coordinación sistema administrativo de calidad

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT FT‐CTC‐37/REV.00 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT
COORDINACIÓN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CALIDAD
GUÍA PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN AL PUESTO
DE TRABAJO OPERATIVO UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT GT‐CTC‐02/REV.00 ENTREGA RECEPCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO OPERATIVO. El acto de entrega recepción es trascendental para la continuidad de las actividades de las dependencias administrativas o unidades académicas, ya que por medio de dicho acto se establece y se deja constancia de la situación que guardan los elementos y recursos administrados o resguardados por el trabajador saliente para el desempeño de sus funciones. La entrega recepción de titulares de la administración universitaria se regula por las Bases para la Entrega‐Recepción de la Administración y Gobierno Universitario, pero a nivel de trabajadores operativos, no existe instrumento que establezca el procedimiento para la entrega recepción, por lo que considera necesario elaborar la presente guía. La finalidad de la guía para la entrega recepción al puesto operativo, es brindar información sobre los elementos de organización y criterios administrativos conforme a los cuales se realizará la entrega documentada a quienes sustituyan legalmente al personal operativo en sus respectivas áreas de operación. La presente guía se fundamenta en las Bases Generales para la Entrega‐Recepción de la Administración y de Gobierno Universitario, publicado en la Gaceta UAN el 29 de febrero de 2004 y describe las etapas del proceso de entrega recepción del puesto de trabajo operativo, refrendando el esfuerzo de la Universidad Autónoma de Nayarit para incrementar la transparencia de las acciones de la Institución. OBJETIVO GENERAL. Establecer las medidas administrativas pertinentes para garantizar la continuidad en la gestión institucional y optimizar el tiempo de adaptación a su nueva área de trabajo por el trabajador que sustituya legalmente a otro, sea por cambio de área de adscripción, permiso, licencia, conclusión de contrato o jubilación, preservando en todo caso programas, estudios y proyectos existentes de los cuales forme parte o la documentación que le corresponda resguardar. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT GT‐CTC‐02/REV.00 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. •
Determinar cada una de las fases necesarias para la entrega recepción documentada de quienes dejan su área de adscripción a quienes sustituyan legalmente al personal operativo en sus respectivas áreas de operación. •
Crear un ambiente de trabajo adecuado, tanto para el equipo de trabajo actual como para la persona que se integra. •
Mejorar los procesos de comunicación. •
Reducir la probabilidad de errores administrativos u operativos dentro de las actividades desempeñadas por el nuevo integrante. 1.
PREPARATIVOS PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO OPERATIVO. El procedimiento inicia cuando el trabajador gestiona su prejubilación, está con concluir su contrato o gestiona cambio de adscripción y se ha dignado a quien habrá de sustituirlo legalmente. El jefe inmediato del trabajador que abandonará el área de adscripción, prepara los actos de entrega recepción personalmente o designa a un colaborador para tal efecto. Si fuera el caso, el colaborador designado para la entrega recepción deberá: •
Conocer las labores relacionadas con el puesto que va a desempeñar el trabajador que se integra al área de adscripción. •
Conocer las labores relacionadas con el puesto del trabajador que abandona el área de adscripción •
Que se identifique con la misión, visión, objetivos y valores Institucionales. •
Conocer y respetar los temas de la oficina (espacios, seguridad, comunicación y reglas). •
No emitir calificativos, juicios valorativos o afirmaciones subjetivas sobre la Universidad y sus funcionarios o sus compañeros, con el propósito de permitir que al trabajador que se integra al área de adscripción, forme su propio concepto. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT GT‐CTC‐02/REV.00 2. PREPARACIÓN DEL ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN, POR CAMBIO DE ÁREA DE ADSCRIPCIÓN, CONCLUSIÓN DE CONTRATO, LICENCIA, PERMISO O JUBILACIÓN El jefe inmediato o colaborador designado, elabora borrador de acta de entrega recepción que incluya programas, estudios y proyectos existentes de los cuales forme parte, bienes universitarios o documentación que le corresponda resguardar. Analiza y determina junto con el trabajador universitario saliente el contenido del acta y los anexos necesarios para darle certeza al acto de entrega recepción. Analiza junto con trabajador universitario entrante la información contenida en el acta y los anexos. 3. ACTO DE ENTREGA RECEPCIÓN AL PUESTRO DE TRABAJO OPERATIVO. Una vez concluidas las actividades del paso anterior, el día señalado para la entrega recepción el jefe inmediato del trabajador saliente o el colaborador designado en su caso lleva a cabo el acto formal mediante la lectura del acta de entrega recepción, haciendo una breve reseña del perfil del puesto y obligaciones que tiene el trabajador entrante A continuación recaba las firmas de los trabajadores entrante y saliente y de testigos si se considera pertinente, en todas las hojas que integran el acta de entrega recepción, así como en sus anexos. Turna original del acta de entrega recepción al titular de la Unidad de Control y Evaluación, así como copias a los trabajadores entrante y saliente, guardando una copia en el archivo. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO: Deberán llenarse cada uno de los espacios indicados en él. La sección de las actividades se compone de 4 columnas siendo las siguientes: •
Actividad: indica cada uno de los aspectos componentes en el procedimiento de entrega recepción del puesto de trabajo operativo •
Fecha: Indica la fecha en que se realiza la actividad •
Responsable: Señala el responsable de realizar o conducir la actividad: •
Observaciones: aquí el jefe inmediato o colaborador designado en su caso, podrán realizar cualquier anotación que consideren importante, haciendo referencia a la persona o a la actividad. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT GT‐CTC‐02/REV.00 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT FT‐CTC‐37/REV.00 REGISTRO PARA LA ENTREGA RECEPCION AL PUESTO DE TRABAJO OPERATIVO Nombre del trabajador saliente:
Nombre del trabajador entrante:
Perfil de Puesto: Área de Adscripción: Fecha de Ingreso: Código:
Código:
ACTIVIDAD FECHA
RESPPONSABLE ACTIVIDADES PREVIAS El trabajador saliente gestiona su prejubilación, está con concluir su contrato o gestiona cambio de adscripción se ha dignado a quien habrá de sustituirlo legalmente PREPARACIÓN DEL ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN Elaboración de borrador de acta de entrega recepción Análisis junto con el trabajador universitario saliente, del contenido del acta de entrega recepción y los anexos necesarios en su caso. Análisis junto con el trabajador universitario entrante, del contenido del acta de entrega recepción y los anexos necesarios en su caso. ACTO DE ENTREGA RECEPCIÓN Lectura del acta de entrega recepción y anexos en su caso. Entrega de original a la Unidad de Control y Evaluación. Entrega de copias a trabajador entrante y trabajador saliente Dar a conocer al trabajador universitario entrante el perfil del puesto Indicarle las líneas de autoridad que deberá atender el nuevo trabajador. Presentación formal ante el equipo de trabajo del área Indicación del lugar de trabajo, equipo y material asignado a sus actividades. OBSERVACIONES
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT FT‐CTC‐37/REV.00 Información sobre las actividades generales de cada una de las áreas de la Unidad académica o Dependencia. NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR UNIVERSITARIO SALIENTE NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR UNIVERSITARIO ENTRANTE NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE INMEDIATO NOMBRE Y FIRMA DE TESTIGOS