D UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA MODALIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE-DICIEMBRE DEL 2013” TESIS PREVIA A OPTAR EL GRADO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICO AUDITOR C.P.A. AUTORA Rosa Elvita Condoy Valarezo DIRECTORA Mg.Maria del Rocío Delgado Guerrero LOJA - ECUADOR 2016 i CERTIFICACIÓN MG. MARIA DEL ROCÍO DELGADO GUERRERO, DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD CONTABILIDAD NACIONAL Y DE LOJA, AUDITORÍA, DE MODALIDAD LA DE CARRERA ESTUDIOS DE A DISTANCIA Y DIRECTORA DE TESIS. C E R T I F I C A: Que la presente Tesis titulada “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE-DICIEMBRE DEL 2013”, presentada por la aspirante Rosa Elvita Condoy Valarezo, previo a optar el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contador Público Auditor CPA ha sido cuidadosamente orientada y revisada en su contenido y forma, por lo que autorizo su presentación ante el Tribunal de Grado. Loja, enero del 2016 Mg. María del Rocío Delgado Guerrero DIRECTORA DE TESIS ii AUTORIA Yo, Rosa Elvita Condoy Valarezo; declaro ser autora del presente trabajo de tesis y eximo expresamente a la Universidad Nacional de Loja y a sus representantes jurídicos de posibles reclamos o acciones legales, por el contenido de la misma. Adicionalmente acepto y autorizo a la Universidad Nacional de Loja, la publicación de mi tesis en el Repositorio Institucional-Biblioteca Virtual. Autora: Rosa Elvita Condoy Valarezo Firma: ------------------------------------------- Cedula: 110119900-6 Fecha: Loja, enero del 2016 iii CARTA DE AUTORIZACION DE TESIS POR PARTE DEL AUTOR, PARA LA CONSULTA, REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL Y PUBLICACION ELECTRONICA DEL TEXTO COMPLETO. Yo, Rosa Elvita Condoy Valarezo, declaro ser autora de la tesis titulada “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE- DICIEMBRE DEL 2013”, como requisito para optar al grado de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CONTADOR PÚBLICO AUDITOR CPA; autorizo al sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional de Loja para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera en el Repositorio Digital Institucional. Los usuarios pueden consultar el contenido de este trabajo en el RDI en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad. La Universidad Nacional de Loja, no se responsabiliza por el plagio o copia de la tesis que realice un tercero. Para constancia de esta autorización, en la ciudad de Loja a los 07 días del mes de enero del 2016, firma la autora. FIRMA: -------------------------------------AUTORA: Rosa Elvita Condoy Valarezo CÉDULA: 110119900-6 DIRECCIÓN: Loja, Ciudadela Turunuma Bajo, Calle Lugo y Alicante, B13 CORREO ELECTRÓNICO: [email protected] TELÉFONO: 2613071 CELULAR: 0989114927 DATOS COMPLEMENTARIOS DIRECTORA DE TESIS: Mg. María del Rocío Delgado Guerrero TRIBUNAL DE GRADO Mg. Natalia Largo Sánchez (Presidenta) Mg. Rita Martínez Ordóñez (Vocal) Mg. Liliana Matailo Yaguana (Vocal) iv DEDICATORIA El presente trabajo lo dedico primeramente a Dios Todopoderoso, a mi familia; especialmente a mis queridos hijos: Rosita, Santiago, Pablo y Shaden, quienes han estado siempre dándome su apoyo en los momentos más difíciles de mi existencia. Rosa Elvita v AGRADECIMIENTO Expreso mi agradecimiento a Dios Todopoderoso por bendecirme en la culminación de este cometido. Un profundo reconocimiento a la Universidad Nacional de Loja, Modalidad de Estudios a Distancia, Carrera de Contabilidad y Auditoría por ofrecerme todos los conocimientos de calidad, que me permitirán actuar con trasparencia y honestidad en el trascurso de mi vida. A los señores Docentes, que supieron brindarme sus vastos conocimientos de manera desinteresada para hacer posible mí anhelado sueño, de manera muy especial a la Mg. María del Rocío Delgado Guerrero, Directora de mi Tesis quien ha sabido dirigirme con profesionalismo hasta el término de la misma. Agradezco al Dr. Efrén Eduardo Sarango Palacios por permitirme realizar mi trabajo de tesis en el colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” de su acertada regencia. vi a. TÍTULO “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBREDICIEMBRE DEL 2013” 1 b. RESUMEN El presente trabajo se titula “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE- DICIEMBRE DEL 2013”; se lo ha realizado como un requisito previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría además que en la ejecución del mismo se ha puesto en práctica los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias. Previo al desarrollo de la práctica se plantearon objetivos que fueron cumplidos uno a uno, para ello se visitó las instalaciones del colegio cuantas veces fueron necesarias con la finalidad de obtener información suficiente, pertinente y confiable; se evaluó el sistema de control interno planteado por la entidad con la finalidad de examinar el riesgo el cual fue bajo, por lo que se aplicó pruebas sustantivas y de cumplimiento; los hallazgos encontrados se los detalla en el respectivo informe a través de comentario, conclusiones y recomendaciones. Al término de la investigación se concluye que en cuando al Grupo 51 Gastos en Personal no presenta novedad alguna; sin embargo el sistema de Control Interno requiere mayor atención ya que no se lo está considerando por lo que se detectó falencias que aunque no son de mayor gravedad si requieren su especial atención; para llevar orden, seriedad, pero sobre todo garantizar el buen desempeño de sus funcionarios lo cual se verá reflejado en los resultados obtenidos por los estudiantes. 2 b. SUMMARY This work is entitled "SPECIAL CONSIDERATION TO THE GROUP 51 Personnel expenses SCHOOL FOR THE BACHELOR OF MANUEL ENRIQUE RENGEL Loja, the last quarter September-December 2013"; it has made as a pre-qualification as Engineer in Accounting and Auditing requirement also in its execution has been put into practice the knowledge acquired in university classrooms. Prior to the development of practical objectives were fulfilled one by one, for that school facilities were necessary many times in order to obtain sufficient, relevant and reliable information is visited were raised; the internal control system raised by the entity in order to examine the risk which was low, so compliance testing was applied was evaluated; The findings are detailed in the respective report via comment, conclusions and recommendations. After the investigation is concluded that when the Unified Remuneration Group 51 presents no novelty; however the internal control system requires more attention since it is not considering making flaws that are not actually more serious if they require special attention has been detected; to take order, seriousness, but above all ensure the smooth conduct of its officials which will be reflected in the results obtained by students. 3 c. INTRODUCCIÓN El Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” de la Ciudad de Loja viene desarrollando sus actividades académicas desde el mes de marzo de 1983 con el RUC número 1160007330001; cuenta con 300 estudiantes, actualmente sus instalaciones se encuentran divididas, la sección administrativa se ubica en la calle Juan de Salinas y 18 de noviembre y el desarrollo de las actividades académicas en un inmueble ubicado en la Av. Universitaria entre Juan de Salinas y Pasaje de LEA, tiene 17 docentes titulares, 6 contratados, en el área administrativa está el rector, vicerrector, colector, secretaria y un auxiliar de servicios; los procedimientos contables que se ejecutan son acorde Sistema de Gestión Financiera eSIGEF emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas. Su administración se basa a lo dispuesto en la Ley y demás Reglamentos que lo rigen, lo que debería garantizar un buen desempeño tanto académico como administrativo; sin embargo esto no se lo puede aseverar ya que en los últimos veinte años no ha sido sujeta a evaluación alguna; razón por la cual el presente trabajo se lo considera como un verdadero aporte a la entidad ya que con los resultados obtenidos se podrá tomar medidas reguladoras, específicamente en el sistema de control interno en donde se ha detectado la existencia de algunas falencias. El presente trabajo de tesis se encuentra estructurado de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Régimen Académico vigente en la Universidad Nacional de Loja; de lo cual se inicia con el TÍTULO que abarca el motivo propio de la investigación; el RESUMEN EN CASTELLANO Y TRADUCIDO AL INGLÉS es un compendió de todo lo realizado, se expone el porqué de su ejecución, como se desarrolló y cuáles fueron los objetivos alcanzados; 4 se prosigue con la INTRODUCCIÓN que ilustra la importancia del tema y el aporte que brinda a la Institución objeto de examen, se continúa con la REVISIÓN LITERARIA aquí se desarrolla la teoría relacionada con el tema de estudio; MATERIALES Y MÉTODOS todo proceso investigativo requiere el uso de materiales, la aplicación de métodos investigativos y la utilización de técnicas para obtener resultados exitosos; pues se los detalla en esta sección; RESULTADOS, abarca el desarrollo del examen especial el cual se inicia con la Primera Fase que comprende: orden de trabajo, visita previa, planificación específica, evaluación del control interno; en la segunda fase se aplicaron los programas de auditoría con la utilización de pruebas y procedimientos para determinar los hallazgos los cuales se exponen en los papeles de trabajo, la tercera fase que constituye la comunicación de resultados a través del informe el cual contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones; DISCUSIÓN Detalla la situación inicial de la institución examinada, el desarrollo y la finalización del examen especial; CONCLUSIONES a las que se ha llegado al finalizar la investigación de acuerdo a los objetivos planteados; RECOMENDACIONES las mismas que van conforme a las conclusiones y que se las hace como una pauta para corregir falencias; la BIBLIOGRAFÍA constituyen las fuentes de consulta para el desarrollo y término de la investigación y ANEXOS lo componen documentos que sustentan el trabajo realizado; y, el Proyecto. 5 d. REVISIÓN DE LITERATURA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL “La contabilidad gubernamental, es el tipo de contabilidad que registra las operaciones financieras de las entidades y dependencias de la administración pública. Todos los eventos económicos cuantificables que afecten al Estado forman parte del interés de la contabilidad gubernamental. A través de la contabilidad gubernamental, los dirigentes a cargo de las entidades estatales deben rendir cuentas a los organismos competentes para mostrar cómo administran el dinero público. De igual manera, la contabilidad gubernamental es una herramienta imprescindible para la elaboración del presupuesto. Aunque depende de cada constitución, lo más habitual es que el presupuesto sea sometido a debate parlamentario. La información que permite defender o criticar el presupuesto procede de los balances ofrecidos por la contabilidad gubernamental.”1 Es importante destacar que la contabilidad gubernamental está regida por diversas leyes y regulada por varias instituciones. La intención es que el gobierno de turno no aproveche su posición para utilizar los fondos estatales según su conveniencia e intereses, sino que la gestión financiera sea transparente. En el Ecuador la Contabilidad gubernamental tiene una característica que es la integración de las operaciones patrimoniales y las presupuestarias al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que 1 DEFINICIÓN DE. Definición de Contabilidad Gubernamental. [en línea]. Disponible en: http://definicion. de/contabilidad-gubernamental/. Disponible en: http://definicion.de/conta bilidad-gubernamental/# ixzz35UzEJf7A 6 hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas, respectivamente; bajo un sistema de gestión financiera denominado eSIGEF, el cual es un software de Propiedad del Ministerio de Finanzas, contiene los tres componentes mencionados contabilidad, presupuesto y tesorería además el pago de nómina y el control de la deuda pública. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FINANCIERA eSIGEF “El 27 de diciembre del 2007, mediante Acuerdo Ministerial No. 444 y posteriormente el No.447 publicado dos días después del anteriormente mencionado, se resuelve la obligatoriedad de las entidades públicas de utilizar el Sistema Integrado de Gestión Financiera (e-SIGEF), como herramienta informática para todas las instituciones del Gobierno Central, a partir del 1 de enero del 2008. Es así que una a una las instituciones públicas se han ido registrando en este procedimiento implementado por el Ministerio de Finanzas, con el interés de sistematizar el manejo de los fondos que otorga el Estado”.2 “Para implantar esta herramienta informática se deben organizar y racionalizar los procesos de administración financiera, de conformidad con la filosofía y lógica del eSIGEF. Se denomina así porque mantiene un enlace en línea de todas las entidades del estado del Gobierno Central y las entidades descentralizadas y autónomas con el Ministerio de Finanzas; con este mecanismo informático se centralizan los pagos en el Ministerio de Finanzas, pues todos ellos deben necesariamente informase a dicha 2 ANDES, Agencia Pública de Noticias del Ecuador y Suramérica. Sistema de integración financiera (e-SIGEF). [en línea]. Disponible en: http://www.andes.info.ec/es/econom%C3%ADa/4119.html 7 institución, previamente a su envío al Banco central para la transferencia de fondos a favor de los beneficiarios de los egresos; también centraliza automáticamente en el Ministerio de Finanzas toda la información registrada en la Contabilidad de las instituciones, permitiendo el control inmediato de la ejecución presupuestaria y de sus saldos no utilizados, así como de las disponibilidades de dinero, argumentos fundamentales en que se sustenta esta concepción de la administración financiera.3 El eSIGEF es un sistema que permite administrar el presupuesto de remuneraciones y el cálculo de la nómina directamente ligado al Distributivo de Remuneraciones, Sueldos y Salarios Básicos aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas para cada ejercicio fiscal y que éste a su vez interactúe con el e-sigef para generar el Compromiso y Devengado de las partidas de gastos en personal en forma automática. El manejo del sistema eSIGEF y su aplicación en las instituciones del sector público, permite un mayor control sobre el presupuesto que asigna el Ministerio de Economía y Finanzas para las empresas del sector público, así como también para que exista una mayor transparencia en cada uno de estos procesos AUDITORÍA “La Auditoría puede definirse como un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si 3 FREIRE, Romo Gabriel. La Contabilidad Gubernamental del Ecuador. [en línea]. Disponible en: http://es. scribd. com /doc /62591626/contabilidad-gubernamental 8 dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso. Es el examen profesional, objetivo o independiente, de las operaciones financieras y/o administrativas, que se realiza con posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información financiera y/o administrativa auditada, así como conclusiones y recomendaciones tendientes a promover la economía, eficiencia y eficacia de la gestión empresarial o gerencial, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las leyes o regulaciones aplicables.”4 La auditoría es un proceso sistemático que evalúa evidencias de carácter económico o administrativo, deberá ser ejecutado por profesionales calificados e independientes, de conformidad con las normas y procedimientos técnicos. OBJETIVO DE AUDITORÍA El objetivo principal de una Auditoría es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o diagnóstico. Como objetivos se podría anotar lo siguientes: 0 Descubrir Fraudes 0 Descubrir errores de principio 0 Descubrir errores técnicos 4 UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Auditoría para empresas del Sector Público y Empresas Privadas, Año 2010, Página 2 9 CLASIFICACIÓN DE AUDITORÍA5 Para un mejor estudio la auditoría se ha clasificado de la siguiente manera: POR LA AUDITORÍAS POR AUDITORÍAS AUDITORÍAS EN PROCEDENCIA SU AREA DE ESPECIAIZADAS EN SISTEMAS DEL AUDITOR APLICACIÓN AREAS ESPECÍFICAS COMPUTACIONALES Auditoría: Auditoría: Auditoría: 0 Externa 0 Financiera 0 Del área médica 0 Interna 0 Administrativa 0 Al 0 Operacional obras 0 Integral construcción 0 Gubernamental 0 Fiscal 0 De sistemas 0 Laboral 0 Proyectos desarrollo Auditoría: 0 Informática de 0 Con la computadora y 0 Sin la computadora. 0 A gestión informática 0 de inversión 0 A la caja menor 0 Al 0 la manejo Al sistema de Cómputo 0 Alrededor de la computadora de 0 De la seguridad en mercancías sistemas Ambiental computacionales 0 A los sistemas de redes 0 Integral a los centros de cómputo 0 ISO-9000 a los sistemas computacionales 0 Oitsourcing 0 Ergonómica de sistemas 5 GERAR961437. Clasificación detallada de Auditorías. [en línea]. Disponible en: http://es.scribd. com/doc/17449458/Clasificacion-Detallada-de-Auditorias 10 EXAMEN ESPECIAL “El examen especial, se considera como parte del control posterior en la empresa privada y pública se encarga de verificar, estudiar y evaluar los aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente, con posterioridad a su ejecución, se aplicarán las técnicas y procedimientos de auditoría de acuerdo con la materia del examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones. El examen que realizan las personas que actúan por mandato de una entidad o empresa o de sus accionistas, socios o acreedores. Generalmente es encomendada a los auditores independientes, fideicomisarios o comisarios, para el control posterior del área financiera o parte de ella.”6 IMPORTANCIA DEL EXAMEN ESPECIAL Es importante porque evalúa una parte de los estados financieros, el grado de eficacia y eficiencia con que se desarrollan las tareas administrativas y financieras, y el grado de cumplimiento de los planes de gerencia, el correcto uso de los recursos humanos, el uso de los materiales, equipos y su distribución, etc. contribuyendo con la gerencia para una adecuada toma de decisiones. CONTROL INTERNO “Es un plan de organización y conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recursos, verificar la 6 ACFÍ, Auditores, Contadores y Consultores Financieros. Concepto de una auditoría a un Examen Especial de Auditoría. [en línea]. Año 2010, página 1. Disponible en: http://www.auditoresy contadores.com/articulos/auditoria/112-concepto-de-una-auditoria-a-un-examen-especial 11 exactitud y veracidad de la información financiera, promover eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.”7 La importancia de tener un buen sistema de Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales COMPONENTES DE CONTROL INTERNO “Control interno está constituido por los siguientes componentes interrelacionados derivados de la forma de gestionar la organización EL AMBIENTE DE CONTROL.- La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo 1. Competencia. 2. Experiencia y dedicación de la Alta Administración 3. Filosofía administrativa y estilo de operación 7 UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. Auditoría para Empresas del Sector Público y Empresas Privadas, Año 2010. Página12 12 LA VALORACIÓN DEL RIESGO.- Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema se denominan riesgos. Estos pueden provenir del medio ambiente ó de la organización misma. Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones relevantes de todas las áreas de la organización y de estas con el medio circundante, para así determinar los riesgos posibles LAS ACTIVIDADES DE CONTROL.- Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado. LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN.- La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control LA VIGILANCIA Y MONITOREO.- Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo. Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por múltiples 13 circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisión permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno”8 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 0 Eficacia y eficiencia de las operaciones: se relaciona con los objetivos del negocio incluyendo el desempeño y metas de rentabilidad. 0 Confiabilidad de informes financieros: Se relaciona con la preparación de estados financieros veraces, confiables y oportunos, incluyendo interinos y consolidados 0 Cumplimiento con los temas legales y regulatorios.- Se relaciona con el cumplimiento de las leyes u regulaciones a las cuales la entidad está sujeta. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO Todas las personas que integran una organización sea esta pública, privada o mixta son las responsables del control interno ya que con el desempeño de sus obligaciones, con eficiencia y eficacia están cumpliendo con los objetivos de la entidad; sin embargo, las autoridades son quienes disponen de eruditos en el área para la supervisión y control de actividades en la entidad; por lo tanto se los podría calificar de responsables directos de la implantación de un buen sistema de control interno. 8 AICPA. Componentes del Control interno. . [en línea]. página 2. Disponible en: http://fccea .unicauca. edu .co/old/tgarf/tgarfse88.html 14 NORMAS DE AUDITORÍA La ley y la profesión han estipulado una serie de normas que deben ser cumplidas por el auditor y los cuales se refieren a como se debe ser el auditor, la manera en la que se debe ejecutar el trabajo y como se debe presentar los informes. CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE - Entrenamiento técnico y capacidad profesional. Cuidado y diligencia Profesional Independencia de Criterio NORMAS RELATIVAS A LA PREPARACIÓN DE INFORMES NORMAS DE EJECUCIÓN DE TRABAJO NORMAS PERSONALES ACEPTADAS (NAGAS) - Planeación y Supervisión Estudio y Evaluación del Control Interno Obtención de evidencia suficiente y competente ELABORADO POR: Rosa Elvita Condoy Valarezo FUENTES: Internet http://www.eafit.edu.co/escuelas/administracion/consultoriocontable/Documents/Nota%20de%20Clase%2021%20NAGA%C2%B4s.pdf 15 - Aplicación de los PCGA, NIC y NIIF Consistencia Revelación Suficiente Opinión del Amor NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS (NAGA) Las Normas de Auditoría son los requisitos mínimos que debe cumplir el auditor en el desempeño de su actuación profesional para expresar una opinión técnica responsable. Norma 1 Norma 2 Norma 3 Norma 4 Norma 5 Norma 6 Norma 7 Norma 8 Norma 9 Norma 10 Objetivos de la Auditoría Alcance de la Auditoría Idoneidad del Personal Independencia del autor Responsabilidad del autor Planificación y supervisión Evaluación del control interno Evidencia suficiente y competente Oportunidad en la comunicación de resultados Informe de auditoría NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA (NIA) Deben ser aplicadas, en forma obligatoria, en la auditoría de estados financieros y deben aplicarse también, con la adaptación necesaria, a la auditoría de circunstancias otra información excepcionales, y un de servicios auditor puede relacionados. juzgar En necesario apartarse de una NIA para lograr en forma más efectiva el objetivo de una auditoría. Cuando tal situación surge, el auditor deberá estar preparado para justificar la desviación. Las NIAS (Normas Internacionales de Auditoría) se adoptan según el siguiente detalle: 1. Información Introductoria 6. Utilización del Trabajo de Otros 2. Asuntos Generales 7. El dictamen de Auditoría 3. Planeamiento 8. Áreas especializadas 4. Control Interno 9. Servicios Relacionados 5. Evidencia de Auditoria 10. Declaraciones de Auditoria 16 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORÍA (NEA) NORMA TITULO CONTENIDO COMENTARIO NEA 1 Objetivos de Auditoría de Estados Objetivo y Principios Generales que Regulan una Auditoría de Estados Financieros Financieros Corresponde a la NIA 1 Sec. 200 NEA 2 Términos del Trabajo de Auditoría Corresponde a la NIA 2 Sec. 210 NEA 3 Control de Calidad para el Trabajo de Auditoría NEA 4 Documentación Documentación en Auditoría Corresponde a la NIA 9 Sec. 230 NEA 5 Fraude y Error Fraude y Error Corresponde a la NIA 11 Sec. 240 NEA 6 Corresponde a la NIA 31 Sec. 250 NEA 7 Consideraciones de Leyes y Reglamentos en una Auditoría de Estados Documentación Legal en Auditoría Financieros Planificación Planeación de Auditoría NEA 8 Conocimiento del Negocio Conocimiento del Negocio Corresponde a la NIA 30 Sec. 310 NEA 9 Carácter Significativo de la Auditoría Materialidad Corresponde a la NIA 25 Sec. 320 NEA 10 Evaluación de Riesgo y Control Interno Control Interno: Evaluación de Riesgos Corresponde a la NIA 6 Sec. 400 NEA 11 Auditoría en un Ambiente de Sistemas de Información por Computadora NEA 12 Consideraciones de Auditoría Relativas a Entidades que Utilizan Organizaciones de Servicios PED. Auditoría en un Ambiente de PED Corresponde a la NIA 15 Sec. 401 Organización de Servicio y la Auditoría NEA 13 Evidencia de Auditoría Evidencia de Auditoría NEA 14 Trabajos Iniciales – Balances de Apertura Balances de Apertura Corresponde a Addendum 2 de NIA 6. Sec. 402 Corresponde a la NIA 8 Sec. 500 y Addendum Sec. 501 Corresponde a la NIA 28 Sec.510 NEA 15 Procedimientos Analíticos Procedimientos Analíticos Corresponde a la NIA 12 Sec. 520 NEA 16 Muestreo de Auditoría Muestreo en Auditoría Corresponde a la NIA 19 Sec. 530 NEA 17 Auditoría de Estimaciones Contables Estimaciones Contables Corresponde a la NIA 26 Sec. 540 NEA 18 Partes Relacionadas Partes Relacionadas Corresponde a la NIA 17 Sec. 550 NEA 19 Hechos Posteriores Dictamen Hechos Posteriores Corresponde a la NIA 21 Sec. 560 NEA 20 Negocio en Marcha Negocio en Marcha Corresponde a la NIA 23 Sec. 570 NEA 21 Representaciones de la Administración Representaciones de la Administración Corresponde a la NIA 22 Sec. 580 Términos del Trabajo de Auditoría Corresponde a la Sec. 120 de NIA 17 Corresponde a la NIA 4 Sec. 300 PROCESO DEL EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA 51 REMUNERACIONES UNIFICADAS El Examen Especial es un compromiso realizado por un auditor independiente para ofrecer garantías y seguridad que los rubros examinados entidad se presentan de conformidad con los Normas Internacionales de contabilidad e información financiera (NIC/NIIF). Cada auditoría es personalizada para satisfacer las necesidades de las empresas. Sin embargo, el planteamiento general de cada auditoría es el mismo. La práctica de la Auditoría se divide en tres fases: planeación, ejecución e informe. PRIMERA FASE: PLANIFICACIÓN En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoría que se llevará a efecto. La planificación se divide en planificación preliminar y específica PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Está dirigida a la definición de una estrategia para ejecutar el examen especial, con base en los estándares definidos en la orden de trabajo; además, tiene como propósito obtener o actualizar la información general sobre todos los aspectos importantes de la entidad o una parte de ella. Durante el análisis debe identificar aquellas áreas en las que se pondrá mayor énfasis de trabajo como unidades operativas, corrientes de información, rubros contables, etc. una vez identificadas dichas áreas, se 18 efectúan actividades de planificación adicionales que determinan el enfoque específico para cada una de ellas. ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION PRELIMINAR 0 “Conocimiento de la entidad o actividad a examinar; 0 Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir. 0 Identificación de las principales políticas y prácticas relacionadas al área a examinar 0 Análisis general de la información financiera: 0 Determinación del grado de confiabilidad de la información producida en los Estados financieros; 0 Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los sistemas de información computarizados; 0 Riesgos Inherentes y Ambiente de Control; 0 Como desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que pueden influir para su éxito o fracaso. 0 El conocimiento adquirido en trabajos de auditoría anteriores. 0 Concentrar su atención en aquellas partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar características inusuales. Por Ejemplo: Hechos o transacciones individualmente significativos, nuevas actividades 0 Base legal y sus modificaciones 0 Plan operativo institucional 0 Los manuales existentes relacionados con el sistema contable y específicamente el área a examinar; 0 Los cambios en las políticas contables; 0 Grado de autonomía o centralización de unidades operativas; 0 Funcionamiento del sistema de registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable. 19 0 Forma como se procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes financieros”9 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA El objetivo principal de la planificación específica, es identificar las actividades relevantes de la entidad para examinarlas en la siguiente fase del examen especial, preparar el informe de evaluación del control interno y preparar el programa detallado del examen. "La aplicación de pruebas de cumplimiento para evaluar los sistemas de registro de información y los procedimientos de control, es el método empleado para obtener la información complementaria y calificar el grado de riesgo tomado al ejecutar un examen especial. Las técnicas de mayor aplicación son la entrevista, la observación, la revisión selectiva, el rastreo de operaciones, la comparación y el análisis. La utilización de un programa general de examen especial para la planificación específica constituye una guía que permite aplicar los principales procedimientos para evaluar el control interno de la entidad o área examinada, debe incluir los siguientes procedimientos generales: 0 Considerar el objetivo general y del reporte de planificación preliminar. 0 Recopilar información según instrucciones de la planificación preliminar. 0 Evaluar el control interno. 0 Calificar el riesgo del examen especial 9 FOF. Maestría en Contabilidad Auditoría. Planificación preliminar [en línea]. Disponible en: http:/google. com. mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=3&sqi=2&ved= 0CDYQFjAC&url= http%3A%2F %2Feconomia.ucuenca.edu.ec%2Feconomia%2Fuploads%2F159 67% 2FPLANIFICACION%2520PRELIMINAR.ppt&ei=X2ZuUvvWLIW84AOzoIHADw&usg=AFQjCNHd Cnh7fwFMdmuXsraf4blL7j_q2A 20 0 Definir los procedimientos de auditoría, a base de la evaluación del control interno. 0 Resumir los resultados de la planificación especifica. En esta fase de la planificación, será imprescindible realizar la evaluación del control interno por cada uno de los componentes cuyos resultados servirán para establecer la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría. En la planificación preliminar se trabaja con las actividades de la entidad en su conjunto, como un todo, en cambio en la planificación específica, se trabaja con cada uno de los componentes en particular, en forma separada del resto de los componentes. Los principales resultados que se obtienen de la planificación específica son los siguientes: 0 Presentación de un plan de muestreo y enfoque del examen especial. 0 Presentación de un plan específico a desarrollar, que incluye, los programas del examen especial por componentes a ser examinados en la siguiente fase. 0 Explicación de las desviaciones o deficiencias del control interno”10 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Al practicarse un examen especial se iniciará la evaluación del sistema de control interno para lo cual se lo puede realizar con la utilización de varios métodos: 10 CHAMBI Zambrana, Gloria. Qué es la planificación Específica (detallada) Características. [en línea]. Disponible en: http://www.mailxmail.com/que-es-planificacion-especifica-detalladacaracteristicas_h 21 MUESTREO ESTADÍSTICO “En el proceso de la evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos; es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de determinada operación. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente: 0 La muestra (grupo de documentos) debe ser representativa del conjunto. 0 El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno. 0 El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada. 0 Siempre habrá un riesgo latente de que la muestra no sea representativa y por lo tanto de que la conclusión no sea adecuada. MÉTODO DE CUESTIONARIO Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen; por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas críticas de una manera uniforme. 22 MÉTODO NARRATIVO: (PROSA) Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas de la entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. MÉTODO GRÁFICO: (FLUJOGRAMAS) Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. Ventajas: 0 Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. 0 Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad. 0 Identifica desviaciones de procedimientos. 0 Identifica procedimientos que sobran o que faltan. 0 Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros”11 DETERMINACIÓN DEL RIESGO PRELIMINAR El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o normativa. 11 ANÓNIMO. Control interno y Control de gestión. . [en línea]. Disponible en: http://www.virtual.unal.edu. co/ cursos/economicas/2006838/html/cap02/cont12.html 23 “El riesgo global es el conjunto de: 0 Aspectos Aplicables exclusivamente al negocio o actividad del ente (Riesgo Inherente) 0 Aspectos atribuibles a los sistemas de control, incluyendo auditoria interna (Riesgo de control) 0 Aspectos originados en la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría de un trabajo en particular (Riesgo de detección) RIESGO INHERENTE.- Es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever. EL RIESGO DE CONTROL.- Está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos. EL RIESGO DE DETECCIÓN.- Está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoria, no detecte errores en la información que le suministran.”12 PROGRAMA DE EXAMEN ESPECIAL “Es el procedimiento a seguir, en el examen a realizarse, el mismo que es planeado y elaborado con anticipación y debe ser de contenido flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en el Examen Especial estén de acuerdo con las circunstancias del mismo; 12 FERNÁNDEZ Eduardo, Tu guía Contable. Proceso de la auditoría. [en línea].Año 2012. Disponible en: http://www.tuguiacontable.com/2012/06/el-proceso-de-auditoria.html 24 ayuda al auditor a la previsión de los trabajos que deben ser efectuados la línea de conducta a seguir, las etapas a franquear, los medios a emplear. Es una especie de cuadro anticipado en el cual los acontecimientos próximos se han previsto con cierta precisión, según la idea que uno se ha formado de ellos, debe ser preparado especialmente para cada caso ya que no existen casos exactamente iguales, así como es imprescindible dar a cada Programa la autonomía necesaria.”13 Lo que no se debe perder de vista es que el programa de auditoría debe ser una guía segura e indicadora de lo que deberá ser hecho y posibilite la ejecución fiel de los trabajos de buen nivel profesional. SEGUNDA FASE: EJECUCIÓN La fase de Ejecución se inicia con la aplicación de los programas específicos, por componentes, cuentas o áreas. Continúa con la obtención de la información, verificación de estados financieros, la identificación de los hallazgos y la comunicación a los administradores y autoridades de una empresa, para resolver los problemas y promover la eficiencia y efectividad en sus operaciones. TÉCNICAS Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional. 13 ALATRISTA Gironzini, Miguel Ángel. Programa de auditoría. [en línea]. Disponible en: http://www.auditool . org/ travel-mainmenu-32/blogs-mainmenu-55/2028-programa-deauditoria 25 ESTUDIO GENERAL.- “Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Auditor, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de cualquier otra. El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio. ANÁLISIS. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados. INSPECCION. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. 26 En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad. En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación. CONFIRMACIÓN. Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida. Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: 0 Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo. 0 Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito. 27 INVESTIGACIÓN. Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. DECLARACIÓN. Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan. Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está examinando. CERTIFICACIÓN. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. OBSERVACIÓN. Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos. 28 CALCULO. Verificación matemática de alguna partida. Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas. En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo.”14 PRUEBAS “Teniendo en cuenta que el objetivo de una auditoría financiera es verificar o comprobar la razonabilidad y confiablidad de la información financiera, y además evaluar el control interno implementado por la alta dirección en relación con el proceso de información contable, es primordial aplicarlas las pruebas denominadas de doble propósito sobre la muestra que se escoja para dicho estudio. Las pruebas que se tienen de doble propósito son: pruebas sustantivas y pruebas de cumplimiento. 0 PRUEBAS SUSTANTIVAS.- Consisten en aquellas pruebas de detalle que se realizan sobre las transacciones y saldos para la obtención de la evidencia relacionado con la validez y el tratamiento contable; la idea de este tipo de pruebas es determinar eventuales errores que estén implicados en el procesamiento de los datos contables con el objetivo de analizar si los valores registrados son los correctos. 14 FERNÁNDEZ, Eduardo. El Proceso de la Auditoría. Año 2010. Página 6-8 29 0 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO.- Su objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la empresa haya implementado, por lo tanto en el momento de analizar las pruebas escogidas se debe verificar si los procedimientos son los adecuados, si se están ejecutando y si se están ejecutando se está realizando de la manera correcta. El propósito es reunir evidencia suficiente para analizar si el control interno funciona efectivamente y si está logrando sus objetivos por lo que generalmente se refiere a la inspección de documentos. La forma en que se examinen este tipo de pruebas depende de cada cuenta que se analice de los estados financieros, puesto que cada una de éstas tienen elementos y características diferentes que hacen que sus procesos de inspección y prueba sean diferente y particulares.”15 PROCEDIMIENTOS DE EXAMEN ESPECIAL “Los procedimientos son la agrupación de las distintas técnicas aplicables al estudio particular de una cuenta u operación; prácticamente resulta inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del Auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en el caso particular. No obstante, al tratar del examen especial de se verá que la experiencia general aconseja el empleo de técnicas que se consideran necesarias, en cada caso, para obtener una certeza razonable. EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.- Se llama extensión o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente. En el 15 HELISA, Pruebas de doble propósito de auditoría financiera. [en línea]. Disponible en: http://www. gerencie . com/ pruebas-de-doble-proposito-en-auditoria-financiera.html 30 caso de las cuentas por cobrar, por ejemplo, el aplicar la técnica de confirmación de saldo, el alcance lo representa el total de saldos seleccionados frente al total de saldos que integran la cuenta de mayor. El alcance lo determinan varios elementos pero el más importante es el grado de eficacia del control interno de la empresa; otros factores que lo determinan son: El total de partidas individuales que forma la partida total a examinar, la cantidad de errores localizados al efectuar el examen. OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS.- Es el momento en que han de aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas por ejemplo, la fecha en que se han de arquear los efectivos, la fecha en que se han de solicitar confirmaciones de adeudos, la fecha en que se han de presenciar los inventarios de mercancías, etc.”.16 Los procedimientos de auditoría constituyen métodos analíticos de investigación y prueba que los auditores deben utilizar en su examen, con el objeto de obtener evidencia suficiente, confiable, relevante y útil que le permitan fundamentar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones. Para la elección de los procedimientos y técnicas de auditoría, se tendrá en cuenta el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno realizado previamente. Los procedimientos a aplicar podrán ser los siguientes: 16 Los procedimientos de Auditoría. [en línea]. Disponible en: http://elcontadorvirtual.blogspot. com/2010 /04/ los-procedimientos-de-auditoria.html 31 PROCEDIMIENTO INDAGACIÓN ENCUESTAS Y CUESTIONARIOS OBSERVACIÓN COMPARACIÓN REVISIÓN SELECTIVA RASTREO REVISIÓN DE CÁLCULOS MATEMÁTICOS CONFRONTACIÓN MÉTODOS ESTADÍSTICOS CONFIRMACIÓN COMPROBACIÓN CONCILIACIONES COMUNICACIÓN ANÁLISIS INSPECCIÓN APLICACIÓN Consiste en averiguar a través de diálogos al personal de la entidad auditada o a terceros relaciones a ésta. Aplicación de preguntas, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. Deben estar debidamente intervenidas por los involucrados Verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades de la unidad. Análisis entre operaciones realizadas y definidas para determinar relaciones e identificar diferencias y semejanzas Examen de las características importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas Seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecución Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en documentos Cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas Selección sistemática o casual o combinación de ambas. Estos métodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas y que la selección represente significativamente la población o universo Corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones mediante información, obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de operaciones realizadas por la entidad auditada, mediante el examen documentos que las justifican Examen de la información emanada de diferentes fuentes con respecto a una misma operación o actividad, a efectos de hacerla concordante Obtención de información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad auditada Separación de los elementos o partes que conforman una operación o transacción, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico Examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación 32 TIPO DE EVIDENCIA Testimoniales Documentales, testimoniales Físicas Analíticas Analíticas Analíticas Analíticas y documentales Analíticas y documentales Analíticas Documentales Documentales Analíticas Testimoniales Analíticas Físicas Adicionalmente podrán utilizarse métodos auxiliares que complementen los procedimientos ya citados, tales como: 0 “PRUEBAS SELECTIVAS son a criterio del auditor se seleccionará una muestra representativa del universo a analizar con el objeto de simplificar las labores de medición, verificación o examen. La cantidad y características de las unidades elegidas estarán vinculadas con el conocimiento que pueda tener el auditor del control interno vigente. 0 PRUEBAS SELECTIVAS POR MUESTREO ESTADÍSTICO.- se aplicarán métodos matemáticos para determinar el tamaño mínimo de la muestra que permita cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar sólo una parte del universo. ”17 El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y procedimientos, según los riesgos y otras circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva. PAPELES DE TRABAJO Son el conjunto de documentos que contiene la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ello se sustentará las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. Con base e n su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente y archivo corriente. 17 ANÓNIMO. Manual de Procedimientos de Auditoría Interna. en línea]. Disponible en: http://www.anp. com.uy/wps/ wcm/ connect/878d1113-567e-4acd-8dbe-59d6c3e3f9d8/ ManualEtica.pdf?MOD=AJPERES& CACHEID=878d 1113-567e-4acd-8dbe-59d6c3e3f9d8 33 ARCHIVO PERMANENTE.- “Se encuentra conformado por documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc. ARCHIVO CORRIENTE.- Está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final. Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia del examen especial realizado y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe final. Los papeles de trabajo que se utilizarán en la práctica serán: 0 Preparados por la entidad auditada, es decir toda aquella documentación que la entidad examinada ponga al servicio del examen especial: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos, etc. 0 Comunicaciones de terceros 0 Registros preparados por el auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones. ”18 0 Registros del reconocimiento de la entidad y su sistema de control interno. 0 Documentación de la estrategia del examen especial. 18 ANÓNIMO. Clasificación de los papeles de Trabajo. http://fccea.unicauca.edu.co /old/tgarf/tgarfse126.html 34 [en línea]. Disponible en: 0 Documentación de la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento. 0 Documentación de los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones examinadas. 0 Todo documento que acredite que el trabajo de fue debidamente supervisado y revisado 0 Registro de las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo. El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad. HALLAZGOS Los hallazgos en la auditoría se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben ser comunicados a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la administración. Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría o examen especial no siempre podrá ser posible; por lo tanto el 35 auditor debe utilizar su buen juicio y criterio profesional para decidir cómo informar determinada debilidad identificada en control interno. La extensión mínima de cada hallazgo de auditoría dependerá de cómo éste debe ser informado, aunque por lo menos el auditor debe identificar los atributos que lo atañen. ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: “Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en términos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno. CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, CAUSA: Razones de desviación, en cuanto a lo que se considera de por qué sucedió, en este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto; para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional. EFECTO: Importancia relativa del asunto, señalando el impacto entre lo que es y lo que debe ser, de ser posible en forma cuantitativa o cualitativa, con las eventuales consecuencias que se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno.”19 La determinación clara, concisa y precisa de un hallazgo de auditoría, tiene sobrentendido las circunstancias y el juicio profesional del auditor, 19 ARAYA, Navarro Juan de Dios. Máster. CPA. Los Hallazgos de Auditoría interna en el sector Público [en línea]. Disponible en: http://www.iaicr.com/boletin/boletin07/hallazgos_auditoria_ interna.pdf 36 pero éste debe ser sobre todo objetivo para no inducir a conclusiones erróneas, por lo cual debe ser plenamente justificado por la labor efectuada. ÍNDICES, MARCAS Y REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben contener símbolos o abreviaciones alfabéticas para que el trabajo se encuentre más organizado y con una clara relación entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En el examen especial las abreviaciones son conocidas como índices y los símbolos que se utilizan como marcas de auditoria. ÍNDICES Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo. Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. “En teoría no es de mayor importancia el sistema que se seleccione como índice, sin embargo el índice seleccionado debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente flexibles para posibles modificaciones, en el margen derecho del dato que va 37 a ser trasladado a otro Papel de Trabajo se anotará en un círculo el índice del papel de trabajo hacia donde se traslada la información. 20 COLEGIO de bachillerato “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: REMUNERACIONES UNIFICADAS HOJA DE ÍNDICES ÍNDICE OT N HI HM HDT PP PE CCI ESC CI PA X PA CA CS CN REVISADO POR: HI 1-1 SIGNIFICADO Orden de Trabajo Notificación Hojas de Índices Hoja de Marcas Hoja de Distribución de Trabajo Planificación Preliminar Planificación Específica Cuestionario de control Interno Evaluación del sistema de Control Interno Control Interno Programa de Auditoría Gastos Programa de Auditoría Cédula Analítica Cédula Sumaria Cédula Narrativa ELABORADO POR: FECHA: MARCAS “Para dejar constancia de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en las cédulas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos convencionales creados por el Auditor con una significación especial para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas, realizadas; para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color de lápiz diferente, éstas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de las Marcas de Auditoría”21 20 MENDOZA, García Lidia. Índices y Marcas de Auditoría. [en línea]. Disponible en: http://es. slideshare.net/ 600582/4-indices-y-marcas-de-auditoria 21 MENDOZA, García Lidia. Índices y Marcas de Auditoría. [en línea]. Disponible en: http://es.slide share.net/ 600582/4-indices-y-marcas-de-auditoria 38 COLEGIO de bachillerato “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: REMUNERACIONES UNIFICADAS HOJA DE MARCAS MARCAS S ≠ C © Æ SIGNIFICADO Tomado o chequeado Documentación sustentatoria Transacción Rastreada Sumas Comprobadas Saldo Según Estado Financiero Saldo Auditado Conciliado Constatado Constatación Física REVISADO POR: ELABORADO POR: HM 1-1 FECHA: TERCERA FASE: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS “Una vez culminada la preparación y obtención de los papeles de trabajo y evidencias, corresponde al auditor preparar el borrador del informe, el mismo que deberá desprenderse de las evidencias y de las anotaciones que constan en cada papel de trabajo. En resumen la comunicación de resultados constituye el producto final de las labores del auditor y por lo tanto requiere especial cuidado y dedicación en lo que tiene que ver a la sustentación de las evidencias, el tono narrativo o expositivo del informe.”22 Es importante mantener la comunicación al inicio, durante y al finalizar el examen especial con los administradores de la entidad auditada, para brindar oportunidad de pruebas documentadas, así como información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen; la comunicación de los resultados se la considera como la última fase del examen especial., sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso. 22 CISNEROS González Gustavo Fernando, UTPL, Auditoría I Guía Didáctica, Año Académico abrilagosto 2009, Página 76 39 COMUNICACIÓN EN EL TRANSCURSO DEL EXAMEN ESPECIAL “Con el propósito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias muchas veces insuperables, éstos serán comunicados en el transcurso del examen, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos detectados. El informe de evaluación del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administración en forma tanto verbal como escrita; en el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrán en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones firmes, aun cuando no se haya emitido el informe final.”23 La comunicación se la dirigirá a los funcionarios de la entidad examinada con el propósito de que presenten la información verbal o escrita respecto a los asuntos observados. COMUNICACIÓN AL TÉRMINO DEL EXAMEN ESPECIAL 0 “El borrador del informe se lo preparará con los resultados obtenidos al término del examen especial y serán comunicados en el informe final por parte del auditor a las personas vinculadas con el examen. 0 El borrador del recomendaciones, informe incluirá comentarios, estará sustentado en conclusiones y papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor, este 23 ANONIMO .Comunicación de Resultados. [en línea]. Disponible en: http://ai.espe.edu.ec/wpcontent/ uploads/2012 /07/Manual-de-Auditor%C3%ADa-Gubernamental-Cap-VII.pdf 40 documento es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial. 0 Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en el informe final por el auditor, a los administradores de la entidad auditada y demás personas vinculadas con él.”24 INFORME Constituye el producto final del trabajo de examen especial realizado en él se presentan observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos, y evidencias encontradas; el correspondiente dictamen sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensión del mismo. INFORME DE EXAMEN ESPECIAL “Es el reporte que el auditor elabora cuando ha examinado uno o más componentes, cuentas de los Estados Financieros, como producto final la ejecución del examen realizado aplicando las normas técnicas y procedimientos de auditoría para indicar los resultados obtenidos por medio de los comentarios, conclusiones y recomendaciones”25 En el informe el auditor comunica a los funcionarios de la entidad objeto del examen especial, los resultados obtenidos presentados como 24 ANONIMO .Comunicación de Resultados. [en línea]. Disponible en: http://ai.espe.edu.ec/wpcontent/ uploads/2012 /07/Manual-de-Auditor%C3%ADa-Gubernamental-Cap-VII.pdf 25 CISNEROS González Gustavo Fernando, UTPL, Auditoría I Guía Didáctica, Año Académico abrilagosto 2009, Página 77 41 deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en la ejecución de las operaciones, a fin que la administración adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro. Un informe de auditoría se considera una herramienta esencial para informar a los usuarios de la información financiera, sobre todo en los negocios. Debido a que muchos terceros usuarios prefieren, o incluso requieren información financiera certificada de un auditor, muchos de los auditados confían en los informes de auditoría para certificar su información con el fin de atraer a inversionistas, obtener préstamos, y mejorar la apariencia pública Es importante tener en cuenta que los informes de auditoría sobre estados financieros no son ni evaluaciones ni cualquier otra determinación similar a utilizar para evaluar entidades con el fin de tomar una decisión. El informe es sólo una opinión sobre si la información presentada es correcta y está libre de errores materiales, mientras que todas las demás determinaciones se dejan para que el usuario decida. ESTRUCTURA DEL INFORME DE EXAMEN ESPECIAL Debido a que el presente Examen Especial será realizado a una entidad estatal en este tema se hará hincapié a lo estipulado en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la misma que dice: “Art. 3.- Estructura y contenido de los informes de examen especial.La estructura y contenido de los informes de examen especial será la siguiente: 1. Carátula. 2. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético). 42 3. Índice que contenga títulos y subtítulos. 4. Carta de presentación. 5. Dos capítulos: Capítulo I.- Información Introductoria. Capítulo II.- Resultados del examen Anexos. Contenido del informe.”26 CAPITULO I Información Introductoria 0 “Motivo del examen.- Señalar el número y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de auditoria correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por el Subcontralor General citando el número y fecha de tal autorización o por disposición de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la institución según lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 0 Objetivos del Examen.- Se indicarán los objetivos que tienen relación directa con la naturaleza del examen 0 Alcance del examen.- Se expondrá la amplitud del trabajo realizado con indicción de: periodo cubierto, áreas, rubros o componentes examinados. 0 Base Legal.- Se señalará el instrumento legal en el cual consta la creación o constitución de la entidad y se presentarán las disposiciones 26 legales que tienen vinculación ART. 3. LEY ORGANICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO 43 con la Unidad Administrativa, áreas, rubros o componentes examinados y otras normas reglamentarias. 0 Estructura Orgánica.- Se debe señalar la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la auditoria. 0 Objetivos de la entidad.- Se debe señalar los que constan en el reglamento Orgánico Funcional, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o actividades. 0 Financiamiento o monto de recursos examinados.- Señalar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen Resultados del examen En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada área examinada, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando por el resultado recomendaciones de informes anteriores. del seguimiento de las Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al lector, los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto; serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con lógica y claridad, no incluirán términos como “a la fecha” o “en la actualidad”, sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y recomendaciones, sin que estas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación directa con ellos.”27 27 UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA-MÓDULO NUEVE. UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA. Auditoría para Empresas del Sector Público y Empresas Privadas, Año 2010. 44 COMENTARIOS Es la descripción en forma narrativa que realiza el auditor, de los hallazgos o aspectos transcendentales, obtenidos en el examen de auditoría. CONCLUSIONES “Las conclusiones de la Auditoría se las obtiene al finalizar la misma resumen el trabajo realizado establecen si se han alcanzado los objetivos inicialmente planteados; las conclusiones complementan el trabajo de auditoría. Las conclusiones se las realiza en base a los procedimientos aplicados, hallazgos importantes encontrados en cada componente examinado. RECOMENDACIONES Las recomendaciones son sugerencias positivas para dar soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar las operaciones o actividades de la entidad y constituirse en la parte más importante del informe. Las recomendaciones son presentadas luego de los comentarios y las conclusiones pertinentes, referente al hallazgo, asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo en el orden de presentación del informe largo.”28 28 ZANABRIA HUISA, Elmer Nievez. Enfoque Integral de Auditoría. [en línea]. Disponible en: http://sisbib. unmsm. edu.pe/bibvirtualdata/tesis/empre/zanabria_h_e/enpdf/cap5.pdf 45 e. MATERIALES Y MÉTODOS MATERIALES UTILIZADOS 0 Estados Financieros, Roles de pago y Registros de Entrada y Salida de los docentes del Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” 0 Reglamentos de la Institución 0 Útiles de oficina 0 Textos 0 Computadora 0 Internet 0 Dispositivos de almacenamiento MÉTODOS CIENTIFICO.- Con la utilización de este método fue posible alcanzar un conjunto de conocimiento brindados por los autores en las diferentes obras con respecto a la información recopilada en el Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel”. DEDUCTIVO.- Se sustentó en la normativa vigente como son conceptos, principios, definiciones, leyes o normas generales de auditoría de los cuales se extrajeron conclusiones es decir de conocimientos generales nos centraremos en el caso particular de la entidad examinada. INDUCTIVO.- La aplicación de este método indujo desde la recopilación de información y observación de los hechos, a las normas, leyes y reglamentos que normen el funcionamiento de la entidad examinada para llegar a resultados fidedignos. 46 ANALÍTICO Y SINTÉTICO.- Consistió en la descomposición de la información en partes para una mejor comprensión de los hechos y luego se la sintetizó para describir adecuadamente y explicar los hechos encontrados en la formulación de conclusiones y recomendaciones, las mismas que serán una referencia para el personal administrativo de la entidad. TECNICAS OBSERVACIÓN.- Esta técnica cobró importancia en todos y cada uno de los procedimientos utilizados en el proceso investigativo brindando un panorama claro de aspectos significativos para la realización del trabajo. ENTREVISTA.- Fue aplicada principalmente al Rector del colegio “Manuel Enrique Rengel” y demás personal administrativo que se encuentre relacionado a la investigación. 47 CC 1-2 f. RESULTADOS CARTA DE COMPROMISO Loja, octubre 01 del 2014 Doctor Efrén Eduardo Sarango Palacios RECTOR DEL COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” Ciudad.- De mi consideración: Por este medio agradezco la oportunidad que me brinda para llevar a cabo un Examen Especial al Grupo 51 Gastos en Personal por el periodo septiembre – diciembre del 2013, del Colegio de su acertada dirección; la misma que constituye trabajo de investigación para la realización de mi tesis de grado, para mí es muy satisfactorio realizarla en el mencionado establecimiento, para lo cual el servicio que proveeré será personal e individualizado. El trabajo tendrá como finalidad evaluar el sistema de control interno, determinar la razonabilidad del saldo del Grupo 51 Gastos en Personal presentado en el respectivo Estado Financiero emitido por la entidad; lo cual se basará en la aplicación de las Normas de Auditoría, dichas normas requieren que se cumpla con requisitos éticos, que se planee y se desempeñe el examen especial para obtener una seguridad razonable; el saldo del rubro motivo del examen contenido en los Estados Financieros será analizado, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente 48 CC 2-2 Aceptados (PCGA) y a los objetivos institucionales, con base a los resultados de dicho examen se emitirá una opinión acerca de la razonabilidad del referido saldo; Además se efectuará una revisión que comprenderá los siguientes aspectos: 0 En caso de encontrar anomalías se notificará a las instancias respectivas 0 Evaluación del cumplimiento de las normativas internas de la Institución Educativa 0 Revisión minuciosa de lo relacionado al Grupo 51 Remuneraciones Unificadas 0 Evaluación de la presentación general de los estados financieros Se remitirá un informe final que contendrá una opinión profesional e independiente acerca de la razonabilidad del saldo contenido en los Estados Financieros del rubro examinado. Para el examen especial se realizará visitas a vuestras instalaciones conforme a las necesidades que se presenten en la ejecución del trabajo de campo, los requerimientos de información serán oportunamente comunicados por escrito a la administración quien será responsable de los Estados Financieros conjuntamente con la información que los respalde. Sin más que tratar por el momento, me suscribo de usted. Atentamente, Rosa Elvita Condoy Valarezo JEFE DE EQUIPO 49 CA 1-1 CARTA DE ACEPTACIÓN Loja, octubre 03 del 2014 Señora Rosa Elvita Condoy Valarezo Ciudad.- De mi consideración: En respuesta a su comunicación relacionada a la realización de un “Examen Especial al Grupo 51 Gastos en Personal del colegio del bachillerato Manuel Enrique Rengel de la Ciudad de Loja, del último Cuatrimestre Septiembre-Diciembre del 2013”, le informo que acepto su propuesta para lo cual se le brindará la información necesaria para llevar a cabo su labor. Sin más por el momento me suscribo de usted. Atentamente Dr. Efrén Eduardo Sarango Palacios RECTOR DEL COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” 50 OT 1-1 ORDEN DE TRABAJO OT-001-MED-2014 Loja, octubre 04 del 2014 Señora Rosa Elvita Condoy Valarezo Ciudad.- De mi consideración: Mediante comunicado suscrito por la Mg. Natalia Largo Coordinadora de la Carrera de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Nacional de Loja, Modalidad de Estudios a Distancia, se me ha notificado la designación de DIRECTORA DE TESIS de su Proyecto Aprobado; por tal motivo dispongo mediante la presente ORDEN DE TRABAJO proceda a iniciar el “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBREDICIEMBRE DEL 2013” de acuerdo a los objetivos y demás parámetros propuestos en su Proyecto. Bajo mi supervisión usted actuará como Jefe de Equipo y Operativo. Sin más por el momento me suscribo de usted. Atentamente, Mg. María del Rocío Delgado Guerrero AUDITOR SUPERVISOR 51 N 1-1 NOTIFICACIÓN DE INICIO DE AUDITORÍA Loja, Octubre 06 del 2014 Doctor Efrén Eduardo Sarango Palacios RECTOR DEL COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” Ciudad.- De mi consideración: La presente tiene como finalidad informar a usted que a partir de la presente fecha, se dará inicio al Examen Especial al grupo 51 gastos en Personal del colegio del Bachillerato Manuel Enrique Rengel de la ciudad de Loja, del último Cuatrimestre Septiembre-Diciembre del 2013” de la institución Educativa de su acertada dirección; particular que pongo a vuestro conocimiento para que se comunique al personal respectivo con la finalidad que se brinde la colaboración necesaria a efecto de cumplir con los objetivos del examen; el personal a cargo del trabajo será: SUPERVISORA: Mg. María del Rocío Delgado Guerrero JEFE DE EQUIPO: Rosa Condoy Valarezo OPERATIVO: Rosa Condoy Valarezo Segura de contar con su favorable atención, me suscribo de usted. Atentamente, Rosa Elvita Condoy Valarezo JEFE DE EQUIPO 52 ,,COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL HI 1-1 HOJA DE ÍNDICES ÍNDICE SIGNIFICADO CC Carta de Compromiso CA Carta de Aceptación OT Orden de Trabajo N Notificación CE Correspondencia Enviada CR Correspondencia Recibida HI Hojas de Índices HM Hoja de Marcas HDT Hoja de Distribución de Trabajo PP Planificación Preliminar PE Planificación Específica CCI Cuestionario de Control Interno ESCI Evaluación del sistema de Control Interno CI Control Interno PA Programa de Auditoría Y Y/1 Grupo 51 Remuneraciones Unificadas CA Ejecución de gastos – Reportes – CUR de Ejecución de Gastos Roles de Pago COLEGIO DE BACHILLERATO“Manuel Enrique Rengel Cédula Analítica CS Cédula Sumaria CN Cédula Narrativa Y/2 ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG FECHA: 07-10-2014 cccc 53 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 HM 1-1 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL HOJA DE MARCAS MARCAS SIGNIFICADO Tomado de y/o chequeado S Documentación sustentatoria Transacción Rastreada Sumas Comprobadas Saldo Según Estado Financiero ≠ Saldo Auditado C Conciliado © Confirmado Æ Constatación Física ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG 54 FECHA: 07-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE– DICIEMBRE DEL 2013 PP 1-12 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 1. MOTIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL El “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBREDICIEMBRE DEL 2013”, se llevará a cabo con la finalidad de cumplir con un requisito previo a optar el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría y dando cumplimiento a la Orden de Trabajo N° OT-001-MED2014, emitida por la Mg. María Rocío Delgado Guerrero Directora de Tesis. 2. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL 0 Evaluar el grado de solidez del Sistema de Control Interno aplicado al 51 Gastos en Personal 0 Determinar la razonabilidad del saldo presentado en los Estados Financieros del rubro objeto del examen especial 0 Verificar la existencia de los respaldos físicos que demuestren los saldos registrados contablemente. 0 Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables al rubro examinado. 55 PP 2-12 3. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL El presente examen comprenderá el estudio y análisis de los registros y saldos contables presentados en el grupo 51 gastos en personal, por el período comprendido entre septiembre - diciembre del 2013. 4. CONOCIMIENTOS DE LA ENTIDAD 4.1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD NOMBRE: Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” DIRECCIÓN: Juan de Salinas y 18 de noviembre TELÉFONO: 072571918 RUC: 1160007330001 HORARIO: 15h00 a 23h00 RECTOR: Dr. Efrén Eduardo Sarango Palacios EMAIL: scretarí[email protected] 4.2. ANTECEDENTES El Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” de la ciudad de Loja, con el RUC número 1160007330001; cuenta con 300 estudiantes, actualmente sus instalaciones se encuentran divididas, la sección administrativa se ubica en la calle Juan de Salinas y 18 de noviembre y el desarrollo de las actividades académicas en un inmueble ubicado en la Av. Universitaria entre Juan de Salinas y Pasaje de LEA, tiene 17 docentes titulares, 6 contratados, en el área administrativa está el rector, vicerrector, Colector, secretaria y un auxiliar de servicios, viene funcionando desde su fundación el 11 de Noviembre de 1982, mediante Acuerdo Ministerial Nº 006217. 56 PP 3-12 Los procedimientos contables que se ejecutan son acorde al Sistema de Gestión Financiera eSIGEF emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas; su administración se base a lo dispuesto en la Ley y demás Reglamentos que lo rigen, en los últimos años no ha sido sujeta de auditoría ni examen especial alguno, siendo el último en el año 1995. 4.3. MISIÓN Lograr el cambio de actitud del estudiante y mejorar el nivel de vida familiar y personal. 4.4. VISIÓN Proyectar más a futuro con una educación de calidad para la gente trabajadora. 4.5. BASE LEGAL DE CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Para el desarrollo de sus actividades administrativas y financieras se rige de acuerdo a los siguientes organismos de control: 0 Constitución Política de la República del Ecuador 0 Ley Orgánica de Contraloría General del Estado y su Reglamento 0 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público 0 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público 0 Ley Orgánica de Educación y Cultura y su Reglamento 0 Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional y su Reglamento 57 PP 4-12 0 Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bares Escolares de los Establecimientos Educativos del País 0 Ley de Servicios Personales por Contrato 0 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento 0 El Sistema Nacional De Finanzas Públicas (SINFIP) 0 Estatuto y Reglamentos del Colegio “Manuel Enrique Rengel” 0 Otras Disposiciones Legales, Reglamentos e Instructivos Internos 4.6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTIVO: Consejo Ejecutivo EJECUTIVO: Rector AUXILIAR: Secretaría, Colecturía, Servicios Generales. OPERATIVO: Inspección, Planeamiento, Planta Docente, Comisiones CONSEJO EJECUTIVO RECTOR Secretaría Colecturía Servicios Especiales Inspección Planeamiento ELABORADO POR: Rosa Elvita Condoy Valarezo FUENTES: Colegio De Bachillerato Manuel Enrique Rengel 58 Planta docente Comisiones PP 5-12 4.7. FINANCIAMIENTO Se financia con aportes del Estado a través de asignaciones presupuestarias del Ministerio de Finanzas 4.8. FUNCIONARIOS PRINCIPALES NOMBRES Y APELLIDOS CARGO PERIODO DESDE HASTA Rector 01-03-2011 Continúa Rosa Elvita Condoy Valarezo Colectora 01-06-1984 Continúa Blanca Rosario Luzuriaga Marín Secretaria 01-06-1991 Continúa Eduardo Baltazar Medina Escaleras Conserje 01-05-1984 Continúa Dr. Efrén Sarango Palacios 5. PUNTOS DE INTERÉS PARA EL EXAMEN 0 El último Examen Especial se los realizó el año 1995, posterior a esto no se han efectuado auditorías y/o exámenes especiales. 0 El archivo se encuentra debidamente organizado y la documentación se encuentra archivada cronológicamente. 0 Existen docentes a los cuales no se les ha adjudicado la respectiva partida sin embargo se encuentran prestando sus servicios de docencia en la institución. 0 El rector y el funcionario de recursos humanos son los encargados de revisar número de horas trabajadas, asistencias y otros aspectos importantes de los profesores para la elaboración de los roles de pago. 0 Los roles de pago los realiza la colectora por autorización escrita del rector. 59 PP 6-12 6. RECURSOS A UTILIZARSE 6.1. TALENTO HUMANO Supervisor: Mg. Marìa del Rocío Delgado Guerrero Jefe de Equipo: Rosa Condoy Valarezo Operativo: Rosa Condoy Valarezo 6.2. RECURSOS MATERIALES 0 Textos bibliográficos 0 Computadora portátil 0 Impresora 0 Papel bon 0 Carpetas fólder 0 Lápiz 0 Borrador 0 Esferográficos 0 Regla 0 Flash Memory 0 Calculadora 0 Libreta de apuntes 6.3. RECURSOS FINANCIEROS Los gastos que amerite la realización del Examen Especial serán financiados por la Sra. Rosa Condoy Valarezo , aspirante a obtener el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Auditor. ESTRUCTURA DEL INFORME A EMITIRSE 0 El informe estará estructurado de la siguiente manera: 60 PP 7-12 0 Carátula 0 Relación de siglas abreviaturas utilizadas 0 Índice 0 Carta de presentación 0 Informe CAPÍTULO I 0 Información 0 Motivos del Examen 0 Objetivos del Examen Especial 0 Alcance 0 Base legal de la compañía 0 Estructura orgánica 0 Objetivos de la entidad CAPÍTULO II 0 Resultados del Examen 0 Anexos del Examen Especial 7. DISTRIBUCIÓN DE INFORMES El informe del examen Especial de auditoría será distribuido de la siguiente manera. ORIGINAL: Universidad Nacional de Loja MED PRIMERA COPIA: Director de Tesis SEGUNDA COPIA: Rector del Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” 61 PP 8-12 TERCERA COPIA: Al Tribunal de Grado 8. DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO 0 SUPERVISOR: Supervisión y revisión del trabajo 0 JEFE DE EQUIPO: Preparación de cuestionarios de Control Interno y Programas de Auditoría, evaluación del Sistema de Control Interno, Análisis del componente Grupo 51 Remuneraciones Unificadas, preparación del Informe del Examen Especial. 0 OPERATIVO: Elaboración de papeles de trabajo, Evaluación del Sistema de Control Interno, plan de muestreo. 62 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL NOMBRES Y APELLIDOS Lic. Mg. María del Rocío Delgado Guerrero HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO FUNCIÓN FIRMAS SIGLAS TRABAJO ASIGNADO Supervisor RDG 0 Supervisión y revisión del trabajo Rosa Condoy Valarezo Jefe de Equipo y Operativo RCV 0 Revisar informes 0 Controlar la ejecución de procedimientos que refleja el programa del examen especial Revisar el borrador del Informe Preparación y aplicación de cuestionarios de Control Interno y Programas de Auditoría. Evaluación del Sistema de Control Interno Análisis del componente Grupo 51 Gastos en Personal Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente. Elaboración de papeles de trabajo, Preparación del Informe del Examen Especial 0 0 0 0 0 0 0 ELABORADO POR: RCV PP 9-12 REVISADO POR: RDG XXXXX 63 FECHA: 09-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 PP 10-12 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO FASES PLANIFICACIÓN ACTIVIDADES PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Visita al Colegio Elaboración de la Hoja de Marcas, Hoja de Índices Hoja de Distribución de tiempo, cronograma de actividades Informe de la Planificación Preliminar PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA Preparación del cuestionario de control interno. Aplicación del cuestionario de control interno Elaboración de las cédulas narrativas, sobre el resultado de la evaluación del sistema de control interno EJECUCIÓN % TIEMPO/DÍAS 19.60% 20 30,39% 31 Preparación y aplicación de los programas de auditoría Análisis general del Grupo 51. Informe de la Planificación Específica ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG XXXXXX 64 FECHA: 09-10-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 PP 11-12 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO FASES EJECUCIÓN COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ACTIVIDADES Determinación de Hallazgos Preparación de los papeles de trabajo Resumen y ordenamiento de los papeles de trabajo. % TIEMPO/DÍAS 40,20% 41 Preparación y estructuración del borrador del informe Entrega del borrador del informe Lectura y Entrega del Informe final TOTAL ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG 65 9,81 % 10 100% 102 FECHA: 09-10-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL PP 12-12 DISTRIBUCION DE TIEMPO Y ACTIVIDADES 29 30 29 30 29 31 28 28 28 27 27 27 26 26 26 25 25 25 24 24 24 23 23 23 22 22 22 21 21 21 20 20 20 19 18 19 19 17 16 15 14 13 12 11 9 1O 8 7 6 5 4 3 2 ACTIVIDADES 1 OCTUBRE 2014 Visita al Colegio Elaboración Hoja de marcas Elaboración Hoja de Índices Elaboración del tiempo, cronograma de actividades Desarrollo de Planificación Preliminar Desarrollo de Planificación Específica Preparación de Cuestionario de Control Interno Aplicación de Cuestionario Elaboración de cédulas Control Interno 18 17 16 15 14 13 12 11 9 1O 8 7 6 5 4 3 2 1 NOVIEMBRE 2014 ACTIVIDADES Preparación y aplicación de los programas Análisis de los componentes a examinar Determinación de Hallazgos Preparación de Papeles de Trabajo REVISADO POR: RDG 66 FECHA: 09-10-2014 30 31 18 17 16 15 14 13 12 11 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Resumen y ordenamiento de los papeles de trabajo Preparación borrador del Informe Entrega Borrador del Informe Lectura y Entrega del Informe Final ELABORADO POR: RCV 1O DICIEMBRE 2014 ACTIVIDADES PE 1-6 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 1. MOTIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL El “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBREDICIEMBRE DEL 2013” se llevará a cabo con la finalidad de cumplir con un requisito previo a optar el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría y dando cumplimiento a la Orden de Trabajo N° OT-001-MED2014, emitida por la Mg. María del Rocío Delgado Guerrero Directora de Tesis. 2. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL 0 Evaluar el grado de solidez del Sistema de Control Interno aplicado al 51 Gastos en Personal 0 Determinar la razonabilidad del saldo presentado en el rubro objeto del examen especial 0 Verificar la existencia de los respaldos físicos que demuestren los saldos registrados contablemente. 67 PE 2-6 0 Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables al rubro examinado. 3. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL El presente examen comprenderá el estudio y análisis de los registros y saldos contables presentados en el Grupo 51 Gastos en Personal, por el período comprendido entre septiembre - diciembre del 2013. 4. CONOCIMIENTOS DE LA ENTIDAD 4.1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD NOMBRE: Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” DIRECCIÓN: Juan de Salinas y 18 de noviembre TELÉFONO: 072571918 RUC: 1160007330001 HORARIO: 15h00 a 23h00 RECTOR: Dr. Efrén Eduardo Sarango Palacios EMAIL: scretarí[email protected] 4.2. ANTECEDENTES El Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” de la ciudad de Loja, con el RUC número 1160007330001; cuenta con 300 estudiantes, actualmente sus instalaciones se encuentran divididas, la sección administrativa se ubica en la calle Juan de Salinas y 18 de noviembre y el desarrollo de las actividades académicas en un inmueble ubicado en la Av. Universitaria entre Juan de Salinas y Pasaje de LEA, tiene 17 docentes titulares, 6 contratados, en el área administrativa está el rector, vicerrector, Colector, secretaria y un auxiliar de servicios., viene 68 PE 3-6 funcionando desde su fundación el 11 de Noviembre de 1982, mediante Acuerdo Ministerial Nº 006217. Los procedimientos contables que se ejecutan son acorde al Sistema de Gestión Financiera eSIGEF emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas; su administración se base a lo dispuesto en la Ley y demás Reglamentos que lo rigen, en los últimos años no ha sido sujeta de auditoría ni examen especial alguno, siendo el último en el año 1995. 4.3. MISIÓN Lograr el cambio de actitud del estudiante y mejorar el nivel de vida familiar y personal. 4.4. VISIÓN Proyectar más a futuro con una educación de calidad para la gente trabajadora. 4.5. BASE LEGAL DE CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Para el desarrollo de sus actividades administrativas y financieras se rige de acuerdo a los siguientes organismos de control: 0 Constitución Política de la República del Ecuador 0 Ley Orgánica de Contraloría General del Estado y su Reglamento 0 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público 0 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público 0 Ley Orgánica de Educación y Cultura y su Reglamento 69 PE 4-6 0 Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional y su Reglamento 0 Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bares Escolares de los Establecimientos Educativos del País 0 Ley de Servicios Personales por Contrato 0 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento 0 El Sistema Nacional De Finanzas Públicas (SINFIP) 0 Estatuto y Reglamentos del Colegio “Manuel Enrique Rengel” 0 Otras Disposiciones Legales, Reglamentos e Instructivos Internos 4.6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTIVO: Consejo Ejecutivo EJECUTIVO: Rector AUXILIAR: Secretaría, Colecturía, Servicios Generales. OPERATIVO: Inspección, Planeamiento, Planta Docente, Comisiones CONSEJO EJECUTIVO RECTOR Secretaría Colecturía Servicios Especiales Inspección Planeamiento ELABORADO POR: Rosa Elvita Condoy Valarezo FUENTES: Colegio De Bachillerato Manuel Enrique Rengel 70 Planta docente Comisiones PE 5-6 4.7. FINANCIAMIENTO Se financia con aportes del Estado a través de asignaciones presupuestarias del Ministerio de Finanzas 4.8. FUNCIONARIOS PRINCIPALES NOMBRES Y APELLIDOS CARGO PERIODO DESDE HASTA Rector 01-03-2011 Continúa Rosa Elvita Condoy Valarezo Colectora 01-06-1984 Continúa Blanca Rosario Luzuriaga Marín Secretaria 01-06-1991 Continúa Eduardo Baltazar Medina Escaleras Conserje 01-05-1984 Continúa Dr. Efrén Sarango Palacios 5. PUNTOS DE INTERÉS PARA EL EXAMEN 0 El último Examen Especial se los realizó el año 1995, posterior a esto no se han efectuado auditorías y/o exámenes especiales. 0 El archivo se encuentra debidamente organizado y la documentación se encuentra archivada cronológicamente. 0 Existen docentes a los cuales no se les ha adjudicado la respectiva partida sin embargo se encuentran prestando sus servicios de docencia en la institución. 0 El rector y el funcionario de recursos humanos son los encargados de revisar número de horas trabajadas, asistencias y otros aspectos importantes de los profesores para la elaboración de los roles de pago. 71 PE 6-6 0 Los roles de pago los realiza la colectora por autorización escrita del rector. 72 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CCI 1-5 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO N° 1 2 3 4 5 6 RESPUESTAS PREGUNTAS SI En los últimos años se ha realizado auditorías o examen especial por parte del ente regulador Internamente se ha evaluado el sistema de control interno El colegio cuenta con un reglamento actualizado y aprobado por el ente regulador sobre el pago de remuneraciones Se considera el pago de remuneraciones en la planificación anual El funcionario encargado de la planificación anual de remuneraciones conoce normas y procedimientos Se revisa la disponibilidad presupuestaria antes de ejecutar el pago de remuneraciones ELABOR6ADO POR: RCV PONDERACIÓN NO CT CP x 10 0 x 10 0 x 10 10 x 10 10 x 10 10 x 10 10 REVISADO POR: RDG MMMMM 73 OBSERVACIÓN FECHA: 24-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CCI 2-5 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO N° RESPUESTAS PREGUNTAS SI El pago de remuneraciones son 7 autorizadas por la máxima autoridad Antes de elaborar los roles de pago la colectora tiene acceso a 8 los registros de asistencia y horas trabajadas de los docentes Los registros contienen suficiente información permitan su 9 que identificación en un momento dado La clave para transferencia de fondos es conocida solo por el 10 funcionario responsable Una vez realizadas las transferencias se 11 verifican los pagos realizados ELABORADO POR: RCV NO PONDERACIÓN CT CP 10 10 10 0 x 10 10 x 10 10 x 10 10 x x REVISADO POR: RDG VV 74 OBSERVACIÓN FECHA: 24-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CCI 2-5 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO N° 12 13 14 15 16 RESPUESTAS PREGUNTAS SI verificados los pagos se investigan los motivos en caso de existir diferencia la distribución de la carga horaria se da en relación a la especialidad de los docentes El ambiente físico es cómodo y funcional para el desarrollo de las actividades académicas Todos los docentes poseen su respectiva partida Se evalúa el trabajo de los docentes Los comprobantes de pago cuentan con toda la documentación 17 soporte suficiente y pertinente Se realizan transferencia entre 18 cuentas por sobrantes de fondos ELABORADO POR: RCV NO PONDERACIÓN CT CP x 10 10 x 10 10 x 10 0 x 10 0 x 10 10 x 10 10 x 10 10 REVISADO POR: RDG Xx 75 OBSERVACIÓN FECHA: 24-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 CCI COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL 2-5 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO N° RESPUESTAS PREGUNTAS SI Se conserva un archivo histórico de rol de 19 pagos Colecturía comunica al rector y consejo 20 directivo acerca de los gastos realizados El consejo directivo conoce siempre sobre 21 los avances de la ejecución presupuestaria El pago de viáticos y subsistencias se lo 22 hace con autorización del rector NO CT CP x 10 10 x 10 10 x 10 10 x 10 10 220 170 TOTAL ELABORADO POR: RCV PONDERACIÓN REVISADO POR: RDG xxx 76 OBSERVACIÓN FECHA: 24-10-2014 Q COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL ES CI RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 1. VALORACIÓN: Ponderación Total 220 Calificación Total: 170 Calificación porcentual 80,95% CT PT 170 220 77,27% CP = CP = CP = x 100 x 100 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA RIESGO= 22,73% BAJO 15% - 50% 85% - 50% ALTO MODERADO 51% - 75% 49% - 25% MODERADO CONFIANZA= 77,27% ALTO 76% - 95% 24% - 5% BAJO NIVEL DE RIESGO CONCLUSIÓN Luego de la aplicación del Cuestionario de Control Interno, se establece que la institución presenta un nivel de riesgo bajo del 22,73% razonablemente el nivel de confianza es alto y responde al 77,27%, esto se debe a que la colectora desconoce los pormenores de los registros relacionados a asistencia y labores de los docentes limitándose a una orden por escrito del rector para proceder a la elaboración de roles de pago; por lo cual será necesario aplicar pruebas sustantivas y de cumplimiento. ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG Q 77 FECHA: 30-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL CN SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL 1-1 CÉDULA NARRATIVA DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUSENCIA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COMENTARIO: Luego de realizar el análisis al Grupo 51 Gastos en Personal se ha detectado que la institución no ha sido auditada en los últimos años; quedando como responsabilidad de la máxima autoridad realizar auditorías internas o por lo menos evaluar el sistema de control interno; lo cual no se ha llevado a cabo contraviniendo con la NCI número 110 – 07- TITULO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO; y que en su parte pertinente dice: “La máxima autoridad de cada entidad dispondrá por escrito que cualquier funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunicará los resultados ante quien es responsable. Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le proporcionará al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.” CONCLUSIÓN: Al Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” no se le ha realizado ninguna evaluación del sistema de control interno. RECOMENDACIÓN: AL RECTOR Que designe por escrito a un funcionario para que realice la evaluación de control interno de la Institución y se efectúen las correcciones en el caso que fuese necesario. ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG Ccccccccccccc 78 FECHA: 30-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CN 1-2 CÉDULA NARRATIVA DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DESCONOCIMIENTO SOBRE LA EVALUACIÓN DE CONTENIDOS DE LOS REGISTROS DE ASISTENCIA Y TRABAJO DE LOS DOCENTES POR PARTE DE COLECTURÍA PREVIO A LA ELEBORACIÓN DEL ROL DE PAGO COMENTARIO: Del análisis del control interno se desprende que la colectora no conoce sobre la evaluación de contenidos de los registros de asistencia y trabajo de los docentes, los roles de pago los realiza por una orden escrita del rector, este procedimiento está faltando a la NCI número 230 – 10- TITULO: CONTROL PREVIO AL PAGO; y que en su parte pertinente dice: “Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, entre otros, previamente verificarán que: La transacción disponga la documentación sustentatoria y autorización respectiva……..” CONCLUSIÓN: La colectora desconoce la documentación elaboración de los roles de pago. sustentaría para la RECOMENDACIÓN: AL RECTOR: Debería disponer que los funcionarios encargados de evaluar asistencia y desempeño laboral de los docentes, entregue a colecturía un Informe detallado sobre la evaluación realizada para la elaboración de los roles de pagos, constituiría un filtro más para evitar errores en los cálculos y sobre todo para que la colectora tenga conocimiento de dichos resultados. ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG 79 FECHA: 30-10-2014 x COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CN 1-1 CÉDULA NARRATIVA DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DOCENTES SIN PARTIDA PRESUPUESTARIA COMENTARIO: De la evaluación al sistema de control interno se ha detectado que existen docentes que se encuentran laborando en la institución sin partida presupuestaria; de acuerdo a lo precedente no se estaría tomando a consideración la NCI número 300 – 01 TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS; y que en su parte pertinente dice: “Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase específica de acuerdo al manual y que requiere de una partida presupuestaria específica….” CONCLUSIÓN: Que la Institución tiene docentes sin partida presupuestaria. RECOMENDACIÓN: AL RECTOR: Que disponga a quien corresponda agilitar el trámite respectivo para que se legalice la permanencia de los docentes en la institución para el mejor desempeño de los mismos y para que la entidad no tenga asuntos pendientes de resolver. ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG x 80 FECHA: 30-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL CN SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL 1-1 CÉDULA NARRATIVA DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO LOCAL INADECUADO COMENTARIO: De la evaluación al sistema de control interno se ha detectado que la instalaciones en donde se desarrolla las actividades de la institución es incómodo y disfuncional por lo que se debería tener presente la NCI número 120-01 TITULO: AMBIENTE DE CONTROL; y que en su parte pertinente dice: “Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema….” CONCLUSIÓN: Las instalaciones donde funciona el Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” son incómodas y disfuncionales. RECOMENDACIÓN: AL RECTOR: Agotar todos los recursos viables ante el Ministerio de Educación y Cultura para conseguir un local propio o por lo menos que posea las dependencias necesarias para el desarrollo de actividades académicas y administrativas. ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG VV xxxxxxxxxx 81 FECHA: 30-10-2014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL PA 1-2 PROGRAMA DE AUDITORÍA N° OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF ELAB FECHA RCV 24-10-2014 RCV 05-11-2014 RCV 07-04-2014 OBJETIVOS: 1. Evaluar el Sistema de Control interno relacionado al grupo 51 Gastos en Personal 2. Establecer la veracidad del saldo del grupo 51 Gastos en Personal 3. Presentar el Informe del Examen Especial que contenga Comentarios, conclusiones y recomendaciones. PROCEDIMIENTOS: 1. 2. 3. Aplicar un cuestionario que evidencia la eficacia del sistema de control interno Solicitar a la institución roles de pago, ejecución de gastos y demás documentación que se relacione con el rubro examinado del tercer cuatrimestre del año 2013. Verificar los cálculos y componentes de la remuneración estén de acuerdo a las disposiciones legales ELABORADO POR: RCV CCI 1-5 CCI 5-5 CE 1-1 Y/2 1-5 REVISADO POR: RDG 7ÑÑÑÑÑÑÑÑÑÑÑP 82 FECHA: 05-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 PA 2-2 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL PROGRAMA DE AUDITORÍA N° OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS 4. Verificar que los anticipos realizados fueron objeto de descuento en los roles de pago ELABORADO POR: RCV REF Y/2 1-5 REVISADO POR: RDG 83 ELAB FECHA RCV 07-04-2014 FECHA: 05-11-1014 CE 1-1 Loja, noviembre 05 del 2014 Doctor Efrén Eduardo Sarango Palacios RECTOR DEL COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” Ciudad.De mi consideración Como ya es de su conocimiento me encuentro ejecutando un Examen Especial al grupo 51 Gastos en Personal, para lo cual es necesario autorice corresponda se me extienda una copia de: Roles de pago, ejecución de gastos y demás documentación que se relacione con el rubro examinado del tercer cuatrimestre del año 2013. Por la favorable atención que se digne dar a la presente le anticipo, mis sinceros agradecimientos. Atentamente, Rosa Elvita Condoy Valarezo JEFE DE EQUIPO 84 Y/1 1-9 CA 1-8 3-19 CA 1-8 3-19 . 85 Y/1 2-9 . . . CA 1-8 3-19 CA 1-8 3-19 CA 2-8 3-19 CA 2-8 3-19 CA 3-8 3-19 CA 3-8 3-19 CA 3-8 3-19 86 Y/1 3-9 . CA 4-8 3-19 CA 4-8 3-19 CA 4-8 3-19 87 Y/1 4-9 . . 88 Y/1 5-9 . CA 5-8 3-19 CA 5-8 3-19 CA 5-8 3-19 CA 6-8 3-19 89 Y/1 6-9 . CA 6-8 3-19 CA 6-8 6-8 3-19 CA 7-8 3-19 90 Y/1 7-9 . CA 7-8 3-19 CA 7-8 3-19 . 91 Y/1 8-9 . CA 7-8 3-19 92 Y/1 9-9 . . CA 8-8 3-19 CA 8-8 3-19 93 Y/2 1-5 . CA 1-8 CA 3-191-8 3-19 CA 1-8 3-19 CA 1-8 3-19 CA 1-8 3-19 94 Y/2 2-5 . CA 1-8 3-19 . 95 Y/2 3-5 . CA 2-8 3-19 96 . Y/2 4-5 . . . CA 1-8 3-19 CA 2-8 3-19 . 97 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 1-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 26-09-2013 26-09-2013 26-09-2013 26-09-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago mes de septiembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de septiembre 2013 Pago de adicionales mes de septiembre 2013 al personal docente categoría AA, Pago mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG C 98 31.435,02 40,00 Y/1 1-9 3-19 Y/1 1-9 3-19 126,53 Y/1 2-9 3-19 2.892,50 Y/1 2-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 2-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 30-09-2013 30-09-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG c 99 2.397,21 220,75 Y/1 2-9 3-19 Y/1 2-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 3-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 24-10-2013 24-10-2013 25-10-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de septiembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG C 100 2.892,50 220,75 31.435,02 Y/1 2-9 3-19 Y/1 2-9 3-19 Y/1 2-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 4-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 25-10-2013 25-10-2013 30-10-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago de adicionales mes de septiembre 2013 al personal docente categoría AA, Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de septiembre 2013 Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG c 101 126,53 40,00 2.397,21 Y/1 3-9 3-19 Y/1 3-9 3-19 Y/1 3-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 5-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 26-11-2013 26-11-2013 26-11-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago mes de noviembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de noviembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de noviembre 2013 ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG C 102 28.352,62 Y/1 5-9 3-19 2.314,00 Y/1 5-9 3-19 70,00 Y/1 5-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 6-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE– DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 26-11-2013 29-11-2013 29-11-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago de adicionales mes de noviembre 2013 al personal docente categoría AA, Pago de Fondos de Reserva del mes de noviembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de noviembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG c 103 126,53 Y/1 5-9 3-19 2.161,97 Y/1 6-9 3-19 176,60 Y/1 6-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GATOS EN PERSONAL C.A 7-8 CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 11-12-2013 11-12-2013 11-12-2013 13-12-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago mes de diciembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de diciembre 2013 Pago de adicionales mes de diciembre 2013 al personal docente categoría AA, y devolución de valores descontado en más por anticipo sueldo de la colectora Pago mes de noviembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG 104 2.314,00 70,00 Y/1 6-9 3-19 Y/1 7-9 3-19 256,53 Y/1 7-9 3-19 24.982,07 Y/1 7-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 C COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” C.A 8-8 EXAMEN ESPECIAL SEPTIEMBRE – DICIEMBRE DEL 2013 COMPONENTES: GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL CÉDULA ANÁLITICA ROL DE PAGOS DE SEPTIEMBRE FECHA 16-12-2013 16-12-2013 DETALLE VALOR EN ROL DE VALOR EN REPORTE DE PAGOS EJECUCIÓN DEL GASTO Pago de Fondos de Reserva del mes de diciembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de diciembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel ELABORADO POR: RCV REVISADO POR: RDG c 105 1.904,74 176,60 Y/1 9-9 3-19 Y/1 9-9 3-19 FECHA: 10-11-1014 INFORME DE EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” PERÍODO: SEPTIEMBRE - DICIEMBRE DEL 2013 106 INDICE Índice………………………………………………………………………. 1 Siglas y Abreviaturas utilizadas………………………………………. 2 Carta de Presentación………………………………………………….. 3 CAPÍTULO I Información introductoria………………………………………………. 5 CAPÍTULO II Resultados del Examen Especial…………………………………….. 11 CAPÍTULO III Sistema Financiero…………………………………………………….. 17 CAPÍTULO IV Rubros examinados………………………………………………………. 107 18 SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS DR Doctor NAGA Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NEC Normas Ecuatorianas de contabilidad NCI Normas de Control interno PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Sr. Señor Mg. Magister CA Cédula Analítica 108 CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME Loja, diciembre 25 del 2014 Dr. Efrén Eduardo Sarango Palacios RECTOR DEL COLEGIO DE BACHILLERATO “MANUEL ENRIQUE RENGEL” Ciudad.- De mi consideración: Una vez concluido el Examen Especial al Grupo 51 Gastos en Personal del período septiembre – diciembre del 2013 de la institución Educativa de su acertada dirección; se le recuerda que la preparación de estados financieros es de absoluta responsabilidad del personal de la institución; la nuestra se limita únicamente a expresar un dictamen profesional sobre la razonabilidad del Estado de Situación Financiera y su conformidad con las disposiciones legales. El Examen Especial fue ejecutado de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA); estas normas exigen que el Examen Especial sea planificado y ejecutado correctamente para obtener certeza de que los Estados Financieros no contenga omisiones o errores, para lo cual se procedió a examinar la estructura del Sistema de Control Interno con el propósito de determinar los procedimientos a ejecutarse y expresar una opinión sobre los rubros examinados, la cual no necesariamente revela todos 109 los aspectos que podrían calificarse como debilidades importantes de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoría. El trabajo se lo realizó en base a pruebas y evidencias obtenidas en el proceso; se verificó el cumplimiento de disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas aplicables a las operaciones realizadas por la Institución durante el período examinado. Debo informar que luego de analizar el Grupo 51 Gastos en Personal Unificadas del período septiembre – diciembre del 2013 no se encontró ninguna novedad. En cuanto a la evaluación del sistema de control interno se evidenciaron ciertas situaciones que se las da a conocer más adelante con el respectivo comentario, conclusión y recomendación, los cuales se fundamentan en una base razonable; por lo que deberían ser implementados de manera inmediata por su intermedio. Atentamente, Rosa Elvita Condoy Valarezo JEFE DE EQUIPO 110 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1. ANTECEDENTES El Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” de la ciudad de Loja, con el RUC número 1160007330001; cuenta con 300 estudiantes, actualmente sus instalaciones se encuentran divididas, la sección administrativa se ubica en la calle Juan de Salinas y 18 de noviembre y el desarrollo de las actividades académicas en un inmueble ubicado en la Av. Universitaria entre Juan de Salinas y Pasaje de LEA, tiene 17 docentes titulares, 6 contratados, en el área administrativa está el rector, vicerrector, Colector, secretaria y un auxiliar de servicios, viene funcionando desde su fundación el 11 de Noviembre de 1982, mediante Acuerdo Ministerial Nº 006217. Los procedimientos contables que se ejecutan son acorde al Sistema de Gestión Financiera eSIGEF emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas; su administración se base a lo dispuesto en la Ley y demás Reglamentos que lo rigen, en los últimos años no ha sido sujeta de auditoría ni examen especial alguno, siendo el último en el año 1995 2. MOTIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL El “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE- DICIEMBRE DEL 2013” se llevará a cabo con la finalidad de cumplir con un requisito previo a optar el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría y 111 dando cumplimiento a la Orden de Trabajo N° OT-001-MED-2014, emitida por la Mg. María del Rocío Delgado Guerrero Directora de Tesis. 3. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL 0 Evaluar el grado de solidez del Sistema de Control Interno aplicado al 51 Gastos en Personal 0 Determinar la razonabilidad del saldo presentado en los Estados Financieros del rubro objeto del examen especial 0 Verificar la existencia de los respaldos físicos que demuestren los saldos registrados contablemente. 0 Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables al rubro examinado. 4. ALCANCE DEL EXAMEN ESPECIAL El presente examen comprenderá el estudio y análisis de los registros y saldos contables presentados en el grupo 51 Gastos en Personal, por el período comprendido entre septiembre – diciembre del 2013. 5. CONOCIMIENTOS DE LA ENTIDAD 5.1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD NOMBRE: Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” DIRECCIÓN: Juan de Salinas y 18 de noviembre TELÉFONO: 072571918 RUC: 1160007330001 HORARIO: 15h00 a 23h00 112 RECTOR: Dr. Efrén Eduardo Sarango Palacios EMAIL: scretarí[email protected] 5.2. ANTECEDENTES El Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” de la ciudad de Loja, con el RUC número 1160007330001; cuenta con 300 estudiantes, actualmente sus instalaciones se encuentran divididas, la sección administrativa se ubica en la calle Juan de Salinas y 18 de noviembre y el desarrollo de las actividades académicas en un inmueble ubicado en la Av. Universitaria entre Juan de Salinas y Pasaje de LEA, tiene 17 docentes titulares, 6 contratados, en el área administrativa está el rector, vicerrector, Colector, secretaria y un auxiliar de servicios, viene funcionando desde su fundación el 11 de Noviembre de 1982, mediante Acuerdo Ministerial Nº 006217. Los procedimientos contables que se ejecutan son acorde al Sistema de Gestión Financiera eSIGEF emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas; su administración se base a lo dispuesto en la Ley y demás Reglamentos que lo rigen, en los últimos años no ha sido sujeta de auditoría ni examen especial alguno, siendo el último en el año 1995. 5.3. MISIÓN Lograr el cambio de actitud del estudiante y mejorar el nivel de vida familiar y personal. 5.4. VISIÓN Proyectar más a futuro con una educación de calidad para la gente trabajadora. 113 5.5. BASE LEGAL DE CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Para el desarrollo de sus actividades administrativas y financieras se rige de acuerdo a los siguientes organismos de control: 0 Constitución Política de la República del Ecuador 0 Ley Orgánica de Contraloría General del Estado y su Reglamento 0 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público 0 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público 0 Ley Orgánica de Educación y Cultura y su Reglamento 0 Ley de Carrera Docente y Escalafón del Magisterio Nacional y su Reglamento 0 Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bares Escolares de los Establecimientos Educativos del País 0 Ley de Servicios Personales por Contrato 0 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento 0 El Sistema Nacional De Finanzas Públicas (SINFIP) 0 Estatuto y Reglamentos del Colegio “Manuel Enrique Rengel” 0 Otras Disposiciones Legales, Reglamentos e Instructivos Internos 5.6. ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTIVO: Consejo Ejecutivo EJECUTIVO: Rector AUXILIAR: Secretaría, Colecturía, Servicios Generales. OPERATIVO: Inspección, Planeamiento, Planta Docente, Comisiones 114 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN AUSENCIA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COMENTARIO: Luego de realizar el análisis al grupo 51 Gastos en Personal se ha detectado que la institución no ha sido auditada en los últimos años; quedando como responsabilidad de la máxima autoridad realizar auditorías internas o por lo menos evaluar el sistema de control interno; lo cual no se ha llevado a cabo contraviniendo con la NCI número 110 – 07- TITULO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO; y que en su parte pertinente dice: “La máxima autoridad de cada entidad dispondrá por escrito que cualquier funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunicará los resultados ante quien es responsable. Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le proporcionará al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento…….” CONCLUSIÓN: Al Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” no se le ha realizado ninguna evaluación del sistema de control interno. 115 RECOMENDACIÓN: AL RECTOR Que designe por escrito a un funcionario para que realice la evaluación de control interno de la Institución para que se realicen las correcciones en el caso que fuese necesario. DESCONOCIMIENTO SOBRE LA EVALUACIÓN DE CONTENIDOS DE LOS REGISTROS DE ASISTENCIA Y TRABAJO DE LOS DOCENTES POR PARTE DE COLECTURÍA PREVIO A LA ELABORACIÓN DEL ROL DE PAGO COMENTARIO: Del análisis del control interno se desprende que la colectora no conoce sobre la evaluación de contenidos de los registros de asistencia y trabajo de los docentes, los roles de pago los realiza por una orden escrita del rector, este procedimiento está faltando a la NCI número 230 – 10- TITULO: CONTROL PREVIO AL PAGO; y que en su parte pertinente dice: “Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, entre otros, previamente verificarán que: La transacción disponga la documentación sustentatoria y autorización respectiva……..” 116 CONCLUSIÓN: La colectora desconoce la documentación sustentatoria para la elaboración de los roles de pago. RECOMENDACIÓN: AL RECTOR: Debería disponer que los funcionarios encargados de evaluar asistencia y desempeño laboral de los docentes, entregue a colecturía un Informe detallado sobre la evaluación realizada para la elaboración de los roles de pagos, constituiría un filtro más para evitar errores en los cálculos y sobre todo para que la colectora tenga conocimiento de dichos resultados. DOCENTES SIN PARTIDA PRESUPUESTARIA COMENTARIO: De la evaluación al sistema de control interno se ha detectado que existen docentes que se encuentran laborando en la institución sin partida presupuestaria; de acuerdo a lo precedente no se estaría tomando a consideración la NCI número 300 – 01 TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS; y que en su parte pertinente dice: “Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase específica de acuerdo al manual y que requiere de una partida presupuestaria específica….” 117 CONCLUSIÓN: Que la Institución tiene docentes sin partida presupuestaria. RECOMENDACIÓN: AL RECTOR: Que disponga a quien corresponda agilitar el trámite respectivo para que se legalice la permanencia de los docentes en la institución para el mejor desempeño de los mismos y para que la entidad no tenga asuntos pendientes de resolver. LOCAL INADECUADO COMENTARIO: De la evaluación al sistema de control interno se ha detectado que la instalaciones en donde se desarrolla las actividades de la institución es incómodo y disfuncional por lo que se debería tener presente la NCI número 120-01 TITULO: AMBIENTE DE CONTROL; y que en su parte pertinente dice: “Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema….” 118 CONCLUSIÓN: Las instalaciones donde funciona el Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” son incómodas y disfuncionales. RECOMENDACIÓN: AL RECTOR: Agotar todos los recursos viables ante el Ministerio de Educación y Cultura para conseguir un local propio o por lo menos que posea las dependencias necesarias para el desarrollo de actividades académicas y administrativas. CAPÍTULO III SISTEMA FINANCIERO Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” ejecuta los procedimientos contables en el Sistema de Gestión Financiera eSIGEF emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas. Los registros contables de la Institución se realizan en moneda de curso legal en nuestro país, es decir el dólar de los Estados Unidos de América. 119 CA 1-2 CAPÍTULO IV COMPONENTES EXAMINADOS GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL Los Saldos Auditados en este componente se detallan a continuación VALOR EN FECHA DETALLE ROL DE PAGOS 26-09-2013 26-09-2013 26-09-2013 26-09-2013 30-09-2013 30-09-2013 24-10-2013 24-10-2013 25-10-2013 25-10-2013 25-10-2013 Pago mes de septiembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de septiembre 2013 Pago de adicionales mes de septiembre 2013 al personal docente categoría AA, Pago mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de septiembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de adicionales mes de septiembre 2013 al personal docente categoría AA, Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje 120 VALOR EN REPORTE DE EJECUCIÓN DEL GASTO 31.435,02 31.435,02 40,00 40,00 126,53 126,53 2.892,50 2.892,50 2.397,21 2.397,21 220,75 220,75 2.892,50 2.892,50 220,75 220,75 31.435,02 31.435,02 126,53 126,53 CA 1-2 30-10-2013 26-11-2013 26-11-2013 26-11-2013 26-11-2013 29-11-2013 29-11-2013 11-12-2013 11-12-2013 11-12-2013 13-12-2013 16-12-2013 16-12-2013 de la Institución correspondiente al mes de septiembre 2013 Pago de Fondos de Reserva del mes de septiembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de noviembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de noviembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de noviembre 2013 Pago de adicionales mes de noviembre 2013 al personal docente categoría AA, Pago de Fondos de Reserva del mes de noviembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de noviembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago mes de diciembre 2013 al personal docente Contratado del colegio Manuel Enrique Rengel Pago Beneficios Sociales al Sr. Conserje de la Institución correspondiente al mes de diciembre 2013 Pago de adicionales mes de diciembre 2013 al personal docente categoría AA, y devolución de valores descontado en más por anticipo sueldo de la colectora Pago mes de noviembre 2013 al personal administrativo, Código de Trabajo y docentes del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de diciembre 2013 al personal docente y administrativo, del colegio Manuel Enrique Rengel Pago de Fondos de Reserva del mes de diciembre 2013 al personal docente Contratado, del colegio Manuel Enrique Rengel 121 40,00 40,00 2.397,21 2.397,21 28.352,62 28.352,62 2.314,00 2.314,00 70,00 70,00 126,53 126,53 2.161,97 2.161,97 176,60 176,60 2.314,00 2.314,00 70,00 70,00 256,53 256,53 24.982,07 24.982,07 1.904,74 1.904,74 176,60 176,60 g. DISCUSIÓN El Trabajo investigativo Titulado “EXAMEN ESPECIAL AL GRUPO 51 GASTOS EN PERSONAL DEL COLEGIO DEL BACHILLERATO MANUEL ENRIQUE RENGEL DE LA CIUDAD DE LOJA, DEL ÚLTIMO CUATRIMESTRE SEPTIEMBRE-DICIEMBRE DEL 2013”, se desarrolló fundamentalmente al constatar que en la entidad no se habían realizado Auditoría ni Examen Especial alguno desde hacía ya veinte años atrás, que los roles de pago los realizaba la colectora por orden escrita del rector pero desconociendo los resultados del análisis de los registros y asistencias de los docentes; además que existen docente sin partida presupuestaria. Ante esta problemática se plantearon objetivos que fundamentalmente consistían en analizar el control interno de la entidad, para lo cual se aplicó un cuestionario de lo que se obtuvo un nivel de riesgo del 22,73% razonablemente el nivel de confianza es del 77,27% esto se debe a las causas ya mencionadas anteriormente, por lo que fue necesario aplicar pruebas sustantivas y de cumplimiento, los resultados obtenidos se los da a conocer en el respectivo informe a través de los comentarios, conclusiones y recomendaciones. En cuanto al Grupo 51 Remuneraciones Unificadas no se detectó ninguna anomalía. Siguiendo con el protocolo se ha entregado el informe al Doctor Efrén Eduardo Sarango Palacios, Rector del Colegio de Bachillerato “Manuel Enrique Rengel” quien lo aceptó con gran satisfacción y con el compromiso de considerar las recomendaciones que se le realizan para el bien de la institución. 122 h. CONCLUSIONES 1. Se realizó un examen especial al grupo 51 Gastos en Personal del colegio de Bachillerato Manuel Enrique Rengel de la ciudad de Loja, Período Septiembre - diciembre del 2013, en el que se determinó que el saldo del rubro examinado es razonable. 2. Se recopiló información pertinente, real y suficiente para llevar a cabo el examen especial la misma constituyen los papeles de trabajo 3. EL examen especial se lo realizó de acuerdo a las Normas de Auditoría Internacional, y demás normativa vigente, para que la información recopilada tenga la validez que amerita. 4. Se comprobó que los saldos presentados del rubro objeto de examen es razonable 5. Se realizó el Informe final de Examen Especial en cuyo contenido se encuentran comentario, conclusiones y recomendaciones de acuerdo a las evidencias encontradas en el proceso del mismo. 123 i. RECOMENDACIONES 1. Que el Rector delegue al/los funcionarios que corresponda la evaluación de las actividades o la práctica de Exámenes Especiales internos para mantenerse dentro de un ámbito de confianza sabiendo que las labores se desarrollan con absoluta normalidad y enmarcadas en las normas legales que le competen. 2. Los archivos se mantengan correcta y cronológicamente ordenados, ya que se facilita para la obtención de información pasada, pues será de gran utilidad el momento que se lo requiera. 3. La información entregada sea analizada ya que constituye el resultado del trabajo realizado considerando normas y demás reglamentos legales vigentes que garantizan la fiabilidad de los mismos. 4. Se continúe observando leyes y normas preestablecidas para la ejecución de la contabilidad gubernamental para que los resultados obtenidos al final ciclo contable sean correctos. 5. Que se considere el contenido del Informe final específicamente en lo que se refiere a recomendaciones para que se corrija las falencias detectadas y por el buen desarrollo de la institución. 124 j. BIBLIOGRAFÍA 0 ART. 3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado 0 CISNEROS González Gustavo Fernando, UTPL, Auditoría I Guía Didáctica, Año Académico abril-agosto 2009 0 FERNÁNDEZ, Eduardo. El Proceso de la Auditoría. Año 2010. Página 6-8 0 UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Auditoría para empresas del Sector Público y Empresas Privadas, Año 2010. 0 INTERNET ACFÍ, Auditores, Contadores y Consultores Financieros. Concepto de una auditoría a un Examen Especial de Auditoría. [en línea]. Año 2010, página 1. Disponible en: http://www.auditoresycontadores. com/articulos/ auditoria/112-concepto-de-una-auditoria-a-un-examen-especial AICPA. Componentes del Control interno. [en línea]. Página 2. 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INTRODUCCIÓN 4 d. REVISIÓN DE LITERATURA 6 e. MATERIALES Y METODOS 46 f. RESULTADOS 48 g. DISCUSIÓN 122 h. CONCLUSIONES 123 i. RECOMENDACIONES 124 j. BIBLIOGRAFIA 125 k. ANEXOS 127 INDICE 134 133