TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES 900.10 ACTAS 900.10-70 Actas consejo distrital de patromonio v Invitaciones a reunion del consejo v Registro de asistencia v Acta de reunion 900.10-71 Actas consejo distrital de musica v Invitaciones a reunion del consejo v Registro de asistencia v Acta de reunion 900.10-72 Actas consejo distrital de teatro v Invitaciones a reunion del consejo v Registro de asistencia v Acta de reunion 900.10-73 Actas consejo distrital de artes plasticas v Invitaciones a reunion del consejo v Registro de asistencia CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC CT 5 5 x E M PROCEDIMIENTOS S x Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Página 1 TRD SECRETARIA DE CULTURA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe TIEMPO DE conservarse totalmente y microfilmarse. DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN PROCEDIMIENTOS AG AC CT 5 5 x E M S v Acta de reunion Actas consejo distrital de audiovisuales 900.10-74 v Invitaciones a reunion del consejo v Registro de asistencia v Acta de reunion Actas consejo distrital de danza 900.10-75 v Invitaciones a reunion del consejo v Registro de asistencia v Acta de reunion 900.55 AUTORIZACIONES 900.55-09 Autorizaciones para certificar nivel de conervación x Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. v Carta de solicitud inmueble v Fotocopia de la cédula del solicitante v Certificado emitido por la SCPT CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección Página 2 TRD SECRETARIA DE CULTURA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC CT E M PROCEDIMIENTOS S 900.55-10 Autorizaciones de intervenciones minimas v Carta de solicitud v Alineamiento v Registro fotografico v Carta catastral Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. v Planos de levantamiento y propuesta v Fotocopia cedula y TP del arquitecto o ingeniero v Inmueble Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. v Respuesta Individual 900.55-11 Autorizaciones de intervenciones según tipo de obra v Conceptos previos v Documentos juridicos CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección Página 3 TRD SECRETARIA DE CULTURA Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC CT E M 2 2 x x 2 2 x x PROCEDIMIENTOS S v Memoria descriptiva v Cuadro de areas v Planos de levantamiento v Planos de propuesta v Respuesta individual 900.71 CASAS DE CULTURA 900.71-01 Casas de cultura y escuela distrital de arte v Registro de inscripción y matricula casas distritales de cultura y escuela distrital de arte 900.85 CERTIFICACIONES Certificado para obras de arte no declarados como 900.85-04 patrimonios culturales CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie deberá seleccionar aleatoriamente para conservarse totalmente y microfilmarse. Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie deberá seleccionar aleatoriamente para conservarse totalmente y microfilmarse. Página 4 TRD SECRETARIA DE CULTURA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC 10 20 CT E v Solicitud para la certificación de la obra a declarar (no mayor a 5 obras por solicitud) especificando: propiedad, dimension, tecnica utilizada y valor comercial M S PROCEDIMIENTOS Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie deberá seleccionar aleatoriamente para conservarse totalmente y microfilmarse. v Fotocopia de la cédula autenticada del autor de la obra, tercera persona v Fotografía de la(s) obra(s) 900.130 CONTRATOS 900.130.02 Contratos de Aportes x v Estudio previo de conveniencia y oportunidad v Certificado de Disponibilidad Presupuestal v Registro presupuestal Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. v Comunicación de aprobación v Propuestas y anexos v Copia del certificado de antecedentes judiciales v Copia del certificado de responsabilidad fiscal v Copia de registro Cámara de Comercio CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección Página 5 TRD SECRETARIA DE CULTURA Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC CT E M PROCEDIMIENTOS S v RUT v Contrato (copia) v Fotocopia de cédula (representante legal) v v v v v v Certficado de antecedentes disciplinarios Certificación bancaria Póliza Aprobación de póliza Cuenta de cobro Certificado de idoneidad Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. v Acta de inicio 900.130.03 Contrato de Prestaciones de Servicios de apoyo a la gestión Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. v Estudio de conveniencia v Propuesta ganadora v Comunicación de aprobación v Contrato (copia) v Copia de registro mercantil CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección Página 6 TRD SECRETARIA DE CULTURA Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES v v v v v v v v v TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC 5 5 E M S RUT Certificado de inhabilidad Fotocopia de la cédula (representante legal) Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de la contraloria general de la república Certificado parafiscales Certificado bancario Certificado de idoneidad Acta de inicio 900.325 INVENTARIOS 900.325-03 x Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Inventario dotación Casas distritales de cultura v Inventario general v Actas de entrega v Actas de devolución 900.325-04 Inventario de patrimonio material CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección CT PROCEDIMIENTOS Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. Página 7 TRD SECRETARIA DE CULTURA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC 5 5 CT E v Inventario digital v Ficha técnica de cada bien 900.325-05 Inventario de turismo del Distrito v Ficha de caracterización - libro M S PROCEDIMIENTOS Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. v Inventario digital 900.325-03 Inventario dotación escuelas distritales de arte v Inventario general v Actas de entrega v Actas de devolución 900.445 PROCESOS 900.445-24 Procesos secretaria de cultura (SIG) * Caracterización * Hoja de vida del indicador CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección x Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. Página 8 TRD SECRETARIA DE CULTURA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC 5 5 CT E * Procedimientos * Matriz control servicio no conforme * Nomograma * Auditorias internas y externas * Plan de mejoramiento * Acciones correctivas * Matriz de administracion de acciones * Satisfacción al cliente * Matriz requisitos legales * Matriz de riesgos 900.560 VISTO BUENO Visto bueno para Eventos Públicos en el Distrito, para 900.560-01 particulares o entidades privadas v Solicitud formal v Copia de autorización de vecinos del sector con sus respectivas firmas v Fotocopia de la cédula del solicitante CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección M S PROCEDIMIENTOS Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. x Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Página 9 TRD SECRETARIA DE CULTURA Se decide eliminar la serie porque carece de TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC CT v Para evento oficial – institucional Visto bueno Permiso a Secretaría de Gobierno 900.560-02 v Solicitud de permiso a oficina de prevención y desastres v Solicitud de permiso a secretaría de control urbano y espacio público v Solicitud Policía Nacional v Solicitud Defensa Civil v Solicitud DAMAB v Solicitud SAYCO Y ACIMPRO v Solicitud Sintramucol v Carta de inspección general a los alcaldes locales v Solicitud de póliza (cualquier aseguradora) M S Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. v Permiso expedido por la secretaría de gobierno Visto bueno para salida de obras de arte fuera del país 900.560-03 v Solicitud por escrito donde se especifique la ficha técnica v Declaración por notaría sobre la propiedad de la obra y el valor de obra de arte CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección E PROCEDIMIENTOS Página 10 TRD SECRETARIA DE CULTURA Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que HOJA: DE:reallizarse. 12 deberá TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC 2 4 CT E M PROCEDIMIENTOS S v Una fotografía de la obra en físico Visto bueno para Eventos Culturales en el Distrito, para 900.560-04 particulares o entidades privadas v Solicitud formal v Planilla solicitudes para estudio actas v Fotocopia de la cédula del solicitante v Para evento oficial – institucional 900.430 PORTAFOLIOS 900.430-01 Portafolio de Estímulos Culturales v Propuesta v Designación de jurados v Acta ganadores de portafolio v Resolución de adjudicación de premio v Informe de actividades v Acta de compromiso v Póliza de cumplimiento 900.430-02 Estimulos especiales organizaciones afrodescendientes CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección x Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. Página 11 TRD SECRETARIA DE CULTURA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL HOJA: ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA DE: 12 OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL CÓDIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL RETENCIÓN AG AC CT E M v Decreto de apertura v Informe ejecución de actividades v Decreto asignación de estimulos Estimulos especiales organizacionales Carnaval de 900.430-03 Barranquilla v Decreto de apertura y convocatoria v Propuesta y anexos v Decreto asignación de estimulos v Informe y evidencias de los ganadores S PROCEDIMIENTOS Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo para lo cual se hará levantamiento del inventario de la documentación a eliminar y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que deberá reallizarse. Debido que para la historia resulta importante conocer la gestión de la entidad esta serie debe conservarse totalmente y microfilmarse. Firma responsable: Margarita Monsalve Salas Gestión Documental CONVENCIONES CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación S: Selección Página 12 TRD SECRETARIA DE CULTURA