Manual de Compras 14 oct 2014 v 3

Código
Manual
VFA_GAB_M_01_V.3
COMPRAS
Fecha de emisión
03
10
2014
Elaborado por:
Jaime Andrés García Cuello
Gerente- Gerencia de Abastecimiento
Marco Aurelio Herrera-Profesional especializado III- Gerencia de Abastecimiento
Equipo de Compradores Estratégicos
Equipo de Compradores Operacionales
Equipo Control Procesos
Revisado por:
Jaime Andrés García Cuello
Gerente
Gerencia de Abastecimiento
Aprobado por:
Hernando Francisco Chica Zuccardi
Vicepresidente
Vicepresidencia Financiera y Administrativa
VICEPRESIDENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE ABASTECIMIENTO
MANUAL DE COMPRAS
Versión 3.0
BOGOTÁ, D.C.
VFA_GAB_M_01_V.3
03/10/2014
TABLA DE CONTENIDO
1
2
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
4
OBJETIVO
ALCANCE
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Directivas
Aplicativo de Proyección y Etapas de Contratación PROTEC
Formatos Abastecimiento Estratégico
Formatos para el Proceso de Compras y Contratación
Formatos para la administración de maestros de servicios y materiales
Formatos para importación de bienes
Formatos para la ejecución del contrato
GLOSARIO
5
6
6.1
6.1.1
RELACION DE COMPRAS CON CONTRATACIÓN
ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
Categoría del Gasto
RFx (RFI, RFP, FFQ) y Estudios de Mercado
10
12
13
15
6.2
Rol del Comprador Estratégico
16
7
PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION
17
8
8.1.1
PROCEDIMIENTO DE
ABASTECIMIENTO.
Presupuesto
8.1.2
Plan de compras
19
8.1.3
Flujograma Formulación del Plan de Compras y Estrategias de Abastecimiento.
23
8.1.4
Herramienta para proyección de tiempos y etapas en los procesos de contratación (PROTEC)
24
9
9.1.1
PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS DEL REQUERIMIENTO Y CONVOCATORIA
Análisis de la necesidad
25
25
9.1.2
Desarrollo de Proveedores
25
9.1.3
Homologación de proveedores
26
9.1.4
Registro de proveedores
27
9.1.5
Trámites de planeación y estructuración de los procesos
27
9.1.6
Flujograma para la planeación y estructuración de todos los procesos:
28
9.1.7
Trámites en el sistema de administración de la contratación
28
FORMULACIÓN
DEL
PLAN
DE
COMPRAS
5
5
5
5
5
5
6
6
6
6
7
Y
ESTRATEGIAS
DE
19
19
2
9.1.8
Autorización Junta Directiva
29
9.1.9
Autorización de Presidencia
30
9.1.10 Términos de referencia
30
9.1.11 Cronograma
31
9.1.12 Criterios de Gestión Ambiental
31
9.1.13 Adendas o aclaraciones a los términos de referencia
32
9.2
9.2.1
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
SELECCIÓN DIRECTA:
33
34
9.2.2
INVITACIÓN PRIVADA
36
9.2.3
INVITACIÓN PÚBLICA
39
10
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN
10.1.1 Recepción de ofertas y contraofertas
41
41
10.1.2 Evaluación de ofertas
41
10.1.3 Aclaraciones a las ofertas presentadas
42
10.1.4 Negociación
43
10.1.5 Decisión de adjudicación o no adjudicación
44
10.1.6 Suscripción o firma del contrato
44
10.1.7 Vigencia de las garantías
45
10.1.8 Orden de inicio
45
11
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
11.10
11.11
47
47
47
47
48
50
50
51
51
52
52
53
PROCEDIMIENTO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONTRATO
Principios
Finalidades
Facultades
Funciones Administrativas
Funciones Financieras:
Funciones legales
Informe final de ejecución
Liquidación de contratos
Sanciones contractuales
Evaluación de proveedores
Gestión documental de los documentos de los procesos de contratación
3
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12
12.1
12.2
12.2.1
PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y SUPERVISION TECNICA
Funciones técnicas:
Trámites para gestión de modificaciones, prórrogas y adiciones
Suspensión de contratos
12.2.2 Ampliación objeto del contrato
56
56
59
60
61
4
1 OBJETIVO
Definir, establecer, documentar y dar a conocer una guía que permita desarrollar la operación de compras como un proceso
clave, con una orientación estratégica para obtener ventajas competitivas, alcanzar los mejores costos totales de propiedad
(TCO), optimizar el costo de comprar y apoyar para que la gestión de compra se convierta en un insumo vital para el proceso de contratación y la toma de decisiones.
2 ALCANCE
Las directrices y políticas establecidas en el presente documento son aplicables a la adquisición de un bien o servicio que
realice ETB SA ESP en calidad de contratante, salvo las excepciones establecidas en el Artículo Primero del Manual de Contratación vigente.
3 DOCUMENTOS ASOCIADOS
A continuación se relacionan los documentos asociados al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. Para acceder a los
mismos por favor OPRIMA LA TECLA CONTROL MÁS UN CLICK EN EL MOUSE PARA SEGUIR EL VÍNCULO.
3.1
3.2
Directivas
a)
b)
c)
d)
e)
Directiva 611 de 2012, Directiva para la Evaluación de Desempeño de Proveedores.
Directiva 612 de 2012, Manual de Contratación de ETB SA ESP.
Directiva 615 de 2012, Modificación al Manual de Contratación de ETB SA ESP.
Directiva 622 de 2013, Nueva Causal de Selección Directa.
Directiva Interna 603 de 2012, Procedimiento para la entrega de documentos de contratos que se encuentren
en el Centro de Administración Documental CAD.
f)
Políticas Financieras Generales de Contratación
g)
Carta de Valores.
Aplicativo de Proyección y Etapas de Contratación PROTEC
a) Ingreso al Aplicativo PROTEC
b) Instructivo para el uso de PROTEC
3.3
Formatos Abastecimiento Estratégico
a) Formato de lista corta de Proveedores (Short List)
b) Formato de resultados de la Negociación.
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3.4
3.5
Formatos para el Proceso de Compras y Contratación
a)
Formato Plan de Compras.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
Formato Seguimiento Plan de Compras.
Formato datos básicos inscripción proveedores nacionales.
Formatos datos básicos inscripción de proveedores internacionales
Formato análisis de necesidad.
Formato de Solicitud de Bienes y Servicios.
Formato correo de aviso en prensa.
Formato correo solicitud de cotización inv. Privada/selección directa.
Formato adenda para prorroga
Formato adenda modificatoria o aclaración
Formato Memorando elaboración aceptación de oferta para Selección Directa.
Formato planilla de recepción de ofertas o contraofertas.
Formato planilla de remisión de ofertas y contraofertas para estudio.
Formato memorando remisión estudios de ofertas.
Formato Invitación negociación tradicional presencial.
Formato memorando de adjudicación Facultado para Contratar.
Formato correo solicitud de contraoferta.
Formato acta de negociación.
Formato directriz especial invitación privada.
Formato correo comunicación de adjudicación o no adjudicación a oferentes.
Formatos para la administración de maestros de servicios y materiales
a)
b)
c)
3.6
Formatos para importación de bienes
a)
b)
c)
d)
e)
3.7
Formato para creación o modificación de catálogos.
Formato para creación o modificación maestro de servicios.
Formato solicitud mantenimiento maestro de materiales
Formato pago de impuestos de importación
Formato envío documentos de importación
Formato aviso de mercancía en tránsito
Formato acta de entrega de bienes importados
Formato factores de conversión
Formatos para la ejecución del contrato
a)
b)
c)
d)
e)
Formato de orden de inicio.
Formato acta de suspensión.
Formato acta de terminación.
Formato informe final.
Formato acta de liquidación.
6
4
GLOSARIO
a)
Categoría de Gasto: Clasificación que se hace dentro de cada industria de las familias de materiales y/o servicios
que se usan para su operación.
b) Capitalización bursátil: También llamada de mercado, mide la dimensión económica de la empresa en un momento determinado, cuyo valor se calcula multiplicando el precio de la acción por el número de acciones que la empresa tiene en circulación.
c)
Check List: Listado de requisitos documentales establecidos para iniciar y gestionar un proceso de contratación, el
cual será revisado por los gestores del proceso de contratación de la Gerencia de Abastecimiento para gestionar
un proceso de contratación.
d) Commodities o Cuasi Commodities: Materiales o servicios estándar y /o producidos en masa, con alta presencia
de oferentes en un mercado abierto.
e) Comprador Estratégico: Rol asignado a los integrantes del Equipo de Abastecimiento Estratégico de la Gerencia de
Abastecimiento, para apoyar a las áreas en el desarrollo de las diferentes etapas del proceso de compras, brindando acompañamiento y planteando recomendaciones para la planeación de las compras mediante la elaboración de la lista corta de proveedores, realización de estudios de mercado, tipificación de las categorías del gasto,
diseño de estrategias generales de abastecimiento y negociación. Ayudan a garantizar que ETB cuente con una
base de proveedores con características y costos adecuados a las necesidades y marco de acción de la organización.
f)
Comprador Operacional: Rol asignado a los integrantes del Equipo de Compradores Operacionales de la Gerencia
de Abastecimiento, con el fin de ejercer el control administrativo, económico y contable del contrato, para efectos
de hacer seguimiento a la ejecución y cumplimiento de las obligaciones contractuales que les compete, de conformidad con las directivas internas que rigen la materia. Son la primera línea de contacto con la base de proveedores.
g)
Costo Total de Propiedad (Total Cost of ownership): Valor en virtud del cual se cuantifican los costos reales (directos e indirectos) involucrados en la compra de un bien o servicio. Incluye aquellos costos en los que debe incurrir la organización para garantizar la operación y mantenimiento durante el término requerido (Cardoza, 2009).
h) Costo de Comprar: Costo de toda la operación administrativa que se requiere para ejecutar una compra y /o realizar un proceso de contratación.
i)
Desarrollo de Proveedores: Acompañamiento que realiza una organización con base en los resultados derivados
de la homologación (Análisis reputacional) y/o de la evaluación de desempeño de los proveedores, para efectos
de mejorar su capacidad administrativa, financiera u operativa, aspectos entre los cuales se incluye la transferencia
de conocimiento, a partir de las relaciones comerciales adelantadas para mutuo beneficio.
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j)
Evaluación de Proveedores: Procedimiento de calificación de competencias de los proveedores de bienes o servicios, tomando en consideración las obligaciones contenidas en los términos de referencia y en el contrato, de conformidad con las Directivas internas de la organización, tomando en consideración criterios de calidad, cantidad,
tiempo y/o costo, entre otros aspectos.
k)
Formato Solicitud de Bienes y Servicios: Documento diseñado y aprobado para que las áreas consumidoras registren los datos de la necesidad de la compra de un bien o servicio, cuyo diligenciamiento y suscripción por parte del
Facultado para Contratar es requerido como parte de los requisitos formales exigidos por ETB, para iniciar un proceso de contratación.
l)
Gestor del proceso de Contratación: Integrante del Equipo correspondiente de la Gerencia de Abastecimiento,
que se encarga de gestionar la administración de la etapa precontractual de los procesos asignados a su cargo por
el líder del Equipo de Gestores del Proceso de Contratación.
m) Homologación de Proveedores: Procedimiento mediante el cual una empresa precalifica, según unos estándares
previamente establecidos, a los proveedores que están en capacidad de suministrar un bien o servicio. Un proveedor que desee construir una relación comercial con una empresa que establezca esta precalificación como requisito de vinculación, deberá conseguir esta homologación antes de comenzar a suministrar sus productos o servicios.
n) Manual de compras: Guía o carta de navegación mediante la cual se proporcionan definiciones, conceptos, nociones y actividades relacionadas con la gestión de las compras e ilustra sobre las etapas del proceso de contratación que opera dentro de la organización. Sirve como soporte a las actividades relacionadas con la adquisición de
bienes o servicios y en él se establecen las directrices a seguir por parte de las áreas consumidoras o aquellas que
plantean la requisición de una necesidad.
o) Manual de contratación: Documento normativo que señala las reglas que rigen el proceso de contratación dentro
de la organización, cuyo contenido de obligatorio cumplimiento establece las normas internas que regulan dicho
proceso, su alcance, procedimientos, vigencia y campo de aplicación, entre otros aspectos.
p) Negociación: Etapa del Proceso de adquisición de un bien o servicio, en cuyo desarrollo dos o más partes tiene la
oportunidad de llegar a un acuerdo respecto a las condiciones de una contratación, con miras a alcanzar un objetivo común; intercambiar y contraer obligaciones formales en relación con un aspecto determinado.
q) Plan de Compras: Descripción detallada de las necesidades de bienes o servicios a adquirir dentro de un periodo
establecido, definiendo los recursos y fecha de ejecución, tomando en consideración el presupuesto aprobado
para cada área de la organización.
r)
Proceso de compras: Procedimiento diseñado para obtener un bien o servicio con una calidad adecuada, en una
cantidad apropiada, a un precio justo y de la fuente correcta, con el fin de hacer eficiente la operación.
s)
Proceso de contratación: Sucesión de etapas, realizadas en orden lógico, con el objetivo de satisfacer la necesidad de un bien o servicio, cuyo desarrollo lleva a la suscripción y ejecución de un contrato.
t)
RFI (Request for Information, solicitud de información): Documento que sirve para solicitar información básica de
mercado e identificar posibles proveedores.
8
u) RFQ (Request For Quotation, solicitud de cotización): Documento que sirve para obtener propuestas de costo
cuando se cuenta con una especificación clara y estándar.
v)
RFP (Request for Proposal, solicitud de propuesta): Documento destinado a obtener propuestas, las cuales pueden incluir información de costo, cuando se cuenta con una especificación preliminar no estandarizada.
w) SRM (Supplier Relationship Management): Enfoque integral para la gestión de las interacciones de una empresa con las organizaciones que suministran los bienes y servicios que utiliza. El objetivo de la gestión de relaciones con proveedores (SRM) es para agilizar y hacer más eficaces los procesos entre la empresa y sus proveedores.
Dentro de la herramienta SAP es un módulo de compras existente diseñado para la generación de Solicitudes de
Pedidos, documentos de adquisición de un bien o servicio, estrategias de liberación, y administración de proveedores, entre otras actividades.
x)
SGC (Sistema Gestión Contratos): Aplicativo implementado para el control y gestión de los procesos de contratación realizados por ETB, en el cual se registran los datos relacionados con las etapas y subetapas de su desarrollo.
y)
Short List (lista corta de proveedores): Listado de proveedores seleccionados bajo un criterio estándar para participar en un proceso de compra.
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5 RELACION DE COMPRAS CON CONTRATACIÓN
10
MANUAL DE CONTRATACION
Etapa de
Planeación
Etapa
Precontractual
Etapa
Contractual
Entorno
Corporativo
Obtención y
Selección de
Ofertas
Implementación
Análisis de la
Demanda
Negociación
Gerenciamiento
del Proveedor
Análisis de las
fuentes de
Abastecimiento
Definición de la
Estrategia de
Abastecimiento
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6
ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
El Abastecimiento estratégico tiene como propósito determinante obtener un bien o servicio con la calidad adecuada, en la
cantidad apropiada, a un precio justo, en el lugar indicado y de la fuente correcta, de acuerdo con las necesidades y el
marco de acción de ETB, con el fin de hacer eficiente la operación, desarrollando para el efecto, actividades que transforman, por medio de los recursos disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio, en la provisión que requiere la cadena de abastecimiento.
El propósito de desarrollar una estrategia corporativa es establecer la mejor forma de alcanzar la misión, visión y objetivos
de la organización. Considerando lo anterior, la función de compras y abastecimiento estratégico debe alinearse con tales
fines, basándose en el conocimiento, tanto de las fuentes de suministro, como de las condiciones en las que deben adquirirse los bienes y servicios, así como de las implicaciones que resultan de la toma de las decisiones de compra en relación
con:
ETAPA 1. ENTORNO CORPORATIVO
• Enfoque de la Función de Compras y aprovisionamiento
• Centralización de la función de Compras y Aprovisionamiento
ETAPA 2. ANÁLISIS DE LA DEMANDA
• Presupuesto y Plan de compras
• Impacto en el negocio
• TCO/CT Comprar (Costo Total de Comprar)
ETAPA 3. ANÁLISIS DE LAS FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
• Naturaleza de la categoría
• Riesgo del mercado de compras
• Lista corta de proveedores y homologación
• RFI/RFQ/RFP
ETAPA 4. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE
ABASTECIMIENTO
• Matriz de la categoría del gasto
• Estrategia de Suministro
• Términos de Referencia (Proceso de Contratación)
ETAPA 5. OBTENCIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN • Negociación
• Conceptos de ahorros
ETAPA 6. IMPLEMENTACIÓN
ETAPA 7. GERENCIAMIENTO DEL PROVEEDOR
• Ejecución del contrato
• Evaluación de desempeño de proveedores
• Desarrollo de proveedores
12
6.1
Categoría del Gasto
Como parte integral del análisis de necesidad para la compra de un bien o servicio y como principio orientador para adelantar la etapa de negociación, es pertinente realizar la clasificación de la categoría de gasto a la cual corresponde. Una herramienta útil para este efecto es la llamada Matriz de Categorías de Gasto, que se basa en el estudio y análisis de los siguientes aspectos:
a)
Análisis del Impacto en el Negocio: Establece la importancia de la categoría y la dimensión de su impacto en la operación y/o el negocio.
El impacto en el negocio está determinado por la importancia de la categoría y la dimensión en la operación; igualmente, está relacionado con el gasto, a mayor gasto, mayor impacto en la organización.
b) Análisis del Riesgo del Mercado: Mide el riesgo al que estamos expuestos en el mercado de abastecimiento de la categoría seleccionada. La matriz de la Categoría del Gasto permite tipificar las compras en 4 cuadrantes, de acuerdo con 2
variables: riesgo del mercado e impacto en el negocio.
Alto
MATRIZ DE LA CATEGORIA
ALIANZAS
ESTRATEGICAS
IMPACTO DEL NEGOCIO
APALANCAMIENTO
CUELLOS DE
BOTELLA
Bajo
NO CRÍTICAS
Bajo
RIESGO DEL MERCADO
Alto
Partiendo de este resultado, podemos definir el Enfoque de la Estrategia que también va a orientar la negociación, tomando en consideración para cada una de ellas, el foco de la estrategia y las tácticas a desarrollar:
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A. ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA –APALANCAMIENTO: Su foco de estrategia es usar la ventaja competitiva para deducir
el Costo Total de Propiedad (TCO) y el uso del volumen como herramienta de negociación. Las tácticas para este enfoque son:
Estandarizar especificaciones.
RFQs, licitaciones, generar competencia en el mercado.
Consolidación de volúmenes y/o necesidades.
B. ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA-NO CRÍTICAS: Su foco de estrategia es simplificar el proceso de compra para buscar
eficiencia y reducir el número de proveedores. Las tácticas para este enfoque son:
Estandarización de especificaciones.
Negociar con estándares de precio.
Consolidar donde se pueda.
Automatizar.
Usar los servicios o valores agregados de los proveedores.
Consolidación de volúmenes y/o necesidades, tercerizar, delegar en usuarios.
Negociación directa o subastas, dependiendo del poder que se tenga ante los proveedores.
C.
ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA-CUELLOS DE BOTELLA: Su foco de estrategia es reducir o eliminar los riesgos y exposición a las alzas de precio y a problemas de abastecimiento y diseñar planes alternativos. Las tácticas para este enfoque son:
Análisis “hacer o comprar”.
Considerar nuevos proveedores, desarrollar proveedores.
Mejorar Procesos.
“ahorros compartidos” basados en mejora de productividad.
Identificar y eliminar desperdicios en el proceso.
Contratos a largo plazo.
Negociación directa y de costos abiertos.
D. ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA-ALIANZAS ESTRATÉGICAS: Su foco de estrategia es asegurar la compra a largo plazo
y orientarse hacia la integración y relación con el proveedor. Las tácticas para este enfoque son:
Exclusividad de uso.
Medir la satisfacción del cliente interno para usarlo como herramienta de negociación (encuestas )
Involucrar fuertemente a las áreas usuarias.
Contratos a largo plazo.
Compartir información de mercado.
Desarrollo de operaciones verticalizadas (“in house”).
Negociación directa y de costos abiertos.
14
6.1.1
RFx (RFI, RFP, FFQ) y Estudios de Mercado
Las RFx son estrategias que se usan para obtener información del mercado:
a)
RFI: Se usa cuando se quiere identificar potenciales proveedores que puedan satisfacer una necesidad interna de la
compañía. Este resultado se puede depurar aun más, utilizando criterios de homologación para generar una lista corta
de proveedores (Short List).
b) RFP: Se usa cuando, si bien la empresa tiene claro cuál es su necesidad, no esta tan segura de cómo resolverla, o lo
que es lo mismo, no cuenta con una especificación clara y estandarizada. La estrategia RFP se puede asimilar a los borradores de términos a los que se refiere el manual de contratación. Los proveedores retornan con una propuesta de
solución que puede o no contener información de costo.
Luego de recibir una RFP típicamente existen tres escenarios posibles:
Primero: De un listado previamente creado que detalle ítems evaluables (técnicos, económicos) de acuerdo a la
necesidad a satisfacer, se evalúan las ofertas presentadas y se selecciona la ganadora.
Segundo: Se opta por una de las soluciones presentadas y se procede a afinar detalles con el proveedor seleccionado (caso en el que una de las ofertas presentadas sea exactamente lo que buscamos y encaje en la definición de
selección directa del Manual de Contratación).
Tercero: Se utilizan los RFP recibidos para construir una especificación estándar y se devuelve al mercado en forma
de RFQ.
c)
RFQ: Se usa cuando se quiere obtener información de costos de mercado. Tiene como pre requisito el contar con una
especificación clara y estándar, pues toda la información que se obtiene de una RFQ es de precio/costo.
La RFQ se puede usar como fase final de un proceso de decisión de compras o bien, como herramienta para estudios
de mercado.
d) ESTUDIO DE MERCADO: Es una definición genérica de la actividad que se hace para obtener información de mercado y
que puede tomar la forma de una RFI (cuando solo queremos identificar potenciales proveedores) o una RFQ cuando
queremos identificar precios/costos de mercado. Para el caso en el que tome la forma de RFQ, lo que se debe garantizar es salir al mercado con una especificación corta pero suficiente, para que todos los proveedores puedan responder
bajo las mismas condiciones y se debe hacer de preferencia con proveedores homologados.
Para realizar los estudios de mercado es pertinente tener en cuenta los siguientes aspectos:
Pretender hacer estudios de mercado sin considerar las recomendaciones precedentes causa resultados con
dispersiones estadísticas altas y pérdida de credibilidad de ETB ante el mercado de abastecimiento.
En concordancia con lo establecido en los estatutos de ETB, es necesario contar con los estudios de mercado
pertinentes que soporten las contrataciones realizadas con las entidades filiales de la empresa, así como
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aquellas en las que tenga participación (Colvatel, Contact Center). Lo mismo aplica para contratos a celebrar
con entidades en las que el Distrito Capital cuente con participación.
Lista Corta De Proveedores (Short List): Este documento contiene el listado de los proveedores mejor calificados, como resultado de la elaboración del análisis de mercado. La calificación asignada a cada uno de ellos puede resultar de la evaluación realizada por un tercero o de una calificación objetiva diseñada para asignarle un
puntaje.
6.2
Rol del Comprador Estratégico
a)
Acompañar los procesos de contratación cuyo monto supere los 1.600 SMMLV (Salarios Mínimos Legales Vigentes) y los acuerdos de contratos que impliquen adiciones de más de 1.600 SMMLV ó los que el Facultado
requiera sin importar el monto.
b) Entregar la lista corta de proveedores para los procesos de de adquisición de un bien o servicio cuyo acompañamiento se haya iniciado desde la etapa de planeación y estructuración.
c) Realizar los estudios de mercado.
d) Tipificar las categorías del gasto en la matriz de abastecimiento y recomendar a las áreas solicitantes las estrategias generales que sean del caso.
e) Realizar la negociación económica de los procesos de contratación y las modificaciones que impliquen adiciones a los contratos con un monto superior a 1.600 SMMLV ó los que el Facultado requiera sin importar el
monto.
f) Dar recomendaciones relacionados con los términos de referencia para la compra de un bien o servicio, con
base en los criterios de abastecimiento estratégico.
g) Realizar recomendaciones para la adjudicación de los procesos de adquisición de un bien o servicio.
h) Velar por la consolidación de las compras con miras a optimizar las estrategias de abastecimiento.
i) Realizar la referenciación dentro del procedimiento de homologación de los proveedores extranjeros.
16
7 PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION
FORMULACIÓN DEL
PLAN DE COMPRAS
Y ESTRATEGIAS DE
ABASTECIMIENTO.
ANÁLISIS DEL
REQUERIMIENTO Y
CONVOCATORIA
SELECCIÓN Y
ADJUDICACIÓN
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA DEL
CONTRATO
PROCEDIMIENTOS
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MONITOREO Y
SUPERVISION
TECNICA DEL
CONTRATO
PROCEDIMIENTOS
DE COMPRAS Y CONTRATACION
FORMULACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Y ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO
Va desde la identificación de las necesidades de
Abastecimiento, el costeo y definición del plan de
compras.
Hasta el estudio de mercado y la generación de la
lista corta de posibles proveedores (Short List)
ANÁLISIS DEL REQUERIMIENTO Y CONVOCATORIA
Va desde la revisión y definición de las
condiciones o términos de contratación, previo
concepto de las áreas competentes
Hasta la presentación de ofertas
SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN
Va desde la revisión, evaluación de las ofertas y
negociación
Hasta la adjudicación, suscripción del contrato,
aprobación de garantías y orden de inicio
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL CONTRATO
Hasta la evaluación del proveedor y elaboración
de informe de ejecución administrativa y
financiera del contrato
Va desde reunión de inicio y formulación del
pedido o servicio
MONITOREO Y SUPERVISION TECNICA DEL CONTRATO
Va desde el análisis de la información técnica del
contrato
Hasta la evaluación técnica y elaboración de
informe de ejecución técnica del contrato
18
8 PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Y ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO.
8.1.1
Presupuesto
Presupuesto es el respaldo económico de recursos que se estima, será necesario para efectuar la adquisición de un bien
o servicio, a través de un proceso de contratación.
A continuación, algunos aspectos a tener en cuenta sobre este concepto:
Antes de iniciar cualquier proceso de contratación se debe validar si existen recursos en el presupuesto. Para adicionarse o prorrogarse un contrato se contará con el respaldo presupuestal correspondiente en la respectiva vigencia.
La solicitud de recursos presupuestales para los procesos de contratación o adición que vayan a iniciarse, deberá formularse ante la Gerencia de Planeación Financiera o quien haga sus veces, con una antelación no inferior a 30 días a la
fecha prevista en el Plan de Compras, para dar inicio al proceso. Dicha Gerencia dará respuesta a la solicitud a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.
Cuando se ingresa al Sistema Gestión Contratos un proceso, el líder del mismo en el área consumidora discriminará a
cuales ID del Plan de Compras afecta cada uno de los conceptos que conforman el objeto a contratar y por ende, abrir
tantas posiciones como bienes, obras o servicios vayan a contratarse. Ejemplo: Suministro de elementos de ferretería.
Las solicitudes que se formulen ante la Gerencia de Abastecimiento, relacionadas con modificación, adición o redistribución del Plan de Compras que comprometa recursos, deberá estar precedida de la aprobación de la Gerencia de Planeación Financiera o quien haga sus veces.
En general, cualquier obligación contractual que genere variación en los recursos económicos presupuestados contará
con el respaldo previo de la totalidad de los recursos presupuestales, teniendo en cuenta el plazo del contrato.
Con el fin de evitar el incumplimiento de los plazos para solicitar la asignación de recursos ante la Gerencia de Planeación Financiera y la radicación de los procesos o solicitudes de prórroga y adición de los contratos en la Gerencia de
Abastecimiento, es necesario planear las actividades de tal manera que ETB no quede desprovista de los bienes, obras
o servicios requeridos, teniendo en cuenta además, que de acuerdo con la instrucción impartida por el Presidente de la
empresa, es necesaria su aprobación para los contratos, solicitudes de prórroga y/o adición de los contratos.
8.1.2
Plan de compras
Antes de planificar el suministro, es necesario conocer los bienes y servicios que la organización debe comprar, cuáles
serán los modelos de la demanda y el monto presupuestado con tal propósito (Centro de Comercio Internacional, 2010).
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Considerando lo anterior, un plan de compras es la descripción detallada de las necesidades de bienes o servicios a adquirir dentro de un periodo establecido, definiendo los recursos y fecha de ejecución, atendiendo el direccionamiento
de los planes estratégicos de la Empresa y el presupuesto aprobado para cada área.
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, en orden de importancia, dentro de un período de tiempo determinado. En la planificación se pueden identificar los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega y calidad, entre otros aspectos determinantes.
El Plan de Compras es un insumo básico para que el área de compras pueda generar una actividad proactiva y adelantada a las necesidades de las áreas usuarias (p ej., permite generar estudios de mercado, con su correspondiente base
de proveedores homologados, alineadas con las categorías de gasto de la compañía, antes de que siquiera se piense en
generar procesos de contratación).
A continuación, se muestran puntos a tener en cuenta respecto al Plan de Compras y su elaboración:
a) Elaboración plan de compras
El Plan de Compras será elaborado teniendo en cuenta las necesidades de contratación de bienes y servicios, tomando
como base el presupuesto revisado, presentado por cada área y aprobado para la respectiva vigencia.
El Plan de Compras determinará en forma detallada, los bienes, servicios y obras a ser adquiridos, incluyendo aquellos
que hacen parte de los Proyectos Estratégicos Corporativos aprobados por la Junta Directiva.
b) Plazos de entrega
Una vez se haya presentando el presupuesto de la siguiente vigencia para ser aprobado por Junta Directiva, se elaborará con base en él, un plan de compras preliminar, el cual será entregado vía correo electrónico a la Gerencia de Abastecimiento. Una vez aprobado dicho presupuesto, cada vicepresidencia realizará, si así lo requiere, los ajustes necesarios
y los deberá enviar vía correo electrónico a la Gerencia de Abastecimiento.
En el plan de Compras de cada Vicepresidencia se incluirán los procesos de contratación y acuerdos que vayan a suscribirse en el área durante el año y que requieran recursos económicos para su ejecución. Para el efecto, es necesario tener presente que los poderes para contratar en la empresa están dados en relación directa con las funciones propias
del área, lo que quiere decir que cada una de las áreas incluirá sus compras si ha sido designada como administradora
del respectivo rubro o cuenta.
A excepción de los convenios, el procedimiento indica que no se admitirán compras con denominación genérica o bolsas de compras, es decir, que en la columna de la plantilla, denominada “necesidad”, se relacionarán, de manera discriminada y separada, los nuevos procesos o acuerdos a contratos que correspondan a dicha necesidad, indicando claramente el objeto del proceso o de la modificación contractual respectiva. En otras palabras, en el Formato de Plan de
Compras (Numeral 3.3. literal a) se debe diligenciar, por fila, cada nuevo proceso de contratación o acuerdo. Para el
caso de convenios, el área los reportará de forma general con valor de $1.00.
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Aquellas compras que se han manejado en años precedentes de forma genérica, pueden ser desagregadas en el próximo Plan de Compras, a través de los históricos que se ven reflejados en la ejecución de los planes anteriores.
En las columnas correspondientes a “Proyecto” y “Código de Proyecto” y para aquellas compras donde aplique, deberá
establecerse a qué Programa Estratégico o Proyecto Funcional pertenece la necesidad.
Todos los valores del Plan de Compras se presentarán en pesos colombianos, incluyendo los impuestos asociados a cada compra. El Plan de Compras para el primer año deberá definirse de acuerdo con el Presupuesto aprobado para ese
año y no podrá superarse. Cuando la contratación supere un año, se incluirá, en forma discriminada, el valor estimado
de ejecución de cada año. Los valores para los años siguientes deberán presentar un comportamiento similar a la tendencia histórica del bien, obra o servicio a contratar. En las columnas del tercer año se acumulan los valores correspondientes a los años subsiguientes (Ver formato Plan de Compras, Numeral 3.3. Literal a)
Para procesos nuevos de necesidades que actualmente están cubiertas por un contrato vigente, cada área debe determinar la antelación con la cual radicará el proceso en el Sistema Gestión Contratos para su envío a la Gerencia de Abastecimiento.
Antes de definir la compra, las áreas deben verificar la existencia de stock en bodegas, el estado de ejecución de contratos con el mismo objeto y la proyección de demanda o la necesidad de aprovisionamiento para el año.
Cada responsable de la compra del área consumidora enviará al Soporte Administrativo de su vicepresidencia o a quien
se delegue, la información detallada sobre: objeto del proceso o modificación contractual, valor y cronograma.
Las áreas propenderán por la consolidación de las compras, esto significa que la empresa debe comprar por categoría
de gasto y no por unidad de negocio; en otras palabras, si cada unidad de negocio requiere, por ejemplo, suministro de
papelería, la empresa debe realizar un solo contrato para esta necesidad y no por cada área solicitante.
c) Modificaciones al plan de compras
Es posible generar modificaciones al Plan de Compras por circunstancias sobrevinientes, no previsibles, las cuales deberán solicitarse a través del Sistema de Gestión de Contratos con la debida justificación. Estas modificaciones serán
aprobadas por el Facultado para Contratar, aprobación que se hará constar por escrito o mediante correo electrónico.
Las modificaciones pueden consistir en adición, redistribución, liberación y reprogramación del Plan de Compras.
Un mismo proceso o acuerdo reportado en el Plan de Compras podrá ser objeto de varios tipos de modificación (Formato Seguimiento Plan de Compras, Numeral 3.3. literal b)
Adición al plan de compras: Sea por compras nuevas o un mayor valor en la compra prevista, requiere en todo caso de previa aprobación presupuestal de la Gerencia de Planeación Financiera.
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Redistribución: Novedad de recursos asignados, disminuyéndolos a una necesidad o incrementándolos a otra en el
mismo valor, siempre que se trate de recursos de la misma índole (gasto o inversión).
Liberación total o parcial: Cancelación del total o del saldo de recursos proyectados. La Gerencia de Abastecimiento reportará las liberaciones a la Gerencia de Planeación Financiera, dentro del día hábil siguiente a su realización.
En este caso, no habrá reactivación de saldos liberados. El líder del Equipo de Gestión de Contratación informará
al Equipo de Presupuesto de la Gerencia de Planeación Financiera, o a quien haga sus veces, los procesos de compras en los que no hay adjudicación, para efectos de la administración de los recursos presupuestales disponibles.
Reprogramación: Consiste en modificar las fechas de inicio del proceso o suscripción del contrato o acuerdo, previstas en el cronograma.
La medición de indicadores de las reprogramaciones se hará sobre el Plan de Compras inicial. Si se realizan un mes antes de la fecha prevista, sólo por una vez y siempre y cuando el total de los procesos o acuerdos modificatorios reprogramados no exceda el 30% del total del Plan de Compras, el indicador se entenderá como cumplido en la medición.
Este 30% corresponde al valor del plan de compras en recursos.
Las áreas deberán ir revisando la prioridad de necesidades, para que al momento de ser aprobado el Presupuesto, puedan proceder de forma ágil a elaborar el Plan de Compras definitivo, por cuanto el inicio de procesos de contratación o
la suscripción de acuerdos no podrá adelantarse hasta tanto se haga el cargue del Plan de Compras en el Sistema de
Gestión de Contratos.
Cabe anotar que la Gerencia de Abastecimiento remite con destino a la Contraloría, a más tardar el 31 de enero de
cada año, el Plan de Compras consolidado de la compañía, por lo que la información correspondiente debe estar consolidada a mas tardar el 15 de enero de cada año. La Gerencia de Abastecimiento realizará una revisión de la información remitida y en caso de no haberse elaborado en las condiciones descritas, realizará la devolución al área para ajustes, dentro de los tres días hábiles siguientes.
d) Cesta de compras
La cesta de compras es el número emitido por SRM para la identificación de una necesidad específica con base en el
cual se personaliza un proceso, recurso, proyecto y actividades propias relacionadas con la adquisición de un bien o servicio; es utilizada para el manejo, control y gestión de las contrataciones realizadas por ETB.
Es necesario tener en cuenta que las cestas de compras no pueden ser reutilizadas. El soporte administrativo expedirá
las cestas presupuestales de acuerdo con los documentos radicados y registrados en el sistema y solicitará al Facultado
para Contratarla liberación de las cestas en SRM.
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8.1.3
Flujograma Formulación del Plan de Compras y Estrategias de Abastecimiento.
1. Áreas identifican
necesidades de
abastecimiento.
FORMULACION
DEL PLAN DE
COMPRAS Y
ESTRATEGIAS DE
ABASTECIMIENTO.
2. Áreas costean las
necesidades de
abastecimiento.
4. ¿Se
aprueba el
plan de
compras?
3. Áreas establecen plan
de compras.
SI
9. Gerencia de
Abastecimiento comunica
plan de compras.
8. Gerencia de
Abastecimiento consolida
plan de compras.
7.Planeación Presupuestal
aprueba recursos.
6.Área solicita aprobación
ajuste plan de compras.
5.Área ajusta plan de
compras.
10. Comprador Estratégico
clasifica las necesidades
de acuerdo a las
categorías definidas.
11. Comprador Estratégico
analiza el impacto en el
negocio.
12. Comprador Estratégico
realiza análisis de fuerza
de mercado.
13. Comprador Estratégico
define la estrategia de
abastecimiento.
14. ¿Se
aprueba la
estrategia de
abastecimiento
?
NO
Fin
17. Comprador Estratégico
genera lista corta de
posibles proveedores.
16. Comprador Estratégico
realiza investigación de
mercado.
15. Comprador Estratégico
valida y gestiona
homologación de
proveedores.
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NO
SI
8.1.4
Herramienta para proyección de tiempos y etapas en los procesos de contratación
(PROTEC)
Este aplicativo permite planear el proceso de adquisición de un bien o servicio, teniendo en cuenta los tiempos establecidos para cada actividad de las etapas de planeación y estructuración y, de la etapa precontractual, considerando las
diferentes modalidades de contratación.
Es preciso anotar que los plazos allí determinados son los máximos; pueden modificarse por el área solicitante según la
prioridad sin afectar los tiempos que competen a otras áreas. De ser necesario, el usuario puede modificar los plazos
que están definidos en días hábiles, para aquellas etapas que son de su competencia.
El usuario tiene varias alternativas según la modalidad de contratación:
Ingresando en el aplicativo la fecha en la que se proyecta suscribir el contrato para cubrir la necesidad del
bien o servicio, la herramienta suministra las fechas básicas que debe surtir el proceso para cumplir con dicha
proyección.
Ingresando la fecha de inicio de la etapa de planeación, el aplicativo calculan las fechas hasta la suscripción
del contrato.
Ingresando la fecha de suscripción, calcula las fechas de la etapa precontractual.
Ingresando la fecha de inicio de la etapa precontractual, calcula las fechas hasta la suscripción del contrato
Link para el aplicativo: APLICATIVO PROTEC
El instructivo para el manejo del aplicativo: MANUAL DE INSTRUCCIONES
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9 PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS DEL REQUERIMIENTO Y CONVOCATORIA
9.1.1
Análisis de la necesidad
El análisis de necesidad es el punto de partida para cualquier proceso de compra. Se refiere al ejercicio de garantizar que se
entiendan las características de los requerimientos de bienes o servicios demandados por la compañía, para luego poder
salir al mercado a explorar las mejores propuestas, con el fin de satisfacerlas y diseñar una estrategia para su obtención o
para decidir que lo óptimo es manejarlas con los recursos internos.
Se formalizará mediante un documento (Memorando de Análisis de Necesidad, Numeral 3.3. Literal e), generado por el
área usuaria y suscrito por el Facultado para Contratar, que como mínimo, contendrá el análisis de oportunidad,
conveniencia y necesidad de adquirir el bien, obra o servicio que se pretenda contratar, además de su descripción, el
estimativo y soportes de análisis de los precios y costos correspondientes, así como la justificación del procedimiento de
contratación a utilizar.
A continuación unos puntos a tener en cuenta sobre este concepto:
Cuando se trate de contratación de obras, se incluirá el análisis jurídico y técnico sobre: Los diseños, mapas, planos y
demás estudios técnicos que requiera la obra y su fase de desarrollo; La identificación y el estado de trámite de las
licencias, autorizaciones, permisos y/o estudios y los costos asociados al cumplimiento o desarrollo de cada una de las
anteriores exigencias.
En la descripción de los bienes o servicios preferiblemente no se debe hacer referencia a marcas o nombres
comerciales, patentes, diseños, fabricantes, ni ninguna descripción que determine la compra a una marca o fábrica,
salvo cuando así sea justificado por el Facultado en los análisis de necesidad.
Previo al inicio de cualquier procedimiento de contratación se debe realizar la revisión de los bienes disponibles en
bodegas y los pedidos que se encuentren en curso.
9.1.2
Desarrollo de Proveedores
El desarrollo de proveedores es una metodología de dos fases que garantiza a la empresa que los proveedores con los que
cuenta sean idóneos, estén en la capacidad de trabajar a largo plazo con la compañía y cumplan con unos estándares mínimos pre establecidos por ETB y armonizados con la industria y las reglamentaciones aplicables. Implica la gestión de acompañamiento, partiendo del resultado de la homologación y de la evaluación de desempeño del proveedor, para mejorar la
capacidad de sus proveedores en términos de calidad, eficiencia, eficacia y oportunidad.
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Se compone de 2 fases:
a) Homologación: Se realiza antes del registro del proveedor a la data maestra de ETB.
b) Evaluación: Se elabora por el supervisor y comprador operacional durante la ejecución del contrato.
Pre:
Durante:
HOMOLOGACIÓN
EVALUACION DE PERFORMANCE
Desarrollar a los proveedores es importante porque:
Permite conocer continuamente el estado del proveedor (reducción del riesgo).
Hace transparente la relación y alinea expectativas.
Se crea un sistema colaborativo.
Se genera la posibilidad de obtención de ahorros.
9.1.3
Homologación de proveedores
Este es un procedimiento que hace parte de la gestión de desarrollo de proveedores, en virtud del cual se determina la
viabilidad financiera, riesgo reputacional, parámetros de compras sostenibles y responsabilidad social de un proveedor,
previo a su inclusión como fuente de abastecimiento aprobada para ETB. Se establecen además para el efecto, criterios
objetivos de calificación y clasificación para el registro y desarrollo de las personas naturales y jurídicas que eventualmente
suscribirán contratos con ETB o de aquellos que actualmente proveen determinado bien o servicio. Los objetivos de tal
procedimiento son:
Obtener un parámetro claro y objetivo para decidir si un proveedor está calificado para ingresar como fuente de abastecimiento de materiales y/o servicios para ETB.
Establecer un parámetro para apoyar en la decisión y en la elección entre varias fuentes de abastecimiento.
Documentar el estado financiero de un proveedor al ingreso a la base de datos de ETB.
Minimizar el riesgo que conlleva contratar con terceros.
Facilitar la creación de sinergias con los proveedores y promover su desarrollo.
Con tal propósito, ETB utilizará los servicios de una compañía evaluadora externa que será la encargada de efectuar la homologación o precalificación de los proveedores, cuya gestión facilitará el conocimiento de sus fortalezas y de las oportunidades de desarrollo comercial para mutuo beneficio.
Tomando en consideración la relevancia del conocimiento previo de quienes proveen bienes o servicios a ETB, se establece
como requisito previo para la inscripción del proveedor en la base de datos respectiva, el que haya sido homologado con
base en la metodología utilizada por la compañía evaluadora externa. Los reportes de homologación emitidos por la em-
26
presa calificadora se darán a conocer a los facultados para contratar como un valioso recurso de análisis de oferta de bienes y servicios, con el fin de construir nuevos y mejores negocios.
Las disposiciones relativas a la Homologación de proveedores se encuentras reguladas en las Políticas Financieras de Contratación (Ver Numeral 3.1. literal f).
9.1.4
Registro de proveedores
ETB cuenta con una base de datos de proveedores que es administrada por la Gerencia de Abastecimiento.
Si un proveedor aspira a inscribirse, cumplirá el procedimiento y requisitos que exija ETB. Toda la información suministrada
en el formato de inscripción de proveedores debe corresponder a la que el proveedor entregue a las autoridades tributarias y entidades financieras, de conformidad con lo establecido en las disposiciones relativas al Habeas Data (Formatos de
inscripción de Proveedores Nacionales e Internacionales, Numeral 3.3. Literales c y d).
ETB inscribirá a todas las personas naturales o jurídicas previamente a la celebración del contrato y podrá invitar y escoger
proponentes que se encuentren o no registrados en esta base de datos.
La base de datos de proveedores contendrá la información relativa a los productos y servicios que estén en capacidad de
proveer, su experiencia, información financiera, tributaria y comercial.
También se reportará la información relacionada con el desempeño del proveedor, relativa a los incumplimientos en que
hubiere incurrido durante la ejecución de actos o contratos celebrados o ejecutados con ETB y que hayan dado origen al
pago de sanciones o descuentos por concepto de incumplimiento.
Igualmente deberán reportar los descuentos efectuados por concepto de incumplimiento a los acuerdos de niveles de servicio.
9.1.5
Trámites de planeación y estructuración de los procesos
Para todos los procesos de contratación se adelantará una etapa de planeación y estructuración. Para tal fin y con posterioridad a la gestión de los recursos presupuestales ante la Gerencia de Planeación Financiera, el área solicitante del bien
o servicio, enviará por email la solicitud correspondiente al Líder del Equipo de Gestión de Contratación anexando los
siguientes documentos:
Memorando de Análisis de Necesidad, sin firma del Facultado para Contratar (Formato Análisis de necesidad, Numeral
3.3. Literal e)
Formato de Solicitud de Bienes y Servicios, sin firma del Facultado para Contratar (Formato de Solicitud de Bienes y
Servicios Numeral 3.3. Literal f).
Capítulo Técnico de los Términos de Referencia.
Borrador del Anexo Financiero.
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9.1.6
Flujograma para la planeación y estructuración de todos los procesos:
1. El área consumidora realiza el
análisis de la necesidad y solicita los
recursos presupuestales para los
procesos de contratación o adición
ante la Gerencia de Planeación
Financiera, con una antelación no
inferior a 30 días a la fecha prevista en
el Plan de Compras para dar inicio al
proceso.
2. El área consumidora envía por
correo electrónico la solicitud al líder
del Equipo de Gestión de
Contratación, anexando memorando
de análisis de la necesidad (sin firma),
Formato de solicitud de bienes y
servicios (sin firma), borrador del
anexo financiero y términos técnicos.
5. El área consumidora tiene dos (2)
días para realizar y entregar al Gestor
de Contratación los ajustes al capítulo
técnico según reunión de
entendimiento.
6. Los equipos jurídico, de impuestos y
económico tienen dos (2) días para
entregar al Gestor de Contratación
los capítulos respectivos según lo
acordado en la reunión de
entendimiento.
9. El área consumidora tiene entre uno
(1) y diez (10) días para: Crear las
cestas de compras en SRM, crear el
trámite en SGC, adjuntando el formato
de bienes y servicios y el memorando
de análisis de necesidad (firmados por
el facultado) e incluir las cestas de
compras y para radicar los
documentos originales ante el Líder
de Gestión de Contratación.
10. FIN DE ETAPA DE PLANEACION Y
ESTRUCTURACION DEL PROCESO
9.1.7
3.El líder del Equipo de Gestión de
Contratación tiene un (1) día para
enviar el proceso al Gestor de
Contratación responsable y para
direccionarlo a los Equipos Jurídico y
Económico.
4. El Gestor de Contratación tiene
tres (3) días para enviar por correo
electrónico, el memorando de análisis
de la necesidad (sin firma), el Formato
de solicitud de bienes y servicios (sin
firma), el borrador del anexo
financiero y los términos técnicos a
los Equipos Jurídico, Económico y de
Impuestos y al comprador estratégico
de la Gerencia de Abastecimiento.
En este mismo término coordina y
realiza la reunión de entendimiento
(si es necesario)
7. El Gestor de Contratación tiene un
(1) día para consolidar el borrador de
los términos de referencia (capítulos
jurídico, económico, de impuestos y
técnico).
8. El Gestor de Contratación tiene un
(1) día para enviar a las áreas el
consolidado de los términos de
referencia para su aprobación final.
Trámites en el sistema de administración de la contratación
El trámite de contratación debe realizarse sin excepción a través del Sistema de Gestión Contractual (SGC), el cual es, por
ahora, el sistema usado para la administración del flujo del proceso de contratación.
A continuación, algunos puntos a tener en cuenta:
Para poder radicar el proceso en la Gerencia de Abastecimiento se debe tener el número del trámite asignado por el
SGC y dicho trámite debe haber sido recibido por ésta Gerencia.
La excepción en la creación del trámite en el Sistema de Gestión Contractual para iniciar un proceso, adición y prórroga, modificación o prórroga, será autorizada por el Gerente de Abastecimiento, previa demostración de los inconvenientes registrados en el sistema, mediante el número de tiquete asignado por la mesa de servicio. Sin embargo, el
trámite debe quedar ingresado en tal sistema a más tardar al día hábil siguiente a aquel en que se superó la falla.
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a) Documentos que se deben ingresar en el trámite en el Sistema Gestión Contratos:
Formato de Solicitud de Bienes y Servicios diligenciado y firmado por el Facultado para Contratar.
Memorando del análisis de la necesidad, firmado por el facultado.
Términos de Referencia consolidados (Los ingresa el gestor del proceso de contratación).
b) Documentos que se deben radicar físicamente en la Gerencia de Abastecimiento:
Formato de Solicitud de Bienes y Servicios diligenciado y firmado por el Facultado para Contratar.
Memorando del análisis de la necesidad, firmado por el facultado.
Para recibir los documentos físicos requeridos para iniciar un proceso de contratación, el Líder del Equipo de Gestión de
Contratación verificará que tiene el trámite ingresado en el Sistema Gestión Contratos, lo enviará al gestor de contratación responsable, quien efectuará la verificación de los documentos y trámites definidos para el efecto y decidirá si el
proceso continúa o se devuelve en el Sistema de Gestión de Contratos; en este último caso aclarará las razones que motivaron la devolución.
Para tramitar un proceso con el fin de suscribir un contrato de arrendamiento se requerirá:
Memorando de análisis de la necesidad y Formato de Solicitud de Bienes y Servicios firmados por el Facultado, documento de aceptación del arrendador, certificado de tradición y libertad del inmueble con vigencia no mayor a tres meses,
certificado de existencia y representación legal/acta de nombramiento del Administrador o Representante Legal de la copropiedad, copia de la cédula del representante legal, copia del RUT, autorización de fiduciaria (si fuera el caso) y certificación de la cuenta del arrendador.
9.1.8
Autorización Junta Directiva
Para determinar si un proceso requiere la autorización que debe emitir la Junta Directiva con base en los estatutos de ETB,
se tendrá en cuenta el valor del presupuesto incluido el IVA.
La autorización de la Junta Directiva se emitirá antes del inicio del proceso, es decir, previamente a la fecha en la cual se
radica ante la Gerencia de Abastecimiento; en consecuencia, los responsables de los procesos de contratación de las áreas
consumidoras prepararán la documentación correspondiente para efectos de tramitar oportunamente en Secretaría
General, por intermedio del Facultado para Contratar, la solicitud de la citada autorización ante la Junta Directiva
Tomando en cuenta las directrices precedentes, se gestionará dicha autorización para las contrataciones con un presupuesto mayor a 70.000 SMMLV ($43.120.000.000).
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9.1.9
Autorización de Presidencia
De conformidad con la instrucción impartida por la Presidencia de ETB, los procesos de invitación pública y de invitación
privada seguirán su curso normal hasta la etapa de negociación. Culminando esta etapa y antes de la adjudicación deberá
informarse el resultado de dicha negociación al Presidente, para que emita la aprobación respectiva. Por tal razón, las prórrogas de la etapa de negociación, de ser necesarias, deben solicitarse con la suficiente antelación para que la Presidencia
de ETB revise los temas objeto de aprobación.
Para la selección directa y las adiciones y/o prórrogas de los contratos, la solicitud debe contar con el visto bueno del Presidente antes de ser radicada en la Gerencia de Abastecimiento.
9.1.10 Términos de referencia
Especificar los requerimientos para la adquisición de un bien o servicio constituye un factor determinante de costo y efectividad; unos términos de referencia confusos o incorrectos pueden resultar en la interrupción o retraso en el suministro
o acarrear costos adicionales en el evento en el que el bien o servicio adquirido no cumpla las condiciones requeridas
por la organización (Centro de Comercio Internacional, 2010).
En ETB, las áreas solicitantes del bien o servicio son las encargadas de elaborar las condiciones técnicas de los términos de
referencia, actividad en la que es importante involucrar al comprador estratégico, en razón a su contacto frecuente con los
proveedores y a sus conocimientos comerciales sobre el mercado de abastecimiento y las opciones disponibles de compra.
Los términos de referencia deberán ser elaborados previo el inicio de cualquier procedimiento de contratación y contendrán como mínimo los siguientes requisitos:
a)
La descripción del bien, obra o servicio que se pretenda contratar.
b)
La identificación, el cronograma y los plazos de las diferentes etapas del proceso;
c)
Las reglas objetivas, claras y completas que gobiernan la presentación de las ofertas, la garantía de seriedad de la
propuesta, los factores de evaluación y la adjudicación del contrato;
d)
Las razones y causas que generan el rechazo de las propuestas, su declaratoria de terminación y las consecuencias
de la información negativa del proponente.
e)
Todas las condiciones necesarias para la celebración y ejecución del contrato y demás asuntos relativos al mismo,
como las garantías contractuales.
f)
Las demás exigencias que se consideren necesarias según el tipo de procedimiento de contratación que se adelante
o el bien, obra o servicio que se pretenda contratar.
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g)
Se deberá incluir una regla en la que se entienda conocido y aceptado por los oferentes y participantes el Manual de
Contratación vigente.
ETB podrá elaborar borradores de términos de referencia para los procedimientos de contratación de Invitación Privada e
Invitación Pública cuando así lo considere, los cuales deberán contener todos los requisitos y exigencias dispuestas en este
artículo. La elaboración y envío de estos documentos a los interesados no constituye oferta mercantil y por lo tanto, no
obliga a ETB para iniciar el procedimiento contractual.
Si dentro de los términos de referencia se solicita una experiencia específica del oferente, la misma debe estar relacionada
con el objeto del contrato que espera suscribir ETB. Adicionalmente se recomienda especificar en relación con este aspecto:
La cantidad de contratos con los cuales se cumple el requisito, el valor mínimo y/o máximo de dichos contratos
antes de IVA en salarios mínimos mensuales legales vigentes.
El plazo de suscripción de los contratos con relación a la fecha de presentación de la oferta en ETB.
Si los contratos deben estar ejecutados o definir el porcentaje mínimo de ejecución de los mismos en relación
con el valor pagado antes de IVA. Para la valoración de la experiencia solo se tendrá en cuenta el valor ejecutado.
En caso de consorcios o uniones temporales solo se tendrá en cuenta el porcentaje ejecutado por el oferente que
acredita la experiencia.
Si se define que el área técnica debe modificar, adicionar los términos de referencia o eliminar información, se enviarán
las observaciones al equipo técnico del área consumidora para la respectiva modificación.
9.1.11
Cronograma
En todos los procesos de contratación que se tramiten a través de la Gerencia de Abastecimiento, deberá anexarse por el
área respectiva, un cronograma en el que se señalen los plazos de las diferentes etapas del proceso de contratación cuyas
fechas serán revisadas y ajustadas en la reunión de entendimiento. En todos los procedimientos de contratación el cronograma hará parte del Capítulo Jurídico de los términos de referencia.
9.1.12
Criterios de Gestión Ambiental
A continuación se describen algunos criterios ambientales genéricos a tener en cuenta para la elaboración de las condiciones técnicas, tomando en consideración la naturaleza del tipo de bien o servicio a adquirir.
Los bienes o servicios ambientalmente amigables son los que responden a uno o más de las siguientes características que
a analizarse para la adquisición de un bien o servicio:
Permiten hacer un uso más eficiente de los recursos (agua, energía, gas, papel, infraestructura, etc.),
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Utilizan menos energía (eléctrica, gas, mecánica, etc.) para un funcionamiento igual o más eficiente que los tradicionales,
Usan recursos renovables en su operación o en su producción,
Tienen bajo contenido o ausencia de sustancias toxicas,
Producen menos emisiones contaminantes,
Son más eficientes en el uso de las materias primas y por lo tanto producen menos residuos,
Su factura presenta un porcentaje de materiales reciclados,
Tienen una vida útil más larga que otros,
Son fáciles de reparar,
Son reusables o reciclables,
El producto o servicio cuenta con certificaciones ambientales, o se encuentra dentro de los indicadores ambientales de favorabilidad y confiabilidad (ISO 14000, FSC, MSC, Dow Jones, EMAS, Colibrí, Ángel azul, EU Ecolabel, Bird
Friendly, WWF, Öko Tex, Eco Cert, etc.)
Es necesario aclarar que estos criterios no se encuentran todos a la vez en cada bien o servicio; es preciso analizar cuál o
cuáles de éstos pueden estar presentes, y por lo tanto, ser considerados para la contratación. Es decir, se analizarán los
aspectos ambientales pertinentes, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato para lo cual se realizará la consulta
respectiva al Equipo de Gestión Ambiental de ETB o quien haga sus veces.
Teniendo en cuenta lo anterior, dependiendo de la naturaleza del contrato y el objeto a ejecutar, se podrán incluir previsiones relacionadas con el cumplimiento de la normativa ambiental, que establece listados de sustancias, productos y
bienes cuya comercialización está prohibida, restringida o sometida a autorizaciones especiales.
En concordancia con los aspectos ambientales significativos, se considerarán dentro de los términos de referencia, los
requerimientos relativos a la gestión ambiental de residuos especiales o peligrosos considerando los siguientes aspectos:
Cumplimiento de la normatividad de acuerdo con el residuo a manejar o disponer según el objeto contractual: Escombros, luminarias, grasas, aceites, lodos, llantas, carretes de madera, baterías de plomo ácido, entre otros
elementos.
Cumplimiento de la normatividad en cuanto a contaminación visual o auditiva.
Permisos y licencias requeridas por las autoridades para la disposición de residuos.
Certificados de disposición final que expedirán los gestores autorizados y entregarán a ETB, en la forma y según
la periodicidad que se le indique.
Diligenciamiento de informes con destino a las autoridades ambientales y entes de control en relación con gestión de aspectos ambientales.
9.1.13 Adendas o aclaraciones a los términos de referencia
La modificación, eliminación, adición y cualquier ajuste del contenido o alcance de los términos de referencia se realizará
por el Facultado para Contratar, mediante la expedición de adendas numeradas consecutivamente hasta la firma del contrato (Ver Formato Adenda de Modificación o Aclaración, Numeral 3.3. Literal j).
Las prorrogas a las etapas del proceso se realizarán igualmente mediante adenda suscrita por el Facultado para Contratar
(Ver Formato Adenda para prorroga, Numeral 3.3., Literal i)
32
Las adendas, antes de ser publicadas o enviadas a los oferentes, deberán ser revisadas por la abogada de la Gerencia de
Atención Legal y Contratos de Secretaria General a quien se le haya designado el respectivo proceso.
Para el caso de invitaciones públicas, las adendas deben ser publicadas en la Zona de Contratación de la página web de
ETB.
Todo este proceso se debe realizar asegurándose que se esté dentro de los plazos previstos en los términos de referencia.
En el evento en que no sea posible cumplir dichos plazos, el Facultado para Contratar deberá asegurarse de prorrogar los
plazos de las etapas del proceso, antes de su vencimiento.
El plazo de la etapa de solicitud de aclaraciones a los términos de referencia dentro de los procesos de contratación es perentorio, lo cual significa que la fecha prevista de vencimiento del citado plazo es la última oportunidad que tienen los
oferentes para formular dichas solicitudes. Por consiguiente, si un oferente realiza la solicitud vencido el plazo, no procede
responderle, pues se estaría quebrantando el principio de igualdad que rige los procesos de contratación en ETB.
En caso que ETB considere que de las preguntas realizadas por los oferentes resulta conveniente en beneficio del proceso
mismo, aclarar algún tema de los planteados, puede por iniciativa propia y no como respuesta al interesado, emitir una
adenda aclarando el numeral respectivo.
Si la aclaración puede llegar a producir un impacto en la presentación de la oferta o abre la posibilidad a otros interesados
que puedan haber considerado que no podían participar de no haberse ésta emitido, y/o se realiza en fecha muy cercana a
la prevista para el recibo de ofertas, debe prorrogarse el plazo de esta etapa para que los interesados cuenten con tiempo
suficiente para preparar o replantear su oferta, según el caso.
9.2
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
De conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación, ETB seleccionará a los proveedores mediante la utilización de los procesos de contratación de invitación privada, invitación pública y selección directa. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de la modalidad de invitación privada. Los procesos, de acuerdo con el
monto se realizarán según la modalidad así:
• Igual o
inferior a 500
SMMLV
• De 500
SMMLV
hasta 5000
SMMLV
• Mayor a
5000 SMMLV
SELECCIÓN
DIRECTA
INVITACIÓN
PRIVADA
INVITACIÓN
PUBLICA
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9.2.1
SELECCIÓN DIRECTA:
La modalidad de selección directa se utiliza cuando por calidades especificas del proveedor o el servicio o material a contratar, sólo es posible invitar a un único oferente. Las causales especificas para esto se enmarca en el manual de contratación, pero ejemplos de estos casos pueden ser: Consultorías, materiales con patentes, distribuidores/ proveedores exclusivos, asuntos que impliquen confidencialidad de la información, entrenamientos, etc.
También, procede cuando el valor del acto o contrato a celebrar sea igual o inferior a 500 smmlv, siempre y cuando se
pueda justificar la razón por la cual no pueda realizarse por invitación privada, modalidad que, debe recordarse, constituye la regla general.
Para estructurar el proceso de selección directa el área consumidora enviará por correo electrónico, al líder del Equipo de
gestores del proceso de contratación, los siguientes documentos:
Memorando de análisis de necesidad y justificación clara de la(s) causal(es) de selección directa y en caso de tratarse de servicios profesionales, la manifestación en el sentido de que no pueden ser prestados por personal de
planta de la respectiva área (Este documento se remitirá sin firma del Facultado para Contratar). En dicho memorando se debe establecer y hacer constar la razonabilidad del precio ofrecido, independientemente de la cuantía.
El formato de Solicitud de Bienes y Servicios diligenciado (sin firma del Facultado para Contratar).
Los términos técnicos.
El borrador del anexo financiero sugerido.
Las condiciones de experiencia, cuando sean la causa que motiva la decisión, deberán aparecer reflejadas en los documentos aportados con la oferta (certificaciones de calidad, certificaciones de clientes). En el caso de servicios profesionales
especializados asignados a personas naturales, se solicitará al proveedor que anexe a la oferta, la hoja de vida en la que
se relacione la experiencia referida a los servicios a contratar.
El gestor de contratación revisará y enviará la información a los equipos jurídico, económico, de impuestos y proveedores.
Además, coordinará y realizará la reunión de entendimiento (si fuera necesaria).
El gestor de contratación recibirá el capítulo técnico ajustado, las observaciones del equipo jurídico y el capítulo económico
y enviará esta información al área solicitante del bien o servicio.
Una vez recibidos tales documentos por el área que requiere el bien o servicio, a ésta le compete:
Consolidar los términos de referencia.
Tramitar la autorización ante el Presidente.
Enviar la invitación a cotizar (Formato correo de solicitud de cotización selección directa, Numeral 3.3. Literal h)
Recibir la oferta (Formato de recepción de ofertas, Numeral 3.3. literal l).
Realizar la evaluación, para lo cual observará los principios de transparencia, igualdad y economía, consagrados
en el art. 209 de la Constitución Política y los que establezcan las disposiciones internas.
Después de realizada la gestión precedente, el área consumidora creará el trámite en el Sistema Gestión Contratos, adjuntando los soportes y radicará en la Gerencia de Abastecimiento los siguientes documentos:
34
Memorando de análisis de necesidad con firma del Facultado para Contratar (Formato de Análisis de Necesidad,
Numeral 3.3. Literal e).
Formato de Solicitud de Bienes y Servicios con firma del Facultado para Contratar (Formato Solicitud de Bienes y
Servicios, Numeral 3.3. Literal f).
Los términos consolidados, junto con la constancia de invitación a presentar oferta.
La oferta original firmada por el representante legal o apoderado.
Memorando de solicitud de aceptación de oferta (Solicitud de aceptación de oferta, Numeral 3.3. Literal k).
Autorización del Presidente.
El gestor del proceso de contratación remitirá los documentos al abogado designado quien elaborará el documento de
aceptación de oferta. Una vez adelantado este trámite, el gestor del proceso tramitará la firma del Facultado para Contratar y la recepción del documento por parte del proveedor.
9.2.1.1 Flujograma etapa precontractual selección directa
1. El área consumidora crea el tramite en SGC
y envía al líder de Gestión de Contratación los
documentos soporte: Memorando de Análisis
de Necesidad y Formato de Solicitud de
Bienes y Servicios, ambos firmados por el
facultado para contratar, los términos
consolidados, la oferta original firmada y la
autorización del Presidente
Para la radicación del proceso los recursos
presupuestales deben estar aprobados (cesta
liberada)
4. El abogado de la Gerencia de Atención
Legal y Contratos tiene cuatro (4) días para
elaborar el documento de aceptación de
oferta.
2. El líder del Equipo de Gestión de
Contratación tiene un (1) día para revisar la
información y enviar la solicitud de
elaboración de documento de aceptación de
oferta al Gestor de contratación responsable
del proceso.
5. El Gestor de contratación tiene cuatro (4)
días para realizar el trámite y gestión de las
firmas por parte del facultado para contratar y
del proveedor.
3. El Gestor de contratación tiene un (1) para
enviar la solicitud de elaboración de
aceptación de oferta a la abogada designada
de la Gerencia de Atención Legal y Contratos.
FIN DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL
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VFA_GAB_M_01_V.3
03/10/2014
9.2.2 INVITACIÓN PRIVADA
Este tipo de invitación se usa cuando existe un número plural de proveedores (mínimo dos) para que en igualdad de condiciones, presenten propuesta a ETB, de conformidad con las exigencias, requisitos y condiciones dispuestas en los términos
de referencia.
Para elegir los proveedores a invitar el facultado tendrá en cuenta, entre otras, las siguientes circunstancias:
Razones técnicas o tecnológicas o cuando se trate de actividades que por su naturaleza o complejidad sólo se
puedan encomendar a ciertas personas determinadas y existiere un número plural de ellas, lo cual debe ser el resultado del desarrollo de prácticas de inteligencia de mercado; o como resultado de una precalificación ó RFI.
Además, procede cuando el valor del proceso sea inferior a 5.000 smmlv y superior a 500 smmlv. Se debe tener
en cuenta que esta restricción no aplica cuando los proyectos sean considerados por la Vicepresidencia de Estrategia y Desarrollo de Negocios como estratégicos para la compañía.
El gestor del proceso de contratación enviará la solicitud de presentación de oferta (Formato de Solicitud de Cotización
Invitación Privada, Numeral 3.3, literal h) y recibirá copia de todos los correos electrónicos que se realicen en desarrollo del proceso de contratación y por su conducto, se enviarán las comunicaciones que se requieran entre los equipos
evaluadores.
Los procesos de invitación privada se tipificarán por el área consumidora según su complejidad en: baja y alta, de acuerdo
con la naturaleza del proceso. Dicha tipificación se informará en el Formato de Solicitud de Bienes y Servicios (Ver Formato
de Solicitud de Bienes y Servicios, Numeral 3.3. literal f) la cual será validada y acordada con el equipo encargado del
proceso en la reunión de entendimiento.
Para el proceso de invitación privada se tendrán en cuenta las siguientes directrices:
El área consumidora gestionará, si fuera pertinente, un estudio de mercado y/o un sondeo juicioso de quiénes son los
mejores proveedores del bien o servicio que se pretende contratar y en consecuencia, se emitirán invitaciones a un número plural de oferentes, sin embargo, y de manera excepcional, puede ocurrir que con posterioridad al envío de dicha invitación, un proveedor no invitado, manifieste su intensión de participar en dicho proceso, o que ETB detecte que existe uno
o varios proveedores que se quedaron por fuera, así las cosas se considera que se pueden incluir en la invitación (ver formato directriz especial invitación privada, Numeral 3.3., literal s) siempre y cuando se verifique lo siguiente:
a)
Que se está dentro de la etapa inicial del proceso y falta por lo menos la mitad del tiempo estipulado para recibir
ofertas.
b)
Que el interesado o nuevo invitado acepte expresamente la condición de entrar en ese momento en el proceso y se
adhiere al cronograma establecido al proceso de contratación.
36
9.2.2.1 Flujograma Etapa Precontractual Invitación Privada de Baja Complejidad
1. El área consumidora crea el trámite en
SGC , lo envía a GAB y radica los documentos
del proceso: Formato de solicitud de bienes y
servicios y memorando de análisis de
necesidad, firmados por el facultado para
contratar. Para la radicación de los
documentos del proceso los recursos
presupuestales deben estar aprobados (cesta
liberada) y el trámite, en poder del líder del
Equipo de Gestión de Contratación .
2. El líder del Equipo de Gestión de
Contratación tiene un (1) día para atender
el trámite en SGC y asignar el proceso al
gestor de contratación responsable.
¿El área
consumidora va a
tramitar borrador
de los términos de
referencia?
3. El gestor de contratación tiene un (1)
día para enviar trámite por el SGC a los
equipos jurídico y económico para
designación de responsable.
NO
SI
4 . Los equipos jurídico, económico y
técnico tiene un (1) día para dar visto
bueno a l borrador de los términos de
referencia.
6. El proveedor tiene tres (3) días para realizar la
solicitud de aclaraciones a los borradores de los
términos de referencia .
(Esta etapa es opcional)
5. El gestor de contratación tiene un (1)
día para enviar vía correo electrónico la
invitación y el borrador de términos de
referencia a los proveedores y para
confirmar recepción.
(Esta etapa es opcional)
9. Los equipos jurídico, económico y
técnico tienen un (1) día para dar visto
bueno a los términos de referencia
definitivos y el gestor de contratación
tiene (1) día más para enviar los términos
de referencia definitivos a los
proveedores que confirmaron su
participación.
7. El gestor de contratación , con el área consumidora
y los equipos jurídico y económico tienen los
mismos tres (3) días para coordinar y realizar la
reunión de información con los oferentes ( Esta
etapa es opcional)
10. El proveedor tiene dos (2) días para
solicitar aclaraciones a los términos de
referencia
13. Los equipo técnico, jurídico y
económico tienen cinco (5) días para
realizar la evaluación de ofertas
presentadas.
¿Se va a realizar
reunión de
negociación?
Dentro de este mismo plazo el proveedor
da respuesta a las aclaraciones solicitadas
sobre las ofertas y el Equipo Logístico
realiza el cálculo de factor de conversión.
SI
11. Los Equipos Técnico, Jurídico y
Económico tienen dos (2) días para dar
respuesta a las aclaraciones
14. El comprador estratégico tiene tres (3 )
días para coordinar y realizar la reunión de
negociación y para radicar al facultado la
sugerencia de adjudicación o no adjudicación.
Dentro de este plazo se reciben contraofertas.
(Esta etapa es opcional)
Con el resultado de la negociación el área
consumidora tramita autorización ante
Presidencia
8. Los equipo técnico, jurídico , de
impuestos y económico tienen dos (2)
días para dar respuesta a las aclaraciones
presentadas sobre el borrador de los
términos de referencia en la reunión de
información o vía correo electrónico .
(Esta etapa es opcional)
12. El proveedor tiene cuatro (4) días
para entregar oferta en GAB.
15. El Equipo Económico
tiene tres (3) días para
realizar el estudio de las
contraofertas
16. Dentro de los tres (3) días de
adjudicación el área consumidora debe
realizar los ajustes presupuestales a la
cesta de compras.
17. El facultado para contratar tiene tres (3)
días para decidir sobre la adjudicación o
no adjudicación del proceso.
NO
18. El abogado designado de la Gerencia
de Atención Legal y Contratos tiene cuatro
(4) días para elaborar la minuta del
contrato y remitirlo a GAB (físico y en
SGC).
19. El gestor de contratación tiene cuatro
(4) días para realizar el trámite y la
gestión de las firmas del contrato por
parte del facultado para contratar y del
proveedor .
20. FIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL
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03/10/2014
9.2.2.2 Flujograma etapa precontractual invitación privada de alta complejidad
1. El área consumidora crea el trámite en SGC , lo
envía a GAB y radica los documentos del
proceso: Formato de solicitud de bienes y
servicios y memorando de análisis de necesidad,
firmados por el facultado para contratar. Para la
radicación de los documentos del proceso los
recursos presupuestales deben estar aprobados
(cesta liberada) y el trámite, en poder del líder
del Equipo de Gestión de Contratación .
2. El líder del Equipo de Gestión de
Contratación tiene un (1) día para atender
el trámite en SGC y asignar el proceso al
gestor de contratación responsable.
¿El área
consumidora va a
tramitar borrador
de los términos de
referencia?
3. El Gestor de contratación tiene un (1)
día para enviar trámite por el SGC a los
equipos jurídico y económico para
designación de responsable.
NO
SI
4 . Los equipos jurídico, económico y
técnico tiene un (1) día para dar visto
bueno a los borradores de los términos
de referencia.
9. Los equipos jurídico, económico y
técnico tiene un (1) día para dar visto
bueno a los términos de referencia
definitivos y el Gestor de Contratación
tiene dos (2 ) días más para enviar los
términos de referencia definitivos a los
proveedores que confirmaron su
participación.
13. Los equipo técnico, jurídico y
económico tienen diez (10) días para
realizar la evaluación de ofertas
presentadas.
Dentro de este mismo plazo el proveedor
da respuesta a las aclaraciones solicitadas
sobre las ofertas y el Equipo Logístico
realiza el cálculo de factor de conversión.
6. El proveedor tiene cinco (5) días para realizar la
solicitud de aclaraciones a los borradores de los
términos de referencia .
(Esta etapa es opcional)
5. El Gestor de Contratación tiene un (1)
día para enviar vía correo electrónico la
invitación y borrador de términos de
referencia a los proveedores y para
confirmar recepción.
(Esta etapa es opcional)
7. El Gestor de Contratación con el área consumidora
y los equipos jurídico y económico tienen los mismos
cinco (5) días para coordinar y realizar la reunión de
información con los oferentes ( Esta etapa es
opcional)
10. El proveedor tiene cinco (5) días para
solicitar aclaraciones a los términos de
referencia
¿Se va a realizar
reunión de
negociación?
SI
11. Los Equipos Técnico, Jurídico y
Económico tienen tres (3) días para dar
respuesta a las aclaraciones
14. El comprador estratégico tiene tres (3 )
días para coordinar y realizar la reunión de
negociación y para radicar al facultado la
sugerencia de adjudicación o no adjudicación.
Dentro de este plazo se reciben contraofertas.
(Esta etapa es opcional)
Con el resultado de la negociación el área
consumidora tramita autorización ante
Presidencia
NO
18. El abogado designado de la Gerencia
de Atención Legal y Contratos tiene
cuatro (4) días para elaborar la minuta
del contrato y remitirlo a GAB (físico y en
SGC).
19. El Gestor de Contratación de GAB
tiene cuatro (4) días para realizar el
trámite y la gestión de las firmas por
parte del facultado para contratar y del
proveedor.
20. FIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL
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8. Los equipo técnico, jurídico , de
impuestos y económico tienen tres (3)
días para dar respuesta a las aclaraciones
presentadas sobre los términos de
referencia en la reunión de información o
vía correo electrónico.
(Esta etapa es opcional)
12. El proveedor tiene seis (6) días para
entregar oferta en GAB.
15. El Equipo Económico
tiene tres (3) días para
realizar el estudio de las
contraofertas
16. Dentro de los cinco (5) días de
adjudicación, el área debe realizar los
ajustes presupuestales a la cesta de
compras.
17. El facultado para contratar tiene
cinco (5) días para decidir sobre la
adjudicación o no adjudicación del
proceso.
9.2.3
INVITACIÓN PÚBLICA
Es el tipo de invitación mediante el cual se efectúa una convocatoria pública a un número indeterminado de personas, para
que en igualdad de condiciones, presenten propuesta a ETB, de conformidad con las exigencias, requisitos y condiciones
dispuestas en los términos de referencia.
Un claro ejemplo para el que es conveniente usarla es cuando ETB no cuente con un conocimiento básico de un mercado
de proveedores, hecho que le impide identificar posibles oferentes y/o la categoría de gasto a aplicar que pueda enmarcarse como de apalancamiento, es decir, cuando se esté hablando de materiales y / o servicios con una oferta alta de proveedores (por ejemplo commodities o cuasi commodities) donde el interés sea acceder a un mercado altamente competido.
También procede cuando el valor del acto o contrato a celebrar sea igual o superior a 5.000 smmlv. Se debe tener en
cuenta que esta restricción no aplica cuando los proyectos sean considerados por la Vicepresidencia de Estrategias y Desarrollo de Negocios como estratégicos para la compañía.
El gestor de contratación recibirá copia de todos los correos electrónicos que se realicen en desarrollo del proceso de
contratación y por su conducto, se enviarán las comunicaciones que se requieran entre los equipos evaluadores.
Toda comunicación que se vaya a cursar con los proveedores se realizará a través del gestor del proceso de contratación
y se efectuará vía digital (Por correo electrónico o en la página web de ETB, según el caso).
9.2.3.1 Publicaciones para el proceso de Invitación Pública
La publicación en página web y en prensa sólo aplica para invitaciones públicas de las cuales se da a conocer el borrador
de los términos de referencia (si a ellos hubo lugar); los términos de referencia definitivitos con sus anexos, el objeto del
proceso, y la fecha y hora de entrega de las ofertas. La publicación de los procesos de contratación se realizará conforme
a la normatividad que rija la materia.
La solicitud de publicación del aviso del proceso de invitación pública en un diario de amplia circulación solo se realizará, a
solicitud del Facultado para Contratar, si los términos consolidados tienen el visto bueno final en el Sistema Gestión Contratos (Ver Formato Solicitud de Aviso en Prensa, Numeral 3.3. Literal g). La Gerencia de Abastecimiento adjuntará a los
documentos del proceso de invitación pública la página completa del diario en el que se efectúe la publicación, de tal forma
que se lea en la misma, no sólo el texto del aviso, sino la fecha en la que se produjo.
Sin excepción, los documentos correspondientes a los procesos contractuales de invitación pública en su versión definitiva
(términos, adendas, anexos, etc.) serán publicados en la página web de ETB en formato PDF (salvo los formatos en Excel)
por el Equipo de Control Procesos de la Gerencia de Abastecimiento; también publicará una relación mensual de los procesos adjudicados a través de la página Web de ETB (N° de proceso, objeto y proveedor).
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03/10/2014
9.2.3.2 Flujograma Etapa Precontractual Invitación Pública
1. El área consumidora crea el trámite en
SGC , lo envía a GAB y radica los
documentos del proceso: Formato de
solicitud de bienes y servicios y memorando
de análisis de necesidad, firmados por el
facultado para contratar. Para la radicación
de los documentos del proceso los recursos
presupuestales deben estar aprobados (cesta
liberada) y el trámite, en poder del líder del
Equipo de Gestión de Contratación .
2. El líder de l Equipo de Gestión de
contratación tiene un (1) día para
atender el trámite en SGC y asignar
el proceso al Gestor de
contratación responsable del
proceso
3. El Gestor de contratación tiene
un (1) día para enviar el trámite a
los equipos jurídico , económico y
técnico para designación de
responsable.
¿El área
consumidora va
a tramitar
borrador de los
términos de
referencia?
NO
SI
4 . Los equipos jurídico, económico
y técnico tiene un (1) día para dar
visto bueno a los términos de
referencia.
7. El proveedor tiene cinco (5) días para realizar la
solicitud de aclaraciones a los borradores de los
términos de referencia (Esta etapa es opcional).
5. El Gestor de contratación tiene
un (1) día para tramitar publicación
de borradores de términos de
referencia en pagina web de ETB y
el aviso de prensa respectivo
6. El área de comunicaciones tiene
(3) días para gestionar y publicar
aviso en prensa.
(si fuera el caso).
9. Los equipo técnico, jurídico y
económico tienen tres (3) días
para dar respuesta a las
aclaraciones presentadas sobre los
términos de referencia en la
reunión de información o vía
correo electrónico.
(Esta etapa es opcional)
13. El proveedor tiene siete
(7) días para entregar oferta
en GAB.
17. El facultado para contratar tiene
cinco (5) días para decidir sobre la
adjudicación o no adjudicación del
proceso.
18. Dentro de los cinco (5) días de
adjudicación, el área consumidora
debe realizar los ajustes
presupuestales a la cesta de
compras.
10. El Gestor de Contratación tiene
cuatro (4 ) días para incluir en el tramite
los términos de referencia consolidados
y aprobados. Los equipos jurídico,
económico y técnico tiene un (1) día
para atender el trámite y dar visto
bueno a los términos.
Dentro de éste plazo el gestor tramita la
publicación en la página web de ETB.
14. Los equipo técnico, jurídico y
económico tienen entre 5 y 15 días
para realizar la evaluación de ofertas
y enviarlas al gestor de contratación,
quien las entrega a los compradores
estratégicos de GAB. En este plazo el
proveedor responde las aclaraciones
y el equipo logístico calcula el factor
de conversión.
11. El proveedor tiene cinco (5) días
para solicitar aclaraciones a los
términos de referencia
¿Se va a
realizar
reunión de
negociación?
NO
SI
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12. Los equipos técnico, jurídico y
económico tienen tres (3) días
para dar respuesta a las
aclaraciones realizadas a los
términos de referencia.
15. El comprador estratégico de GAB tienen cinco (5) días
para coordinar y realizar la (s) reunión (es) de negociación y
radicar al facultado para contratar la sugerencia o
recomendación de adjudicación (Esta etapa es opcional).
Dentro de este plazo se reciben contraofertas
16. El Equipo
Económico tiene tres
(3) días para realizar
el estudio de
contraofertas
Con el resultado de la negociación el área consumidora
tramita autorización ante Presidencia
20. El Gestor de contratación tiene
cuatro (4) días para realizar el
trámite y la gestión de las firmas
por parte del proveedor y del
facultado para contratar
19. El abogado designado tiene
cuatro (4) días para elaborar la
minuta del contrato y remitirlo a
GAB (físico y en SGC).
8. El Gestor de Contratación en coordinación con
el área consumidora y los equipos jurídico y
económico tienen los mismos (5) días para
coordinar y realizar la reunión de información con
los oferentes ( Esta etapa es opcional)
FIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL E
INICIO DE ETAPA CONTRACTUAL
10 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN
10.1.1 Recepción de ofertas y contraofertas
Para este efecto, en las invitaciones privadas y públicas, los gestores del proceso de contratación diligenciarán el formato
de la planilla de recepción de ofertas y contraofertas (Ver formato de recepción de ofertas, numeral 3.3. Literal l).
La recepción de ofertas y contraofertas puede iniciar desde la hora prevista en los términos de referencia o en la respectiva
comunicación, según el caso, hasta el último segundo de dicha hora. Mientras no haya transcurrido dicho término no podrá
hacerse la revisión de las ofertas o contraofertas.
La verificación de que la oferta y las respuestas a la solicitud de aclaraciones dadas por los proveedores, sean presentadas
por el Representante Legal o por el apoderado debidamente acreditado, será realizada por los gestores de contratación,
con base en los documentos de Inscripción del Proveedor o el certificado de existencia y representación legal y/o poder
anexo a la oferta. Para el caso de los procesos confidenciales, en los cuales la oferta se entrega en sobre cerrado, dicha
información será solicitada al abogado encargado del estudio.
Todas las contraofertas económicas de un proceso se recibirán en una misma fecha y hora y en sobre cerrado.
Para cualquier proceso de contratación, incluyendo el de selección directa (aunque se trate de una sola oferta) el formato
de recepción de ofertas y contraofertas diligenciado (Formato planilla de recepción de ofertas, Numeral 3.3. Literal l) se
guardará como parte de los antecedentes que se remitirán al Centro de Gestión Documental.
10.1.2 Evaluación de ofertas
Para este efecto y una vez recibidas las ofertas, el gestor de contratación diligenciará el formato de remisión de ofertas
para los estudios técnico, jurídico y económico correspondientes (Formato de remisión de ofertas, Numeral 3.3. Literal m)
y se entregarán físicamente a cada uno de los equipos.
Una vez presentada la oferta o las propuestas dentro de un procedimiento de contratación bajo las modalidad de invitación
privada y pública, se procederá a la evaluación de las mismas así: El Facultado o quien sea delegado por él, evaluará las
condiciones técnicas de los términos. Las condiciones jurídicas serán evaluadas por la abogada designada de la Gerencia de
Atención Legal y Contratos y las financieras serán evaluadas por el Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.
Dentro de la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá requerir a un oferente la entrega de documentos que no hayan
sido adjuntados a la oferta y que sean necesarios para su evaluación jurídica, técnica y financiera.
Dentro de esta etapa del proceso, en ningún caso el proponente podrá mejorar la oferta.
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Los equipos evaluadores tendrán acceso en el Sistema gestión Contratos a la información precontractual cuando les sean
remitidas las ofertas para estudio; por tal motivo, la Gerencia de Abastecimiento no hará entrega de información física de
términos consolidados, adendas, preguntas de los oferentes sobre los términos o respuestas de ETB.
En el capítulo técnico de los términos de referencia en los que se contemple asignación de puntaje técnico, debe especificarse: el puntaje total, los criterios de calificación y su ponderación (los cuales deben ser cuantificables).
Hitos o parámetros que puedan cambiarse en la ejecución de los contratos, por ejemplo, hojas de vida, no se pueden definir como criterios en la calificación técnica.
Si la calificación se hace a través de una fórmula, ésta debe establecerse. Para dicho efecto debe tenerse en cuenta que los
requisitos técnicos mínimos obligatorios no otorgan puntaje; su incumplimiento conlleva el descarte de la oferta. Por consiguiente, es importante que se haga una evaluación juiciosa de los requisitos que tendrán carácter obligatorio.
La evaluación de las ofertas se realizará en paralelo asegurándose que se esté dentro de los plazos previstos en los términos de referencia. En el evento en que no sea posible cumplir dichos plazos, el Facultado para Contratar deberá asegurarse
de prorrogarlos antes de su vencimiento.
Los plazos aquí establecidos solo podrán prorrogarse con autorización escrita del Facultado para Contratar.
10.1.3 Aclaraciones a las ofertas presentadas
En la etapa de estudio de ofertas, cuando ETB formule una pregunta aclaratoria a los oferentes y la respuesta no sea exacta, clara o completa, ETB procederá a repreguntar solo por una vez más y en tal caso, el oferente deberá responder en los
tiempos establecidos en los términos de referencia. En caso que la nueva respuesta sea evasiva, incompleta o confusa, se
entenderá que la oferta no cumple el requisito que pretende verificarse con la pregunta.
Las comunicaciones de respuesta dadas por los proveedores deben venir firmadas por el representante legal o apoderado
debidamente acreditado (documento firmado escaneado o firma digital), por lo tanto, no es necesario que los proveedores
radiquen respuesta de aclaraciones y/o preguntas físicamente. Dicha validación será realizada por los gestores del proceso
de contratación.
Las aclaraciones que se solicitan sobre las ofertas o contraofertas presentadas, serán remitidas a los proveedores por el
gestor de contratación, a más tardar al siguiente día hábil de haberse recibido, al igual que las respuestas de los proveedores a las mismas.
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10.1.4 Negociación
La negociación constituye una etapa mediante la cual “dos o más partes, inicialmente con diferentes puntos de vista, intentan llegar a un acuerdo sobre un objetivo común, mediante el uso selectivo de diversos métodos de persuasión” (Centro de Comercio Internacional, 2010). Optimizar las estrategias de negociación beneficia a la organización en términos de
costos, calidad, duración, desempeño, plazos de entrega, efectividad y confiabilidad en las fuentes de abastecimiento.
Los objetivos de la negociación deben estar alineados con los objetivos del proceso, los objetivos estratégicos de la organización y los de la función de compras.
La negociación se realizará con oferentes hábiles técnica, jurídica y económicamente y es una etapa opcional debido a que
en algunos casos no resulta necesario o realista ejecutarla. Un ejemplo de este caso puede ser un proceso generado para
una categoría de apalancamiento en mercado abierto y con especificaciones estándar (commodities). Si se realiza correctamente desde el principio, se podría tomar la decisión de comprar únicamente con base en el resultado de las ofertas, sin
necesidad de pasos adicionales:
Las actividades requeridas para adelantar la reunión de negociación son las siguientes:
a)
El comprador estratégico informará al gestor de contratación el lugar, fecha y hora de la(s) reunión (s) de negociación o
la solicitud de presentación de contraofertas.
b) El gestor de contratación invitará, mediante correo electrónico, a cada uno de los oferentes de acuerdo con el lugar,
fecha y hora señaladas.
c) El comprador estratégico informará al gestor de contratación la fecha y hora acordada para la presentación de contraofertas y éste último confirmará a los oferentes, mediante correo electrónico, la fecha y hora para presentar físicamente las contraofertas.
d) El gestor de contratación recibirá las contraofertas diligenciando el formato de la planilla de recepción de ofertas y
luego diligenciará el formato de remisión de contraofertas para los estudios económico y técnico correspondientes.
e) El gestor de contratación recibirá el estudio de contraofertas y se los entregará al comprador estratégico para que
continué con la negociación, de ser necesario, para que elabore el memorando de sugerencia de adjudicación o no del
contrato y radicarlo al Facultado para Contratar.
f) El comprador estratégico entregará al gestor de contratación copia del memorando radicado y el original de las actas
de negociación estudios de ofertas y contraofertas.
Para desarrollar la negociación es necesario indicar a los oferentes a los que se va a invitar: La fecha de la reunión de negociación y la fecha de presentación de contraofertas, teniendo en cuenta los tiempos promedio definidos y la tipificación
del proceso de contratación.
Los Anexos definitivos de precios, resultado de la negociación, siempre deben incluir los precios unitarios. Adicionalmente
se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Contrato a cupo: Listado de precios unitarios.
Contrato fijo o estimado: Listado de precios unitarios, unidad, cantidades y precios totales.
Si el objeto del contrato es una solución: deberá incluirse un anexo que contenga el listado de precios unitarios,
unidad, cantidades y precios totales de los bienes.
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Si es un contrato de obra civil se debe discriminar además el precio y porcentaje del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) y el IVA sobre la utilidad.
Si son bienes importados, se deben adjuntar los correspondientes anexos financieros discriminando la moneda de
cotización de los bienes y la modalidad de entrega de los mismos en la ciudad de exportación convenida
(FCA/DDP/FOB).
10.1.5 Decisión de adjudicación o no adjudicación
Para los procesos de invitación privada, vencida la etapa de negociación y dentro del término fijado en el cronograma, el
Facultado mediante documento escrito, analizará las evaluaciones y recomendaciones presentadas por la Gerencia de
Abastecimiento y adjudicará el mismo al mejor oferente. Esta decisión será comunicada al adjudicatario y también a los
no favorecidos (Formato correo comunicación de adjudicación o no adjudicación de ofertas, Numeral 3.3. Literal t). Dentro del mismo término, el Facultado para Contratar podrá declarar la terminación del proceso, en caso de no poderse escoger al mejor oferente. Esta decisión será comunicada a quienes participaron en tal proceso.
Para el caso las invitaciones públicas, el Facultado mediante documento escrito, analizará y resolverá cada una de las observaciones y cuestiones acontecidas durante la Invitación Pública y adjudicará la misma al mejor oferente (Formato Memorando de Adjudicación, Numeral 3.3. Literal p). Esta decisión será publicada en la página web de ETB. Dentro del mismo término, podrá declarar la terminación de la Invitación, si no se pudo escoger objetivamente el mejor oferente, lo cual
se publicará igualmente en la página web.
En los casos de selección directa, el Facultado, mediante documento de aceptación de oferta adjudicará el contrato Dentro
del mismo término, podrá declarar la terminación de la Selección Directa. Estas decisiones serán comunicadas al adjudicatario o proponente, según el caso.
El Facultado registrará la decisión en la etapa “adjudicación/no adjudicación” en el Sistema Gestión de Contratos y adjuntará el respectivo memorando (Formato Memorando de Adjudicación, Numeral 3.3. Literal p) y la autorización del Presidente.
Durante la etapa de adjudicación se podrán realizar los ajustes a las cestas de compras, si fuera necesario.
10.1.6 Suscripción o firma del contrato
Los contratistas deberán cumplir los tiempos establecidos para la firma o suscripción del contrato. Los gestores del proceso de contratación efectuarán el seguimiento y en caso de no recibirse oportunamente la minuta firmada, invocarán la
aplicación de la póliza de seriedad de la oferta, de conformidad con lo establecido en los términos de referencia y en el
Manual de Contratación.
Si la demora persiste, se escalará el tema a la Gerencia de Abastecimiento.
44
En todos los contratos o aceptaciones de oferta en los que haya discriminación de precios, los anexos de precios deben
formar parte del contrato y deberán incluir los precios unitarios.
El comprador operacional tendrá acceso a la información precontractual ingresada en el Sistema Gestión Contratos en el
trámite contractual respectivo. En consecuencia, la Gerencia de Abastecimiento no hará entrega de la información impresa
o en CD, salvo la oferta adjudicataria (capítulos jurídico, técnico y económico) y/o la contraoferta y copia del formato de
remisión al CAD de los documentos precontractuales.
10.1.7 Vigencia de las garantías
Tratándose de pólizas de seguros son conceptos diferentes: La vigencia de la garantía y el plazo para hacerla efectiva.
a)
Vigencia de la garantía: Es el período de cobertura otorgado por la aseguradora durante el cual de materializarse
el riesgo asegurado, la compañía de seguros paga la indemnización. El riesgo que se materialice por fuera de este
período de tiempo no será indemnizado.
b) Plazo para hacerla efectiva: Este plazo lo comprende el período de vigencia de la garantía más el período de prescripción del contrato de seguros que está conformado por dos eventos:
Dos (2) años adicionales contados desde la fecha del conocimiento del siniestro y/o,
Cinco (5) años adicionales contados desde la fecha de ocurrencia del siniestro.
Cualquiera de los dos eventos que se dé primero genera la prescripción de las acciones derivadas del contrato de seguro y
su plazo para hacer efectiva las pólizas.
Es obligación del comprador operacional vigilar la vigencia de las garantías, requerir al contratista la prórroga y/o ampliación del valor asegurado cuando a ello hubiere lugar y exigir su constitución o modificación como requisito previo a la firma
del acta que haga constar el cumplimiento del contrato, el recibo de obras, bienes o servicios o autorización del pago,
cuando se trate de riesgos que deben ampararse contra alguno de dichos eventos, como es el caso de calidad y correcto
funcionamiento de los bienes, calidad del servicio o estabilidad de la obra, entre otros.
El comprador operacional exigirá al contratista el ajuste de las garantías, de conformidad con las modificaciones realizadas
al contrato, si a ello hubiere lugar.
10.1.8 Orden de inicio
La orden de inicio es el documento en virtud del cual se documenta el comienzo de la ejecución del contrato y es suscrito
por el comprador operacional.
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Para suscribir la orden de inicio no se requiere la firma del contratista, pero sí la constancia de recibo del documento por
parte del proveedor. Es al comprador operacional a quien le compete dicha gestión, previa verificación de la aprobación
de las garantías o certificados de seguro respectivos (Formato de orden de inicio, Numeral 3.6, Literal a).
El comprador operacional comunicará al supervisor sobre la suscripción de la orden de inicio, para que comience a ejercer
sus funciones frente al contrato , así mismo, el comprador operacional programará una reunión de inicio, en virtud de la
cual se defina el alcance de las responsabilidades, determinando acuerdos de niveles de servicio, protocolos de
comunicación, entre otros aspectos relacionados con la gestión financiera y el monitoreo del contrato.
46
11 PROCEDIMIENTO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL
CONTRATO
Este labor refiere el conjunto de funciones desempeñadas por los compradores operacionales, designados por el Facultado
para Contratar mediante memorando, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo a la ejecución administrativa,
legal y financiera de los contratos, tendiente a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto
en el Manual de Contratación y en relación con las obligaciones contenidas en el contrato, según sus competencias.
Corresponde a los compradores operacionales las labores de gestión administrativa, financiera y legal de los contratos,
para lo cual atenderán los principios, cumplirán las finalidades y realizarán las actividades que se relacionan a continuación:
11.1
a)
b)
c)
d)
e)
Principios
Cooperará con ETB y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.
Velará por la debida ejecución contractual de acuerdo con las competencias asignadas.
Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.
Verificará el cumplimiento de las condiciones administrativas, financieras, legales y técnicas del contrato de acuerdo
con las competencias.
Informará oportunamente sobre todas aquellas situaciones que afectan la debida ejecución contractual con el propósito de que sean solventadas a la mayor brevedad, evitando demoras injustificadas o dilaciones que afecten a ETB o la
ejecución del contrato, según competencias.
11.2
Finalidades
f)
g)
Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos asignados en los contratos según sus competencias.
Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones y exigencias y demás
previsiones pactadas, según sus competencias.
h) Mantener permanente comunicación con el contratista y los trabajadores de ETB.
i) Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales
controversias.
j) Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.
11.3
a)
Facultades
Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.
b) Impartir instrucciones escritas al contratista o a sus dependientes sobre el cumplimiento de las obligaciones.
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c)
Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato
y en general, adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.
d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con lo pactado.
e)
Comunicar al Facultado las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato, y si es el caso, a los
organismos de control a través de la Secretaría General de ETB.
Las comunicaciones al apoderado y a Secretaria General con destino a los entes de control, deben ser
canalizadas a través del comprador operacional, previa remisión del informe escrito del Supervisor técnico o
Interventor dentro de los tiempos requeridos y en las condiciones solicitadas para el efecto.
f)
Informar oportunamente las circunstancias, eventos y situaciones que afectan la buena marcha del contrato y solicitar
la toma de las medidas jurídicas, técnicas, financieras y administrativas, a que hubiera lugar, acompañando y coadyuvando activamente a ETB durante la solución de todas las controversias o vicisitudes que se presentan y deban ser solucionadas dentro de sus competencias.
11.4
Funciones Administrativas
a)
Verificar que la carpeta del contrato contenga la documentación completa en relación con la gestión de su
competencia.
b)
Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato y remitirla al Centro de
Gestión Documental o quién haga sus veces.
La información técnica debe ser acopiada por el supervisor técnico y entregada al comprador operacional,
debidamente relacionada para la remisión al CAD (Centro Administrativo Documental) dentro de los primeros
cinco (5) días de cada mes y debe corresponder a la documentación generada o validada en el mes anterior.
En caso de no cumplir el plazo establecido y de resultar necesario el reordenamiento para el orden
cronológico de los documentos, el supervisor técnico asumirá la refoliación de la información en la carpeta
contractual.
c)
Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.
Las decisiones que se tomen en relación con el contratista, deben adoptarse conjuntamente entre el
supervisor técnico y el comprador operacional, manteniéndose mutuamente informados de las situaciones
que se presenten, para efectos de evitar determinaciones que afecten, sin justificación, el desarrollo del
contrato.
d)
Incluir en el Sistema de Gestión Contractual o el que haga sus veces todas las novedades, órdenes e instrucciones
impartidas durante el plazo del contrato, incluyendo los términos establecido para su liquidación.
48
e)
Llevar estricto control, de acuerdo con su competencia, sobre la correspondencia que se produzca con el contratista
durante la ejecución del contrato, de tal forma que ETB intervenga oportunamente frente a las solicitudes
presentadas.
Todas las comunicaciones elevadas por el proveedor a ETB deben ser canalizadas a través del comprador
operacional, sin embargo, si en ellas se solicita la intervención del supervisor técnico, éste suministrará el
documento soporte, detallando la información en los tiempos acordados por dicho supervisor para tal fin.
f)
Coordinar con las dependencias de ETB que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con
sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones
contractuales.
El comprador operacional adelantará las gestiones pertinentes con las dependencias competentes para su
gestión (Administrativa, Financiera y legal) y así mismo, procederá el supervisor técnico.
g)
Aprobar junto con el supervisor técnico y según sus competencias,, los cronogramas que se seguirán durante el
trámite de cada una de las etapas de ejecución y liquidación del contrato. (El supervisor técnico aprueba los
cronogramas sin desconocer las implicaciones contractuales que estos conllevan y manteniendo en línea informado al
comprador operacional).
h)
Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando
constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.
Tanto el supervisor técnico como el comprador operacional dejarán constancia en actas de reunión, de las
decisiones que se adopten en los comités y se mantendrán mutuamente informados de tales decisiones.
Si en un mismo comité participan tanto el supervisor técnico como el comprador operacional, quien elaborará
el acta de la reunión será el comprador operacional, y quien estará a cargo de desarrollar la parte técnica de
dicho documento será el supervisor técnico.
Las actas de reunión serán acopiadas por el comprador operacional y el supervisor técnico se encargará de
remitirle las que se suscriban según sus competencias, dentro de los tiempos que para ellos se establezca,
según la naturaleza del contrato.
i)
Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de
solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual, dentro de los límites de su función.
Para solicitudes netamente técnicas, dentro del desarrollo del contrato, los trámites serán adelantados por el
supervisor técnico, manteniendo informado permanentemente al comprador operacional de dicha gestión.
j)
Procurar que por causas atribuibles a ETB, no sobrevenga mayor onerosidad o se afecte la conmutatividad del
contrato.
49
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k)
Programar y coordinar con quien sea necesario, reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del
contrato, según sus competencias.
l)
Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera,
atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos, según sus competencias y con base en lo pactado en el contrato y
términos de referencia.
m) Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución, según sus competencias.
11.5
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos relacionados con el desembolso del anticipo pactado.
Verificar que el contrato se encuentre soportado con los recursos requeridos.
Aprobar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos contractuales
previstos para el efecto. Los soportes de carácter técnico para el efecto, serán suministrados por el supervisor
técnico con la debida oportunidad.
Verificar que los trabajos o actividades que impliquen adición al valor del contrato cuenten con el debido respaldo
presupuestal, evitando adquirir compromisos sin respaldo patrimonial.
Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual o poscontractual, de acuerdo con lo establecido en el contrato y en los términos de referencia.
Efectuar las justificaciones referentes al seguimiento presupuestal a que haya lugar y que se requieran durante la
etapa contractual o en los requerimientos que para el efecto formule el Facultado, asociados a sus funciones y
responsabilidades
Efectuar los reportes y remitir la información contable a que hubiera lugar.
11.6
a)
b)
c)
Funciones Financieras:
Funciones legales
Una vez suscrito el contrato, velar porque las garantías permanezcan vigentes y en los montos pactados.
Finalizado el contrato, exigir la constitución en las condiciones pactadas de las garantías a que hubiere lugar.
Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, deberá solicitar al
Facultado la adopción de las medidas a que haya lugar y reportar al área de seguros para la declaratoria de siniestro
ante la aseguradora, si fuere del caso.
El supervisor técnico informará al comprador operacional y soportará con evidencias técnicas de
incumplimiento y valoración, de ser el caso, la necesidad de hacer efectivas las garantías y el comprador
operacional gestionará lo necesario con las áreas competentes.
d)
Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.
50
e)
Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar bajo
sus competencias.
f)
Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que se hagan en relación con el desarrollo del contrato
bajo sus competencias
g)
Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato y de acuerdo con los
valores establecidos.
h)
Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto o descritos en el contrato, el
cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista y
sus dependientes.
11.7
Informe final de ejecución
Vencido el plazo de ejecución o terminado el contrato o convenio por cualquier circunstancia, el comprador operacional
presentará al Facultado un informe final de ejecución financiera, administrativa y jurídica del contrato objeto de vigilancia,
en el que se consignarán todos los aspectos relacionados con dicha gestión (Formato Informe Final, Numeral 3.6. Literal
d).
Este informe aplica cuando no se genera acta de liquidación y se presentara por parte del comprador operacional y dentro
de los tres (3) meses siguientes a la terminación del contrato plazo que se podrá prorrogar previa justificación al apoderado.
11.8
Liquidación de contratos
La liquidación del contrato es el acto que el comprador operacional debe formalizar por medio de un acta o documento
suscrito por ambas partes (contratista y contratante) en el que se reconocen saldos a favor de alguna de ellas o se declaran
a paz y salvo de toda obligación adquirida en virtud de un contrato. Mediante tal acto se produce la extinción del vínculo
contractual.
Según lo establecido en el Manual de Contratación, los contratos de tracto sucesivo, de obra y aquellos en los que el Facultado lo considere conveniente, deberán liquidarse mediante Acta que las partes deberán suscribir en el plazo señalado en el
contrato o, a falta de estipulación, dentro de los tres (3) meses siguientes a su terminación, plazos que se podrán ampliar
previa justificación suscrita por el Facultado.
En el acta de liquidación se consignarán, entre otros, los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, así como los acuerdos
a que lleguen las partes, para poner fin a las controversias presentadas y declararse a paz y salvo de las obligaciones contractuales (Formato Acta de Liquidación Numeral 3.6 literal a).
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Si no es posible suscribir el acta con el contratista, el comprador operacional informará el hecho al Facultado y dejará constancia de los antecedentes de la ejecución del contrato, así como de las garantías constituidas, el balance financiero, las
multas, las obligaciones pendientes y las razones por las que el contratista no suscribió el acta.
Las actas de liquidación deberán suscribirse siempre por las partes, entendidas éstas como el Facultado para Contratar en
ETB y el representante legal o apoderado del contratista. No obstante, teniendo en cuenta que quien conoce la ejecución
contractual es el comprador operacional, previamente a dicho trámite, el Facultado para Contratar solicitará su aval al
contenido del documento, el cual se manifiesta con la firma del acta por parte del mencionado comprador operacional.
11.9
Sanciones contractuales
Atendiendo lo establecido en el Manual de Contratación, en todos los contratos que celebre ETB, se deberá pactar una
cláusula penal moratoria y cláusula penal compensatoria sometida al cumplimiento de plazos o términos.
En general, cuando se señale una obligación contractual se debe especificar cómo se sanciona su incumplimiento.
Para la definición de las sanciones contractuales es importante que el supervisor técnico, en caso de ser éste su origen,
realice la respectiva valoración y la cuantificación debidamente soportadas, con el fin de identificar el monto de la sanción y
la viabilidad de su aplicación.
El cálculo de sanciones por Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) le corresponde al supervisor técnico, quien informará al
comprador operacional tal novedad adjuntando los documentos soporte, con base en los requerimientos del contrato,
con el fin de que éste a su vez, haga efectiva la aplicación de los ANS pactados contractualmente.
Para el cálculo de multas y cláusula penal se tomará como base el precio de la parte incumplida antes de IVA, en la moneda
en que esta negociado el contrato y se debe computar en días hábiles o calendario según el plazo en el que esté suscrito el
contrato. El cálculo de sanciones por multas y cláusula penal lo realiza el Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de
Planeación Financiera, previo concepto del Equipo Jurídico de la Gerencia de Atención legal y Contrato, en cuanto a la aplicabilidad y con base en la información entregada por los compradores operacionales de los contratos en cuanto a tiempos y
montos.
11.10 Evaluación de proveedores
La evaluación de proveedores es la segunda parte de la metodología de Desarrollo de Proveedores detallada en el numeral
9.1.2.
Estará a cargo del comprador operacional del contrato y del supervisor técnico del mismo según sus competencias y consiste en calificar de manera objetiva las competencias del proveedor del bien o servicio según las directrices establecidas en
los Manuales de Evaluación y de Contratación, tomando en consideración el desempeño del proveedor y las obligaciones
contenidas en los términos de referencia y en el contrato.
52
Una evaluación correcta a un proveedor debe contemplar aspectos de Calidad, Cantidad, Tiempo, y Costo. La Gerencia de
Abastecimiento fomenta que además se tenga en cuenta el parámetro de agregación de valor, el cual puede ser medido a
través de cantidad y calidad de propuestas de innovación y optimización de costos y/o del proceso que el proveedor haga
durante la ejecución de un contrato.
El comprador operacional debe efectuar la evaluación del contratista a través del Sistema de Gestión Contractual o el sistema que haga sus veces, con sujeción a las políticas y directrices establecidas en las Directivas Internas 611 y 612 de 2012
(Numeral 3.1. Literales a y b). Igualmente, deberá trazar y acordar con éste planes de mejoramiento del desempeño (para
lo cual debe conocer previamente los resultados de la evaluación administrativa y técnica) y vigilar su cumplimiento, así
como efectuar de forma oportuna el reporte de los incumplimientos en los que el contratista incurra, lo cual es de vital
importancia para la toma de decisiones por parte de los Facultados para Contratar en relación con la participación de proveedores en los procesos.
El instructivo para diligenciar la evaluación de proveedores a través del Sistema Gestión Contratos se encuentra en el siguiente vínculo:
Instructivo para evaluación de proveedores en el sistema gestión contratos.
11.11 Gestión documental de los documentos de los procesos de contratación
Compete a la Gerencia de Abastecimiento el envío al Centro de Gestión Documental de todos los documentos relacionados con los procesos de contratación correspondientes a la etapa precontractual, es decir, los que se emiten desde la radicación del proceso en la Gerencia de Abastecimiento hasta la suscripción del respectivo contrato.
Desde la etapa de suscripción en adelante, el comprador operacional del contrato tiene a su cargo la función de enviar al
Centro de Gestión Documental, con destino a la carpeta del proceso, todos los documentos que se emitan con ocasión de
la ejecución contractual, atendiendo las políticas de Gestión Documental, esto significa que le compete incluir entre otros
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antecedentes aquellos documentos remitidos por el supervisor y los de su competencia, tales como: La orden de inicio,
acta de suspensión, terminación, recibo a satisfacción, acuerdos, comunicaciones relacionadas con el desarrollo del contrato, informes, entregables y cualquier otro documento que considere relevante para ser custodiado y archivado adecuadamente por la Empresa.
El área de seguros se encargará de alimentar la carpeta del contrato con los originales de las pólizas que se suscriban,
manteniéndola actualizada y reportando mensualmente las novedades cuando aplique y a su vez remitiendo al
comprador operacional el formato de remisión al CAD.
La carpeta estará organizada de tal forma que se evidencie cronológicamente lo que ha pasado en el desarrollo del contrato y el orden de los soportes documentales debe hacer constar la gestión a partir de la suscripción del contrato.
Cabe anotar que dicha gestión es auditada periódicamente por los entes de control tanto internos como externos, entidades que revisan el contenido de las carpetas en mención, a fin de verificar que contenga los documentos completos, legibles, organizados y debidamente suscritos por las partes.
Para la correcta organización de la documentación que conforma los expedientes de los contratos, es necesario tener en
cuenta las siguientes recomendaciones:
Todos los expedientes de los contratos en ejecución se encuentran bajo custodia en el Centro de Administración Documental, allí deberán permanecer hasta el momento en que el contrato sea liquidado y según la Tabla de Retención
Documental (TRD), por dos (2) años, pasando luego al Archivo central de la entidad hasta que cumpla mínimo 20 años.
El Centro de Administración Documental administra folios (documentos, CD, etc.), no contenidos. En tal sentido, es
responsabilidad de los supervisores técnicos y compradores operacionales, definir qué documentos van a integrar al
expediente del contrato, según sus competencias.
En el expediente del contrato deben reunirse todos los soportes legales relacionados con la suscripción y ejecución del
objeto contractual. En tal sentido se debe revisar qué documentos deben conformar el expediente del contrato objeto
de supervisión; de faltar algún documento que no tenga bajo su responsabilidad, deberá ponerse en contacto con la
persona o área responsable del mismo, para que lo ingrese a la carpeta contractual y remita el soporte respectivo al
comprador operacional. Por ejemplo, las pólizas del contrato. En tal caso, deberá comunicarse con el área de seguros.
La organización de la documentación que conforma el expediente de un contrato debe permitir evidenciar el desarrollo
cronológico y secuencial de la ejecución misma del contrato.
El supervisor ó el comprador operacional tienen como plazo máximo de entrega de los documentos del contrato que
supervisa al Centro de Administración Documental CAD hasta el décimo ( 10 ) día hábil de cada mes. Dicha documentación debe corresponder al mes inmediatamente anterior. Si la documentación corresponde a un periodo anterior a
este tiempo, tendrán la responsabilidad de organizar integralmente el expediente del contrato de acuerdo a su responsabilidad
En los contratos de obra, se requiere que el supervisor y el comprador operacional del contrato incluya en el acta de
liquidación, el resumen de las actas de pago de cada uno de los cortes realizados durante la vigencia del contrato; dichos valores deben coincidir con el valor total del contrato.
54
Deben formar parte integral del contrato los documentos considerados como únicos originales, para evitar duplicidad
de información.
Para cualquier información adicional sobre el tema se puede consultar la Directiva Interna N° 603 de 2012, “Procedimiento para la entrega de documentos de contratos que se encuentren en el Centro de Administración Documental
CAD”.
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12 PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y SUPERVISION TECNICA
Este labor refiere el conjunto de funciones desempeñadas por los supervisores técnicos, esto es, trabajadores de ETB del
nivel profesional o superior, designados por el Facultado para Contratar mediante memorando, para llevar a cabo el monitoreo y supervisión técnica de los contratos, tendiente a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo
previsto en el Manual de Contratación y en las obligaciones contenidas en el contrato según sus competencias. Estas funciones de supervisión de los contratos no pueden ser delegadas en un tercero.
El supervisor técnico atenderá los mismos principios, finalidades y facultades relacionadas en los numerales 11.1, 11.2 y
11.3 del presente documento, según sus competencias.
Con base en lo anterior, corresponde a los supervisores técnicos las labores de monitoreo y supervisión técnica de los
contratos, para lo cual realizarán las siguientes actividades:
12.1
Funciones técnicas:
a)
Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato.
b)
Constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones
y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para ejecutar el contrato.
c)
Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, en las condiciones e idoneidad
pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.
El supervisor técnico mantendrá informado al comprador operacional de cualquier incumplimiento que sobre
el personal del contratista o los equipos ofrecidos o utilizados se presente, suministrando los documentos
soporte, cronológicamente organizados. El supervisor técnico aprobará las condiciones técnicas del contrato
al inicio del mismo, cuando aplique.
d)
Estudiar y hacer seguimiento a los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato.
e)
Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.
El supervisor técnico informará al comprador operacional sobre los ajustes propuestos al cronograma inicial.
f)
Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad y cantidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos,
productos o servicios, así como ordenar y vigilar los ensayos o pruebas necesarias para el recibo por parte de ETB.
El supervisor técnico informará al comprador operacional por escrito, de los resultados de las pruebas y
remitirá al comprador operacional un acta de entrega de los bienes o servicios recibidos, con sus respectivos
soportes dentro de los tiempos acordados. Se incluirá un concepto técnico claro en relación con el recibo de
56
bienes y servicios, indicando si existen pendientes , para efectos de realizar el recibo provisional , o en caso de
no existir ninguno, para realizar el recibo definitivo,
g)
Efectuar las justificaciones técnicas a que haya lugar y que se requieran durante la etapa contractual o en los
requerimientos que para el efecto formule el Facultado.
El comprador operacional deberá ser informado de tales justificaciones.
h)
Velar a fin de que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las
actividades contractuales.
El supervisor técnico mantendrá informado al comprador operacional mediante documento escrito o por
correo electrónico, sobre cualquier incumplimiento que sobre este aspecto se presente, anexando los soportes
pertinentes (Reportes, fotografías, informes) de acuerdo con lo establecido en el contrato y en los términos de
referencia.
i)
Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos
correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.
El supervisor técnico coordinará y recibirá los bienes, generando el acta de inspección de calidad si el ingreso
es en bodegas, acta que remitirá al comprador operacional con los documentos soporte tales como: como:
Protocolos de pruebas y resultados, plan de recibo de equipos con el detalles de los bienes, el acta de recibo
de los mismos con base en los establecido en el contrato y en los términos de referencia. Para el caso de
servicios, el supervisor técnico entregará al comprador operacional los documentos relacionados con la
solicitud y validación de los servicios, y cumplimiento de ANS, según lo estipulado en el contrato
El supervisor técnico entregará un informe consolidado de los bienes o servicios recibidos. De encontrarse
alguna inconsistencia en los soportes entregados, el comprador operacional devolverá la información al
supervisor técnico quien realizará la corrección y validación de la información. Los acuerdos de niveles de
servicio en este evento serán acordados entre el supervisor y el comprador operacional con base en las
condiciones establecidas en el contrato.
j)
Controlar los inventarios de los bienes recibidos y de los servicios prestados en virtud del contrato.
k)
Procurar que por causas atribuibles a ETB no sobrevenga mayor onerosidad o se afecte la conmutatividad del contrato.
l)
Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del
Estado o por cualquier autoridad y someterlos a la aprobación del Facultado.+
El supervisor técnico entregará copia al comprador operacional, de las respuestas entregadas a los organismos
de control, suscritas por el Facultado para Contratar, o por quien haga sus veces. Cuando las solicitudes
involucren tanto información a cargo del supervisor técnico como del comprador operacional, éste ultimo
consolidará y remitirá la respectiva respuesta, dentro del tiempo necesario para atender el requerimiento. Con
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tal propósito, el comprador operacional recibirá del supervisor técnico, con la debida oportunidad, el informe
requerido según su competencia, de manera detallada y en las condiciones establecidas para el efecto.
En caso de siniestros, el supervisor técnico acudirá a las instancias que sean procedentes para iniciar los
trámites de reclamación, aportando los soportes o evidencias técnicas del caso.
m) Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro a ETB de los equipos, elementos y documentos suministrados por él,
constatando su estado y cantidad.
El supervisor técnico generará todos los documentos y surtirá todos los trámites relacionados con el
reintegro de bienes a Bodegas y mantendrá informado de este evento al comprador operacional.
n)
Incluir en el Sistema de Gestión Contractual todas las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo
del contrato según su competencia
o)
Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución, según sus competencias. Previo a la
emisión de la certificación, deberá remitir dicho proyecto de documento al Facultado para su aprobación.
p)
Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos
técnicos pertinentes
q)
Verificar que los trabajos o actividades que impliquen adición al valor del contrato cuenten con la debida justificación
técnica y el respaldo presupuestal correspondiente, evitando adquirir compromisos por fuera de las obligaciones
contractuales y sin respaldo patrimonial.
r)
Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.
El supervisor técnico verificará el cumplimiento de estas normas de seguridad y documentará al comprador
operacional, mediante informe escrito, adjuntando los soportes, de acuerdo con la naturaleza del contrato.
El supervisor técnico tramitará las solicitudes de ingreso del personal y de los equipos del contratista o de
personas externas a las áreas de influencia del contrato.
En lo que respecta al ingreso de personal, equipos del contratista, los permisos y verificaciones pertinentes
serán autorizados y validados por el supervisor técnico, quien informará lo pertinente al comprador
operacional para que éste último valide el tema de Seguridad Social.
La administración, asignación y control de las llaves electrónicas de acceso estará a cargo del supervisor
técnico.
El supervisor técnico velará porque se cumplan las condiciones medio ambientales y el cumplimiento de las
normas que sobre este aspecto rigen a ETB, en los sitios en los que se realicen labores de instalación de
equipos
Debe velar porque se cumpla la recolección de vertidos, sobrantes de embalaje y residuos de instalación
entre otros.
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12.2
Trámites para gestión de modificaciones, prórrogas y adiciones
De conformidad con el artículo 40 del Manual de Contratación, las condiciones del contrato podrán modificarse por el Facultado mediante acuerdo suscrito por las partes durante el plazo de ejecución, cuando se presenten circunstancias que lo
justifiquen y previo análisis de las consecuencias que dicha decisión genera. Son modificaciones al contrato, entre otras, las
siguientes:
PRÓRROGA: Se entiende por prórroga la extensión o ampliación del plazo de ejecución del contrato dentro del cual se continuarán ejecutando las obligaciones de las partes.
ADICIÓN: Se entiende por adición la ampliación del valor contractual.
MODIFICACIÓN: Es cualquier cambio de las condiciones contractuales, siempre y cuando no altere el objeto contractual.
Solamente serán vinculantes para ETB las modificaciones del contrato que consten en documento escrito. Cualquier modificación del contrato que no conste por escrito no producirá efectos legales, ni obligará a ETB y únicamente serán autorizadas por el Facultado para Contratar.
Los recursos presupuestales relacionados con adiciones de los contratos deben solicitarse ante la Gerencia de Planeación
Financiera, con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario a la fecha prevista para el agotamiento del precio
pactado o el vencimiento del plazo estipulado, según el caso.
Dicha Gerencia dispondrá de un máximo de 5 días hábiles siguientes al recibo de la solicitud para dar respuesta a la misma.
La solicitud de elaboración del acuerdo a la Gerencia de Abastecimiento deberá adelantarse a través del Sistema Gestión
Contratos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que los recursos hayan sido colocados por la Gerencia de Planeación Financiera, cuando se trate de adición o de adición y prórroga simultáneamente.
La regla prevista en el párrafo anterior aplicará a las modificaciones que deban introducirse a los contratos, en cuyo evento
la antelación se contará respecto de la fecha en que se requiera que las mismas produzcan efecto.
Tratándose de prórrogas únicamente, el trámite ante Sistema Gestión Contratos deberá radicarse con una antelación no
inferior a 15 días hábiles a la fecha de vencimiento del plazo. Adicionalmente para las solicitudes de modificaciones contractuales ante la Gerencia de Abastecimiento se debe anexar lo siguiente:
a) Justificación de la adición o prórroga.
b) Copia de la orden de inicio del contrato.
c) Autorización del Presidente para la adición y/o prórroga.
d) Copia del resultado de Estudio de Mercado, en caso que aplique.
Para el caso de las prórrogas se debe anexar carta del contratista en la cual manifieste que mantiene las condiciones iniciales pactadas durante el tiempo de prórroga del contrato.
Para tramitar una adición se debe validar que existan recursos en el presupuesto.
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Si no se da inicio al proceso o no se tramita la solicitud del acuerdo respectivo dentro de los plazos aquí previstos, la Gerencia de Planeación Financiera retirará los recursos.
La Gerencia de Abastecimiento devolverá las solicitudes tramitadas por fuera de los plazos fijados, con excepción de los
siguientes casos:
Cuando la solicitud de bienes y servicios no se alcanza a recibir dentro de la vigencia del contrato pero fueron solicitados dentro de ésta. En este caso el supervisor técnico solicita la prórroga para la recepción del cumplimiento
de esta obligación a adquirir.
Por incumplimiento de la entrega de bienes o servicios. En este caso el comprador operacional tramita la prorroga, previa autorización del apoderado.
Para dar cumplimiento a lo anterior, es necesario que los facultados para contratar efectúen oportunamente las liberaciones de las cestas de compras y divulguen a los líderes de contratación de las áreas, soportes administrativos, supervisores
y compradores operacionales, lo anteriormente requerido.
Corresponde a estos últimos ejercer un estricto control sobre la ejecución de los recursos asignados al contrato y sobre el
vencimiento del plazo, de tal forma que, de manera oportuna, puedan atenderse los requerimientos de bienes y servicios
mediante una nueva contratación o mediante adición y/o prórroga a los contratos vigentes, las cuales serán gestionadas
por el área responsable del contrato.
Los supervisores no pueden introducir ninguna modificación al contrato, tales como prórrogas de plazo, adiciones al precio, cambio en la forma de pago, y en general cualquier variación de las condiciones pactadas, cualquiera fuere la forma en
que la modificación se adopte (acta, memorando, correo electrónico, etc.) porque carecen de competencia para ello. Dicha
atribución le está reservada de manera exclusiva a los Facultados para Contratar.
12.2.1 Suspensión de contratos
La suspensión de un contrato consiste en la detención temporal de su ejecución por razones especiales de fuerza mayor,
caso fortuito, o por razones de conveniencia que deberán ser avaladas por el Facultado para Contratar.
A continuación, algunos puntos a tener en cuenta:
Al tenor del artículo 41 del Manual de Contratación, la ejecución de los contratos podrá ser suspendida en forma total o
parcial, por mutuo acuerdo de las partes contratantes.
Si la motivación de la suspensión es técnica, el supervisor técnico remitirá al comprador operacional un documento escrito
que contenga las causas que la originan, el porcentaje de avance del contrato, el estado de las obras, bienes o servicios
contratados, el término por el que se extenderá y las consecuencias que dicha decisión genera, para que a su vez el comprador operacional gestione, tramite y formalice el tramite.
Superadas las causas de la suspensión antes de la fecha establecida, las partes suscribirán un acta que señale las condiciones de reanudación del contrato. Si fuere necesario se reprogramarán las actividades contractuales.
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El contratista deberá modificar la vigencia de las garantías constituidas en igual período al de la suspensión, si no ha dado
aviso a la compañía de seguros para que suspenda el respectivo contrato de seguro. Si dio previo aviso, enviará a dicha
compañía copia del acta de levantamiento de la suspensión.
Como la suspensión del contrato supone la interrupción del plazo de ejecución, el plazo por el que se extienda no se
computa para el cálculo de sanciones.
12.2.2 Ampliación objeto del contrato
En caso que se amplíe el objeto de un contrato incluyendo nuevos bienes y servicios, el área dueña del contrato aportará
los siguientes documentos a la Gerencia de Abastecimiento como soportes del acuerdo respectivo:
Oferta presentada por el Contratista respecto del (los) bien (es), obra o servicio a ser incluido dentro del objeto del
contrato, firmada y fechada.
En la misma debe establecerse el plazo para el suministro, realización o prestación del bien o servicio, respectivamente, lugar de entrega y la forma de pago, en caso que sea diferente a la contemplada inicialmente en el contrato.
Precio del (los) bien (es), obra o servicio a ser incluido.
En el acuerdo que se elabore por parte del Equipo Jurídico deben incorporarse todas las condiciones contractuales
relacionadas con el (los) bien (es), obra o servicio incluidos. Debe verificarse con base en la información relacionada, si
el plazo pactado en el acuerdo modifica el plazo total de ejecución del contrato. Si es así, deberá indicarse en dicho
acuerdo no solo la ampliación en el valor asegurado de la(s) garantía(s) sino de su vigencia.
En el acuerdo debe mencionarse expresamente que la oferta hace parte del mismo.
Antes de enviar el trámite al Equipo Jurídico de Secretaría General los integrantes de los equipos de compras de la
Gerencia de Abastecimiento deben verificar que los documentos e información mencionados se aporten en las condiciones descritas.
Cuando se amplíe el precio del contrato, revisará si por cuantía, y conforme con los estatutos sociales de ETB, se requiere autorización del órgano social competente (Junta Directiva) y en caso afirmativo, solicitarla.
Se incluirá un anexo técnico específico y detallado del alcance técnico de la modificación.
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