PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2014

PLAN DE DESARROLLO POR AREAS ADMINISTRATIVAS
2014 2015
Revisado en mayo 2015
Equipo:
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Ana María Frixone, Administradora
Violeta Egusquiza, Finanzas
Carolina Nakandakari, Asistente de Finanzas
Mónica Cáceres, Recursos Humanos
Vivian Giovannini, Asistente Recursos Humanos
Cecilia Doig, Servicios Generales
Rocío Silva, Asistente de Servicios Generales
Cecilia Changanaqui, fondo rotatorio, estratégico
Grace Oliva, Adquisiciones locales
José Villanueva, Sistemas
Svenia Hernandez, Asistente de Proyecto
Roxana Torres, Asistente de Proyecto
Consuelo Servat, Responsable Paltex.
Logros Generales
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Asegurar que todas las transacciones asignadas al área, se ejecuten en forma eficiente,
simplificada y conforme a las regulaciones vigentes en la Organización, incluyendo
IPSAS.
Apoyar el proceso de implementación del nuevo sistema financiero PMIS a través de la
preparación de información, asistencia a las capacitaciones presenciales y virtuales,
simulaciones del sistema y validación de datos, implementación de requerimientos de
conectividad y tecnología conforme al calendario, con especial énfasis a las áreas de
recursos humanos, finanzas y adquisiciones a través de In Tend.
Difusión a todo el personal de procedimientos y procesos relacionados al área y
mantenimiento del manual de procesos actualizado.
Mantener informado al personal sobre visitas y misiones que se reciban sobre
cualquier área administrativa, tanto internas como externas.
Plan de continuidad de Operaciones actualizado y en coordinación con el área técnica,
elaboración de simulacros parciales y totales de activación, incluyendo capacitación a
todo el personal involucrado.
Implementación de las observaciones de auditoria interna.
CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas
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Área de Tecnología
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Procurar que los sistemas informáticos y la infraestructura tecnológica en la
Representación apoyen efectivamente como herramientas de valor a los procesos de
cooperación técnica, para lo cual deberán mantenerse constantemente actualizadas
de acuerdo al desarrollo tecnológico y a las políticas institucionales de la OPS.
Fortalecer la comunicación y colaboración tanto al interior como al exterior de la
Representación, a través del uso adecuado de herramientas de tecnología, por medio
de servicios accesibles y optimizando los recursos disponibles.
Procurar que la conectividad tanto al interior como exterior de la Organización sea
continua y cuente con el respaldo adecuado para evitar interrupciones a la entrega de
la cooperación técnica, tanto en situaciones normales como durante la activación del
Plan de Continuidad de las Operaciones.
Apoyar el almacenamiento y búsqueda de Información, con la implementación de un
adecuado sistema de registro de datos, capacitación necesaria y soporte técnico.
Apoyar la conformación de una sala de situación virtual que promueva el análisis de
información por proyecto que así lo requiera.
Mantenimiento de aplicativos locales como base datos consultores, viajes y
liquidaciones, recursos humanos, reservas de salas, registro de licencias para el
personal de agencia y otros.
Elaboración de cartilla para apoyo al usuario por cada equipo asignado: teléfono,
teleconferencia, proyector, laptop comunal, etc.
Migrar base de datos de la biblioteca a las instituciones que recibirán la colección de
libros (UNI y Cayetano). Completado en 2014.
Asegurar que la Intranet y la Web estén habilitadas al cliente interno y externo
(cuando corresponda), con enlaces válidos y contenido actualizado.
Asegurar la implementación del file Cabinet para todos los proyectos de la Oficina de
País, incluyendo el proyecto de coordinación y gestión. Completado en 2015
En coordinación con las Asistentes de Proyecto, simplificar el manejo de la
correspondencia a través del aplicativo para el registro de correspondencia
automatizado. Completado en 2015
Apoyar la actualización de la lista de contactos públicos. Completado en 2015
Área de Finanzas
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Certificación mensual con cero observaciones
Spot check con cero observaciones
Evaluaciones administrativas y auditorias financieras con cero observaciones graves
Lograr cero rendiciones pendientes de cursos y seminarios y cartas acuerdo.
Implementar Transferencias electrónicas para simplificar el proceso, minimizar errores
y generar ahorro en transacciones bancarias. Completado en 2015
Apoyar con el flujo de Cartas Acuerdo como instrumento de cooperación técnica.
Apoyar la apertura de la cuenta local en dólares.
CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas
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Área de Adquisiciones
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Fortalecimiento de Acuerdos a Largo Plazo para proveedores rutinarios y de
operaciones que faciliten el proceso de entrega de la cooperación técnica.
Base de datos para fondo rotatorio y estratégico, actualizado semanalmente y
distribuido a las personas previamente identificadas, con el fin de disponer de
información estratégica y actualizada que facilite la toma de decisiones a nivel
gerencial.
Implementación del sistema IN TEND, conforme al calendario establecido.
Área de Servicios generales
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Asegurar infraestructura óptima y adecuada a los requerimientos.
Asegurar el funcionamiento y mantenimiento adecuado de todos los equipos.
Asegurar cumplimiento de MOSS y MORSS
Evaluación del lugar amigable para personas con discapacidad y en coordinación con el
respectivo proyecto técnico.
Adecuación y distribución de espacios, incluyendo la adecuación de la biblioteca en
sala de reuniones / comedor de trabajo. Completado en 2014.
Cambio del aire acondicionado en auditorio, cambio de piso biblioteca con cargo a los
fondos MCIF. Completado en 2014
Analizar rutas de vehículos por destino tomando los datos del primer semestre 2014,
identificando opciones más eficientes.
En coordinación con las Asistentes de Proyecto, asegurar el desarrollo de una base de
datos estandarizada que mantenga actualizados los contactos de la oficina.
Completado en 2015
Área de Recursos Humanos
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Implementación de HR PLAN aprobado por el EXM y Directora
Fortalecimiento de competencias (PMIS, procedimientos, programa de inducción,
cursos mandatorios) para personal nuevo y existente, incluyendo la identificación de
temas de interés con las Asistentes de proyecto y que puedan ser cofinanciados por
proyectos que se ejecutan en la Oficina de País.
En coordinación con las diferentes áreas relacionadas, preparar la política para la
modalidad de profesionales asignados. Completado en 2014
En coordinación con las Asistentes de proyecto, fortalecer y facilitar la participación en
actividades de campo del personal administrativo, incluyendo asistentes de proyecto.
Coordinar la presentación del personal nuevo (incluyendo pasantes) a través del
Responsable técnico correspondiente, preferiblemente durante el primer día de su
asignación. Completado en 2014
Coordinar el Desarrollo de Actividades para fortalecer las competencias del personal.
Asegurar que el despacho del Representante cuenta con la información de entrada y
salida del personal para distribución por correo electrónico en forma oportuna.
Completado en 2014
CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas
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Área de Paltex
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En coordinación con proyecto HSS, evaluar el costo efectivo de los puntos de venta de
Paltex y analizar posible cierre de algunos y fortalecimiento de otros.
Visita de todos los puntos de venta en un período de 2 años.
Efectuar una adecuada rotación del material bibliográfico e instrumental entre los
Centros PALTEX, teniendo en cuenta demanda y carreras profesionales ofrecidas por
las Instituciones.
Organizar y llevar a cabo la reunión bi anual con los responsables técnicos (2014) y
responsables administrativos (2015)
Edición del boletín electrónico bimensual.
Solicitar malla curricular y bibliografía recomendada en las carreras de nutrición,
psicología y odontología.
Coordinar con la O. C. para implementar la utilización de la tarjeta de crédito/débito
en 5 Centros PALTEX.
CAPÍTULO 8: Plan de Desarrollo por Áreas Administrativas
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