Federal de Turismo
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Reglamento Interno de la Secretaria de Turismo
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Guía Electrónica de Servicios Administrativos
4. Políticas
o
o
o
o
o
o
Proponer a la Coordinación de Promoción para las Americas basándose en los históricos y
experiencias propias, características, los lineamientos y condiciones de participación para la
promoción internacional de los Institucional en el mercado en Sudamérica.
Someter a consideración del Coordinador de Promoción para las Americas, la convocatoria y
lineamiento de participación para su autorización y envío a los Estados, al Director Regional de
Sudamérica y a las Oficinas del Consejo de Promoción Turística de México en Sudamérica.
Llevar a cabo el seguimiento pormenorizado de cada una de las acciones realizadas con los
Destinos, la Agencia de Publicidad, los Tour-operadores que participen.
Coordinar los trabajos con el Director Regional Consejo de Promoción Turística de México en
Sudamérica, los tour-operadores, la Agencia para su mejor entendimiento y colaboración.
Realizar y llevar a cabo el análisis, evaluación del buen ejercicio del presupuesto y el impacto
requerido en las campañas basándose en las estrategias definidas conjuntamente con el Director
Regional y el Coordinador de Promoción para las Americas.
Realizar las gestiones necesarias para la firma de los Convenios correspondientes contando con
el visto bueno de la Coordinación de Asuntos Jurídicos.
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 4 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
o
o
o
o
Participar y Colaborar en la revisión de Plan de Medios así como su seguimiento toda vez que
este autorizado.
Participar y Colaborar en la revisión del Plan de Creatividad en coordinación con la Subdirección
General de Mercadotecnia.
Llevar a cabo el análisis y seguimiento en medios impresos y electrónicos de la realización de los
trabajos de la Agencia.
Llevar a cabo el seguimiento presupuestal de los recursos asignados.
5. Responsabilidades
Subdirección General de Operación Promocional
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
Establecer las políticas y los programas que se deben seguir para aplicar la inversión
autorizada a cada campaña de promoción a efecto de garantizar el cumplimiento de la misma,
asegurando el retorno de la inversión en coordinación con la Subdirección General de
Mercadotecnia del Consejo, para la creación de programas y proyectos promocionales de
México hacia los mercados nacional e internacional.
Diseñar y establecer las políticas relativas al plan de promoción de México de acuerdo a las
necesidades de los socios comerciales del Consejo tomando en cuenta las planeaciones de la
Secretaría de Turismo, Fondo Nacional de Fomento al Turismo y la industria turística en
general.
Promocionar tanto nacional como internacionalmente todos los productos y servicios
generados por el Consejo.
Incrementar la presencia de la marca “MÉXICO” en los principales mercados.
Resaltar el alto valor de la experiencia turística en los destinos nacionales.
Posicionar a México como primera opción de viaje, como el destino capaz de satisfacer las
expectativas y necesidades del turista nacional.
Incentivar la demanda de servicios turísticos en temporadas bajas.
Coordinación de Promoción de las Américas
5.8.
5.9.
5.10.
5.11.
5.12.
5.13.
5.14.
5.15.
5.16.
Promover, propiciar y asegurar la publicidad y comercialización de México en el mercado
norteamericano y latinoamericano.
Participar en la celebración de contratos y convenios para llevar a cabo asociaciones
comerciales en materia de promoción turística, previa opinión de la Coordinación de Asuntos
Jurídicos;
Participar en la celebración de contratos y convenios cooperativos con los gobiernos estatales
y municipales y con socios comerciales de otros países de Latinoamérica al efecto de promover
el mercado mexicano;
Participar en la celebración de contratos y convenios con socios, operadores turísticos, líneas
aéreas nacionales y extranjeras para fomentar el turismo de México en Latinoamérica;
Crear alianzas estratégicas con los medios masivos de comunicación nacionales e
internacionales con el objeto de obtener los mejores beneficios para los socios comerciales y el
Consejo;
Coordinar las acciones para incrementar y ejecutar programas de promoción y publicidad de
México en Latinoamérica;
Participar en la celebración de contratos y convenios con diferentes agencias de publicidad
tanto nacionales como extranjeras;
Coordinar acciones y desarrollar e implementar planes y programas de trabajo con la
Coordinación de Oficinas en el Exterior para propiciar el éxito de los programas de promoción.
Supervisar las propuestas de campañas institucionales, así como los diferentes proyectos de
promoción conjunta en el mercado nacional;
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 5 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
5.17. Dar seguimiento al cumplimiento de los convenios y contratos que se celebren entre la agencia
de publicidad, el Consejo y los socios comerciales;
5.18. Dar seguimiento a los avances de cada proyecto y programa en desarrollo o en proceso
de negociación;
5.19. Atender y dar seguimiento a las solicitudes de los socios o prospectos comerciales para
participar en acciones de promoción, así como atender a los representantes de los medios de
comunicación para localizar oportunidades de publicidad y promoción y conducir las
negociaciones con éstos, y
6. Definiciones
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
6.10.
6.11.
6.12.
6.13.
6.14.
6.15.
6.16.
Contrato.- Instrumento legal, mediante el cual se formaliza entre socios comerciales y la
agencia de publicidad (en representación del Consejo de Promoción Turística de México, S.A.
de C.V.) los acuerdos de los servicios requeridos para la realización de la promoción de México
en un mercado determinado.
Convenio.- Instrumento legal, mediante el cual se formaliza entre socios comerciales y la
agencia de publicidad (en representación del Consejo de Promoción Turística de México, S.A.
de C.V.) los acuerdos de los servicios requeridos para la realización de la promoción de México
en un mercado determinado.
Plan de Medios.- Documento que señala la actividad publicitaria que se tendrá en los medios
de comunicación masiva en tiempo y número de inserciones para cada uno.
Mercado Sudamérica.- Actualmente se limita a Argentina, Brasil y Chile.
Socio.- Destinos, Oficinas de Convenciones y Visitantes, Fideicomisos Turísticos,
Asociaciones de Hoteles y Secretarias de Turismo Estatales, con las que el CPTM realiza los
programas cooperativos.
Plan de Mercadotecnia.- Desarrollo de objetivos, estrategias y tácticas de promoción a
efectuar para posicionar integral y competitivamente a México, sus destinos y productos en las
preferencias de los segmentos objetivo en los mercados emisores, con la participación conjunta
de los diferentes agentes promotores del turismo mexicano.
Agencia de Publicidad.- Empresa que concibe, crea, planea, organiza y ejecuta campañas
publicitarias a solicitud de los interesados, responsabilizándose en ocasiones incluso de la
administración del presupuesto publicitario de esas entidades sociales o empresas clientes.
Campaña de Publicidad.- Programa de acciones integradas de información, difusión,
publicidad y comunicación en general. Se estructura en función del evento y de la naturaleza
del público objetivo
Promoción.- Actividades de difusión y persuasión dirigidas al público objetivo del evento.
Oportunidad Promocional.- Situación de mercado no prevista en las estrategias del Plan de
Mercadotecnia del CPTM, que cuenten con alto potencial para apoyar el posicionamiento de
México como destino turístico.
SCSC.- Subgerencia de Control y Seguimiento de Contratos
SGOP.- Subdirección General de Operación Promocional
SGM.- Subdirección General de Mercadotecnia.
SGA.- Subdirección General de Administración.
CPA.- Coordinación de Promoción para las Americas
CAJ.- Coordinación de Asuntos Jurídicos
7. Método del Trabajo
Este diagrama presenta de forma general las actividades para Oportunidades Promocionales.
Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento.
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 6 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
7.1. Diagrama de Flujo
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 7 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 8 of 10
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
7.2. Descripción de Actividades
Paso
Actividad
Documento de
Trabajo
1
Recepción de Propuestas de
diferentes instancias
Propuestas
2
3
Documentos
Evaluación / Validación
Agencia de Publicidad
4
Preparar POV y/o Justificación
Subdirección General de
Operación Promocional
5
Autorización
6
Ejecución de Campaña
7
Operación de Colocación de
Publicidad
8
Supervisión y autorización de
presupuestos
9
Presentación de Factura y Testigos
9.1
La agencia presenta las Facturas y
testigos correspondientes a SPS.
10
Revisión
Responsable
Coordinación de Promoción
de las Américas
Agencia de Publicidad
Coordinación de Promoción
para las Américas
Agencia de Publicidad
Coordinación de Promoción
para las Américas
11
Coordinación de Promoción 11.1
para las Américas
12
13
Agencia de Publicidad
Comprobación y Revisión contra el
Contrato
 Testigos
 Facturas
 Registro de lo Ejecutado
 Presupuesto
 Tiempo vs Plan de Medios
¿Es correcto? Si ir al paso 13 No ir al
paso 7
Factura y Testigos
Factura y Testigos
Recibe la facturación, analiza y
revisa los testigos.
Analiza y revisa los testigos recibidos
contra el Plan de Medios, presupuesto,
Coordinación de Promoción 15.1 registro de ejecución, y los tiempos en
para las Américas
los que se llevo dicho Plan.
16
Plan de Trabajo
Envío de Documentos
Presentación de facturas junto con
los testigos correspondientes a la
14
Coordinación de Promoción para las
Américas y a la SGA
15
Justificación
Factura y Testigos
¿Es procedente? No ir al paso 14 Si
continuar en el paso 17
17 Registro y turno SCSC
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 9 of 10
Factura y Testigos
Versión 01
SUDAMÉRICA OPORTUNIDADES PROMOCIONALES
Subgerencia de Control y
Seguimiento de Contratos
Coordinación de Promoción
de las Américas
Dirección de Recursos
Financieros
Recibe la facturación la analiza y
revisa contra plan de Medios y
18 Presupuesto, así la existencia de
suficiencia presupuestal para cada
uno de los rubros.
19
¿Es procedente? No ir al paso 14 Si
continuar en el paso 20
20
Registra y turna a la DRF para su
pago
21 Realiza el Pago
22 Recibe pago
Agencia de Publicidad
Evaluación (Definición de Métricas:
Productividad y Calidad, Establecer
Indicadores, Costo, Eficiencia,
23
Efectividad).
¿Que se mide?
Recursos, Proceso y Producto. Nivel
de Autorización
Comparativo de
Indicadores,
fortalezas y
debilidades
8. Registros
No. de Control
Nombre
Responsable de
Conservarlo
Tiempo de
Conservación /
Disposición
3 años /Artículo 56 de
la LAASSP
3 años /Artículo 56 de
la LAASSP
9. Anexos
Anexo No.
Nombre
SUBDIRECCION GENERAL DE OPERACIÓN PROMOCIONAL
IT-CPA-05
Page 10 of 10
No. de Control
Versión 01