Administración Basada en Actividades C.P. Aldo S. Torres Salinas Administración Basada en Actividades (ABM) Concepto: Es una herramienta administrativa de costos que mejora las decisiones organizacionales enfocando la atención de la administración en: Administración Basada en Actividades (ABM) El trabajo del negocio Como se realiza el trabajo Porque se realiza y En los costos que se incurre. Administración Basada en Actividades (ABM) Análisis de Actividades: Es usado para analizar los productos, los costos y el desempeño de las actividades organizacionales. El resultado se observa en mejores y más eficientes procesos de trabajo Administración Basada en Actividades (ABM) En la Administración Basada en Actividades, el trabajo es visto como un camino progresivo, partiendo de tareas, que se combinan para formar actividades, que en conjunto constituyen los procesos Administración Basada en Actividades (ABM) Cada tarea, actividad o proceso requiere entradas de recursos (inputs), transformación y salidas (outputs) Inputs Transformación Outputs Administración Basada en Actividades (ABM) Consideraciones: El límite entre tareas, actividades y procesos es impreciso Un proceso es un conjunto de actividades ligadas para desarrollar un objetivo específico El proceso y la tarea Un proceso tiene principio y fin así como una clara definición de sus entradas y salidas. Una tarea es muy pequeña para tener un objetivo específico Pasos para el Análisis de Actividades 1) 2) 3) 4) Obtener reportes e información de costos por departamento Identificar los procesos relevantes Identificar entradas y salidas de procesos Detectar las actividades involucradas en los procesos listando sus tareas Pasos para el Análisis de Actividades 5) 6) 7) Identificar los recursos requeridos Definir para cada salida una unidad de medida (financiera o no financiera) Definir para cada actividad relevante una medida del resultado Pasos para el Análisis de Actividades 8) Registrar el desempeño actual en base a las medidas de resultado 9) Evaluar el desempeño en base a los resultados obtenidos 10) Realizar una lluvia de ideas para mejorar los procesos 11) Implementar ideas e iniciar de nuevo Mensaje ABM El trabajo es un proceso El objetivo de la administración es asegurarse de que las actividades sean coordinadas, necesarias y eficientes Reorientar a la organización a administrar y entender los procesos de trabajo Administración basada en Actividades Ejemplo de Departamento de servicios escolares Obtener Información Financiera. Asuma que el Departamento Escolar del ITESM campus Monterrey gastó $1,650,000 el año pasado. La contraloría de Sistema desea entender como fue gastada esta cantidad en relación a las actividades del Departamento. Suponga que los gastos de operación fueron los siguientes: Información Financiera Sueldos y prestaciones 960,000 Gastos de Operación 340,000 Gasto de Instalaciones 350,000 Total 1,650,000 Determinar los Procesos Relevantes En este departamento se admiten estudiantes, se inscriben a clases, se preparan los rosters de maestros y se mantienen los registros de calificaciones. Habiendo tres procesos relevantes: Proceso de Admisión Proceso de Inscripción Proceso de Registro Determinar Inputs y Outputs en los procesos • Inputs: son actos o eventos que causan tareas y actividades para iniciar un proceso • Los actos o eventos son también llamados Drivers, que son cualquier evento, circunstancia o condición que inicia una actividad dentro de un proceso • Outputs: son el resultado del proceso Inputs Procesos R ecib ir S o licitu d D e A d m isió n P ro ceso d e A d m isió n R equ erim ien to s D e C lases y O ferta d e C lases P ro ceso d e In scrip cion es R epo rte d e C alificacio n es T ran sferen cia d e C alificacio n es P ro ceso d e R eg istro Outputs D o cu m en tació n d e A v iso d e A cep tación E stu d ian tes N u evo s, T ran sferen cia, G rad u ado s R o ster d e P ro feso res H orario s p ara A lu m n o s T ran scrip ts Identificar las Actividades y tareas en cada proceso El proceso de admisiones inicia con el recibo de la solicitud de admisión y termina cuando se le notifica si ha sido aceptado. Es necesario determinar las actividades y tareas que se realizan en este proceso para poder evaluarlo. Suponga que identificamos 4 actividades principales: El proceso de admisiones 4 actividades principales: • Recibir solicitudes • Procesar solicitudes • Evaluar y notificar • Hacer estadísticas y reportes Recibir solicitudes Identificación de tareas: • Enviar las solicitudes a quienes abren la correspondencia • Revisar solicitudes para determinar que esté completa • Separar las solicitudes incompletas y avisar a los solicitantes de los datos faltantes en su solicitud Recibir solicitudes Identificación de tareas: • Acomodar las solicitudes completas en orden alfabético por tipo de solicitud (estudiantes nuevos, de transferencia, graduados) • Registrar el número de solicitudes procesadas en el día • Esperar a que lleguen más solicitudes. Identificar los recursos utilizados por cada actividad Todas las tareas y actividades consumen recursos, tales como tiempo de la gente, tiempo de computadoras, muebles, papelería, y espacio en instalaciones entre otros. A continuación se presenta una relación de los recursos consumidos por la recepción de solicitudes de admisión Recursos a Actividades R ecursos D rivers de R ecurso S ueldos y P restaciones M ateriales C ostos de O cupación N úm ero de E m pleados U so real M etros cuadrados N úm ero de E scritorios N úm ero de com putadoras E quipo C om putacional C osto/D river de R ecurso S alario real U tilización C osto real $115/m etro2 $2,160/m es 1.75 em pleados 0.25 supervisor 0 30 m etros 2 escritorios $6,000/año 1 com putadora Driver de recurso Es el factor que mejor asigna el costo del uso de recurso de una actividad. Con la tabla anterior se puede proceder a calcular el costo de la actividad de recibir solicitudes de admisión Costo Anual R ecu rso s B ase d e C o sto S u eld o s y P restacio nes: $ 2 4 ,0 0 0 1 em plead o tiem p o $ 2 4 ,0 0 0 co m p leto y u n o al $ 7 2 ,0 0 0 75% el 2 5 % d el tiem p o d e u n su p erviso r M ateriales C o sto s d e O cu p ació n: M u eb les d e O ficin a U so d e E sp acio E q u ip o co m p u tacio nal C o sto T o tal $ 2 ,1 6 0 /añ o 1 1 5 /m etro 2 $ 6 ,0 0 0 /añ o P o rció n Id en tificable 100% 75% 25% 2 escrito rio s 3 0 m etro s2 1 co m p utad o ra C o sto id en tificad o a la activ id ad 2 4 ,0 0 0 1 8 ,0 0 0 1 8 ,0 0 0 4 ,3 2 0 3 ,4 5 0 6 ,0 0 0 $ 7 3 ,7 7 0 Costo de las otras Actividades Haciendo un análisis similar de las actividades desarrolladas en el departamento de escolar se llegó a determinar el costo de las demás actividades realizadas en el proceso de admisión. Costo del Proceso de Admisión R ecibir S olicitudes $73,770 P rocesar S olicitudes 168,335 E valuar y notificar 220,900 G enerar E stadísticas y R eportes T otal 33,600 $496,605 Definir Medidas para actividades Es necesario identificar y medir los outputs de cada actividad. Los outputs sirven como inputs o cost drivers para otras actividades y en ocasiones ligan actividades entre departamentos, también pueden ser utilizados para generar medidas de evaluación del desempeño. Por ejemplo: Inputs como medidas de evaluación A ctividades O utputs R ecibir S olicitudes P rocesar S olicitudes y crear A rchivo E valuar y N otificar R eporte de A dim isión y E stadística N otificación al estudiante S olicitudes por alfabético R egistro de solicitudes recibidas A rchivo de docum entos de solicitantes R egistro en com putadora F orm as de evaluación N otificación a estudiantes R equerim ientos de otras escuelas R eportes estadísticos de estudiantes S olicitudes y aceptaciones Medidas de evaluación del desempeño de las actividades Estas medidas de evaluación pueden ser financieras o no financieras. Un buen juego de medidas de evaluación del desempeño ayudan a alcanzar los objetivos estratégicos de calidad, costo y tiempo. Evaluación de Admisiones A ctividades M edidas del desem peño R ecibir S olicitudes T iem po de notificación C osto de solicitud notificada P rocesar S olicitudes y crear A rchivo T iem po en procesar los distintos tipos de alum nos N úm ero de errores de proceso C osto por tipo de estudiante C osto por evaluación T iem po de notificación a estudiantes N úm ero de solicitudes de reconsideración C laridad del reporte C antidad de reportes E valuar y N otificar R eporte de A dm isión y E stadística Registrar el desempeño de cada actividad Debe de llevarse un registro de los resultados de operación, o registro de las medidas del desempeño para poder hacer comparaciones y buscar la mejora continua.