3.2. manejo del entorno

Microsoft Office Excel 2007
3.2.
MANEJO DEL ENTORNO
3.2.1 Hoja de cálculo.
Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de cálculo. Si lo desea, puede
modificar lo anterior aplicando el siguiente procedimiento:
1.
De clic en el botón de Microsoft Office
y enseguida, de clic en Opciones de Excel.
2.
En la opción Más Frecuentes, en la sección Al crear nuevos libros, en el cuadro, Incluir este número de
hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro, y por último
de clic en el botón Aceptar.
Considere que así sólo afectará a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede agregar o eliminar
hojas.
3.2.1.1 Insertar.
Existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de cálculo, a continuación se abordan las más conocidas:

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la
ficha Inicio, en el grupo Celdas, de clic en el botón Insertar y, a continuación, de clic en el comando
Insertar hoja.

Menú contextual: De clic con el botón secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja de cálculo,
cuando aparezca el menú contextual, seleccione el comando Insertar...

O a través de una combinación de teclas <Alt> <Shift> <F1>.
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3.2.1.2 Eliminar.
La eliminación de hojas de cálculo se puede realizar de dos formas:

Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar, en el grupo Celdas de la ficha Inicio, de clic en la
flecha situada junto a el botón Eliminar y, a continuación, de clic en el comando Eliminar hoja.

Por medio del menú contextual.- De clic con el botón secundario del Mouse, sobre la etiqueta de la hoja de
cálculo que se desea eliminar y seleccione el comando Eliminar.
Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar está completamente vacía o no, si lo está,
simplemente la eliminará, de lo contrario mostrará el siguiente diálogo advirtiendo que la hoja puede tener
información.
3.2.1.3 Cambiar nombre.
Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de cálculo. Las más prácticas y fáciles de aprender
son las siguientes:

Menú contextual.- De un clic secundario a la hoja que desea cambiar nombre, y ejecute el comando
cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de cálculo.
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
De doble clic sobre la hoja que se le cambiará el nombre.
Ahora solamente se deberá sobre
escribir el nuevo nombre de hoja de
cálculo.

Otro método es cambiar el nombre desde el botón Formato.
1. Posiciónese en la etiqueta de la hoja de cálculo, a la cual desea modificar.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en el botón Formato.
3. En la categoría Organizar Hojas, de clic en el comando Cambiar el nombre de la hoja.
4. Digite el nuevo nombre y de clic en el botón Aceptar.
3.2.1.4 Color de etiqueta.
La forma más sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es dando clic secundario sobre la etiqueta de la hoja de
cálculo, enseguida apuntar sobre la opción Color de etiqueta y seleccionar el color deseado.
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También puede cambiar el color de la etiqueta a través del botón Formato.
1. Posiciónese en la etiqueta de la hoja de cálculo que desea modificar.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en el botón Formato.
3. En la categoría Organizar Hojas, apunte sobre la opción color de etiqueta y se desplegará la paleta de
colores. Seleccione el color deseado.
Nota: Es conveniente mencionar que en la hoja actual siempre aparecerá en color blanco. Esto es para indicar en
cual hoja se está trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecerá con el color que se le haya asignado.
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3.2.1.5 Seleccionar.



Para seleccionar una hoja sólo de clic sobre la etiqueta de la hoja que desee.
Para seleccionar varias hojas continuas, de clic en la primera hoja y mantenga presionada la tecla “SHIFT”
y de un clic en la última hoja a seleccionar.
Para seleccionar varias hojas no continúas, mantenga presionada la tecla “CTRL” mientras de clic sobre las
etiquetas de las hojas que desea seleccionar.
Las hojas de cálculo se pueden seleccionar de forma múltiple para ejercer alguna acción en grupo. Por ejemplo, se
podrán seleccionar varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o bien para darles
formatos específicos al mismo tiempo.
Ejercicio:
1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel.
2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL.
3.- Seleccione las cuatro hojas de manera múltiple.
4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.
Se dará cuenta que
al realizar su trabajo
en una hoja se hará
al mismo tiempo en
todas las demás.
3.2.1.6 Mover o Copiar.
Mover: Para cambiar de posición una hoja de cálculo existe un método muy sencillo, consiste en arrastrar la hoja a
la nueva posición. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, mantenga presionado el botón
primario mientras arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posición).
Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, sólo que deberá presionar también la tecla Control. Con esto
hará una copia, en lugar de simplemente cambiar de posición.
Otro método para Mover o Copiar una hoja de cálculo, es a través del menú contextual, este aparecerá una vez que
presione el botón secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover o copiar.
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Este método permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo.

De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cual Moverá o copiará la(s) hoja(s) de cálculo (En la
parte inferior se Indicará si se está moviendo o copiando).
De igual forma puede mover o copiar una hoja de cálculo desde el botón Formato.
1. Posicione el cursor en la etiqueta de la hoja de cálculo que desea mover o copiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, de clic en botón Formato.
3. En la categoría Organizar Hojas, seleccione Mover o copiar Hoja, aparecerá el cuadro de dialogo en el
cual se debe indicar a que libro desea mover o copiar, en qué posición y si se moverá o copiará. Por
último de clic en el botón Aceptar.
3.2.2 Celdas, Filas y Columnas.
3.2.2.1 Seleccionar Celdas, Filas ó Columnas.
Existen varios métodos para seleccionar, a continuación se mencionan:
Para seleccionar
Haga lo siguiente
Una única celda
De clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas
De clic en la primera celda del rango y, arrastre hasta la última celda, o mantenga
presionada la tecla CTRL mientras presiona las teclas de flecha para extender la
selección.
También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8
para extender la selección, utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8
para detener la extensión de la selección.
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Un rango amplio de celdas
De clic en la primera celda del rango y, mantenga presionada la tecla SHIFT
mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer
que la última celda sea visible.
Todas las celdas de una
hoja de cálculo
De clic en el botón Seleccionar todo.
También puede presionar CTRL+E para seleccionar toda la hoja de cálculo.
NOTA: Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se selecciona el área
actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez se selecciona toda la hoja de
cálculo.
Celdas no adyacentes o
rangos de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, mantenga presionada la tecla
CTRL mientras selecciona otras celdas o rangos.
NOTA: No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una
selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Una fila o una columna

De clic en el encabezado de fila o de columna.
Encabezado de fila
Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando
la primera celda y presionando después CTRL+SHIFT+tecla de
FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
NOTA: Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+SHIFT+tecla
de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si
vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona
toda la fila o columna.
Filas o columnas
adyacentes
Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o
columna y, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras selecciona la última fila
o columna.
Filas o columnas no
adyacentes
De clic en el encabezado de columna o de la primera fila o columna de la
selección. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en
los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea
agregar a la selección.
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La primera o la última celda
de una fila o columna
Seleccione una celda en la fila o columna y, presione CTRL+tecla de FLECHA
(FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o
FLECHA ABAJO para las columnas).
La primera o la última fila
de una hoja de cálculo o de
una tabla de Microsoft
Office Excel
Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo
o de una lista de Excel.
Las celdas hasta la última
celda utilizada de una hoja
de cálculo (esquina inferior
derecha)
Seleccione la primera celda y después presione CTRL+SHIFT+FIN para extender
la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo
(esquina inferior derecha).
Las celdas hasta el
principio de la hoja de
cálculo
A partir de la celda que tenga activa, presione CTRL+SHIFT+INICIO para
extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.
Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de
una lista de Excel que contenga datos o formato.
SUGERENCIA: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
3.2.2.2 Insertar Celdas, Filas o Columnas
Existen varios métodos para insertar, los cuales describen a continuación:
MÉTODO
Método abreviado
PROCEDIMIENTO
1.
Por medio del teclado se utiliza la combinación de teclas <Control> <+> (signo
más).
2.
Aparece un cuadro de diálogo en el cual se selecciona si se desea insertar
celda y hacia donde se desplazaran las celdas actuales, ó si se insertara una
fila o columna.
3.
Seleccionar la opción y de clic en el botón Aceptar.
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Posiciónese en el lugar que desea insertar y seleccione según corresponda:
1.
 Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila
existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila.
 Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual
desea insertarlas.
 Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras
selecciona las filas no adyacentes.
 Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la
columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que
desea insertar la nueva columna.
 Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas
inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las
nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea
insertar.
 Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL
mientras selecciona columnas no adyacentes.
Desde el botón
Insertar
 Para insertar Celdas, seleccione la celda o el rango de celdas en las que
desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de
celdas que desea insertar.
2.
Ahora vaya a la cinta de opciones y seleccione la ficha Inicio,
3.
En el grupo Celdas, de clic en el botón Insertar.
4.
Inmediatamente se despliega el menú con las opciones de Insertar celdas,
Insertar filas e Insertar columnas, seleccione según su necesidad.
1.
Posiciónese en el lugar en el cual desea insertar.
2.
Seleccione la(s) fila(s), columna(s) ó Celda(s) (El número de elementos
seleccionados, será el mismo número de elementos que se insertaran.
Ejemplo: si selecciona 3 filas, posteriormente se insertaran 3 filas)
3.
De clic con el botón secundario sobre el número de fila, numero de columna
o celda seleccionada.
4.
Finalmente seleccione Insertar.
Menú contextual
Nota: Cuando se insertan celdas, filas o columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la
inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas.
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3.2.2.3 Eliminar Celdas, Filas y Columnas
Para eliminar puede utilizar diferente métodos
MÉTODO
PROCEDIMIENTO
1.
Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los
procedimientos siguientes:
 Para eliminar celdas seleccionadas, de clic en la flecha que
aparece junto a Eliminar y, a continuación, de clic en Eliminar
celdas.
Desde el botón Eliminar
 Para eliminar filas seleccionadas, de clic en la flecha que aparece
junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de
hoja.
 Para eliminar columnas seleccionadas, de clic en la flecha que
aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar
columnas de hoja.
3.
Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, de clic en Desplazar
las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda
la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.
Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se
desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.
1.
Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2.
De clic con clic con el botón secundario del mouse sobre la
selección.
3.
1.
Enseguida de clic en el comando Eliminar del menú contextual y, a
continuación, hacer clic en la opción que desee usar.
Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2.
Presione las teclas <Control> <–> (signo menos)
Menú contextual
Método abreviado
Nota:
Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las celdas, filas o
columnas.
Microsoft Office Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas desplazadas para
que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada mostrará
el valor de error #¡REF!.
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3.2.2.4 Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas.
A continuación se muestran las opciones existentes para modificar el ancho de las columnas o el alto de las filas.
MÉTODO
PROCEDIMINETO
1. Seleccione la columna(s) o fila(s) que desea cambiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas de clic en botón Formato.
3. En la categoría Tamaño de celda, seleccione Ancho de columna
ó alto de fila, según desee.
Establecer ancho específico de
columna ó Alto especifico de Fila
4. Aparecerá un cuadro en el cual se debe introducir el Ancho de
columna, o el Alto de fila, según corresponda.
5. Por último de clic en el botón Aceptar.
1. Seleccione la columna(s) o fila(s) que desea cambiar.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en botón
Formato.
Cambiar el ancho de columna y el alto
de Fila para ajustarlo
automáticamente al contenido
(autoajustar)
3. En la categoría Tamaño de celda, de clic en Autoajustar ancho
de columna o Autoajustar alto de fila. Según lo requerido.
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Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado
derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga
el ancho que desea.
Cambiar el ancho de las columnas
utilizando el mouse (ratón)
 Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las
columnas que desea cambiar y, a continuación, arrastre un borde
hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.
 Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido,
seleccione la columna o columnas que desea cambiar el ancho y,
a continuación, de doble clic en el borde de la derecha del
encabezado de columna seleccionado.
 Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja
de cálculo, de clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación,
arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para cambiar el alto de una fila, arrastre el borde inferior del
encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.
Cambiar el alto de las filas utilizando
el mouse
 Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas
que desea cambiar y, a continuación, arrastre el borde inferior
de uno de los encabezados de fila seleccionado.
 Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, de
clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior
de cualquier encabezado de fila.
 Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, de doble
clic en el borde inferior del encabezado de fila.
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3.2.2.5 Ocultar filas y/o columnas
Ocultar una fila o una columna permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos
que deseamos imprimir.
La acción de ocultar se puede realizar mediante diferentes métodos.
MÉTODO
Utilizando el menú contextual
PROCEDIMIENTO
De clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una fila o columna
(o en una selección de varias filas o columnas) y, a continuación, de clic
en el comendo Ocultar.
1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en botón
Formato.
3. En categoría Visibilidad, apunte sobre el comando Ocultar y
mostrar y, a continuación, de clic en Ocultar filas o en Ocultar
columnas según corresponda.
A través del botón Formato
Mediante el teclado
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Este método solo se aplica a la acción de ocultar filas.
Colóquese en la(s) fila(s) que desea ocultar y presione la tecla
<Control> <9>
3.2.2.6 Mostrar Filas y/o Columnas
Existen diferentes formas de mostrar las filas o columnas ocultas, las cuales se explican a continuación:
MÉTODO
PROCEDIMIENTO
1.
Seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea
mostrar ó seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las
columnas que desea mostrar.
2.
De clic con el botón secundario del mouse (ratón) sobre la selección.
3.
Enseguida de clic en el comando Mostrar.
Utilizando el menú contextual
1. Seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea
mostrar ó seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las
columnas que desea mostrar.
2. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en botón Formato.
A través del botón Formato
3. En la categoría Visibilidad, apunte sobre el comando Ocultar y
mostrar y, a continuación, de clic en Mostrar filas o en Mostrar
columnas según corresponda.
1.
Mediante el cuadro de diálogo
Ir a
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En la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, de clic en el botón
Buscar y seleccionar.
2.
Seleccione el comando Ir a. En el cuadro de texto Referencia,
escriba la referencia (ejemplo de referencia: A1) de una celda que
este oculta.
3.
A continuación, de clic en el botón Aceptar.
4. Ahora en la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, de clic en botón
Formato.
5. En la categoría Visibilidad, el apunte sobre el comando Ocultar y
mostrar y, a continuación, de clic en Mostrar filas o en Mostrar
columnas según corresponda.
Método abreviado para mostrar filas.
1.
2.
Seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea
mostrar.
Presione las teclas <Control> <shift> <(>
Mediante el teclado
Método abreviado para mostrar columnas.
1.
2.
Seleccione las columnas adyacentes de la columna que desea
mostrar.
Presione las teclas <Control> <shift> <)>
3.3 LA HOJA DE CÁLCULO
3.3.1 Tipo de datos
a)
Texto
Los datos con formato de texto se alinean a la izquierda en lugar de a la derecha y aparecen
exactamente como se escribieron. Se almacena como texto y no se puede incluir en ningún cálculo.
b)
Fecha
Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la derecha.
Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado cuando se
captura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo; pues pueden no ser interpretados
correctamente como una fecha por Excel.
¿Qué significa que las fechas se queden al lado izquierdo?