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prevengos software de prevención SHE. Seguridad laboral MT. Medicina del trabajo CAE. Coordinación empresarial PRP. Prevención de riesgos penales PREVENGOS INDICE DE CONTENIDOS PRESENTACIÓN ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 2 ÁREAS FUNCIONALES �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 4 SEGURIDAD LABORAL ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 6 Evaluaciones de seguridad��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 6 Evaluaciones de higiene������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 7 Evaluaciones de ergonomía������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 7 Evaluaciones de psicosociología������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 8 Gestión preventiva���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 8 Planes de emergencia y autoprotección����������������������������������������������������������������������������������������������������� 9 Maquinaria y equipos de trabajo��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Entrega de EPIs (EPP)����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 Accidentes e incidentes����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11 No conformidades��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11 MEDICINA DEL TRABAJO ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 12 Planificación de la vigilancia de la salud��������������������������������������������������������������������������������������������������� 12 Agenda médica. Calendario y gestión de citas���������������������������������������������������������������������������������������� 12 Historial clínico-laboral�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 12 Reconocimientos médicos. Registro y valoración de las pruebas médicas���������������������������������������������� 13 Consulta médica asistencial����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 Consultas médicas o de enfermería��������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 Campañas y control de vacunación�������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 Accidentes biológicos������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 Incapacidades temporales����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 COORDINACIÓN EMPRESARIAL ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 Área web. Plataforma de documentación CAE���������������������������������������������������������������������������������������� 16 Control de acceso�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17 PRP. PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES ������������������������������������������������������������������������������������������������ 18 FORMACIÓN ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19 GESTIÓN GENERAL ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 20 GESTIÓN ECONÓMICA ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22 Gestión comercial y administrativa������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 22 Enlace con contabilidad���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22 Gestión de tiempos y costes����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 23 Gestión de memorias Orden TIN/2504/2010 y SERPA (España)������������������������������������������������������������������ 23 PORTAL WEB ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24 Acceso empresas y centros de trabajo������������������������������������������������������������������������������������������������������ 24 Acceso empleados������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 25 1 PREVENGOS PRESENTACIÓN Prevengos es un software de gestión integral para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) que engloba las especialidades técnicas (SHE), la medicina del trabajo (MT) y la coordinación de actividades empresariales de contratistas (CAE). El sistema está estructurado en diferentes áreas de gestión, escalables, para que la implantación se pueda realizar a medida de las necesidades del cliente: ▪▪ Seguridad laboral. ▪▪ Seguridad e higiene industrial. ▪▪ Ergonomía y psicosociología aplicada. ▪▪ Medicina del trabajo. ▪▪ Coordinación de actividades empresariales. ▪▪ Prevención de riesgos penales o delitos. ▪▪ Gestión comercial y administrativa (para S.P. Ajenos). Portal de acceso web Se complementa con un portal web colaborativo, intranet/extranet, como canal bidireccional interactivo de comunicación y distribución de la información, procedimientos y procesos preventivos, haciendo partícipes de la gestión preventiva a los directivos de las empresas, delegados de los centros de trabajo, resto de trabajadores en plantilla, contratistas, vigilantes de seguridad y tornos u otros sistemas de control de acceso. Principales características ▪▪ Integrable con cualquier sistema de RRHH (SAP, Oracle, META4, etc.) mediante interfaz pública. ▪▪ Flexible y moldeable por el usuario administrador, personalizando la base datos e informes. ▪▪ Modelable y apto para todo tipo de organizaciones empresariales, ya sean privadas o públicas. ▪▪ Ubicable en servidores internos del cliente o en la nube, centro de datos externo cloud computing. ▪▪ Escalable en entornos de red local y/o geográficamente dispersos mediante terminales remotos y web. ▪▪ Actualizable, dada la existencia de un departamento de I+D+I que perfecciona el software continuamente. ▪▪ Centralización del almacenamiento de toda la información con automatización de copias de seguridad. Compatible con LPRL, Orden TIN/2504/2010, SERPA, OHSAS 18001, LOPD y LSSI La cobertura funcional del software es compatible con los requisitos de la legislación española vigente en prevención de riesgos laborales y del estándar del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Assessment Series), además de con los requisitos en protección de datos de carácter personal LOPD. 2 PREVENGOS Destinatarios del software Es un sistema de gestión para los departamentos de prevención de riesgos laborales (PRL) y mantenimiento de todo tipo de organizaciones empresariales, ya sean públicas o privadas, asociaciones de empresas con servicios de prevención mancomunados, servicios de prevención ajenos o consultoras que prestan servicios a terceros, profesionales independientes o centros docentes. Actualmente contamos con clientes en España, Andorra y numerosos países del mercado latinoamericano. Gestione eficazmente las áreas de: ›› Seguridad laboral ›› Seguridad e higiene industrial ›› Ergonomía y psicosociología ›› Medicina del trabajo ›› Coordinación empresarial ›› Prevención de riesgos penales ›› Gestión comercial y administrativa Principales beneficios ▪▪ Hacerle la vida más fácil al prevencionista, obteniendo resultados más profundos, productivos y efectivos. ▪▪ Controlar el acceso a la información, de forma segmentada, conforme a los perfiles asignados a los usuarios. ▪▪ Disponer del historial y estado de cada trabajador en todos los aspectos técnicos, médicos y formativos. ▪▪ Explotar los datos, de forma global o segmentada, mediante agendas, consultas, listados, avisos, indicadores, reportes, informes estadísticos y memorias disponibles en el sistema, con objeto de analizar, tomar decisiones y conseguir la mejora continua de las condiciones de trabajo. ▪▪ Integrar el sistema de gestión SST y CAE en la empresa mediante canales Intranet/Extranet, de comunicación bidireccional, con directivos y delegados de los centros de trabajo, trabajadores, contratistas, vigilantes de seguridad y sistemas de control de acceso, para hacer a todos partícipes en la gestión y aplicación de la cultura preventiva. ▪▪ Cumplir de una manera eficaz y eficiente, bajo un solo sistema de gestión integral, en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo (SST) y de la coordinación de actividades empresariales de contratistas (CAE), con los requisitos legales, con las especificaciones de la norma OHSAS 18001 así como con las obligaciones en materia de protección de datos de carácter personal. Servicios complementarios opcionales Formación a usuarios: servicio de formación a usuarios a través de Internet o de forma presencial. Soporte al usuario: servicio de atención telefónica, por conexión remota, por e-mail o mediante el portal Web de soporte www.prevengos.com para resolver consultas o incidencias funcionales. Migraciones de datos: el cliente podrá solicitar la migración datos a Prevengos desde sus actuales ficheros o bases de datos en explotación. Ampliaciones funcionales: el cliente podrá solicitar a Nedatec el desarrollo de ampliaciones funcionales a medida, en función de sus necesidades y requerimientos. Las ampliaciones podrán realizarse siempre que las funcionalidades solicitadas no alteren ni contravengan las funciones existentes, por lo que las peticiones del cliente deberán plantearse en términos de ampliación de la cobertura funcional, de uso opcional y/o alternativo para los usuarios sobre las funcionalidades existentes en el aplicativo. Hosting cloud externo: ponemos a disposición del cliente un servidor virtual cloud, con Prevengos alojado y totalmente operativo, proporcionando las cuentas y claves de acceso al sistema. 3 PREVENGOS ÁREAS FUNCIONALES SEGURIDAD LABORAL MEDICINA DEL TRABAJO Evaluaciones de seguridad. Evaluación matricial, planificación de la acción preventiva, formación e información a los trabajadores. Historial clínico-laboral. Registro completo de la historia clínica de los trabajadores. Evaluaciones de higiene. Evaluaciones específicas de ruido, iluminación, estrés térmico, vibraciones mecánicas e inhalación de agentes químicos. Evaluaciones de ergonomía. Manipulación manual de cargas, movimientos repetitivos, posturas forzadas, manipulación de pacientes y cuestionarios ergonómicos. Evaluación de psicosociología. Cumplimentación anónima de los cuestionarios de evaluación e importación automatizada en el sistema. Gestión preventiva. Elaboración del plan de prevención, programación de actividades, formación e informes de seguimiento. Planes de emergencia y autoprotección. Elaboración completa del plan de autoprotección y gestión de simulacros. Accidentes e incidentes. Investigación de accidentes e incidentes de trabajo. Reconocimientos médicos. Planificación previa, consignas automatizadas, autovaloración de resultados, analíticas, etc. Agenda médica. Calendario y gestión de citas. Consulta médica asistencial. Medicina asistencial, campañas de vacunación, investigación de accidentes de riesgo biológico y gestión de incapacidades temporales. COORDINACION EMPRESARIAL Control de proyectos de coordinación y obras de construcción. Gestión de múltiples proyectos, árbol de subcontratación, identificación de trabajadores y maquinaria concurrentes en los centros. Documentación requerida. Definición de los modelos a requerir a las contratas, agrupación por familias, obligatoriedad del documento, caducidades, rechazos, etc. No conformidades. Registro y seguimiento de no conformidades, incidencias o propuestas de mejora. Visitas de control de obra. Registro de visitas, identificación de deficiencias, riesgos identificados, medidas correctoras, etc. Maquinaria. Gestión de inventario, revisiones periodícas, trabajadores autorizados, mantenimiento preventivo. Control de acceso. Acceso a los centros sujeto a la correcta aportación de la documentación requerida. Entrega de EPIs. Registro y control de entrega de EPIs a trabajadores. Devoluciones y stock en almacén. Web del contratista. Portal web para la gestión completa de la documentación por parte de los contratistas. 4 PREVENGOS PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES Evaluación de riesgos penales o delitos. Identificación de las normas, procedimientos y herramientas establecidos para evitar el incumplimiento de la normativa legal con relevancia penal aplicable a la empresa y a su personal. FORMACIÓN Acciones formativas. Gestión completa de las acciones formativas e informativas a los trabajadores. e-Learning. Portal web para la formación y evaluación online de los trabajadores. GESTIÓN GENERAL Empresas, centros y trabajadores. Filiación de empresas, centros de trabajo y trabajadores. Integración con RR.HH. Agenda de actuaciones. Calendario completo de acciones vinculadas a los elementos del sistema. Gestión de usuarios. Alta de usuarios y asignación de permisos de acceso a las áreas funcionales. Configuración del sistema. Parámetros de configuración global del sistema y personalización de informes. Gestión documental. Generación, almacenamiento y administración de documentación. Envíos por email, publicación y recepción de documentos a través del portal web. GESTIÓN ECONÓMICA Presupuestos. Emisión de ofertas a clientes potenciales y clientes efectivos. Todas las áreas funcionales del sistema están relacionadas entre sí, permitiendo cruzar información entre ellas. Contratos. Elaboración de conciertos, fraccionamiento de vencimientos de cobro, gestión de renovaciones, comisiones a terceros, etc. Por ejemplo, la asignación o elimina- Facturación y cobros. Gestión completa de la facturación, cobros y emisión de remesas bancarias. ridad laboral, puede determinar si un Enlace con contabilidad. Sistema de exportación de información contable a sistemas externos. ción de un riesgo en el área de seguprotocolo médico es aplicable o no en un reconocimiento médico. Gestión de tiempos y costes. Definición de proyectos de imputación de horas, dietas y gastos. Gestión de memorias Orden TIN/2504/2010 (España). Recopilación, cálculo y cómputo automático de los datos requeridos para las memorias anuales conforme a la Orden TIN/2504/2010. PORTAL WEB Aplicativo en entorno web con conectividad en tiempo real a través de Internet o Intranet, de acceso restringido, que permitirá acceder a datos y documentos publicados por el servicio de prevención, permitiendo la comunicación bidireccional con el mismo. Portal web de empresa/centro. Información y documentación online para los directivos, responsables y delegados. Portal web del empleado. Información y documentación online para todos los empleados de las empresas. Portal web del contratista. Información y documentación online para las contratas o proveedores. Portal web de control de acceso. Información y documentación online para los vigilantes y recepcionistas. 5 SEGURIDAD LABORAL SEGURIDAD LABORAL EVALUACIONES DE SEGURIDAD Comprende la realización y seguimiento de las evaluaciones de riesgos generales, aplicación de listas de chequeo sobre las fuentes de riesgo identificadas en los centros de trabajo, y la planificación de la acción preventiva, formativa e informativa. Para cada centro de trabajo podemos identificar, describir y evaluar los siguientes tipos de fuentes de riesgo y como afectan cada una de ellas a los diferentes puestos de trabajo: ▪▪ Lugares de trabajo. ▪▪ Equipos de trabajo. ▪▪ Procesos de trabajo. ▪▪ Agentes químicos, materiales, físicos y biológicos. ▪▪ Compuestos o preparados químicos. ▪▪ Tareas o actividades concretas. ▪▪ Puestos de trabajo. La evaluación de las fuentes de riesgo se realiza identificando Prevengos permite a los usuarios guardar evaluaciones completas o partes de ellas para ponerlas a disposición de otros usuarios. las deficiencias, los riesgos derivados de estas y las causas que los originan. Esta evaluación se puede realizar con los métodos Reutilice estas plantillas de evalua- INSHT, William T. Fine, método simplificado del INSHT (NTP 330) y ción para optimizar su productividad otros métodos matriciales configurables 2x2 o 3x3. y unificar los criterios de evaluación. El sistema permite realizar la planificación y seguimiento de los siguientes elementos: ▪▪ Medidas preventivas. ▪▪ Medidas correctoras. ▪▪ Equipos de protección individual (EPI - EPP). ▪▪ Señalización. ▪▪ Acciones formativas. ▪▪ Fichas informativas complementarias. Se completa la descripción de las fuentes y riesgos evaluados indicando: ▪▪ Referencias normativas relacionadas. ▪▪ Mediciones higiénicas básicas. ▪▪ Fotografías anexas. ▪▪ Medidas o elementos adoptados. Impresión en Word de diversos informes ▪▪ Evaluaciones de riesgos. ▪▪ Matriz o mapa de riesgos. ▪▪ Planificación de la acción preventiva. ▪▪ Actas informativas detalladas/resumidas. ▪▪ Recibís de la información personalizados por trabajador. ▪▪ Anexo de fotografías. ▪▪ Anexo de mediciones efectuadas. ▪▪ Listas de chequeo aplicadas. 6 SEGURIDAD LABORAL EVALUACIONES DE HIGIENE EVALU ACIONE S DE E RGONOMÍA Comprende la realización y seguimiento de las evalua- Comprende la realización y seguimiento de las evalua- ciones específicas de higiene industrial y planificación de ciones específicas de ergonomía y planificación de la ac- la acción preventiva, formativa e informativa. Cabe des- ción preventiva, formativa e informativa. Cabe destacar tacar las siguientes funciones: los siguientes métodos de evaluación: Evaluación de exposición al ruido. Cálculo de atenua- Manipulación manual de cargas: ción mediante métodos: ▪▪ NIOSH simple y multitarea. ▪▪ Bandas de octava. ▪▪ INSHT/Ergomater. ▪▪ HML. ▪▪ UNE EN-1005-2. ▪▪ SNR. ▪▪ Steinberg / Windberg. ▪▪ Snook y Ciriello (Empuje, arrastre y transporte). Evaluación de Iluminación (RD 486/1997). Evaluación de vibraciones mecánicas (Valor de A(8)). Evaluación de agentes químicos por inhalación (UNE EN689; VLA-EC / VLA-ED). Evaluación de estrés y confort térmico: Movimientos repetitivos: ▪▪ Índice OCRA (Analítico). ▪▪ Índice Check List OCRA. ▪▪ JSI (Job Strain Index). Posturas forzadas: ▪▪ PMV. Índice de valoración medio de Fanger (ISO 7730). ▪▪ WBGT. Índice de temp. globo y bulbo húmedo (ISO 7243). ▪▪ OWAS (Ovako Working Analysis System). ▪▪ SWReq. Índice de sudoración requerida (ISO 7933). ▪▪ RULA (Rapid Upper Limb Assessment). ▪▪ WCI. Índice del viento frío (ISO 11079). ▪▪ REBA (Rapid Entire Body Assessment). ▪▪ IREQ. Índice de aislamiento requerido (ISO 11079). Manipulación manual de pacientes Planificación y seguimiento de la acción preventiva. ▪▪ De cada estudio realizado se pueden generar los infor- Los distintos estudios permiten realizar cuestionarios ergo- mes de evaluación, de planificación de acciones pre- nómicos complementarios: embarazo, PVD, carga men- ventivas o correctoras así como actas de información al tal, etc. trabajador. MAPO (Movilización asistencial de pacientes). Planificación y seguimiento de la acción preventiva. De cada estudio realizado se pueden generar los informes de evaluación, de planificación de acciones preventivas o correctoras así como actas de información al trabajador. 7 SEGURIDAD LABORAL EVALUACIONES DE PSICOSOCIOLOGÍA Abarca la realización y seguimiento de las evaluaciones específicas de psicosociología y la planificación e implantación de la acción preventiva, formativa e informativa. Se garantiza el anonimato de la recogida de datos mediante dos sistemas a elegir por el usuario: ▪▪ Aplicación .exe de Windows. Permite almacenar las contestaciones de los cuestionarios de diferenes trabajadores sin almacenar ningun dato personal que los pueda identificar. Esta aplicación se puede ejecutar directamente sin instalación en cualquier PC. ▪▪ Portal web. Dispone de un área donde el trabajador puede cumplimentar los cuestionarios igualmente de forma anónima. Este área web de cumplimentación se forma dinámicamente de manera temporal y anónima para permitir que el usuario pueda realizar el cuestionario. Una vez realizado el mismo, el área web se elimina y los datos son almacenados junto con los resultados de los demás trabajadores, garantizando el anonimato. Prevengos permite realizar las evaluaciones con métodos específicos de análisis de múltiples factores psicosociales: ▪▪ AIP/INSHT. Factores Psicosociales. INSHT España. ▪▪ ISTAS21. Versión corta y media. Adaptación de CoPsoQ a España. ▪▪ LIPT-60. Cuestionario de estrategias de acoso moral o psicológico. ▪▪ SCL-90-R. Inventario de síntomas o malestares de L. Derogatis. Como en el resto de evaluaciones, el sistema permitirá realizar la gestión completa de la planificación y seguimiento de la acción preventiva derivada de los resultados evaluados. De cada estudio realizado se pueden generar los informes de evaluación, de planificación de acciones preventivas o correctoras así como actas de información al trabajador. GESTIÓN PREVENTIVA Plan de gestión, programación, formación e informes de seguimiento Módulo que contempla la gestión general de la prevención de riesgos laborales permitiendo el registro y la generación de los documentos que forman parte del ciclo del plan de prevención, desde la programación anual de actividades hasta la memoria anual, exceptuando las evaluaciones de riesgos. En esencia, el módulo permite gestionar los siguientes aspectos: ▪▪ Diseño y revisión del plan de prevención por empresa. ▪▪ Programación anual de actividades por empresa y/o particular por centro de trabajo. ▪▪ Control de actuaciones puntuales o periódicas empresa / centro / trabajador. ▪▪ Partes de inspección o seguimiento, listas de chequeo y planificación de acciones. ▪▪ Cursos de formación y emisión de certificados. Calendario de formación. ▪▪ Cuestionarios de auditoría y de valoración de la efectividad de la prevención de riesgos. ▪▪ Memoria anual de actividades por empresa. Control y seguimiento El sistema dispone de formularios para la consulta condicionada y la impresión de listados sobre los procesos anteriores, para llevar el perfecto control y seguimiento de la gestión. 8 SEGURIDAD LABORAL PLANES DE EMERGENCIA Y AUTOPROTECCIÓN Módulo con la funcionalidad necesaria para acometer la elaboración de planes de emergencia y evacuación de los centros de trabajo, la gestión de simulacros y el seguimiento de los mismos. Se entiende como autoprotección el sistema de acciones y medidas encaminadas a prevenir y controlar los riesgos sobre las personas y los bienes, a dar respuesta adecuada a las posibles situaciones de emergencia y a garantizar la integración de estas actuaciones con el sistema público de protección civil. Parte del plan de autoprotección establece unos criterios básicos de actuación del personal, para una rápida y ordenada actuación, en función del tipo de emergencia. El plan de emergencia responderá a las preguntas ¿qué se hará?, ¿cuándo se hará? ¿cómo y dónde se hará? y ¿quién lo hará?. Prevengos permirte acometer la elaboración completa del plan de autoproteción (RD/393/2007 y posteriores revisiones) y emergencias de los centros de trabajo identificando y relacionando todos los elementos que intervienen en el mismo. En esencia, el módulo permite gestionar los siguientes aspectos: ▪▪ Identificación del centro, características constructivas. ▪▪ Vías de acceso. ▪▪ Vías de evacuación. ▪▪ Equipos e instalaciones. ▪▪ Recursos materiales y humanos. ▪▪ Identificación de las situaciones de emergencia. ▪▪ Protocolos de comunicación. ▪▪ Fichas de intervención. ▪▪ Plan de evacuación. Implantación del plan. ▪▪ Acciones formativas e informativas. ▪▪ Dotación y adecuación de medios materiales y recursos. ▪▪ Seguimiento y control de simulacros. ▪▪ Planos y documentos. 9 SEGURIDAD LABORAL MAQUINARIA Y EQUIPOS DE TRABAJO Comprende el inventariado de instalaciones, maquinaria y otros equipos de trabajo o dispositivos para gestionar el mantenimiento preventivo. Cabe destacar las siguientes funciones: ▪▪ Inventario de instalaciones, maquinaria, equipos de trabajo, EPIs, vehículos, dispositivos de seguridad, etc. ▪▪ Registro de documentación asociada. ▪▪ Planificación y control de revisiones periódicas, conforme a requisitos legales y otros criterios internos. ▪▪ Listas de chequeo periódico. ▪▪ Registro de incidencias. ▪▪ Gestión de personal autorizado. ▪▪ Control de entrega y devolución. ENTREGA DE EPIS (EPP) Comprende el registro de entregas y devoluciones de EPIs (EPP) a los trabajadores, con opción de controlar el stock en los almacenes. Cabe destacar las siguientes funciones: ▪▪ Registro y control de entrega y devolución de EPIs. ▪▪ Consulta de EPIs requeridos por el trabajador según la evaluación de riesgos. ▪▪ Impresión de actas de entrega. ▪▪ Control de stock de EPIs en almacén. ▪▪ Consultas y listados de históricos de entregas realizadas y pendientes. ▪▪ Registro de incidencias. 10 SEGURIDAD LABORAL ACCIDENTES E INCIDENTES Comprende la investigación de accidentes o incidentes de trabajo, control y seguimiento mediante estadísticos generales e índices de siniestralidad. Cabe destacar las siguientes funciones: ▪▪ Investigación y seguimiento de accidentes e inciden- Prevengos le permite obtener los siguientes índices de siniestralidad: tes de trabajo. ›› Frecuencia anual de accidentes con baja. Registro de enfermedades profesionales y otros da- ›› Frecuencia anual general. ños para la salud. ›› Frecuencia mensual de accidentes con baja. ▪▪ Impresión de partes de accidentes e incidentes. ›› Frecuencia mensual acumulados de accidentes ▪▪ Consulta y listados. ▪▪ Índices de siniestralidad y comparativas anuales. ›› Gravedad anual. ▪▪ Estudios estadísticos condicionados. ›› Incidencia anual de accidentes con baja. ›› Incidencia anual de accidentes sin baja. ›› Duración media de accidentes con baja. ▪▪ El sistema de investigación de accidentes o incidentes permite identificar la empresa, centro de trabajo y tra- con baja. bajador que sufre el accidente, puesto de trabajo desempeñado, categoría, antigüedad en el mismo, tipo de contrato, EPIs utilizados, lugar del suceso, fecha, hora, turno, agentes materiales, modo o riesgo que provocó el accidente, descripción detallada del trabajo y tareas que se estaban realizando, declaración de testigos, grado de lesión, asistencia médica, naturaleza y zona de las lesiones, causas, evaluación del riesgo potencial, medidas preventivas/correctoras a adoptar y costes derivados. El informe permite dictaminar conclusiones finales, establecer la firma del técnico que realiza la investigación, y anexar documentación o fotografías tomadas del accidente. Este área está totalmente integrada en el portal web de forma que el usuario puede acceder online a la información de los registros en los que es responsable. Desde aquí mismo, puede dar como implantadas las acciones planificadas. Además puede notificar al departamento nuevos accidentes o incidentes que se produzcan. NO CONFORMIDADES Cuando se audita o inspecciona el sistema de gestión de seguridad y salud laboral o seguridad industrial implantado en la empresa aparecen “no conformidades”, que pueden ser solucionadas aplicando determinadas acciones correctivas y preventivas. Prevengos permite realizar la gestión completa de estas “no conformidades” proporcionando al usuario las siguientes funcionalidades: ▪▪ Identificación y clasificación de la no conformidad. Descripción del hallazgo y evidencias. ▪▪ Identificación de las causas, incluida la causa raíz, que dan lugar a la no conformidad. ▪▪ Toma de acciones inmediatas que minimicen las consecuencias. ▪▪ Toma de acciones preventivas y correctoras que prevengan su repetición. ▪▪ Determinación de prioridades y tiempos de implantación de las medidas. ▪▪ Identificación de los diferentes responsables. ▪▪ Envío de notificaciones automatizado. ▪▪ Galería fotográfica asociada. ▪▪ Documentación adjunta. El área de no conformidades está totalmente integrada en el portal web de forma que el usuario puede acceder online a la información de los registros en los que es responsable. Desde aquí mismo, puede dar como implantadas las acciones planificadas y determinar si la no conformidad queda o no resuelta. Además puede notificar al departamento nuevas no conformidades que se detecten. 11 MEDICINA DEL TRABAJO MEDICINA DEL TRABAJO La Medicina del Trabajo ha sido definida por la Organización Mundial de la Salud como: “ La especialidad médica que, actuando aislada o comunitariamente, estudia los medios preventivos para conseguir el más alto grado de bienestar físico, psíquico y social de los trabajadores, en relación con la capacidad de éstos, con las características y riesgos de su trabajo, el ambiente laboral y la influencia de éste en su entorno, así como promover los medios para el diagnóstico, tratamiento, adaptación, rehabilitación y calificación de la patología producida o condicionada por el trabajo”. Prevengos agrupa la gestión completa de la medicina trabajadores sobre los que se va a realizar los recono- del trabajo de las empresas permitiendo de forma sen- cimientos médicos en un periodo determinado. cilla e intuitiva realizar el control y vigilancia de la salud de los trabajadores, facilitando la toma de decisiones a partir de los análisis estadísticos de los resultados de los reconocimientos. El área médica está totalmente integrada con el resto del sistema de forma que, por ejemplo, puede obtener información de las evaluaciones de riesgo existentes y proponer al médico la aplicación de unos u otros protocolos según los riesgos existentes en el puesto de trabajo o del trabajador, y determinar qué exploraciones físicas o Agenda médica. Calendario y gestión de citas Permite llevar la gestión de las citaciones dadas a las empresas para la realización de los reconocimientos médicos. El sistema permite crear citas a trabajadores concretos y citas sin el detalle de los trabajadores indicando solamente el número de trabajadores para los que se reserva la cita. Entre otras funcionalidades cabe destacar: complementarias y pruebas analíticas se deben de rea- ▪▪ Personalización de franjas horarias. lizar dependiendo de los protocolos correspondientes, la ▪▪ Control global de citaciones por médico y centro médico. Visualización de huecos. edad y el sexo del trabajador. Dentro de la sección de medicina del trabajo podemos encontrar las siguientes áreas funcionales: Planificación de la vigilancia de la salud Permite planificar la totalidad de actividades a realizar relacionadas con la vigilancia de la salud y predefinir los ▪▪ Control de asistencia de los trabajadores, llegada/ salida del centro e impresión de justificantes. ▪▪ Consultas, búsquedas y listados. ▪▪ Estadísticos de tiempos medios de estancia en espera, en consulta y en el centro médico. ▪▪ Cartas de citación y mailing recordatorio. protocolos específicos a realizar a los trabajadores, pla- Historial clínico-laboral nificados por puestos de trabajo o directamente sobre el Registro completo de la historia clínica de los trabajado- trabajador. Existen 3 grandes apartados relacionados con la planficación y son: ▪▪ Programación anual de actividades. Permite definir las actividades a realizar dentro de la programación anual médica, establecer plazos y responsables de realización. ▪▪ Planificación de reconocimientos por puesto de trabajo. Permite asignar los protocolos (exploraciones y pruebas) que se aplicarán a los trabajadores en función de sus puestos de trabajo, obteniendo datos cruzados de las evaluaciones de riesgos. ▪▪ Campañas de reconocimientos médicos. Agrupa los 12 res que permite disponer de la información del historial clínico del trabajador ampliando, modificando y/o complementando la información en cada reconocimiento o consulta al mismo tiempo que se mantiene una fotografía almacenada de la situación del trabajador en cada acto médico. ▪▪ Antecedentes familiares y personales. ▪▪ Intervenciones quirúrgicas. ▪▪ Tratamientos médicos, medicamentos y vacunas. ▪▪ Actividades físicas. ▪▪ Alcohol, tabaco y drogas. ▪▪ Alergias. ▪▪ Anamnesis laboral. MEDICINA DEL TRABAJO Reconocimientos médicos. Registro y valoración de las pruebas médicas Nos ofrece una gestión completa de las exploraciones, pruebas analíticas, resultados, diagnósticos, valoración de los resultados (valoración automática en algunas pruebas según los resultados), cuestionario médico y asignación automatizada de consignas (recomendaciones, restricciones, prohibiciones, condiciones y conclusiones). Dispone de un repositorio personalizable de datos donde el usuario puede configurar los protocolos médicos a aplicar, añadir o modificar las exploraciones ya existentes y sus posibles resultados, configurar las pruebas analíticas y cuestionarios complementarios. El usuario puede vincular una misma prueba analítica con diferentes laboratorios de forma que podamos realizar fácilmente de forma electrónica tanto la petición al laboratorio como la importación de los resultados obtenidos. Entre otras, las áreas más significativas del reconocimiento son: ▪▪ Tipo y periodicidad del reconocimiento médico. ▪▪ Exploraciones físicas. ▪▪ Exploraciones complementarias. ▪▪ Audiometría (con exposición y sin exposición al ruido). ▪▪ Control visión. Agudeza visual, visión cromática, ametropías, forias, tonometría, etc. ▪▪ Espirometría. ▪▪ Estudio carotídeo. ▪▪ Riesgo cardiovascular. Score y Framinghan. ▪▪ Cuestionario complementario. ▪▪ Analíticas. ▪▪ Hallazgos patológicos. ▪▪ Valoración medico-laboral. ▪▪ Documentos anexos. ▪▪ Conclusiones. 13 MEDICINA DEL TRABAJO CONSULTA MÉDICA ASISTENCIAL Permite gestionar la asistencia médica de los trabajadores contemplando el control y seguimiento del historial clínico-laboral, consultas médicas y de enfermería, emisión de recetas, campañas de vacunación, accidentes biológicos y, finalmente, la gestión de incapacidades temporales. Posibilita un perfecto control de la asistencia médica que se preste a los trabajadores, disponiendo de potentes mecanismos de registro de la información y de consulta a la base de datos para obtener múltiples tipos de listados, informes de seguimiento y estadísticos. Las principales funcionalidades del módulo son: Historial clínico-laboral Consultas médicas o de enfermería ▪▪ Tipo y especialidad de la consulta. ▪▪ Motivo. ▪▪ Contingencia. ▪▪ Tipo de asistencia. ▪▪ Centro médico en el que el trabajador es atendido. ▪▪ Profesional sanitario que atiende al trabajador. ▪▪ Hora de inicio y fin de la consulta. ▪▪ Anamnesis. ▪▪ Exploración. ▪▪ Pruebas complementarias. ▪▪ Pruebas analíticas. ▪▪ Diagnóstico y tratamiento. ▪▪ Evolución. ▪▪ Medicación e impresión de recetas. ▪▪ Derivación de pacientes. Campañas y control de vacunación ▪▪ Planificación de vacunas pendientes de administrar. ▪▪ Registro de vacunas administradas. ▪▪ Consulta de trabajadores vacunados. ▪▪ Consulta de trabajadores sin vacunar. Accidentes biológicos ▪▪ Fecha, hora y latencia. ▪▪ Datos completos de la exposición. ▪▪ Localización de la lesión. ▪▪ Acciones inmediatas adoptadas. ▪▪ Serología de la fuente. ▪▪ Inmunizaciones. Hepatitis B, Tétanos y VIH. ▪▪ Serología del trabajador. ▪▪ Tratamiento. ▪▪ Medidas correctoras y preventivas. Incapacidades temporales ▪▪ Partes de baja. ▪▪ Partes de confirmación. ▪▪ Altas médicas. 14 COORDINACIÓN EMPRESARIAL COORDINACIÓN EMPRESARIAL El módulo permite llevar de forma sencilla e intuitiva la gestión completa de la coordinación de actividades empresariales de las contratas, la coordinación de seguridad en los centros de trabajo, obras de construcción y proyectos de cualquier tipo en los que hay concurrencia de varias empresas (contratas, subcontratas y proveedores). Defina fácilmente la documentación de coordinación a requerir y a proporcionar a las empresas contratistas, tanto a nivel general de empresa, trabajadores y maquinaria, como los requisitos particulares para cada proyecto de coordinación. Las contratas, desde su área web privada, pueden enviar los documentos requeridos, visualizar en tiempo real el estado de su documentación y descargar la documentación que se le proporcione. Adicionalmente se pueden establecer controles de acceso a los centros de trabajo supeditados a que los contratistas tengan toda la documentación en regla. Como funcionalidades principales de esta área podemos destacar: Registro y control de empresas contratistas ▪▪ Datos de la empresa y su actividad. ▪▪ Relación de trabajadores. ▪▪ Inventario de maquinaria y herramientas de trabajo. ▪▪ Obras y proyectos de coordinación en los que está activa. ▪▪ Avisos de control y seguimiento. ▪▪ Definición de requisitos de documentación, por defecto y agrupados por familias. ▪▪ Identificación de documentos obligatorios para el acceso al centro. Registro, control y seguimiento de proyectos de coordinación y obras ▪▪ Datos del proyecto, tiempos de inicio y finalización prevista. ▪▪ Datos de localización. ▪▪ Fechas e items de control. ▪▪ Árbol de subcontratación. Definición jerárquica de todas las empresas concurrentes. ▪▪ Visitas de control e informes de incidencias. ▪▪ Actas de reunión. ▪▪ Proyectistas y coordinadores de seguridad (obras de construcción). ▪▪ Dirección facultativa (obras de construcción). ▪▪ Documentación particular requerida por proyecto a cada empresa, trabajador o máquina. ▪▪ Documentación ofrecida (aportada) a las contratas. 15 COORDINACIÓN EMPRESARIAL Área web. Plataforma de documentación CAE Aplicativo en entorno web con conectividad en tiempo real a través de Internet o Intranet, de acceso restringido, que permitirá a las contratas enviar y recibir los requerimientos de documentación CAE exigibles tanto a nivel general como particular en un proyecto de coordinación u obra. Cabe destacar las siguientes funciones: ▪▪ Información detallada de proyectos, contratas, subcontratas, trabajadores y máquinas. ▪▪ Envío y recepción a través de la web de los requerimientos de documentación para cada contrata. ▪▪ Gestión de periodos de validez y caducidad de cada documento. ▪▪ Validación/rechazo por parte del coordinador de la documentación subida por la contrata. ▪▪ Validación y comprobación automática de trabajadores tras validar un ITA (Informe de Trabajadores de Alta). ▪▪ Alta/desactivación de trabajadores. ▪▪ Alta/desactivación de maquinaria. ▪▪ Sistema de importación automática de trabajadores de la contrata (mediante ITA y Excel). ▪▪ Posibilidad de que la contrata gestione la documentación de sus subcontratas. ▪▪ Posibilidad de que los responsables de los centros accedan a la documentación particular del centro. 16 COORDINACIÓN EMPRESARIAL Control de acceso Aplicativo web para el control de acceso de los trabajadores y maquinaria al centro de trabajo y proyecto de coordinación supeditado (opcionalmente) a que la contrata y sus subcontratas tengan en regla toda la documentación de coordinación que se les ha requerido. ▪▪ Control de entrada/salida a los centros, supeditado al estado de la documentación requerida. ▪▪ Identificación de trabajadores y maquinaria mediante: ▫▫ DNIs. Mediante lectores o entrada manual. ▫▫ Tarjetas de acceso con códigos QR personalizables. ▫▫ Nombre del trabajador. ▫▫ Empresa del trabajador. Selección desde el listado de trabajadores. ▫▫ Matrícula, referencia o nombre de la maquinaria. ▪▪ Alta e identificación de visitas o invitados. ▪▪ Control de acceso para las diferentes puertas o vías de entrada al centro. ▪▪ Identificación del destino (centro de trabajo y obra a la que accede el trabajador). ▪▪ Personalización de avisos a seguridad al identificar a un trabajador. ▪▪ Informe de situación ante emergencias. Información del personal que está dentro en un instante dado. ▪▪ Consulta de accesos. Detalle del acceso, hora de entrada, destino, hora de salida, etc. ▪▪ Auditoría de los accesos registrados por cada vigilante en cada puerta para cada centro. ▪▪ Sistema de control de salidas del centro sin pasar por el puesto de control. ▪▪ Posibilidad de enlace con tornos de acceso. ▪▪ Generación online del carnet del trabajador con código QR de identificación. 17 PRP. RIESGOS PENALES PRP. RIESGOS PENALES La prevención de riesgos penales o delitos (PRP) tiene como finalidad prevenir la comisión de delitos en la empresa identificando las normas, procedimientos y procesos en los que pueda existir relevancia penal aplicable a la empresa y a su personal. Prevengos incorpora la completa gestión de riesgos de este tipo que puedan afectar a la empresa en relación con la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Entre otras funcionalidades es importante resaltar: ▪▪ Análisis, identificación y evaluación de los riesgos penales o delitos. ▫▫ Procesos y actividades en los que pueden aparecer estos riesgos. ▫▫ Mecanismos y organos de control existentes. ▫▫ Planificación de acciones correctoras/preventivas. ▪▪ Elaboración del plan o manual de prevención penal. ▪▪ Programación anual de actividades. ▪▪ Informes de inspección o seguimiento. ▪▪ Informes de no conformidad y asignación de responsables. ▪▪ Seguimiento y control de las acciones y mecanismos de mitigación de los riesgos. ▪▪ Formación e información a los trabajadores. ▪▪ Listados, estadísticos y memorias de las actividades desarrolladas. ▪▪ Cuestionarios de auditoría y valoración de cumplimiento. 18 FORMACIÓN FORMACIÓN FORMACIÓN DE LOS TRABAJADORES El área de formación permite llevar la gestión completa de las acciones formativas a los trabajadores, tanto si la formación es impartida por la propia empresa como si es impartida por una entidad formadora externa. Los datos más relevantes de una acción formativa son: ▪▪ ▪▪ Tipo de curso: ▫▫ Formación específica del puesto de trabajo (art. 19 PRL España). ▫▫ Formación a nivel básico (Anexo IV R.D. 39/1997 España). ▫▫ Formación para emergencias. ▫▫ ▫▫ Formación en vigilancia de la salud. Formación en prevención de riesgos penales o delitos. Modalidad del curso: Teórico/práctico, presencial, a distancia, Con Prevengos puede saber y gestionar de forma sencilla e intuitiva: ›› on-line y otros. Formación necesaria de un trabajador que éste no ha recibido. ▪▪ Fechas de impartición. ▪▪ Temario, descripción y objetivos. ▪▪ Entidad externa y técnico formador. ▪▪ Puestos de trabajo a los que está destinado. nuevo trabajador que se incorpora ▪▪ Trabajadores. a la plantilla. ▫▫ Asistencia/no asistencia del trabajador al curso. ▫▫ Certificado de formación. ▫▫ ▫▫ Curso subvencionado para este trabajador. Aprovechamiento del curso. ▫▫ Puesto y centro de trabajo en el momento de la formación. ›› Trabajadores formados y/o sin formar en un curso determinado. ›› ›› Necesidades formativas de un Emisión de certificados. Formación on-line (e-learning) Prevengos permite también, en combinación con su plataforma web, realizar formaciones online (e-learning) a los trabajadores. El técnico formador puede programar un curso online y enviar notificaciones a los trabajadores que deben realizar la formación. En cada formación online, el técnico formador podrá: ▪▪ Publicar la documentación que aporta para realizar el curso (Word, Pdf, Powerpoint, audiovisuales, etc.). ▪▪ Definir el examen tipo test que tendrán que realizar los trabajadores. ▪▪ Tiempo de realización del examen. ▪▪ Gestionar tutorías. ▪▪ Porcentaje de respuestas correctas necesarias para superar el test. ▪▪ Número de intentos que tiene el trabajador para aprobar el examen. En cada intento el sistema propondrá preguntas diferentes al alumno de forma aleatoria. 19 GESTIÓN GENERAL GESTIÓN GENERAL Se trata del núcleo central del aplicativo con el que se integran el resto de módulos operativos del sistema. Está dotado de la funcionalidad necesaria para configurar los usuarios y permisos de acceso, ajustar los parámetros básicos del funcionamiento, personalizar los informes imprimibles y acometer la gestión general básica de empresas o clientes, centros de trabajo y trabajadores. Cuentas de usuario y permisos de acceso En el apartado de seguridad, Prevengos pone a disposición del usuario administrador una gran cantidad de herramientas y funcionalidades que permiten controlar los permisos de los usuarios y el acceso de estos a las diferentes áreas de información. ▪▪ Alta y gestión de ilimitadas cuentas de usuario y perfiles de usuario. ▪▪ Definición de la política de contraseñas. Caducidad, contraseñas fuertes, etc. ▪▪ Establecimiento de permisos por usuario y por grupo de usuarios. ▪▪ Más de 400 permisos de acceso a áreas funcionales personalizables para cada usuario. Acceso denegado, sólo lectura y acceso total. ▪▪ Auditoria de lectura, alta, modificación y eliminación de datos personales conforme a la LOPD. ▪▪ Auditoría de accesos al sistema. Agenda personal, sistema de avisos y actuaciones Calendario completo de acciones realizadas y pendientes vinculadas a los elementos del sistema. El objeto principal de estas agendas es mantener informado (notificado) al usuario de todas las acciones pendientes de realización, principalmente aquellas en las que tiene responsabilidad. Desde estas agendas el usuario podrá identificar fácilmente las tareas más prioritarias en el tiempo en las que tiene responsabilidad, acceder a su formulario de datos y, si procede, dar por realizada la tarea. ▪▪ Agenda personal. Agenda de actividades preventicas, formativas, etc. en las que el usuario es responsable. ▪▪ Actuaciones. Gestor de actividades de caracter interno para asignación de tareas entre usuarios. ▪▪ Agenda médica. Agenda específica para las citaciones del área médica. ▪▪ Calendario global. Agenda de tareas pendientes en las empresas en las que somos responsables. ▪▪ Sistema de avisos por mail. Aplicación externa de envío de notificaciones por mail a los responsables. Definición de empresas, centros y trabajadores Área central donde se definen las principales entidades del sistema; empresas, centros de trabajo y trabajadores. De cada una de estas entidades el usuario podrá gestionar toda la información de filiación, datos de gestión y acceder de forma centralizada y sencilla a las diferentes áreas funcionales. Entre otras características podemos destacar: ▪▪ Definición de empresas o entidades, centros de trabajo y trabajadores de forma ilimitada. ▪▪ Definición de edificios, plantas y secciones en los centros de trabajo. ▪▪ Definición te tipos de puesto y puestos de trabajo. ▪▪ Vinculación de puestos de trabajo a entidades, centros, edificios, plantas y secciones. ▪▪ Vinculación de trabajadores a los puestos de trabajo. ▪▪ CNAEs y actividades de la empresa. ▪▪ Posibilidad de integración con sistemas de RR.HH. (SAP, Meta4, A3, etc.). 20 GESTIÓN GENERAL Gestión de documentos y plantillas de impresión Acceso centralizado a toda la documentación del sistema, tanto a las plantillas de generación de documentos como a los documentos generados por Prevengos. El acceso a estos documentos siempre estará supeditado a que el usuario tenga permisos para ello. ▪▪ Biblioteca de plantillas de informes personalizables en la que se encuentran todas las plantillas MS Office utilizadas por el sistema en el proceso de generación/impresión de los diferentes documentos. En esta área, Aquí el usuario podrá modificar y adaptar estas plantillas para adecuarlas a la empresa o crear nuevas plantillas con formatos personalizados. ▪▪ Biblioteca central de documentos en la que un usuario puede acceder a la documentación de carácter general aportada por el resto de usuarios. Los documentos de esta biblioteca pueden ser usados para generar cartas y documentos personalizados combinando con la base de datos. Esta biblioteca dispone de una clasificación de la documentación en sistema de carpetas similar al explorador de Windows. ▪▪ Biblioteca de documentación generada por el sistema en la que se almacena toda la documentación generada por Prevengos. Los accesos a cada documento también están controlados según el nivel de permiso que tenga cada usuario. ▪▪ Biblioteca particular de documentos de la empresa, centro de trabajo y trabajadores en la que un usuario puede almacenar documentación particular de la empresa, centro o trabajador, estableciendo para cada documento, diferentes niveles de acceso según su confidencialidad. Sólo los usuarios con el nivel de acceso adecuado podrán acceder a estos documentos. Esta documentación puede ser publicada en el portal web para su acceso online por parte de los usuarios web. 21 GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA Módulo orientado para llevar a cabo la gestión administrativa de pre-clientes y clientes efectivos del servicio de prevención ajeno referente a la emisión de presupuestos, contratos, facturas, domiciliaciones bancarias, gestión de comisiones a pagar y control de cobros. Entre otras, las funcionalidades más destacables son: ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ Gestión. ▫▫ Definición de servicios o conceptos técnicos y médicos para ofertar y contratar. ▫▫ Registro de asesorías o colaboradores. ▫▫ Asignación de comisiones a asesorías, comerciales y técnicos. Gestión de comercial (preclientes). ▫▫ Alta y gestión de empresas pre-clientes. ▫▫ Gestión de ofertas y seguimiento. ▫▫ Conversión a cliente efectivo al aceptar la oferta. Presupuestos. ▫▫ Identificación de servicios presupuestados. ▫▫ Conversión a contrato tras la aceptación. Contratos. ▫▫ Tipos de contrato, fases, y vencimientos. ▫▫ Centros de trabajo concertados, trabajadores por especialidad. ▫▫ Identificación de los servicios concertados, importes iniciales y de renovación. ▫▫ Fraccionamiento del importe del contrato en diversos vencimientos de facturación. ▫▫ Proceso automatizado de renovación de contratos según vencimientos de contrato. ▫▫ Enlace con plataforma SERPA (España) para su comunicación electrónica. Facturación. ▫▫ Generación de facturas a partir de contratos o manuales. ▫▫ Facturación automatizada de la formación y reconocimientos médicos. ▫▫ Proceso automatizado masivo de facturación según vencimientos. Gestión de cobros. ▫▫ Balance detallado del estado debe/haber de la empresa. ▫▫ Generación automatizada de remesas de adeudos directos SEPA (CORE y B2B). ▫▫ Control automatizado de comisiones a liquidar. ▫▫ Mailing recordatorio de facturas pendientes de pago. Informes administrativos y económicos de diversos tipos. ENLACE CON CONTABILIDAD Pasarela ideada para la generación de ficheros de exportación y poder así traspasar a contabilidad de forma automática las cuentas de clientes, asientos contables de facturas y de recibos domiciliados pendientes de contabilizar. ▪▪ Configuración de las cuentas de ingreso por series. ▪▪ Configuración de cuentas de I.V.A. ▪▪ Asignación automática de cuentas contables a clientes. ▪▪ Exportación a ficheros de enlace con contabilidad: ▫▫ Cuentas de clientes nuevos ▫▫ Asientos de facturación ▫▫ Asientos de recibos domiciliados 22 Prevengos permite exportar a los siguientes formatos: ›› ContaPlus Élite ›› ContaPlus Professional ›› A3con ›› AM Conta ›› Contasol ›› Diamacon ›› Excel GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN DE TIEMPOS Y COSTES Este módulo permite planificar y controlar la actividad realizada por los usuarios en las empresas y/o centros de trabajo en términos de plazos previstos, tiempos consumidos y costes económicos. Para ello se asigna a cada empresa o centro de trabajo uno o varios proyectos de imputación y cada proyecto se detalla con las actividades a realizar. La actividad tiene unos costes previstos, tiempos de ejecución y duración estimada. Cuando los usuarios van incurriendo horas a la actividad, el sistema puede reconocer los tiempos realizados, los tiempos pendientes que quedan sobre la actividad y los costes invertidos en la misma. Un conjunto de informes y estadísticos detallados permiten controlar los tiempos previstos, consumidos y saldos de tiempo restante, costes económicos previstos y consumidos, coste interno consumido de los técnicos y, finalmente, las desviaciones sobre la previsión por medio de los distintas consultas, listados e informes parametrizados disponibles. El sistema permite parametrizar el coste/hora de los usuarios o técnicos de forma general o por tipo de horario, tipos de tareas, dietas y gastos categorizados, así como modelos de proyectos predefinidos para obtener una mayor agilidad en la asignación de proyectos a empresas o clientes, disponiendo de un mecanismo de generación y asignación masiva de proyectos muy útil para la puesta en marcha inicial del sistema. El sistema dispone de una sencilla aplicación externa para introducir incurridos sin necesidad de entrar en Prevengos. GESTIÓN DE MEMORIAS ORDEN TIN/2504/2010 Y SERPA (ESPAÑA) Recopilación, cálculo y cómputo automático de los datos requeridos para las memorias anuales conforme a la Orden TIN/2504/2010, efectuando un barrido de todo el sistema. Cabe destacar las siguientes funciones: ▪▪ Recopilación, cálculo y cómputo automático de la memoria anual por empresa/centro de trabajo. ▪▪ Posibilidad de completar y/o realizar ajustes de forma manual de los datos que el usuario considere oportuno. ▪▪ Cálculo de la memoria anual global del servicio de prevención sumando datos de todas las empresas. ▪▪ Impresión en formato Word de la memoria por empresa y de la memoria global del servicio de prevención. ▪▪ Generación masiva de los ficheros XML compatibles con SERPA del Ministerio Español de Empleo, permitiendo la rápida comunicación de la memoria anual por empresa y de la memoria global del servicio de prevención. 23 PORTAL WEB PORTAL WEB Aplicativo en entorno web con conectividad en tiempo real a través de Internet o Intranet, de acceso restringido, que permitirá acceder a datos y documentos publicados por el servicio de prevención, permitiendo la comunicación bidireccional con el mismo. Existen diferentes roles de usuario web con accesos a áreas funcionales y de información diferentes. ACCESO EMPRESAS Y CENTROS DE TRABAJO Permitirá a los responsables o delegados de las empresas a acceder a los datos y documentos publicados por el servicio de prevención, permitiendo la comunicación bidireccional con el mismo. Entre otras, cabe destacar las siguientes funciones: ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ General. ▫▫ Datos de empresa. ▫▫ Centros de trabajo. ▫▫ Trabajadores. Datos de filiación. Formación. ▫▫ Calendario de formación. ▫▫ Acciones formativas planificadas. Estado y datos completos del curso. ▫▫ Estado formativo de los trabajadores. Prevención técnica. ▫▫ Planes de prevención. ▫▫ Programación de actividades. ▫▫ Evaluaciones de riesgos. Ficha de datos completa y acceso a la documentación. ▫▫ Acción preventiva. Calendario y gestión de la planificación. ▫▫ Partes de inspección y seguimiento. ▫▫ Emergencias y autoprotección. ▫▫ Control de entrega de EPIs. Entregas/devoluaciones, parte de entrega, estado del trabajador, etc. ▫▫ Accidentes e incidentes de trabajo. Historico y notificación online. ▫▫ No conformidades. Histórico y notificación online. ▫▫ Avisos de control. ▫▫ Índices de siniestrabilidad. ▫▫ Registro de enfermedades profesionales. ▫▫ Registro de otros daños para la salud. Medicina del trabajo. ▫▫ Programación de actividades. ▫▫ Citas médicas. Citaciones online. ▫▫ Certificados de aptitud médica. ▫▫ Estado de los trabajadores. ▫▫ Historico de reconocimientos médicos. ▫▫ Estadísticos epidemiológicos. ▫▫ Consulta médica asistencial. ▫▫ Control de vacunaciones. ▫▫ Accidentes biológicos. ▫▫ Incapacidades temporales. ▪▪ Documentación. Acceso a la documentación publicada por el departamento de prevención. ▪▪ Avisos y comunicaciones bidireccionales entre la empresa y el departamento de prevención. ▪▪ Coordinación de actividades empresariales. ▫▫ Gestión de documentación CAE. ▫▫ Informes de situación. ▫▫ Herramientas de validación y rechazo de documentos. 24 PORTAL WEB ACCESO EMPLEADOS Permitirá al trabajador acceder a información y documentación publicada por el departamento de prevención. Toda la información y documentación mostrada en el portal es información relacionada directamente con el trabajador o es información en la que el trabajador tiene algún tipo de responsabilidad. ▪▪ ▪▪ ▪▪ ▪▪ General: ▫▫ Datos completos de filiación. Notificaciones de cambios. ▫▫ Detalle de centros de trabajo a los que pertenece. Formación: ▫▫ Formación realizada y prevista. ▫▫ Formación online. e-Learning. Prevención técnica: ▫▫ Planificación de la acción preventiva de la que es responsable. ▫▫ Documentación preventiva. ▫▫ Riesgos identificados. ▫▫ EPIs requeridos. ▫▫ Formación necesaria. ▫▫ Accidentes laborales sufridos. ▫▫ Enfermedades profesionales. ▫▫ No conformidades en las que tiene responsablidad. Medicina del trabajo: ▫▫ Reconocimientos médicos. Informes médicos y certificados de aptitudes. ▫▫ Consultas médicas y de enfermería. ▫▫ Incapacidades temporales. ▫▫ Control de vacunaciones. ▫▫ Accidentes biológicos. ▪▪ Documentación. Acceso a la documentación publicada por el departamento de prevención. ▪▪ Avisos y comunicaciones bidireccionales entre el trabajador y el departamento de prevención. 25 Nedatec Consulting S.L. Pol. Ind. Oeste Parcela 30.1, C/ Cardenal Belluga Edf. Mundo, 2ºB, 30169 San Ginés, Murcia (España) Teléfono: (+34) 968 826 821 Fax: (+34) 968 885 334 Web: http://www.nedatec.com Distribuidor oficial en América Latina Virtual Risk Consultora y Administradora S.A. Mercedes 3885 - Villa Devoto (C1419BGE) Ciudad Aut. de Buenos Aires (Argentina) Teléfono: (+54) 11 4502-6031 Fax: (+54) 11 4502-6031 Web: http://www.virtualrisk.com.ar www.prevengos.com
