NORMA TÉCNICA NTP 392.030

NORMA TÉCNICA
PERUANA
Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales - INDECOPI
Calle de la Prosa 138, San Borja (Lima 41) Apartado 145
NTP 392.030-2
1997
Lima, Perú
MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que
operan sistemas de producción de microformas. Parte 2:
Medios de archivo electrónico
MICROFORMS. Requirements for Organizations that work with microforms production systems. Part 2:
Electronics storage media
1997-12-23
1a Edición
R.068-97-INDECOPI/CRT.Publicada el 98-01-16
Precio basado en 21 páginas
I.C.S.: 37.080
Descriptores: Micrografía, requisitos, archivo electrónico.
ESTA NORMA ES RECOMENDABLE
2
ÍNDICE
Página
PREFACIO
ii
INTRODUCCIÓN
iv
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
1
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
2
3.
DEFINICIONES
3
4.
REQUISITOS
5
5.
FORMATOS Y REGISTROS
10
6.
DOCUMENTOS, ARCHIVOS ORIGINALES Y DUPLICADOS
11
7.
REQUISITOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
13
8.
REQUISITOS DEL SISTEMA DE INDIZACIÓN
16
9.
REQUISITOS DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
16
10.
SUPERVISIÓN
18
11.
ANTECEDENTES
19
EJEMPLOS DE FORMATOS DEL SISTEMA
20
ANEXOS:
ANEXO A
---oooOooo---
i
PREFACIO
A.
RESEÑA HISTÓRICA
A.1
La presente Norma Técnica Peruana fue elaborada por el Comité Técnico
Especializado de Micrograbación, mediante el Sistema 2 ó Sistema Ordinario, durante el mes de
Setiembre de 1997, utilizando como documento inicial la norma BS 6498:1984 Preparation of
microfilm and other microforms that may be required as evidence.
A.2
El Comité Técnico Especializado de Micrograbación presentó a la Comisión de
Reglamentos Técnicos y Comerciales -CRT-, con fecha 97-10-10, el PNTP 392.030-2:1997
MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de producción de
microformas. Parte 2: Medios de archivo electrónico, siendo sometido a la etapa de Discusión
Pública el 14 de Noviembre de 1997. No habiéndose presentado ninguna observación, fue
oficializado como Norma Técnica Peruana NTP 392.030-2:1997 MICROFORMAS.
Requisitos para las Organizaciones que operan sistemas de producción de microformas.
Parte 2: Medios de archivo electrónico, 1ª Edición, el 16 de Enero de 1998.
B.
ENTIDADES QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN DE LA
PRESENTE NORMA TÉCNICA PERUANA
SECRETARIO TÉCNICO
Miguel Véliz Granados
ENTIDAD
REPRESENTANTE
A&D ASOCIADOS S.A.
Fernando Leguía Nugent
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Eleodoro Balboa Alejandro
ASOCIACIÓN AFP
Gustavo López Niño de Guzmán
B. C. R. P.
José Demichelli Vidal
BANCO DE CRÉDITO
Roger G. Basauri Olaya
Ricardo Bedoya Revollar
Juan Carlos Verme Rocha
COM S.A.
Gabriel Echegaray Oblitas
COLEGIO DE ABOGADOS DEL PERÚ
Julio Nuñez Ponce
ii
José Ochoa Reyes
CHIP’S DATA S.A.
William Sorogastua
Mario Torres Puglianini
GRAÑA Y MONTERO DATA
Daniel Grobman
IBM DEL PERÚ S.A.
Ezra Zaharia Milcas
IMATION PERÚ
Mario Giuffra Monteverde
INASSA
Elmer Pisfil Languasco
Cesar Marky Linares
INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
Carlos M. Rodríguez Cortijo
KODAK PERUANA LTDA
Fernando Zanabria Sevilla
MEXIMP S.A.
Ángel Miranda Felix
OFICINA REGISTRAL DE LIMA Y
CALLAO
Rood-win Bahamonde Melendrez
SANDOVAL S.A. CENTRAL FILE
Liliana Tassara Cabada
SGS DEL PERÚ S.A.
Edwing Herrera Loayza
Jorge Mendoza Sayán
SOUTHERN PERÚ LIMITED
Gullermo Payet
SUNAT
Yolanda Valer Bautista
Warren Ríos Guevara
SUPERINTENDENCIA DE AFP
Ana Ravines Tobies
Carmen R. Ravello Avilés
TELEFÓNICA DEL PERÚ S.A.
Max Quiros
iii
INTRODUCCIÓN
Los propósitos de esta Norma Técnica Peruana son los siguientes:
a)
Establecer los requisitos que deben cumplir las Organizaciones que operan sistemas de
producción de microformas.
b)
Brindar a las Organizaciones que operan sistemas de producción de microformas, una
guía para desarrollar sus propias políticas y procedimientos particulares de operación,
para satisfacer sus requerimientos fundamentales.
Las normas técnicas establecen un determinado nivel de calidad de microformas y por tanto su
cumplimiento garantiza la obtención de una calidad final uniforme. Las normas técnicas
evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por lo tanto los
responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadas
acorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en sus procesos.
---oooOooo---
iv
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PERUANA
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MICROFORMAS. Requisitos para las Organizaciones que
operan sistemas de producción de microformas. Parte 2:
Medios de archivo electrónico
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
La presente Norma Técnica Peruana establece los requisitos que deben cumplir las
Organizaciones que operan sistemas de producción de imágenes en medios de archivo
electrónico.
La presente Norma se aplica en:
-
La evaluación del sistema de producción de archivos mediante sistemas de
archivo electrónico, administrado por una Organización, que incluye los procesos,
recursos, equipos, medios y demás elementos del sistema de archivo de imágenes
en medios electrónicos, o los servicios proporcionados por empresas
especializadas.
-
La evaluación de los requisitos de calidad que deben cumplir los medios físicos
no regrabables de soporte y almacenamiento de documentos, información o
datos tales como discos ópticos de los tipos WORM, CD-R, CD-ROM u otros
medios físicos de igual o superiores características o propiedades actualmente
conocidos o por desarrollarse.
-
La evaluación de los medios físicos de soporte que sirven de patrón a partir de
los que se producen copias de las microformas con características similares al
original.
La presente Norma Técnica Peruana no se aplica para medios de almacenamiento de
microformas que intrínsecamente tengan la capacidad de poseer imágenes borrables, removibles
o reemplazables debido a que no es posible confiar en el contenido de tales microformas como
registros verdaderos y exactos.
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2.
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REFERENCIAS NORMATIVAS
Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este texto, constituyen
requisitos de esta Norma Técnica Peruana. Las ediciones indicadas estaban en vigencia en el
momento de esta publicación. Como toda norma esta sujeta a revisión. Se recomienda a aquellos
que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la conveniencia de usar las ediciones recientes
de las normas citadas seguidamente. El Organismo Peruano de Normalización posee la
información de las Normas Técnicas Peruanas en vigencia en todo momento.
2.1
Normas Técnicas Peruanas
2.1.1
NTP-ISO 3334:1997
MICROGRAFÍA. Mira de Resolución ISO No 2.
Descripción y uso.
2.1.2
NTP-ISO 6196-1:1997
MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 1: Términos
generales.
2.1.3
NTP-ISO 6196-2:1997
MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 2: Posición de
las imágenes y métodos de grabación.
2.1.4
NTP-ISO 6196-3:1997
MICROGRAFÍA.
Vocabulario.
Procesamiento de películas.
2.1.5
NTP-ISO 6196-4:1997
MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 4: Materiales
y envasados.
2.1.6
NTP-ISO 6196-5:1997
MICROGRAFÍA. Vocabulario. Parte 5: Calidad de
imágenes, legibilidad, inspección.
2.1.7
NTP-ISO 10196:1997
MICROGRAFÍA. Recomendación para la creación
de Documentos Originales.
2.2
Normas Internacionales
Parte
3:
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2.2.1
ISO 446:1991
MICROGRAPHICS. ISO character and ISO test
chart N° 1. Description and use.
MICROFILMING
OF
TECHNICAL
DRAWINGS AND OTHER DRAWING OFFICE
DOCUMENTS. Part 1: Operating procedures.
2.2.2
ISO 3272-1:1983
2.2.3
ISO 6428:1982
2.2.4
ANSI/AIIM MS44-1988 Recommended Practice for Quality Control of Image
Scanners.
2.2.5
ANSI/AIIM MS52:1991 Recommended Practice for the Requirements and
Characteristics of Documents Intended for Optical
Scanning.
2.2.6
Guía ISO/IEC 57:1991
3.
DEFINICIONES
TECHNICAL DRAWINGS. Requirements for
microcopying.
Lineamientos para la presentación de resultados de
inspección.
Para los propósitos de esta Norma Técnica Peruana se aplican las siguientes definiciones:
3.1
microforma1: Un término genérico para cualquier medio que contiene imágenes.
3.2
archivo: Información conservada por cualquier técnica en cualquier medio,
actualmente conocido o recientemente desarrollado.
3.3
archivo original: Un archivo preparado en la primera instancia; un archivo
proveniente de otros archivos o cualquier copia destinada a tener el mismo efecto. Si los datos
están almacenados en una computadora o dispositivo similar, cualquier impresión u otro producto
legible que refleje los datos con exactitud a simple vista, es un original.
1
En el país, la Ley N°26612 establece una definición de orden legal del término microforma.
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3.4
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archivo duplicado: Un archivo que con exactitud reproduce el original.
3.5
patrón: Microforma usada para producir las sucesivas generaciones de
microformas.
3.6
escala de reducción: Relación entre las dimensiones de una microimagen y las
dimensiones correspondientes del original.
3.7
resolución:
a)
Aptitud de un sistema fotográfico (equipo, óptica, emulsión sensible y
procesamiento) para registrar detalles finos; y
b)
Aptitud de un sistema óptico para representar visualmente detalles finos.
3.8
poder de resolución: Expresión numérica del límite de resolución de un sistema
óptico o fotográfico, determinada con la ayuda de una mira y expresada como el número de
pares de líneas por milímetro distinguibles en una imagen de esta mira.
NOTA: En razón de las imperfecciones inherentes a todo sistema óptico, el poder de resolución no es
constante en toda el área de imagen.
3.9
legibilidad: Aptitud de una imagen para ser interpretada.
3.10
registro: Procedimiento mediante el cual un organismo indica las características
pertinentes de un producto, proceso o servicio o las características particulares de un organismo,
o de una persona, en una lista apropiada disponible públicamente.
3.11
lote: Es una cantidad especificada de documentos, información, datos o
imágenes de características similares o que han sido producidos, colectados, ordenados o
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transmitidos bajo procesos o condiciones esencialmente uniformes, que se someten a inspección
como un conjunto unitario.
3.12
muestra: Es un grupo de unidades extraídas de un lote que sirve para obtener la
información necesaria que permita apreciar una o más características de ese lote, para servir de
base a una decisión sobre ese lote o sobre el proceso que lo produjo.
3.13
inspección: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o comparar
de algún modo, la unidad en consideración con respecto a los requisitos establecidos.
3.14
sistema de la tecnología de la información: (Sistema de la información,
sistema de procesamiento de información, sistema de procesamiento de datos): Cualquier
proceso o sistema que emplea un dispositivo mecánico, óptico, magnético, electrónico, u otro
dispositivo tecnológico para producir o reproducir archivos.
3.15
sistema de archivo electrónico: Es un sistema para preparar, registrar,
transferir, indizar, almacenar, preservar, recuperar y reproducir archivos ya sea mediante la copia
de las imágenes electrónicas de documentos a un medio de archivo electrónico o transfiriendo los
archivos en computadora a un medio de archivo electrónico usando un sistema de la tecnología
de la información.
3.16
medio de archivo electrónico: Medio o sistema de archivo digital producido o
reproducido para contener archivos.
3.17
organización: Es aquella que se dedica a operar un sistema de producción de
microformas, independientemente o como parte de otras actividades.
4.
REQUISITOS
4.1
La Organización debe:
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4.1.1
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Estar legalmente constituida.
4.1.2
Tener disposiciones para asegurar que su personal esté libre de cualquier presión
comercial, financiera u otra que pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo.
4.1.3
Estar organizada de tal manera que en todo momento mantenga su independencia
de juicio e integridad.
4.1.4
Tener una dirección con responsabilidad ejecutiva, que asuma la responsabilidad
total de las operaciones técnicas, que posea la autoridad y recursos necesarios para administrar
un sistema de producción de archivos generados por el uso de las tecnologías de información.
4.1.5
Especificar y documentar la responsabilidad, autoridad e interrelación de todo el
personal que dirige, ejecuta o verifica la elaboración de archivos y las operaciones que afecten la
calidad de las mismas y en particular en aquellos casos en que se requiera libertad organizativa y
autoridad para:
a)
iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de no conformidades relativas a la
elaboración de archivos;
b)
identificar y registrar cualquier problema relativo a la elaboración de archivos, sus
procesos y el sistema de calidad;
c)
iniciar, recomendar o dar soluciones a través de los canales establecidos;
d)
verificar la puesta en práctica de las soluciones; y
e)
controlar el tratamiento posterior, la entrega o la instalación de los productos,
equipos o sistemas no conformes hasta que se haya corregido la deficiencia o la
situación insatisfactoria.
4.1.6
Proporcionar supervisión mediante personas familiarizadas con el objetivo, los
métodos y procedimientos y la verificación de los resultados de la elaboración de archivos. La
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7 de 21
relación de personal supervisor a personal supervisado debe ser tal, que se asegure una
adecuada inspección.
4.2
Establecimiento del programa de elaboración de archivos
4.2.1
La dirección de la Organización con responsabilidad ejecutiva debe definir y
aprobar el programa de elaboración de archivos.
4.2.2
El programa de elaboración de microformas debe incluir las disposiciones e
instrucciones necesarias para establecer que un archivo elaborado de acuerdo con el programa
es una copia fiel del original.
4.2.3
Se debe presentar una evidencia escrita que los programas de elaboración de
archivos son sistemáticamente planificados y autorizados y que para la administración del
programa se designa a personal debidamente calificado.
4.2.4
Se debe conformar un comité asesor el mismo que puede estar integrado por
asesores legales (internos o externos), auditores de sistemas, representantes de la alta dirección,
administradores de archivos, y/o técnicos archiveros.
4.3
Documento de autorización
Se debe conservar el documento que define la política adoptada por la Organización para
establecer un programa de elaboración de archivos.
4.4
Delegación de Autoridad
La Organización debe:
4.4.1
Establecer por escrito la delegación de la autoridad de acuerdo con los términos
del documento de autorización (véase 4.3).
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8 de 21
4.4.2
Emitir un documento, nombrando al personal responsable de la implantación y
operación del programa, firmando los documentos correspondientes.
4.4.3
Asegurar la inclusión de las normas técnicas o especificaciones aplicables,
debidamente identificadas, sea que los archivos se preparen al interior de la Organización o por
una empresa de servicios.
4.5
Plan
Se debe elaborar un documento que establezca el plan de la Organización para implementar un
programa de elaboración de archivos. Este documento debe proporcionar detalles de lo
siguiente:
a)
La definición de las categorías y tipos de originales a procesar;
b)
Clara identificación de la etapa (fase) de la vida del documento o de la
elaboración de la información en la que se debe iniciar el proceso de migración
de imágenes hacia los medios de almacenamiento;
c)
Los procedimientos para cada fase del sistema, tales como: para la creación, la
modificación, el procesamiento/digitalización, administración del software, el
control de calidad, la supervisión y los métodos para la recuperación de
información, y para resolver otras situaciones en las cuales pueden presentarse
inconsistencias, dudas, o malas interpretaciones;
d)
Las disposiciones para el mantenimiento de los registros necesarios;
e)
La definición de los periodos de conservación de los originales y los archivos;
f)
Los procedimientos para la destrucción de originales o eliminación de archivos en
los medios electrónicos y para el registro de su destrucción;
g)
Las disposiciones para la revisión del programa de elaboración de archivos; y
h)
Las medidas y niveles de seguridad para evitar la alteración de la información y
para mantener el sistema libre de riesgos que atenten contra su integridad. (La
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inclusión de claves, o códigos de acceso, la restricción del uso de terminales,
seguridad física de los elementos o equipos de procesamiento del sistema).
El plan debe ser aprobado por escrito antes de poner en funcionamiento el programa de
elaboración de archivos.
4.6
Fecha de inicio del programa
Una vez que el plan ha sido aprobado, la organización debe autorizar, por escrito, el inicio del
programa de elaboración de archivos a partir de una fecha específica, como parte de la actividad
habitual de la Organización.
4.7
Manual
La Organización debe elaborar un manual que establezca instrucciones detalladas para el
personal involucrado en las diferentes etapas del programa de elaboración de archivos. El manual
debe proporcionar información sobre lo siguiente:
a)
Descripción de los equipos y los tipos de medios físicos de almacenamiento de la
información y datos a utilizar;
b)
Descripción del sistema y componentes de la tecnología de la información a
utilizar;
c)
Descripción del sistema de acceso, salidas y seguridad del sistema de la
tecnología de la información, incluyendo la capacidad de realizar auditorías del
sistema que identifique no sólo las acciones que se ejecutaron sino también a las
personas involucradas;
d)
Descripción del sistema de acceso, salidas y seguridad de la información y datos
contenidos en los archivos;
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4.8
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10 de 21
e)
Los requisitos y procedimientos de auditoría interna o control de calidad y las
normas técnicas o especificaciones técnicas aplicables al sistema de la tecnología
de la información;
f)
El sistema de indización;
g)
Los procedimientos o técnicas admisibles para evitar, prohibir, detectar y corregir
alteraciones o errores, de acuerdo al tipo de software y hardware a utilizar;
h)
Los procedimientos de control de calidad, la supervisión (seguimiento) de rutina
de los procedimientos;
i)
La producción de impresos de tamaño real a partir de los archivos, si es
necesario;
j)
La descripción de las instancias y procedimientos para la intervención de los
representantes de la fe pública; y
k)
Otras especificaciones o requisitos que se definan por mutuo acuerdo entre la
organización y los usuarios o las establecidas en leyes o reglamentos.
Empresas de Servicios
Si se encarga a una empresa de servicios la producción de los archivos y las demás operaciones,
la Organización debe asegurarse que dicha empresa cuente con su correspondiente certificado de
idoneidad.
En los términos contractuales deben incluirse las cláusulas necesarias para que dicha empresa
lleve a cabo el programa de elaboración de archivos cumpliendo las especificaciones establecidas
por la Organización.
5.
FORMATOS Y REGISTROS
5.1
Formatos
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11 de 21
El programa de elaboración de archivos debe tener instrucciones detalladas sobre el uso de los
formatos que se deben llenar y firmar en cada etapa. En el Anexo A se describen algunos
ejemplos de formatos, sin embargo no todos son esenciales para cada programa. El uso de
formatos variará de acuerdo a las necesidades de diferentes organizaciones y las exigencias
establecidas por leyes o reglamentos legales.
5.2
Registros
El programa de elaboración de archivos debe poseer un procedimiento que incluya los requisitos
para establecer y mantener un registro, el cual es necesario para evidenciar la confiabilidad del
sistema de elaboración de archivos. Este registro debe incluir lo siguiente:
6.
a)
la referencia de identificación de los originales. (véase 6.1);
b)
la fecha y la referencia del documento autorizando la grabación. (véase A.2);
c)
la fecha y referencia del registro del operador de captura de imágenes. (véase
A.3);
d)
la fecha y referencia del registro de destrucción. (véase A.5);
e)
la referencia del medio físico de archivo de la información y datos;
f)
la fecha y referencia del registro de aceptación, si es requerido. (véase A.4);
g)
la ubicación del archivo patrón;
h)
registros de los informes de control de calidad. (véase el capítulo 10); y
i)
el periodo de conservación de los registros, el cual debe ser definido de acuerdo
a lo establecido por las disposiciones particulares de la Organización y las
exigencias legales o reglamentarias.
DOCUMENTOS, ARCHIVOS ORIGINALES Y DUPLICADOS
NORMA TÉCNICA
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6.1
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Referencias de identificación
Los documentos, información o datos originales deben tener referencias que sean suficientemente
claras y precisas para identificarlos.
Se incluye entre los originales a todo documento, información o datos contenidos en
microformas que tengan vigente su correspondiente certificado de idoneidad. Para este caso la
Organización debe poseer un procedimiento para convertir los archivos de un medio o tecnología
a otro, que asegure que no existan cambios en la calidad y la exactitud durante los procesos de
conversión.
6.2
Calidad
Si al producir un documento, se conoce que posteriormente será archivado en una microforma,
éste debe prepararse de acuerdo con las recomendaciones de las Normas Técnicas aplicables,
tales como la NTP-ISO 10196 ó la norma ANSI/AIIM MS52 para el proceso de captura
óptica de las imágenes.
Claramente se debe especificar lo siguiente:
-
6.3
Letras, números y símbolos en forma individual.
La combinación de letras, números y símbolos formando palabras u oraciones.
Gráficos tales como firmas, logos, figuras, dibujos, etc.
Sonidos, imágenes en movimiento, etc.
Otras características de los archivos tales como el color, la forma, textura etc.,
que se refiera al contenido de la información.
Integridad
Ya que es esencial que la integridad de los originales sea preservada cuando ellos son grabados
en los medios físicos de archivo, no deben alterarse o retocarse para mejorar su legibilidad.
6.4
Secuencia
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13 de 21
Se debe tener cuidado para asegurar que los documentos son grabados en la secuencia
requerida.
6.5
Destrucción
Si un archivo se tiene que presentar como evidencia, la Organización debe establecer que el
original fue destruido como parte de la rutina de trabajo. El programa de elaboración de archivos
debe incluir requisitos para la destrucción de rutina de los originales después que éstos han sido
grabados.
6.6
Archivos originales
Los archivos originales deben conservar la información o datos en un formato idéntico o
funcionalmente equivalente al documento original.
6.7
Archivos duplicados
Deben reproducir exactamente los archivos originales. La información que es legible o
reconocible en los originales debe ser legible o reconocible en los duplicados y viceversa,
excepto que los archivos duplicados pueden contener datos de producción, control, indización, u
otros datos no referidos al contenido informativo de los archivos originales
Excepcionalmente sólo se permiten datos adicionales en los duplicados para la administración del
proceso de reproducción si la calidad o el contenido informativo del archivo no son
adversamente afectados.
6.8
Nuevo Original
Un archivo resultante de un proceso en el cual se cambia el contenido informativo de un archivo
original, debe ser considerado un nuevo original. Para que adquiera valor legal como original
debe cumplir los requsitos de Ley.
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7.
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REQUISITOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
7.1
Se deben tener disposiciones para establecer y mantener un nivel consistente de
calidad en los archivos electrónicos.
7.2
Un sistema de archivo electrónico debe asegurar una exacta y completa
transferencia de los documentos, información o datos a un medio de archivo electrónico elegido.
7.3
Un sistema de archivo electrónico debe incluir:
a)
Los controles necesarios para asegurar la integridad, exactitud y confiabilidad del
sistema de archivo electrónico;
b)
Los controles necesarios para prevenir y detectar la creación no autorizada,
adición, alteración, borrado o deterioro de los documentos, información o datos
archivados electrónicamente;
c)
Un programa de inspección y aseguramiento de la calidad, evidenciado por
evaluación regular del sistema de archivo electrónico, incluyendo verificaciones
periódicas de los archivos producidos;
d)
Un sistema de recuperación que incluya un sistema de indización, (de acuerdo a
lo indicado en 8.1); y
e)
La capacidad para reproducir copias en papel legible y de fácil lectura a partir de
los archivos producidos (de acuerdo a lo indicado en 7.4).
7.4
Todo documento, información o datos reproducidos por el sistema de archivo
electrónico debe presentar un alto grado de legibilidad y facilidad de lectura cuando se muestre
sobre un proyector de video de una terminal. El término legibilidad significa que el observador
debe ser capaz de identificar las letras y números rápida e inequívocamente y distinguirlas de
todas las demás letras y números. El término fácil lectura significa que el observador debe ser
capaz de reconocer un grupo de letras o números como palabras o números completos. La
Organización debe asegurar que los procesos de reproducción mantienen la legibilidad y facilidad
de lectura de los documentos archivados electrónicamente.
7.5
La información conservada en un sistema de archivo electrónico debe
proporcionar respaldo a los registros de la Organización, es decir deben tener referencias
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15 de 21
cruzadas o trazabilidad entre los documentos oficiales o generales de la Organización y los
documentos originales.
7.6
Para cada sistema de archivo electrónico usado, la Organización debe mantener y
poner a disposición de los responsables de evaluar o inspeccionar, una descripción completa de:
a)
b)
El sistema de archivo electrónico, incluyendo todos los procedimientos relativos a
su uso; y
El sistema de indización. (véase el capítulo 8).
7.7
Al momento de un control o inspección de acuerdo a lo descrito en el capítulo
10, la Organización debe:
a)
Recuperar y reproducir (incluyendo las copias en papel, si es el caso) los
documentos, información o datos elaborados por el sistema de archivo
electrónico; y
b)
Proporcionar al evaluador o inspector los recursos (hardware y software
apropiados, personal, documentación, manuales, instrucciones, etc.) necesarios
para ubicar, recuperar, leer y reproducir (incluyendo copias en papel) cualquier
archivo electrónicamente producido.
7.8
Un sistema de archivo electrónico no debe estar sujeto, en su totalidad o parte, a
cualquier acuerdo contractual o de licencia, que pueda limitar o restringir el acceso al evaluador o
inspector, al uso del sistema de archivo electrónico en el local de la Organización (o cualquier
otro lugar donde se conserva el sistema de archivo electrónico) incluyendo el acceso al personal,
hardware, software, archivos, índices y documentos de software.
7.9
La Organización debe conservar los archivos electrónicos por un periodo
establecido por la propia Organización o las disposiciones contenidas en las leyes o reglamentos
aplicables.
7.10
En el caso que una Organización posea más de un sistema de archivo electrónico,
cada sistema de archivo electrónico debe cumplir con los requisitos establecidos en la presente
norma. Un medio de archivo electrónico que contiene información o datos elaborados por un
sistema de archivo electrónico respecto al cual, la Organización cesa en mantener el hardware y
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16 de 21
el software necesario para satisfacer las condiciones de esta norma debe ser destruidos por la
Organización, a menos que el medio de archivo electrónico con la información o datos se
mantenga disponible para la evaluación o inspección en conformidad con los requisitos de la
presente norma.
7.11
La Organización debe usar tecnologías de compresión de información o datos o
formatos apropiados como parte de su sistema de archivo electrónico de tal forma que se
cumplan los requerimientos de la presente norma.
8.
REQUISITOS DEL SISTEMA DE INDIZACIÓN
8.1
Para propósitos de la presente norma, un sistema de indización es aquel que
permite la identificación y recuperación para ver o reproducir la información o datos contenidos
en un sistema de archivo electrónico. Por ejemplo, un sistema de indización puede consistir en
asignar a cada documento electrónicamente archivado un único número de identificación y
mantener una base de datos por separado que contiene descripciones de todo documento,
información o datos electrónicamente archivados junto con sus números de identificación.
Además, cualquier sistema utilizado para mantener, organizar o coordinar múltiples sistemas de
archivo electrónico es tratado como un sistema de indización de acuerdo a la presente norma. El
requisito para mantener un sistema de indización es satisfecho si el sistema de indización es
funcionalmente comparable con un sistema de archivo en papel. Los requisitos para mantener un
sistema de indización no requiere que se conserve una descripción por separado de la base de
datos de los documentos, información o datos electrónicamente archivados si se pueden lograr
resultados comparables sin la descripción por separado de la base de datos. (véase 6.1).
8.2
Se debe incorporar los apropiados controles para proteger el sistema de
indización contra la creación no autorizada, adición, alteración o eliminación, o el deterioro de
cualquier acceso.
9.
REQUISITOS DEL MEDIO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
9.1
El medio de archivo electrónico debe:
a)
Conservar los archivos exclusivamente en un formato no regrabable, no borrable;
b)
Permitir la verificación automática de la calidad y exactitud del proceso de
grabación de la documentación, información o datos;
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c)
Estar codificado en serie. Asimismo se deben codificar las unidades duplicadas
del medio de archivo, indicando la fecha y el periodo requerido de conservación
de la información contenida en dicho medio de archivo electrónico; y
d)
Tener la capacidad de proyectar fácilmente los índices y archivos contenidos en
el medio de archivo electrónico a cualquier medio aceptable de acuerdo a los
requisitos establecidos tanto por la propia Organización como las disposiciones
contenidas en las leyes o reglamentos.
9.2
La organización que utiliza los medios de archivo electrónico debe:
a)
Poner a disposición para propósitos de pruebas o exámenes las facilidades
necesarias para proyección o producción inmediata y de fácil lectura de los
medios de archivo electrónico de imágenes, y la producción de imágenes de fácil
lectura;
b)
Tener listo en todo momento y proporcionar inmediatamente, cualquier copia
ampliada, cuando sea requerido para propósitos de evaluación o inspección;
c)
Archivar en forma separada del original, una copia duplicada del archivo en
cualquier medio aceptable de acuerdo a los requisitos de la presente norma o las
establecidas en las leyes y reglamentos aplicables. (véase 9.3);
d)
Organizar e indizar con exactitud toda la información contenida tanto en el original
como en cualquier medio de archivo duplicado;
d.1)
En todo momento, tener disponible tales índices para examen, inspección o
auditoría;
d.2)
Cada índice de ser duplicado y cada copia duplicada deben ser almacenadas
separadas de la copia original de cada índice;
d.3)
Los índices originales y duplicados deben ser conservados por el tiempo
requerido para los archivos indizados;
e)
La Organización debe establecer un sistema de auditoría que incluya la
responsabilidad y la identificación de los responsables de efectuar la grabación,
así como de la custodia de los medios de archivos electrónicos. Los registros de
dicho sistema de auditoría deben estar disponibles para examen o inspección y se
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deben conservar durante el tiempo que se debe conservar la documentación,
información o datos grabados;
f)
g)
9.3
La Organización debe garantizar la conservación del medio de archivo
electrónico en ambientes de almacenamiento que cumplan los requisitos técnicos
y condiciones ambientales inherentes al medio físico utilizado, así como los
requisitos de seguridad para el acceso a dichos ambientes de acuerdo a lo
establecido en las leyes o reglamentos aplicables;
La organización debe conservar y mantener actualizada toda la información
necesaria para poder acceder a los archivos e índices almacenados en los medios
de archivo electrónico, o mantener bajo custodia y actualizada una copia del
formato físico y lógico de cada medio de archivo electrónico, el formato del
campo de todos los diferentes tipos de información grabada en el medio de
archivo electrónico y el programa fuente junto con la documentación apropiada y
la información necesaria para acceder a los registros y a los índices.
Duplicados
Se deben hacer también dos copias cuando un archivo es requerido como referencia frecuente o
para duplicación, de tal manera que una copia permanece en buena condición para uso como
evidencia. Debe registrarse su ubicación. (véase 5.2.g).
9.4
Integridad
Se debe tener cuidado para asegurar que la totalidad del original, con todos sus detalles e
imperfecciones, es grabado con fidelidad. El archivo electrónico debe ser revisado en
concordancia con el programa de producción citado en 4.2, antes que los originales sean
destruidos.
10.
SUPERVISIÓN
10.1
Revisión de procedimientos
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Todos los procedimientos deben ser objeto de una revisión periódica para verificar que se están
llevando a cabo de acuerdo con el programa, véase 4.7.e. Si se hacen cambios como resultado
de la revisión, el personal involucrado debe ser informado de éstos por escrito.
10.2
Revisión del programa
El plan de la Organización debe ser revisado periódicamente para tomar en cuenta cualquier
cambio en la legislación, la tecnología y otros aspectos relevantes (véase 4.7.g).
10.3
Manual
Cualquier cambio hecho en el programa o en sus procedimientos después que hayan sido
revisados deben ser registrados por escrito y el manual debe ser corregido.
11.
ANTECEDENTES
11.1
Regulations Securities and Exchange Commission (SEC) 17 CRF Part 240.
Reporting Requirements For Brokers Or Dealers Under the Securities Exchange
Act Of 1934. Pag. 1 to 8.
11.2
Regulations. Internal Revenue Service (IRS). Revenue Procedure 97-22. Pag 1
to 4.
11.3
ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance of
Records Produced by Information Technology Systems. Part II: Performance
Guideline for the acceptance by Government Agencies of Records Produced by
Information Technology Systems.
11.4
ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance of
Records Produced by Information Technology Systems. Part III: Implementation
of the Performance Guideline for the Legal Acceptance of Records Produced by
Information Technology Systems.
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11.5
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ANSI/AIIM TR 31-1994. Performance Guideline for the Legal acceptance of
Records Produced by Information Technology Systems. Part IV: Model Act and
Rule.
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ANEXO A
(Informativo)
EJEMPLOS DE FORMATOS DEL SISTEMA
A.1
Generalidades. Los formatos de registro simples descritos en A.2 al A.5 están
basados en la práctica de grandes organizaciones. No tienen la intención de ser obligatorias, ni de
otorgar una garantía que el uso de éstos registros asegura necesariamente, la admisibilidad de la
microforma como evidencia.
Los formatos de registro pueden requerir ser adaptados de acuerdo con las prácticas de
organizaciones individuales o de acuerdo a las exigencias establecidas en leyes o reglamentos.
A.2
Autorización de grabación o Acta de Apertura. Un formato mediante el cual
se autoriza la grabación de cada lote de documentos debe ser llenado y firmado por la persona
que tiene la custodia de los documentos u originales antes que sean grabados. Este formato
debidamente llenado debe ser grabado inmediatamente antes de los documentos a los cuales se
refiere, o puede ser conservado en su forma original durante toda la vida de la microforma. Los
documentos deben ser identificados con los detalles suficientes para mostrar que la autoridad ha
sido dada para la grabación de tales documentos particulares (véase A.1.)
A.3
Registro del operador responsable de la captura de imágenes. El operador
de la cámara debe firmar un formato indicando el tipo de original o documento que contiene la
información a procesar, su nombre y la fecha de grabación y dando fe que la microforma es una
grabación completa de los documentos que se entregaron para grabar. Este formato debe ser
grabado inmediatamente después de los documentos a los que se refiere y, en el caso que el
formato de autorización (véase A.2) no ha sido grabado, inmediatamente antes que ellos.
Si hay un relevo de operadores durante la producción de un lote de microformas el primer
operador debe grabar su registro inmediatamente después del último documento que se grabe, y
el siguiente operador debe grabar su respectiva constancia inmediatamente antes que el primer
documento que se grabe.
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A.4
Registro de aceptación o Acta de conformidad o Certificado de
autenticidad. Cuando los documentos han sido grabados, se requiere que una persona
autorizada firme un formato declarando que ha revisado y aceptado la copia en microforma de
los documentos.
A.5
Registro de destrucción. Cuando los documentos que han sido grabados son
destruidos, se debe llenar y firmar un formato indicando el número de referencia y la fecha de
destrucción de los documentos y el número de referencia de la microforma debe completarse y
firmarse. El registro de aceptación puede ser combinado con el registro de destrucción.
A.6
Registro o Acta de retoma. Un formato mediante el cual se evidencia la
repetición de la grabación cuando se identifican deficiencias que afectan los requisitos de calidad,
fidelidad o la integridad de las grabaciones. Debe ser llenado y firmado por una persona
debidamente autorizada.
A.7
Registro o Acta final de retoma. Formato que se llena y firma por la persona
autorizada al final del proceso de repetición de la grabación.
A.8
Registro o Acta de cierre . Formato que se llena al término del proceso de
grabación, en el cual se indican la fecha en la que se termina el proceso, la cantidad e
identificación de los medios de archivo, datos del contenido, referencias al periodo que abarca,
índice y observaciones entre otros. Debe ser llenado y firmado por la(s) persona(s) autorizada(s)
por la Organización o las designadas por las leyes o reglamentos aplicables.
A.9
Procedimiento de registro de una muestra para la producción de datos.
Cuando sea requerido el responsable de la custodia de los archivos debe emitir y firmar una
constancia que ha examinado todos los registros de un determinado archivo, incluyendo las
inspecciones, los cortes o paradas operativas y de mantenimiento y que ha determinado que no
se han presentado alteraciones intencionales de los datos archivados ni mal funcionamiento del
hardware que puede comprometer la integridad de los datos.