CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS NIT: 811.003.209-8 ____________________________________________________________ CIRCULAR INFORMATIVA N° 02 de 2016 De: Jefe de Nómina - CIS Para: Rectores Instituciones Educativas Fecha: Enero 11 de 2016 ASUNTO: PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PERSONAL CIS Desde el 15 de febrero de 2016, la CIS suministrará las diferentes Unidades de Servicio para Aseo, Servicios Generales, Granjería, Auxiliares Administrativos y Auxiliares de Biblioteca en las diferentes Instituciones Educativas no certificadas del Departamento; por lo tanto enuncio a continuación algunos procedimientos administrativos y el procedimiento para el diligenciamiento de las planillas de reporte de nómina. El personal firmó un contrato laboral de tiempo completo; es decir 8 horas diarias, 48 horas semanales. No están autorizados a trabajar horas extras. Sólo el personal de Servicios Generales está autorizado para laborar en jornada nocturna ordinaria, en días dominicales y/o festivos diurnos o nocturnos, sin generar horas extras. REPORTE DE DÍAS TRABAJADOS El pago de la nómina del personal se realizará en forma mensual el 05 de cada mes, previa presentación de la planilla de certificación de labor cumplida por cada uno de los empleados, dicha planilla se deberá enviar a la Corporación el 22 de cada mes o el día hábil siguiente si es domingo o festivo, adicionalmente la planilla deberá estar firmada por el Rector de la Institución y en caso de no encontrarse puede firmarse por el Secretario de Educación o Jefe de Núcleo, indicando el motivo por el cual no firma el Rector. Las certificaciones se recibirán a través del fax 3547149 opción 2 o a los siguientes correos electrónicos: [email protected] o [email protected] o [email protected] A continuación se indica el correcto diligenciamiento de la planilla: En la parte superior se deben indicar los datos del municipio, Institución Educativa, periodo (mes del reporte), cargo (debe ser el mismo que está en la carta de presentación), cédula, apellidos y nombres completos del empleado. En el cuadro de Turno/Novedad, están los días del 1 al 31 de cada mes, allí se debe especificar el horario día a día, al igual que los días de descanso. En el caso de los Servicios Generales que laboran días domingos se les debe asignar el día de descanso a la semana siguiente. Carrera 63 AA Nº 32 D- 31, Conquistadores. PBX: 354 71 40 FAX: 354 71 49 E-mail: [email protected] Web: www.cis.org.co Medellín - Colombia CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS 2 NIT: 811.003.209-8 En caso de tener alguna novedad como permiso, calamidad, incapacidad, entre otros, se deben especificar en la casilla correspondiente a esas fechas y envías a la Corporación el soporte de las mismas. Se debe diligenciar los apellidos y nombres completos del Rector en la parte inferior derecha, en la parte izquierda la firma con sello de la institución Educativa, en caso de no tener sello, se debe enviar una relación de los empleados en papel membrete y la planilla por cada empleado. Es muy importante que la planilla quede con los datos completos mencionados anteriormente, para evitar posibles inconsistencias. INCAPACIDADES Laboralmente, las incapacidades debidamente expedidas por la EPS a la que se encuentra vinculado el trabajador, son las únicas causas justas para faltar al trabajo. En este caso, el trabajador nos debe informar sobre su incapacidad y remitir a la CIS el documento original, expedido por la EPS; en caso de ser expedido por el Hospital o Centro de Salud local, el empleado debe enviarnos la incapacidad en original y copia de la historia clínica para desde la CIS proceder con el trámite de transcripción ante la EPS, y así poder realizar el pago de la incapacidad. PERMISOS Dentro de nuestro Reglamento Interno, están determinados otro tipo de permisos remunerados; son: licencia de matrimonio y licencia por nacimiento de un hijo. Todos deben ser debidamente demostrados, con documentos que los certifiquen y en todos los casos se conceden tres (3) días solares de permiso, contados a partir del día del suceso. En caso de calamidad doméstica, de acuerdo a la situación, se determinan entre uno (1) y tres (3) días y de igual manera el hecho debe ser debidamente justificado. Licencia por luto: Se Concederá al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad, y segundo civil: Hermanos, abuelos y nietos del adoptado o de éstos hacia él, según el caso. * Adicionado por la Sentencia C - 892 de 2012 de la Corte Constitucional. Una licencia remunerada por luto de cinco (05) días hábiles. Cualquier otra situación se considera permiso no remunerado; el trabajador debe solicitarlo por escrito, mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación, al Departamento de Gestión Humana, en donde informe con exactitud el motivo del permiso, las fechas en que se ausentará, se analiza la viabilidad del permiso y se le responderá oportunamente si es aprobado o no. ACCIDENTES DE TRABAJO: trabajo: Procedimiento para el reporte accidentes de Inmediatamente ocurra un accidente de trabajo, el trabajador accidentado debe informarlo al jefe inmediato o al encargado y llamar a la ARL Colmena Seguros a través de la LÍNEA EFECTIVA al 444-12-46 en Medellín, 031-401-04-47 desde su celular o 01- Carrera 63 AA Nº 32 D- 31, Conquistadores. PBX: 354 71 40 FAX: 354 71 49 E-mail: [email protected] Web: www.cis.org.co Medellín - Colombia CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS 3 NIT: 811.003.209-8 8000-9-19667 en el resto del país, con el fin de recibir orientación sobre el direccionamiento del accidentado y para solucionar cualquier inquietud al respecto. Reportar de manera formal el accidente de trabajo a la Corporación en el teléfono 3547140 Opción 10 o Extensión: 7127 en las primeras 48 horas hábiles después de la ocurrencia, para gestionar la radicación del accidente. El trabajador accidentado para ser atendido en alguna de las IPS de la red prestadora de servicios de salud, requiere presentar cédula de ciudadanía. REPORTE DE ANOMALÍAS Cuando se presente alguna anomalía en la prestación del servicio de alguno de nuestros empleados, se debe reportar por escrito a la Corporación de manera oportuna, para proceder de acuerdo a los procedimientos establecidos en nuestro Reglamento Interno de Trabajo y al Código Sustantivo de Trabajo; por ningún motivo se les debe llamar la atención en papelería específica de la Institución, ya que la relación contractual es directamente con la CIS. Dicho reporte debe ser enviado por escrito, de manera detallada, indicando fecha, hora, evento ocurrido, posibles testigos del evento. RENUNCIAS El empleado de la CIS que presente la renuncia en algún momento, debe hacerlo a través de una carta dirigida a la CIS, debidamente firmada y debe especificar hasta que fecha realizará sus labores y debe notificar a su jefe inmediato. Cuenten siempre con nuestra disponibilidad para atender cualquier inquietud que se encuentre a nuestro alcance. Atentamente, CLAUDIA PATRICIA RESTREPO DIAZ Jefe de Nómina Carrera 63 AA Nº 32 D- 31, Conquistadores. PBX: 354 71 40 FAX: 354 71 49 E-mail: [email protected] Web: www.cis.org.co Medellín - Colombia