Hacia un sistema de información transversal y horizontal (GIEPE)

La Información
como sustento
de la
planificación
estratégica
y de la
evaluación
Mg. Gabriel Errandonea
Contenidos de la presentación
• Presentación basada en el documento:
“Sistema de Información Integrado de la Udelar.
Hacia un sistema de información integrado, transversal y de
gestión horizontal”
– Contenido:
• Estado de situación a diciembre de 2015.
• Propuesta de un proyecto de desarrollo de un sistema de información
para la enseñanza.
• Reflexión sobre las necesidades, los costos de postergación y
los plazos perentorios que pesan sobre las actuales dinámicas
de acceso a la información.
Mg. Gabriel Errandonea
Antecedentes
• Jornadas sobre Planeamiento Estratégico, Información y
Evaluación.
(20 al 22 de abril de 2015)
• GIEPE: Grupo de Trabajo sobre Información, Evaluación y
Planificación Estratégica.
(CDC: 6 de junio de 2015)
• Prioridades: información, en particular sobre enseñanza.
• Metodología: pautar y escalonar el proceso.
• Desafío actual: aprobación y financiamiento para la creación
del Sistema de información transversal y horizontal propuesto.
Mg. Gabriel Errandonea
Algunas precisiones conceptuales
• Diferenciar “sistema informático de sistema de información”.
• Un sistema de información es un conjunto de procedimientos y
funciones dirigidos a la recogida, elaboración, evaluación,
almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de
información, orientado a promover un flujo entre el punto en que
se generan y el destinatario final que las consume.
• Un sistema informático es el conjunto de elementos que hacen
posible el tratamiento automatizado de todo o parte de un
determinado flujo de información.
• Se trata de una diferencia que se expresa entre el soporte
material y el contenido comunicado.
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Algunas precisiones conceptuales
• Esto supone pensar la integración de los soportes materiales, desde
las necesidades de integración de los contenidos.
• Lo cual alcanza para hablar con propiedad de sistema informático,
pero no de sistema de información para la planificación estratégica.
La integración sistémica informática se completa cuando se alcanza
el objetivo funcional de la conducción de la información.
• Pero un sistema de información para la planificación estratégica no
se agota en los objetivos de la gestión, supone mirar más allá de lo
que se hace, bien o mal, de manera eficaz o no; supone una
reflexión crítica sobre los sentidos mismos de la organización.
Mg. Gabriel Errandonea
Estado de situación
• Los sistemas informáticos se construyeron bajo lineamientos de
necesidades puntuales de gestión.
• Tienen bajo nivel de integración y presenta heterogeneidad de
plataformas de gestión, almacenamiento de información y desarrollo
de aplicaciones.
• En los últimos años se han realizado algunos avances importantes:
estructuras y objetos comunes (un solo registro para cada persona,
etc.) y se han desarrollado servicios que intercambian información.
• Pero los datos no están organizados de forma que puedan ser
consultados de manera precisa y eficiente para obtener indicadores,
reportes, matrices de datos, estadísticas y realizar análisis de
tendencias con diferentes criterios.
Mg. Gabriel Errandonea
Estado de situación
• Son necesarios procesos de análisis, unificación y transformación de
los datos operacionales desde las fuentes de información de la
organización, reuniéndolas en un repositorio común.
• Las aplicaciones desarrolladas y proyectadas, en general, se pueden
enmarcar dentro de cinco grandes categorías a saber:
– Sistemas de apoyo Académico y Estudiantil.
– Sistemas Financieros y Contables.
– Sistemas de Recursos Humanos.
– Sistemas de Gestión Documental.
– Servicios de Apoyo .
• Pueden ser sistemas existentes, en desarrollo o proyectados.
Mg. Gabriel Errandonea
Estado de situación
• Se debe partir de lo que efectivamente se tiene: los sistemas
existentes o en desarrollo.
• A diciembre de 2015 no existían sistemas centrales que se encontraran
en desarrollo no instalados aún (D), ni sistemas prontos para ser
instalados, que contaran con cronograma de instalación (SI) y 13 de los
sistemas centrales enumerados por el informe de SeCIU son proyectos
(PY) :
– 4 en apoyo académico y estudiantil;
– 2 en recursos humanos;
– 4 en gestión documental y
– 4 en servicios de apoyo .
• Los restantes sistemas se encuentran en producción total (22 sistemas)
o parcial (12 sistemas).
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Estado de situación
• De estos, y por diferentes motivos, se deben descartar algunos en
particular:
– Datacenter no debe ser considerado un sistema en los términos aquí convenidos.
– WebHosting, Mesa de Ayuda y Conectividad Central, son servicios de base que
representarán un foco de atención en caso de ser impactados por las
transformaciones que se propongan.
– Elecciones y Congresos, Sistema de Autentificación en Redes Inalámbricas,
Conectividad SIIF, Historia laboral, RVE, Cuota mutual, Concursos, Aleph, Expe+,
Resoluciones, Colibrí, Consejos Digitales, DNS, Correo y RAU, no representan
sistemas de prioridad para un primer esfuerzo de integración.
Mg. Gabriel Errandonea
Estado de situación
• Así se confecciona un mapa de los instrumentos existentes que tienen
interés de integración mediata o inmediata.
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Necesidades de articulación de la
información
• La gestión universitaria demanda cada vez con mayor frecuencia
información en formatos flexibles, integrados y de manera
oportuna.
• La complejidad creciente de la información demandada, exige que
se tome en consideración a la persona como estudiante,
funcionario, docente, etc. y no al estudiante, etc. como persona.
• La universidad definió este tema como central (razón por la cual el
SGAE se ha pensado para considerar a la persona como estudiante).
• Es necesario explicar los desempeños, las trayectorias, la múltiple
matriculación, el rezago, el abandono y la duración real de las
carreras, entre otros aspectos.
Mg. Gabriel Errandonea
Articulación en el corto plazo
• Escalonamiento y priorización:
– Registro Individual Único: concepto de usuario.
– Tomar la información sin modificar los sistemas actuales.
– Algunas características:
• El acceso horizontal a la información.
• Tablero de datos.
• Procesamiento analítico en línea.
• Avanzar con Sub Proyectos priorizados.
Mg. Gabriel Errandonea
Proyecto
• Escalonamiento y priorización:
– Sub Proyecto 1: Sub Sistema de Información de la Enseñanza
(incluyendo los componentes correspondientes a Estudiantes,
del Sub Sistema de Información de los Usuarios de la UdelaR).
– Sub Proyecto 2: Sub Sistema de Información de los Usuarios de
la UdelaR (integración del componente Estudiantes, con los
componentes Funcionarios docentes y Funcionarios no
docentes).
– Sub Proyecto 3: Sistema de Información con un enfoque en
otras áreas o unidades de análisis a identificar (por ejemplo
financiera).
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Proyecto
• Metodología de Trabajo:
– Análisis de Requerimientos:
• Identificar las preguntas que el sistema debe responder.
• Identificar funcionalidades, indicadores, resultados y perspectivas
que el sistema debe brindar.
• Identificar información no disponible en las fuentes de datos
conocidas.
• Identificar roles de usuarios que el sistema debe manejar.
• Definir la auditoría que el sistema requiere.
Mg. Gabriel Errandonea
Proyecto
• Priorización de los requerimientos :
– Análisis de las fuentes de datos y diseño de los sistemas
informáticos.
– Implementación de los Procesos de Extracción,
Transformación y Carga de Datos.
– Verificación y Validación de los Sistemas.
– Sistema de Información en Producción.
– Mantenimiento del Sistema.
Mg. Gabriel Errandonea
Sub Proyecto 1
Sub Sistema de Información de la Enseñanza
• Arquitectura informacional:
Mg. Gabriel Errandonea
Prospectiva
• Primeros pasos.
• ¿Estamos ante plazos perentorios?
• Legitimación del proyecto: necesidad de amplios
consensos.
• ¿Es necesario un sistema de información transversal,
horizontal para la planificación estratégica?
• ¿Tiene costos inmediatos su postergación?
Mg. Gabriel Errandonea
La Información como sustento de la
planificación estratégica y de la evaluación
Gracias por su atención
Mg. Gabriel Errandonea