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Universidad Doctor José Matías Delgado
Facultad de Economía, Empresa y Negocios
Seminario de Trabajo de Investigación
Tesina
“Diseño de una oficina libre de papel utilizando tecnología para la
Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la Universidad
Doctor José Matías Delgado.”
Presentado por:
Oscar Leonel de Jesús Banderas Torres
Willian David Castro
Para optar al grado de:
Licenciatura en Gerencia Informática
Antiguo Cuscatlán miércoles, 23 de febrero de 2011
ÍNDICE
SIGLAS Y ABREVIATURAS
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1
CAPÍTULO 2
CAPÍTULO 3
IV
1
Antecedentes
3
Justificación
6
Objetivos
7
Planteamiento del problema
8
Alcance
9
Marco teórico
11
Conceptos de informática
12
Áreas y procesos
14
Funcionalidades y objetivos
15
Tecnologías de la información y la comunicación
15
Material Humano
16
Comunicación y participación
16
Formación y entrenamiento.
17
Análisis de la situación actual
18
Formularios utilizados para el diseño
19
Formularios y flujos de datos
20
II
CAPÍTULO 4
Propuesta
26
Ventajas
27
Desventajas
28
Pasos para el diseño de una oficina libre de papeles
28
Características y funcionalidades
28
Proceso de digitalización y gestión documental
30
Formularios electrónicos
32
Firma digital
42
Recurso técnico
42
Recurso humano
43
CONCLUSIONES
44
RECOMENDACIONES
45
BIBLIOGRAFÍA
46
GLOSARIO
47
ANEXOS
50
ILUSTRACIONES
Ilustración 1
14
Ilustración 2
21
Ilustración 3
23
Ilustración 4
25
Ilustración 5
27
Ilustración 6
29
Ilustración 7
34
Ilustración 8
35
Ilustración 9
37
Ilustración 10
37
III
TABLAS
Ilustración 11
39
Ilustración 12
41
Ilustración 13
43
Ilustración 14
45
Tabla 1
20
Tabla 2
32
IV
SIGLAS Y ABREVIATURAS
CDC
Centro de Cómputo.
ERP
Planificación de Recursos Empresariales.
ETC
Etcétera.
MRP
Planificación de Requerimiento de Material.
MS-DOS
Microsoft Disk Operating System.
PCs
Computadoras Personales.
TIC
Tecnologías de la Información y la Comunicación.
WAN
Wide Area Network.
WH
Watios Hora.
IMAP
Internet Message Access Protocol.
PHP
Hyper Text Pre-Processor / Personal Home Pages.
V
INTRODUCCIÓN
El proyecto de una oficina sin papeles para la Facultad de Economía, Empresa y
Negocios de la universidad Dr. José Matías Delgado representa una iniciativa para la
aplicación de nuevas tecnologías en la administración académica; además la
introducción de buenas prácticas ambientales que pueden contribuir al desarrollo
sostenible del país.
Con la evolución de las técnicas para el manejo de la información y la comunicación
en el panorama mundial, se ha provocado un cambio en el modelo tradicional de
gestión y comunicación. La mayoría de administraciones del planeta, conscientes de
este suceso, están impulsando la utilización de estás, con el objetivo de ofrecer
importantes oportunidades de mejora en los servicios que la instituciones prestan,
reforzando los procesos modernizadores y que apoyen el crecimiento de los países
y las instituciones, de modo que favorezca el avance social y económico, dos de las
bases del progreso de un pueblo.
Dentro de los objetivos que persigue el desarrollo de este documento, se encuentra
el visualizar las ventajas que proporciona el uso de tecnologías informáticas en el
manejo de la información, además de los beneficios económicos y ambientales que
representa el uso de formularios electrónicos en sustitución de documentos
impresos, que colaboran con el ahorro de recursos naturales como agua y los
bosques, que son de vital importancia para la subsistencia del ser humano.
Se pretende que con el uso de formularios digitales en lugar de físicos, se pretende
un mayor orden y manejo de la información, así como también la agilización de los
procesos que se ven involucrados.
Además, se quiere recalcar la importancia que representa el reducir los gastos en
papelería y equipo de impresión dentro de las oficinas, dichos egresos pueden ser
reducidos con la utilización de tecnologías informáticas, y su ahorro podría
representar una inyección de capital para rubros más importantes.
Para este diseño se utilizaron solamente seis de los formularios, para un análisis más
concreto y detallado de estos. Ya son de los más utilizados.
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