Análisis estructurado de sistemas

3 Análisis Estructurado
3.1 Concepto
Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de
información, tienen que profundizar en un área de la Organización, de la cual tienen poco
conocimiento. Del trabajo del analista se espera que se produzca una mejora en el sistema.
Así que el analista debe ser capaz de:
♦ Aprender los detalles y procedimientos del sistema en uso.
♦ Prever necesidades futuras de la Organización, en función del crecimiento,
cambios futuros en el sector, introducción de nuevas tecnologías etc.
♦ Documentar detalles del sistema actual para su comprensión y discusión por
otros profesionales de la organización.
♦ Evaluar la efectividad y eficiencia del sistema actual y sus procedimientos.
♦ Recomendar modificaciones del sistema actual, o proponer un nuevo sistema
completo, justificándolo en cada caso.
♦ Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle que
permita comprender a otros sus componentes.
♦ Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo el proceso.
A todas estas tareas, se les une la de cumplir los plazos establecidos. De modo que una de
las claves del éxito será la de estructurar el proceso para el desarrollo del nuevo sistema.
3.2 Análisis estructurado ¿Para qué?
Por la propia naturaleza los sistemas de información, éstos no están bien
estructurados, no siguen leyes como las ciencias, dependen de muchas circunstancias para
su funcionamiento (personas, influencias políticas de la organización,restricciones etc). El
analista debe luchar contra estas circunstancias y determinar los requerimientos de los
sistemas de información.
Ante esta realidad, surgen preguntas como: ¿Deben dos analistas desarrollar una
lista idéntica de requerimientos cuando estudian de forma independiente la misma
situación?¿Para una situación dada tenemos un único diseño correcto posible?. La
respuesta es que dos analistas que examinan de forma independiente una situación, sin
herramientas y técnicas preestablecidas, recopilan información diferente que describa el
sistema y por lo tanto en determinación de requerimientos diferentes.
Esto obliga a normalizar, a estructurar el análisis de sistemas de información.
Podemos definir análisis estructurado como:
El método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que
conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para
efectuar modificaciones a los ya existentes.
El análisis estructurado permite al analista conocer un proceso (actividad) en una
forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no
se omite ningun detalle pertinente.
Por otra parte una de las claves del éxito de un buen análisis será el que exista una
buena comunicación entre usuarios y analistas, esto obliga a disponer de un lenguaje
común, sencillo y fiable de modo que permita minimizar costes y errores, y maximizar
calidad.
3.3 ¿Qué debemos estructurar?
El objetivo que persigue el analisis estructurado es organizar las tareas asociadas
con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta
para una situación dada. A partir de aquí se determinan los requerimientos que serán la
base de un sistema nuevo o modicado.
La palabra estructura significa:
1. El método intenta estructurar el proceso de determinación de los
requerimientos comenzando con la documentación del sistema existente.
2. El proceso intenta incluir todos los detalles relevantes que describen al
sistema en uso.
3. Fácil verificar cuando se han omitido datos relevantes.
4. La identificación de los requerimientos será similar entre varios analistas e
incluirá las mejores soluciones y estrategias para las oportunidades de
desarrollo de sistemas.
5. Los documentos de trabajo generados para documentar los sistemas existentes
y propuestos son dispositivos de comunicación eficientes.
3.4 Componentes del análisis estructurado
El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:
1. Símbolos gráficos. Iconos y convenciones para identificar y describir los
componentes de un sistema junto con las relaciones entre esos componentes.
2. Diccionario de datos. Descripción de todos los datos utilizados en el sistema.
3. Descripciones de procesos y procedimientos. Declaraciones formales que
emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades
importantes que forman parte del sistema.
4. Reglas. Estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta
y completa.
El método de análisis estructurado es sinónimo de análisis de flujo de datos que es
una herramienta para documentar el sistema existente o actual y determinar los
requerimientos de información de forma estructurada.
3.5 ¿Qué es análisis de flujo de datos?
Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas: ¿Qué procesos
integran el sistema?¿Qué datos emplea cada proceso?¿Qué datos son almacenados?¿Qué
datos entran y salen del sistema?.
Como vemos el elemento fundamental en una Organización (sistema de
información), van a ser los datos. Los datos son la guías de la actividades de la
Organización, inician eventos, son procesados para dar información útil al personal, etc.
Seguir el flujo de datos por todos los procesos de la organización, además de ser la
finalidad del analisis de flujo de datos, proporciona a los analistas información de cómo se
alcanzan los objetivos en la Organización.
El analisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Se basa
en los diagramas de flujo de datos que muestra de forma gráfica la relación entre procesos
y datos, y en los diccionario de datos que describen de manera formal los datos del sistema
y los sitios donde son utilizados.
3.6 La estrategia de los flujos de datos
El análisis puede pensarse de tal manera que se estudien actividades del sistema
desde el punto de vista de los datos, donde se originan, cómo se utilizan o cambian, hacia
dónde van. Los componentes de la estrategia de flujo de datos abarcan tanto la
determinación de los requerimientos como el diseño de sistemas. Una notación bien
establecida facilita la documentación del sistema actual y su análisis por todos los
participantes en el proceso de determinación de requerimientos.
3.7 Herramientas para el análisis de flujo de datos
Las herramientas tienen el objetivo de ayudar a entender las características del
sistema. Por lo tanto no deben de ser un fin, sino un medio para el estudio del sistema.
Las herramientas utilizadas en el análisis de flujo de datos son:
1. Diagrama de flujo de datos.
Una herramienta gráfica empleada para describir y analizar el movimiento de
datos a través de un sistema, incluyendo procesos, almacenamiento de datos y
retrasos del sistema. Los diagramas de flujo de datos es la herramienta mas
importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes.
La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede
describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos. Estos
diagramas reciben el nombre de diagramas lógicos de flujo de datos, en
contraste de los diagramas físicos del flujo de datos que muestran la
implantación y movimiento real de datos entre personas, departamentos y
estaciones de trabajo.
2. Diccionario de datos.
El diccionario de datos contiene las características lógicas de los sitios donde
se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias,
contenidos y organización, así como los procesos donde se emplea los datos y
los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información. Servirán
para identificar los requerimientos de las bases de datos durante el diseño del
sistema.
3. Diagrama entidad-relación.
Este diagrama es una descripción de la relación entre entidades (personas,
lugares, eventos y objetos) de un sistema y el conjunto de información
relacionado con la entidad. No considera el almacenamiento físico de datos.
4. Gráfica de estructura (Especificación de procesos).
Herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre módulos de
procesamiento y el software de la computadora. Incluye el análisis de las
transformaciones entrada transformación salida y el análisis de transacciones.
3.8 Ventajas del análisis de flujo de datos
Los analistas deben trabajar con los usuarios para hacerles comprender el
funcionamiento del sistema actual y el sistema futuro, para ello se hace aconsejable
utilizar un lenguaje común, sencillo y fiable, estas son las características de los diagramas
de flujo de datos. Los usuarios pueden hacer sugerencias para modificar los diagramas
con la finalidad de describir las actividad con mayor exactitud, y permitirá evitar los
errores desde el inicio pudiendo prevenir una posible falla del sistema.