CARTA DE SERVCIOS ADMINISTRACIÓN

CARTA DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FINCAS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Preparación de convocatorias de Juntas de Propietarios (ordinarias y extraordinarias) y
asistencia a las mismas.

Confección de modelos de boletines de delegación/representación en Juntas de
Propietarios.

Redacción, transcripción, custodia y difusión de las actas de las Juntas de Propietarios.

Ejecución de las decisiones aprobadas por las Juntas de Propietarios de manera
diligente y responsable.

Archivo y custodia de todos los libros y documentos de la Comunidad.

Gestión administrativa de todos los asuntos relacionados con la Comunidad.

Realización de certificados e informes.

Representación de la Comunidad ante terceros.

DESPACHO ON-LINE 24 H

GESTIÓN ECONÓMICA Y CONTABLE

Elaboración del presupuesto anual (gastos e ingresos previstos) y distribución del
mismo en función de los respectivos coeficientes de participación, determinando las
cuotas que correspondan a cada comunero.

Gestión integral de recibos (domiciliados y no domiciliados).

Seguimiento, control, reclamación y cobro de morosos y deudores.

Control y pago de todas las obligaciones económicas de la Comunidad.

Liquidación y pago de impuestos, retenciones y tasas.

Realización de estados contables trimestrales.

Presentación de las cuentas anuales de cierre de cada ejercicio dentro de los tres
primeros meses de la siguiente anualidad.

Elaboración y presentación de toda la información contable de manera comprensible y
clara.

Archivo y custodia de toda la documentación contable de la Comunidad.
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
GESTÍÓN TÉCNICA Y MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO

Realización de visitas periódicas a la Comunidad, anticipándonos a las necesidades de
mantenimiento del edificio (mantenimiento preventivo y correctivo).

Verificación, revisión y control quincenal del estado del edificio y de sus elementos e
instalaciones comunes, así como del cumplimiento de las medidas de seguridad de los
mismos, proponiendo, en su caso, la adopción de cuantas medidas se estimen
pertinentes al respecto.

Verificación y control del cumplimiento de los plazos de inspección de los elementos e
instalaciones comunes del edificio por las empresas competentes.

Verificación, seguimiento y control del cumplimiento de los términos acordados con
las distintas empresas contratadas, a fin de que las mismas se adecuen a lo estipulado
en sus correspondientes contratos

Comprobación de la existencia, vigencia y coberturas de las pólizas de seguro suscritas
por la Comunidad, presentando, en su caso, un plan de reducción y/o reajuste de
costes y optimización de los contratos en vigor y mejorando sus prestaciones.

Gestión, seguimiento, control y atención diligente de avisos de siniestros, incidencias y
averías hasta su completa y correcta resolución, procurando que, en situaciones
urgentes, las reparaciones se efectúen en un plazo máximo de 24/48 horas.

Gestión, seguimiento y control técnico de las obras de conservación, reparación,
mejora e instalación de nuevos servicios y suministros comunes del edificio hasta su
completa y correcta resolución y/o finalización, presentando a tal fin a la Comunidad
varios presupuestos (sin perjuicio de los que ésta pudiere recabar por sí misma),
asesorando sobre la mejor opción/solución en cuanto a calidad/precio y garantizando
siempre una total y absoluta transparencia en nuestra gestión (Babesa Fincas no
comisiona).

Tramitación y seguimiento de los partes de siniestros cubiertos por los seguros
suscritos por la Comunidad hasta su completa y correcta resolución o, en su caso,
hasta el cobro efectivo de la indemnización que la compañía aseguradora deba
reembolsar.

Realización de cuantos trámites sean necesarios para la legalización de obras,
obtención de licencias, obtención de permisos y ayudas para la realización de
rehabilitaciones y/o adaptaciones del inmueble (fachadas, ascensores, etc.) y, en
general, de cuantas gestiones hayan de realizarse a tales efectos ante el Ayuntamiento
y/o cualesquiera Organismos Públicos.

SOLICITUD DE SUBVENCIONES Y TRAMITACIÓN DE LAS MISMA
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 GESTIÓN LABORAL

Gestión y/o control de las cuestiones laborales relacionadas con los empleados de la
Comunidad, si los hubiere:

Realización de contratos, nóminas, seguros sociales y declaraciones de I.R.P.F.

Tramitación de partes de incapacidad laboral transitoria y accidentes de trabajo.

Búsqueda de sustitutos para vacaciones y festivos y realización de contratos laborales
de temporada.

Seguimiento y control del cumplimiento de la jornada laboral
 ASESORAMIENTO JURÍDICO

Asesoramiento al Presidente y a los propietarios en materia de Propiedad Horizontal y
en cualquier aspecto relativo a la Comunidad, velando por el buen régimen de la casa,
sus instalaciones y servicios.

Esclarecimiento de dudas sobre la administración de las partes comunes y mediación
en conflictos referentes a las mismas.

Elaboración de contratos de alquiler, compraventa y traspasos referentes a los pisos,
locales, garajes y/o trasteros de la Comunidad.

Gestión de arrendamientos de elementos comunes de la Comunidad.

Desafección y enajenación de elementos comunes de la Comunidad.

Arbitraje y mediación en controversias entre copropietarios en que así se nos requiera
y fuere posible.

Asistencia para la reclamación judicial y/o extrajudicial de morosos y recibos
impagados.

Representación de la Comunidad ante las autoridades administrativas y judiciales.
 ASISTENCIA TÉCNICA
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
Asesoramiento y resolución de consultas de carácter técnico relacionadas con la
Comunidad. Entre otras cuestiones:

Calefacción, agua caliente, aire acondicionado; reglamento e instrucciones técnicas de
las canalizaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros, etc.

Antenas de televisión, radioaficionados, vídeos comunitarios; normativa reguladora del
uso y utilización de antenas colectivas y/o parabólicas.

Prevención de incendios, pólizas de seguros (multirriesgo, incendios, responsabilidad
civil); obligación de instalación de extintores.

Garajes, normativa y uso; reglamento de régimen interior.

Piscinas; condiciones higiénico-sanitarias; reglamento sobre su utilización.

Animales domésticos; ordenanza municipal reguladora sobre tenencia de perros y otros
animales domésticos.
 CONSTITUCIÓN DE COMUNIDADES
Cuando se trate de Comunidades de nueva creación realizaremos, además, todas las gestiones
y trámites necesarios para su constitución formal, organización y correcta “puesta en marcha”.
Entre otros:

Registro y análisis de toda la documentación correspondiente al edificio (escritura de
división horizontal y obra nueva, certificado final de obra, proyecto final de obra y
memoria, datos de los propietarios y de sus coeficientes de participación, boletines de
instalaciones –electricidad, agua, gas, ascensores, etc.-, licencia de actividades y
funcionamiento de las instalaciones, libro del edificio, etc.).

Convocatoria y celebración de la Junta General de Constitución de la Comunidad
(redacción y aprobación de estatutos y reglamento de régimen interior,
nombramiento de cargos directivos y aprobación de la dotación inicial de fondos y, en
su caso, del presupuesto inicial estimado).

Confección del presupuesto inicial estimado de la Comunidad y distribución del mismo
en función de los respectivos coeficientes de participación, determinando las cuotas
que correspondan a cada comunero.

Diligencia y legalización del Libro de Actas.

Obtención del C.I.F. de la Comunidad.

Apertura de cuentas bancarias a nombre de la Comunidad.

Contratación, en su caso, de las empresas de mantenimiento y suministros (luz, agua,
gas, ascensores, equipos de prevención de incendios, seguros, limpieza , portería,
mantenimiento, vado cocheras, placas buzones, etc…)
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