contraloría general de santander código
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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 1 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Bucaramanga, Julio 14 de 2015. Doctor: JAVIER URIBE MOTTA ALCALDE MUNICIPAL MUNICIPIO DE LEBRIJA –SANTANDER E.S.D REFERENCIA: Comunicación del Informe Definitivo de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. Modalidad Regular realizada a la MUNICIPIO DE LEBRIJASANTANDER Vigencia 2014. La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, la Resolución interna No. 000617 del 27 de septiembre de 2010 y el Plan General de Auditorías de la vigencias 2012 y 2013 practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral .Modalidad Regular, para evaluar la efectividad de la gestión de MUNICIPIO DE LEBRIJA-SANTANDER, a través de los principios de Economía, Eficiencia y Equidad con que administró los recursos puestos a su disposición en las líneas: presupuestal, financiera, contratación, evaluación al control interno, línea ambiental, rendición de la cuenta, , quejas y denuncias y seguimiento al plan de mejoramiento. Una vez realizada la auditoría, la Contraloría General de Santander produce un Informe Definitivo, el cual expresa el resultado de la misma, cuyos hallazgos encontrados fueron reportados en el Informe Preliminar de Auditoría. Con base en las contradicciones presentadas al Informe se efectúo la respectiva convalidación de estos hallazgos, quedando en firme un Total de 48 Hallazgos determinados así: 43 hallazgos administrativos, 3 hallazgos disciplinarios, y 2 hallazgos fiscales. Se dio una opinión CON SALVEDADES a los Estados Financieros. Los hallazgos que se relacionan en el presente Informe deben ser tenidos en cuenta por el MUNICIPIO DE LEBRIJA y elaborar el respectivo Plan de Mejoramiento, que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, documento que debe ser remitido a la Contraloría General de Santander, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del presente informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma de las acciones con que se implementarán los correctivos, responsables y seguimiento a su ejecución, dando cumplimiento a la Resolución 000617 de 27 de septiembre del 2010, Artículo 19. Por lo anterior y en concordancia con la Resolución No. 000617 de septiembre 27 de 2010 de la Contraloría General de Santander, la cuenta rendida por el Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 2 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL MUNICIPIO DE LEBRIJA- correspondiente a las vigencias 2014, NO SE FENECE, por cuanto las conclusiones y hallazgos determinados en la presente auditoría, conducen a emitir concepto desfavorable de la gestión realizada en la vigencia auditada. Atentamente, (ORIGINAL FIRMADO) ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander Proyectó: Revisó: ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ SONNIA YANETH GARCÍA BENÍTEZ Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 3 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL NO FENECIMIENTO No. 000025 Julio 14 de 2015 CIUDAD Y FECHA: NODO: ENTIDAD: NODO SOTO MARES ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA SANTANDER REPRESENTANTE LEGAL: JAVIER URIBE MOTTA VIGENCIA AUDITADA: 2014 _________________________________________________________________ LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y las establecidas en la Ley 42 del 26 de enero de 1993, la Resolución 617 de Septiembre 27 de 2010. CONSIDERANDO Que producto del ejercicio de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular realizada a la ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA SANTANDER, de la información correspondiente a las vigencia 2014, se pudo establecer que la administración, el manejo de los bienes y recursos, los sistemas de registros, la reportabilidad y el cumplimiento de metas e impacto de resultados, arrojó un concepto DESFAVORABLE, según análisis de Auditoría realizado a la cuenta y según resultado de evaluación de la Gestión de acuerdo al Informe Definitivo de la vigencia. Por tanto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: NO FENECER la cuenta rendida por JAVIER URIBE MOTTA representante legal de la ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJASANTANDER, vigencia 2014. ARTICULO SEGUNDO: Envíese copia del presente acto administrativo a la entidad sujeto de control. POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, (ORIGINAL FIRMADO) ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander Proyectó: Revisó: ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Sonnia Yaneth García Benítez Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 4 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL NODO SOTO Y MARES INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR No. ( 000097 – Julio 14 de 2015 ) ALCALDÍA MUNICIPAL DE LEBRIJA JAVIER URIBE MOTTA REPRESENTANTE LEGAL ALCALDE MUNICIPAL (2012-2015) VIGENCIA AUDITADA 2014 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 5 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL EQUIPO DIRECTIVO ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal EQUIPO AUDITOR SANDRA YANETH ZARATEAMADO Profesional especializado MYRIAM LOPEZ VILLAMIZAR Profesional Universitario ELVENNY PABON VILLABONA Profesional Especializado ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditor fiscal Coordinadora Auditoría Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 6 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TABLA DE CONTENIDO Pág. 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.2 1.2.1 1.3 1.3.1 1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.2 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 4 4.1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA CONTROL DE GESTION Gestión Contractual Rendición y Revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Plan de Mejoramiento Control Fiscal interno Tics CONTROL DE RESULTADOS Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Gestión financiera Estados Contables Concepto Control Interno Contable Opinión a los Estados financieros Gestión Presupuestal OTRAS ACTUACIONES Seguimiento a controles de Advertencia Atención de Quejas y Denuncias Recurso Humanos CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS Cuadro de hallazgos detectados y comunicados Cuadro numérico de observaciones o hallazgos CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION Concepto de la gestión fiscal con fenecimiento o No fenecimiento 5 5 5 70 70 70 81 86 87 87 87 94 94 94 116 118 118 144 144 145 153 154 159 159 159 159 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 7 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular al MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social de la vigencia 2014, la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluación y análisis de la ejecución de los planes y programas y la evaluación al Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de Santander, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el MUNICIPIO DE LEBRIJA - SANTANDER, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los siguientes aspectos: análisis estados financieros y presupuestales, gestión contractual, plan de mejoramiento, control interno, quejas y denuncias y controles de advertencia que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 8 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 1 1.1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada al MUNICIPIO DE LEBRIJASANTANDER, para la vigencia fiscal 2014 el concepto sobre control de la gestión se determinó como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: Factores Evaluados La auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores: COMPONENTE FACTORES Gestión Contractual Rendición y revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Plan de mejoramiento Control Interno TIC Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos Controles de Advertencia Legalización de los Recursos de Colombia Humanitaria Seguimiento a quejas, denuncias Estados Contables Dictamen a los Estados Financieros vigencia 2012 y 2013 Control Interno Contable Gestión Financiera Gestión Presupuestal CONTROL DE GESTION CONTROL DE RESULTADOS CONTROL FINANCIERO 1.1.1. GESTION CONTRACTUAL EVALUACION GESTION CONTRACTUAL VIGENCIA 2014: PRESUPUESTO DEFINITIVO $33.598.538.128,56 VALOR TOTAL DEL PRESUPUESTO COMPROMETIDO MEDIANTE CONTRATOS (Incluido convenios) A 31 DE DICIEMBRE $10.784.597.898,00 Fte: Secretaria General de lebrija El proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular, se practicó a la gestión contractual del MUNICIPIO DE LEBRIJA- SANTANDER, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2014, verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. Según el reporte efectuado por la Entidad Territorial, se establece que la Alcaldía Municipal de Lebrija contrató durante la vigencia 2014 un total 170 contratos por valor total de $ $ 10,784,597,898 así: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 9 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL TIPOLOGIA CANTIDAD PRESTACION DE SERVICIOS 42 CONVENIOS 32 INVITACIONES PUBLICAS 73 CONCURSO DE MERITOS 3 SELECCIÓN ABREVIADA 7 LICITACION PUBLICA 11 SUBASTA INVERSA PRESENCIAL 1 URGENCIA MANIFIESTA 1 VALOR $909.356.113 $1.897.443.170 $842.341.504 $347.460.524 $623.126.699 $5.531.504.328 $600.000.000 $33.365.560 Fte: ALCALDÍA DE LEBRIJA GESTION TRANSPARENTE La contratacion no fue reportada en su totatilidad de conformidad con certificacion enitida por la entidad territorial, por cuanto se presentó diferencia de 6 contratos y en valor de $ 250.702.623. CUANTIAS ESTABLECIDAS CONFORME AL PRESUESTO DE LA ENTIDAD SELECCIÓN DE CONTRATRATISTA 2014 DESDE HASTA SMMLV PESOS SMMLV PESOS 0 $ 17.248.000 28 $ 17.248.000 28 $ 17.248.001 280 $ 172.480.000 280 $ 172.480.000 CUANTIAS A CONTRATAR MNINIMACUANTIA MENOR UANTIA LICITACIN PUBLICA Fte: ALCALDÍA DE LEBRIJA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 10 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL MUESTRA CONTRACTUAL En cumplimiento del PGAT, el equipo auditor selecciono muestra contractual de 29 contratos por valor total de $3,585,939,459 que equivale al 33% de la totalidad de la contratación realizada por la entidad ( respecto del numero de contratos equivale al 17%) N° CONTRA TO CONTRATISTA INV00112014 DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA INV-0272014 DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA INV-0582014 EDGAR FARFAN CASTRO INV-0592014 EDGAR FARFAN CASTRO INV-0462014 HECTOR GERARDO CACERES RINCON CORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS AMBIENTALES SOSTENIBLES CTAS- INV-0222014 MANUEL JOSE PRADA FORERO INV-0632014 LUCILA VILLAMIZAR VARELA INV-0692014 CORPORACION LUNA VIVA INV-142014 SA-052014 MICROSHIF S.A.S SA-062014 3S SOFTWARE SISTEMAS Y SOLUCIONES CM-LEB002-2014 CM-LEB004-2014 0000005 0 C.I.S LTDA RODRIGO ALBERTO HERNANDEZ FERNANDEZ UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER OBJETO DEL CONTRATO APOYO AL DESARROLLO DE LA JORNADA ELECTORAL DE CONGRESO Y PARLAMENTO ANDINO 2014 A REALIZARSE EL DIA 9 DE MARZO DE 2014 APOYO AL DESARROLLO DE LA JORNADA ELECTOAL PRESIDENCIAL 2014 SEGUNDA VUELTA, A CELEBRARSE EL DIA 15 DE JUNIO DE 2014 INTERVENTORÍA, TÉCNICA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE POLIDEPORTIVOS EN EL MUNICIPIO LEBRIJA, SANTANDER. INTERVENTORÍA, TÉCNICA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO PAVIMENTACIÓN DE VIAS URBANAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER REALIZAR EL ESTUDIO TECNICO DE OFERTA Y DEMANDA DE PASAJEROS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA EL INCREMENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Y CONOCER LAS NECESIDADES ACUTALES DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA (SANTANDER) LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO PARA IDENTIFICACION DE PREDIOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS EL MUNICIPIO DE LEBRIJA REDISEÑO DEL PROYECTO DENOMINADO CONTRUCCION CUBIERTA Y GRADERIA POLIDEPORTIVO VEREDA SARDINAS DEL MUNICIPIO LEBRIJA, SANTANDER MODALIDAD VALOR INTERVENT OR MINIMA CUANTIA ARMANDO ESCAMILLA 15,000,000 ARIZA MINIMA CUANTIA ARMANDO ESCAMILLA 9,934,500 ARIZA MINIMA CUANTIA YANET DIAZ 16,999,365 TORRES MINIMA CUANTIA YANET DIAZ 9,481,840 TORRES MINIMA CUANTIA ARMANDO ESCAMILLA 10,000,000 ARIZA MINIMA CUANTIA YANET DIAZ 15,851,632 TORRES MINIMA CUANTIA SERVICIO DE ALQUILER MONTAJE DE FIGURAS PARA EL ALUMBRADO NAVIDEÑO DEL PARQUE MINIMA PRINCIPAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA CUANTIA MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE LAS CONDICIONES LOCATIVAS DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA ESTACION DE POLICIA EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA MINIMA DEPARTAMENTO DE SANTANDER CUANTIA ACTUALIZACION DEL SOFTWARE NEPTUNO COMPARENDOS Y ADQUISICION DE UN MODULO PARA REGISTRO AUTOMOTOR E IMPUESTOS SELECCIÓN PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA ABREVIADA ADQUISISCION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION, EQUIPOS TECNOLOGICOS Y ACCESORIOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO Y DIFUCION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE DEL MUNIICIPIO DE LEBRIJASELECCIÓN SANTANDER ABREVIADA ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CLASIFICACION ANTE EL MINISTERIO DEL TRANSPORTE DE LA SECRETARIA DE TRANSITO CONCURSO Y MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DE (SANTANDER). MERITOS SOSTENIBILIDAD TRIBUTARIA, METODOLOGIA, E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO CON HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS DE RECAUDOS PARA EL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, CONCURSO PUBLICIDAD EXTERIOR VISUAL Y EL REGISTRO DE DE INDUSTRIA Y COMERCIO MERITOS AUNAR ESFUERZOS ENTRE LAS PARTES QUE CONTRATA LO SUSCRIBEN, PARA OTORGAR APOYO CION ECONOMICO A LOS JOVENES CON ESCASOS DIRECTA YANET DIAZ 8,000,000 TORRES IVAN DARIO MEDINA HERNANDE 17,160,000 Z JOSUE HERRERA 17,052,153 CASTILLO MAURICIO ND JAIMES 80,000,000 ROA IVAN DARIO MEDINA HERNANDE 95,000,000 Z ARMANDO ESCAMILLA 69,976,072 ARIZA MAURICIO ND JAIMES 159,006,112 ROA FABIO ANDRES 161,343,444 GODOY Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 11 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL UTS LPL-012014 RECURSOS ECONOMICOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, PARA LA FINANCIACION DE LA FORMACION EN EDUCACION SUPERIOR Y EN LOS DIFERENTES PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO QUE OFRECE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER UNAR ESFUERZOS PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS PARA FORMAS,CAPACITAR Y ATENDER A NIÑOS,NIÑAS,ADOLESCENTES,MADRES FUNDACION COMUNITARIAS Y MADRES CABEZA DE FAMILIA AGUA VIVA DEL MUNICIPIO DE LERBIJA- SANTANDER. AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION DE ESPECTACULOS PUBLICOS PARA LA DIFUSION DE LAS EXPRESIONES ARTISTICAS, LA FUNDACION CONSERVACION Y PROMOCION DEL EVENTOS DEL PATRIMONIO CULTURAL DEL MUNICIPIO DE MAÑANA LEBRIJA SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES EMPRESA DE PARA LA MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL TRANSPORTE MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE LEBRIJA LIMITADA SANTANDER LPL-0214 MANUEL JOSÉ PRADA FORERO 0000005 8 0000006 9 LPL-062014 LPL-072014 LPL-082014 LPL-092014 SA-012014 SA-052014 0000000 1 0000000 7 0000001 4 0000002 4 0000004 8 RECUPERACION POLIDEPORTIVO VEREDA EL OSO EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER PAVIMENTACION DE VIAS ALTERNAS EN EL SECTOR VIA COLMERCEDES CARRERA 16 VIA UNION TEMPORAL AL PARQUE PRINCIPAL EN EL MUNCIPIO DE COLMERCEDES LEBRIJA DEPARTAMANTO DE SANTANDER. JAIME RENE CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO RODRIGUEZ VEREDA SARDINAS MUNICIPIO DE LEBRIJA CANCINO DEPARTAMENTO DE SANTANDER MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE CONSORCIO POLIDEPORTIVOS EN EL MUNICIPIO LEBRIJA, SANTANDER 2014 SANTANDER. MANTENIMIENTO, MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS JOSE MAURICIO EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO LOPEZ GAMBOA DE SANTANDER MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE LAS CONDICIONES DE INFRAESTRUCTURA FISICA DEL HOGAR INFANTIL- COMEDOR ESCOLAR UBICADO EN EL BARRIO CAMPOALEGRE DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE INCODIM S.A.S SANTANDER ACTUALIZACION DEL SOFTWARE NEPTUNO COMPARENDOS Y ADQUISICION DE UN MODULO PARA REGISTRO AUTOMOTOR E IMPUESTOS MICROSHIF S.A.S PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA ROBERT PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES AUGUSTO ALTAMENTE CALIFICADOS PARA LA ASESORÍA DUARTE JURÍDICA DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES QUINTERO EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACION JUDICIAL Y FREDY FABIAN EXTRAJUDICIAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJASUAREZ FLOREZ SANTANDER PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO EDGAR HIGINIO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL RUEDA TRIANA MUNICIPIO DE LEBRIJA APOYO A LA GESTION EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUINICIPIO DE LEBRIJA, POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN MARLON RIOS TITULO EJECUTIVO, CONFORME A LAS CALDERON DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES ROBERT ALTAMENTE CALIFICADOS PARA APOYAR A LA AUGUSTO SECRETARIA GENERAL DEL MUNICIPIO DE DUARTE LEBRIJA EN LA ADOPCION DEL NUEVO MANUAL QUINTERO DE CONTRATACION AYALA CONTRATA CION DIRECTA JOSUE HERRERA 78,869,998 CASTILLO CONTRATA CION DIRECTA 74,000,000 LICITACION PUBLICA $ 319,569,029 LICITACION PUBLICA 285,353,187 FABIO ANDRES GODOY AYALA REYNALDO ND FERREIRA GAMBOA REYNALDO ND FERREIRA GAMBOA YANET DIAZ TORRES YANET DIAZ TORRES YANET DIAZ TORRES LICITACION PUBLICA 644,619,255 LICITACION PUBLICA $ 302,495,976 LICITACION PUBLICA 336,352,568 LICITACION PUBLICA YANET DIAZ 557,590,641 TORRES SELECCIÓN ABREVIADA YANET DIAZ 66,233,687 TORRES SELECCIÓN ABREVIADA MAURICIO ND JAIMES 80,000,000 ROA CONTRATA CION DIRECTA JAVIER URIBE 51,000,000 MOTTA CONTRATA CION DIRECTA CONTRATA CION DIRECTA JAVIER URIBE 26,400,000 MOTTA LILIANA LIZETH ESPARZA 42,750,000 ARGUELLO CONTRATA CION DIRECTA LILIANA LIZETH ESPARZA 18,700,000 ARGUELLO CONTRATA CION DIRECTA JAIRO RANGEL 17,200,000 REGUEROS 3,585,939,459 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 12 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual es CON DEFICIENCIAS, resultantes de revisar los aspectos que se relacionan a continuación: cumplimiento de las especificaciones técnicas, cumplimiento de las deducciones de ley, cumplimiento del objeto contractual, cumplimiento de las labores de seguimiento e interventoría y liquidación de los contratos y como consecuencia de los siguientes hechos: OBSERVACION N° 1: LOS ESTUDIOS DEL SECTOR NO SON REALIZADOS ADECUADAMENTE De la revision efectuada a la muestra contractual seleccionada por el equipo auditor, se determinó que los estudios del sector realizados por la entidad corresponden a un modelo o formato prestablecido y no da cumplimiento a los lineamientos impartidos por Colombia compra eficiente. Tal práctica indebida afecta el cumplimiento de los principios orientadores de la actividad contractual de legaidad, prinicipio de planeación y economía. Por lo expuesto, se conmina a la entidad a dar cumplimiento al decreto 1510 de 2013 Artículo 15 que reza: “ Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso”. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO El municipio de Lebrija en sus procedimientos contractuales de las diferentes oficinas, en su documento de estudios previos contempla un acápite denominado ESTUDIOS DEL SECTOR, el cual contiene aspectos como generalidades del estudio del sector, análisis del mercado, análisis de la demanda, análisis de la oferta criterios y conceptos que aparecen como recomendaciones de la Guía de Colombia compra eficiente para elaboración de estudios del sector. Sin embargo es de resaltar que el modelo usado requiere de mayor fundamentación técnica de acuerdo a los lineamientos y guías publicadas por Colombia compra eficiente, para la vigencia 2015 el municipio ha ido mejorando el desarrollo de esta etapa de planeación. De acuerdo a lo anterior solicitamos nos desvirtúen el presente hallazgo administrativo CONCLUSIÒN DEL ENTE AUDITOR: Revisados los argumentos expuestos por el sujeto de control, se CONFIRMA hallazgo ADMMINISTRATIVO a fin de efectuar el respectivo seguimiento por esta territorial. OBSERVACION N° 2: PAGO DE IMPREVISTOS SIN SER ACREDITADO POR LOS CONTRATISTAS DE OBRA DEL MUNICIPIO DURANTE LA VIGENCIA 2014. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 13 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Revisada la muestra de contratación seleccionada, se observó que la entidad territorial está efectuando pagos por concepto de imprevistos sin que los contratistas hayan acreditado la ocurrencia de los mismos, omisión que no se encuentra justificada a la luz del principio de transparencia y economía toda vez que estamos frente a recursos públicos que van a ser entregados a particular y que por ende no puede salir de las esferas de control, máxime cuando estos dineros a cancelarse no pertenecen al contratista sino a la entidad contratante. Al respecto la Contraloría General de la República en concepto 11203 de 2012 ha sostenido: “todas las entidades estatales y los administradores de recursos públicos, tienen la obligación de soportar debidamente la totalidad de los recursos ejecutados que estén a su cargo, sin excepción de porcentaje alguno; como es por ejemplo el caso de los imprevistos. En el concepto se advierte que si una entidad estatal pacta un porcentaje para cubrir imprevistos no imputables al contratista, y durante la ejecución del contrato no ocurren, las partes en la liquidación del mismo deberán dejar constancia de esta situación. Se concluye que si se evidencia que no hubo imprevistos, la entidad estatal no deberá pagarlos. En este sentido, si la entidad estatal paga imprevistos sin que estos hayan ocurrido, o paga imprevistos imputables al contratista, configura un detrimento patrimonial que será objeto de acción fiscal por parte de la contraloría.” Por lo anterior, se establece observación con alcance administrativo para que la entidad se abstenga de pagar a futuros contratistas la suma fijada para cubrir imprevistos, si durante la ejecución del contrato no se incurrió en ellos, lo anterior en aras de evitar a posteriori causar detrimento patrimonial a la Entidad. Por consiguiente el funcionario encargado de realizar el seguimiento al objeto contractual con base en la evidencia y en ejercicio de la función de supervisión deberá verificar la ocurrencia de los mismos y realizar el respectivo balance económico antes de proceder a efectuar el pago. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde SUPERVISION DESIGNADA RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO Teniendo en cuenta estos conceptos, el imprevisto es un costo asociado a la obra que puede ser mayor o menor para el potencial contratista, por cuanto el mismo no requiere de justificación alguna según las observaciones y preceptos planteados por la contraloría General. Anexamos el respectivo concepto como anexo a la presente respuesta. Teniendo en cuenta lo anterior solicitamos se desvirtué el hallazgo de tipo administrativo. CONCLUSIÒN DEL ENTE AUDITOR: Revisados lo expuesto por el sujeto de control, se DESVIRTUA el ADMMINISTRATIVO . hallazgo OBSERVACION N° 3 : OBSERVACION DEFICIENCIAS EN LA FASE DE PLANEACION E INADECUADA ELABORACION DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 14 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PROCESO CONTRACTUAL LPL-08-2014 Tipo de Registro: CONTRATO Código del Contrato: LPL-08-2014 Objeto del Contrato: MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE POLIDEPORTIVOS EN EL MUNICIPIO LEBRIJA, SANTANDER. Contratista: CONSORCIO SANTANDER 2014 Valor: $ 336.352.568,00 GENERALES DEL CONTRATO: Se dio inicio el día 1 de septiembre de 2014 mediante la publicación de documentos previos, el día 18 de septiembre se publicó el acto administrativo de apertura del proceso, se adjudicó el 30 de octubre de 2014, se suscribió contrato el 31 de octubre de 2014 dentro del cual se fijó un plazo de ejecución de 2 meses y 15 días, el contrato fue objeto de adición por valor de $45.005.304,73. se suscribió acta parcial numero 01 mediante el cual se aprobó el pago de $209.327.241,60 de fecha 17 de diciembre de 2014, el plazo de ejecución se encuentra vencido y a la fecha el contrato se encuentra en la etapa de recibo final: De la revisión efectuada se establecieron las siguientes deficiencias: La descripción de necesidad realizada en los estudios previos no reflejó la situación fáctica que amerita la inversión de dineros públicos. En efecto, la necesidad descrita en los estudios previos realizados por REINALDO FERREIRA jefe de la oficina asesora no se estableció adecuadamente, toda vez que refieren como fin del proceso contractual adelantar el mantenimiento y adecuación de los siguientes escenarios deportivos: polideportivo institución educativa CHINIGUA, polideportivo institución educativa CUCHILLA, polideportivo institución educativa SARDINAS, polideportivo institución educativa CABAÑA, polideportivo institución educativa ESMERALDA, polideportivo institución educativa SAN NICOLAS ALTO, polideportivo institución educativa EL OSO, Gradería cancha de futbol SANTANERO, polideportivo Barrio CAMPO ALEGRE polideportivo Barrio PARAISO, polideportivo institución educativa PORTUGAL, no obstante no se fijó los presupuestos y las cantidades de obra requeridas para cada Polideportivo. La deficiencia aludida no dio certeza de la inversión requerida para cada una de las sedes conllevando a dejar bajo el arbitrio y la improvisación la ejecución de las obras a realizar. Así pues y como efecto colateral de las fallas aludidas a la fase de planeación se presentó que al mes de iniciado la ejecución del contrato, la entidad suscribió un adicional por valor de $45.005.304,73 para el polideportivo san Benito del Municipio de Lebrija, el cual no había sido contemplado en los estudios de oportunidad y conveniencia ni en los estudios del sector de fecha 17 de diciembre de 2014 (es decir no había sido priorizado). Los estudios previos no dan cumplimiento al artículo 20 numeral 4 decreto 1510 de 2013 (publicaciones análisis de precios unitarios). Conforme a lo anterior se establece OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que la entidad adopte los correctivos en plan de mejoramiento. Respecto de ejecución, el equipo técnico de la Contraloría conformado por los profesionales Arq ERIK JOEL TRIANA RODRÍGUEZ y el Ing. CHRISTIAN ARIEL AMADO Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 15 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL GAONA, entre los días 23 y 25 del mes de Febrero del año en curso realizó las respectivas inspecciones a algunas de estas obras escogidas de manera aleatoria, las cuales fueron asistidas el señor alcalde municipal y la Ingeniera Yaneth Díaz Torres en su calidad de Secretaria de Planeación, del cual se entregó el siguiente informe técnico de ejecución: POLIDEPORTIVO ESCUELA SAN BENITO: Se corroboró la Construcción de una Placa en Concreto de dimensiones 30,0m de largo por 14,19m de ancho y un espesor de placa que osciló entre 0,10m y 0,20m. Vista Placa Polideportivo San Benito De igual manera se instalaron los pórticos multifuncionales con sus respectivos tableros en acrílico y se realizó la respectiva demarcación de la cancha. Vista Pórticos Multifuncionales En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva y se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. POLIDEPORTIVO VEREDA CHINIGUA: Se corroboró la Construcción de una Placa en Concreto de dimensiones 30,11m de largo por 16,08m de ancho y un espesor de placa que osciló entre 0,10m y 0,15m. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 16 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Vista Placa Polideportivo Chinigua De igual manera se instalaron los pórticos multifuncionales, sin embargo al momento de la visita aún se estaban instalando los tableros en acrílico, ya que se habían presentado problemas con el fluido eléctrico cuya carga era insuficiente para la instalación del equipo de soldadura por lo que se tuvo que recurrir a una planta portátil. Vista Pórticos Multifuncionales En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva; sin embargo se hizo la observación por parte del equipo técnico sobre algunas fisuras por dilatación que se presentaron en unas placas. La obra se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. POLIDEPORTIVO CAMPO ALEGRE: Localizado en el Barrio Campo Alegre N 07°06´41,5” y W 73°13´26,9” a una altura de 1015msnm. Se corroboró la Construcción del Cerramiento en trece (13) paneles en malla eslabonada de dimensiones 2,0mx2,33m dispuestos sobre mochetas en ladrillo hollman confinada con columnetas en concreto reforzado de dimensiones 2,33m x 0,70m para un total de 32,66ml de cerramiento en uno de sus costados. En la parte posterior también se instaló un cerramiento de altura 4.0m y 20,50ml. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 17 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Vista Cerramiento Polideportivo Barrio Campo Alegre Se fundieron algunas placas en concreto de manera perimetral a la placa existente, de dimensiones 19,34m x 2,50m; 19,34m x 1,0m; 2,70m x 2,65m y 14,40m x 1,0m. Vista Placas Perimetrales en Concreto En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva; sin embargo se deja como observación la falta de pintura de algunos parales metálicos del cerramiento posterior. La obra se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. POLIDEPORTIVO EL OSO: Localizado en la Vereda El Oso del Municipio de Lebrija; se corroboró la Construcción del Cerramiento en paneles en malla eslabonada de dimensiones 2,0mx2,33m dispuestos sobre mochetas en ladrillo hollman confinada con columnetas en concreto reforzado de dimensiones 2,33m x 0,70m. Vista Cerramiento Perimetral Polideportivo El Oso Este cerramiento fue construido en todo su contorno excepto en la parte posterior de una de las porterías donde se recuperó un muro existente, que hizo parte del contrato de construcción de cubierta para el mismo polideportivo. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 18 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Vista Muro Recuperado En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva, se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. Adicional al trabajo de campo, se realiza un análisis a la información entregada por parte del Municipio sobre las otras obras ejecutadas referente a los polideportivos de la Vereda la Cañada, La Aguada, El Santero, La Laguna, La Esmeralda, San Nicolás y Aguirre, donde se logra determinar que los precios incluidos en el presupuesto son acordes a los precios del mercado. PRONUNCIAMIENTO ENTE DE CONTROL: Verificadas las cantidades de obra ejecutadas y la calidad de la misma, no se encontró ningún tipo de anomalía por parte del equipo técnico. En el polideportivo Vereda Chinigua se evidencian algunas fisuras en las placas, las cuales posiblemente aparecieron por temperatura, se deben tomar los correctivos necesarios para corregir estas deficiencias y evitar un deterioro acelerado de las mismas. Conforme a las deficiencias aludidas durante la fase de planeación en las que incurrió la entidad contratante se establece observación administrativa, así mismo respecto a la ejecución valorada en el informe técnico se deberá pactar un plazo entre el Municipio y el Contratista para que realicen los arreglos pertinentes. Una vez se dé solución a las solicitudes expuestas dentro del informe técnico de la Contraloría General de Santander, se entregue a esta entidad de control los soportes de las soluciones implementadas para el respectivo seguimiento. Se establece observación con alcance administrativo a fin de que la entidad adopte las acciones correctivas. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS ASESORA DE PLANEACIÓN RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO La administración municipal acatará las observaciones expuestas en este pronunciamiento y realizará las respectivas mejoras y ajustes para los próximos procedimientos de contratación. CONCLUSIÒN DEL ENTE AUDITOR: Revisados los argumentos expuestos por el sujeto de control, se CONFIRMA hallazgo ADMMINISTRATIVO a fin de efectuar el respectivo seguimiento por esta territorial. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 19 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OBSERVACION N° 4 : LA ENTIDAD NO DEFINE CORRECTAMENTE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN CONFORME A LA LEY 80 DE 1993, DECRETO 1510 DE 2015. LICITACION PÚBLICA 02- 2014 Tipo de Registro: CONTRATO Código del Contrato: LPL-02-14 Objeto del Contrato: RECUPERACION POLIDEPORTIVO VEREDA EL OSO EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER Contratista: MANUEL JOSÉ PRADA FORERO Valor: $ 285.353.187,00 estado LIQUIDADO El presente proceso es iniciado en el marco del convenio interadministrativo 692 denominado “proyecto recuperación polideportivo vereda el oso de Lebrija”. La entidad no definió adecuadamente la modalidad de contratación para adelantar el proceso de selección y escogencia del contratista. En efecto, la entidad estableció en los documentos previos que la modalidad por la cual se iba a realizar la selección de contratista según la cuantía era por selección abreviada, no obstante, en los pliegos de condiciones define adelantar el proceso por la modalidad de licitación pública. De la revisión efectuada al proceso se observó un híbrido entre las dos modalidades por cuanto se aplica el cronograma del proceso de licitación (10 días) pero se exigieron requisitos de la selección abreviada como lo es las manifestaciones de interés de los oferentes con fecha máxima del 19 de mayo de 2014, tomado como requisito habilitante. Conforme a lo anterior la entidad debe definir con precisión y de conformidad con el principio de legalidad, la modalidad de selección por la cual va a realizar el proceso de selección, esto en aras de evitar que la discrecionalidad de la entidad contratante pueda afectar los prinicpios básicos de la contratación y los derechos de los futuros proponentes. Respecto al desarrollo del objeto contractual, el equipo tecnico de la CGS determinó que “la obra producto de esta licitación pública corresponde a la construcción de la cubierta en teja termo acústica y toda la estructura que implica su ejecución. Sin embargo se corroboro también que consecutivamente al contrato para la construcción de la cubierta, se ejecutó la licitación pública LPL 08-2014, cuyo objeto fue el “Mantenimiento y Adecuación de Polideportivos en el Municipio de Lebrija, Santander”, referente a la adecuación de varios polideportivos del municipio de Lebrija, entre ellos el polideportivo de la vereda el oso, que contemplo la construcción del cerramiento; tema que será tratado dentro del análisis del contrato de Mantenimiento de Polideportivos. El día 25 del mes de Febrero del año en curso se realizó inspección ocular al sitio de la obra, por el equipo técnico de la Contraloría General de Santander en compañía del señor Alcalde Municipal, evidenciando lo siguiente: CUBIERTA: Se construyó una cubierta tipo domo en teja termoacustica con un área aproximada a los 800m2, sobre seis (6) cerchas curvas y dos (2) cerchas lineales, al igual que trece (13) correas metálicas dispuestas a lo lago de la cubierta y diez (10) cortavientos: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 20 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Cubierta Polideportivo Los Pozos Esta cubierta fue soportada sobre doce (12) columnas en concreto de altura aproximada 3.0m, sobre las cuales se instalaron columnas metálicas tipo cercha de altura 3.0m. Columna en concreto y estructura tipo cercha RECONSTRUCCION MURO DE CERRAMIENTO POSTERIOR: El contrato también contempló la reconstrucción del muro posterior existente al cual se instaló paneles en malla eslabonada, al igual que se le aplico friso y pintura. Reconstrucción Muro de Cerramiento existente SUMINISTRO E INSTALACION PORTERIA MULTIPLE: Se corroboró la instalación de dos pórticos multifuncionales con tablero en acrílico con una buena calidad en su acabado. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 21 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Pórticos Multifuncionales DEMARCACION DE LA CANCHA: En cuanto a la demarcación de la cancha se pudo corroborar su ejecución, sin embargo y a raíz de la construcción del cerramiento que hizo parte de otro contrato, se afectó la pintura; debido a esto, el equipo auditor realizó la observación, siendo comunicada al contratista quien realizo los correctivos de forma inmediata, allegando el respectivo registro fotográfico de su ejecución. Demarcación de Cancha PRONUNCIAMIENTO DEL EQUIPO TECNICO: Verificadas las cantidades de obra ejecutadas y la calidad de la misma, no se encontró ningún tipo de anomalía por parte del equipo técnico. Conforme a lo expuesto, se establece observacion ADMINSTRATIVA a fin de que se adopten las acciones correctivas en aras de corregir las deficiencias aludias a la fase previa del contrato, lo anterior en aras de garantizar la transparencia y salvaguardar los derechos de los futuros proponentes y dar aplicación al prinicpio de legalidad. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 22 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA OBSERVACIÓN 4 El procedimiento contractual LPL-02-2014 cuyo objeto es RECUPERACION POLIDEPORTIVO VEREDA EL OSO EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, el procedimiento se desarrolló bajo los lineamientos y criterios de la licitación pública, sin embargo se cometió un error en la digitación del estudio previo. El municipio acatará esta observación para futuros pliegos manejar la uniformidad en todos los documentos contractuales. CONCLUSIÒN DEL ENTE DE CONTROL Se confirma HALLAZGO ADMINISTRATIVO a fin de que se adopten acciones correctivas en plan de mejoramiento resultante del proceso auditor, el cual serà objeto de seguimiento por esta Teritorial. OBSERVACION N° 5: LOS ESTUDIOS PREVIOS NO DAN CUMPLIMIENTO AL ARTICULO 20 NUMERAL 4 DEL DECRETO 1510 DE 2013, POR CUANTO NO SE DEFINEN LAS VARIABLES QUE SOPORTAN EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO PROCESO CONTRACTUAL LPL-07-2014 Tipo de Registro: CONTRATO Código del Contrato: LPL-07-2014 Objeto del Contrato: CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO VEREDA SARDINAS MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER Contratista: JAIME RENE RODRIGUEZ CANCINO Valor: $ 294.127.475,00 Estado En ejecución EL presente proceso se inició con ocasión al convenio interadministrativo número 409 de 2014 suscrito entre el Municipio de lebrija y Coldeportes para la construcción de CUBIERTA POLIDEPORTIVO VEREDA SARDINAS MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER. De la revisión efectuada se estableció: LA ENTIDAD NO REALIZÓ ESTUDIOS DEL SECTOR CONFORME A LOS LINEAMIENTOS DADOS POR COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: artículo 15 decreto 1510 de 2013 que dispone: “Artículo 15. Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso”. Conforme a ello la entidad estaría incurriendo en presunta vulneración al principio de planeación toda vez que el análisis del sector hace parte de la planeación del Proceso de Contratación y desarrolla los principios de planeación, de responsabilidad y de transparencia consagrados en la Ley 80 de 1993. INCUMPLIMIENTO DECRETO 1510 ARTICULO 20 NUMERAL 4 Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, para lo cual la normatividad ha fijado unos requisitos mínimos que debe, en efecto y conforme a la norma citada prescribe lo siguiente “… Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 23 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Deben contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección: … 4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.” Al respecto la entidad contratante estableció en los estudios previos ítem 6 “ . 6. VALOR Y FORMA DE PAGO El valor estimado del contrato asciende a la suma de DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($295.000.000) CDP No: 14-00666 expedido el 29 de Agosto de 2014 RUBROS: 054601013 Cofinanciación para el proyecto construcción cubierta y gradería polideportivo vereda sardinas del municipio de Lebrija , 054603006 Convenio interadministrativo número 409 de 2014, coldeportes-municipio de Lebrija construcción cubierta y gradería polideportivo vereda sardinas del municipio de Lebrija Santander, VALOR DEL CDP: DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($295.000.000) El valor del contrato, será cancelado por EL MUNICIPIO así: Mediante Actas mensuales de pagos parciales contados a partir del Acta de Inicio de acuerdo al avance de las actividades contempladas en el contrato. Estas actas deberán estar suscritas y tener Vo.Bo del Supervisor, previa la verificación de los pagos a la Seguridad Social integral y aportes parafiscales de ser procedente, por parte del Contratista”. Como se puede observar, no se fijaron las variables ni parámetros que sirvieron para calcular el valor estimado del contrato conforme a lo cual se establece un claro incumplimiento a lo ordenado por el decreto 1510 artículo 20 numeral 4. Respecto de la ejecución, el contrato se encuentra con acta de inicio y el plazo fijado para dar cumplimiento al objeto contratado, aun se encuentra vigente. Conforme a lo expuesto se plasma observacion ADMINISTRATIVA a fin de que se adopten las acciones correctivas en plan de mejoramiento, que conlleve a dar cumplimiento integral al decreto 1510 de 2013. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO: RESPUESTA OBSERVACIÓN 5 El municipio de Lebrija, desarrolló el procedimiento contractual No. LPL-07-2014 CUYO OBJETO CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO VEREDA SARDINAS MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, bajo la modalidad de Licitación Pública, teniendo en cuenta los lineamientos del convenio interadministrativo No. 409 de 2014 celebrado entre el municipio de Lebrija y COLDEPORTES. Es de resaltar que la fundamentación técnica, jurídica, financiera y de tipo presupuestal ha sido respaldada con un proyecto de inversión que fue presentado a COLDEPORTES surtiendo un periodo de revisión y validación hasta su aprobación y viabilización final, posterior a ello se dio origen al convenio anteriormente citado y finalmente el desarrollo de un procedimiento de licitación pública para su contratación. Teniendo en cuenta estas etapas el municipio se acogió a las directrices plasmadas en el proyecto y las aprobaciones efectuadas por la entidad COLDEPORTES, fundamentando en ello los estudios previos y fundamentación para la etapa de contratación. Por cuanto solicitamos se desvirtué este hallazgo de tipo administrativo. CONCLUSIÒN DEL SUJETO AUDITADO Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 24 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL No se aceptan los argumentos expuestos por el sujeto auditado, en efecto se conmina a dar cumplimiento a los requisitos minimos previstos en ley para la elaboracion de los estudios previos, se CONFIRMA el presente HALLAZGO. OBSERVACION N° 6: CONSUMO INJUSTIFICADO DE COMBUSTIBLE RESPECTO AL BANCO DE MAQUINARIA DEL MUNICIPIO E INCUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN PREVISTOS EN EL DECRETO 1510 DE 2013 CONFORME A LA NATURALEZA Y TIPO DE BIENES A ADQUIRIR. LICITACION PUBLICA LPL-01-14 Código del Contrato: LPL-01-2014 Objeto: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES PARA LA MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER Proceso de Contratación: Licitación Contratista: EMPRESA DE TRANSPORTE LEBRIJA LIMITADA Valor Inicial: $229,242,029.00 Adicional $90.327.000 Valor total $319.569.029 De la revisión efectuada por el equipo auditor al expediente contractual, observaron las siguientes deficiencias: se En los estudios previos elaborados como en los pre pliegos y pliegos de condiciones, se observó en el ítem fundamentos jurídicos que soportan la modalidad se estableció: “FUNDAMENTO JURIDICO DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: Atendiendo a la naturaleza y contenido del Contrato a celebrarse esto es por tratarse de un contrato de suministro en los términos del art 32 numeral 1 de la Ley 80 de 1993; así mismo en atención a la cuantía estimada del contrato a celebrar se encuentra dentro del rango para la licitación pública atendiendo el factor cuantía de la contratación y el presupuesto General de la Entidad en el año 2014 de esta entidad territorial, con fundamento en el Decreto 1510 de 2013, es procedente, entonces, desde la legislación colombiana adelantar un Proceso de Licitación Pública. Atendiendo que el objeto del contrato corresponde a bienes de características uniformes y que por ende el procedimiento correcto a aplicar corresponde al descrito en el CAPITULO II del Decreto 1510 de 2013 que corresponde a SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes. Al no adelantarse el procedimiento correspondiente a la clase de bienes a contratar en la fase previa (estudios previos, pre-pliegos y pliegos definitivos), se afectó el principio de legalidad por cuanto se incumplió el procedimiento reglado por el Decreto 1510 de 2013 respecto de la adquisición de bines de características técnicas uniformes, norma que para el efecto señala tres modalidades a saber: a) Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa, b) selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios c) Selección abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos. Como bien se observa la norma descrita no pone en consideración la cuantía del contrato a realizar, sino exclusivamente atiende a las características del bien o servicio requerido, es decir que sea de los considerados como bienes de características técnicas uniformes. Conforme a lo expuesto, es evidente que la entidad contratante incurrió en un incumplimiento al Decreto 1510 de 2013, por cuanto los documentos previos Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 25 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL desconocieron las normas que regulan la materia al no encontrarse debiendo adoptado al contenido prefijado por el ordenamiento jurídico, y al principio de economía el cual pretende que la actividad contractual “no sea el resultado de la improvisación y el desorden, sino que obedezca a una verdadera planeación para satisfacer necesidades de la comunidad” (…). Este principio exige al administrador público el cumplimiento de “procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable” lo anterior por cuanto coarta la posibilidad de adquirir igual calidad a menor precio. Así mismo, en los estudios previos elaborados por el Ing. REINALDO FERREIRA Secretario de Planeación y Obras Públicas no se determinó de manera adecuada la necesidad, al no describirse el banco de maquinaria del Municipio de Lebrija, ni tener en cuenta el registro histórico del consumo promedio mensual de los mismos; ya que se constituyen en las variables que estimaran la necesidad y el valor del contrato. Conforme a lo anterior la entidad no realizó estudios de mercado que sirvieran de soporte para calcular el presupuesto del contrato. Conforme a lo anterior se plasma observación con alcance ADMINISTRATIVO, para que se adopten las acciones correctivas, por consiguiente la entidad deberá en la fase de planeación determinar cuidadosamente la modalidad de contratación de conformidad con la normatividad vigente, así mismo deberán implementarse herramientas de seguimiento efectivas que permitan cumplir con las funciones de ejercer control, supervisión y seguimiento al cumplimiento del objeto contractual y al gasto del mismo. En los estudios previos se estableció lo siguiente: ítem 4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. OBJETO: Requiere el Municipio, seleccionar la mejor oferta en términos de calidad y precio…. SE REQUIERE LA CONTRATACIÓN DE UNA PERSONA NATURAL O JURÍDICA PARA LA EJECUCIÓN DE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: … *Los surtidores de combustible estarán equipados con un dispositivo electrónico que registrará la fecha, hora, volumen suministrado, valor suministrado, valor galón, tipo de producto y se indicará el kilometraje, la placa, firma del conductor y firma del islero mediante un tiquete que se entregará al conductor una vez concluido el abastecimiento. De la revisión efectuada, se evidenció incumplimiento inexplicable a la actividad señalada, por cuanto no existe en la carpeta del contrato el tiquete electrónico que evidencie los abastecimientos realizados Revisados los soportes documentales, se observó que durante el periodo comprendido entre el 17 marzo a 11 de noviembre de 2014 se efectuó un gasto de combustible por valor de $229,242,029, esto es un promedio de consumo mensual aproximadamente de $25.471.336 (valor x día 909,690); agotada la disponibilidad presupuestal, la entidad suscribió adicional en tiempo 11 días y en valor la suma de $90.327.000 que equivale al 39% del valor inicial fijado para 7 meses 22 días. Respecto de la ejecución del contrato, se cuestiona el consumo y gasto exagerado de combustible en los últimos 47 días de la vigencia 2014 (periodo cubierto por el adicional), toda vez que de manera desproporcional e injustificada el gasto de combustible fue aumentado injustificadamente. Esto por cuanto no se encontró soportado el gasto mediante una bitácora de consumo de combustible que reflejara la necesidad y utilización del mismo. A manera de ejemplo e ilustración, relacionamos a continuación la facturación más alta efectuada durante los meses de noviembre y diciembre, detallando los días más representativos: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 26 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Fecha 10 /12/2014 CONSUMO POR DIA $2.780.000 NUMERO DE FACTURA OBSERVACION 17/12/2014 $3.670.000 23/12/2014 $2.693.000 Se emitieron 7 facturas de venta para el consumo del dia 23 de diciembre de 2014 04/11/2014 $4.904.039 Se emitieron 11 facturas de venta para el consumo del dia 4 de noviembre de 2014 11/11/2014 $2.851.770 Se emitieron 10 facturas de venta para el consumo del dia 19 de noviembre de 2014 25/11/2014 $4.110.000 Se emitieron 12 facturas de venta para el consumo del dia 25 de noviembre de 2014 Se emitieron 5 facturas venta para consumo del 10 de diciembre de 2014 Se emitieron 8 facturas venta para el consumo del 17 de diciembre de 2014 de dia de dia Los consecutivos son: 68067 por valor de $540.000 68101 $100.000 69516 $1.800.000 68070 $250.000 69519$ $90.000 Los consecutivos son: 69524 por valor de $1920.000 68802 $300.000 68801 $200.000 68893 $430.000 68882 $300.000 68890 $300.000 79638 $130.000 69522 $90.000 Los consecutivos son: 70017 por valor de $300.000 70013 $100.000 70011 $1.440.000 70012 $163.000 70010 $250.000 70008 $90.000 70006 $350.000 Los consecutivos son: 65031 por valor de $160.000 65029 $250.000 65025 $250.000 65034 $1.920.000 66356 $ 300.000 66366 $374.039 65024 $350.000 65023 $90.000 66361 $100.000 66352 $960.000 66320 $150.000 Los consecutivos son: 69492 por valor de $1.440.000 69490 $250.000 69497 $250.000 69491 $350.000 69478 $ 90000 67401 $11.670 66850 $40.102 67474 $170.000 69479 $250.000 Los consecutivos son: 67342 por valor de $420.000 69536 $90.000 69536 $250.000 69538 $250.000 67190 $ 20.000 69535 $1.920.000 69542 $90.000 69541 $350.000 67183 $20.000 67062 $250.000 63656 $300.000 67052 $150.000 Conforme a lo anterior, y teniendo en cuenta que no existe bitácora de consumo y gasto de combustible como herramienta de control que refleje el ingreso y la salida del combustible adquirido y al no hallarse justificado ni evidenciarse el Cómo y en Qué fue gastado el mismo, máxime cuando en 47 días se incrementó el consumo en un 39% respecto de los 7 meses y 22 días del contrato inicial, Éste Ente de Control plasma observación ADMINISTRATIVA con incidencia FISCAL para JAVIER URIBE MOTTA supervisor del contrato, por valor de CUARENTA Y SIETE MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y UN MIL QUINIENTO CUARENTA Y TRES PESOS $47.571.543, que equivalen a la diferencia encontrada entre el valor cancelado y el valor promedio aproximado así: V/D= valor mensual 28 días (V/D = Valor x Día) V/D= $25.471.336 28 días = $909.691 Conforme al histórico, el valor diario tiene un costo promedio de $909.691, al multiplicarlo por 47 (número de días cancelados con el valor adicionado) nos da un total de $42.755.457. Teniendo en cuenta que la suma cancelada en 47 días fue de $90.327.000; se establece diferencia de $47.571.543. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO y FISCAL JAVIER URIBE MOTTA Alcalde H-A y H-F CUANTIA CRITERIO $47.571.543. LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 27 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL NORMA VULNERADA CAUSA EFECTO ADICIONAL SUSCRITO EL DÍA 11 DE NOVIEMBRE NO SE ENCUENTRA JUSTIFICADA. LEY 610 DEL 2000, LEY 1474 DE 2011 ARTICULO 83. DEFICIENCIAS EN LA SUPERVISION SOBRE ESTIMACION DE GASTOS RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El municipio de Lebrija, Departamento de Santander tomará los correctivos necesarios en la selección de la modalidad de contratación según las directrices del Decreto 1510. Según el dialogo sostenido con el señor ALCALDE, manifiesta que el dato atípico del consumo corresponde a: La Gobernación de Santander, dispuso de un banco de maquinaria para el mantenimiento rutinario y preventivo de la red terciaria del municipio, con el compromiso que el municipio suministraría combustible para los equipos correspondientes. En el mes de noviembre de 2014, se presentó una emergencia vial por el movimientos en masa en varios sectores del municipio, época en la que se presentó obstrucción de la vía entre Bucaramanga-Barrancabermeja. En vista de la situación las Juntas de Acción Comunal, buscaron maquinaria en los diferentes sectores con tal de solucionar y superar los impases que se presentaron en los corredores viales, por cuanto el municipio se comprometió a disponer del combustible para atender la emergencia. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 28 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONCLUSIÓN DEL ENTE DE CONTROL: Dado que la administración municipal manifiesta que el consumo atÍpico de combustible en los ultimos dos meses de la vigencia 2014 obedeció a la ola invernal que ocasionó colapso de la red terciaria del Municipio y en efecto allegó el los respectivos soportes documentales tales como el acto administrativo que decretó la emergencia se DESVIRTUA la connotación fiscal, no obstante se CONFIRMA el hallazgo administrativo a fin de que la supervision en cumplimiento de las funciones establezca el adecuado seguimiento a la ejecucion del objeto contractual. OBSERVACION N° 7 : DEFICIENCIAS EN EL CUMPLIMIENTO A LA FUNCION DE SUPERVISION DEL CONTRATO: CÓDIGO CONTRATO CONTRATISTA CM-LEB002-2014 C.I.S LTDA CM-LEB004-2014 RODRIGO ALBERTO HERNANDEZ FERNANDEZ OBJETO DEL CONTRATO ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CLASIFICACION ANTE EL MINISTERIO DEL TRANSPORTE DE LA SECRETARIA DE TRANSITO Y MOVILIDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA (SANTANDER). SOSTENIBILIDAD TRIBUTARIA, METODOLOGIA, E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO CON HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS DE RECAUDOS PARA EL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, PUBLICIDAD EXTERIOR VISUAL Y EL REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO PLAZO VALOR INTERVENTOR 3 ARMANDO ESCAMILLA 69,976,072 ARIZA 6 MAURICIO ND 159,006,112 JAIMES ROA CONCURSO DE MERITOS CM-LEB-004-2012 El municipio de Lebrija suscribió contrato de consultoría con RODRIGO ALBERTO HERNANDEZ FERNANDEZ cuyo objeto es SOSTENIBILIDAD TRIBUTARIA, METODOLOGIA, E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO CON HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS DE RECAUDOS PARA EL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, PUBLICIDAD EXTERIOR VISUAL Y EL REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO con plazo de ejecución de 6 meses por valor de $159.006.112, el contrato se firmó el dia 5 de noviembre de 2014 y se inició el día 12 de noviembre de 2014. En la descripción de la necesidad la oficina gestora del proceso contractual argumenta: “En el municipio de Lebrija un mayor número de contribuyentes no están cumpliendo con la presentación y pago del impuesto de Industria y Comercio correctamente y muchos no han declarado el impuesto durante los últimos cinco (5) años, el mayor índice de evasión se presenta con los contribuyente que prestan los servicios y comercializan sus productos en el Aeropuerto Palonegro, sin desconocer que dentro de la territorialidad del municipio existe un alto índice de evasión. En la vigencia 2012 y 2013 por concepto de los impuestos de industria y comercio se obtuvieron ingresos por $1.298.821.000 y $1.473.000.000 respectivamente, La alcaldía debe realizar un gran esfuerzo en ampliar su base tributaria, para aplicar la gestión del cobro del impuesto de industria y comercio y sus complementarios avisos y tableros. En consideración este proyecto relacionado con los deudores por el concepto del IMPUESTO DE INDUSTRIA Y Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 29 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL COMERCIO, de los contribuyentes omisos parciales, inexactos, y extemporáneos, establecidos en el estudio de este proyecto para la REPUBLICA DE COLOMBIA Alcaldía Municipal LEBRIJA NIT: 890.206.110-7 sostenibilidad tributaria del Municipio de Lebrija, se encuentra que las metas a realizar de gestión persuasiva en la implementación de las herramientas de cobro en el procedimiento tributario territorial permitirán que el 80% de los deudores por el impuesto de Industria y Comercio más sanciones e intereses le respondan municipio”, En aras de solventar la necesidad plasmada el Municipio dio inicio al proceso selección para la Consultoría . De la revision efectuada se establecen las siguientes deficiencias: Deficiencias en la supervisión y seguimiento al desarrollo del contrato y el cumplimiento en las obligaciones del contratista, lo anterior toda vez que no se observó evidencia del personal ofrecido en la propuesta como equipo de trabajo para el desarrollo de la consultoría, esto por cuanto no existe registro alguno de la presencia de los mismo en la ejecucion del contrato, asi mismo no se acreditó existencia del vínculo contractual máxime cuando la planilla de aportes efectuados al sistema de seguridad social solo registra al director del proyecto RODRIGO ALBERTO HERNANDEZ FERNANDEZ y no al personal ofrecido. El seguimiento al personal técnico ofrecido en la propuesta respecto de las calidades, idoneidad y dedicacion son sumamente importante, toda vez que los mismos se constituyeron en factores de puntaje de evaluaciòn y calificaciòn de propuesta. Conforme a lo mencionado anteriormente, se reitera que las planillas de aportes al sistema de seguridad social no evidencia el personal subcontratados disponible para la ejecucion del proyecto. No se evidenció seguimiento por la supervisión a la dedicación del 100% ofrecida por el director del proyecto, máxime cuando las observaciones presentadas al proceso precontractual tuvieron como eje la solitud de disminur el requisito de dedicación y permanencia del directos del 100% a un 50%. Requisito que a todas luces cerró la posibilidad de que firmas consultoras de otras ciudades presentaran sus ofertas. Asi mismo, se observó conforme a los documentos contractuales presentados que el contratista no ha plasmado documentalmente la metodología y/o trámite ni la IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO prevista en el objeto contractual, circunstancia ésta que afecta los intereses de la entidad territorial toda vez que no quedan bases o estrategias para continuar con la labor una vez se cumpla el término del contrato maxime cuando el recaudo de impuestos es una funcion y potestad inherente al Estado, es decir, la consultoría realizada a febrero de 2015 no realizó un aporte con efectos duraderos y permanentes en el tiempo, sino que los efectos han sido de ejecución inmediata y para los casos concretos entendidos como aquellos que el consultor alcanza a conocer y tramitar durante el plazo de ejecución contratado. Conforme a lo expuesto, la entidad debera analizar las estrategias administrativas y de gestion que permitan documentar el proceso de sostenibilidad tributaria en aras de no caer una dependencia continua de consultores externos que actualmente no brinda garantias de la continuidad del proceso de gestion, por consiguiente se plasma observacion ADMINISTRATIVA. Respecto a la efectividad y eficacia de los recursos ejecutados en la presente consultoría, el equipo auditor resalta la labor realizada por cuanto se observó un incremento considerable en los recursos recaudados por concepto de impuesto de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 30 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL industria y comercio, no obstante y como ya fue mencionado la entidad debe cortar con la dependencia de un tercero para efectuar un tramite administrativo maxime cuando se cuenta con profesionales resposnables de realizar la gestion de cobro coactivo. En lo que respecta a la ejecución del objeto contractual desde el 13 de noviembre 2014 a 25 de febrero de 2015 se evidenció la siguiente gestion adelantada por el contratista, respecto del impuesto de INDUSTRIA Y COMERCIO: Se ofició a la DIAN, a la Cámara de comercio u otras entidades que poseen también contribuyentes, con el fin de realizar cruce de información, así como el control que ejerció al aeropuerto; gestión que permitió el incremento de los contribuyentes de 299 de la vigencia 2013 a 639 para la vigencia 2014 y por ende de los ingresos anuales. A continuación se presenta la gráfica, el comportamiento del ingreso del impuesto de industria y comercio, el cual para la vigencia 2014 presentó un incremento considerable originado por el recaudo que se dio por el sistema de retenciones en la fuente de este impuesto, teniendo como principio la gestión realizada. Fuente: Ejecuciones presupuestales de ingresos. Dentro la gestion de recaudo se observaron como nuevos contribuyentes los siguientes: PAGOS REALIZADOS DEL 13 DE NOVIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 CC/NIT CONTRIBUYENTE OBSERVACIONES F.PAGO VR PAGADO 900088915 EASYFLY Pago dif vig 2011-2012 30/11/2014 263,277,877 811026305 AEROCHARTER Pago vigencias 2010-2013 Pago de 5 Vallas Ent y Sal del Aeropuerto 01/12/2014 198,959,434 01/12/2014 9,240,000 Pago vigencias 2012-2013 18/12/2014 1,856,059 Pago Corrección Vig 2012 19/12/2014 1,934,686 Pago Vigencia 2012 Pago Sanción Pliego de cargos x No envió Información Vig 2012 24/12/2014 5,471,580 24/12/2014 4,300,000 Acuerdo de Pago Vigencia 2012-2013 24/12/2014 5,857,778 860504772 EFECTIMEDIOS ELIAS FONTECHA 13537363 URIBE/CARROCERIAS FZ CREDITOS LEBRIJA/MARIO 91201683 LEAL 8600770991 PAYC S.A 5577452 JUAN DE JESUS DIAZ ARIZA 74182397 JOSE LUIS ZORRO PATIÑO Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 31 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 804007210 ATRES Pago Vigencia 2011 29/12/2014 881,000 900533033 AEROCAMBIOS Pago Emp X Registro Vig 2014 29/12/2014 61,602 TOTAL 2014 491,840,016 Fuente: SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL PAGOS REALIZADOS DEL 01 DE ENERO AL 25 DE FEBRERO DE 2015 CC/NIT CONTRIBUYENTE OBSERVACIONES F.PAGO VR PAGADO 830016046 AVANTEL S.A.S Pago Vigencia 2013 09/01/2015 3,139,301 805000085 METROVIAS/MULTICENTRO FRUTICAMPO/RUBEN DARIO 13537225 MORENO REDES Y PROYECTOS DE 830066984 ENERGIA S.A.E SERVICIOS FUNEBRES SAN 28211269 DIEGO Pago Vigencia 2014 Valla Multicentro 23/01/2015 3,080,000 Pago Vigencia 2013 14/01/2015 717,000 Pago Vig 2012-2013 29/01/2015 40,534,000 Pago Vigencia 2013-2014 30/01/2015 359,133 Pago Vigencia 2013-2014 30/01/2015 946,055 Pago Vigencia 2013-2014 30/01/2015 1,729,576 Pago Vigencia 2013 06/02/2015 251,672 28336813 LILIA VIVIANA BARN DIAZ Pago Vigencia 2013-2014 10/02/2015 202,801 1095813781 JENNIFER ARIAS ARDILA EDELMIRA RUEDA 28231090 RONCANCIO Pago Vigencia 2013-2014 10/02/2015 37,178 Pago Emp X Registro Vig 2014 11/02/2015 64,440 Pago Vigencia 2013 11/02/2015 162,049 Pago Vigencia 2013-2014 17/02/2015 606,189 Pago Vigencia 2012-2013-2014 17/02/2015 1,125,534 Pago Vigencia 2013 18/02/2015 1,212,940 19/02/2015 11,949,952 28214761-8 PANADERIA LOS LAURELES JOHANA ELISA MADIEDO 63510239 ARRIAGA 900437288 MAGENTA 63535826 VILMA HERRERA REYES 91225251 CALZADO TATICO HOTEL VALLE DE LOS 1099366936 ANGELES PREVISION EXEQUIAL DE 900134274 COLOMBIA 5671608 BAYONA SERRANO EUGENIO Pago Vigencia 2013-2014 63294690 PANADERIA SAN JUAN Pago Vigencia 2013-2014 19/02/2015 389,678 91158792 AGROLEBRIJA GLORIA ISABEL RODRIGUEZ 28215598 MORALES SERVICIOS FUNEBRES SAN 28211269 DIEGO JOSE ANTONIO SERRANO 13724421 ALMEIDA METALICAS LEBRIJA/JOSE 91230368 ADOLFO VARGAS MEJIA Pago Vigencia 2011-2014 20/02/2015 1,134,879 Pago Vigencia 2012-2014 20/02/2015 557,435 Pago Vigencia 2011-2012 20/02/2015 262,791 Pago Vigencia 2012-2013 20/02/2015 1,972,094 Pago Vigencia 2010-2013 20/02/2015 1,217,757 5670560 GERMAN SERRANO GOMEZ LUZ MARINA SUAREZ 28213781 DELGADO Pago Vigencia 2012-2013 20/02/2015 21,527,078 pago Vigencia 2013-2014 25/02/2015 619,928 Fuente: TOTAL 2015 TOTAL SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL 93,799,460 585,639,476 CONTRATO CM-LEB-002-2014 En la propuesta presentada por el contratista no se acreditó la disponibilidad de los profesionales o personal requerido conforme a los pliegos de condiciones, solo se allegó hojas de vida pero no se acreditó existencia del vinculo laboral o contractual. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 32 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Al igual que el contrato anteriormente revisado, no se evidencia verificaciòn de personal ofrecido en la propuesta ni de la disponibilidad de la prestaciòn del servicio. Conforme a lo expuesto se debe fortalecer la función de supervisión y seguimiento a la ejecución del objeto contractual de manera tal que se verifique el cumplimiento de las obligaciones contractuales, las condiciones ofrecidas por los proponentes de manera cualitativa y cuantitativa, asi mismo garantizar la efectividad de los recursos invertidas tengan un impacto y surta efectos en el tiempo. ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINA GESTORA SUPERVISIÓN DESIGNADA TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO(S) RESPONSABLE(S) RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO La administración municipal acatará las observaciones expuestas en este pronunciamiento y realizará las respectivas mejoras y ajustes para los próximos procedimientos de contratación. CONCLUSIÒN DEL ENTE DE CONTROL Se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO a efectos de realizar el respectivo seguimiento a las acciones correctivas adoptadas por la Administración municipal. OBSERVACION N° 8. INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 93 DE LA LEY 1474 DE 2011 N° INV0222014 INV0632014 INV0692014 OBJETO VALOR REDISEÑO DEL PROYECTO DENOMINADO CONTRUCCION CUBIERTA Y GRADERIA POLIDEPORTIVO VEREDA SARDINAS DEL MUNICIPIO LEBRIJA, SANTANDER SERVICIO DE ALQUILER MONTAJE DE FIGURAS PARA EL ALUMBRADO NAVIDEÑO DEL PARQUE PRINCIPAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE LAS CONDICIONES LOCATIVAS DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA ESTACION DE POLICIA EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER CONTRATISTA PLAZO SUPERVISOR 8,000,000 MANUEL JOSE PRADA FORERO 15 DIAS YANET TORRES 17,160,000 LUCILA VILLAMIZAR VARELA UN MES IVAN DARIO MEDINA HERNANDEZ 17,052,153 CORPORACION LUNA VIVA 10 DIAS YANET TORRES DIAZ DIAZ Los contratos anteriormente descritos no dieron cumplimiento a lo normado como reglas mínimas para garantizar la transparencia en los procesos de selección de mínima cuantía. En los tres contratos relacionados se evidenció un presunto incumplimiento al ARTÍCULO 94 ley 1474 de 2011 transparencia en contratación de mínima cuantía y ARTÍCULO 85 del Decreto 1510 de 2013, toda vez que el término previsto para publicación y para recepción de ofertas y cierre del proceso no dan cumplimiento a lo normado, como bien se observa en los cronogramas así: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 33 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL INV N° 069-2014 Los estudios previos e invitación pública se pubicaron el día 11 de diciembre de 2014 y el cierre se efectuo el dia 12 de diciembre de 2014 a las 4.30 pm INV N° 063-2014 Los estudios previos e invitación pública se pubicaron el día 26 de noviembre de 2014 a las 11.20 am y el cierre se efectuó el dia 27 de noviembre de 2014, a las 3.00 pm. INV-022-2014 Los estudios previos e invitación pública se pubicaron el día 12 de mayo de 2014 a las 04.50 am y el cierre se efectuó el dia 13 de mayo de 2014, Lo anterior, toda vez que en el literal b) de la norma descrita se establece que el término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil; (7.30 am – 12:00 M 2:00 pm - 6:00 pm), la circunstancia evidenciada podría generar futuras observaciones por parte de eventuales contratistas que resultaren afectados por el cronograma fijado , para lo cual y propendiendo por la transparencia dentro de los proceso, la ley fijó plazo de UN DIA HABIL para publicación de la invitación y mínimo un día hábil para la presentación de propuestas, lo cual permite brindar mayor publicidad y garantías del proceso en aplicación del principio de trasparencia facilitando la participación de pluralidad de oferentes. Por consiguiente se establece observación con alcance DISCIPLINARIO por presunta vulneración a la normatividad descrita y a los principios rectores de la contratación pública, a fin de que sea evaluado por la entidad competente. Al respecto el DNP ha sostenido lo siguiente: “En los términos previstos en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 2516 de 2011 son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad contratante, vale decir, el término de un día hábil completo para mantener publicada la invitación el cual cuenta a partir del día siguiente a su publicación, así como el día hábil para la presentación de las ofertas, lo que significa que en el menor de los casos, el proceso debe estar abierto cuando menos 3 días hábiles en el Secop. Lo anterior no significa que en todos los casos las entidades deban adoptar este término mínimo, pues al ser un mínimo, en atención a la complejidad y naturaleza del objeto a contratar, la entidad deberá establecer el cronograma requerido para su contratación, los cuales deben respetar los principios principalmente de transparencia habida cuenta que su creación fue precisamente para garantizar la selección objetiva en la contratación de bajo monto en la Ley Anticorrupción, así como los de economía y responsabilidad. En caso de no darse observancia al precepto legal desarrollado en el presente concepto, deberán efectuarse las correspondientes denuncias a los entes de control competentes para el efecto”. Conforme a lo expuesto, se plasma observacion con incidencia DISCIPLINARIA por presunta vulneracion al principio de legalidad y transparencia en los procesos de minima cuantia y ADMINISTRATIVA a fin de que se implementen acciones correctivas en aras de garantizar la transparencia del proceso contractual. Respecto de la ejecucion, mediante los soportes documentales entregados por la entidad, se verifico que el objeto contractual fue cumplido. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO Presuntos Responsables JAVIER URIBE MOTTA Alcalde- DISCIPLINARIO JAIRO RANGEL REGUEROS – DISCIPLINARIO JOSUE HERRERA CASTILLO - DISCIPLINARIO Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 34 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Descripción del Observación Criterio o Norma Causa Efecto PRESUNTA TRANSGRESIÓN AL PRINICIPIO DE TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACION MINIMA ARTÍCULO 94 LEY 1474 DE 2011 ARTÍCULO 85 del Decreto 1510 de 2013 EL CRONOGRAMA DEL PROCESO CONTRACTUAL NO DA CUMPLIMIENTO A LOS TERMINOS MINIMOS QUE GARANTICEN LA TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS DE MINIMA CUANTIA TRANSGRESIÓN AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL Respecto a la INVITACIÓN INV-022-2014 cuyo objeto es REDISEÑO DEL PROYECTO DENOMINADO CONSTRUCCIÓN CUBIERTA Y GRADERÍA POLIDEPORTIVO VEREDA SARDINAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER y INV-0692014 cuyo objeto es MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS CONDICIONES LOCATIVAS DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA ESTACIÓN DE POLICIA EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, se publicaron los procesos en los tiempos contenidos en el Decreto 1510, como se evidencia a continuación: Teniendo en cuenta las consideraciones del Decreto 1510, donde establece periodo de tiempo para adendas el mismo menciona en el Artículo 25, La Entidad Estatal debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 35 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación. Entendiéndose lo anterior como un concepto claro de lo que se comprende como un día hábil. De acuerdo a lo anterior los procesos contractuales anteriormente mencionados se publicaron en los rangos de tiempo hábiles para el desarrollo del procedimiento. Por cuanto solicitamos se desvirtué el hallazgo para los procesos anteriormente mencionado. RESPECTO A LA INV-069-2014 El municipio de Lebrija, Departamento de Santander adelantó un procedimiento de contratación de Mínima cuantía No. INV- 069-2014 cuyo objeto es MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS CONDICIONES LOCATIVAS DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA ESTACIÓN DE POLICIA EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, el cual se publicó en el portal de contratación como se muestra a continuación: Por cuanto s e garantizo los preceptos estipulados en el artículo 85, numeral 3, donde se Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 36 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Por cuanto se garantizó los preceptos estipulados en el artículo 85, numeral 3, donde se menciona que: “La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas”. Adicionalmente el mismo decreto 1510 de 2013, en el artículo 25 menciona que “La Entidad Estatal debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación” Como se puede evidenciar el decreto reglamentario está estipulando los periodos correspondientes a días hábiles, los cuales se cumplieron y garantizaron en el procedimiento de INVITACIÓN PÚBLICA Bo. INV-063-2014. Por cuanto solicitamos se desvirtué el presente hallazgo de tipo administrativo-disciplinario. CONCLUSIÒN DEL ENTE DE CONTROL Se aceptan los argumentos expuestos por el sujeto auditado, en consecuencia se DESVIRTÚA la presente observación. OBSERVACION N° 9: LA OBRA PRESENTÓ FALLAS DE ESTÉTICA QUE DEBEN SER CORREGIDAS . Código de Entidad: 000043 – ALCALDÍA DE LEBRIJA Código del Contrato: SA-01-2014 Objeto: MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE LAS CONDICIONES DE INFRAESTRUCTURA FISICA DEL HOGAR INFANTIL- COMEDOR ESCOLAR UBICADO EN EL BARRIO CAMPOALEGRE DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER Proceso de Selección Abreviada Contratación: Contratista: INCODIM S.A.S Valor Inicial: $66,233,687.00 PROCESO CONTRACTUAL SA-01-2014 La fase precontractual se encuentra ajustada a la normatividad vigente. En lo que respecta a la ejecución del contrato, el equipo técnico de la Contraloría General de Santander conformado por los profesionales Arq. ERITH JOEL TRIANA RODRIGUEZ, Ing. CHRISTIAN ARIEL AMADO GAONA, quienes realizaron inspección ocular el día 24 del mes de Febrero del año en curso al sitio de la obra, la cual fue asistida por la Ingeniera Yaneth Díaz Torres en su calidad de Secretaria Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 37 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL de Planeación y Supervisora del Contrato, de la cual emitieron el siguiente informe técnico: “HOGAR INFANTIL: Entre los cambios realizados al salón del hogar infantil está el reemplazo de la totalidad del Guardaescoba, el cual inicialmente se encontraba en gravilla y fue demolido en su totalidad para ser construido en granito pulido y media caña con un total aproximado de 140ml. Vista Guardaescoba en Granito Pulido Se realizó el cambio de tejas termoacustica de la cubierta con un total de catorce (14) unidades. Vista Reconstrucción de Cubierta Pintura General tanto de la parte interior como la exterior del hogar infantil. Vista Pintura General Hogar Infantil Se construyó un cerramiento en ángulo y malla eslabonada sobre el muro lindero con el polideportivo del sector con una longitud aproximada de 17ml, tal y como se puede corroborar con el registro fotográfico. Se realizó como observación la necesidad de aplicar un revestimiento en pintura a los paneles, la cual fue acatada por la supervisora del contrato. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 38 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL vista Cerramiento en malla muro lindero Entre otros arreglos se pudo corroborar la instalación de un mesón en acero inoxidable de 4,0ml de longitud y un ancho de 0,6m, con su respectiva pocetas. En esta cocina también fueron instalados gabinetes tanto superiores como inferiores. Vista Mesón Cocina en Acero Inoxidable PRONUNCIAMIENTO ENTE DE CONTROL: En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva; sin embargo se hizo la observación por parte del equipo técnico sobre algunas manchas que se presentan en el guarda escoba en media caña. Verificadas las cantidades de obra ejecutadas y la calidad de la misma, no se encontró ningún tipo de anomalía por parte del equipo técnico. OBSERVACIONES Se presentan algunas deficiencias en el guarda escoba con la presencia de algunas manchas, a lo cual se le debe dar solución para mejorar su presencia y posible deterioro por cuanto se presentaron algunas afectaciones por posibles deficiencias en el control a la calidad de la obra y por debilidad en los procedimientos aplicados para el cumplimiento de las condiciones de calidad ofrecidas por el contratista. Atendiendo el informe emitido por el equipo técnico, se plasma observación con alcance ADMINISTRATIVO, por cuanto se deben tomar los correctivos necesarios sobre las deficiencias encontradas, ya que se puede estar presentando un deterioro acelerado de las obras, por tal motivo la Contraloría General de Santander solicita se tomen las medidas necesarias para garantizar la estabilidad de la obra y evitar un posible detrimento patrimonial, así mismo pactar un plazo entre el Municipio y el Contratista para que realicen los arreglos pertinentes. Una vez se dé solución a las solicitudes expuestas dentro del informe técnico de la Contraloría General de Santander, se entregue a esta entidad de control los soportes de las soluciones implementadas para el respectivo seguimiento. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde- Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 39 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Ing. Yaneth Díaz Torres Secretaria de Planeación RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL El municipio tendrá en cuenta la observación presentada y tomará los correctivos necesarios, sin embargo es de resaltar que en el momento de recibido de la obra, la misma se encontraba de acuerdo a los requisitos establecidos, sin embargo por la utilización de las instalaciones y demás, se presentaron las diferencias de color en el Guarda escoba que menciona el equipo auditor. CONCLUSIÒN DEL ENTE DE CONTROL De conformidad con la respuesta emitida por el sujeto auditado, se CONFIRMA hallazgo ADMINISTRATIVO a fin de que sean adoptadas e implementada las acciones correctivas pertinentes. OBSERVACION N° 10: INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 43 LEY 80 DE 1993, LEY 1253 DE 2012 Código del Contrato: N° P.C.C.P N° 1 Objeto: REMOCION DE DEERRUMBRES EN DIFERENTES SECTORES DEL MUNICPIO DE LEBRIJA POR LA OLA INVERNAL EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO SANTANDER Proceso de Contratación Directa Contratación: Contratista: EDICTO ESTUPIÑAN CACERES Valor Inicial: $33.356.560 CONTRATO N° P.C.C.P N° 1 Este contrato fue celebrado mediante modalidad directa con ocasión a la declaratoria de urgencia manifiesta cuyo objeto es REMOCION DE DERRUMBES EN DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR LA OLA INVERNAL EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO SANTANDER, por valor de $33.356.560. De la revisión efectuada al expediente contractual en aras de determinar el cumplimiento al criterio de legalidad, se observó que mediante DECRETO 093 DE 2014 firmada por el Secretario de Gobierno JOSUE HERRERA CASTILLO, se emitió la declaratoria de calamidad pública con fundamento en los artículos 57, 58, 61, 65, 66 ley 1523 de 2012, no obstante el equipo auditor evidenció el incumplimiento a lo ordenado por el parágrafo del artículo 66 ley 1523 de 2012 respecto a las medidas especiales de contratación previstas en el régimen especial para situaciones de desastre y calamidad pública que en efecto establece: “Los contratos celebrados por las entidades territoriales en virtud del artículo anterior se someterán al control fiscal dispuesto para los celebrados en el marco de la declaratoria de urgencia manifiesta contemplada en los artículos 42 y 43 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que la modifiquen”. Así mismo, el Municipio no dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 43 de la ley 80 de 1993 que prescribe. “ARTÍCULO 43. DEL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE URGENCIA. Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 40 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta”. Al respecto, la Contraloría Auxiliar de Santander emitió certificación a solicitud del equipo auditor de fecha 18 de febrero de 2015 suscrita por CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ – Contralor Auxiliar de Santander, mediante el cual hace constar: “Para su conocimiento y demás fines pertinentes me permito informarle que revisados los Archivos de esta Dependencia no se adelantó URGENCIA MANIFIESTA del Municipio de Lebrija Santander, durante la vigencia del año 2014” Por lo expuesto se plasma observación administrativa con alcance disciplinario para el representante legal de la Entidad JAVIER URIBE MOTTA y para JOSUE HERRERA CASTILLO Secretario de Gobierno- DISCIPLINARIO Alcalde Encargado, por el incumplimiento al artículo 43 ley 80 de 1993, articulo 66 ley 1523 de 2012, ley 734 de 2002 articulo 34 y 35. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables Descripción del Observación Criterio o Norma ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde- DISCIPLINARIO JOSUE HERRERA CASTILLO Secretario de Gobierno- DISCIPLINARIO INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 43 LEY 80 DE 1993, LEY 1253 DE 2012 ARTICULO 66, LEY 734 DE 2002 ARTICULO 34 Y 35. INCUMPLIMIENTO AL CRITERIO DE LEGALIDAD Causa EL CONTRATO ORIGINADO EN LA URGENCIA MANIFIESTA, Y EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LA DECLARÓ, JUNTO CON EL EXPEDIENTE CONTENTIVO DE LOS ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS NO FUERON ENVIADOS A ESTE ENTE DE CONTROL FISCAL Efecto INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 43 LEY 80 DE 1993, LEY 1253 DE 2012 ARTICULO 66, LEY 734 DE 2002 ARTICULO 34 Y 35. RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO El municipio de Lebrija departamento de Santander, realizó la debida publicación del contrato de Urgencia Manifiesta No. P.C.C.P. No. 01 cuyo objeto es REMOCIÓN DE DERRUMBES EN DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR LOS DESASTRES OCASIONADOS DURANTE LA OLA INVERNAL, teniendo en cuenta las directrices del artículo 43° de la ley 80 de 1993 del control de contratación de Urgencia Manifiesta, donde se menciona que se debe enviar el expediente contentivo al organismo que ejerza control fiscal. La contraloría de Santander, habilitó la plataforma de Gestión Transparente donde se publican todas las actuaciones relacionadas con la ejecución de contratos y otros temas de control, incluido los procesos de Urgencia Manifiesta, tal y como se evidencia en los siguientes pantallazos de la plataforma del SECOP y de GESTIÓN TRANSPARENTE. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 41 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL: No se aceptan los argumentos expuestos por el sujeto auditado, por cuanto no es admisible que un contrato de urgencia manifiesta suscrito el dia 12 de noviembre de 2014 con las connotaciones que implica la excepcion a la regla general y el carácter especial que los rige, fuese reportado a la plataforma de gestion transparente de la Contraloria General de Santander cuatro (4) meses depues de la suscripción del mismo, según consta en el area de reportes la publicacion se llevo a cabo el dia 13 de febero de 2015, maxime cuando la norma indica que Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad…” (Artículo 43 ley 80 de 1993, articulo 66 ley 1523 de 2012, ley 734 de 2002 articulo 34 y 35.). Por lo anterior se CONFIRMA los hallazgos administrativos y disciplinarios OBSERVACION 11: DEFICIENCIAS VARIAS Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 42 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL de la revisión efectuada a los contratos anteriormente relacionados, se evidenciaron las siguientes deficiencias, las cuales deben ser objeto de acción de mejoramiento: INV 06 DE 2014 La fase precontractual se encuentra ajustada a la ley 1474 de 2011, decreto 1510 N CTO INV00112014 INV0272014 INV0582014 INV0592014 INV-142014 INV0462014 CONTRATISTA OBJETO DEL CONTRATO APOYO AL DESARROLLO DE LA JORNADA ELECTORAL DE CONGRESO Y PARLAMENTO ANDINO DELSAR AUGUSTO 2014 A REALIZARSE EL DIA 9 DE CARDENAS LARA MARZO DE 2014 APOYO AL DESARROLLO DE LA JORNADA ELECTOAL PRESIDENCIAL 2014 SEGUNDA VUELTA, A DELSAR AUGUSTO CELEBRARSE EL DIA 15 DE JUNIO CARDENAS LARA DE 2014 INTERVENTORÍA, TÉCNICA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE EDGAR FARFAN POLIDEPORTIVOS EN EL MUNICIPIO CASTRO LEBRIJA, SANTANDER. INTERVENTORÍA, TÉCNICA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO PAVIMENTACIÓN DE VIAS URBANAS EN EL MUNICIPIO EDGAR FARFAN DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE CASTRO SANTANDER REALIZAR EL ESTUDIO TECNICO DE OFERTA Y DEMANDA DE PASAJEROS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA EL INCREMENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Y CONOCER LAS NECESIDADES ACUTALES DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS EN EL HECTOR GERARDO MUNICIPIO DE LEBRIJA CACERES RINCON (SANTANDER) CORPORACIÓN DE LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO TECNOLOGÍAS PARA IDENTIFICACION DE PREDIOS AMBIENTALES DE LAS INSTITUCIONES SOSTENIBLES - EDUCATIVAS EL MUNICIPIO DE CTASLEBRIJA PLAZO VALOR SUPERVISOR 3 DIAS ARMANDO ESCAMILLA 15,000,000 ARIZA 3 DIAS ARMANDO ESCAMILLA 9,934,500 ARIZA 25 DIAS YANET DIAZ 16,999,365 TORRES 2 MESES YANET DIAZ 9,481,840 TORRES 3MESES 1 MES ARMANDO ESCAMILLA 10,000,000 ARIZA YANET 15,851,632 TORRES DIAZ de 2013, ley 80 de 1993. Respecto de ejección se observó que conforme a los items contratados existe el transporte de menores (18) niños en el recorrido desde lebrija a bucaramanga y viceversa, al respecto es importante que la oficina gestora del proceso exija al proponente acreditar al monento de suscripcion del contrato y durante la ejecucion del mismo que el vehiculo en el cual se van a realizar los traslados de los 18 menores cumplan con las normas de seguridad previstas en la ley para tal fin, asi mismo la supervision en el ejercicio de sus funciones debe verificar constantemente la calidad y las condiciones del vehiculo, polizas de responsabilidad contractual y extracontractual entre otros. INV-046-2014 Para satisfacer la necesidad de realizar el levantamiento topografico , la entidad Realizó contrato de consultoria mediante modaldiad de minima cuantia con el fin de contrataer el levantamiento topografico para identificacion de predios de las instituciones educativas del municpio de lebrija. en los ESTUDIOS PREVIOS suscritos por REYNALDO FERREIRA GAMBOA secretario de planeacion INVITACION PUBIC suscrito por JAVIER URIBE MOTTA: No se establecieron las variables utilizadas por la entidad para calcular el precio. La entidad establecio monto global por valor del contrato de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 43 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL $15.992.688, maxime cuando no se establecio adecuadamente el alcance del objeto contractual al no determinarse el numero de levantamientos topograficos a realizar, en efecto se establecio “el municipio de lebrija cuenta con un sistema de infraestructura conformada por 6 instituciones educativas las cuales representan 58 sedes ubicadas en el casco urbano y rural, las cuales requieren de mejoramientos y mantenimiento constantes”. En la propuesta tampoco se estableció el numero de escuelas ni cuales escuelas a realizar el respectivo levantamientos topografico, el proponente expreso “determinar algunos predios de las instituciones educativas del municpio de lebrija” INVITACION 058-2014 Atendiendo el objeto contractual INTERVENTORÍA, TÉCNICA, FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE POLIDEPORTIVOS EN EL MUNICIPIO LEBRIJA, SANTANDER., el equipo auditor observó conforme a los soportes de ejecución deficiencias en la labor de interventoría contratada, por cuanto no existen bitácoras de seguimiento a la obra contratada, así mismo no se refleja detalladamente el presupuesto de obra ejecutado por cada polideportivo contratado respecto de la cual el equipo auditor efectuó requerimiento a la Secretaria De Planeación durante trabajo de campo, a fin de poder obtener los presupuestos de obra ejecutados por cada polideportivo toda vez que el interventor había presentado ejecución de obra global. Asi mismo se observó en los procesos contractuales que la entidad no dio cumplimiento integral al articulo 84 y 85 del decreto 1510 de 2013, se incurre reiteradamente en modelos prestablecidos mas que en el cumplimiento de requisitos sustanciales. Conforme a lo expuesto se plasma observacion con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se adopten acciones correctivas en plan de mejoramiento resultante del proceso auditor ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO INV-046-2014 – LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO PARA IDENTIFICACIÓN DE PREDIOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA El municipio de Lebrija, tomará los correctivos necesarios y atenderá las observaciones presentadas por el equipo auditor. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Se CONFIRMA el hallazgo administrativo a fin de que la entidad defina adecuadamente en los estudios y demas docuemntos previos, las obligaaciones contractuales con las respectivas caracteristicas cuantitativas y cualitativas para efectos de permitir el adecuado seguimiento, asi mismo se deben establecer las variables utilizadas para la estimacion del valor del contrato, adicional a ellos se Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 44 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL debe fortalecer la funcion de supervisió en aras de prevenir y mitigar los riesgos de incumplimiento del contrato. OBSERVACION N° 12: SE SUSCRIBIO CONTRATO DE MINIMA CUANTIA SIN QUE EL CONTRATISTA CUMPLIERA EL REQUISITOS DE CAPACIDAD JURIDICA COMO REQUSITO HABILITANTE DE IDONEIDAD. CONTRATO INV-00112014 CONTRATISTA DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA INV-0632014 LUCILA VILLAMIZAR VARELA OBJETO DEL CONTRATO APOYO AL DESARROLLO DE LA JORNADA ELECTORAL DE CONGRESO Y PARLAMENTO ANDINO 2014 A REALIZARSE EL DIA 9 DE MARZO DE 2014 SERVICIO DE ALQUILER MONTAJE DE FIGURAS PARA EL ALUMBRADO NAVIDEÑO DEL PARQUE PRINCIPAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA PLAZO VALOR INTERVENTO R ARMANDO ESCAMILLA 3 15,000,000 ARIZA IVAN DARIO MEDINA 8 17,160,000 HERNANDEZ INVITACION PUBLICA N° 011-2014 De la revision efectuada al presente contrato se determinó que la entidad suscribió contrato N° 011-2014 con DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA Representante Legal de DELSAR quien no cumplió con la capacidad jurídica, requisito habilitante para suscribir contratos, lo anterior conforme a lo siguiente: En los estudios previos e invitación pública suscritos por JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO se establecieron las siguientes especificaciones técnicas: “ 3.- Especificaciones Técnicas RESMA DE PAPEL TAMAÑO OFICIO 21.6X33 CM DE 75 GRAMOS RESMA DE PAPEL TAMAÑO CARTA 21.6X27.9 CM DE 75 GRAMOS CAJA DE LAPICEROS NEGRO X 12 UN. COSEDORAS REF 4322 PAQUETE DE GANCHO LEGAJADOR PLÁSTICO X 20 UN. FRASCO DE COLBON GRANDE DE 250 Gr PLIEGOS DE CARTULINA GRANDE CAJA DE GANCHO DE COCEDORA X 5000 U MARCADORES PERMANENTES DE COLORES SURTIDOS X 12 U SILLA EJECUTIVA ERGONÓMICA: silla ergonómica ejecutiva contacto permanente espalda permite bloqueo en cualquier posición y en altura espalda graduación asiento neumática tapizado en paño o cuero ecológico cualquier color la mejor en ergonomía. CINTA PEGANTE X 30 MT ANCHA MADEJA DE PITA MEMORIA USB DE 8 GIGAS URNA TRICLAVE: 1 metro de Ancho x 1.20 de altura x 1.75 metros de largo, en lamina resistente a la humedad de 15 mm, refuerzo en madera para instalación de roda chines tipo pesado, refuerzo esquinero en aluminio, 3 porta candados con sus respectivos candados de seguridad. 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TRANSPORTES: Desplazamiento del personal que va a desempeñar la función de jurado de votación en las diferente veredas del municipio y coordinando el regreso de los mismos al culminar la jornada, suministrando vehículos de buenas condiciones y todo terreno que permitan el acceso a las zona de mayor complejidad. REFRIGERIOS: empanada de harina de trigo rellena de carne, pollo o queso. HIDRATACION: Agua en bolsa H2O de 300 mililitros” De conformidad con las especificaciones técnicas inluidas en los documentos previos, se percibe que la entidad requiere contratar bienes y servicios para apoyar el desarrollo de la jornada electoral según las caracteristicas de los mismos asi: los bienes requeridos comprenden: a) suministro de papelería, b) equipos de computo y sus accesorios; c) muebles, equipos y accesorios de oficina y los servicios a adquirir son: el servicio de alimentacion, servicio de transporte y el suministro de bebidas hidratantes. De acuerdo a lo anterior, el contratista no estaba habilitado para suscribir el presente contrato, por cuanto el objeto y la razon social del establecimiento de comercio es restaurante de terrazas sabor sazon cuya actividad comercial principal es el expendio a la mesa de comidas preparadas, no el suministro de bienes, elementos y equipos de oficinas (papeleria, computador y accesorios de impresora, sillas, urna triclave…) , asi mismo no cumplió con la idoneidad para prestar el servicio de transporte por cuanto el mismo debio ser ofrecido y ejecutado por una empresa de transporte especial que debe estar legalmente habilitada por la autoridad competente. Al respecto, es importante tener en cuenta que conforme a la normatividad vigente para los Procesos de Contratación de mínima cuantía la Entidad Estatal; si bien es cierto que no debe solicitarse el certificado de RUP, sí debe verificar directamente la capacidad jurídica, la experiencia y la capacidad financiera. Entendiendo por ello 1. Capacidad jurídica Las personas jurídicas acreditan su capacidad jurídica con el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación o por la entidad que tenga la competencia para expedir dicho certificado. La Entidad Estatal debe verificar la capacidad jurídica de una persona jurídica revisando los siguientes aspectos: (a) El objeto social de la persona jurídica para efectos de verificar que esté autorizada para cumplir con el objeto del contrato Conforme a lo anterior, se plasma observación con incidencia DISCIPLINARIA para ARMANDO ESCAMILLA ARIZA - INSPECTOR URBANO 3 A 6 CATEGORIA evaluador designado, quien realizó el proceso de evauación de fecha 3 de marzo de 2014 al proceso de mínima cuantia INV-011-2014 al concluir : “Por lo anterior se considera que el proponente DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA Identificado(a) con el número de identificación tributaría No 5.72.093-6 Cumple con todos los requisitos de la invitación INV-011-2014” de conformidad con el decreto 1510 de 2013 Artículo 27. Que reza: “La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural” Y DISCIPLINARIO para JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO Con funciones delegadas de alcalde en materia contractual mediante DECRETO 102 DE 22 DE OCTUBRE DE 2013. Así mismo se plasma observación ADMINISTRATIVA a fin de evitar que los hechos ocurridos se repitan. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 46 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONTRATO INV-063-2014 De la revisión documental efectuada a la fase precontractual, se observó que el contratista no acreditó la idoneidad, requisito este que le habilitaba para suscribir el contrato, por cuanto no se observó RUT ni acreditó el registro de su actividad comercial mediante el respectivo CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DEL PROPONENTE y/o REGISTRO MERCANTIL, según el caso. En el cual conste que su actividad mercantil o comercial registrada es directamente relacionada con la que se pretende contratar. En este sentido la Cámara de Comercio ha conceptuado que quien tenga como actividad exclusiva de prestación de servicios inherentes a una profesión liberal, entendida ésta como aquella en la cual predomina el ejercicio del intelecto, reconocida por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere de la obtención de un título académico (ingeniero, médico, abogado etc.), no estará obligado a matricularse como comerciante en el registro mercantil que lleve la Cámara de Comercio. contrario sensu, si además de su profesión, se dedicara al ejercicio de actividades calificadas por la ley como mercantiles, deberá efectuar su matrícula como comerciante y aquí es preciso indicar que el artículo 20 del Código de Comercio, en su numeral 19 define los actos, operaciones y empresas mercantiles y señala que los contratos regulados por la ley mercantil son actos mercantiles, tal y como ocurre con los contratos estatales donde de conformidad con lo establecido por el artículo 13 de la ley 80 de 1993, que trata de la normatividad aplicable a los contratos estatales, señala que los contratos estatales se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta ley. Teniendo en cuenta lo anterior y en consideración a que el presente contrato corresponde a un SERVICIO DE ALQUILER con montaje, no está considerado como un contrato de prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales de las que trata el numeral 5 del Art. 23, por consiguiente no le es aplicable la excepción contenida en el mismo. Por lo anteriormente expuesto se plasma observación administrativa con incidencia DISCIPLINARIA para JAIRO RANGEL REGUEROS SECRETARIO DE CULTURA, DEPORTE Y TURISMO ( E ), quien suscribió los documentos previos y para IVAN DARIO MEDINA HERNANDEZ TECNICO ADMINISTRATIVO Evaluador Designado, y para ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO en calidad de asesor externo de contratación quien en virtud del contrato de asesoría número 00001 del 20 de enero de 2014 tiene el deber contractual de efectuar revisión asesoría y acompañamiento a los procesos contractuales. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNODISCIPLINARIO ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO Asesor Externo H-A, H-D Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 47 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL JAIRO RANGEL REGUEROS SECRETARIO DE CULTURA, TURISMO ( E ) DISCIPLINARIO DEPORTE Y IVAN DARIO MEDINA HERNANDEZ TECNICO ADMINISTRATIVO Evaluador Designado. DISCIPLINARIO Descripción del Observación Criterio o Norma Causa Efecto ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO Asesor Externo H-A, H-D SE SUSCRIBIO CONTRATO DE MINIMA CUANTIA SIN QUE EL CONTRATISTA CUMPLIERA EL REQUISITOS DE LA CAPACIDAD JURIDICA COMO REQUSITO HABILITANTE. INCUMPLIMIENTO AL CRITERIO DE LEGALIDAD LA VERIFICACIÓN Y LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS PARA LA MÍNIMA CUANTÍA NO FUE REALIZADA ADECUADAMENTE CONTRATO SIN EL LLENO DE LOS REQUISITOS LEGALES. RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO El municipio de Lebrija departamento de Santander, adelantó un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Mínima Cuantía No. INV-011-2014 cuyo objeto era APOYO AL DESARROLLO DE LA JORNADA ELECTORAL DE CONGRESO Y PARLAMENTO ANDINO 2014 A CELEBRARSE EL DÍA 9 DE MARZO DE 2014, cuyo proponente único como se evidencia en el Acta de Cierre fue DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA, quien adjuntó el registro mercantil, el cual contempla la siguiente clasificación CIIU: 8230 ORGANIZACIÓN DE CONVENCIONES Y EVENTOS COMERCIALES: Dicha actividad como se evidencia en el concepto y alcance de la misma, incluye la organización de acontecimientos como exposiciones empresariales o comerciales, conferencias y reuniones, dotación del personal necesario para su funcionamiento. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 48 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL La naturaleza del objeto que se quería cubrir involucraba la logística y atención del evento de JORNADA ELECTORAL, el cual incluía diversas actividades propias tales como: *Atender y suministrar los ítems con carácter extraordinario y/o en el desarrollo de la actividad. * Mantener un inventario suficiente de los elementos contenidos en la propuesta para prestar un servicio ágil y oportuno. * Ofrecer alimentos de excelente calidad e higiene. *Garantizar el cumplimiento de la oferta determinada dentro de los ítems de la parte técnica de la invitación. *Prestar el servicio de atención y todo lo relacionado con la logística integral dentro del desarrollo del evento *Cancelar la seguridad social (Salud y Pensión) por el tiempo de ejecución del contrato. *Presentar un informe fotográfico con la descripción dentro de la ejecución del evento para soporte y legalización de la respectiva cuenta. *Disponer del Personal para la ejecución de las actividades. Tareas que comprenden en su gran mayoría el desarrollo de la logística necesaria para cubrir el evento a realizar. De acuerdo a las consideraciones expuestas y teniendo en cuenta que la ejecución del proceso se desarrolló en los términos, cantidades y especificaciones requeridas solicitamos se desvirtué el hallazgo de tipo administrativo-disciplinario. Con respecto a la INV 063-2014 el contratista la señora LUCILA VILLAMIZAR VARELA, anexo mediante certificación suscrita por el representante legal de la empresa de Transportes Lebrija Ltda. Experiencia en la ejecución de las actividades relacionadas con el objeto del contrato. De acuerdo a las consideraciones expuestas y teniendo en cuenta que el equipo auditor realizo la verificación mediante queja radicada el cumplimiento del mismo solicito respetuosamente al equipo auditor se desvirtué el hallazgo de tipo administrativodisciplinario. CONCLUSIÒN DEL ENTE DE CONTROL Antes de adentrarnos en la revisión de los argumentos expuestos por el sujeto auditado, se hace necesario contextualizar las observaciones disciplinarias endilgadas a saber: en la INVITACION PUBLICA N° 011-2014 se establecio observacion disciplinaria para ARMANDO ESCAMILLA ARIZA v- INSPECTOR URBANO 3 A 6 CATEGORIA Evaluador designado , JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO, ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO Asesor Externo, por cuanto no se establecieron adecuadamente los requisitos de capacidad juridica que debia acreditar el proponente para ser habilitado. En el CONTRATO INV-063-2014 se estableció observación disciplinaria pro cuanto no se exigieron, verificaron ni se acreditaron requisitos de capacidad jurídica el contratista, requisito que le habilitaba para suscribir el contrato, por cuanto no se observó RUT ni acreditó el registro de su actividad comercial mediante el respectivo CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DEL PROPONENTE y/o REGISTRO MERCANTIL Dadas las anteriores precisiones, y revisados los argumentos expuestos por el sujeto auditado se concluye lo siguiente: Respecto del contrato INVITACION PUBLICA N° 011-2014, no se aceptan los argumentos expuestos por la entidad territorial por cuanto la actividad 8230 no corresponde al suministro de bienes de escritorio y papelería, los cuales tienen su propia división, grupo y clase, lo anterior por cuanto el suministro de papelería, equipos de cómputo y urna triclave no corresponde a las actividades de las que trata la clase 8230. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 49 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL De conformidad con lo anterior y dado que los ítems más representativos del contrato correspondieron al suministro de elementos de papelería, equipos de cómputo y elementos de oficina, y dado que el objeto social del contratista es el suministro de alimentos servicio restaurante para se confirma el hallazgo disciplinario para JOSUÉ HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO quien suscribió los estudios previos y la invitación publica, por no establecer los requisitos que debía acreditar los proponentes interesados en participar y para ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO en calidad de asesor externo de contratación, con ocasión al cumplimiento de las obligaciones contractuales consignadas en el contrato de servicios profesionales de asesoría. Así mismo, el equipo auditor excluye como responsable a ARMANDO ESCAMILLA ARIZA - INSPECTOR URBANO 3 A 6 CATEGORIA Evaluador designado, por cuanto la evaluación y verificación de requisitos habilitantes fue realizada de conformidad a los documentos previos, y no le era dable al evaluador exigir requisitos adicionales a los previstos en la invitación. Respecto del CONTRATO INV-063-2014, Los argumentos expuestos por el sujeto auditado no son de recibo por este ente de control, por cuanto no le es excusable a la entidad territorial no exigir ni verificar los requisitos de capacidad jurídica para la selección de oferentes. Conforme a lo anteriormente te expuesto y dado que en gestión trasparente no fueron reportados los documentos que acreditaran la capacidad jurídica del contratante, ni se encontró registro único tributario, tampoco registro mercantil, este ente de control CONFIRMA la observación en los términos del informe preliminar. Lo anterior, por cuanto los argumentos expuestos por el sujeto auditado no desvirtúan lo indicado en el informe preliminar, toda vez que la experiencia constituye requisitos habilitantes adicionales e independientes a la capacidad jurídica. OBSERVACION N° 13: INCUMPLIMIENTO AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, PUBLICIDAD Y DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTAS, EL OBJETO CONTRACTUAL NO DESARROLLA LA MISION DE LA ENTIDAD NI LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO. (H-F) INVITACION PUBLICA N° INV 014 DE 2014 CONTRATO INV-14-2014 CONTRATISTA HECTOR GERARDO CACERES RINCON OBJETO DEL CONTRATO REALIZAR EL ESTUDIO TECNICO DE OFERTA Y DEMANDA DE PASAJEROS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA EL INCREMENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Y CONOCER LAS NECESIDADES ACTUALES DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA (SANTANDER) PLAZO 3 VALOR INTERVENTOR ARMANDO ESCAMILLA 10,000,000 ARIZA De la revisión efectuada por el equipo auditor se observaron las siguientes deficiencias: 1. La fase precontractual no dio cumplimiento al principio de transparencia, publicidad y selección objetiva de contratistas, axiomas básicos de la contratacion estatal, los cuales fueron vulnerados flagrantemente por los responables y gestores del proceso contractual, toda vez que revisado el SECOP sistema electronico de contratacion publicacion, los estudios previos e invitacion publicados por la entidad contratante no corresponden al proceso INV 014 DE 2014 para contratar EL ESTUDIO TECNICO DE OFERTA Y DEMANDA DE PASAJEROS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA EL INCREMENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Y CONOCER LAS NECESIDADES ACTUALES DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS EN EL Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 50 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL MUNICIPIO DE LEBRIJA (SANTANDER) sino al proceso INV 013 DE 2014 “SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA”. No obstante, resulta cuestionable que pese a no estar publicado en el SECOP los estudios previos e invitacion publica a presentar oferta, el señor HECTOR GERARDO CACERES RINCON presentò propuesta conforme al cronograma establecido en la invitaciòn publica. A lo que el equipo auditor realiza los siguientes interrogantes: ¿Por cual medio idoneo de publicación se enterò el oferente del proceso, la ficha tecnica y el cronograma previstos en la invitación pública?, ¿ la modalidad de contratación realizada por la entidad fue directa?. Conforme a lo señalado anteriormente, es evidente que la Alcaldía de Lebrija coartó la posibilidad de que personas interesadas en el contrato pudieran participar mediante la presentacion de propuestas, por cuanto celebró, perfeccionó y legalizó contrato, sin que existiera evidencia de soportes que permitan inferir la existencia de invitaciones que garantizaran la existencia de una pluralidad de oferentes vulnerando los principios de economía, transparencia y en especial del deber de selección objetiva. (ley 734 de 2002 articulo 48 numeral 31.1 2. EL OBJETO CONTRACTUAL NO DESARROLLA LA MISION DE LA ENTIDAD NI LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO. De la lectura realizada a los estudios previos suscritos por JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO, en cuyo ítem descripción de necesidad se establece: “… El municipio de Lebrija Santander requiere realizar los estudios que permitan determinar la existencia de la demanda insatisfecha de movilización que tratan los Decretos 170, 171 y 175 del 5 de febrero de 2001 con una persona natural o jurídica especializada en esta área y que cuente con la tarjeta de inscripción para realizar estudios de oferta y demanda de transporte de pasajeros y mixto emitida por el ministerio de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior y ante la necesidad de la entidad se hace necesario contratar con una persona natural o jurídica especializada en el área vial y del transporte, con la experiencia y la idoneidad requerida.” , el objeto del contrato que dispuso REALIZAR EL ESTUDIO TECNICO DE OFERTA Y DEMANDA DE PASAJEROS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA EL INCREMENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Y CONOCER LAS NECESIDADES ACUTALES DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA (SANTANDER) y las conclusiones del estudio realizado, se infiere por parte de Este de Control que: El contrato celebrado no atendió los principios y fines del estado, por cuanto no corresponde a la misión de la entidad incrementar el parque automotor para la prestación del servicio de transporte público de pasajeros, circunstancia esta que sale de la órbita de sus funciones. Atendiendo lo anterior, el gasto efectuado mediante contrato INV-014-2014 por valor de $10, 000,000, causó un presunto daño patrimonial a la entidad por el uso indebido de los recursos. La presunción de daño se configuró por cuanto la gestión fiscal fue ineficaz debido a que el gasto efectuado no atendió la misión de la entidad, fue antieconómica, al invertirse recursos públicos de manera indebida, e ineficiente por cuanto no surtió efectos ni produjo impacto en la comunidad ni se identificó población beneficiaria del proyecto ejecutado. 1 En sentencia C-818/05 la Corte Constitucional declaró EXEQUIBLE de manera condicional la expresión subrayada contenida en el numeral 31, artículo 48 de la Ley 734 de 2002, “en el entendido que la conducta constitutiva de la falta gravísima debe ser siempre de carácter concreto y estar descrita en normas constitucionales de aplicación directa o en normas legales que desarrollen esos principios.” Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 51 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En este orden de ideas, y atendiendo al criterio de que la contratación es el instrumento de gestión de las entidades públicas para el logro de sus fines y especialmente para la realización del objeto misional y que la misma debe adelantarse con plena observancia de los principios de eficacia, economía y eficiencia, al establecerse que en su actuar fueron desatendidos los mismos, este ente de control le da a la presente observación una connotación, DISCIPLINARIO para JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO por el presunto incumplimiento a los principios de la función Pública administrativa y a los principios de contratación estatal previstos en la ley 80 de 1993, decreto 1510 de 2013 y observación FISCAL para para JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO, JAVIER URIBE MOTTA en calidad de representante legal de la entidad quien funge como Alcalde, en cuantía de DIEZ MILLONES DE PESOS ($10.000.000, por el presunto uso indebido de los recursos públicos producida por una gestión inequitativa, ineficaz y antieconómica causando un daño patrimonial a la Entidad. (Art 6 ley 610 del 2000). Así mismo, atendiendo lo normado por el articulo 82 ley 1474 de 2011 que prescribe : “Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría”, se establece observación en las connotación fiscal y disciplinario para ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO según contrato de prestación de servicios profesionales 00000001 de fecha 10 de enero de 2014 en su calidad de asesor externo a fin de que sea evaluada por la autoridad competente por cuanto conforme al objeto contractual tiene el deber contractual de realizar el acompañamiento, asesoría y revisión de los procesos contractuales, máxime cuando el volumen de contratación al año es mínimo, y observación con alcance ADMINISTRATIVO para que se adopten los correctivos en aras de evitar que conductas como las descritas se repitan. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO , DISCIPLINARIO y FISCAL JAVIER URIBE MOTTA Alcalde H-A, y H-F JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO H-A, H-D y H-F ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO Asesor Externo H-A, H-D y H-F Cuantía Descripción del Observación $10.000.000 - - INCUMPLIMIENTO AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, PUBLICIDAD Y DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTAS (H-D) EL OBJETO CONTRACTUAL NO DESARROLLA LA MISION DE LA ENTIDAD NI LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO. (H-F) Criterio o Norma INCUMPLIMIENTO AL CRITERIO DE LEGALIDAD , PRINCIPIOS DE CONRATACION ESTATAL Y PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL. Causa DEFICIENCIAS TECNICAS Y JURIDICAS. Efecto PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, PUBLICIDAD Y DEBER DE VULNERACION Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 52 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTAS, PRINICPIOS DE LA GESTION FISCAL. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: El contrato No. INV-014-2014, cuyo objeto es REALIZAR EL ESTUDIO TÉCNICO DE OFERTA Y DEMANDA DE PASAJEROS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD PARA EL INCREMENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Y CONOCER LAS NECESIDADES ACTUALES DE TRANSPORTE PÚBLICO DE PASAJEROS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA(SANTANDER), se ajustó a los requerimientos establecidos en el Decreto Ley 172 de 2001 de febrero 05 en los artículos 35 y 36: Artículo 35. Ingreso de los vehículos al parque automotor. A partir de la promulgación del presente decreto, las autoridades de transporte competentes no podrán autorizar el ingreso de taxis al servicio público de transporte, por incremento, hasta tanto no se determinen las necesidades del equipo mediante el estudio técnico de que tratan los artículos siguientes. Entiéndese como Ingreso de taxis al servicio público individual de transporte, la vinculación de vehículos al parque automotor de este servicio en un distrito o municipio. El ingreso podrá ser por incremento o por reposición. Será por incremento cuando la vinculación implique un aumento en el número de vehículos de esa modalidad que operan en la respectiva localidad. Será por reposición cuando la vinculación se realice para sustituir otro vehículo que se encuentre matriculado en el servicio público. Artículo 36. Estado de los vehículos. El ingreso de los vehículos por incremento y por reposición, solo podrá efectuarse con vehículos nuevos. Como se evidencia el alcance del contrato, está ajustado a los requerimientos y condiciones de la Ley, ya que el estudio involucró, precisamente como organismo de transito del municipio, un análisis de oferta y demanda para evidenciar el diagnóstico del parque automotor. De acuerdo a las consideraciones y especificaciones otorgadas por la Ley, solicitamos se desvirtué el presente hallazgo de tipo Administrativo, Disciplinario y fiscal. CONCLUSIÒN DEL ENTE DE CONTROL Antes de inciar el pronunciamiento respecto de los argumentos dilucidados por el sujeto auditado en la réplica presentada, es importante precisar que los mismo estan dirigidos a desvirtuar la connotaciòn fiscal endilgada no la disciplinaria, pues como bien se observa en la transcripciòn realizada anteriormente, los argumentos expuestos estan direccionados a justificar la necesidad del contrato pero guardó silencio respecto de la presunta vulneración al principio de publicidad, transparencia y pluralidad de oferentes por no publicar los documentos previos en el SECOP. Conforme a lo anterior y revisados los argumentos expuestos, el equipo auditor acepta que la inversiòn de los recursos tuvo como finalidad dar cumplimiento al Decreto Ley 172 de 2001, y por consiguiente desvirtua la connotacion fiscal. No así respecto de la connotación disciplinaria endilgada, por cuanto el equipo auditor verificó y constato que el Ente Terrritorial no publicó en la pagina del SECOP LA INVITACION PUBLICA NI LOS ESTUDIOS PEVIOS correspondiente al objeto contratado estudio técnico de oferta y demanda de pasajeros para determinar la viabilidad para el incremento del parque automotor y conocer las necesidades actuales de transporte público de pasajeros en el municipio de lebrija (Santander), maxime cuando en la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 53 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL replica presentada guardó silencio respecto a la observacion realizada, aceptando así tácitamente lo endilgado por el equipo auditor, en consecuencia se CONFIRMA la incidencia disciplinaria. Conforme a lo expuesto se desvirtúa observación fiscal y se CONFIRMA hallazgo disciplinario y administrativo. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS CONTRATO CONTRATISTA 00000050 UNIDADES TECNOLOGICA S DE SANTANDER UTS 00000058 FUNDACION AGUA VIVA 00000069 FUNDACION EVENTOS DEL MAÑANA OBJETO DEL CONTRATO AUNAR ESFUERZOS ENTRE LAS PARTES QUE LO SUSCRIBEN, PARA OTORGAR APOYO ECONOMICO A LOS JOVENES CON ESCASOS RECURSOS ECONOMICOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, PARA LA FINANCIACION DE LA FORMACION EN EDUCACION SUPERIOR Y EN LOS DIFERENTES PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO QUE OFRECE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER UNAR ESFUERZOS PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS PARA FORMAS,CAPACITAR Y ATENDER A NIÑOS,NIÑAS,ADOLESCENTES,MADR ES COMUNITARIAS Y MADRES CABEZA DE FAMILIA DEL MUNICIPIO DE LERBIJA- SANTANDER. AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION DE ESPECTACULOS PUBLICOS PARA LA DIFUSION DE LAS EXPRESIONES ARTISTICAS, LA CONSERVACION Y PROMOCION DEL PATRIMONIO CULTURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA PLAZO ESTIMADO VALOR INTERVENTOR 6 MESES FABIO ANDRES 161,343,44 GODOY 4 AYALA 111 DIAS JOSUE HERRERA 78,869,998 CASTILLO 53 DIAS FABIO ANDRES GODOY 74,000,000 AYALA CONVENIOS De la revision efectuada a los convenios suscritos por la Alcaldía Municipal de Lebrija, el equipo auditor establece las siguientes no conformidades y/o deficiencias: OBSERVACION N° 014: SE SUSCRIBIO CONVENIO SIN EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD. C0NVENIO 00050 Para la vigencia 2014, la Alcaldía Municipal de lebrija suscribió convenio N° 00050 con las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER UTS por valor de $161,343,444 con el objeto de AUNAR ESFUERZOS, PARA OTORGAR APOYO ECONOMICO A LOS JOVENES CON ESCASOS RECURSOS ECONOMICOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, PARA LA FINANCIACION DE LA FORMACION EN EDUCACION SUPERIOR Y EN LOS DIFERENTES PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO QUE OFRECE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER. De la revisión efectuada al proceso contractual se determinó que no se cumplieron las condiciones de legalidad previstas para la procedencia de convenios cuya finalidad sea la financiacion de estudios superiores para poblacion de escasos recursos. Respecto del tema de financiación de estudios superiores a personas de escasos ingresos económicos, el artículo 1 de la Ley 1012 de enero 23 de 2006, preceptúa Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 54 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL lo siguiente: “ARTÍCULO 1o. El artículo 111 de la Ley 30 de 1992 quedará así: Artículo 111. Con el fin de facilitar el ingreso y permanencia en las instituciones de educación superior a las personas de escasos ingresos económicos, la Nación, las entidades territoriales y las propias instituciones de este nivel de educación, establecerán una política general de ayudas y créditos para los mencionados estudiantes. Su ejecución le corresponderá al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, y a los Fondos Educativos Departamentales y Municipales que para tales fines se creen. Estas entidades determinarán las modalidades o parámetros para el pago que por concepto de derechos pecuniarios hagan efectivas las instituciones de educación superior”. Así mismo, se observó que la administración Municipal giró directamente los recursos a las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER UTS conforme a Certificacion emitida por la Entidad en la cual se manifiesta que no se encuetra creado mediante acuerdo Municpal el fondo Educativo Municipal , inobservando así lo previsto en el artículo 2 de la Ley 1012 de enero 23 de 2006 que prescribe: “Artículo 1°. El artículo 111 de la Ley 30 de 1992 quedará así: Artículo 2°. El artículo 114 de la Ley 30 de 1992 quedará así: Artículo 114. Los recursos fiscales de la Nación destinados a becas o a créditos educativos universitarios en Colombia, deberán ser girados exclusivamente al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, y a él corresponde su administración”. Parágrafo 1°. Los recursos que por cualquier concepto reciban las distintas entidades del Estado para ser utilizados como becas, subsidios o créditos educativos, deberán ser trasladados al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Icetex, o a los Fondos Educativos que para fines de crédito se creen en las entidades territoriales a las que se refiere el parágrafo 2° del presente artículo. Parágrafo 2°. Los departamentos y municipios podrán crear o constituir con sus recursos propios, fondos destinados a créditos educativos universitarios”. Adicionalmente no se establecieron ni se evidenciaron los parámetros o criterios objetivos utilizados para la adjudicación de créditos o becas, conforme a la normatividad vigente. Con base en lo anterior, es claro que la ejecución de los recursos con destino a facilitar el ingreso y permanencia en las instituciones de educación superior a las personas de escasos ingresos económicos, corresponde al ICETEX, y al Fondo Educativo Municipal que para tal fin se cree, razón por la cual al no existir en el Municipio de Lebrija Fondo Educativo Municipal, no era viable ni procedente la suscripción y ejecución del presente convenio. De conformidad con lo expuesto, se da a la presente observación un alcance administrativo para inclusión en el Plan de Mejoramiento, resultado del proceso auditor. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: La administración municipal acatará las observaciones expuestas en este pronunciamiento y realizará las respectivas mejoras y ajustes para los próximos procedimientos de contratación. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 55 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL De conformidad con la respuesta emitida por el ente auditado, se CONFIRMA hallazgo ADMINISTRATIVO para su inclusión en plan de mejoramiento. OBSERVACION N° 15: LOS APORTES REALIZADOS EN LOS CONVENIOS PARA AUNAR ESFUERZOS NO SON PROPORCIONALES Y TAMPOCO SON OBJETO DE VERIFICACION POR LAS SUPERVISIONES De la revision efectuada a los convenios 00000058 de 2014 y 00000069 de 2014, se observó que los aportes realizados por los convenidos no son proporcionales al valor total del convenio, estos no equivalen al 1% del valor aportado por la entidad contratante, constituyendose en aportes irrisorios que desdibujan y desnaturalizan la finalidad de los convenios. Adicionalmente se observò que los aportes son efectuados en especies y los mismos no son verificados por la supervision designada para el seguimiento, control y vigilancia del contrato. De conformidad con lo expuesto, se da a la presente observación un alcance administrativo para inclusión en el Plan de Mejoramiento, resultado del proceso auditor. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El desarrollo de los convenios de cooperación con entidades sin ánimo de lucro el municipio ha desarrollo convenios anteriormente referidos, con el fin de coadyuvar al presupuesto municipal donde el contratista aporta un porcentaje equivalente (VALOR DEL CONVENIDO), en actividades lúdico-recreativas personal interdisciplinario, de acuerdo al objeto contratado. Razón por la cual en el convenio con la fundación Agua Viva, se estableció un aporte razonable al valor del contrato, representados en un profesional y material de trabajo, el valor es ajustado y no supera el valor de la disponibilidad presupuestal. La administración municipal acatará las observaciones expuestas en este pronunciamiento y realizará las respectivas mejoras y ajustes para los próximos procedimientos de contratación. CONCLUSION DEL ENTE AUDITADO No se acepta la réplica presentada por el sujeto auditado, por consiguiente se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que la entidad territorial adopte correctivos mediante acciones de mejoramiento que conlleven a dar cumplimiento a la finalidad normativa, esto es; aunar esfuerzos reales, y no sea la entidad territorial quien realiza aportes, por cuanto se incurriría en una práctica indebida de contratación al desnaturalizar el objeto del convenio. OBSERVACION Nº 16: PRESUNTA VULNERACION A LA LEY 80 DE 1.993.ARTÍCULO 23, LEY 734 DE 2002 ARTICULO 48 NUMERAL 31 PROCESO CONTRACTUAL LPL-09-2014 Código del Contrato: LPL-09-2014 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 56 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Objeto del Contrato: MANTENIMIENTO, MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER Contratista: JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA Valor: $ 577.590.641,00 Estado En Ejecución Al igual que en la licitación LPL-08-2014, la entidad contratante no estableció los presupuestos de obra para cada escuela, sede o establecimiento educativo objeto de mejoramiento y adecuación; herramienta que permite hacer seguimiento detalladamente a las cantidades de obra ejecutadas. De la revisión efectuada al expediente contractual se evidenciaron las siguientes deficiencias o no conformidades. 1. La Administración Municipal de Lebrija estableció en los estudios previos, pliegos de condiciones suscritos por REYNALDO FERREIRA Jefe de oficina Asesora y de planeación requisitos habilitantes no consagrados en la normatividad colombiana conforme a los siguiente: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 57 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Al respecto, Colombia Compra Eficiente mediante circular externa NO. 12 del 5 de mayo de 2014 conceptuó: “La clasificación del proponente no es un requisito habilitante sino un mecanismo para establecer un lenguaje común entre los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública. En consecuencia, las Entidades Estatales no pueden excluir a un proponente que ha acreditado los requisitos habilitantes exigidos en un Proceso de Contratación por no estar inscrito en el RUP con el código de los bienes, obras o servicios del objeto de tal Proceso de Contratación”. (Resaltado Propio) 2. Los requisitos de experiencia exigidos por la entidad contratante en los pliegos de condiciones no cumplen con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad por cuanto resultan exagerados y no justificados a la luz de los principios de transparencia y pluralidad de oferentes toda vez que limitan la participación de proponentes, la entidad estableció : Los ítems establecidos anteriormente, como requisitos mínimos a cumplir por el proponente interesado en participar en el presente proceso licitatorio, evidencian flagrante desproporción entre el objeto del contrato según las especificaciones técnicas y lo solicitado por la entidad, por ende lo anterior constituyó un factor de exclusión; puesto que al realizar la comparación entre en el presupuesto de las necesidades a contratar con los criterios exigidos se evidencia que no existió un criterio de proporción entre unos y otros así: DESCRIPCION DEL ITEM REQUERIDOS POR LA ENTIDAD PLIEGOS CANTIDADES A CONTRATAR % en que excede los mínimos requeridos con las Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 58 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL SUMINISTRO E INSTALACION DE TEJA TERMO ACUSTICA ITEM 1.59 PINTURA DE MUROS INTERNO Y EXTERIORES ITEM 1.37 Y 1.38 PINTURA DE CUBIERTA EN VINILO ITEM 1.40 LOSA EN CONCRETO DE 3000 PSI EXPERIENCIA ESPECIFICA 250M2 35.7M2 cantidades a contratar 700.28% 15000 M2 1050M2 1428.57% 6000M2 475 M2 1263.15% 400 M2 870 M2 45.97% Con la práctica descrita anteriormente, se establece la ocurrencia de presunta vulneración a los principios rectores de la contratación, específicamente los principios de transparencia y pluralidad de oferentes así como la inaplicación de criterios de proporcionalidad, dado que se exigió en la experiencia especifica del proponente cantidades contratadas muy superiores a las que se van a ejecutar conforme se refleja en la tabla precedente. Además, es preciso resaltar que tales ítems no son representativos en el presupuesto del contrato, puesto que la sumatoria de los mismo tan solo asciende a $33.242.700.00, en este orden de ideas, al no resultar razonable las exigencias efectuadas por la entidad se constituyen en un factor de exclusión y limitación de participación a oferentes. De igual manera, en lo referente al requisito de experiencia general, la exigencia de “en los últimos dos años”, desconoció el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación expedido por Colombia Compra Eficiente quien en la condición de ente rector de la contratación ha indicado que “la experiencia no se pierde por el paso del tiempo por el contrario se adquiere más”. De conformidad con lo expuesto, se plasma observación ADMINISTRATIVA con incidencia DISCIPLINARIA para REYNALDO FERREIRA Jefe de oficina Asesora y de planeación, JAVIER MOTTA URIBE en calidad de representante legal y para ROBERT AUGUSTO DUARTE asesor externo de contratación, de conformidad con el artículo 82, 83 y ss. ley 1474 de 2011; por la presunta vulneración a la LEY 80 DE 1.993.- ARTÍCULO 23 que reza: “DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES DE LAS ENTIDADES ESTATALES: Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo”. En este mismo sentido, Colombia Compra Eficiente a través del Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación, (Versión M-DVRHPC-04 reemplaza la versión M-DVRHPC-03) estableció: “Las Entidades Estatales deben establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato. Es muy importante comprender el alcance de la expresión adecuada y proporcional que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación. En los Procesos de Contratación que no son complejos es posible establecer Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 59 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL requisitos habilitantes de baja exigencia. Por ejemplo, si el Proceso de Contratación es para la construcción de placa huellas es posible que la Entidad Estatal no exija experiencia adicional a la del título de ingeniero civil. Por el contrario, si el Proceso de Contratación es para la construcción de un viaducto, la Entidad Estatal debe exigir experiencia en la construcción de estructuras iguales o similares con una longitud inferior pero proporcional a la del objeto del Proceso de Contratación. La Entidad Estatal debe establecer los requisitos habilitantes del Proceso de Contratación luego de haber adelantado el análisis para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación. La experiencia requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato y su valor. La experiencia es proporcional cuando tiene relación con el alcance, la cuantía y complejidad del contrato a celebrar. Por ejemplo, en un Proceso de Contratación de obra pública con un presupuesto oficial de 100 SMMLV, la experiencia exigida es proporcional si la Entidad Estatal exige que los proponentes hayan participado en Procesos de Contratación de 50 SMMLV del mismo tipo de obra. La experiencia no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia con el paso del tiempo en la medida en que continúen con sus actividades. La experiencia del oferente plural (unión temporal, consorcio y promesa de sociedad futura) corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de los integrantes del proponente plural”.(resaltado Propio) Respecto de la etapa contractual y de ejecución, se determinó que el contrato se inició el día 2 de noviembre. Durante la ejecución del contrato, la interventoria solicitó mediante informe técnico la aprobación de recursos adicionales por valor de $174.099.202,37 “para mejorar las condiciones de las Escuelas Chuspas mediante loa construccion de un comedor y un pozo septico, el Colegio De La Victoria instalacion de pisos en 4 aulas escolares y un pozo septico y mejoramiento red electrica Escuela Salado terminacion aula escolar y Escuela la Renta suministro e instalacion de juegos infantiles e instalacion de cancha multifuncional en polideportivo. Con base en la justificación anterior, se suscribió adicional mediante contrato de modificacion n1 al contrato de obra publicca 09-14 por valor de $174.099.202,37 para un valor total de 751.689.843,37, a la fecha se ha cancelado la suma de $509.000.000. Respecto a la verificacion de ejecucion del contrato a la fecha de la presente auditoria, el Equipo técnico de la Contraloria realizó INSPECCION OCULAR entre los días 23 y 25 del mes de Febrero del año en a algunas de estas obras escogidas de manera aleatoria, las cuales fueron asistidas por el señor Alcalde municipal y la Ingeniera Yaneth Díaz Torres en su calidad de Secretaria de Planeación, quienes verificaron la ejecución conforme al informe técnico transcrito a continuación: ESCUELA MIRABEL: La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°07´34.7” y W 73°15´16.8” a una altura de 1109 msnm. Se corroboró la Construcción de un cerramiento en mampostería a la vista a una altura de 0.64 mts, con columnetas de 0.10m x 0.15m y paneles en malla eslabonada. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 60 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Cerramiento en malla eslabonada y varilla. De igual manera se instaló una puerta en tubo de 2” en panel con malla. Portón Reja En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva y se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA SAN PACHO: En esta escuela actualmente se realizan trabajos para la construcción de la sala de informática, en estos momentos se tiene ejecutada la cimentación mampostería confinada y pisos en concreto, se encuentra pendiente la construcción de cubierta, carpintería y acabados en general. Se corroboró la Construcción de un salón con mampostería confinada de 6.32 mts x 5.76 mts, piso en concreto para salón y anden perimetral. Las dimensiones de las columnas son de 0.20m x .012m. Sala de Informática En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva, actualmente se encuentra en ejecución. Una vez revisadas las obras ejecutadas y lo pagado hasta el momento, se encuentra que los precios están ajustados a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA LA VICTORIA: La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°11´45,3” y W 73°14´59,5” a una altura de 1016 msnm. Se corroboró la aplicación un mortero de nivelación en dos (2) salones del primer piso y uno (1) del segundo piso, en el momento de la visita se estaba trabajando en la aplicación de mortero en otro salón del segundo piso. Las dimensiones de los salones son de 6.97m x 6.53m y el espesor del mortero es de aproximadamente 5cms. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 61 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Mortero salones primer piso Aplicación Mortero para salón segundo piso Se instaló un canal metálico de 16 mts sobre uno de los costados de los salones, está pendiente la instalación del otro canal. Canal metálico En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva, actualmente se encuentra en ejecución. Una vez revisadas las obras ejecutadas y lo pagado hasta el momento, se encuentra que los precios están ajustados a los del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA URIBE URIBE: La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°14´52,6” y W 73°21´36” a una altura de 222 msnm. Se corroboró la construcción del cerramiento en paneles con malla eslabonada de dimensiones 2,46m x 2,26m. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 62 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Vista Cerramiento Perimetral Adicional a las obras antes mencionadas, también se realizó la reconstrucción de la placa, la cual se encuentra sin demarcar. Se logra evidenciar a los costados de la cancha la construcción de cunetas. Vista Placa Cancha En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva, se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA CHUSPAS: La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°21´41.4” y W 73°20´50.8” a una altura de 154 msnm. Se logro verificar los trabajos que se adelantan para la construcción del comedor escolar. Las obras que se encuentran ya ejecutadas son la cimentación, columnas de 0.20m x 0.20m, vigas, muros en mampostería ladrillo holman y piso en concreto. Obras comedor escolar En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva, actualmente se encuentra en ejecución. Una vez revisadas las obras ejecutadas y lo pagado hasta el momento, se encuentra que los precios están ajustados a los del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA CENTENARIO: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 63 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°13´48.2” y W 73°18´45.6” a una altura de 662 msnm. Se evidencia la reconstrucción de un salón comedor el cual presenta una cubierta en eternit a dos aguas, soportada por 4 cerchas y 8 correas. Cubierta Dentro de los trabajos que se lograron verificar esta el enchape piso del baño y de la cocina y enchape pared del baño. De igual manera se comprueba la instalación de piso en tablón de gress. Enchape piso y pared Piso en tablón de gress Otro de los trabajos ejecutados para la escuela es la pintura vinilo tanto en la parte interior como exterior de las instalaciones referentes al salón comedor. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 64 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Pintura Salón comedor interior y exterior En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva y se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA LA RENTA: La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°07´56.4” y W 73°19´38” a una altura de 636 msnm. Se evidencia la construcción de una serie de juegos infantiles como columpios, puente, trapecios, tobogán, pasamanos, red araña, torre y juego infantil. Juegos Infantiles Por otra parte para esta escuela también se realizaron trabajos de construcción de pozo séptico con dimensiones de 6 x 3 x 2m y suministro e instalación de tubería sanitaria. Pozo Séptico En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva y se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. ESCUELA PORTUGAL: La escuela se encuentra ubicada en las siguientes coordenadas: N 07°09´22.4” y W 73°16´52.3” a una altura de 1112 msnm. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 65 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Se evidencia la construcción de encerramiento con malla eslabonada y varilla. Encerramiento en malla y varilla También se evidencia la construcción de losa en concreto. Losa en concreto Se encuentra la instalación de canales metálicos sobre los costados de la cubierta. Canal Metálico En términos generales la obra ofrece una buena calidad constructiva y se encuentra ajustada a los precios del mercado y sus cantidades acordes a las medidas en el sitio. Adicional al trabajo de campo, se realiza un análisis a la información entregada por parte del Municipio sobre las otras obras ejecutadas referente a las escuelas como la Puyana, San Silvestre, Llanadas, Cuzaman, Aguada, Aguirre y San Cayetano, donde se logra determinar que los precios incluidos en el presupuesto son acordes a los precios del mercado. PRONUNCIAMIENTO DEL EQUIPO TECNICO: Verificadas las cantidades de obra ejecutadas y la calidad de la misma, no se encontró ningún tipo de anomalía por parte del equipo técnico. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 66 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables CRITERIO NORMA VULNERADA CAUSA EFECTO ADMINISTRATIVO y DISCIPLINARIO REYNALDO FERREIRA Jefe de oficina Asesora y planeación, H-A, H-D JAVIER MOTTA URIBE en calidad de representante legal H-A, H-D ROBERT AUGUSTO DUARTE Asesor externo H-A, H-D PRESUNTA VULNERACION A LA LEY 80 DE 1.993.- ARTÍCULO 23, LEY 734 DE 2002 ARTICULO 48 NUMERAL 31 LEY 80 DE 1.993.- ARTÍCULO 23, LEY 734 DE 2002 ARTICULO 48 NUMERAL 31, art 82 y 83 ley 1474 de 2011 INCLUSION DE REQUISITOS ILEGALES, DESPOPRORCIONADOS E INJUSTIFICADSO EN LOS PLIEGOS DE CONDICIONES PRESUNTA OCURRENCIA DE REQUISITOS ILEGALES DE EXCLUSION DE OFERENTES RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El municipio de Lebrija Departamento de Santander, adelantó un procedimiento de contratación bajo la modalidad de Licitación Pública No. LP-09-2014 cuyo objeto es MANTENIMIENTO, MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, el cual incluye las siguientes sedes de las Instituciones educativas del municipio: ESCUELA CHUSPAS (BATERIA SANITARIA) ESCUELA LA RENTA ESCUELA LA VICTORIA ESCUELA SAN PACHO ESCUELA LLANADAS ESCUELA SANTERO ESCUELA SAN SILVESTRE ESCUELA LA AGUADA ESCUELA AGUIRRE ESCUELA CANOAS ESCUELA CENTENARIO ESCUELA PUYANA ESCUELA EL SALADO URIBE URIBE MIRABEL PORTUGAL La exigencia de los requisitos de Experiencia específica para el procedimiento de contratación, obedece a que se requería garantizar solidez de los potenciales oferentes para cumplir con el desarrollo del objeto de contratación, teniendo en cuenta que el volumen de sedes educativas es bastante amplio, por cuanto el desarrollo de las tareas en un municipio de extensa topografía requiere de conocimiento y experticia suficiente para evitar errores o fallas de calidad. Adicionalmente se exigió un mayor porcentaje de cantidades para los ítems más representativos a contratar teniendo en cuenta que se requería la ejecución del contrato en un tiempo perentorio lo cual significaba iniciar varios frentes de trabajo al mismo tiempo por lo cual se exigieron estos porcentajes de experiencia con el fin de garantizar la celeridad en el trabajo. Teniendo en cuenta que las zonas donde están ubicadas las sedes educativas son distantes una de la otra. Es por ello que el municipio en aras de prever futuras complicaciones exigió una consideración de experiencia específica que permitiera Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 67 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL garantizar con un alto grado de probabilidad el dominio y destreza para la ejecución de este tipo de actividades, teniendo en cuenta que en todas las escuelas involucraban este ítem para su ejecución. Soporte de ello se muestra de referencia el informe del equipo técnico auditor donde manifiestan que en la ejecución no se encontró ningún tipo de anomalía de carácter técnico. De acuerdo a las consideraciones anteriormente expuestas, solicito se desvirtué el hallazgo de tipo disciplinario y administrativo referente a los requisitos de experiencia específica. En cuanto a la observación referente a la ausencia de presupuestos detallados por escuela, si bien es cierto que no se publicó los presupuestos de cada sede educativa, es claro para la entidad y en cualquier proceso contractual que se requiere de estos datos para poder elaborar el presupuesto consolidado de la licitación y evidentemente el presupuesto consolidado incluye los ítems correspondientes para cubrir las necesidades de cada institución educativa que como pudo corroborar el equipo auditor está acorde y con las especificaciones necesarias para la ejecución de los trabajos, de acuerdo a los requerimientos de cada institución y las solicitudes de la comunidad, es de resaltar que a la fecha no se ha presentado quejas por parte de la comunidad educativa y comunidad en general, frente a las necesidades o solicitudes planteadas por ellos mismos, lo que significa que no falto planeación en la elaboración del presupuesto, toda vez que la función del estado es la atención satisfactoria a la comunidad, por tal razón se solicita al equipo auditor se desvirtué el hallazgo de tipo disciplinario. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Conforme a los argumentos expuestos , el equipo auditor verifica nuevamente toda la documentación del proceso precontractual, conforme a lo cual se establece que no se presentaron observaciones a los pliegos de condiciones ni se realizaron objeciones en la audiencia de aclaracion de pliegos por proponentes interesados en participar, en consecuencia este ente de control valora que la exclusión de proponentes como fin ultimo de la norma, no se materializó. Sin perjuicio de lo anterior, el equipo auditor concluye que si bien es cierto, se evidencia objetivamente el riesgo de limitación de proponentes, pero dado que no se materializó la afectacion a los prinicipios orientadores de la contratación al no descalificarsen oferentes bajo los criterios objeto de repoche y que solo por este hecho habria lugar a desvirtuar el hallazgo disicplinario. No obstante, se deja la salvedad que esta conducta no se puede seguir presentando, por consiguiente se confirma hallazgo ADMINISTRATIVO afin de que se adopten acciones correctivas inmediatas en aras de garantizar la transparencia y la pluralidad de oferentes. OBSERVACION 17: INCUMPLIMIENTO AL PRINCIPIO DE PUBLICIDAD DIRECTIVA 007 DE 2011 PGN, DECRETO 734 DE 2012, LEY 80 DE 1993, DECRETO 1510 DE 2013. Revisada la muestra contractual, se evidencio incumplimiento al principio de publicidad, por cuanto la entidad no esta efectuando la publicacion de todos los actos contractuales, asi mismo se observò en algunos contratos incumplimiento a los terminos minimos de publicacion previstos en los cronogramas de los respectivos procesos. Conforme a lo anterior, se establece observaciòn administrativa a fin de que se adopten acciones correctivas en plan de mejoramiento ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER MOTTA URIBE Alcalde Municipal OFICINAS GESTORAS Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 68 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La administración municipal acatará las observaciones expuestas en este pronunciamiento y realizará las respectivas mejoras y ajustes para los próximos procedimientos de contratación CONCLUSIÓN DEL ENTE DE CONTROL Se CONFIRMA hallazgo administrativo a fin de que se adopten acciones correctivas, las cuales seran objeto de seguimiento por esta Territorial. N CTO CONTRATISTA SA052014 MICROSHIF S.A.S SA062014 3S SOFTWARE SISTEMAS Y SOLUCIONES OBJETO DEL CONTRATO ACTUALIZACION DEL SOFTWARE NEPTUNO COMPARENDOS Y ADQUISICION DE UN MODULO PARA REGISTRO AUTOMOTOR E IMPUESTOS PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA ADQUISISCION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION, EQUIPOS TECNOLOGICOS Y ACCESORIOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO Y DIFUCION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DE LA SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE DEL MUNIICIPIO DE LEBRIJA-SANTANDER PLAZO VALOR SUPERVISOR MAURICIO ND 3 80,000,000 JAIMES ROA IVAN DARIO MEDINA 14 95,000,000 HERNANDEZ Los anteriores contratos se encuentran ajustados a la ley 80 de 1993, decreto 1510 de 2013, principios de la funcion amdinistrativa, gestion fiscal y de la función publica. Respecto a la ejecucion la misma se encuentra acreditad en el expediente contractual. OBSERVACION N° 18: SE PRESENTARON DEFICIENCIAS EN LA COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE DIFERENTES OBRAS, LO QUE AFECTO EL NORMAL DESARROLLO DE LAS MISMAS. N CONTRATO LPL-062014 LPL-112014 CONTRATISTA OBJETO DEL CONTRATO PAVIMENTACION DE VIAS ALTERNAS EN EL SECTOR VIA COLMERCEDES UNION CARRERA 16 VIA AL PARQUE PRINCIPAL TEMPORAL EN EL MUNCIPIO DE LEBRIJA COLMERCEDES DEPARTAMANTO DE SANTANDER. MEJORAMIENTO Y REPOSICION REDES CONSORCIO DE ALCANTARILLADO Y ACUEDUCTO CONTRUCCIONES CASCO URBANO EN EL MUNICIPIO DE ALCANTARILLADO LEBRIJA DEPARTAMENTO DE LEBRIJA SANTANDER PLAZO MESES VALOR INTERVENTOR 4 YANET DIAZ 644,619,255 TORRES 2 739,026,020 YANET DIAZ TORRES CONTRATO LPL-06-2014 El presente proceso surge con el fin de ejecutar el convenio interadministrativo numero 2133532 suscrito con FONADE con el fin de financiar el proyecto de la PAVIMENTACIÓN DE VÍAS INTERNAS EN EL SECTOR VÍA COLMERCEDES CARRERA 16 VÍA AL PARQUE MUNICIPAL EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, por valor de $644,619,255.00. Teniendo en cuenta que el contrato se encuentra en ejecución, el equipo auditor realizó revisión de la fase precontractual, en la misma se observó que la entidad fijó AIU (administracion, imprevistos y utilidad) del 49% en el proceso Licitatorio LPL-06-2014, en aras de determinar las razones que sirvieron de fundamento para Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 69 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL asignar el referido valor toda vez que la costumbre a indicado el procentaje maximo del 35% por concepto de AIU. Conforme a los documentos que hacen parte del proceso y que se encuentran publicados en el Secop denominado Análisis de Costo Fonade y Analisis de Costo Municipio de Lebrija el cual refleja que el proceso contractual se adelantó por el 100% del valor del convenio suscrito entre el Municipo de Lebrija y FONADE sin descontar el valor correspondiente a los gastos que el mismo representa y que se deben cancelar en virtud del mismo a efectos de reflejar la ejecución del 100% del valor del convenio suscrito entre las dos entidades valor que por ello le es transferido al contratista a quien se le adjudica el referido contrato. Conforme a los soportes documentales, se logró evidenciar que la obra inicio el día 13 de Noviembre de 2014 y se suspendió tan solo un día después el 14 de Noviembre considerando que “en la actualidad en el Municipio de Lebrija (casco urbano) se adelantan trabajos de reposición de redes de alcantarillado y acueducto, lo cual hace imposible realizar la actividad principal contemplada en el contrato que es la pavimentación de vías urbanas”. El 16 de enero de 2015 se reinician los trabajos considerando que los motivos que dieron a la suspensión ya fueron superados. En aras determinar el avance de ejecución, el día 24 del mes de Febrero del año en curso se realizó inspección ocular al sitio de la obra, inspección que fue realizada por el equipo técnico de la Contraloría General de Santander la cual fue asistida por la Ingeniera Yaneth Díaz Torres en su calidad de Secretaria de Planeación y Supervisora del Contrato, evidenciando lo siguiente: Actualmente se adelantan trabajos para la construcción de sardineles en la zona correspondiente entre la vía Lebrija – Barrancabermeja (entrada al Barrio Campoalegre III) hasta el club de telecom. Construcción Sardinel En el barrio la popa ya se adelantaron trabajos para la pavimentación como aplicación de base, sub base e imprimación, estando listo para pavimentar. Calle lista para aplicar asfalto Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 70 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PRONUNCIAMIENTO ENTE DE CONTROL: Aunque la obra se reinició en el mes de enero del presente año, se evidencian deficiencias en la coordinación para la ejecución de la misma, ya que se tuvo que suspender debido a la no construcción a tiempo de las obras de alcantarillado. OBSERVACIONES Se presentaron deficiencias en la coordinación para la ejecución de diferentes obras, lo que afecto el normal desarrollo de las mismas. CONTRATO DE OBRA N°LPL-11-14: Dentro de la información entregada por parte del Municipio y previo análisis por parte del equipo técnico, se logró evidenciar que la obra inicio el día 18 de Noviembre de 2014 y se suspende el día 17 de Diciembre del mismo año considerando que “se avecina la época de navidad y fin de año y tanto el comercio, el tráfico vehicular y los visitantes aumentan notablemente en esta época del año”, de igual manera que “es necesario realizar ajustes de diseño al alcantarillado pluvial, para los sectores de campo alegre y brisas de campo alegre, de acuerdo a la proyección contenida en el informe previo entregado por el equipo técnico de Plan Básico de Ordenamiento Territorial”. El 22 de Diciembre de 2014 se realiza contrato de modificación No.01 al contrato de obra pública LPL-11-14, donde se acordó efectuar un adicional en dinero de $197.472.484,67. El 02 de Febrero de 2015 se reinician los trabajos considerando que los motivos que dieron a la suspensión ya fueron superados. El día 24 del mes de Febrero del año en curso se realizó inspección ocular al sitio de la obra, inspección que fue realizada por el equipo técnico de la Contraloría General de Santander la cual fue asistida por la Ingeniera Yaneth Díaz Torres en su calidad de Secretaria de Planeación y Supervisora del Contrato, evidenciando lo siguiente: Se reinició la obra de alcantarillado con la parte de la red pluvial en la carrera 12 con calle 7b. Alcantarillado Cra12 con 7b En el barrio la popa sobre la carrera 5ta entre calles 11 y 12 ya se realizó los trabajos de reposición de redes. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 71 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Calle lista para aplicar asfalto El tramo referente a la carrara 3 con calle 11B del barrio villa paraíso, no se puede asumir el tramo por la rede de gas la cual se encuentra muy superficial. PRONUNCIAMIENTO ENTE DE CONTROL: Aunque la obra se reinició en el mes de febrero del presente año, se evidencian deficiencias en la coordinación para la ejecución de la misma, ya que la obra ha presentado retrasos por las redes de gas que se encuentran superficiales y la entidad encargada de estas no ha realizado trabajo alguno, con lo cual se pone en riesgo el buen desarrollo de la obra y la cobertura deseada en el mismo, por tal razón se deben tomar las medidas necesarias por parte de las entidades implicadas para dar una solución definitiva y no perjudicar a la comunidad y evitar un posible detrimento al patrimonio al dejar una obra inconclusa. OBSERVACIONES Se presentaron deficiencias en la coordinación para la ejecución de diferentes obras, lo que afecto el normal desarrollo de las mismas. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER MOTTA URIBE Alcalde Municipal OFICINA GESTORA RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El municipio de Lebrija, Departamento de Santander suscribió un contrato bajo la modalidad de LICITACIÓN PÚBLICA No. LPL-06-2014 cuyo objeto es PAVIMENTACIÓN DE VÍAS ALTERNAS EN EL SECTOR VÍA COLMERCEDES CARRERA 16 VÍA AL PARQUE PRINCIPAL EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, el cual se originó del convenio interadministrativo No. 2133532 entre el municipio de Lebrija y el Fondo Financiero de Proyectos de desarrollo – FONADE. Los documentos, estudios técnicos, proyecto de inversión y demás especificaciones son objeto de revisión y validación por parte de FONADE, entidad que se encarga de viabilizar y aprobar los proyectos de inversión. Como se puede evidenciar en los documentos del convenio la discriminación de los porcentajes de A.I.U. como se muestra a continuación: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 72 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Como se puede evidenciar en el documento de costeo elaborado por FONADE, se evidencia unos costos asociados al AIU de la obra y una consultoría para aprobación de estudios y diseños. Adicionalmente el proyecto cuenta con una etapa de pre-construcción, sustentada en el modificatorio 1, adición 1, disminución 1 y prorroga 1 al convenio interadministrativo derivado No. 2133532 celebrado entre el Fondo financiero de proyectos de desarrollo FONADE y el municipio de Lebrija Departamento de Santander, el cual en su cláusula 9, menciona que “En razón a lo anterior, se requiere disminuir el valor de la etapa de Reconstrucción, en la suma de ($24.474.974), costos que están asociados al incremento del AIU. Se anexan los documentos de FONADE para revisión de la estructuración de este tipo de proyectos. CONTRATO No. LPL-011-2014 El municipio de Lebrija, proyectó la ejecución de las obras correspondientes a la licitación en razón a las especificaciones técnicas contempladas en las normas vigentes en materia de redes de gas en las cuales se establece que las redes principales deben tener una profundidad de 1,60 mts en el tubo matriz y de 1 mts como mínimo en las redes secundarias o domiciliarias; es de aclarar que la empresa Gasoriente ha multado, sellado y suspendido el servicio domiciliario en varios inmuebles del casco urbano del municipio de Lebrija, por no cumplir con las normas técnicas correspondientes establecidas, no se entiende aún como una empresa con la responsabilidad que tiene de transportar y entregar Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 73 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL a cada uno de los habitantes del municipio no se contaba con las especificaciones mencionadas anteriormente; es por ello que este tipo de imprevistos no son fáciles de prever ni de identificar, es de aclarar que los planos suministrados por la misma empresa no correspondían con lo físico de la obra. Por lo tanto solicitamos se desvirtué el presente hallazgo de tipo administrativo. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Dadas las suspensiones realizadas al CONTRATO DE OBRA N°LPL-11-14, por cuanto los trabajos de alcantarillado no se habían efectuado previamente, el equipo técnico de la Contraloría General de Santander CONFIRMA el hallazgo administrativo, a fin de que dentro de la fase de plenación la entidad territorial debe programar las diferentes actividades de acuerdo a la secuencia de obra, evitando asi incurrir en suspensiones previsibles. 1.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta De la revisión efectuada a la información reportada en el software de Gestión Transparente, se observó que la Alcaldía Municipal de Lebrija no reportó la totalidad de información, en lo que respecta a la contratación no fueron cargados todos los documentos requeridos de carácter obligatorio por la entidad, así mismo de la muestra de auditoria se identificó que los contratos INV-014-2014 y el contrato N° P.C.P.C 01 contrato INV 063-2014 no fue reportado. Conforme a lo anterior se conmina a la entidad a dar cumplimiento integral a la Resolución 775 de 2014 de noviembre 18 de 2014, por medio de la cual se modificó la rendición de la cuenta para los sujetos de control. Para el respectivo seguimiento por esta territorial se plasma observación ADMINISTRATIVA a fin de que se incluya acción correctiva en plan de mejoramiento. OBSERVACION N° 19: DEFICIENCIAS EN LA RENDICION DE LA CUENTA ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER MOTTA URIBE Alcalde Municipal RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Para la vigencia 2014, el municipio de Lebrija, publico en la plataforma de Gestión Transparente, en el módulo de Anexos adicionales, el contrato respectivo a la URGENCIA MANIFIESTA No. P.C.P.C. 01 como se muestra a continuación: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 74 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Como se evidencia en los anteriores pantallazos la publicación de la respectiva información. En cuanto a los procedimientos INV-014-2014 y INV-063-2014 no corresponden a la oficina de planeación. Por cuanto solicitamos se desvirtué el presente hallazgo de tipo administrativo. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Se CONFIRMA Hallazgo ADMINISTRATIVO a fin de que la entidad territorial de cumplimiento integral a la Resolución 775 de 2014 de noviembre 18 de 2014, por medio de la cual se modificó la rendición de la cuenta para los sujetos de control 1.1.3 Legalidad Respecto a la LEGALIDAD CONTRACTUAL se verificó en la Gestión Contractual, que en el desarrollo del contrato se cumpliera con: la disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, estudios previos y de conveniencia, póliza de seriedad propuesta, acta de inicio, póliza de garantía, supervisión, interventoría y/o coordinación aprobación garantía única, cumplimiento deducciones ley: seguridad entre otros, el cumplimiento de los procedimientos legales, verificar el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación. Además del cumplimiento a las normas tanto internas como externas aplicables a la entidad. Respecto a la LEGALIDAD PRESUPUESTAL se observó cumplimiento al decreto 111 de 1996. Respecto a la LEGALIDAD FINANCIERA, dado que la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables y Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2014, según concepto rendido por la Contadora Pública SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con Tarjeta Profesional No. 57384-T, expresa: Opinión Con Salvedades. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor se evalúa CON DEFICIENCIAS. 1.1.4 Gestión Ambiental Generalidades LOCALIZACIÓN: El Municipio se halla ubicado en la región noroccidental del Departamento de Santander a 17 Km de la ciudad de Bucaramanga, sobre la vía que esta capital comunica a Barrancabermeja. EXTENSION Y LIMITES: El Municipio de Lebrija cuenta con una extensión aproximada de 549.85 Km2 – 54.985 Ha). La distribución de acuerdo a sus actividades y usos se encuentra de la siguiente manera: Actividad /o Uso. Área (Ha). y Cabecera 133,40 Centros Poblados 20,75 Suelo de Expansión Urb. 95,28 Suelo Rural 54.735,57 Total 54.985,00 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 75 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Lebrija limita por el Oriente con el municipio de Girón; por el Occidente, con el municipio de sabana de Torres; por el Norte con el municipio de Rionegro y con el Sur con Girón. DIVISIÓN POLITICO ADMINISTRATIVA: El Municipio de Lebrija está conformado por cuatro corregimientos: El Conchal, Portugal, Uribe Uribe y Vanegas y está dividida en 16 veredas catastrales, cuya definición e identificación se establece en la carta catastral rural del Instituto Geográfico Agustín Codazzi. VEREDAS IGAC. VEREDAS CATASTRALES MUNICIPIO DE LEBRIJA Montevideo El Tesoro Chirigua La Caimana Rio Sucio Centenario Vegarrica Portugal La Victoria Santo Domingo Cuzaman El Oso La Puente Palonegro Aguirre La aguada Fuente: Plan de Desarrollo Municipal. Sin embargo, este tipo de división no goza del reconocimiento social de sus habitantes, ya que no les permite un verdadero sentido de pertenencia e identidad con su región. Por lo anterior, los habitantes del área rural se han ido organizando en virtud de la funcionalidad espacial, la prestación de servicios, accesibilidad, identidad cultural, etc., estableciendo sesenta y cuatro (64) veredas comunales, como forma de garantizar una efectiva participación social, con personería jurídica expedida en su momento por la Gobernación de Santander o Ministerio de Gobierno. Es un proceso de varios años se fueron creando divisiones territoriales y posteriormente se le fueron conformando juntas de acción comunal. ACTALMENTE SE CONFORMAN LAS SIGUIENTES VEREDAS: EL OSO LA AGUADA EL SALADO EL SANTERO LA AGUIRRE LLANADAS SAN CAYETANO EL PROGRESO LA ESMERALDA PUYANA LA VICTORIA SARDINAS ZARAGOZA FILO DE CRUCES CUZAMAN SAN PACHO SAN NICOLAS ALTO SAN NICOLAS BAJO BUENAVISTA EL PORTICO SAN LORENZO ANGELINOS SAN BENITO LA CABAÑA SANTA ROSA BETANIA RAYITOS PALONEGRO PALANQUEROS SAN PABLO LA LAGUNA LA PUENTE PIEDRAS NEGRAS MANCHADORES SANTO DOMINGO MIRABEL SAN GABRIEL SAN SILVESTRE VILLA MARIA LA GIRONA CANOAS EL CRISTAL RIO SUCIO BAJO RIO SUCIO ALTO CHUSPAS MONTEVIDEO CHINIGUA CUTIGA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 76 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL LISBOA LA CUCHILLA LA RENTA CERRO DE LA AURORA CANTABRIA LA FLORESTA SAN JUAQUIN EL TESORO EL CENTENARIO EL LIBANO LA ESTRELLA ÁREA URBANA Cuenta con una serie de urbanizaciones y barrios que no están reconocidos legalmente como divisiones del mismo, pero que en su orden son: Sector Centro, Granjas de Campo Alegre, Urbanización Campo Alegre I y II, Urbanización San Jorge I y II, El Prado, María Paz, Cabecera del Llano, Campo Alegre III, La Loma, Santa Bárbara, El Pesebre, Villa Claudia, Los Rosales, Los Laureles, Bella Vista, Alpines, Brisas de La Popa y San José. Según la estadística del SISBEN aparecen registrados los siguientes 16 barrios: Cabecera del Llano Campoalegre El Pesebre El Prado Alpines de la Popa Los Laureles Los Rosales María Paz San Jorge Santa Bárbara Pinos de Bella Vista Altos del Paraíso La Loma de la cruz Granjas de Campo alegre El Porvenir El Centro El municipio de Lebrija, tanto en la zona urbana, como en la zona rural, sufre graves problemas de desequilibrio ambiental propiciado por las actividades económicas que han tenido preponderancia. La tala y quema indiscriminada de bosques; los cultivos efectuados sin ninguna medida de control, en perjuicio de los recursos hídricos y promoviendo la contaminación de la región; el uso indistinto de pesticidas y herbicidas; la presencia de innumerables empresas avícolas en sus campos y de plantas procesadoras en la cabecera municipal; el uso de materias orgánicas sin descomponer, como la gallinaza, en el abonamiento de las tierras, criaderos de cerdos, manejo inadecuado de basuras, entre otros etc. Por lo cual se presenta una elevada contaminación del aire, A lo anterior la administración, ha realizado actividades y campañas, para dar solución a esta situación, no obstante ha sido algo difícil debido a la falta de cultura y respeto por los recursos naturales. SERVICIOS DOMICILIARIOS. El municipio de Lebrija en la actualidad tiene delegada a la Empresa de Servicios Públicos de EMPULEBRIJA, la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, en el casco Urbano del municipio de Lebrija, en cumplimiento con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 142 de 1994, esta es una empresa industrial y comercial del estado, del orden municipal, y fue creada Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 77 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL mediante acuerdo municipal No 023 de 1989, y transformada mediante acuerdo No 08 de 1996 en empresa industrial y comercial del estado. COMPARENDO AMBIENTAL Teniendo en cuenta que el comparendo ambiental es un instrumento de control y cultura ciudadana, que permite la imposición de sanciones pedagógicas y económicas a todas aquellas personas naturales o jurídicas, que infrinjan la normatividad existente en materia de residuos sólidos, que afecten el medio ambiente y la salud pública, mediante el fomento de estímulos a las buenas prácticas ambientales. Teniendo en cuenta que el comparendo ambiental es un instrumento de control y cultura ciudadana, que permite la imposición de sanciones pedagógicas y económicas a todas aquellas personas naturales o jurídicas, que infrinjan la normatividad existente en materia de residuos sólidos, que afecten el medio ambiente y la salud pública, mediante el fomento de estímulos a las buenas prácticas ambientales. Mediante acuerdo 028 del 2009, se creó el comparendo ambiental en este municipio, de acuerdo a la ley 1259 del 2008 y 1466 de 2011 y decreto 3695 de septiembre de 2009, en donde durante la vigencia 2014, se radicaron o impusieron un numero de 69 comparendos de los cuales ninguno tuvo sanción económica, solamente fueron de tipo pedagógicos (curso), por consiguiente no hay reincidentes, durante esta vigencia no se recaudó ningún valor por este concepto. OBSERVACIÓN N° 20 COMPARENDO AMBIENTAL ESCASA GESTION EN LA APLICACIÓN DEL Es pertinente señalar que en este municipio se impusieron algunos comparendos, como un instrumento de cultura ciudadana, sobre un adecuado manejo de residuos sólidos, no obstante se observó que en este municipio debe realizarse campañas o acciones más contundentes, como realizar planes de concientización para las personas, que permitan un mejor manejo del medio ambiente con el fin de no contaminar los recursos agua, aire, suelo a causa de disposición inadecuada de residuos sólidos sobre las vías públicas, escombros en las zonas verdes, rondas de protección de las fuentes hídricas, emisión de contaminantes atmosféricos que generan ruido y olores ofensivos, afectando la preservación y cuidado del medio ambiente y la salud púbica, por lo anterior este ente de control establece una observación de carácter administrativa ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN : ADMINISTRATIVA Presuntos Responsables JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: La administración de este municipio no ejerció ningún pronunciamiento sobre la presente observación. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que la administración no dio respuesta a esta observación de tipo administrativa, este ente de control la CONFIRMA con el fin de realizar el respectivo seguimiento en el próximo proceso auditor. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 78 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL GESTIÓN PRESUPUESTAL AMBIENTAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, VIGENCIA 2014 DESGLOSADO POR PROGRAMAS: Rubro presupuestal Fuente Presupuesto Definitivo Descripción 0538 SECTOR MEDIO AMBIENTE 053832 PROGRAMA CONTROL DE CONTAMINACION AMBIENTAL 053832001 RECURSOS PROPIOS Programa de tenencia y protección temporal de animales domésticos 053832002 RECURSOS PROPIOS Total Compromisos 119.532.981,00 45,524,680.00 66,514,107.00 45,524,680.00 2,000,000.00 0 Cultura ambiental a través del manejo de residuos sólidos y los procesos de reciclaje 6,000,000.00 0 053832003 RECURSOS PROPIOS Desarrollo de alternativas para el aprovechamiento de residuos sólidos a través de la dotación de productos ecológicos 12,000,000.00 0 053832004 RECURSOS PROPIOS Mantenimiento y adecuación de zonas verdes del área urbana del municipio 35,000,000.00 34,440,600.00 053832005 RECURSOS CON DESTINAC ESPECIF Disposición, eliminación, reciclaje y manejo de los residuos líquidos y sólidos (RP DEST. L. ESPEC) 11,514,107.00 11,084,080.00 53,018,874.40 0 6,000,000.00 0 PROGRAMA NATURAL 053836 DESARROLLO AMBIENTAL 053836001 RECURSOS PROPIOS Reforestación y mantenimiento a las áreas de protección de microcuencas abastecedoras de agua 053836002 RECURSOS PROPIOS Asistencia técnica en reconversión tecnológica 10,000,000.00 0 053836003 S.G.P.LIBRE INVERSION Conservación del medio ambiente a través de proyectos de producción sostenible 10,000,000.00 0 053836005 RECURSOS DEL BALANCE Conservación del medio ambiente a través de proyectos de producción sostenible(RB-RECURSOS PROPIOS CON DESTINACION ESPECIFICA) 27,018,874.40 0 En este municipio teniendo en cuenta lo establecido en la ley 715 de 2002, y demás normas se contempla que los municipios deben cumplir con funciones y competencias en materia de saneamiento ambiental articuladamente con las competencias de niveles Departamental y Nacional Para esto fueron asignados a este sector de medio ambiente, en programas control de contaminación ambiental y programa de desarrollo ambiental natural por un valor de $119.532.981, de estos recursos se ejecutó un valor de $45.524.680, en el programa de mantenimiento y adecuación de zonas verdes del área urbana del municipio un valor de $34.440.600 y $11.084.080 en disposición, eliminación, reciclaje y manejo de los residuos líquidos y sólidos (RP DEST. L. ESPEC), observando que en el programa de desarrollo ambiental natural de los $53. 018.874,40, no se ejecutó ningún valor, entre los que se encuentra lo correspondiente a reforestación y mantenimiento a las áreas de protección de microcuencas abastecedoras de agua. REFORESTACION OBSERVACIÓN N° 21 FALTA DE INVERSION EN PROGRAMAS DE REFORESTACION Y MANTENIMIENTO A LAS AREAS DE PROTECCIÓN DE MICROCUENCAS ABASTECEDORAS DE AGUA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 79 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL En la vigencia 2014, se evidencia que no se ejecutaron recursos en relación al programa de reforestación y mantenimiento de las actuales áreas de protección de microcuencas abastecedoras de agua que posee el Municipio, teniendo en cuenta que el objetivo principal de estos programas, es propender por el mejoramiento y conservación del medio ambiente mediante la elaboración, diseño, ejecución y evaluación de programa en estas áreas; mediante recursos propios o cofinanciados con otros municipios del departamento, de la nación o con otras instituciones de carácter nacional o internacional que ejecuten labores en este campo. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN : ADMINISTRATIVA- DISCIPLINARIO Presuntos Responsables JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: El municipio de Lebrija Departamento de Santander ha venido apropiando el 1% de los ingresos de Libre Destinación para la adquisición de predios y desarrollo de actividades de protección de cuencas y microcuencas, lo cual busca contar con disponibilidad de recursos para realizar actividades contundentes en materia de adquisición de tierras. Es de resaltar que el municipio de Lebrija ha realizado las siguientes actividades tendientes a realizar un diagnóstico para los procesos de adquisición de predios. El proceso se ha desarrollado de la siguiente forma: A través de gestión con la empresa de servicios públicos domiciliarios EMPULEBRIJA, se solicitó acompañamiento a la LONJA DE PROPIEDAD RAIZ DE SANTANDER para realizar un proceso conjunto de avaluó de terrenos para la adquisición de tierras para protección de fuentes hídricas. Mediante oficio del 06 de Enero de 2015; el municipio de Lebrija realizó una investigación de predios óptimos para protección ambiental que se encuentran aledaños al embalse de la represa piedras negras que surte el acueducto del Municipio, con este procedimiento se solicitó a la Oficina de Instrumentos Públicos los certificados de Libertad y Tradición para determinar la titularidad oficial de los predios. Estas actuaciones preliminares, permitirán definir eficazmente las zonas más significantes que aportaran al desarrollo y preservación del embalse de la represa que surte el municipio de Lebrija. De acuerdo a los anteriores criterios solicitamos se desvirtué el hallazgo de tipo administrativo disciplinario. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta los argumentos expuestos por la administración de este municipio, se desvirtúa el hallazgo de tipo disciplinario, toda vez que allí se manifiesta que en este año se está haciendo las gestiones pertinentes para ello, igualmente como se menciona más adelante en este informe esta misma observación relacionada con la FALTA DE INVERSION EN AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA PARA LA CONSERVACION Y PROTECCION DE RECURSOS HIDRICOS se encuentra en plan de mejoramiento y cuya meta establecida o de cumplimiento fue a 31 de diciembre del 2015, a la cual esta contraloría hará el respectivo seguimiento. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 80 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Por otro lado, se confirma la observación de tipo administrativa, en aras de que se ejecuten recursos en relación al programa de reforestación y mantenimiento de las actuales áreas de protección de microcuencas abastecedoras de agua que posee el Municipio con el fin propender por el mejoramiento y conservación del medio ambiente. RESIDUOS SOLIDOS DISPOSICION DE BASURAS. La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P presta los servicios de: barrido, recolección y disposición de residuos sólidos, de aproximadamente 424 toneladas de residuos mensualmente, los cuales son llevados al sitio de disposición final EL CARRASCO, ubicado en la ciudad de Bucaramanga. En el municipio de Lebrija el sistema de barrido, limpieza, recolección, transporte, disposición final y aprovechamiento de los residuos y de basuras se está ejecutando a través de la Empresa de Servicios Públicos EMPULEBRIJA. Dentro del servicio de aseo también se realizan actividades completarías de corte de césped y poda de árboles ubicados en las vías y áreas públicas. El servicio de recolección se presta con un turno al día con dos rutas por semana en cada barrio, posee una cobertura del 100% con 3617 suscriptores. El sistema cuenta con un carro recolector el cual fue adquirido en el año 2013, para este tipo de operaciones, y operarios recolectores de basura sobre las calles principales, que recogen un promedio de nueve toneladas diarias de residuos, que son transportadas y dispuestas en el relleno sanitario “El Carrasco” de propiedad de la Empresa de Aseo de Bucaramanga, EMAB. Sitio que también es utilizado por otros nueve municipios, y que aún está siendo utilizado por la declaración de emergencia sanitaria que han tenido que decretar los municipios usuarios, al no existir otro lugar cercano para la disposición adecuada de los residuos sólidos. Se evidenció que mediante decreto No 097 de Noviembre 27 del 2014, la Administración Municipal de Lebrija adopta la actualización del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos PGIRS para los años 2014 al 2019, de conformidad con la resolución 1045 de 2003, decreto 838 de 2005 y con el nuevo decreto 2981 del 20 de diciembre del 2013, expedido por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, y basado en las Leyes 142 de 1994, 632 de 2000 y 689 de 2001, en relación con la prestación de servicio público de aseo, y el decreto Ley 2811 de 1974 , la Ley 99 de 1993 En este decreto se establece la obligatoriedad para los municipios de formular, ejecutar y mantener actualizado el Plan Municipal para la Gestión Integral de Residuos Sólidos en el ámbito Local y/o regional según el caso, en el marco de la política para la Gestión Integral de Residuos. Con base en las normas antes mencionadas, el hoy ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible mantiene vigente la resolución No 1045 de 2003, por la cual se adopta la metodología para la elaboración de los planes de gestión integral de Residuos Sólidos PGIRS, y establece el proceso de formulación será liderado por el municipio y deberá realizarse bajo un esquema de participación con los actores involucrados en la gestión, manejo y disposición de los residuos sólidos. Que el municipio con el fin de dar cumplimiento con las normas anteriormente estipuladas, conformo un grupo interdisciplinario para la formulación de la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 81 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL actualización del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos del Municipio de Lebrija. Por otra parte, el municipio de Lebrija junto con otros municipios como Bucaramanga, han declarado la emergencia sanitaria y ambiental, es así que mediante decreto No 098 de 2 de octubre del 2013, se procedió a realizar dicha declaratoria, para disponer los residuos sólidos en el Carrasco, los cuales solo tienen hasta el 30 de septiembre de 2015. PLANTA DE SACRIFICIO ANIMAL: La planta de sacrificio en la actualidad no se encuentra en funcionamiento en este municipio, por lo que dicha actividad es realizada en el frigorífico de Vijagual ACUEDUCTO PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO. Este servicio es prestado por la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA EMPULEBRIJA E.S.P; entidad descentralizada del orden municipal, la principal fuente de abastecimiento hídrico de esta población es la Quebrada la Angula Alta se considera un ecosistema estratégico como área abastecedora de acueductos urbano de Lebrija y rurales de Lebrija los cuales van a la represa de Piedras Negras del Municipio de Lebrija, la Microcuenca la Angula, en la vereda Piedras Negras, se estableció la represa del mismo nombre, con capacidad de 240.000 m3, que es la principal fuente de abastecimiento del acueducto urbano, en épocas de emergencia el acueducto cuenta con una fuente de abastecimiento denominada Pozo de Águila, ubicada sobre la quebrada La Angula en la parte media. En condiciones normales el acueducto capta en promedio un caudal aproximado de 35lts/seg. Mantenimiento y adquisición de áreas de importancia conservación del recurso hídrico: estratégica para la Respecto de la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surte de agua al acueducto municipal (Articulo 111, Ley 99 de 1993; artículo 106, ley 1151 de 2007, artículo 210 ley 1450 de 2011, durante la vigencia 2014, la administración municipal de Lebrija, presupuesto recursos por valor total de $195.201.036,15 Que dichos recursos se encuentran en la cuenta corriente corriente número 482699-97853 de Banco Davivienda, presentando un saldo en bancos con corte a diciembre 31 de $117.188.761,50, no obstante quedaron recursos por trasladar a dicha cuenta por valor de $ 94.867.288,00, quedando un total disponible en Bancos de $212.056.049,50, para adición como recursos de balance al cierre de la vigencia 2014, según certificación expedida por el Secretario de Hacienda y Tesoro Municipal. FALTA DE INVERSION EN AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA PARA LA CONSERVACION Y PROTECCION DE RECURSOS HIDRICOS En cuanto a las acciones desarrolladas por la Administración Municipal en el programa de protección de micro cuencas durante la vigencia 2014, existe un saldo de $212.056.049,50, observando que estos recursos no fueron ejecutados en esta vigencia, como tampoco fueron ejecutados en el año 2013, encontrándose Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 82 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL para ello en plan de mejoramiento. Es así que se hace necesario que la administración de este municipio realice una buena gestión en la inversión de dichos recursos, en programas como recuperación, conservación, protección y manejo del área productora de agua y abastecedora de acueductos urbanos y rurales. Por lo tanto teniendo en cuenta que esta misma observación quedo contemplada dentro del informe de auditoría para la vigencia 2013, el cual se encuentra en plan de mejoramiento y cuya meta establecida o de cumplimiento fue a 31 de diciembre del 2015. Por lo tanto este de control, conmina a la administración a tener en cuenta dicha observación y a realizar la gestión correspondiente en el menor tiempo posible, para lo cual se le realizará el respectivo seguimiento a fin de verificar su cumplimiento. La Administración municipal de Lebrija durante la vigencia 2014, realizó las siguientes obras de acueductos: Número del proceso LPL-04-14, cuyo objeto fue optimización mejoramiento, mantenimiento y adecuación de los acueductos veredales y el barrio brisas de Campo Alegre en el municipio de Lebrija, por valor de $ 506.004.406, celebrado con Sistemas Hidráulicos y Sanitarios Ltda. Número del proceso INV- 045-2014, con el objeto de realizar dragado del embalse Piedras Negras de este Municipio, por valor de $ 16.800.000,oo celebrado con la firma contratista EDICTO ESTUPIÑAN CACERES. ALCANTARILLADO El servicio de alcantarillado es igualmente prestado por la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, el cual posee una cobertura del 78.80 % atendiendo aproximadamente 11281 habitantes y el 21.2% restante vierten sus aguas residuales directamente sobre diferentes cauces naturales, produciendo un impacto sobre la salud de la población. El sistema de alcantarillado está constituido por 10.6 km de tubería de gres, se trata de un sistema combinado que capta las aguas superficiales a través de sumideros laterales y transversales localizados en el sector céntrico del casco urbano, las zonas que no se encuentran pavimentadas, facilitan el ingreso de material de arrastre, razón por la cual se presenta un traslado importante de sólidos, que alcanzan los colectores contribuyendo notablemente a su abrasión. La mayor parte del área urbana de este municipio, cuenta con un sistema de alcantarillado semicombinado, que capta las aguas negras y lluvias de patios y techos de las casas, y las conducen mediante un emisario final existente, hasta las afueras del municipio en donde realiza la descarga directamente sobre la quebrada las Raíces, al Sur del municipio. El emisario final lo constituye un colector de 24 pulgadas, con descarga final en la quebrada la Angula al sur oriente del Restaurante La Fonda Paisa. La descarga de las aguas residuales del municipio se realiza sin ningún tipo de tratamiento directamente sobre la Quebrada la Angula en diferentes puntos, causando un impacto negativo sobre el sector por el aporte de residuos líquidos, que deterioran la calidad de este cuerpo hídrico receptor. Por otra parte, la Alcaldía de este municipio está realizando las reposiciones en acueducto y alcantarillado a través de contrato como es: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 83 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El mejoramiento y reposición de redes de alcantarillado y acueducto del casco urbano, en el municipio de Lebrija, por valor de $ 729.026.020,67, celebrado con el Consorcio Construcciones Alcantarillado Lebrija, celebrado el 10 de noviembre del 2014. TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES En la actualidad el municipio no cuenta con plantas de tratamiento de aguas residuales, por lo tanto no existe ningún tipo de tratamiento a dichas aguas, actualmente las aguas contaminadas, poseen una descarga final sobre la quebrada la Angula a la cual le depositan las quebradas Las Lajas, La Aguirre, La Puentana, La Tigra, La Lagunera, Piedra Azul y Torcoroma en diferentes puntos, sin ningún tratamiento, causando un impacto negativo sobre el sector por el aporte de residuos líquidos, que deterioran la calidad de este cuerpo hídrico receptor. La disposición de aguas residuales sin tratamiento previo en aguas superficiales afecta su posterior uso. Las quebradas y ríos donde se realizan estos vertimientos, pueden ser utilizados como fuentes de abastecimiento de agua y pueden presentar altos niveles de contaminación microbiológica. Estas mismas aguas superficiales pueden ser usadas para riego de cultivos agrícolas de consumo humano, incrementando los factores ambientales de riesgo para la salud de la población. El daño grave que sufre el recurso hídrico afectado por factores como la descarga de aguas residuales domésticas, industriales y agrícolas, lesiona el medio ambiente de la sociedad y el desarrollo de un pueblo, creando conflictos por su uso, un aumento en la morbi- mortalidad en los habitantes que debido a la contaminación de las aguas y bajo la necesidad de la utilización de los recursos no aptas para consumo o cualquier otra actividad haciendo uso de él, esto ha llevado, a disminuir la oferta hídrica, presentando desabastecimiento en muchas regiones y al suministro de agua de mala calidad, desmejorando las condiciones de vida de la población. Para solucionar este problema ambiental fue creado el Plan de Saneamiento y Manejo de vertimientos PSMV, que tiene su fundamento legal en el Decreto 3100 de octubre 30 de 2003, el cual reglamenta las tasas retributivas por la utilización directa del agua como receptor de los vertimientos puntuales, para lo cual se debe establecer una meta de reducción de la carga contaminante, el cual deberá presentarse a la autoridad ambiental competente en este caso CDMB, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo Territorial, y contendrá las actividades e inversiones necesarias para avanzar en el saneamiento y tratamiento de los vertimientos, y se fijará con base en la actividades contenidas en el mismo, para ello la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, realiza los correspondientes pagos por tasa retributiva a la Corporación de la defensa de la meseta de Bucaramanga. CONTAMINACION AMBIENTAL Y SANITARIA POR FALTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Al respecto, es conveniente precisar que esta misma observación fue contemplada dentro del informe de la vigencia anterior 2013, y que la fecha esta se encuentra en plan de mejoramiento por parte de la administración de este municipio, así mismo dentro de su plan de desarrollo 2012-2015 “Cambio con igualdad y justicia social”, no se han ejecutado a la fecha las correspondientes metas en relación, a la adquisición de un predio y la construcción de un sistema de Planta de tratamiento Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 84 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL de aguas residuales en el sector urbano (PTAR), por lo tanto según lo señalado al respecto, es necesario priorizar y hacer la gestión correspondiente en el menor tiempo, en aras de mejorar la calidad de vida de los habitantes de este municipio, por lo que este de control conmina a la administración a tener en cuenta lo anterior, el cual será objeto de seguimiento por parte de esta contraloría. EJECUCION RECURSOS AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO POR SUS DIFERENTES FUENTES O RECURSOS. Rubro presupuestal Fuente Descripción 0541 SECTOR AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO PROGRAMA RECURSO HIDRICO 1,756,446,899.74 1,587,967,535.10 1,388,433,196.74 1,587,967,535.10 1,388,433,196.74 Ampliación redes de embalse de la represa piedras negras 216,800,000.00 25,200,000.00 Mejoramiento y optimización de acueductos del área rural 60,000,000.00 60,000,000.00 5,523,600.00 4,623,600.00 32,000,000.00 32,000,000.00 6,128,268.00 0 10,192,899.00 10,190,897.00 18,000,000.00 18,000,000.00 10,000,000.00 10,000,000.00 162,665,782.50 162,665,782.50 11,883,586.00 11,883,586.00 DESARROLLO SOSTENIBLE Y AMBIENTAL 0541040102 0541040103 S.G.P. AGUA POTABLE IMPUESTO TRANS HIDROCARBURO Total Compromisos 1,976,167,535.10 054104 05410401 Presupuesto Definitivo 0541040106 RENDIMIENTOS FINANCIEROS S.G.P. AGUA POTABLE S.G.P. AGUA POTABLE 0541040107 RECURSOS DEL BALANCE 0541040108 RECURSOS DEL BALANCE 0541040109 RECURSOS DEL BALANCE 0541040110 RECURSOS DEL BALANCE 0541040111 RECURSOS DEL BALANCE Construcción mantenimiento y adecuación de acueductos veredales en el municipio de Lebrija departamento de ?Santander (VF-Acuerdo 040/2013) Construcción mantenimiento y adecuación de acueductos veredales en el municipio de Lebrija-departamento de ?Santander (VF-Acuerdo 040/2013) 0541040112 RECURSOS DEL BALANCE Construcción, mantenimiento y adecuación de acueductos veredales en el municipio de Lebrija-departamento de? Santander 5,482,999.74 5,482,999.74 0541040113 RECURSOS DEL BALANCE Construcción, mantenimiento y adecuación de acueductos veredales en el municipio de Lebrija-departamento de ?Santander (FV-acuerdo 040/2013) (RB-RENDIMIENTOS FINANCIEROS SGP OTROS SECTORES) 3,706,000.00 3,706,000.00 0541040114 RECURSOS DEL BALANCE 28,842,899.00 28,842,899.00 0541040115 RECURSOS DEL BALANCE 18,000,000.00 17,871,382.00 183,552,689.26 183,552,689.26 12,375,477.50 12,375,477.50 317,100,542.60 317,100,542.00 0 0 4,899,244.00 4,899,244.00 210,000,000.00 210,000,000.00 25,000,000.00 24,994,000.00 29,145,821.67 29,145,821.67 50,000,000.00 50,000,000.00 118,326,663.00 118,326,663.00 0541040104 0541040105 Mejoramiento y optimización de acueductos del área rural (RDF-SGP AGUA POTABLE) Construcción de redes de distribución de agua potable para el casco urbano Capacitación manejo empresarial a organizaciones que administran los acueductos rurales Construcción y mantenimiento de muros en gaviones para la conservación ambiental y prevención de desastres ?en los barrios San Jorge y Brisas del Nuevo Amanecer del Municipio de Lebrija (RB-SGP AGUA POTABLE) Construcción y mantenimiento de muros en gaviones para la conservación ambiental y prevención de desastres ?de los barrios San Jorge y Brisas Nuevo amanecer del municipio de Lebrija departamento de Santander (RB- ?RECURSOS PROPIOS) Construcción y mantenimiento de muros en gaviones para la conservación ambiental y prevención de desastres ?en los barrios San Jorge y Brisas del Nuevo Amanecer del municipio de Lebrija departamento de Santander (RB-? SGP LIBRE DESTINACION) Construcción mantenimiento y adecuación de acueductos veredas en el municipio de Lebrija-departamento de ?Santander (VF-acuerdo 040/2013) Construcción, mantenimiento y adecuación de acueductos veredales en el municipio de Lebrija-departamento de? Santander (VF-acuerdo 040/2013) (RB- RECURSOS PROPIOS) Construcción, ampliación y mejoramiento de acueductos veredales (RB-EXCEDENTES SGP AGUA POTABLE Y ?SANEAMIENTO BASICO) 0541040123 RECURSOS DEL BALANCE S.G.P. AGUA POTABLE 0541040124 RECURSOS DEL BALANCE Mejoramiento y adecuación de alcantarillado (RB-SGP LIBRE INVERSION) Construcción de redes de distribuciones de agua potable sector urbano (RB-SGP AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO ?BASICO) 0541040126 RECURSOS DEL BALANCE RENDIMIENTOS FINANCIEROS 0541040128 RECURSOS PROPIOS 0541040129 S.G.P.LIBRE INVERSION 0541040137 RECURSOS DEL BALANCE Mantenimiento y adecuación de alcantarillados (SGP LIBRE INVERSION) Mejoramiento y reposición redes de alcantarillado y acueducto casco urbano en el municipio de Lebrija ?(RB-SGP AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO) S.G.P.LIBRE INVERSION IMPUEST.TRANS HIDROCARBURO Mejoramiento y reposición redes de alcantarillado y acueducto casco urbano en el municipio de Lebrija ?(SGP-LIBRE INVERSION) Mejoramiento y reposición redes de alcantarillado y acueducto casco urbano en el municipio de Lebrija ?(ITHI) 0541040122 0541040125 0541040138 0541040139 Mejoramiento de redes de distribución para acueductos veredales Mantenimiento y adecuación alcantarillados (RF-ITHI) Mantenimiento y adecuación de alcantarillados (RC-PROPIOS) Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: INFORME DEFINITIVO Página 85 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 054122 375,000,000.00 368,013,703.00 375,000,000.00 368,013,703.00 100,000,000.00 100,000,000.00 100,000,000.00 100,000,000.00 Subsidios- Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso-Aseo Subsidios- Fondo de Solidaridad y Redistribución del IngresoAlcantarillado 95,000,000.00 95,000,000.00 80,000,000.00 73,013,703.00 054190 SUBPROGRAMA SANEAMIENTO BASICO 13,200,000.00 0 054190001 Construcción de pozos sépticos para las respectivas instituciones educativas publicas rurales 13,200,000.00 0 05412201 05412201001 05412201002 05412201003 05412201004 S.G.P. AGUA POTABLE S.G.P. AGUA POTABLE S.G.P. AGUA POTABLE IMPUEST.TRANS HIDROCARBURO S.G.P. AGUA POTABLE TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIA SUBPROGRAMA FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCION DEL INGRESO Subsidios - Fondo de Solidaridad y Redistribución del IngresoAcueducto Subsidios- Fondo de Solidaridad y Redistribución del IngresoAlcantarillado En la vigencia 2014, aprueban un presupuesto inicial para este sector de $625.800.000 para agua potable y saneamiento básico, durante la vigencia se adicionó $1.143.539.168,02, para un presupuesto definitivo de $1.976.167.535,10, de los cuales se ejecutó el 87 %, que corresponde $1.756.446.899.74, por lo que se pudo evidenciar fueron en los programas de construcción mantenimiento y adecuación de acueductos Verdeles y en construcción y mantenimiento de muros en gaviones para la conservación ambiental y conservación de desastres, como se observa en el cuadro anterior. Por otra parte se observa que en cuanto la ampliación de redes de embalse de la represa piedras negras de un presupuesto de $216.800.000 se ejecutó solo $25.200.000. 1.1.5 Plan de Mejoramiento Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento, igualmente también se tendrá en cuenta la matriz del GAT. El plan de mejoramiento de la vigencia de 2012 fue aprobado el 10 de junio de 2014 EL Plan de mejoramiento de la vigencia de 2013 fue aprobado el 23 de enero de 2015 PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2012 N° HALL AZGO 1 DESCRIPCION DE HALLAZGO No se han conciliado las cuentas bancarias que se encuentran inactivas. las cuales se encuentran en proceso de sostenibilidad contable. A la fecha de la presente auditoria no se han liquidado convenios , contratos y otros factores que inciden en este proceso que es perentorio para culminar y concluir el procedimiento tal como lo requiere la norma contable CALIFICACI ON DE CUMPLIMIE NTO CALIFICACI ON EFECTIVID AD 1 1 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co FECHA DE CUMPLIMIEN TO 15/11/2014 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: INFORME DEFINITIVO Página 86 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Según certificación expedida por la tesorera del Municipio de Lebrija. a diciembre 28 de 2012 la deuda total por impuesto de predial unificado ascendía a $ 2.553.175.850. Situación por el cual se presenta una diferencia considerable frente a las rentas por cobrar que son certificadas y dictaminados en el balance general a 31 de diciembre de 2012 el cual asciende a $ 577.973.870. Distribuidos en rentas por cobrar de vigencia actual de $ 288.684.256 de predial unificado y $ 289.289.614 correspondiente a rentas por cobrar de vigencias anteriores predial unificado por $ 196.221.249. E impuesto de industria y comercio por $ 93.068.365. el cual deber entrar hace ajustados por parte de la administración municipal. Durante la vigencia 2012 la entidad auditada realizo PRESCRIPCIONES de vigencias anteriores correspondiente a predial unificado por valor de $ 21.595.041 reflejadas en 29 resoluciones. trasgrediendo los principios establecidos en el Art 6 fr ls ley 610 del 2000 y 734 del 2002 Durante la vigencia 2012 la entidad auditada realizo PRESCRIPCIONES por concepto de COMPARENDOS. los cuales ascendieron a la suma de $ 17.580.970. Trasgrediendo los principios del art 6 de la ley 610 de 2000. Ley 734 de 2002 art 35 numeral 8 De acuerdo a la ley 769 de 2002. en su art 159. y reformada con la Ley 1383 del 16 de marzo de 2012 Según revisión y verificación dentro del proceso auditor. la Entidad no ha realizado las depreciaciones individualizadas a 31 de diciembre de 2012. lo que no permite operacional por el uso de cada uno de los bienes con que cuenta la entidad. trayendo unas depreciaciones acumuladas por valor de $ 2.471.256 (miles) Se presentan deficiencias en el proceso de actualización y seguimiento a los establecimientos comerciales a fin de que realizaran el pago del impuesto de Industria y Comercio. Viéndose afectado el recaudo en los ingresos propios del municipio. por tal situación se espera que la entidad tome las medidas necearías a fin de realizar las respectivas visitas y pueda actualizar la respectiva base de contribuyentes. el cual es de carácter general y obligatorio. Cuyo hecho generador lo constituye la realización de actividades industriales. Comerciales y de servicio. Incluidas las empresas del sector financiero. Evidenciando por parte del grupo auditor una deficiencia de tipo administrativo que debe ser subsanada a través de un plan de mejoramiento. Según el Libro auxiliar. Correspondiente al rubro Estampilla Adulto Mayor y Estampilla Pro Cultura. Refleja que en el mes de diciembre de 2012. Registraron traslados de diferentes cuentas que causaron y efectuaron en el mes de diciembre del año 2011. Los cuales debieron ser registrados en el mes de enero de 2012. como lo estable la norma de contabilidad colombiana como se muestra en el cuadro de la página 52 Se evidencia que el Departamento de Contabilidad. Tesorería y presupuesto no están conciliando las cifras. Lo que genera incertidumbre en la realidad financiera de la entidad. De tal forma que se presentan sobrestimaciones o subestimaciones. Que ocasionen futuros compromisos los cuales carezcan de respaldo económico. Por lo que se configura una observación de tipo administrativo para ser incluida en el plan de mejoramiento y una de tipo disciplinaria por incumplimiento de la ley 48 art 48 numeral 26. NO LLEVAR EN DEBIDA FORMA LOS LIBROS DE EGISTRO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS. NI LOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA. La entidad utiliza la modalidad de contratación de prestación de servicios para el desempeño de funciones permanentes y propias de su objeto. Desconociendo los reiterados pronunciamientos normativos referentes en la materia. Entre la firma del convenio y el inicio del contrato de obra se evidencia un retardo significativo. Pues han transcurrido 08 meses y la obra no ha iniciado. Evidenciando esto una desatención a los principios de la función publica por la omisión de actuaciones administrativas en procura de iniciar obras. En el contrato 120 de 2012. Se evidencia claramente la falta de planeación en la etapa previa del contrato conllevando a generar más gastos de los previstos inicialmente. Transgrediendo el principio de eficiencia de la función administrativa y por ende afectando los fines esenciales del Estado. El contratista no contaba. ni acredito experiencia en la ejecución de contratos de este tipo. Tal como lo exigía la invitación publica. Ya que la actividad de su establecimiento de comercio es de restaurante y no guarda relación con el objeto contractual. La administración realizo el presente proceso contractual con un contratista quien no ostentaba la experiencia e idoneidad requerida para este tipo de contratación 2 2 15/11/2014 0 0 INMEDIATO 0 0 INMEDIAYO 2 2 15/11/2014 2 2 INMEDIATO 1 1 15/11/2014 1 1 15/11/2014 1 0 15/11/2014 1 1 15/7/2014 1 1 15/7/2014 0 0 15/7/2014 0 0 15/7/2014 14 15 16 17 18 19 No se realizó la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica (SECOP) No se generaron por parte de los supervisores y tampoco se exigieron informes completos. Cronológicos y detallados sobre las actividades contractuales. En los datos reportados en la vigencia 2012 al Sistema Integral de Auditoria (Formato-201213-f20-1a-agr) se evidenciaron múltiples diferencias en cuanto al valor total de la contratación. Al número de contratos y contratos registrados simultáneamente. Algunos contratos no están debidamente organizados. no cuentan con la hoja de ruta requerida y lo más importante no evidencian todos sus soportes Se evidencian varias adiciones en los contratos indicando que posiblemente hay falla estructural en la planeación de la entidad. La entidad no registra el plan de compras en la página web de la Entidad del Plan de Acción. ordenando por el Estatuto 1474 del 2011 en su artículo 74 0 0 15/7/2014 1 1 1 1 15/7/2014 1 0 15/7/2014 1 1 15/7/2014 2 2 15/7/2014 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 15/7/2014 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: INFORME DEFINITIVO Página 87 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 20 21 22 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 El manual de contratación de la Entidad auditada se encuentra desactualizado a la luz de la Normatividad vigente En la actualidad no se dispone de un Manual de supervisión y o interventoría que permita hacerle un seguimiento más eficiente a la contratación En la página Web del municipio no se publicó ningún proceso de contratación realizados durante la vigencia auditada. VIGENCIA 2013 2 2 31/7/2014 2 2 31/7/2014 2 2 15/7/2014 El contrato Nº01 de 2013 correspondiente a YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA y cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS” tiene el RUT desactualizados pues, son de fechas anteriores a el año 2012, por lo tanto no se cumple con los parámetros dados por la resolución la Resolución 139 de noviembre de 2012 que modifico los códigos y que por lo tanto obligaba a actualizar este documento para quedar con el nuevo código. En el contrato Nº01 de 2013 correspondiente a YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA y cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS” no hay claridad en las evidencias, se anexan pantallazos, con las fechas y la hora borrada, igualmente se muestran datos del SECOP pero no están los objetos de los procesos, no se dice que procesos asesoró o realizó, pues siempre se evidencian los mismos documentos. Las actividades de los pantallazos del SECOP anexa los mismos soportes que la contratista del proceso 03 de 2013 y anexa para la primera cuenta soportes del mes siguiente. 12/30/15 12/30/15 En el proceso contractual Nº 32 cuyo objeto es “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN TITULO EJECUTIVO CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES” adjudicado a EDGAR HIGINIO RUEDA TRIANA, los certificados de antecedentes disciplinarios, y fiscales que se le solicitan en la invitación como necesarios para la celebración del contrato son posteriores al acta de Inicio, es decir que se suscribió el contrato sin estos documentos que la misma alcaldía exigía. 12/30/15 En los estudios previos del proceso contractual Nº 16, adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA y cuyo objeto es “REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” no están los riesgos, esta descripción de la necesidad, Objeto a contratar, descripción del objeto a contratar Valor estimado CDP, Plazo y Conclusión. 12/30/15 En el proceso contractual Nº 16, adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA y cuyo objeto es “REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” se requirieron 2700 sillas y que según los informes de actividades y la fe que da el supervisor se doto de estas, pero en el registro fotográfico que hay de evidencias se observa que los asistentes estaban sentados en las graderías y otros si en sillas, y que quienes lo estaban no ascendían a el número planteado, de igual manera, las planillas de asistencia poseen enmendaduras hechas con corrector y se observan al tras luz fechas, lugares y horas diferentes a las estipuladas en el contrato. 12/30/15 En el proceso contractual identificado como LPL-02-13, adjudicado a JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA y cuyo objeto contractual es “PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER” no se observó el informe de supervisión, situación que puede estar siendo constitutiva de una presunta falta a los artículos 83 y 84 del estatuto anticorrupción, que habla de los deberse de los supervisores, pues, este documento es un elemento que le permite saber a al administración que el objeto contractual se ejecutó a cabalidad. En el proceso contractual LPL-03-13, cuyo objeto contractual es CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, las memorias anexadas al acta 01 están escritas a lápiz, lo que eventualmente puede constituir un riesgo, pues, esto permite que se realicen fácilmente cambios o que por el deterioro sea imposible descifrar lo escrito. En el proceso contractual identificado como LPL-05-13, cuyo objeto es “CONTRATAR LA OBRA PÚBLICA PARA LA REPOSICIÓN. ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO EN LA ZONA URBANA SEGÚN EL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER” Existe una posible falta de planeación por las suspensiones. En el proceso contractual identificado como LPL-10-13 cuyo objeto es “CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO COLEGIO LLANADAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER” no se encontraron los estudios previos, hay es un documento de las necesidades y del estudio de mercado, dando esto lugar a una observación de tipo disciplinaria. 12/30/15 12/30/15 12/30/15 12/30/15 Mantenimiento y adquisición de áreas importancia estratégica y conservación de los recursos hídricos. Control calidad de agua Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 12/30/15 90% 12/30/15 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 88 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Acciones judiciales en la línea ambiental Presunto incumplimiento de las metas y acciones correctivas contenidas en un hallazgo del plan de mejoramiento, vigencias 2010 y 2011. con base en el formato f22a informe de avance a plan de mejoramiento, vigencias 2010 y 2011, subido al SIA en abril 21 de 2014, existe presunto incumplimiento de las metas y acciones correctivas propuestas para subsanar la deficiencia señalada en el hallazgo 6, para un porcentaje de avance del cero (0%). Seguimiento plan de mejoramiento vigencia 2009 Subsumir en el Plan de Mejoramiento resultado del proceso auditor a la vigencia fiscal 2013, los hallazgos del Plan de Mejoramiento, vigencia fiscal 2009, cuyo cumplimiento no se haya alcanzado actualmente. Control interno no se realizaron planes de mejoramiento manuales 50% 12/30/15 100 12/30/15 100 12/30/15 100 12/30/15 100 12/30/15 64.5% 12/30/15 actualización de TICS Con corte a 31 de diciembre de 2013, existen Programas de Inversión, cuyas metas de resultado se califican con “cumplimiento bajo”. Realizar gestión ante las instancias pertinentes y las acciones administrativas necesarias con el Equipo de Gobierno Municipal, las cuales conduzcan al mejoramiento de los indicadores en las funciones de producción de los sectores de inversión social. Posible incumplimiento en la ejecución contractual en el proceso contractual cuyo objeto es “CELBRACION DEL DIA NACIONAL DE LA POBLACION EN CONDICION DE DISCAPACIDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” y que fue adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS Posible falta al principio de Planeación En el proceso contractual identificado como SA-07-13, cuyo objeto es “MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN ESCUELA RURAL PALONEGRO SEDE G DEL COLEGIO INTEGRADO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00004387 DE 2013. En el proceso de la auditoria se considera relevante dejar como observación de tipo administrativo ya que a la fecha se persiste con la cuentas incidencias mencionadas y es de vital importancia hacer cumplir las acciones establecida en el Plan de mejoramiento aprobado el 12 de junio del 2104 en el trascurso de la revisión y ejecución de la Auditoria se hicieron allegar y que como es compromiso de la Administración deberá apersonarse la salimiento contable de la Administración. 12/30/15 12/30/15 12/30/15 90 12/30/15 70 12/30/15 70 12/30/15 100 12/30/15 100 12/30/15 50% 12/30/15 De acuerdo a lo revisado y lo evidenciado en el proceso auditor se considera un Observación Administrativo ya que la administración actual deberá esforzarse y es de responsabilidad recolectar la documentación pertinente de los expedientes de los vehículos a cargo del Municipio. Se considera una Observación Administrativa ya que en la realización de la Auditoria se encontraron vehículos para dar de baja, bienes inmuebles en estado inservibles y demás elementos que reposan en el parqueadero de la administración de Lebrija, como a su vez unas motocicletas que se encuentran inservibles. Se constata en el proceso auditor que el PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PAC-, para la vigencia 2013, fue aprobado mediante Decreto No. 112 del 31 de diciembre de 2012, expedido por el Alcalde Municipal. No obstante la existencia de esta aprobación, según el literal “f” del artículo 35 y artículo 102 del Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de 2010 –Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal, la aprobación del PAC corresponde al CONFIS MUNICIPAL. Se constata que el Concejo Municipal efectúa adición al Presupuesto de Rentas y Gastos, vigencia 2013, con base en la proyección del recaudo por concepto de Sobretasa a la Gasolina, lo cual puede eventualmente derivar en el desfinanciamiento de los compromisos adquiridos de no recaudarse los recursos proyectados. Determinar a través del Comité de Conciliación, la procedencia o no de acciones de repetición, contra los presuntos responsables de procesos ejecutivos fallados en contra del Municipio de Lebrija, Santander. La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios: La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento, de uno (1) si cumplió parcialmente y de cero (0) puntos si no la cumplió. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 89 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Porcentaje de cumplimiento: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad, se obtiene de la siguiente manera: Porcentaje de cumplimiento = Puntuación total de las acciones de mejoramiento / Número total de acciones de mejoramiento Porcentaje de cumplimiento = 24/22 =1% Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Si el resultado oscila entre 1.6 y 2 se entenderá “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.59. se dará como “No Cumplido”, OBSERVACION N° 22: INCUMPLIMIENTO DE ALGUNAS ACCIONES CORRECTIVAS INCLUIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO APROBADO VIGENCIA 2012. Durante el trabajo de campo se realizó la evaluación al plan de mejoramiento de la vigencia de 2012 y se observó que el porcentaje de cumplimiento es del 1% y la fecha de cumplimiento era hasta el 31 de diciembre de 2014, por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa sancionatoria, por el no cumplimiento de éste. En cuanto al Plan de mejoramiento de la vigencia 2013 cuya fecha límite de cumplimiento esta hasta el 31 de diciembre del 2015 tiene un porcentaje de avance de 41.7%. ( 1.085/2600), por consiguiente se establece observación administrativa a fin de que sea objeto de seguimiento y avance en la próxima auditoria TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE NORMA VULNERADA ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO JAVIER URIBE MOTTA RESOLUCION 994 DE DICIEMBRE DE 2014. CONTRADICCION POR PARTE DEL ENTE AUDITADO: “Se solicita comedidamente el retiro de la observación que se fundamentó en el aparente incumplimiento en el desarrollo de los planes de mejoramiento de las vigencias 2012 y 2013, por cuanto esa conclusión, si se revisan nuevamente los soportes documentales obtenidos por el grupo auditor y en general los papeles de trabajo dela auditoría practicada se podrá inferir que en verdad tal incumplimiento no se produjo veamos: 1.- Sobre la vigencia 2012, y cuyo plan debía cumplirse con plazo hasta el 31 de diciembre de 2012, en verdad su desarrollo esta evacuado en no menos del 90% de las actividades y acciones correctivas allí propuestas; reconoce la entidad que en lo que concierne a la depuración de unas cuentas bancarias no se ha logrado el cumplimiento total de esa meta pero cuyo valor porcentual es inferior al 10% del plan en su totalidad. Adicionalmente si el organismo de control lo considera, allegaremos en forma inmediata los medios de prueba que permitan acreditar ese cumplimiento que expone la entidad. 2.- Ahora, a cerca de la observación con alcance administrativo por el aparente incumplimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2013 comprende la entidad y así se lo expresa al organismo vigilante que más que una observación administrativa lo que debe dejar el grupo auditor es una nota de recomendación para que en desarrollo de la auditoria a la vigencia fiscal 2015, que muy probablemente se practicara en el 2016, los partícipes puedan hacer la revisión al cumplimiento del plan de la vigencia 2013, que se agotara hasta el 31 de diciembre de 2015. No resulta ser razonable, proporcional ni ponderado que se eleve una observación a administrativa, cuando, si se revisa, el plan solo lleva cinco meses aproximados de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 90 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ejecución restando por lo menos seis más concedidos para su total cumplimiento; pero tampoco es razonable el hecho relevante que se pretende dejar que, si como se observa, el grupo ha encontrado un avance igual al 41,7% del plan mismo; aspecto que a las claras denota que ponderada y proporcionalmente la propuesta de la institución de mejoría si se está cumpliendo en el lapso que hasta ahora ha corrido. Conforme a lo expuesto recordamos que una observación es el resultado del análisis del auditor a un conjunto de características que la conforman; como por ejemplo el criterio, la condición y la relevancia del hecho. Y en lo que concierne a la violación de normas por el momento en que se aceptó el plan y el otro en que se realiza la actual auditoria, resulta fácil concluir que no ha existido vulneración a la resolución 994 de 2014, porque en un conjunto porcentual de 100, a cinco meses aproximado de haber iniciado el cumplimiento de actividades y acciones se ha cumplido con el 41,7% , lo cual resulta ser más que satisfactorio. De otro lado la situación fáctica antes expresada (lapsos) permite concluir que no ha existido desarrollo ni de vulneración al deber ser o norma, ni menos a la realidad fáctica. Y por último lo resaltado, esto es, un aparente incumplimiento, en verdad no se ha producido; y siendo así lo observado no obtiene la característica de ser relevante. Por lo anterior reiteramos la solicitud para que se retire la condición administrativa sancionatoria de la observación; y se deje una recomendación para que haga seguimiento y evaluación en la próxima auditoria en lo que concierne al plan de la vigencia 2013.” CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA El grupo auditor verificó la respuesta enviada por el ente auditado donde manifiesta que “…Sobre la vigencia 2012, y cuyo plan debía cumplirse con plazo hasta el 31 de diciembre de 2012, en verdad su desarrollo esta evacuado en no menos del 90% de las actividades y acciones correctivas allí propuestas;..”, con forme a la respuesta emitida por la entidad y dado que el cumplimiento del plan de mejoramiento correspondió al 90% y las acciones incumplidas no afectan la gestión fiscal de la entidad ni al deber funcional de esta, se desvirtúa el hallazgo sancionatorio, no obstante se confirma el hallazgo administrativo, al cual se le hará el respectivo seguimiento a fin de que se dé cumplimiento al cien por ciento en pro de la mejora continua de la entidad. En relación al plan de mejoramiento de la vigencia de 2013, como se manifestó tiene un cumplimiento del 41.7%, y la fecha límite es a 31 de diciembre de 2015, por lo tanto la observación de tipo administrativa se desvirtúa. 1.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO Las funciones de control interno en la alcaldía de Lebrija las realiza la doctora Socorro Álvarez Torres quien fue nombrada mediante resolución 001 de enero 2 de 2014 Mediante acta número 7 del 18 de diciembre de 2013 se realizó el plan general de auditorías a la dependencia de la alcaldía municipal así: Gestión y desarrollo social , gestión documental, gestión financiera y de presupuesto, tesorería, contabilidad, , cuentas por pagar, cartera , contratación, almacén, comisaria de familia, planeación, salud, gobierno , sistemas de información antes de realizar estas auditoria internas se requirió a la administración municipal para que realizará la actualizaran del manual de Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 91 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL procesos y procedimientos, actualización al manual de contratación, manual del supervisor los cuales fueron debidamente socializados. De todas estas auditorías se dejó plan de mejoramiento el cual fue suscrito por cada dependencia y la oficina de control interno le hace el respectivo seguimiento al cual se le recomienda suscribir un acta para que quede la evidencia del seguimiento que se le realizó a este plan de mejoramiento. Igualmente se rindieron los informes del MECI al Departamento Administrativo de la Función Pública, pero a la fecha del trabajo de campo no han realizado la publicación de la calificación de la vigencia de 2013 y 2014 Según la certificación de la jefe de control interno. 1.1.7 Tics- GOBIERNO EN LINEA La Estrategia de Gobierno en línea en el municipio de Lebrija, apoya la modernización del Estado, promoviendo el acceso de los ciudadanos y servidores públicos a los servicios de Gobierno en línea, en todos los municipios y departamentos. La estrategia se centra en brindar el acompañamiento y la capacitación necesaria para que las administraciones locales puedan crear y mantener su propio sitio Web con información dirigida a su comunidad. Mediante el Decreto No. 025 de mayo 30 de 2012, la alcaldía creó el Comité de Gobierno en Línea, con la finalidad de mejorar la eficiencia y trasparencia de información y comunicación, reuniones que debían ser al menos una vez al mes. Para la vigencia 2014, la entidad ejecutó políticas de seguridad apoyados y trabajados con en el Ministerio de las Tics y adelantó investigaciones que identificaron necesidades para el servicio de Gobierno en Línea, como lo fue el inventario de trámites; además contó con correo electrónico, redes sociales oficiales y un sitio Web municipal actualizado. En la actualidad el sitio web del Municipio cuenta en su estructura con las herramientas indicadas que permiten mantener integrados los recursos, procedimientos, técnicas de almacenamiento y de transmisión de información brindando a la comunidad un contenido verás, actualizado y de fácil acceso, además, de la posibilidad ofrecida al público de poder interactuar, pedir información y colocar sugerencias en dicho sitio. Es preciso señalar que en lo correspondiente a las TICs, este es un proceso que debe ser de mejoramiento continuo en este municipio, con el fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de su gestión tecnológica, que genere resultados en favorecimiento de la comunidad, en cumplimiento a la 1341 de julio 30 de 2009. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos El Departamento Nacional de Planeación, define al Plan de Desarrollo, como un pacto social entre la comunidad y el Estado, para planificar el desarrollo territorial, el cual contiene el Programa de Gobierno que el Alcalde Municipal, desarrollará en los cuatro años, o sea, los programas, subprogramas, proyectos y metas por Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 92 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL alcanzar. El Plan de Desarrollo, tiene su origen en la Ley 152 de 1994: Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la cual se establecen los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan. En la construcción del Plan de Desarrollo, se tuvo en cuenta la propuesta de Programa de Gobierno, inscrita ante la Registraduría Municipal del Estado Civil, con políticas públicas nacionales, entre ellas lo relacionado con los Objetivos del Milenio y las contenidas en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo, y programas de orden nacional y departamental que por competencia debe ejecutar el municipio. La evaluación del Plan de Desarrollo 2012 -2015 del Municipio de Lebrija, “Cambio con Igualdad y Justicia Social”, evaluación del Plan de Desarrollo 2012-2015. Seguidamente se detallan las seis (6) dimensiones del Plan de Desarrollo 20122015, y los porcentajes de avance en la ejecución de las mismas; también se especifican los niveles de ejecución por programas, así: AVANCE A DICIEMBRE DEL 2014 EN SUS DIFERENTES DIMENCIONES Y PROGRAMAS. DIMENSIÓN 1. DIMENSIÓN POBLACIONA L LÍNEA ESTRATÉGICA 1.1. EQUIDAD E IGUALDAD PARA LOS LEBRIJENSES PROGRAMA ACUMULADO A 31 DE DIC 2014 1.1.1. PROGRAMA: Infancia – Adolescencia 83.4% 1.1.2. Erradicación del trabajo infantil en sus peores formas 63.3% 1.1.3. Atención a víctimas del conflicto 82.3% 1.1.4. Disminución de la pobreza en el municipio. 87.5% 1.1.5. Trata de personas y trata de migrantes 100.0% 1.1.6. Prevención, protección y promoción de los derechos humanos. 80.4% DIMENSIÓN POBLACIONAL 2. DIMENSIÓN AMBIENTAL NATURAL 2.1. DESARROLLO SOSTENIBLE Y AMBIENTAL PARA TODOS 82.8% 2.1.1. Recurso Hídrico 53.5% 2.1.2. Desarrollo ambiental natural 43.5% 2.1.3. Gestión del riesgo: Política indispensable para garantizar el desarrollo sostenible. 46.6% 2.1.4. Saneamiento básico para el cambio social 2.1.5. Eficiencia en la empresa de servicios públicos domiciliarios. DIMENSIÓN AMBIENTAL NATURAL 3. DIMENSIÓN AMBIENTAL CONSTRUID O 3.1. PROGRESO COMPETITIVO PARA EL TERRITORIO LEBRIJENSE 55.4% 58.3% 51.4% 3.1.1. Infraestructura Vial. 52.8% 3.1.2. Infraestructura social y productiva para el beneficio de los 39.3% Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 93 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ciudadanos. DIMENSIÓN AMBIENTAL CONSTRUIDO 46.1% 4.1.1. Educación para todos 4.1.2. Educación para población vulnerable. 4.1.3. Educación con calidad para Lebrija. 4.1.4. La educación es el camino. 4.1.5. Salud para todos. 4.1.6. Prestación de servicios de salud eficientes 4.1.7. Promoción de la salud en Lebrija 4.1.8. Vigilancia al sistema general de riesgos profesionales. 4. DIMENSIÓ N SOCIAL CULTURAL 4.1. PROMOCIÓN DEL DESARROLLO HUMANO CON EQUIDAD 80.0% 95.0% 92.2% 96.8% 81.3% 4.1.10. Salud con nutrición para todos 100.0% 4.1.11. Fortalecimiento del sistema municipal de cultura. 68.8% 4.1.12. Promoción de la cultura en el municipio. 77.3% 4.1.13. Conservación, preservación y mejoramiento del legado cultural tangible e intangible del municipio. 55.4% 72.9% 85.6% 4.1.16. Adulto mayor. 65.7% 4.1.17. Compromiso con la población vulnerable de enfoque diferencial. 93.8% 4.1.18. Familias en acción. 100.0% 85.7% 5.1.1. Capacitación para la producción. 5.1.2. Capacitación para la Organización de los sectores productivos 5.1.3. Información de producción y mejoramiento genético. DIMENSIÓN ECONÓMICOPRODUCTIVA 6. DIMENSIÓN POLÍTICO – ADMINISTR ATIVO 84.7% 100.0% DIMENSIÓN SOCIAL CULTURAL 5.1. PROYECCIÓN ECONÓMICA Y PRODUCTIVA PARA LEBRIJA 100.0% 4.1.9. Fortalecimiento del talento humano para mejoramiento en los servicios de salud 4.1.14. Deporte y recreación para todos. 4.1.15. Infancia sostenible para un futuro mejor. 5. DIMENSIÓN ECONÓMIC OPRODUCTIV A 94.2% 56.8% 90.0% 29.2% 58.6% 6.1.1. Convivencia y seguridad ciudadana. 63.3% 6.1.2. Control de establecimientos de industria y comercio 50.0% 6.1. BUEN GOBIERNO Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 94 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 6.2. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 6.1.3. Control de contaminación ambiental. 69.4% CONTROL Y SEGURIDAD VIAL 35.8% 6.2.1. Administración eficiente 6.2.2. Mejoramiento Financiero de la administración municipal. 80.9% DIMENSIÓN POLÍTICOADMINISTRATIVO 58.8% 59.7% TOTAL AVANCE DE EJECUCIÓN PLAN DE DESARROOLLO 64.07% CONVENCIONES CUMPLIMIENTO BAJO CUMPLIMIENTO 51% - 80% MEDIO Más de 80 CUMPLIMIENTO % ALTO 0 - 50% Obsérvese que las calificaciones con corte a 31 de diciembre de 2014, con porcentaje del 64.07%, se ubican dentro del nivel de cumplimiento medio, es decir, dentro del rango 51%-80% de cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal, quedando un 36.07% por cumplir. No obstante, si bien es cierto que los porcentajes consolidados de avance, se ubican dentro del nivel de cumplimiento medio, es importante tener en cuenta la existencia de dimensiones con “cumplimiento bajo”, específicamente las siguientes: Dimensión Ambiental Natural, Dimensión Ambiental Construido, y Dimensión Económico – Productiva. En cuanto al porcentaje de avance por los diferentes sectores su comportamiento fue de la siguiente manera: SECTORES AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO AMBIENTAL PROMEDIO ESTIMADO DE CUMPLIMIENTO 60.07% 53.34% CULTURA 61.85% DEPORTE Y RECREACIÓN DESARROLLO COMUNITARIO EDUCACIÓN SALUD SERVICIOS PÚBLICOS DIFERENTES A ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO 60.00% 77.59% 83.48% 95.20% TRANSPORTE 44.69% 50.00% Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 95 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Fuente: Secretaria de Planeación Alcaldía de lebrija Como se puede observar el cumplimiento respecto a su avance a diciembre del 2014, del plan de desarrollo de este municipio 2012-2015 “cambio con igualdad y justicia social” con respecto a sus diferentes sectores, en algunos de ellos el cumplimiento de sus metas propuestas ha sido satisfactorio, como es en su orden, salud con el 95.20%, educación el 83,48%, desarrollo comunitario el 77.59%, en donde permite determinar que se han permitido alcanzar las metas propuestas en cada uno de los programas. En los sectores como cultura, agua potable y saneamiento básico, deporte y recreación su nivel de cumplimiento fue medio, estuvo en el 61.85%, 60.07% y 60.00% respectivamente, en donde se observa que no se han cumplido algunas de estas metas, como es: En Cultura: MP8. Dotar, adecuar y fortalecer la casa de la cultura del municipio MP8. Preservar y mejorar 4 monumentos históricos y culturales del municipio, aportando recursos para su mantenimiento. MP7. Mejoramiento y adecuación de 4 sitios histórico - turísticos del municipio. MP6. Diseñar y construir un monumento de exaltación a la labor del campesino Piñero Lebrijense. MP7. Realizar un plan de desarrollo turístico en el municipio, donde se promueva el aprendizaje de lenguas extranjeras. MP11. Adquirir tierras y/o bienes para protección de patrimonios culturales En agua Potable y saneamiento básico las metas por cumplir fueron las de: MP2. Ampliar en un metro de altura el embalse de la represa piedras negras, según la viabilidad de estudios previos. MP12. Capacitar en manejo empresarial a 3 organizaciones que administran los acueductos rurales Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 96 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL MP7. Adquirir un predio para la planta de tratamiento de aguas residuales (PTAR) MP8. Construir un sistema de Planta de tratamiento de Aguas Residuales en el sector urbano. (PTAR) MP10. Mejorar la calidad de las aguas servidas que se vierten en las fuentes de suministro. MG1. Gestionar recursos a niveles Departamentales y nacionales para la construcción de una Planta de tratamiento de Aguas Residuales en el sector urbano. (PTAR). Sector Deporte y Recreación las metas que no se ejecutaron a la fecha fueron: MP15. Construir un patinodromo y parque infantil en el municipio en cofinanciación con la Gobernación de Santander. MP16. Instalar 5 hidrantes en el casco urbano del municipio. MP19. Construir una cancha sintética en el área urbana del municipio. MP22. Construir 3 parques en los diferentes barrios de la cabecera municipal o rural. Gestionar la adquisición de un lote de terreno para construcción de polideportivos en las zonas rurales y/o centros poblados del municipio Por otra parte se observa que en los sectores ambiental su avance fue del 53.34%, servicios públicos diferentes a acueducto, alcantarillado y aseo en el 50% y transporte en el 44.69%, observando que su porcentaje de cumplimiento a diciembre del 2014 fue bajo, por lo que es preciso señalar que dentro de estos sectores se envuelven algunas metas que a la fecha no han sido cumplidas como es: La que corresponde al sector ambiental cuyas metas fueron las siguientes: por cumplir MP3. Adquirir 10 hectáreas de terrenos para la protección de cuencas y micro cuencas del municipio, según áreas críticas para el abastecimiento, y aplicar el 1% de recursos de ingresos corrientes para tal fin. MP5. Apoyar la implementación de 3 proyectos ambientales relacionado con la retención de aguas lluvias en el sector rural para consumo humano y producción MP14. Realizar seguimiento al 100% de los acueductos veredales del municipio y promover la organización y existencia jurídica de los mismos. MP8. Promover la migración de cultivos limpios a sistemas sostenibles agroforestales, silvopastoriles y de bajo impacto ambiental, mediante campañas de sensibilización y transferencia tecnológica apropiada, que garanticen competitividad, productividad y sostenibilidad financiera y ambiental. MP9. Reglamentar los incentivos forestales para las personas que realizan reforestaciones, con estimulo diferenciado según la importancia crítica de cada sector, con asesoría de la CDMB. MG2. Gestionar recursos para ejecutar dos proyectos relacionados con producción sostenible MP5. Realizar la canalización de 500 metros lineales de las quebradas del municipio en el área urbana. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 97 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Servicios públicos diferentes a acueducto, alcantarillado y aseo MG3. Gestionar recursos para adelantar proyectos de gasificación en las áreas rurales y centros poblados del municipio. Sector transporte Implementar un sistema de control vial a través de cámaras de vigilancia del tránsito para la elaboración de comparendos digitales MP6. Construir un puente de accesibilidad vehicular que comunique el barrio de la Popa con la vía principal del municipio. Realizar 100 jornadas de capacitación a infractores de tránsito en normas vigentes y seguridad vial MP10. Construir 6000m2 de pavimentación de las vías rurales del municipio. MP12. Realizar un diagnóstico del respeto y cumplimiento de las normas establecidas para las vías rurales del municipio y poner en marcha las medidas pertinentes. MP13. Adquirir 3 equipos de construcción para mantenimiento y reparación de vías como mezcladoras, vibro compactadoras, formaletas y demás que se requieran. OBSERVACIÓN N° 23 FALTA DE CUMPLIMIENTO EN ALGUNAS METAS DEL PLAN DE DESARROLLO. Una vez analizado el avance al Plan de Desarrollo municipal “Cambio con igualdad y justicia social” a 31 de diciembre de 2014, se observa de manera general que su nivel de cumplimiento fue del 64.07%, no obstante se observa que la administración se ha quedado corta en el cumplimiento de algunas metas propuestas, por lo tanto la Alcaldía debe priorizar su gestión de acuerdo a lo plasmado en el Plan de Desarrollo, especialmente en los sectores ambiental su avance fue del 53.34%, servicios públicos diferentes a acueducto, alcantarillado y aseo en el 50% y transporte en el 44.69%, en donde se envuelven algunos programas y metas relacionadas con dichos sectores que a diciembre 31 del 2014 ,no se han ejecutado, tal como se mencionó anteriormente. Por lo anterior se deja como una observación de carácter administrativo, a fin de que la administración municipal, realice la gestión correspondiente en el cumplimiento de dichas metas formuladas en el plan de desarrollo, y que se constituyan en una solución oportuna, en beneficio de la ciudadanía. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN : ADMINISTRATIVA Presuntos Responsables JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: El municipio ha venido cumpliendo las directrices estratégicas plasmadas en el plan de desarrollo “Cambio con Igualdad y Justicia Social”, sin embargo atenderá las recomendaciones expuestas por el equipo auditor. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 98 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: De acuerdo con lo expuesto anteriormente, esta Contraloría CONFIRMA la presente observación administrativa, para inclusión en plan de mejoramiento señalando la importancia de dar cumplimiento en este último año a los programas y metas trazadas en el plan de desarrollo del municipio 2012-2015 1.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 1.3.1 Gestión financiera 1.3.1.1 Estados Contables La evaluación se orientó a verificar que el manejo contable en la Alcaldía de Lebrija estuviera acorde con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Se analizaron las políticas establecidas para el sistema de depreciación y de inclusión de los bienes adquiridos en el sistema contable, el proceso de sostenibilidad contable, entre otros. La Alcaldía de Lebrija para sus procesos, maneja el sistema GD, para el cual se encuentran en red las áreas de contabilidad con presupuesto y en red con el módulo de impuestos. Así mismo tiene el módulo de inventarios, el cual no se está alimentando correctamente, pues a pesar de existir compras de bienes en la vigencia, no fueron ingresadas a contabilidad. Balance General 2012 ACTIVOS 31,713,036,000 PASIVOS 4,594,654,000 PATRIMONIO 27,118,382,000 2013 2014 36,457,911,000 38,302,655,610 5,797,303,000 7,804,098,671 30,690,608,000 30,498,556,939 Fuente: Información SIA y Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía. Fuente: Información SIA y Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía. (CIFRAS EN PESOS). Según análisis al Balance General de los últimos tres años, podemos observar que los activos presentaron incremento del 15% y 5% para las vigencias 2013 y 2014 respectivamente. Para la vigencia 2013 el incremento en el activo se originó en el aumento de los dineros en las cuentas bancarias, en $3.065.138.806, en cuentas como regalías, Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 99 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL sobretasa a la gasolina y la cuenta maestro para proyectos. Así mismo la variación presentada en la cuenta de Deudores, por el ajuste en el registro de los intereses por impuesto predial, que pasó de $38.275.472 a $854.103.009. Dentro del incremento del activo para la vigencia 2014 por valor de $1.844.744.610, participan en un 68% los depósitos en instituciones financieras, especialmente los dineros de sobretasa a la gasolina, que pasaron de $1.864.081.075 a $2.621.808.437, con una variación de $757.727.362. El pasivo incrementó en un 25% para la vigencia 2013 y en el 34% ($2.006.795.567) para la vigencia 2014. El pasivo incrementó en $1.172.649.000, variación presentada en las operaciones de crédito público y una partida denominada recaudos por reclasificar por valor de $343.958.833. En el incremento para la vigencia 2014, tienen participación las cuentas por pagar, que pasa de $504.731,326 en el 2013 a $1.245.525.148 en el 2014; por cuanto allí se contabilizó la compra de la motoniveladora por $600.000.000, debiendo ser a la cuenta 22 préstamos banca comercial. También presentó incrementó de $1.026.691.580 por la contabilización del cálculo actuarial. El patrimonio ha presentado incremento, derivado del resultado del ejercicio contable. BALANCE GENERAL COMPARATIVO ALCALDIA DE LEBRIJA AÑO 2012 2013 2014 ACTIVO 13,213,845,000 17,876,066,000 19,490,694,778 7,619,834,000 10,882,258,000 11,760,123,638 577,973,000 987,797,000 150,000,000 1,648,038,910 1.4. DEUDORES 5,016,038,000 6,006,011,000 5,932,532,230 NO CORRIENTE 18,499,191,000 10,728,713,000 18,581,845,000 10,811,367,000 18,811,960,832 11,062,448,104 2,092,220,000 2,092,220,000 2,071,255,809 5,678,258,000 5,678,258,000 5,678,256,919 CORRIENTE 1.1. EFECTIVO 1.2. INVERSIONES 1.3. RENTAS POR COBRAR 1.6. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1.7. BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 1.9. OTROS ACTIVOS 31,713,036,000 36,457,911,000 38,302,655,610 Fuente: balances vigencias 2012, 2013 y 2014 suministradas por la entidad. TOTAL ACTIVO ACTIVO CORRIENTE El Activo corriente ha presentado incremento vigencia tras vigencia, ocasionado principalmente por el aumento de los saldos de las cuentas bancarias y el ajuste de los intereses por cobrar por concepto de impuesto predial. Efectivo En la Alcaldía de Lebrija no hay Caja menor. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 100 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Caja principal Cierra la vigencia 2013 con un saldo de $239.043.243, cifra que no era real por haberse incluido en esta cuenta valores de consignaciones por identificar. Revisada esta cuenta, se corroboró que la administración en su proceso de sostenibilidad contable, realizó un ajuste por $192.911.445 correspondiente a un ingreso por identificar que viene desde la vigencia 2013 y por tanto fue reclasificado a la cuenta 29058001 “consignaciones por identificar”. A diciembre de 2014 cierra con un saldo de $7.254.114, dineros recibidos en los últimos días del año para consignar en Enero de 2015. Bancos Cuenta que presentó incremento de $1.259.653.752 para la vigencia 2014, especialmente en la cuenta que corresponde a la sobretasa a la gasolina que pasó de $1.864.081.075 a $2.621.808.437. Según informe del informe vigencia 2013, se encontraron 48 cuentas pendientes por depurar, que corresponden a convenios por liquidar y otras por encontrarse inactivas. Para esta vigencia 2014, se llevó a cabo la depuración de 36 de estas cuentas, 2 presentan aún movimiento y quedan pendientes solo 10 por depurar, que corresponden a convenios que todavía quedan por liquidar. OBSERVACION No.24 A pesar de haber cancelado la gran mayoría de cuentas bancarias inactivas, aún quedan cuentas corrientes y de ahorro sin movimiento débito ni crédito y de convenios que deberán ser depuradas. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Existencia de cuentas bancarias por depurar. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Se ha trabajado arduamente en las conciliaciones bancarias, a fin de mantener una información precisa y clara, sin embargo en la depuración de las cuentas se ha mantenido un proceso continuo de sostenibilidad financiera y contable, por cuanto en su gran mayoría las cuentas de hallazgo son providentes de la Administración anterior y de vigencias desde 2003 y 2005. Existían partidas por depurar muy antiguas y precisamente se dio prioridad a esas vigencias anteriores al 2012, Para este trabajo nos hemos apoyado en la Contaduría General de la Nación quienes nos han brindado una asesoría oportuna y entregado conceptos válidos para registrar como soporte, de igual manera las evidencias que se han solicitado a las Entidades financieras, los registros existentes en software Contable que funciona desde el 2008. Las cuentas restantes por depurar que son pocas (10) se depuran en el transcurso de la vigencia con el objetivo de llegar a la entrega de información de II trimestre con las partidas en cero, es decir eliminadas en su totalidad.” CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: Según la respuesta enviada por la entidad, acepta la observación hecha por este ente de control y manifiesta dar continuidad al proceso de depuración de las cuentas bancarias inactivas. Por lo tanto y con el fin de ser incluido en el plan de mejoramiento, se confirma el hallazgo administrativo. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 101 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Conciliaciones bancarias Revisadas las conciliaciones bancarias, se corroboró que el 100% de ellas se encuentran elaboradas a 31 de diciembre de 2014. Sin embargo se verificó que aproximadamente en 10 cuentas, aún se registran partidas encontradas en el extracto y no en libros, que corresponde todavía a vigencias 2012 y 2013. Entre ellas se encuentran cheques girados hace más de 6 meses y por lo tanto ya caducó su fecha de vigencia. OBSERVACION No. 25 Existen conciliaciones bancarias con partidas por depurar desde vigencias 2012 y 2013 y cheques girados hace más de 6 meses, ya caducó su vigencia. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Existencia de partidas por depurar en las conciliaciones bancarias. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Las partidas por depurar de años 2012 y 2013 se refieren precisamente a las cuentas 6022 y 63- 11 de fondos comunes, cuentas que han sido trabajadas depurando partidas de vigencias aún más antiguas, se están verificando los soportes para el cruce de partidas de 2012 y hacer la depuración respectiva con los soportes necesarios en orden cronológico, así mismo de las cuentas de convenios que están incluidas en el trabajo de limpieza del balance con el proceso de sostenibilidad financiera y contable. En el año 2014 se depuraron 275 partidas de las cuentas de bancos de vigencias anteriores soportadas en 180 fichas técnicas y en el primer trimestre 2015 se proyectaron 13 fichas para el cierre de I trimestre, aclaramos que las cuentas de bancos desde la administración anterior venían totalmente contaminadas con partidas muy antiguas y otras provenientes de ajustes contables si nos referimos a los anteriores planes de mejoramiento, ante lo cual se ha dado un proceso de apoyo permanente para reflejar la realidad”. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: Revisada la respuesta enviada por la entidad, es aceptada por el equipo auditor, toda vez que en trabajo de campo se pudo observar la existencia de las fichas que fueron elaboradas con el fin de sanear las partidas que ameritan depuración y el avance que se ha obtenido. Por lo anterior y con el fin de continuar con este proceso se convalida el hallazgo administrativo con el fin de ser incluido en el plan de mejoramiento. Se verificó que los rendimientos financieros de los convenios registrados fueron recibidos por la entidad bancaria, se escogió una muestra: Cuenta corriente No 776-106007 Cuenta corriente No 776-120061-8 Cuenta corriente No 776-144913-81 Cuenta corriente No 776-144933-51 Cuenta corriente No 776-144945-98 Cuenta corriente No 776-144956-75 Cuenta corriente No 776-156593-31 Cuenta corriente No 776-170869-22 intereses por $232.402.57 intereses por $118.293.87 intereses por $226,445,07 intereses por $70,645,46 intereses por $131.692.86 intereses por $49,159,73 intereses por $129,313,48 intereses por $597.721.69 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 102 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL CDTs La Alcaldía de Lebrija constituyó durante la vigencia 2014, 2 CDT por valor de $450.000.000. Un CDT con Colpatria por valor de $300.000.000 cuya fecha de constitución fue agosto 8 de 2014 que fue redimido en el mes de noviembre, generando intereses por valor de $4.353.546 los cuales fueron consignados en la misma cuenta de Fondos comunes, de donde se constituyó el CDT, situación verificada en los registros contables observados en trabajo de campo. Existe otro CDT constituido el 323 de abril de 2014 con el BBVA por valor de $150.000.000, cuya fecha de vencimiento 23 de octubre de 2014, conformado también con recursos propios. Rentas por Cobrar Mediante el Acuerdo No. 41 de Diciembre 29 de 2012, se modificó y actualizó el Estatuto Tributario del municipio de Lebrija, donde se definen en forma general las tarifas de impuestos, tasas y contribuciones, su administración, control y recaudo, así como la regulación del régimen sancionatorio. A través de Resolución N°004 del Diciembre 13 del 2013, la exclusión del impuesto predial Unificado predios de Propiedad del municipio de Lebrija. Mediante Acuerdo No 001 de enero 20 de 2014, se establecen unos incentivos tributarios del impuesto predial unificado para la vigencia 2014, aplicado a conceder descuentos por pronto pago y total pago a los contribuyentes que cancelen en forma anticipada la totalidad del impuesto predial unificado, teniendo en cuenta determinadas fechas. Así mismo se concedió la exención tributaria del impuesto predial respecto de bienes inmuebles destinados a cultos, casas curales y casas pastorales de diferentes iglesias ubicadas en el municipio de Lebrija; así como del cementerio; siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos por el municipio. Mediante el Acuerdo No 002 de marzo 10 de 2014 se modifica en donde se establecen las exenciones tributarias del impuesto predial al comando de la policía, por ser propiedad de la nación. Impuesto Predial Unificado La alcaldía de Lebrija celebró el contrato interadministrativo No 0000129 suscrito entre el Instituto Geográfico “Agustín Codazi” – IGAC, el municipio de Lebrija y la CDMB, con el fin de adelantar y agotar las etapas y actividades del proceso de actualización catastral para la zona urbana y rural del municipio de Lebrija; firmado el día 6 de noviembre de 2012, con un término de duración de 1 año. Revisada la cartera por edades arrojada por el sistema de la entidad durante la vigencia 2014, se evidencia lo siguiente: Vigencias anteriores impuesto intereses 652,454,207 1,126,374,357 vigencia anterior impuesto 182,016,762 intereses 89,547,727 vigencia actual impuesto 815,063,966 Total intereses 160,271,695 3,025,728,714 Fuente de información: Secretaría de Hacienda Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 103 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Fuente de información: Secretaría de Hacienda Situación que permite concluir que el 59% corresponde a vigencias anteriores (3 a 5 y mayores de 5 años), en donde la administración debe centrar su atención para la gestión de cobro, con el fin de evitar que se de el fenómeno de la prescripción, del cual puede llegar a ser responsable. OBSERVACION No. 26 La Alcaldía de Lebrija tiene rentas por cobrar que superan los 5 años, permitiendo así que operé el fenómeno de la prescripción. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Existencia de rentas por cobrar que superan los 5 años. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: (26-27 y 28) “Frente al tema de las prescripciones de impuestos predial, comparendos y falta de gestión en cobro de impuesto de industria y comercio, desde el punto de vista de la gestión de cobro sobre todo en la renta de ICA , La contraloría no puede desconocer la invaluable gestión que se ha hecho donde hemos pasado en estos últimos cuatros años de recaudar en el año 2012 $1.099.000.000 a realizar un recaudo final en el 2014 de $2.065.000.000 lo cual las cifras hablan por si solas y se sigue trabajando arduamente en lo que va corrido del año 2015 donde a corte de 30 de abril de 2015 en esa renta llevamos recaudado la no despreciable suma de $1.559.292.000 y por concepto de predial la suma recaudada a 30 de abril de 2015 llega a $2.107.776.487=. Frente al tema de la gestión para evitar la prescripción de la cartera del municipio de predial y multas de tránsito debo informar que el año pasado en cuanto al tema de predial se realizó la siguiente gestión: 8 acuerdos de pago por valor de $23.667.000 Medidas cautelares a predios rurales #250 Liquidaciones oficiales #2050 Mandamientos de pago # 650 En cuanto a la gestión de multas de tránsito en el año 2014 se realizo la siguiente gestión: - Se enviaron 1681 mandamientos de pago correspondientes a comparendos de los años 2011 y 2012 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 104 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL - Y una labor de cobro persuasivo como llamadas telefónicas a los infractores Se realizaron 84 acuerdos de pago. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: La Contraloría no desconoce en ningún momento la gestión que ha llevado a cabo la Alcaldía, por cuanto ha sido un porcentaje de incremento notorio; por lo mismo y tanto, la observación solo quedó administrativa, con el fin de no dejar de elaborar el acto administrativo correspondiente para que no se acumulen 5 años sin gestión de cobro y por ende se pueda dar el fenómeno de la prescripción. Por lo anterior, se confirma el hallazgo administrativo. Prescripción de Impuestos Durante la vigencia 2013 se dieron prescripciones por valor de $17.555.400 y se dejó plasmada una observación administrativa en el informe de auditoría de la vigencia, en donde la administración debería asumir el compromiso de mitigación y acción correctiva inmediata establecida en el plan de mejoramiento aprobado. Solicitadas en el trabajo de campo, las prescripciones de impuesto predial que se llevaron a cabo durante la vigencia 2014, la administración solo reportó dos resoluciones de prescripción para esta vigencia, como son: -Resolución No. PR 01 del 4 de Agosto de 2014 en donde prescribe las vigencias 2005, 2006 , 2007 y 2008 para el predio de Sandra Disney Durán Quiroga por el valor de $1.586.745 -Resolución No. PR 02 del 5 de diciembre de 2014 en donde prescribe las vigencias 2006 , 2007 y 2008 para el predio de Roberto Carvajal Rojas por el valor de $247.900; existiendo un daño al patrimonio público. Por lo tanto, se recuerda a la administración que el fenómeno de la prescripción se da por la falta de políticas en el cobro por parte de la dependencia encargada en gestionar la recuperación de cartera y se convierte en un detrimento al patrimonio público, el cual ocasiona un presunto hallazgo fiscal. OBSERVACION No. 27 Durante la vigencia 2014, se dio el fenómeno de la prescripción del impuesto predial en la Alcaldía de Lebrija, por valor de $1.834.645. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN CUANTIA CRITERIO O NORMA CAUSA EFECTO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA FISCAL JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO SONIA SERRANO PRADA Ex Alcaldesa 2008 – 2011 ELIANA MARCELA CAMARGO Secretaria de Hacienda 2008 -2011 FISCAL Prescripción de impuesto predial. $1.834.645 Estatuto Tributario Ley 610 de 2000 Falta de gestión de cobro de los impuestos Disminución en los ingresos y daño al patrimonio. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 105 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: (26-27 y 28) “Frente al tema de las prescripciones de impuestos predial, comparendos y falta de gestión en cobro de impuesto de industria y comercio, desde el punto de vista de la gestión de cobro sobre todo en la renta de ICA , La contraloría no puede desconocer la invaluable gestión que se ha hecho donde hemos pasado en estos últimos cuatros años de recaudar en el año 2012 $1.099.000.000 a realizar un recaudo final en el 2014 de $2.065.000.000 lo cual las cifras hablan por si solas y se sigue trabajando arduamente en lo que va corrido del año 2015 donde a corte de 30 de abril de 2015 en esa renta llevamos recaudado la no despreciable suma de $1.559.292.000 y por concepto de predial la suma recaudada a 30 de abril de 2015 llega a $2.107.776.487=. Frente al tema de la gestión para evitar la prescripción de la cartera del municipio de predial y multas de tránsito debo informar que el año pasado en cuanto al tema de predial se realizó la siguiente gestión: 8 acuerdos de pago por valor de $23.667.000 Medidas cautelares a predios rurales #250 Liquidaciones oficiales #2050 Mandamientos de pago # 650 En cuanto a la gestión de multas de tránsito en el año 2014 se realizo la siguiente gestión: - Se enviaron 1681 mandamientos de pago correspondientes a comparendos de los años 2011 y 2012 - Y una labor de cobro persuasivo como llamadas telefónicas a los infractores - Se realizaron 84 acuerdos de pago. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: En ningún momento se puede desconocer la gestión realizada para el cobro de impuesto y el porcentaje de incremento en los ingresos por este concepto durante el periodo que atañe al mandatario actual. Sin embargo, las prescripciones hechas a pesar de ser durante la vigencia 2014 competen a la administración del periodo anterior y existieron. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento y se confirma el hallazgo fiscal a los presuntos responsables. Recaudo impuesto predial Fuente: ejecuciones presupuestales. Base de datos Impuesto predial El cuadro nos permite observar que la Alcaldía de Lebrija, a pesar de recaudar un mayor valor al presupuestado para la vigencia, no realiza la gestión apropiada, si tenemos en cuenta el recaudo de la totalidad de los contribuyentes, en caso que cancelaran oportunamente. Así tenemos que para la vigencia 2013 existiría una cartera de $1.115.500.438 si todos los contribuyentes cancelaran, sin embargo se presupuestan $770.195.785 y se recaudan $844.324.205: es decir que se recaudó el 108% del valor Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 106 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL presupuestado, pero solo el 75% del total proyectado. Para la vigencia 2014, se recaudaron $1.561.252.264 de los $1.400.000.000 que fueron presupuestados; pero a pesar que el recaudo fue mayor al valor presupuestado, solo está cumpliendo con el 59% del recaudo del total de la cartera realmente existente para la vigencia. (10.908 contribuyentes). Sin embargo, se reconoce la gestión realizada, puesto que vigencia a vigencia ha incrementado el recaudo, especialmente para la vigencia 2014, la cual presentó incremento del 85% con respecto a la vigencia anterior. No obstante, se debe mejorar la gestión de cobro, pues es una de las mayores fuentes de ingresos propios que tiene el municipio. Histórico del recaudo Fuente: ejecuciones presupuestales de ingresos suministradas por la Alcaldía. Fuente: ejecuciones presupuestales de ingresos suministradas por la Alcaldía. Si tenemos en cuenta el histórico de recaudo del impuesto predial, el valor recaudado superó el presupuestado en 102%, 108% y 111% para las vigencias 2012, 2013 y 2014 respectivamente. Así mismo sucedió con el recaudo del impuesto correspondiente a vigencias anteriores, superó el valor presupuestado para las vigencias 2012 y 2013; pero para la vigencia 2014 solo alcanzó el 49% de recaudo, expresando con esto, que las deudas de vigencias anteriores puedan terminar en la prescripción. La actualización catastral contribuyó mucho en el incremento de los ingresos del impuesto predial para la vigencia 2014, la cual empezó a regir en esta vigencia. INDUSTRIA Y COMERCIO Revisados los soportes para el cobro de este impuesto, se corroboró que la administración presentó un comportamiento positivo, pues ha llevado a cabo emplazamientos a entidades para que se acerquen a cancelar el impuesto de industria y comercio de su empresa o expongan el motivo por el cual no lo están cancelando, emplazamientos previos por no declarar y los oficios usuales de cobro. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 107 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Además, ofició a la DIAN, a la Cámara de comercio u otras entidades que poseen también contribuyentes, con el fin de realizar cruce de información, así como el control que ejerció al aeropuerto; gestión que permitió el incremento de los contribuyentes de 299 de la vigencia 2013 a 639 para la vigencia 2014 y por ende de los ingresos anuales. Por otra parte se llevaron a cabo resoluciones de sanción por omisión de ingresos por diferentes entidades que trataron de excluirlo, lográndose la sanción y obteniéndose mayores ingresos por este seguimiento. Así mismo, se logró el embargo de cuentas bancarias a contribuyentes que no cancelan el impuesto. Podemos observar en la gráfica, el comportamiento del ingreso del impuesto de industria y comercio, el cual para la vigencia 2014 presentó un incremento considerable originado por el recaudo que se dio por el sistema de retenciones en la fuente de este impuesto, teniendo como principio la gestión realizada. Fuente: Ejecuciones presupuestales de ingresos. Comparendos Según el informe de auditoría de la vigencia 2013 se prescribió la suma de $34.913.869 por concepto de comparendos de tránsito, generando un daño fiscal para la administración. Se revisó una muestra de los comparendos realizados en la vigencia 2014 donde se evidencia el trámite de la ejecución del respectivo comparendo, con su correspondiente ficha, solicitud de prescripción y la resolución de prescripción de cobro coactivo administrativo por infracciones de tránsito. Como resultado de esta revisión, se verificó que durante la vigencia 2014 se dio la prescripción por valor de $12.494.235, de comparendos realizados desde la vigencia 2006 en adelante, como se relaciona a continuación: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 108 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL PRESCRIPCIONES COMPARENDOS 2014(MULTAS 2005-2010) INFRACTOR ALEXANDER REY PEREZ ALEXANDER REY PEREZ DEYVIS DURAN CARRILLO JUAN DE DIOS REGUEROS VILLAFRADE JUAN DE DIOS REGUEROS VILLAFRADE RONIVER RAMIREZ DURAN AMBROSIO INFANTE COMBITA ANIBALBARRERA RODRIGUEZ ANIBALBARRERA RODRIGUEZ ALONSO RUEDA HURTADO HUMBERTO NIÑO CUCUMA PEDRO RAMIREZ PEREZ CARLOS ALBERTO ZABALA OSCAR JULIAN CABALLERO OCHOA OSCAR JULIAN CABALLERO OCHOA MARIA LUDY COLMENARES LUCENA ALEXANDER ZABALETA GARRIDOS ALEXANDER ZABALETA GARRIDOS MAURICIO OSORIO AGUIRRE NELSON ENRRIQUE TORRES VARGAS ROBINSON ADRIAN CARVAJAL ZARATE JULIO CAMARGO JAIMES JULIO CAMARGO JAIMES LUIS ALFONSO BONILLA PABLO PÑUELA RUEDA MAURICIO ZULUAGA ALZATE DANIEL PICO LANDAZABAL HERBIN LABERTO OSORIO PLATA OLIVO CONTRERAS ANTOLINES NUMERO DE DOCUMENT O NO. COMPA RENDO 13,539,727 3758 13,539,727 1791 13,538,341 1663 2,113,222 1991731 2,113,222 1551892 91,182,183 574003 91,040,767 1239765 5,645,955 1550990 5,645,955 1053010 91,180,229 4477 79,164,501 2822809 13,536,901 576720 19,181,764 2826018 91,350,053 2136672 91,350,053 1660740 37,837,663 1050478 85,476,994 1549510 85,476,994 1241584 10,120,828 1548312 13,513,518 1991891 13,537,291 1055711 91,448,393 1544745 91,448,393 1050464 91,273,827 1552708 13,843,935 2140216 11,186,108 2213 13,644,803 3753 91,213,883 1544758 21 DE FEB DE 2007 29 DE FEB DE 2008 07 DE NOV DE 2006 19 DE OCTUBRE DE 2007 12 DE SEPT. DE 2009 02 DE MAYO DE 2007 16 DE OCT. DE 2008 30 DE ENERO DE 2007 02 DE SEPT DE 2008 07 DE OCT. DE 2010 20 DE JUNIO DE 2008 07 DE JULIO DE 2010 18 DE JULIO DE 2007 91,263,613 3790 11 DE NOVI 2010 FECHA COMPARENDO 19 DE JULIO DE 2010 02 DE ABRIL DE 2007 10 DE DICIEM DE 2006 04 DE JULIO DE 2009 30 DE SEPTIEM DE 2008 10 DE MAYO DE 2006 23 DE JUNIO DE 2006 17 DE OCT. DE 2008 28 DE MARZO DE 2007 31 DE MARZO DE 2010 08 DE NOVI DE 2010 12 DE MARZO DE 2006 22 DE NOVIEDE 2010 18 DE ENERO DE 2010 29 DE AGOSTO DE 2009 AÑO MULTA No.RES O LUCION 2010 CO-001 2007 CO-002 2006 CO-004 10 DE ENERO DE 2014 10 DE ENERO DE 2014 21 DE ENERO DE 2014 2009 CO-005 22 DE ENERO DE 2014 2008 CO-006 2006 CO-009 2006 CO-011 2008 CO-013 2007 CO-014 2010 CO-016 2010 CO-017 2006 CO-020 2010 CO-033 2010 CO-034 2009 CO-035 2007 CO-040 2008 CO-041 2006 CO-043 2007 CO-044 2009 CO-051 2007 CO-052 2008 CO-054 2007 CO-055 2008 CO-057 2010 CO-060 2008 CO-061 2010 CO-064 2007 CO-065 2010 CO-066 FECHA RESOLUCION 22 DE ENERO DE 2014 03 DE FEBR. DE 2014 17 DE FEBR. DE 2014 27 DE FEBR. DE 2014 27 DE FEBR. DE 2014 03 DE MARZO DE 2014 17 DE MARZO DE 2014 17 DE MARZO DE 2014 03 DE ABRIL DE 2014 05 DE MAYO DE 2014 05 DE MAYO DE 2014 14 DE ABRIL DE 2014 21 DE ABRIL DE 2014 21 DE ABRIL DE 2014 21 DE ABRIL DE 2014 05 DE MAYO DE 2014 12 DE MAYO DE 2014 13 DE MAYO DE 2014 13 DE MAYO DE 2014 22 DE JULIO DE 2014 16 DE SEPT. DE 2014 01 DE OCT DE 2014 21 DE OCT. DE 2014 20 DE NOV. 2014 20 DE NOV. DE 2014 VALOR MULTA 137,400.00 542,137.00 255,000.00 621,300.00 576,900.00 408,000.00 136,000.00 153,830.00 271,100.00 515,000.00 515,000.00 204,000.00 515,000.00 643,800.00 497,000.00 542,137.00 576,865.00 255,000.00 542,137.00 745,500.00 271,069.00 288,432.00 271,069.00 288,432.00 515,000.00 288,432.00 515,000.00 542,137.00 257,500.00 $12,494,235 OBSERVACION No. 28 Durante la vigencia 2014, se dio la prescripción de comparendos desde la vigencia 2006, por valor de $12.494,235. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA FISCAL JAVIER URIBE MOTTA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 109 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Alcalde ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN CUANTIA CRITERIO O NORMA CAUSA EFECTO SONIA SERRANO PRADA Ex alcalde 2008- 2011 ELIANA MARCELA CAMARGO Secretaria de Hacienda 2008 -2011 FISCAL Prescripción de comparendos de tránsito. $12.494.235 Ley 610 de 2000 Incumplimiento al principio de publicidad en los actos contractuales. Vulneración del principio de planeación contractual. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: (26-27 y 28) “Frente al tema de las prescripciones de impuestos predial, comparendos y falta de gestión en cobro de impuesto de industria y comercio, desde el punto de vista de la gestión de cobro sobre todo en la renta de ICA , La contraloría no puede desconocer la invaluable gestión que se ha hecho donde hemos pasado en estos últimos cuatros años de recaudar en el año 2012 $1.099.000.000 a realizar un recaudo final en el 2014 de $2.065.000.000 lo cual las cifras hablan por si solas y se sigue trabajando arduamente en lo que va corrido del año 2015 donde a corte de 30 de abril de 2015 en esa renta llevamos recaudado la no despreciable suma de $1.559.292.000 y por concepto de predial la suma recaudada a 30 de abril de 2015 llega a $2.107.776.487=. Frente al tema de la gestión para evitar la prescripción de la cartera del municipio de predial y multas de tránsito debo informar que el año pasado en cuanto al tema de predial se realizó la siguiente gestión: 8 acuerdos de pago por valor de $23.667.000 Medidas cautelares a predios rurales #250 Liquidaciones oficiales #2050 Mandamientos de pago # 650 En cuanto a la gestión de multas de tránsito en el año 2014 se realizo la siguiente gestión: - Se enviaron 1681 mandamientos de pago correspondientes a comparendos de los años 2011 y 2012 - Y una labor de cobro persuasivo como llamadas telefónicas a los infractores - Se realizaron 84 acuerdos de pago. CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: Al igual que el hallazgo anterior, no se desconoce la gestión que ha llevado a cabo la administración actual y la prescripción de estos comparendos corresponden a vigencia 2006 a 2010 y por ende a la administración anterior (2008 – 2011). Revisado el marco jurisprudencial y legal de los procesos de responsabilidad fiscal se ha establecido como medida de seguridad jurídica el fenómeno de la caducidad y prescripción, Por ende, en lo que respecta a las vigencias 2006 y 2007 se observa que ha operado el fenómeno de caducidad por cuanto ya han transcurrido 5 años desde la ocurrencia del hecho generador. Por consiguiente, se desvirtúan las cuantías que corresponden a las vigencias aludidas. Conforme lo anterior se confirma el hallazgo fiscal por una cuantía de siete millones seiscientos cincuenta mil trescientos noventa y un pesos ($7.650.391) correspondiente a las vigencias 2008, 2009 y 2010 para SONIA SERRANO PRADA Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 110 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL y ELIANA MARCELA CAMARGO. Administrativo. Así mismo se confirma el hallazgo INGRESOS POR MULTAS En cuanto al recaudo interno para la Alcaldía se registraron $106.093.362 para la vigencia 2013, de los cuales $55.827.942 corresponden al municipio, $48.501.546.20 de recaudo en carreteras y equivalente al 55% y $1.790.873.20 de recaudo en el área local, equivalente a 10%. Municipio SIMIT 50% POLCA 10% TOTAL Vigencia 2013 Vigencia 2014 55,827,942 48,501,546 1,790,873 106,093,362 69,247,214 93,602,671 3,240,681 201,175,761 Para la vigencia 2014, se registraron ingresos por $201.175.761, en donde $69.247.214 corresponden al municipio y $93.602.671 del SIMIT y equivalen al 55%, $3.240.681 en el área local y corresponden al 10%, concluyéndose que se presentó incremento de acuerdo con la vigencia anterior, permitido por una acertada gestión. Gestión en el cobro de impuestos: En términos generales, la gestión durante la vigencia 2014 fue positiva, si tenemos en cuenta el incremento en el recaudo y la revisión de los actos administrativos que se llevaron a cabo para su respectivo cobro. Se verificó que durante la vigencia 2014 se elaboró la comunicación de la liquidación oficial del impuesto predial para la gran mayoría de contribuyentes, así mismo se libraron mandamientos de pago para las vigencias pendientes de cobro, encontrándose que no todas son notificadas. Sin embargo, se presentaron deficiencias en la gestión del cobro coactivo por carencia de notificación de los mandamientos de pago, pues se observó que los actos administrativos que contienen la liquidación oficial y el mandamiento de pago elaborados durante la vigencia 2014, no fueron notificados en su totalidad a los respectivos propietarios y/o poseedores; entorpeciendo la finalidad que es la de interrumpir el término de la prescripción, permitiendo así que se pueda presentar con el transcurrir el tiempo el fenómeno de la prescripción y por ende generar un posible detrimento al patrimonio público. OBSERVACIÓN No. 29 Si tenemos en cuenta, la cartera de acuerdo con la base de datos de los contribuyentes, la gestión fue insuficiente. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Insuficiencia en la gestión de cobro de cartera. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA:; “Deudores partidas de la cuenta 1470 que corresponden a registros por depurar, de acuerdo a respuesta en visita de la contraloría se dio prioridad a unas cuentas para lo cual se proyecta en el cierre del I trimestre 2015 las fichas técnicas 181 por $321.998.880 de la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 111 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL cuenta 142014 quedando depurada y la ficha 182 por 96.479.182 de las cuentas 14701301 y 14701302 que también quedan depuradas, las demás partidas se encuentran en proceso depuración contable para lo cual se están revisando los correspondientes documentos históricos de registros que soporten la información de ajuste”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En la respuesta enviada, la entidad manifiesta proyectar en el cierre del trimestre de 2015, la depuración contable de algunas partidas de la cuenta Deudores, aceptando así la observación de este ente de control. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo que deberá ser revisado en próxima auditoría. Sobretasa ambiental Se revisaron las transferencias a la CDMB de acuerdo con el recaudo de Sobretasa ambiental, en forma mensual y durante toda la vigencia 2014; siendo estas giradas en forma oportuna y de acuerdo con el avalúo catastral. Comparado con la ejecución de ingresos la cual registra recaudo por $343.875.301, se verificó que fueron girados en su totalidad. Deudores Con un saldo de $5.932,532,230, presenta una disminución del 2% con respecto a la vigencia 2013, la cual había aumentado en $989.972.301 (20%) por la actualización de los intereses por cobrar por concepto de impuesto predial y la contabilización de los encargos fiduciarios por $862.440.200 con los recursos de agua potable y de alumbrado público. Se observa, el registro de cuentas que no presentan movimiento desde vigencias anteriores, como son: Código 142014 14240202 14240203 147013 147064 14709003 Cuenta Avances y anticipos Recursos SGP Rég. subsidiado Recursos Colombia Humanitaria Embargos judiciales Pago por cuenta de terceros Otros deudores Valor 321.978.880 27.126.969 37.900.000 96.479.182 46,156,912 17.842.583 El saldo de Avances y anticipos corresponde al registro del anticipo entregado en octubre de 2011 para la adecuación cancha de futbol municipal de acuerdo a CG 11-01440. Los embargos judiciales corresponden a registros efectuados en la vigencia 2011 según NC 050-032-034-040-046 de embargo de Findeter y Carlos Arturo Plata Jiménez-Distribuciones casa Lux. Según la contadora del municipio, son cifras que posiblemente deberán ingresar al proceso de sostenibilidad contable y por tanto estarían sobrestimando el total del activo. OBSERVACION No 30 Existen partidas que superan los $500.000.000 y sobrestiman el Activo de la entidad. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 112 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “De acuerdo al registro existente de Colombia Humanitaria que es partida a depurar en el II trimestre de 2015 se están recogiendo los soportes correspondientes para el respectivo registro de depuración. Propiedad planta y equipo la respectiva compra de la motoniveladora si fue registrada en el balance de forma individual en la respectiva cuenta 167505005 ingresado con CG-14-02362 CG-14-02363 CG-14-02364 por $600.000.000, con los debidos soportes, de igual forma las depreciaciones ser realizan y registran en el módulo contable aunque no esté integrado el módulo de activos fijos”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: La entidad acepta la observación y manifiesta depurar una partida de Colombia Humanitaria, ajuste que se podrá verificar en estados financieros vigencia 2015. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo. Recursos De Colombia Humanitaria Según certificación de la alcaldía de Lebrija, durante la vigencia 2014 el municipio no recibió recursos de Colombia humanitaria ni recursos del Fondo Nacional del Ahorro, de conformidad con lo registrado en los libros oficiales contables y presupuestales. Fiducias - Urgencias manifiestas Según certificación de la alcaldía de Lebrija, durante la vigencia 2014 el municipio no conformó fiducias. Existen los recursos entregados en administración por encargos fiduciarios, como la pignoración de los recursos del Sistema General de Participaciones – sector agua potable y la Unión temporal iluminación del oriente, en donde se dio en concesión el alumbrado público. ACTIVO NO CORRIENTE: Propiedad Planta y Equipo La variación presentada corresponde a las adquisiciones llevadas a cabo durante la vigencia. Durante el año 2014, se adquirió una motoniveladora por $600.000.000, la cual fue debidamente contabilizada. En el software contable, la depreciación no se encuentra individualizada por bien, sin embargo se encuentra en montaje desde enero de 2014 el módulo de activos y una vez se haga el empalme del módulo con el software financiero la depreciación deberá correrse por el aplicativo y ser integrada por un comprobante automático a la contabilidad. OBSERVACION No. 31 La depreciación se lleva a cabo en forma global y no individualizada como lo indica la norma contable. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde No se ha individualizado la depreciación de los activos. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 113 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA “La depreciación se lleva a cabo en forma global y no individualizada, pero se registra en el balance, y en cuanto se haga empalme con el modulo de activos fijos se efectuarán los respectivos ajustes. Es indispensable que la Secretaría General reporte la información de ingreso de bienes Activos fijos por cuanto esto asegura que sean registrados en el balance, es la Secretaría General la encargada y responsable de los Activos fijos de la Entidad y de reiteradas formas se solicita al encargado de almacén la entrega de la información de bienes adquiridos para su respectivo registro”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: La entidad está de acuerdo con la observación y manifiestan realizar los ajustes correspondientes. Así mismo debe exigir al responsable de los activos de la entidad la entrega oportuna de los bienes adquiridos. Por lo anterior, se convalida el hallazgo administrativo con el fin de ser incluido en el plan de mejoramiento. Baja de bienes Durante la anterior auditoría quedó plasmada la observación de la no existencia de baja de elementos obsoletos e inservibles en el municipio. Se verificó que según Resolución No 200 de julio 15 de 2014 se creó el comité evaluador de bajas de viene muebles y se establecieron los procedimientos en materia de bajas de bienes propiedad del municipio. Se llevaron a cabo cuatro (4) actas de baja de elementos y vehículos, entre ellas la volqueta Chevrolet blanca de placas OSA 118, para la cual la Aseguradora Solidaria de Colombia declaró la pérdida total por un siniestro ocurrido y para la cual reconoció la suma de $23.920.000 que fueron consignados el 28 de noviembre de 2014, según comprobante de ingreso No CI 14-00399. . Así mismo, el técnico administrativo, con funciones de almacenista, dio a conocer un listado de bienes muebles que se encontraban en la bodega (teclados, impresoras, teléfonos, computadores …) y que eran considerados como inservibles según concepto técnico, pues su reparación superaría su precio neto, informe presentado por la empresa SOFTWARE SISTEMAS Y SOLUCIONES. Por ser bienes que no pueden ser reparados y al realizar una inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la alcaldía, se procedió a darlos de baja. Con lo anterior, se denota el cumplimiento que dio la administración a la observación plasmada en informe de auditoría vigencia 2013. Sin embargo, se evidenció que en el parqueadero de la Alcaldía se encuentran arrumados unas motocicletas que se hacen parte del convenio interadministrativo de cooperación de fecha de 24 de septiembre del 2009 entra la policía Nacional –Policía Metropolitana de Bucaramanga y el Municipio de Lebrija. Lo anterior por no tener la documentación necesaria para esta tramitación. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 114 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OBSERVACION No. 32 Por la falta de documentos de propiedad, no se han dado de baja, las motocicletas que reposan en las instalaciones de la entidad. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Existencia de elementos para dar de baja. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA “Las bajas fueron registradas en el balance, igualmente en vehículos por cuanto se entregó la documentación de baja de la volqueta chevrolett OSA 118 fue registrada en el balance en la cuenta 16750201 con la Nota contable 14-00416”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Efectivamente la entidad llevó a cabo bajas durante la vigencia 2014, pero aún están pendientes las motos que reposan en las instalaciones de la entidad. Se confirma el hallazgo administrativo para dar continuidad a este proceso. Identificación de Inventarios Se verificó que la administración cuenta con un inventario de bienes muebles por dependencia que fue actualizado a diciembre de 2013, solo falta ingresar las adquisiciones de la vigencia 2014. El funcionario encargado del almacén tiene identificados los elementos con un stiker. Así mismo elabora el acta de ingreso cuando se adquieren elementos o se reciben donaciones, así como el acta respectiva cuando se entregan a la correspondiente dependencia. Revisado el Balance a 31 de diciembre de 2014, se detectó que los elementos adquiridos durante el año, no fue ingresadas al Balance. Entre ellos tenemos: 2 motocicletas y 4 cascos, instrumentos musicales recibidos por el municipio como dotación no cofinanciada según convenio 2535 entre el Ministerio de cultura y la UNAB; muebles y enseres y equipos de computación para el fortalecimiento de la secretaría de planeación y elementos como cámaras digitales, computadores, video beam y enseres adquiridos y entregados a la Secretaría de tránsito y movilidad del municipio. OBSERVACION No. 33 La Alcaldía no incluyó en sus estados financieros, los elementos adquiridos durante la vigencia 2014. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde No se contabilizaron los elementos adquiridos durante la vigencia. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 115 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “En comité de sostenibilidad Financiera y contable quedo registrada la responsabilidad de la Secretaría General sobre los bienes del Municipio, para lo cual se tienen los respectivos stikers de marcación con consecutivo para la adquisición de bienes los cuales tendrán que ser reportados a la Secretaría de Hacienda para proceder al respectivo registro”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: En la respuesta enviada, la entidad da a entender que hubo comité de sostenibilidad contable y a la Secretaría General le correspondió el reporte de las adquisiciones para el área de Hacienda. Situación que no da respuesta a la observación plasmada, por tanto se confirma el hallazgo administrativo con el fin de incluir al balance las compras llevadas a cabo durante la vigencia 2014. Otros Activos Allí se registra la Reserva financiera actuarial de los Fondos pensionales. Esta cuenta que no ha presentado movimiento desde la vigencia 2012. Cierra con un saldo de $5.678.256.918. PASIVOS El pasivo total incrementó el 25% para la vigencia 2013 y el 36% para la vigencia 2014; ocasionado por el aumento de los pasivos estimados, las operaciones de crédito público y las cuentas por pagar, en la cual fue contabilizada la compra de la motoniveladora, debiendo ser un crédito bancario. AÑO CORRIENTE 2.4. CUENTAS POR PAGAR 2.5. OBLIGACIONES LABORALES 2.7. PASIVOS ESTIMADOS 2.9 OTROS PASIVOS 2012 2013 2014 1,846,363,000 2,264,933,726 4,144,537,635 550,180,000 504,729,000 1,245,525,149 5,981,000 7,880,726 5,980,276 1,276,751,000 1,407,714,000 2,434,404,740 13,451,000 344,610,000 458,627,470 NO CORRIENTE 2,748,291,000 3,502,370,000 3,659,561,036 2.2 OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO 2,748,291,000 3,502,370,000 3,659,561,036 TOTAL PASIVO 4,594,654,000 5,767,303,726 7,804,098,671 PATRIMONIO 27,118,382,000 30,690,608,000 30,498,556,939 TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 31,713,036,000 36,457,911,726 38,302,655,610 Pasivo corriente Cuentas por Pagar Su incremento para la vigencia 2014 obedece a la inclusión de $600.000.000 que costó la motoniveladora y fue contabilizada en esta cuenta. Está conformada por la adquisición de bienes y servicios, cuentas por pagar por proyectos de inversión, aportes a fondos pensionales, retención en la fuente y créditos judiciales. Retención en la fuente Según Balance a diciembre de 2014 registra como retención en la fuente por pagar, la suma de $74.153.186 y al ser comparada con el pago llevado a cabo en Enero de 2015 por valor de $72.399.000, se observó que el valor cancelado no coincide. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 116 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OBSERVACION No. 34 El valor de la retención en la fuente de Diciembre de 2014, no fue girado a la DIAN en su totalidad. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde No se giraron en su totalidad los dineros recaudos por retención en la fuente. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Se está verificando cada uno de los auxiliares de todos los meses de la vigencia 2014 de retención en la fuente para confirmar algún tipo de error en la digitación en comprobantes de tesorería en el descargue de pagos en cuanto a afectación trocada de cuentas como sucede en la 24360801 3.5% a no declarantes y 24360301 10% honorarios, en otros casos se presume arrastre saldos sin registrar el pago en el sistema o el registro de devoluciones, asì mismo se verifican ajustes probables de cierre a esta cuenta en mención. La diferencia entre pagos y registro de balance no confirma que se haya dejado de pagar a la Dian, es por esto que se hace necesario el seguimiento a la vigencia anterior y la precaución ante los registros del 2015”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: La entidad acepta revisar los registros contables de la vigencia para así verificar si se ha dejado de girar o no a la DIAN, o si corresponde solo a ajustes de cierre de la cuenta. Por lo tanto y con el fin de que la entidad lleve a cabo esta corrección, se confirma el hallazgo administrativo. Procesos en contra de la entidad La Alcaldía de Lebrija tiene una serie de demandas que se encuentran en curso durante la vigencia 2014, derivadas del despido masivo de maestros o profesores del municipio en vigencias anteriores, para las cuales el mandatario actual con el fin de evitar el pago excesivo de intereses esperando un fallo de juzgado, ha llevado a cabo conciliaciones y pagos de acuerdo para dichas conciliaciones, toda vez que normalmente fallan en contra y al igual deberían ser canceladas. Se verificó la existencia de tres procesos, los cuales se terminaron de cancelar en la vigencia 2014 y a fecha de auditoría, se verificó que ya se había llevado a cabo el estudio necesario para iniciar la acción de repetición correspondiente. En consecuencia de lo anteriormente señalado y por existir aún demandas en curso, la administración municipal deberá adelantar las gestiones y trámites administrativos y judiciales que correspondan, respecto de la acción de repetición contra quien por acción u omisión por su conducta dolosa o gravemente culposa haya ocasionado una reparación patrimonial por parte del estado, de acuerdo con lo señalado por el Tribunal Administrativo de Santander. OBSERVACION No. 35 La alcaldía debe adelantar las gestiones y trámites correspondientes, que generen las demandas que tiene en su contra. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 117 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde La alcaldía presenta demandas en su contra, para lo cual debe adelantar la respectiva acción de repetición. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Reclasificación de la partida por $192.911.445, recaudos por reclasificar, se registro erradamente por ficha de sostenibilidad, este es un saldo de la caja que se llevo a la cuenta 29 en su naturaleza errada debido a que se acredito la caja. Luego se hizo correctivo a la ficha pero se eliminó del rubro inicial. Este valor será incorporado nuevamente al balance a la cuenta 29058001 y deberá hacerse un rastreo de caja ya que este valor corresponde exclusivamente a consignaciones existentes en la caja que no se asignaron efectivamente a las cuentas correspondientes a consecuencia de la puesta en marcha a prueba del módulo de Predial y su respectiva interface que ha sido corregida y supervisada por el soporte del Software GD”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Esta respuesta no está acorde con la observación plasmada, corresponde a la observación No 36. En las contradicciones enviadas no hay réplica ni aceptación a este ítem. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo con el fin de que la Alcaldía adelante las respectivas acciones de repetición de acuerdo con los fallos de la demandas en contra del municipio. Pasivos estimados Presenta incremento vigencia a vigencia, derivada de la contabilización del cálculo actuarial de cuotas partes de pensión. Pasivocol El día 24 de Enero de 2014 realizó la administración el primer envió a los correos electrónicos del agente regional para Santander del MINHACIENDA, de la actualización de la base de datos denominada PC_DATOS.MDB atendiendo las fechas propuestas por el MINHACIENDA. Se llevaron a cabo las correcciones a las observaciones remitidas por el MINHACIENDA el día 03 de Abril de 2014 cuyas modificaciones fueron enviadas por vía electrónica mediante correo de fecha 15 de Abril de 2014, las siguiente observaciones planteadas de fecha 03 de Junio de 2014 fueron corregidas y enviada la base de datos mediante correo electrónico de fecha 17 de Junio de 2014. La base de datos aprobada para calculo actuarial, es decir con el 100% de las observaciones corregidas en la base de datos o justificadas en el formulario de remisión de base de datos fueron enviadas por correo electrónico el día 25 de Agosto de 2014, lo cual permitió obtener el cálculo del pasivo pensional a fecha corte 31 de Diciembre de 2013. El proyecto PASIVOCOL a 31 de Diciembre de 2014 se encuentra actualizado, como quiera, que se envió el pasado 20 de Enero de 2015 la base de datos con fecha corte 31 de Diciembre de 2014 y se está a la espera que se envié por parte del MINHACIENDA las observaciones para corregirlas o justificarlas a fin de obtener calculo actuarial a corte 31 de Diciembre de 2014. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 118 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Otros Pasivos En esta cuenta se encuentra la reclasificación de una partida de $192.911.445 de ingresos de vigencias anteriores del 2013, la cual debe ser replanteada debido a que se utilizó la cuenta 290580 en su naturaleza contraria. En este rubro se encuentran partidas con naturaleza débito que corresponden a la cancelación de partidas de las cuales se han encontrado las consignaciones de otras vigencias y llevadas al ingreso de vigencias anteriores de acuerdo a soportes de las fichas técnicas de sostenibilidad. La subcuenta se denomina Recaudos por reclasificar y su saldo a diciembre de 2014 quedó en cero, situación que deberá ser corregida. OBSERVACION No. 36 El registro contable registrado en el Balance vigencia 2014, en la cuenta Otros Pasivos, no fue debidamente contabilizado, deberá ser reversado y corregido. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde La alcaldía contabilizó en forma errada una partida contable en la cuenta otros pasivos. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Reclasificación de la partida por $192.911.445, recaudos por reclasificar, se registro erradamente por ficha de sostenibilidad, este es un saldo de la caja que se llevo a la cuenta 29 en su naturaleza errada debido a que se acredito la caja. Luego se hizo correctivo a la ficha pero se eliminó del rubro inicial. Este valor será incorporado nuevamente al balance a la cuenta 29058001 y deberá hacerse un rastreo de caja ya que este valor corresponde exclusivamente a consignaciones existentes en la caja que no se asignaron efectivamente a las cuentas correspondientes a consecuencia de la puesta en marcha a prueba del módulo de Predial y su respectiva interface que ha sido corregida y supervisada por el soporte del Software GD” CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: La entidad acepta la observación y manifiesta llevar a cabo el ajuste necesario para incorporar el valor nuevamente al balance, situación que será verificada en próxima auditoría. Por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo. Pasivo no corriente Operaciones de Crédito Público La alcaldía de Lebrija celebró el 20 de septiembre de 2010 un crédito con la Alianza Fiduciaria por valor de $3.267.799.582 con destino a financiar la ejecución de los proyectos del plan maestro de acueducto y alcantarillado, para el cual se dio como garantía los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones para el sector de agua potable y saneamiento básico, mediante pignoración del flujo de caja de esos recursos, correspondientes a las veinte (20) vigencias fiscales a partir Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 119 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL de la vigencia fiscal 2016 de lo que corresponda por transferencias del S.G,P. para el sector de Agua potable y saneamiento básico. El plazo de pago del préstamo fue de 19 años contados a partir de la fecha de desembolso y con un periodo de gracia a capital de cinco años, el servicio de la deuda es anual, con corte a 15 de diciembre de cada año. La cancelación de este crédito fue pactada en UVR + 11%, tasa Efectiva anual del 30%; dineros que fueron girados a EMPAS para ser invertidos en obras del palan maestro de acueducto y alcantarillado. El destino de este capital, según la administración actual, se encuentra en investigación en la Fiscalía, por no haberse ejecutado en su totalidad. Durante la vigencia 2014, el mandatario cedió este contrato al Fideicomiso Findeter, el cual a pesar de incrementarse a $3.659.561.036 por la cesión, logró que su financiación fuera en IPC + 7% efectivo anual, continuando con los años de gracia restantes (2) y con una disminución del plazo a 14 años. Los excedentes generados por este contrato a octubre de 2014 fue por $147.759.180. Teniendo en cuenta lo anterior, este logro permite una considerable disminución en el total del crédito. Por otro lado, el 7 de noviembre de 2014 adquirió un crédito por valor de $500.000.000 con el Banco Davivienda para la adquisición de maquinaria amarilla – motoniveladora, a interés del DTF -1% tasa anual, por un plazo de 24 meses cuota trimestral vencida y para el cual se dio como garantía la pignoración de los ingresos provenientes del recaudo del 100% de la sobretasa a la gasolina. El valor total fue por $600.000.000 y el valor restante se canceló con recursos propios. ENTIDAD CONCEPTO Davivienda COMPRA MOTONIVELADORA Alianza fiduciaria Findeter EJECUCION PROYECTOS DEL PAAN MAESTRO DE ACUEDUCTO VALOR INICIAL 500.000.000 $3,267,799,582 PAGOS CAPITAL 2012 PAGO INTERESES 2012 0 PAGO CAPITAL 2013 PAGO INTERESES 2013 PAGO CAPITAL 2014 PAGO INTERESES 2014 0 0 0 0 0 $385,260,699 0 $392,393,372 0 $430,763,915 PATRIMONIO El patrimonio de la Alcaldía de Lebrija ha incrementado por ejercicio contable. el resultado del Según Resolución No. 064 del 30 de abril de 2012, se creó y conformó el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, su integración y asignación de funciones. Durante la vigencia 2014 se llevaron cabo 5 actas de sostenibilidad contable en donde se propone la depuración de las cuentas bancarias en donde se llevaron a cabo ajustes y la cancelación de algunas cuentas bancarias inactivas, así como la liquidación de cuentas correspondientes a convenios, dando cumplimiento a lo estipulado en el plan de mejoramiento. De la observación plasmada en auditoría vigencia 2013, fueron ajustadas el 90% de las cuentas allí relacionadas. Sin embargo, en el contexto del informe se plasma la necesidad de depurar otras cuentas que están sobrestimando o subestimando el Balance General. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 120 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OBSERVACION No. 37 Existen cuentas tanto del activo como del pasivo que ameritan ingresar al proceso de sostenibilidad contable, con el fin de que sus estados contables reflejen la realidad financiera. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN Existencia de cuentas que deben ingresar al proceso de sostenibilidad contable. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Dentro del proceso de sostenibilidad se contemplan las diferentes cuentas del balance, sin embargo dada la necesidad de depurar de manera inmediata y prioritaria las cuentas de bancos, debido a hallazgos de vigencias antiguas de anterior administración es por esto que en el año 2014 se enfatizó en este rubro 1110 para lograr un reflejo cercano a la realidad de la Entidad, así mismo se depuraron 483 partidas en 180 fichas técnicas enfocadas a bancos, fiducia, reintegros. De otra parte dentro del proceso una vez tenemos un mejor estado del activo se profundizará en propiedad planta y equipo y el pasivo, dado que es una continuidad en aras de garantizar que la información financiera este depurada y los Estados Financieros reflejen la gestión del Ente y el trabajo coordinado y el aporte de todas las Secretarías. Si bien es cierto la información contable del Municipio de Lebrija-Santander fue reportada al chip para la vigencia 2014 en la cual su ultimo trimestre tienes notas Especificas a los Estados Financieros y Notas Generales, en donde se puntualiza sobre cuentas del balance y su tratamiento con antecedente y a futuro con el proceso de sostenibilidad financiera que caracteriza la gestión de la Secretaria de Hacienda propendiendo por una información veraz que al recibir la presente Administración carecía de claridad y estaba totalmente contaminada con registros incoherentes y de vigencias antiguas que solamente se reclasificaban mas no se depuraban, prueba real son los planes de mejoramiento que hemos tenido que ejecutar, asì mismo se puso en marcha un plan de limpieza del balance de la Entidad que estaba conformado de prioridades y lo conforman pautas de continuidad que van hasta Diciembre de 2014, tiempo en el que termina La sostenibilidad Financiera y Contable de esta Administración dada la importancia de apoyo frente a este tema. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR La respuesta enviada es aceptada por este ente de control, el cual no desatiende los avances que ha tenido la actual administración al respecto. Sin embargo y en aras de mejorar día a día, se convalida el hallazgo administrativo para que la entidad realice poco a poco el proceso de sostenibilidad que ameritan otras cuentas contables, diferentes a bancos, con el fin de reportar una información veraz y confiable. 1.3.1.2 Concepto Control Interno Contable Revisados los soportes que la Alcaldía posee sobre el tema, la administración diligencia el formato CGN, en donde la evaluación general del sistema arroja una calificación de 4.36. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 121 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Se encuentran observaciones sobre el no adecuado cálculo de los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, pues apenas se va a iniciar la depreciación individualizada El informe plasma como debilidades las cargas laborales existentes, lo cual dificulta el cumplimiento de todos los informes solicitados por los diferentes órganos de control y del gobierno nacional. El funcionario de control interno, llevó a cabo auditoría en el área contable, confirmando las siguientes observaciones que la administración debería corregir, como son: -Existencia de cuentas bancarias inactivas. -Depuración de la cuenta Recursos entregados en administración, que corresponde a convenios por liquidar. -No se está contabilizando la provisión para deudas de difícil recaudo. -No se están reportando las notificaciones de mandamiento de pago. -Prescripciones de comparendos de tránsito. -Falta de depuración de algunas cuentas del Balance -Falta de continuidad en el cobro coactivo de los procesos de impuesto predial, y comparendos. Como podemos observar, son resultados de una auditoría interna, que confirman las observaciones plasmadas en este informe, las cuales deberán ser tenidas en cuenta para mejorar la administración en general del municipio. OBSERVACION No. 38 El informe de control interno contable, arroja deficiencias que deberán ser tenidas en cuenta en el plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: PRESUNTOS RESPONSABLES DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO Deficiencias observadas en auditorías de control interno contable. RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA: “Frente a la observación donde se presentan esas presuntas falencias como: - Existencias de sobrestimación o subestimación en el Balance General debo agregar que se está revisando con el proceso de sostenibilidad contable sin embargo debo alegar que no ha sido fácil por la poca información de tantos años anteriores sin realizar el proceso y la entidad estará cumpliendo el proceso de sostenibilidad contable al finalizar el ejercicio fiscal 2015”. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Efectivamente no es fácil llevar a cabo procesos de depuración de cuentas y sostenibilidad contable de tantos años atrás, pero la entidad debe realizar una programación de cómo va a realizar la respectiva revisión y saneamiento que alcanzará en la vigencia. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 122 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 1.3.1.3 Opinión a los estados contables En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión y verificación del Balance General, cambios en el patrimonio y Notas a los Estados Financieros con corte a 31 de Diciembre de 2013, de la ALCALDIA DE LEBRIJA, refrendados por la Contadora Pública de la Entidad. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos estados; la información para dar cumplimiento a éste dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la Administración en el desarrollo del trabajo de campo, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de Auditorías Aplicables al sector público en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2014, según concepto rendido por la Contadora Pública SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con Tarjeta Profesional No. 57384-T, expresa: Opinión Con Salvedades. Excepto las SALVEDADES expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la ALCALDIA DE LEBRIJA, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por la vigencia 2014 y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, conforme con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Salvedades Existencia de cuentas que sobreestimación o subestiman el Balance General. La entidad no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable. Los resultados de los procesos judiciales pueden alterar los estados 1.3.2 Gestión Presupuestal Gestión Presupuestal de Ingresos y Gastos Como resultado de la auditoria adelantada a la alcaldía de Lebrija la opinión de la gestión en la ejecución presupuestal es favorable como consecuencia de los siguientes aspectos que se relacionan a continuación: Mediante Acuerdo Municipal 021 de Noviembre 18 de 2010 se adopta el Estatuto Orgánico de Presupuesto en la Alcaldía de Lebrija. Para la vigencia de 2014 se aprobó el presupuesto mediante Acuerdo N°038 del 2 de diciembre de 2013 en la suma de $ 21.094.425.214 el cual fue liquidado mediante decreto170 del 5 de diciembre de 2013. COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS En la vigencia de 2014 el presupuesto definitivo de ingresos fue de $33.598.538.128 de los cuales recaudó $31.906.122.876 equivalentes a un 95%, comprometió recursos por valor de $ 26.273.239.343 y tuvo una ejecución del 78% de los recursos recibidos, de los cuales pagó $22.958.007.440 el 87.3%, quedando cuentas por pagar por valor de$689.901.426, equivalentes a un 2.6% con relación a la vigencia 2013 estas se incrementaron en forma considerable (210%) tal como se observa en la gráfica Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 123 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Fuente: Ejecuciones Presupuestales Ingresos y gastos Suministrados por la Administración. INGRESOS RECAUDADOS: Los ingresos recaudados en la vigencia de 2014 se incrementaron en un 3.5% con respecto a la vigencia 2013, esto debido a que los ingresos tributarios se incrementaron en un 36.5%, las transferencias se incrementaron en un 2%, caso contrario sucedió con los ingresos no tributarios que se disminuyeron en 10% con respecto de la vigencia anterior y los recursos de capital que se disminuyeron en un 14%, con respecto al2013, tal como se observa en el gráfico: FUENTE: Ejecuciones de Ingresos y gastos vigencias 2010 -2013 suministrados por la entidad Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 124 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Ingresos Corrientes tributarios: Los Ingresos Corrientes tributarios se incrementaron 36.5% al pasar de $8.436.666.581 en el 2014, a $6.179.236.650 en el 2013. Esto incrementos se presentaron debido a la buena gestión del recaudo del impuesto de predial que para el 2014 se recaudaron $1.699116.185 con relación a la vigencia de 2013 se incrementaron en un 55% ; el impuesto de industria y comercio también se incrementó en un 40% con respecto de la vigencia de 2013 ; la sobretasa a la gasolina se incrementó en un 17% con relación al 2013 y el transporte de hidrocarburos que se incrementó en un 84.5%; Alumbrado Público en el 2014 se recaudaron recursos por valor de $613.000.000 y en el 2013 se recaudaron recursos por valor de $649,028,742.00 el recaudo disminuyo en un 5.5% igualmente hay que tener en cuenta que los recursos de alumbrado público recursos son sin situación de fondos. OBSERVACIÓN N° 39: Durante el trabajo de campo se observó que la administración municipal no está adicionando el total de los recursos recaudados de más ($1.867.809.034) dentro de la vigencia fiscal, por lo anterior se hace una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCION PRESENTAD A PRO EL ENTE AUDITADO: “De manera periódica en la Secretaria de Hacienda y Tesoro Municipal se analiza el comportamiento de las rentas que se apropiaron en el Presupuesto General del Municipio teniendo en cuenta las fuentes de financiación. Ello es que a nivel de recursos propios se efectúa la Sumatoria de todas las rentas que conforman los ICLD y al existir mayor recaudo se procede a elaborar el acto administrativo correspondiente, toda vez que las rentas que no presentan mayor recaudo, se compensan con aquellas que sobrepasa el valor total apropiado, caso contrario cuando se trata de las demás rentas, que su manejo de ejecución es sin sumatoria alguna. Según el análisis que se ha venido realizando a las rentas del Municipio el mayor recaudo se presenta en el último trimestre y especialmente en el mes de diciembre y por los Honorables Concejales no están sesionando estos valores quedan pendientes por adición y se incorporan en la vigencia siguiente como Recursos del Balance por Superávit fiscal. Atendiendo las directrices del Equipo Auditor la Secretaria de Hacienda y tesoro municipal, en la vigencia 2015 y siguientes continuara con este procedimiento y en el último trimestre proyectara los actos administrativos a que haya lugar para ser presentando al Honorable Concejo Municipal ante de terminar el último periodo de sesiones”. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verificó la respuesta enviada por el ente auditado donde manifiesta que ““De manera periódica en la Secretaria de Hacienda y Tesoro Municipal se analiza el comportamiento de las rentas que se apropiaron en el Presupuesto General del Municipio teniendo en cuenta las fuentes de financiación. Ello es que a nivel de recursos propios se efectúa la Sumatoria de todas las rentas que conforman los ICLD y al existir mayor recaudo se procede a elaborar el acto administrativo correspondiente…Atendiendo las directrices del Equipo Auditor la Secretaria de Hacienda y tesoro municipal, en la vigencia 2015 y siguientes continuara con este procedimiento y en el último trimestre proyectara los actos administrativos a que haya lugar para ser presentando al Honorable Concejo Municipal Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 125 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL antes de terminar el último periodo de sesiones” no obstante lo anterior la observación de tipo administrativa se convalida, para que sea incluida en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. Recaudo impuesto predial Fuente: ejecuciones presupuestales. Base de datos Impuesto predial El cuadro nos permite observar que la Alcaldía de Lebrija, a pesar de recaudar un mayor valor al presupuestado para la vigencia, no realiza la gestión apropiada, si tenemos en cuenta el recaudo de la totalidad de los contribuyentes, en caso que cancelaran oportunamente. Así tenemos que para la vigencia 2013 existiría una cartera de $1.115.500.438 si todos los contribuyentes cancelaran, sin embargo se presupuestan $770.195.785 y se recaudan $844.324.205: es decir que se recaudó el 108% del valor presupuestado, pero solo el 75% del total proyectado. Para la vigencia 2014, se recaudaron $1.561.252.264 de los $1.400.000.000 que fueron presupuestados; pero a pesar que el recaudo fue mayor al valor presupuestado, solo está cumpliendo con el 59% del recaudo del total de la cartera realmente existente para la vigencia. (10.908 contribuyentes). Sin embargo, se reconoce la gestión realizada, puesto que vigencia a vigencia ha incrementado el recaudo, especialmente para la vigencia 2014, la cual presentó incremento del 85% con respecto a la vigencia anterior. No obstante, se debe mejorar la gestión de cobro, pues es una de las mayores fuentes de ingresos propios que tiene el municipio. Histórico del recaudo Fuente: ejecuciones presupuestales de ingresos suministradas por la Alcaldía. Fuente: ejecuciones presupuestales de ingresos suministradas por la Alcaldía. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 126 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Si tenemos en cuenta el histórico de recaudo del impuesto predial, el valor recaudado superó el presupuestado en 102%, 108% y 111% para las vigencias 2012, 2013 y 2014 respectivamente. Así mismo sucedió con el recaudo del impuesto correspondiente a vigencias anteriores, superó el valor presupuestado para las vigencias 2012 y 2013; pero para la vigencia 2014 solo alcanzó el 49% de recaudo, expresando con esto, que las deudas de vigencias anteriores puedan terminar en la prescripción. La actualización catastral contribuyó mucho en el incremento de los ingresos del impuesto predial para la vigencia 2014, la cual empezó a regir en esta vigencia. INDUSTRIA Y COMERCIO Revisados los soportes para el cobro de este impuesto, se corroboró que la administración presentó un comportamiento positivo, pues ha llevado a cabo emplazamientos a entidades para que se acerquen a cancelar el impuesto de industria y comercio de su empresa o expongan el motivo por el cual no lo están cancelando, emplazamientos previos por no declarar y los oficios usuales de cobro. Además, ofició a la DIAN, a la Cámara de comercio u otras entidades que poseen también contribuyentes, con el fin de realizar cruce de información, así como el control que ejerció al aeropuerto; gestión que permitió el incremento de los contribuyentes de 299 de la vigencia 2013 a 639 para la vigencia 2014 y por ende de los ingresos anuales. Por otra parte se llevaron a cabo resoluciones de sanción por omisión de ingresos por diferentes entidades que trataron de excluirlo, lográndose la sanción y obteniéndose mayores ingresos por este seguimiento. Así mismo, se logró el embargo de cuentas bancarias a contribuyentes que no cancelan el impuesto. Podemos observar en la gráfica, el comportamiento del ingreso del impuesto de industria y comercio, el cual para la vigencia 2014 presentó un incremento considerable originado por el recaudo que se dio por el sistema de retenciones en la fuente de este impuesto, teniendo como principio la gestión realizada. Fuente: Ejecuciones presupuestales de ingresos. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 127 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL ESTAMPILLAS La Estampilla pro adulto mayor está establecida en el capítulo XV art. 223 del estatuto tributario el cual fue modificado mediante acuerdo 041 del 10 de diciembre de 2013 En la vigencia de 2014 se recaudaron recursos por concepto de estampilla pro adulto mayor por valor de $512,079,361 con respecto a la vigencia de 2013 se presentó un incremento de 12% ($456,250,777), Igualmente presenta recursos del balance y rendimientos financieros por valor de $583.013.204. De estos recursos en la vigencia de 2014 se comprometieron $735.431.584 y se canceló el 100%, ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR VIGENCIA 2013 INGRESOS 656.434.489 Recaudo 2013 407.041.409 Recurso Balance Recurso del Departamento 200.183.712 TOTAL 1.263.659.610 COMPROMISOS Atención grupos Vulnerables Dotación y mantenimiento centros Vida VIGENCIA 2014 190.000.000 298.198.743 192.447.665 680.646.406 INGRESOS Recaudo 2014 COMPROMISOS 512.079.361 ESTAMPILLA Recurso de 536.137.959 RECURSO balance. BALANCE Recurso del Depto. CBA Recurso del Dpto C.V. TOTAL 1.048.217.324 202.100.000 DE 533.331.584 735.431.584 Fuente: Ejecución de Ingresos y gastos suministrados por la entidad. OBSERVACION N° 40 Durante el trabajo de campo se realizó la verificación de los recursos de la estampilla pro adulto y se observó que se presenta una diferencia de $46.875.245 en cuanto a los recursos de balance que quedaron en la vigencia de 2013 ($583.013.204) y los que se adicionaron por este mismo concepto en el 2014 ($536.137.959) en la ejecución presupuestal de ingresos. Igualmente se verificó el acto administrativo mediante el cual se realiza la adición de los recursos del balance de la vigencia de 2013 Acuerdo 006 de marzo 28 de 2014 y se observó que por concepto de la estampilla por adulto mayor se adicionaron recursos por valor de $385.826.679. y según la ejecución de ingresos y gastos registro adiciones de recursos de balance por valor de $536.137.959 , presentándose una diferencia de $150.311.280 por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa para que sustente porque no adicionó el total de los recursos de balance correspondientes a esta estampilla. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: “La Secretaria de Hacienda y tesorero Municipal reviso la información suministrada por el equipo Auditor, resultado del proceso de revisión y se evidencia que existe diferencia entre los argumentos planteados y la información generada por la Entidad, como se observa a continuación Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: INFORME DEFINITIVO Página 128 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 1. INFORMACION EQUIPO AUDITOR: VIGENCIA 2013 INGRESOS RECAUDO VIGENCIA 2014 COMPROMISOS INGRESOS Recaudo 2013 Atencion grupos 656.424.489,00 vulnerables Recaudo del Balance Dotacion y mantenimien to Centro 298.198.743, 407.041.409,00 Vida 00 Recurso del Departamen to 200.183.712,00 1.263.649.610, 00 TOTAL 2. 190.000.000, 00 192.447.665, 00 - RECAUDO COMPROMISOS Recaudo 2014 Estampill 512.079.361,00 a Recaudo del Balance Recursos del 536.137.959,00 Balance 533.331.584,00 Recurso del Departamen to CBA Recurso del Departamen to CENTRO DIA 680.646.408, 00 202.100.000,00 0 0 0 0 1.048.217.320, 00 735.431.584,00 INFORMACION SEGÚN EJECUCION ACUMULADA DE INGRESOS Y GASTOS GENERADA POR EL SOFTWARE FINANCIERO –MUNICIPIO: VIGENCIA FISCAL 2013 Fuente Descripción RECAUDO TOTAL ESTAMPILLA ADULTO MAYOR REC ESP COMPROMISOS 1.063.475.897,97 680.646.408,90 456.250.777,14 190.000.000,00 DEST. Estampilla para el bienestar del adulto mayor APORTE DPTO Transferencia Estampilla pro-Anciano-Centro de Bienestar del Adulto Mayor 46.174.606,63 46.174.606,63 APORTE DPTO Transferencia Estampilla Para el Bienestar del Adulto-Mayor Ley 1276 de 2009 146.273.058,83 146.273.058,83 APORTE DPTO Transferencia estampilla pro-anciano 80% para el centro de Bienestar del Anciano 7.736.046,35 0,00 REC. BALANCE Cancelacion de reserva segun 000000124 y 000000126 de 2012 11.220.685,10 11.220.685,10 REC. BALANCE Recursos del Balance- Estampilla Pro adulto mayor 30% Ley 1276/2009 118.746.217,18 9.903.551,60 REC. BALANCE Recursos del Balance- Estampilla Pro adulto mayor Centro Vida 70% Ley 1276/2009 277.074.506,74 277.074.506,74 convenios En el recaudo de la vigencia fiscal 2013 reportada por el Equipo auditor presenta doble vez sumado el valor de $ 200.183.711,81, que corresponde al aporte del Departamento, sumado con el valor del recaudo de la vigencia 2013 y luego de manera detallado. Es decir el valor real recaudado según ejecución presupuestal de ingresos fue: RECURSOS CON DESTINAC ESPECIFICA ESTAMPILLA 2013 456.250.777,14 APORTE DEPARTAMENTO 200.183.711,81 RECURSOS DEL BALANCE 407.041.409,02 TOTAL RECAUDO 2013 1.063.475.897,97 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 129 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Por consiguiente al total del recaudo, se resta el valor del compromiso arroja presupuestalmente un recurso no ejecutado de $ 382.829.489,07, y según acto administrativo Acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014, se llevó acabo la adición de $ 385.826.679.00, la diferencia corresponden a recursos existentes en la cuenta bancaria por rendimiento financieros. VIGENCIA FISCAL 2014 FUENTE DE FINANCIACION RECURSOS DEL BALANCE VIGENCIA 2013 RENDIMIENTOS FINANCIEROS VIGENCIA FISCAL 2014 TOTAL ADICION VALOR 533.331.584,65 2.754.550,00 536.086.134,65 En la vigencia fiscal el valor adicionado corresponde a recursos del Balance y Rendimientos Financieros, como se detalla a continuación: El equipo Auditor Totalizo todo el valor adicionado como Recursos del Balance por valor de $ 536.137.959,00, de ello solo es recursos del Balance el valor de $ 533.331.584,65, de los cuales $ 385.826.679,00, corresponden al ingreso de la Estampilla Adulto Mayor según Acuerdo 006/2014, y la diferencia corresponde al descuento del 20% de la estampilla pro adulto mayor para el FONPET. En lo correspondiente al recaudo y ejecución del gasto, el comportamiento fue el siguiente a nivel presupuestal Fuente Descripción APORTES DEPARTAMENTO APORTES DEPARTAMENTO APORTES DEPARTAMENTO ESTAMPILLA PRO-ADULTO MAYOR RECURSOS BALANCE DEL RECURSOS BALANCE DEL RECURSOS BALANCE DEL RECURSOS BALANCE DEL RECURSOS BALANCE RECURSOS BALANCE DEL DEL TOTAL RECAUDO ESTAMPILLA PRO ADUTO MAYOR Transferencia Estampilla Pro-anciano centro de bienestar del Adulto Mayor vigencias anteriores (80%) APORTE? DEL DEPARTAMENTO Transferencia DEL 30% De la estampilla para el bienestar del adulto Mayor- Ley 1276 de 2009 (APORTE DEL ?DEPARTAMENTO) Transferencia DEL 70% De la estampilla para la atencion del Adulto Mayor -Centro Vida-ley 1276-2009 Estampilla para el bienestar del adulto mayor Estampilla Proadulto mayor departamento( RB-ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR DPTO) Estampilla Municipal Proadulto mayor 70% CENTRO VIDA( RB-ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR ) Estampilla Municipal Proadulto mayor 30% CENTRO BIENESTAR00( RBESTAMPILLA PROADULTO MAYOR ) Estampilla 100% PRO ADULTO MAYOR MPIO( RB-ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR ) Estampilla PRO ADULTO MAYOR 20% FONPET( RB-ESTAMPILLA PROADULTO MAYOR ) Estampilla PRO ADULTO MAYOR 20% FONPET( RB-ESTAMPILLA RECAUDO COMPROMISOS SALDO POR COMPROMETER (RB) 1.218.125.782,48 905.340.042,07 312.785.740,41 2.753.942,47 2.753.942,47 0,00 39.792.435,17 39.792.435,17 0,00 127.362.079,86 127.362.079,86 0,00 512.079.361,51 202.100.000,00 309.979.361,51 6.940.620,64 6.940.620,64 0,00 133.925.677,80 133.925.677,80 0,00 108.538.710,96 108.538.710,96 0,00 72.216.362,11 72.216.362,10 0,01 20.323.390,00 20.323.390,00 0,00 191.386.823,14 191.386.823,07 0,07 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 130 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RENDIMIENTOS FINANCIEROS RENDIMIENTOS FINANCIEROS RENDIMIENTOS FINANCIEROS RENDIMIENTOS FINANCIEROS PROADULTO MAYOR ) 30% centro de bienestar del anciano ley 1276/2009 mpio (RDF-RECURSOS PROPIOS DESTINACION ESPECIFICA) 70% Centro dia ley 1276/2009 mpio (RDF-RECURSOS PROPIOS DESTINACION ESPECIFICA) Transferencia adulto mayor 100% municipio (RDF-RECURSOS PROPIOS DESTINACION ESPECIFICA) Recaudo departamental Estampilla Bienestar del Anciano (RDFRECURSOS PROPIOS DESTINACION ESPECIFICA) 1.092.085,70 0,00 1.092.085,70 973.501,31 0,00 973.501,31 353.662,77 0,00 353.662,77 387.129,04 0,00 387.129,04 Es importante tener en cuenta que en el Decreto 031 del 28 de marzo de 2014, mediante el cual se desagrega en el anexo del decreto de liquidación del Presupuesto General de rentas y gastos del municipio vigencia 2014, del Acuerdo de adición de recursos del balance número 006 de marzo 28 de 2014, con base legal en el Artículo Tercero: en el cual el Honorable Concejo Municipal, autoriza al Señor Alcalde para que en coordinación con a Secretaria de Hacienda y Tesoro Municipal efectué las operaciones presupuestales correspondiente en la desagregación a detalle de las denominaciones, rubros y estructura del Decreto de liquidación y realice las correcciones aritméticas, de codificación , transcripción y leyenda que pudieren existir en el Acuerdo aprobado, por tal razón en el Decreto 031 se llevó a cabo el ajuste por un error de transcripción en la fuente de la estampilla Pro cultura del 20% que está destinado al FOnpet el cual correspondía el valor de $ 191.386.823,14 al Fonpet pero del descuento del 20% correspondiente al Adulto Mayor. Se acompañó a este acto administrativo el Acta aclaratoria al respecto, la cual se adjunta para soporte. Estos ajustes se llevaron a cabo entre la estampilla Pro cultura y estampilla Pro adulto mayor, sin modificar el monto total del Valor aprobado en el Acuerdo Municipal. Es decir el recurso del balance por superávit fiscal 2014 sería de $ 312.785.740,41 y al efectuar el cierre tesoral 2014, se evidencia un superávit fiscal de $ 318.457.077,04, recursos adicionados en el año 2015. Por lo expuesto, se sustenta el manejo presupuestal y tesoral efectuado a los recursos provenientes de la Estampilla Pro adulto Mayor vigencia 2014 y se aclara la observación realizada por el equipo auditor y se solicita sea tenida en cuenta para efectos de ser desvirtuada la observación administrativa. “ CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verificó la respuesta enviada por el ente auditado donde manifiesta que “…, por tal razón en el Decreto 031 se llevó a cabo el ajuste por un error de transcripción en la fuente de la estampilla Pro cultura del 20% que está destinado al FOnpet el cual correspondía el valor de $ 191.386.823,14 al Fonpet pero del descuento del 20% correspondiente al Adulto Mayor. Se acompañó a este acto administrativo el Acta aclaratoria al respecto, la cual se adjunta para soporte…” se verificó el soporte enviado por el ente auditado y se acepta la respuesta, no obstante lo anterior la observación de tipo administrativa se desvirtúa. OBSERVACIÓN N° 41: Dentro del código de rentas en el parágrafo 1 artículo 230 establece que del valor recaudado por concepto de estampilla pro adulto mayor se destinará el 20% para el fondo de pensiones para darle cumplimiento a lo establecido en la ley ; en la vigencia de 2014 mediante un acta de la secretaria de hacienda realiza el traslado de estos fondos a la cuenta de adulto mayor 30% y Centro de vida 70% por cuanto Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 131 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL la ley 1276 de 2009 no estableció este descuento; pero como la administración municipal adopto este descuento del 20% mediante un acuerdo, hay que entrar a modificar dicho acuerdo para luego si realizar los respectivos traslados, por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: “En atención a esta observación, el despacho de la Secretaria de Hacienda y Tesoro Municipal, presenta las respectivas aclaraciones al igual que se anexan los respectivos documentos que soportan los argumentos que desvirtúan el HALLAZGO No. 041 del INFORME PRELIMINAR DE LA AUDITORIA VIGENCIA 2014 CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. La destinación e interpretación inicial del 20% de la estampilla para el Bienestar del adulto mayor para pensiones, corresponde a lo establecido en la Ley 863 de 2003., la cual en su contexto establece: “RECAUDO Y DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS, en el artículo 2º autorizó a los departamentos, distritos y municipios a emitir una estampilla, para el bienestar del Adulto Mayor (denominado a lo largo del presente texto como persona mayor) y en el artículo 3º dijo que se trataba de un recurso de obligatorio recaudo destinado a contribuir al desarrollo de programas de prevención y promoción de los Centros de Bienestar del Anciano y Centros Vida para la Tercera Edad, en cada una de sus respectivas entidades territoriales. Determinó también la Ley que el producto de dichos recursos se destinará, en un 70% para la financiación de los Centros Vida y el 30% restante, a la dotación y funcionamiento de los Centros de Bienestar de las personas mayores, sin perjuicio de los recursos adicionales que puedan gestionarse a través del sector privado y la cooperación internacional). En el artículo 13 la misma Ley previó que el ente territorial podrá también destinar para el funcionamiento de los Centros Vida recursos propios y recursos de Destinación de Propósito General establecidos en la Ley 715 de 2001.” Debido a las orientaciones y conceptos emitidos, incluidos la Contraloría General de la Republica, en la cual se daba la posibilidad de la utilización de estos recursos con el 20% de los recaudos por estampillas como destino para los fondos de pensiones de la entidad territorial (artículo 47 de la Ley 863 de 2004), y existiendo la duda y teniendo conocimiento de lo anterior, el Ministerio de Salud y Protección Social trasladó al Subdirector de Fortalecimiento Institucional Territorial de la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la inquietud, sobre la 20% de los recaudos por estampillas para los fondos de pensiones de la entidad territorial (artículo 47 de la Ley 863 de 2004), conceptuado: “que de la lectura gramatical del mencionado artículo se desprende que ·está obligando a las entidades territoriales a realizar un descuento del 20% sobre las estampilla existentes a la fecha de expedición de la Ley (863 de 2004), descuento que se prolongará en el tiempo mientras las estampillas autorizadas permanezcan vigentes y mientras el artículo 47, en comento, esté vigente. Es decir, si la estampilla corresponde a la Ley 1276 de 2009, no opera este descuento. Operaría solo para cuando hubiere estampilla territorial establecida con base en normatividad anterior que estuviere vigente cuando se expidió la Ley 863 de 2004, pero cesa cuando se hacen las modificaciones para que entre a operar la Ley 1276 de 2009. De otro lado, debe tenerse en cuenta que la estampilla para el bienestar del adulto mayor tiene una destinación específica y en todo caso es norma posterior.” De acuerdo al concepto de la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, este descuento del 20% para pensiones del total del recaudo de la estampilla no opera. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 132 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Ante el pronunciamiento de la Dirección de apoyo fiscal del Ministerio de Hacienda y crédito público (Según concepto de septiembre 13 de 2013 No. 033809), situación que es analizada y entendida por la administración Municipal y de la cual se procedió a realizar los respectivos ajustes presupuestales y tesorales con el fin de no incurrir en el cambio de la destinación específica de una renta, beneficiando la inversión directa de los Adultos Mayores en un 100% de los recursos, situación que de inmediato si dio trasladando los recursos a su origen, sin necesidad de modificar previamente el Acuerdo Municipal del Código de Rentas. Anexo concepto emitido por el Ministerio de Hacienda (Anexar concepto impreso) CONCLUSION: Dado los anteriores argumentos es importante tener en cuenta los fundamentos enunciados y no dar aplicación al Hallazgo de tipo administrativo, ya que teniendo en cuenta que estos movimientos presupuestales de recursos se encuentran amparados legalmente en la legislación vigente y en el concepto emitido por la autoridad doctrinal como lo es el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y su y adopción y modificación del código de rentas Municipal está dado por la voluntad política del concejo Municipal, para lo cual se presentara el respectivo Proyecto de Acuerdo Municipal en las próximas convocatorias a sesiones. Legislación no es procedente realizarlo.” CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El equipo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado donde manifiesta que “…De acuerdo al concepto de la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, este descuento del 20% para pensiones del total del recaudo de la estampilla no opera. Ante el pronunciamiento de la Dirección de apoyo fiscal del Ministerio de Hacienda y crédito público (Según concepto de septiembre 13 de 2013 No. 033809), situación que es analizada y entendida por la administración Municipal y de la cual se procedió a realizar los respectivos ajustes presupuestales y tesorales con el fin de no incurrir en el cambio de la destinación específica de una renta, beneficiando la inversión directa de los Adultos Mayores en un 100% de los recursos, situación que de inmediato si dio trasladando los recursos a su origen, sin necesidad de modificar previamente el Acuerdo Municipal del Código de Rentas, por lo anterior el hallazgo de tipo administrativo se desvirtúa. ESTAMPILLA POR CULTURA: La estampilla pro cultura en el municipio de Lebrija está establecida en el código de rentas en el capítulo XIV artículo 217 y el porcentaje es el 1% sobre todo contrato que celebre el municipio. En la vigencia de 2014 la administración municipal recaudo recursos por valor de $137.817.127 más recursos del balance por valor de $178.857.717, para un total de $316.674.844 de los cuales ejecutó recursos por valor de $94.849.604 equivalentes a un 30% observándose la baja ejecución de los recursos. VIGENCIA 2013 INGRESOS Recaudo 2013 Recurso Balance TOTAL VIGENCIA 2014 Por COMPROMISOS comprometer INGRESOS 113.811.537 18.650.000 276.116.335 389.927.872 77.318.591 95.968.591 293.959.281 Recaudado Recurso Balance TOTAL Por COMPROMISOS Comprometer 137.817.127 34.000.000 103.817.127 178.857.717 60.849.604 316.674.844 94.849.604 118.008.113 221.825.240 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 133 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OBSERVACION N° 42: Durante el trabajo de campo se observó que según la ejecución presupuestal de ingresos y gastos en el rubro de estampilla Pro cultura se presenta una diferencia en relación a los recursos del balance por valor de $115.101.564, en cuanto a los recursos del balance que quedaron en el 2013( $293.959.281 según la ejecución de ingresos de 2013) y los que adiciona por este concepto en el 2014 ($178.857.717) en la ejecución de ingresos. Según el acto administrativo acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014 en el artículo segundo establece que se deben adicionar al rubro de cultura el valor de $499.526.406 y en el decreto 031de marzo 28 de 2014 donde realiza la desagregación en el anexo del decreto de liquidación del presupuesto, establece que para el sector cultura se adicionan $308.139.583, presentándose una diferencia de $191.386.823 diferencia que debe entrar a sustentar, de lo contrario está incurriendo en una observación de tipo administrativa. Igualmente, la administración municipal anexa una acta aclaratoria al acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014 donde registra que los recursos por estampilla pro cultura son de $368.572.145, observándose que los valores en todos los actos administrativos que presenta son diferentes dejando ver que la administración municipal no tiene claro cuánto son recursos que tiene por concepto de estampilla pro cultura. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: “En el año 2013 según la ejecución presupuestal de ingresos se evidencia que el valor adicionar por Recursos del balance de Estampilla Procultura sería de $ 293.959.280,66 RECURSOS DEL BALANCE 293.959.280,66 Descripción TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS Estampilla pro - Cultura 95.161.537,54 Recursos del Balance -Estampilla Pro-Cultura Recursos del Balance 10% Estampilla Procultura Dotación Biblioteca Publica 45.655.317,62 Recursos del Balance - Seguridad Social gestor cultural Recursos del Balance- 20% fondo territorial de pensiones provisión Estampilla Pro-cultura 18.580.164,50 3.514.304,00 131.047.957,00 Sin embargo al efectuar el cierre fiscal y conciliación tesoral y presupuesto se evidencia que el valor real para efectos de recursos del balance de estampilla Procultura sería de $ 177.185.322,58 Rubro presupuestal 020721010811 0207210207010 Descripción Adiciones Presupuesto Definitivo Estampilla Procultura 60% ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) 49.636.922,52 49.636.922,52 Estampilla Procultura 60% 21.734.362,83 21.734.362,83 Total Recaudos 49.636.922,52 21.734.362,83 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 134 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 8 020721010812 0207210207010 9 020721010813 020721010814 0207210207011 0 0207210207011 1 (RB.ESTAMPILLA PROCULTURA) Estampilla Procultura 20% fondo territorial ( RBESTAMPILLA PROCULTURA) Estampilla Procultura 20% FONDO TERRITORIAL(RB.ESTAMPILL A PROCULTURA) Estampilla Procultura 10% SEGURIDAD SOCIAL DEL CREADOR Y GESTOR CULTURAL ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) Estampilla Procultura 10% MANTENIMIENTO BIBLIOTECA MPAL ( RBESTAMPILLA PROCULTURA) Estampilla Procultura 10% SEGURIDAD SOCIAL DEL CREADOR Y GESTOR CULTRURAL (RB.ESTAMPILLA PROCULTURA) Estampilla Procultura 10% MANTENIMIENTO BIBLIOTECA (RB.ESTAMPILLA PROCULTURA) TOTAL RECURSOS DEL BALANCE DE ESTAMPILLA PROCULTURA 22.762.307,51 22.762.307,51 22.762.307,51 19.097.476,86 19.097.476,86 19.097.476,86 11.381.153,75 11.381.153,75 11.381.153,75 11.381.153,75 11.381.153,75 11.381.153,75 24.628.902,93 24.628.902,93 24.628.902,93 16.563.042,43 16.563.042,43 16.563.042,43 177.185.322,5 177.185.322,5 8 8 177.185.322,58 Revisando la observación del equipo auditor es importante tener en cuenta que el valor adicionado en el Acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014, corresponde al valor total de $ 499.526.406,66, detallados así: SECTOR CULTURA 499.526.406,65 Mantenimiento y adecuación de la casa de la cultura municipal (RB-Recursos Propios) 100.000.000,00 Conservación, promoción y difusion del patrimonio cultural ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) 25.000.000,00 Apoyo eventos y programas culturales ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) 21.734.362,83 Mejoramiento y adecuación de sitios turísticos del municipio ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) 24.636.922,52 Programa seguridad social del creador y gestor cultural 10% Estampilla Procultura ( RB-ESTAMPILLA ?PROCULTURA) 36.010.056,68 Fondo territorial municipal_Fonpet 20% estampilla procultura ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) 41.859.784,37 Mantenimiento y adecuacion biblioteca-10% estampilla procultura ( RBESTAMPILLA PROCULTURA) 27.944.196,18 Fomento y difusion de eventos y expresiones culturales (RB-SGP CULTURA) 30.954.260,93 FONPET en cumplimiento de la ley 863 de 2003 del pasivo pensional (20% de las estampillas procultura y ?adulto mayor)RB. ESTAMPILLA PROCULTURA 191.386.823,14 Es decir al Sector Cultura se incorporó no solo recursos del Balance de Estampilla Pro cultura sino también de Recursos Propios y de SGP Cultura. Es decir de Estampilla Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 135 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Procultura solo sería el valor de $ 368.572.45,72 incluido el valor de $ 191.386.823,14 que corresponden al 20% de Estampilla pero del Adulto Mayor para el Fonpet. Al efectuar la desagregación del Acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014, mediante Decreto número 031 del 28 de marzo de 2014, quedo así: SECTOR CULTURA Mantenimiento y adecuación de la casa de la cultura municipal (RB-Recursos Propios) Conservación, promoción y difusión del patrimonio cultural ( RBESTAMPILLA PROCULTURA) Apoyo eventos y programas culturales ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) Mejoramiento y adecuación de sitios turísticos del municipio ( RBESTAMPILLA PROCULTURA) Programa seguridad social del creador y gestor cultural 10% Estampilla Procultura ( RB-ESTAMPILLA ?PROCULTURA) Fondo territorial municipal_Fonpet 20% estampilla procultura ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) Mantenimiento y adecuación biblioteca-10% estampilla procultura ( RB-ESTAMPILLA PROCULTURA) Fomento y difusión de eventos y expresiones culturales (RB-SGP CULTURA) 308.139.583,51 100.000.000,00 25.000.000,00 21.734.362,83 24.636.922,52 36.010.056,68 41.859.784,37 27.944.196,18 30.954.260,93 Valor éste sin incluir el valor correspondiente al 20% del Fonpet el cual se incorporó en el valor de la Estampilla Pro adulto mayor por corresponder allá, y con base en la autorización otorgada al Ejecutivo Municipal se llevó acabo la corrección correspondiente al valor siguiente: FONPET en cumplimiento de la ley 863 de 2003 del pasivo pensional (20% de las estampillas procultura y ?adulto RECURSOS DEL mayor)RB. ESTAMPILLA BALANCE PROCULTURA 191.386.823,14 Valor correspondiente a la diferencia presentada y efectuada por el equipo Auditor, se anexa copia igualmente como en la estampilla Pro Adulto mayor de la Acta Aclaratoria. Procedimiento que hubo necesidad de efectuar a fin de guardar el equilibrio y coherencia presupuestal y tesoral, entre el valor real en Tesorería y el Valor Apropiado Presupuestalmente. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: El equipo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado, donde manifiesta que “En el año 2013 según la ejecución presupuestal de ingresos se evidencia que el valor adicionar por Recursos del balance de Estampilla Procultura sería de $293.959.280,66 Descripción TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS Estampilla pro - Cultura Recursos del Balance -Estampilla Pro-Cultura Recursos del Balance 10% Estampilla Procultura Dotación Biblioteca Publica Recursos del Balance - Seguridad Social gestor cultural Recursos del Balance- 20% fondo territorial de pensiones provisión Estampilla Pro-cultura RECURSOS DEL BALANCE 293.959.280,66 95.161.537,54 45.655.317,62 3.514.304,00 18.580.164,50 131.047.957,00 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 136 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Sin embargo al efectuar el cierre fiscal y conciliación tesoral y presupuesto se evidencia que el valor real para efectos de recursos del balance de estampilla Procultura sería de $ 177.185.322,58, observándose las inconsistencia que se presenta en cuanto al valor real por concepto de recursos de balance, no obstante lo anterior la observación de tipo administrativo se convalida para que sea incluida en el plan de mejoramiento al cal se le hará el respectivo seguimiento, para que tengan más cuidado en el registro de la información que están presentado a la entidad. FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA: El fondo de seguridad ciudadana en el municipio de Lebrija está establecido en el código de rentas en el capítulo XVI art. 236. Durante la vigencia de 2014 recaudó recursos por valor de $324.840.050, más los recursos de balance que fueron de 87.107.573, para un total de 411.947.623 de los cuales ejecuto recursos por valor de $145.661.952 equivalentes a un 35%, observándose la baja ejecución de estos recursos. VIGENCIA 2013 INGRESOS Recaudo 2013 199,159,379 209,457,634 Recurso Balance TOTAL 408.617.013 VIGENCIA 2014 Por COMPROMISO compromete S r 74.397.639 124,761.740 121.119.400 195.517.039 88.338.234 213.099.974 INGRESOS 5% Fondo 324,840,050 S.C Recurso Del Balance TOTAL COMPROMISO S 66.643.979 Por comprometer 258.196.071 79.017.973 8.089.600 87.107.573 411.947.623 145.661.952 266.285.671 Observación: Durante el trabajo de campo se verifico los recursos adicionados por concepto de recursos del balance y se encontró que según acto administrativo acuerdo 006 de marzo 28 de 2014 mediante el cual realiza adiciones al presupuesto de ingresos y gastos por concepto de recursos del fondo de seguridad ciudadana por valor de $80.408.173 y según la ejecución de ingresos y gastos de 2013 y los extractos bancarios de la cuenta del fondo de seguridad ciudadana el valor a adicionar es de $89.514.490 presentándose una diferencia de $9.106.317 que debe entrar a sustentar, de lo contrario está incurriendo en una observación de tipo administrativa . SOBRETASA A LA GASOLINA: Durante la vigencia de 2014, se recaudó por concepto de sobretasa a la gasolina $1.638.358.000 que comparado con la vigencia anterior se incrementó en un 16.7%. VIGENCIA 2013 INGRESOS Recaudo 2013 1,403,140,000 VIGENCIA 2014 Por COMPROMISO compromete S r 747.735.525 1.162.666.445 Recurso Balance TOTAL 2.565.806.445 747.735.525 INGRESOS RECAUDO 1,638,358,000 S DEL 2014 RECURSO 0 S DE BALANCE COMPROMIS OS 0 1.818.070.92 0 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co Por comprometer CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 137 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL OBSERVACION N° 43 Durante el trabajo de campo se realizó la verificación de los ingresos recibido por concepto de sobretasa a la gasolina y se encontró que: en la vigencia de 2013 según el extracto bancario quedaron recursos en bancos para adicionar por valor de $1.864.587.095 según certificación de la contadora y en el acto administrativo mediante el cual constituyen los recursos de balance para la vigencia del 2014 se observó que no los incluyeron ni en la ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia de 2014 por lo tanto se deja una observación de tipo administrativa. Igualmente no se pudo verificar los compromisos ejecutados con estos recursos ya que son recursos que tienen la característica de libre destinación. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: “La renta de sobretasa a la gasolina por su naturaleza de renta endógena del municipio, su destinación es de Libre destinación, ya que no existe tampoco acuerdo municipal que haya dado parte de su recaudo a destinación alguna diferente a la de libre destinación, por lo cual esta renta hace parte de la sumatoria del total de los ingresos de libre destinación del Municipio. Bajo esta denominación, es que al efectuar el cierre fiscal y tesoral de la vigencia 2013, se tiene en cuenta el recursos disponible en caja de Sobretasa a la Gasolina para efectos de adición de recursos del balance una vez efectuada la conciliación respectiva es decir, al total de la sumatoria de todos las rentas que hacen parte de los ICLD incluida la sobretasa, se le descuentan a los saldos en bancos, los cheques pendientes de cobro, los pagos a terceros, las reservas presupuestales, las cuentas por pagar y demás exigibilidades, quedando disponible el valor adicionar de recursos del balance, por fuentes de financiación, como lo evidencia el Acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014, en el cual se incorporaron los recursos del Balance de fuente de financiación Propios incluida la renta sobretasa a la gasolina y la renta SGP Libre Destinación, así: EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS: Rubro presupuestal 020721010402 020721010401 Descripción FUENT E Ingresos corrientes de Libre destinacion diferentes a la participacion de libre destinacion proposito ?general (RBPROPIOS) RB SGP Proposito general Recursos Libre Destinacion (RB-SGP PROPOSITO GENERAL LIBRE DESTINACION) RB Presupuest o Inicial Presupuesto Definitivo Total Recaudos 0 1.044.114.179,6 1.044.114.179,6 0 0 0 154.245.624,00 154.245.624,00 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 138 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL SGP Proposito General Recursos de Libre Destinacion (RB.LIBE 02072102010101 DESTINACION) RB TOTAL ICLD ADICIONADOS 0 80.120.158,80 80.120.158,80 1.278.479.962,40 1.278.479.962,40 EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS: Rubro presupuestal 054301004 053837005 0535020132 053903008 053903010 0539192109 054601017 054501010 054301003 0535020131 0535020133 Descripción Planes de proyectos de mejoramiento de vivienda de interes social (RB-SGP LIBRE DESTINACION) Art. 106 Ley 1151 de 2007 adquisicion de areas de interes para acueductos municipales (RB-SGP LIBRE ?DESTINACION) Mantenimiento y rehabilitacion de vias terciarias (RB-SGP LIBRE DESTINACION) Fortalecimiento institucional en procesos integrales de evaluacion institucional y politicas financieras ?(RB-SGP LIBRE DESTINACION) Fortalecimiento en el mejoramiento del ingreso recuperacion cartera morosa (RBSGP LIBRE DESTINACION) Mantenimiento,adecuacion del parque principal (RB-SGP LIBRE DESTINACION) Mantenimiento polideportivos municipales (RB-RECURSOS PROPIOS) Mantenimiento y adecuacion de la casa de la cultura municipal (RB-Recursos Propios) Planes de proyectos de mejoramiento de vivienda de interes social (RBRECURSOS PROPIOS) Mantenimiento periodico de puentes (RB-RECURSOS PROPIOS) Mantenimiento y rehabilitacion de vias terciarias (RB-RECURSOS PROPIOS) TOTAL INCORPORADO SEGÚN ACUERDO 006 DE 2014 FUENTE Presupuesto Definitivo RB 110.000.000,00 RB 25.034.157,00 RB 39.331.625,80 RB 30.000.000,00 RB 30.000.000,00 RB 300.000.000,00 RB 100.000.000,00 RB 100.000.000,00 RB 150.000.000,00 RB 180.000.000,00 RB 214.114.179,60 1.278.479.962,40 Como se evidencia los recursos del balance adicionados por fuente de financiación ICLD incluida la renta sobretasa a la Gasolina, se destinaron para atender solo proyectos de inversión, en los sectores más prioritarios incluido $ 400 millones para el sector de Transporte. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 139 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Sin embargo teniendo en cuenta la observación del equipo auditor durante la auditoria, en la vigencia 2015 la adición de los recursos del balance por fuente de financiación ICLD, que incluye la sobretasa a la gasolina, aprobados mediante Acuerdo Municipal 004 del 17 de marzo de 2015, y desagregado en el anexo del Decreto de liquidación del Presupuesto General de Rentas y Gastos de la vigencia 2015, (Decreto número 025 de marzo 20 de 2015), se evidencia en el componente del Ingreso y del gasto el detalle de la renta de ICLD Sobretasa a la Gasolina de manera independiente del total de los ICLD. Por tal circunstancia teniendo en cuenta que la Administración municipal en coordinación de la Secretaria de hacienda y tesoro municipal, atendió la observación del equipo auditor, se solicita sea desvirtuada esta observación administrativa.” CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El equipo auditor verificó la respuesta enviada por la administración donde manifiesta que ““La renta de sobretasa a la gasolina por su naturaleza de renta endógena del municipio, su destinación es de Libre destinación, ya que no existe tampoco acuerdo municipal que haya dado parte de su recaudo a destinación alguna diferente a la de libre destinación, por lo cual esta renta hace parte de la sumatoria del total de los ingresos de libre destinación del Municipio... Bajo esta denominación, es que al efectuar el cierre fiscal y tesoral de la vigencia 2013, se tiene en cuenta el recursos disponible en caja de Sobretasa a la Gasolina para efectos de adición de recursos del balance una vez efectuada la conciliación respectiva es decir, al total de la sumatoria de todos las rentas que hacen parte de los ICLD incluida la sobretasa, se le descuentan a los saldos en bancos, los cheques pendientes de cobro, los pagos a terceros, las reservas presupuestales, las cuentas por pagar y demás exigibilidades, quedando disponible el valor adicionar de recursos del balance, por fuentes de financiación, como lo evidencia el Acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014. No obstante lo anterior la observación de tipo administrativa se convalida, la cual tendrá la connotación de hallazgo administrativo, que se debe incluir en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. ALUMBRADO PUBLICO ( Son recursos sin situación de fondos): De acuerdo a lo dispuesto en el decreto 2424 de 2006 y la resolución CREG 043 de 1995 es responsabilidad de la administración municipal la prestación, administración, operación y mantenimiento del sistema de alumbrado público. El art. 4 del decreto 2424 establece “Los municipios o distritos son los responsables de la prestación del servicio de alumbrado público el municipio o distrito podrá prestar directa o indirectamente, a través de empresas de servicios públicos domiciliarios u otros prestadores del servicio de alumbrado público. PARÁGRAFO: Los municipios tienen la obligación de incluir dentro de sus presupuestos los costos de la prestación del servicio de alumbrado público y los ingresos por impuesto de alumbrado público en caso de que se establezca como mecanismo de financiación”. La administración municipal de Lebrija para el prestación del servicio de alumbrado público realizó el contrato de concesión 0248 de 2010 con La Unión temporal Iluminación del Oriente a veinte años. Igualmente tiene un convenio con la ESSA para el suministro de alumbrado público, la liquidación , facturación y recaudo del impuesto de alumbrado público a los usuarios del servicio. Para la vigencia del 2014 por este impuesto se recaudó $613.000.000 (son recursos sin situación de fondos) , en comparación con la vigencia del 2013 se disminuyó un 5.5%, tal como se observa en el cuadro comparativo: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 140 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL VIGENCIA 2013 INGRESOS Recaudo 2013 Recurso Balance TOTAL COMPROMISOS 649.028.742 32.293.266 32.935.919 VIGENCIA 2014 PAGOS INGRESOS Recaudo 2014 Recursos de Balance COMPROMISOS PAGOS 613.000.000 33.351.906 646.351.906 OBSERVACIÓN N° 44: Durante el trabajo de campo se observó que la empresa electrificadora presentó a la administración municipal un informe sobre los cuentadantes morosos por el concepto de alumbrado público que hasta el mes de agosto de 2014 la deuda asciende a $130.710.099 por lo tanto se realiza una observación de tipo administrativa para que la administración realice el cobro por concepto de morosos de impuesto de alumbrado público. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: “Desde el año 2012, la actual administración municipal ha iniciado políticas de mejoramiento en el ingreso, entre ellas la recuperación de la cartera morosa incluida la del Servicio de Alumbrado Público a partir de la notificación Personal de la Liquidación oficial de los tributos municipales. Como resultado positivo de esta actuación administrativa se han obtenido la recuperación del pago de obligaciones del Servicio de Alumbrado Público, por los siguientes valores: Liquidación Oficial (02)27-11—2014 – PIMPOLLO S.A.S $ 28.671.333.00 Liquidación Oficial (01)27-11—2014 – PIMPOLLO S.A.S $ 10.493.406.00 A través de las acciones administrativas de cobro persuasivo y coactivo se ha recuperado ingresos de vigencias anteriores, y se el despacho de la secretaria de hacienda municipal continua con esta gestión, a fin de sanear la cartera morosa. Por lo tanto, se solicita al equipo auditor tener en cuenta estas actuaciones administrativas y resultados a favor de la finanzas públicas del municipio y desvirtuar esta observación.” CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El equipo auditor verificó la respuesta enviada por el ente auditado donde manifiesta que “Desde el año 2012, la actual administración municipal ha iniciado políticas de mejoramiento en el ingreso, entre ellas la recuperación de la cartera morosa incluida la del Servicio de Alumbrado Público a partir de la notificación Personal de la Liquidación oficial de los tributos municipales. Como resultado positivo de esta actuación administrativa se han obtenido la recuperación del pago de obligaciones del Servicio de Alumbrado Público, por los siguientes valores: Liquidación Oficial (02)27-11—2014 – PIMPOLLO S.A.S $ 28.671.333.00 Liquidación Oficial (01)27-11—2014 – PIMPOLLO S.A.S $ 10.493.406.00 Observándose que ha recuperado cartera morosa por valor de $39.164.739 correspondiente a un 30% del valor adeudado, por lo tanto la observación de tipo administrativa se convalida para que sea incluida en un plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento, con el fin de que se lleve a cabo la recuperación de cartera por este concepto. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 141 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES: Los ingresos recibidos por concepto de sistema general de participaciones para el 2014 se incrementaron en un en comparación al año anterior en un 8.6%, donde el sector que mayor participación tiene es la salud con un 54%, le sigue el sector de educación con un 14%, otros sectores con un 11%, libre destinación con un 10% y el sector de agua potable con un 7%, este bajo porcentaje se debe a que en la vigencia de 2011 se pignoro el 50% de estos recursos para financiar proyectos del Plan maestro de acueducto y alcantarillado. Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011 -2014 ANÁLISIS DE LOS EGRESOS Egresos Totales En la vigencia de 2014 la alcaldía municipal de Lebrija ejecuto recursos por valor de $26,273,239,343 con relación con la vigencia de 2013 se incrementaron en un 3.8% (25,333,105,506.60), de los cuales se pagó el 87.3% ($22.958.007.440) y quedaron cuentas por pagar por valor de $689.901.426 equivalentes a un 2.6%, tal como se observa en el gráfico Los gastos de la administración municipal están compuestos por: Gastos de funcionamiento, Servicio de la Deuda e inversión. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 142 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Gastos de Funcionamiento: Los gastos de funcionamiento corresponde a un 15.47% del total de gastos comprometidos ($4.064.540.684), con relación a la vigencia de 2013 los gastos de funcionamiento se incrementaron en un 37% este incremento se presentó debido a una restructuración que realizó la administración municipal a la planta de personal la cual fue autorizada por el concejo municipal mediante acuerdo N° que paso de 30 a 53 funcionarios. Comparativo gastos de funcionamiento Fuente: Ejecución presupuestal de gastos suministrada por la entidad Los gastos de funcionamiento están conformados por los gastos de personal que para la vigencia de 2014 fueron de $1.757.337.311 presentando un incremento del 10.7% con relación a la vigencia 2013, los gastos generales que fueron de $480.017.381 en comparación con el 2013 se incrementaron en un 54.8% y las transferencia que fueron de $1.483.162.211 se incrementaron en un 64.5% con respecto al 2013, este incremento se presentó debido a los pagos realizados por concepto de conciliaciones que realizó el actual alcalde con los maestros que fueron despedidos en vigencias anteriores. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO PERSONERIA Y CONCEJO MUNICIPAL 2011 -2014. Fuente: ejecucion de ingresos y gastos personeria y concejo mpal. Se observa que en el municipio de lebrija se esta compliendo con lo establecido en la ley 671 de 2000 en cuanto a los gastos de funcionamiento de la administración central, la personeria y el concejo municipal. Para la vigencia de 2014 los gastos del concejo municipal fueron de $197.758.967 en comparación con el 2013 se Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 143 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL incrementaron en un 7%; los gastos de la personeria fueron de $92.126.624 con relacion al 2013 se incrementaron en un 5.5% Servicio de la Deuda El municipio de lebrija en el 2014 por servicio de la deuda comprometió recursos por valor de $405.256.701 de los cuales cancelo el 100%, con relación al 2013 el serivico de la deuda disminuyó del 14% Gastos de Inversión: Los gastos de inversion en el municipio de lebrija se ejecutan con recursos propios el 4%, con recursos del Sistema General de participaciones y fossyga 56.%, con recursos de Balance el 24%,Recursos de Destinacion específica 9%, Recursos propios 5% con aportes del nivel departamental 3% nacional 2%, tal como se observa en el gráfico : Fuente: Ejecución de ingresos y Gastos Suministrado por la Entidad. Los gastos de inversión social en el 2014 fueron de $21.803.441.957 con relación al 2013 se disminuyó en un 0.4%. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000 La ley 617 de 2000, estableció algunos parámetros para la fijación de los gastos de funcionamiento, con base en lo establecido en el artículo 6º de la ley 617 de 2000, los Gastos de funcionamiento no podrán superar como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la ley, en el caso del municipio de Lebrija, el cual por encontrarse clasificado en categoría 6 sus gastos de funcionamiento no pueden superar el límite del (80%) de los ICLD. Se verificó el cumplimiento de la Ley 617 de 2000, para la vigencia 2013 y 2014, obteniéndose el siguiente resultado: INDICADOR LEY 617 DE 2000 CONCEPTO VIGENCIA 2013 ($) VIGENCIA 2014 ICLD 5.531.683.613 6.983.313.069 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 144 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2.379.049.173 2.399.623.629 INDICADOR DE CUMPLIMIENTO 43.% 34.36% CATEGORIA 6 En la vigencia de 2014 el cumplimiento fue del 34.36% observándose que la administración municipal le está dando cumplimiento a lo establecido en la ley 617 de 2000. ANÁLISIS DE LA INVERSIÓN PÚBLICA Distribución de la Inversión Pública por Sector con recursos del SGP Salud: Este sector según la ejecución de gastos registro un presupuesto definitivo de 4.350.228.030 de los cuales comprometió recursos por valor de $4.347.923.344 de los cuales $4,081,080,332.96 corresponden a régimen subsidiado y son sin situación de fondos; los demás recursos ($266.843.012 ) los invierte en salud infantil, Oral ,mental, sexual, nutrición y para enfermedades crónicas no trasmisibles. Otros sectores: el presupuesto asignado para este sector fue de $890,637,595 y comprometió recursos por valor de $747,697,160.24 con los cuales se canceló mejoramiento de vías $559.790.843, sector agropecuario $78.650.000, sector gobierno $50.000.000 con estos recursos se cancela los honorarios del inspector de policía y la comisaria de familia y para fortalecimiento institucional y justica invirtió $95.000.000. Agua Potable y Saneamiento Básico: El presupuesto para este sector fue de $ 1,151,007,491 de los cuales se comprometieron recursos por valor de $769,832,178.62 , de estos recursos $405,256,701.12 son para el pago de del crédito que adquirieron en la vigencia de 2011 para lo cual pignoraron el 50% de los recursos de agua potable del sistema general de participaciones, $295.000.000 son para el pago de subsidios de acueducto, alcantarillado y aseo , los demás recursos fueron para la construcción de redes para la distribución de agua potable $32,000,000.00, para ampliación de redes de la represa piedras negras $25.200.000 y el otro rubro fue para mejoramiento de redes de acueductos veredales por valor de $12,375,477.50. La inversión en este sector se decreció en un 37% al pasar de $2.784.913.041 en el 2013 a $1.756.446.899 en el 2014; Educación: Los recursos asignados por el sistemas general de participaciones fue de $1,139,448,567 de los cuales se comprometieron recursos por valor de $1,054,454,895.00 ; en el rubro donde más recursos se ejecutaron fue en el de calidad que comprometió recursos por valor de $544.000.000, mantenimiento a la infraestructura educativa $205,552,130.22 y construcción, ampliación de la infraestructura educativa por valor de $142,194,068.78. La inversión en este sector se disminuyó en 24%, al pasar de $2.864.937.442 en el 2013 a $2.179.233.020 en 2014, Deporte: Los recursos asignado para el sector deporte fueron de $93.751.326 de los cuales se comprometieron $80.337.158 equivalentes al 85.7%, la mayor Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 145 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL inversión de estos recursos se realizó en mantenimiento a polideportivos, fortalecimiento y apoyo a actividades recreodeportiva en el sector rural y en apoyo a programas y proyectos en el sector deporte. Cultura: los recursos asignados para el sector de cultura fueron de $70.313.494 de los cuales se ejecutaron recursos por valor de $41.850.808 equivalentes a un 60%, de los cuales la mayor inversión la realizó en promoción y difusión del patrimonio cultural, promoción y fortalecimiento de la actividades artísticas culturales y participación en eventos culturales nacionales y departamentales. Alimentación escolar OBSERVACIÓN N° 45 En la vigencia fiscal de 2014 se observó que la administración municipal recibió recursos por valor de $106.074.198, más los recursos de balance $ 98.163.007, para un total de $204.237.205, para alimentación escolar y no los ejecuto, por lo tanto se hace una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCION PRESETADA POR EL ENTE AUDITADO: No presentó ninguna replica CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: No presenta ninguna réplica, por lo tanto se convalida la observación de tipo administrativa, para que sea incluida en el plan de mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. Inversion con Recursos Propios: La inversion social con recursos propios del municipio de Lebrija para el año 2014 fueron de $1.146.077.236 según lo reportado en la ejecución presupuestal de gastos, donde la mayor inversión la ralizaron en el sector de educación en el programa de fortalecimiento educación superior, tecnica y tecnologica, ($236.653.351), programa de mantenimiento y adecuacion del alcantarillado ($210.000.000), programa de mejoramiento y mantenimiento de la malla vial sector urbano y rural ($92.000.000) y en menor representación en los programas de capacitación, asistencia técnica, atención del riesgo, atención a victimas del conflicto armado, protección a la adolescencia y eradicación del trabajo infantil ect. Aportes del Departamento: La inversión con aportes del departamento fue de $ 731.680.230 con lo cual se ejecutaron programas de salud regimen subsidiado $554.587.203, programa de adulto mayor $169.908.457 y con recursos de indersantander para programas de deporte y dotación de escenarios deportivos %7.184.570. Aportes nacionales: La inversión con estos recursos fue de $525.424.044, de los cuales $220.470.308 son sin situación de fondos, y $286.953.736 corresponden a la construcción cubierta y graderia del polideportivo vereda sardinas y un convenio con el Ministrio de Cultura por valor de $18.000.000 para apoyo a actividades artisticas y culturales. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 146 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Recursos de Balance: por recursos del balance quedaron $4.722.710.457 estos recursos corresponden a los saldos que quedan en bancos a 31 de diciembre que son el respaldos de las reservas presupuestales , las cuentas por pagar y lo de más son excedentes financieros, los cuales se deben invertir en la siguiente vigencia en los rubros a los cuales pertenecen. SITUACIÓN PRESUPUESTAL: CONCEPTO 2013 2014 30,809,033,829.27 31,906,122,876.42 2.1 COMPROMISOS 25,333,105,506.60 26,273,239,343.79 TOTAL (1-2) 5.475.928.323 5.632.883.533 1. INGRESOS 1.1 RECAUDOS 2. GASTOS En la vigencia de 2014 se recaudaron recursos por valor de $31, 906, 122,876 de los cuales se comprometieron $26,273,239,343.79 observándose que presenta un superávit de $5.632.883.533 que es el respaldo de las cuentas por pagar y las reservas presupuestales que quedaron para el 2015. VIGENCIAS FUTURAS: Mediante acta del Confis número 016 de 27 de noviembre de 2014 aprobó la autorización al alcalde para que solicité al concejo autorización para comprometer vigencias futuras por valor de $ 2.742.372.080.42. Mediante acuerdo 022 de diciembre 9 de 2014 autorizó al alcalde para asumir compromisos con vigencias futuras ordinarias dándole cumplimiento al artículo 12 de la ley 819 de 2003. Durante la vigencia de 2013 constituyeron vigencias futuras ordinarias así: Acuerdo 032 de octubre 16 de 2013 por valor de$ 633.375.356., con recursos del departamento la secretaria de educación y el municipio . Acuerdo 033 del 30 octubre de 2013 $31.990.000 con recursos provenientes de Incoder y Finagro Acuerdo 036 del 20 de noviembre de 2013 $868.113.064 con recursos de coldeportes y fonade Acuerdo 040 de diciembre 6 de 2013 $823.475.567 RESERVAS PRESUPUESTALES OBSERVACION N° 46: La administración municipal en la vigencia de 2014 constituyó mediante decreto N°002 de enero 2 de 2014 reservas presupuestales por valor de $3.352.258.511, presentándose una diferencia de $9.931.772 con respecto a lo registrado en la ejecución de gastos de la vigencia de 2013 (compromisos menos obligaciones). Durante el trabajo de campo se verifico la ejecución de estas reservas y se encontró que solo cancelo $2.676.284.183.22 y quedaron pendientes de ejecutar reservas por valor de $669, 465,810.08, las cuales debe incluir en el presupuesto Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 147 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL de la vigencia de 2015 como vigencias expiradas, por lo anterior se hace una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVA JAVIER URIBE MOTTA CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: “En la vigencia 2013, se cancelaron en totalidad las reservas presupuestales constituidas, y en el año 2014, se constituyeron reservas presupuestales mediante Decreto 002 del 2 de enero de 2013, por valor de $ 3.352.258.511, de la cuales efectivamente como lo argumenta el equipo auditor se cancelaron el valor de $ 2.676.284.183,22, quedando pendiente por ejecutar el valor de $ 669.465.810.08, como se observa en el cuadro adjunto. DETA_PTO DEFINITI RESERVAS PRESUPUESTALES EJECUCION POR EJECUTAR PAGOS 3.345.749.993,30 2.676.284.183,22 2.676.284.183,22 669.465.810,08 Por ello teniendo en cuenta el valor pendiente por ejecutar de la vigencia 2014, la Secretaria de Hacienda y Tesoro municipal, mediante el mecanismo de la vigencia expirada, expidió el Decreto número 004 de enero de 2015 (adjunto documento), incorporando en el Presupuesto de Rentas y Gastos vigencia 2015, el valor de $ 669.465.810,08 como PASIVOS EXIGIBLES (VIGENCIAS EXPIRADAS), como se evidencia en la ejecución de presupuestal de ingresos con corte a 30 de abril de 2015, en la cual se detalla dentro del capítulo Recursos de Capital, el Superávit fiscal, los recursos del Balance por Procesos en curso, Por vigencias futuras y de igual manera se contemplan los Pasivos Exigibles, así: Rubro presupuestal Fuente Presupuesto Inicial Descripción 02 TOTAL PRESUPUESTO INGRESOS 0207 020721 RECURSOS DE CAPITAL SUPERAVIT FISCAL 020744 RECURSOS DEL BALANCE RECURSOS DEL BALANCE SALDOS NO COMPROMETIDOS VIENCIA 2014 – PROCESOS EN CURSO RECURSOS DEL BALANCE VIGENCIAS FUTURAS PASIVOS EXIGIBLES (VIGENCIAS EXPIRADAS) Convenio Interadministativo contruccion de polideportivos en las escuelas el conchal y escuela rural ?chuspas sede C de la Institucion educativa Vanegas y construccion cubierta polideportivo colegio llanadas ?(RB-APORTE DEL DEPARTAMENTO) Convenio Interadministativo No.8494-08 CDMB, para revision actualizacion y ajuste del esquema de ?ordenamiento territorial (RBAPORTE DEL DEPARTAMENTO) Convenio Interadministativo No. 00215-2012- Estudios y diseos para el plan maestro de aguas (RBAPORTE ?DEL DEPARTAMENTO) Convenio Interadministativo No. 00217-2012Reposicion adecuacion y mejoramiento del 02074403 02074404 0207440501 RECURSOS BALANCE DEL 020744050101 RECURSOS BALANCE DEL 020744050102 RECURSOS BALANCE DEL 020744050103 RECURSOS BALANCE DEL 020744050104 Presupuesto Definitivo Adiciones DE 22.903.560.500,00 11.349.806.417,03 34.177.263.843,03 53.500.000,00 10.018.349.925,03 10.071.849.925,03 0 7.376.195.588,96 7.376.195.588,96 0 2.410.962.810,07 2.410.962.810,07 0 304.249.411,66 304.249.411,66 0 1.177.247.588,33 1.177.247.588,33 0 669.465.810,08 669.465.810,08 0 24.192.213,59 24.192.213,59 0 20.000.000,00 20.000.000,00 0 43.987.200,00 43.987.200,00 0 504.916.460,68 504.916.460,68 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 148 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 020744050105 RECURSOS BALANCE 020744050106 RECURSOS BALANCE 020744050107 RECURSOS BALANCE alcntarillado en la ?Zona Urbana (RB-APORTE DEL DEPARTAMENTO) Convenio Interadministativo No.00003618/2013 cp-13-01378 Construccion Polideportivos en la Escuela el ?conchal, chuspas sede C de la Institucion educativa vanegas y Construccion del Polideportivo Colegio ?Llanadas DEL del Municipio de Lebrija (RBAPORTE cp-13-01385 Construccion Polideportivos en la Escuela el conchal, chuspas sede C de la Institucion ?educativa vanegas y Construccion del Polideportivo Colegio Llanadas del Municipio de Lebrija (RB-APORTE DEL ?DEPARTAMENTO) (RB-APORTE DEL DEPARTAMENTO) Contrato de Obra publica LPL-0913 construccion de 210ML, en pavimento flexible via Rancho JuyDEL La laguna ?municipio de lebrija departamento de santander 0 20.622.633,00 20.622.633,00 0 17.963.090,50 17.963.090,50 0 37.784.212,31 37.784.212,31 Por lo tanto, se desvirtúa ante el Equipo auditor esta observación de carácter administrativa, toda vez que el equipo financiero de la Secretaria de Hacienda, había efectuado este procedimiento acorde con el Decreto 111 de 1996, agradece al equipo auditor tener en cuenta esta aclaración.” CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Se verificó la respuesta enviada por el ente auditado y se observó que en relación a la diferencia que se planteó en cuanto al acto administrativo N°002 de enero 2 de 2014 mediante el cual se constituyen las reservas presupuestales por valor de $3.352.258.511, presentándose una diferencia de $9.931.772 con respecto a lo registrado en la ejecución de gastos de la vigencia de 2013 ($3.362.190.283), no presenta ningún descargo. Por lo tanto, la observación de tipo administrativa se convalida, para que sea incluida en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. CUENTAS POR PAGAR: Mediante decreto 004 de enero de 2014 se constituyeron cuentas por pagar por valor de $221.968.048.35, de los cuales $7.282.951 corresponden a gastos de funcionamiento y $221.968.048.35 corresponden a gastos de inversión y fueron canceladas en su totalidad en la vigencia de 2014. 2 2.1 OTRAS ACTUACIONES Seguimiento a controles de Advertencia En el trabajo de campo se verificó el cumplimiento y las acciones adelantadas por la administración municipal de Lebrija a los siguientes CONTROLES DE ADVERTENCIA que la Contraloría General de Santander ha realizado a los entes sujetos de control así: AL CONTROL DE ADVERTENCIA NO. 04 DEL 13 DE MARZO DE 2013: PLANES DE CONTINGENCIA PARA PREVENIR DESASTRES NATURALES: Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 149 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Gestión de a administración municipal de Lebrija: Mediante Acuerdo No. 024 de septiembre 25 de 2012 en el municipio de Lebrija se conforma el Concejo Municipal de Gestión del Riesgo y el Plan Local de Emergencias y Contingencias PLEC¨S de Lebrija; igualmente la administración municipal de Lebrija cuenta con los respectivos planes de contingencia y emergencia con el fin de prevenir y atender los desastres naturales provocados por las olas invernales, así como constancias de las reuniones del comité municipal de gestión del riesgo se han tomado acciones necesarias para atender los deslizamientos e inundaciones, prevenir y controlar los incendios forestales. CONTROL DE ADVERTENCIA N° 0015, DEL 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013: ASEGURAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE BIENES. La Alcaldía de Lebrija está dando cumplimiento al control de advertencia No 0015 de 2013, relacionado con el aseguramiento y legalización de bienes. Según póliza multirriesgo No 4002158022 de la Aseguradora Solidaria de Colombia, se aseguraron los bienes de la alcaldía durante el mes de Enero de 2014. Mediante Póliza No.021652919 de Allianz Seguros S.A., la Alcaldía de Lebrija aseguró los bienes inmuebles como el edificio; muebles y enseres, equipo eléctrico, equipo móvil y portátil, con cobertura de terremoto, incendio, explosión, entre otros, para el resto de la vigencia 2014. CONTROL DE ADVERTENCIA 013 DEL 29 DE JULIO DE 2014 La Alcaldía de Lebrija está dando cumplimiento al control de advertencia referido, según informe y soportes presentados por la Ing. YANETH DIAZ TORRES jefe de la oficina asesora y de planeación, quien pone en conocimiento al equipo auditor que la Secretaría tomó las acciones necesarias tendientes a revisar semestralmente las obras contratadas por el Municipio de Lebrija y sus respectivas pólizas de vigencia, con el fin de determinar eh estado de la obra y Póliza de cumplimiento, de esta manera poder solucionar a término los inconvenientes que se presenten en un momento determinado, y así realizar el trámite correspondiente para hacer efectiva el amparo de la póliza, al informe se anexó relación del seguimiento realizado a las obras y sus respectivas pólizas contratadas en las vigencias 2010- 2012). 2.2 Atención de Quejas y Denuncias Durante el trabajo de campo, el veedor ciudadano de lebrija GERARDO CARREÑO DIAZ radicó ante el equipo auditor queja de fecha 19 de febrero de 2015 y queja de fecha 25 de febrero de 2015, teniendo en cuenta que esta última se recepcionó al cierre del trabajo de campo, la Coordinadora de auditoria la remitió a la Oficina de Políticas institucionales y de control social de la CGS, quien será la dependencia encargada de efectuar el trámite correspondiente. Del trámite dado a la queja de fecha 19 de febrero de 2015 referencia: solicitud de control de legalidad eventual daño fiscal, se establecen las siguientes conclusiones: 1. Respecto al punto primero de la queja presentada del contrato LPL-012014, teniendo en cuenta que el contrato objeto de cuestionamiento había sido incluido en la muestra de auditoria, el control de legalidad fue resuelto en el contenido del presente informe página 11 del informe preliminar. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 150 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 2. Respecto al segundo punto que refiere: “el contrato de alquiler y de servicio de montaje de figuras navideñas del parque principal del municipio de Lebrija, CONTRATO INV 063- 2014 mediante el cual el veedor manifiesta irregularidad en la ejecución del contrato “porque solo iluminaron 4 árboles con luces comunes”, revisados los soportes documentales presentados por la entidad auditada que constaron de los informes de actividades y de supervisión, registro fotográfico y certificaciones de recibo a satisfacción emitidos por el supervisión, este ente de control concluye que conforme a la evidencia presentada, el objeto contractual fue ejecutado. Lo anterior, sin perjuicio que interesados alleguen evidencias que demuestren lo contrario. CONCLUSION DEL ENTE AUDITOR: Conforme a las evidencias allegadas por la entidad territorial, mediante el cual se acredita el cumplimiento del objeto contractual, el equipo auditor de la Contraloría General de Santander, en aplicación del principio de la Buena Fe conceptúa que el objeto contractual se cumplió a cabalidad. REGISTRO FOTOGRAFICO (evidencias aportadas por la secretaria general del Municipio de lebrija) 3. En tercer lugar el quejoso manifiesta “por otra parte existe jun recaudo del 1% de ingresos corrientes para la adquisición de terrenos y protección de microcuencas de la angula que abastece el acueducto municipal del casco urbano pero en los tres años anteriores mirando el recaudo no ha hecho absolutamente nada al respecto” Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 151 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL RESPUESTA DEL ENTE AUDITOR: Respecto a la solicitud de control transcrita en el punto tercero, el equipo auditor emitió la respectiva observación en la línea de gestión ambiental del presente informe, páginas 60 y 61 del informe preliminar. 4. En cuarto lugar el quejoso manifiesta: “existe un elefante blanco llamado casa de la cultura de este municipio, cual ha sido el ingreso de estampilla e inversión ya que este elefante blanco esta desde el 1 de enero de 2012 no se le ha hecho ninguna inversión y se mantiene tal y como lo dejo el anterior mandatario local, incluso aparece como una meta del plan de desarrollo. TRAMITE DE QUEJA Y RESPUESTA DEL ENTE AUDITOR: Durante el trabajo de campo se solicitó informe de elefantes blancos, donde efectivamente fue relacionada la obra CASA DE LA CULTURA, atendiendo a que la obra no está prestando utilidad a la comunidad, el equipo auditor solicito acompañamiento del equipo técnico de la Contraloría General de Santander, quienes en diligencia de inspección ocular emitieron el siguiente informe técnico: INFORME TECNICO DEL CONTRATO DE OBRA N°0148 DE 2011: NUMERO CONTRATO CONTRATO DE OBRA N°0096 DE 2010 CONTRATO DE OBRA N°0148 DE 2011: OBJETO VALOR TOTAL CONTRATISTA FECHA INICIO Consorcio Obras Civiles. PLAZO INICIAL: Cinco (5) meses Construcción fase I centro cultural del Municipio de Lebrija Departamento de Santander “Construcción fase II Centro Cultural en el municipio de Lebrija”. $739.995.129,00 VR ADICIONAL: $15.380.499,00 $253.802.306,00 Consorcio Cultural Lebrija. Tres (3) meses Noviembre de 2011 Agosto 30 de 2010 FECHA TERMINACIÓN: Marzo 04 de 2011 28 Dentro de la información entregada por parte del Municipio y previo análisis por parte del equipo técnico, se logró evidenciar que la obra correspondiente al contrato 096 de 2010, inicio el día 30 de Agosto de 2010, la obra tuvo una suspensión el día 16 de Diciembre de 2010 y reinicio el día 24 de enero de 2011. El centro cultural tuvo una segunda fase la cual inicio en Noviembre de 2011, con la cual tampoco se dio al servicio de la comunidad y actualmente se encuentra en abandono. INSPECCION OCULAR El día 24 del mes de Febrero del año en curso se realizó inspección ocular al sitio de la obra, inspección que fue realizada por el equipo técnico de la Contraloría General de Santander la cual fue asistida por la Ingeniera Yaneth Díaz Torres en su calidad de Secretaria de Planeación, evidenciando lo siguiente: Se encuentra un auditorio de 11.05m x 18.13m, en 10 niveles de gradería y tarima. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 152 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Gradería y tarima de Auditorio Acceso con baterías sanitarias para hombres y mujeres. Baterías Sanitarias para damas y caballeros Se logra verificar la instalación de piso en baldosín en granito. Baldosín en granito Dentro de todas las instalaciones eléctricas, se logra evidenciar la ausencia de cableado en varios puntos. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 153 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Igualmente se evidencia la instalación de puertas y ventanas El acceso a las instalaciones del centro cultural se encuentra en total abandono, de igual manera se evidencia el abandono de las obras que se planeaban como proyección para un segundo nivel. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 154 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Placa para segundo nivel Adicional a lo anterior se evidencian afectaciones en algunas partes de la obra como humedad en paredes y techo, así como demolición de recubrimiento en columna. Humedad en placa y pared Columna picada PRONUNCIAMIENTO DEL EQUIPO TECNICO: Es importante resaltar que las obras ejecutadas para la fase I y fase II del centro cultural del Municipio de Lebrija fueron recibidas en el 2011 y 2012 por parte del Municipio, esto nos indica que las obras se encuentran en un total abandono hace más de tres años, pues la siguiente fase no se ha ejecutado dejando sin servicio para la comunidad tan importante obra, convirtiéndolo en un elefante blanco. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 155 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Debido al abandono en que se encuentra esta obra y la falta de seguridad ya se ha visto afectada por saqueadores, de igual manera la falta de mantenimiento está deteriorando las obras ya ejecutadas. Adicional a lo anterior también se logró evidenciar falencias en la instalación del cielorraso en drywall ya que no se manejó el tema de la acústica. De no tomarse los correctivos necesarios y realizar la gestión necesaria por parte del Municipio para finalizar este proyecto, se puede estar incurriendo en un posible detrimento al patrimonio; por tal razón el Municipio de Lebrija debe tomar las medidas necesarias con el fin de dar una solución definitiva a la problemática que se presenta para no dejar una obra inconclusa y se dé al servicio de la comunidad. por lo anterior, el equipo auditor establece observación ADMINISTRATIVA, a fin de que se adopten todas las gestiones administrativas, presupuestales y financieras para adecuar las instalaciones y poner en funcionamiento la obra al servicio de la comunidad, de manera tal que sea satisfecha la necesidad planteada. Así mismo se ADVERTE a la administración Municipal que la no terminación de las obras inconclusas genera un detrimento patrimonial de conformidad con el artículo 6 de la ley 610 de 2000 que reza: “Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías”. OBSERVACION N° 47: LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DEBE REALIZAR GESTIONES ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTALES Y FINANCIERAS PARA DAR TERMINACION A LAS OBRAS INCONCLUSAS ALCANCE DE LA OBSERVACION: Presuntos Responsables ADMINISTRATIVO JAVIER MOTTA URIBE Alcalde Municipal RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO Para el proyecto de la CENTRO CULTURAL, el municipio ya cuenta con el proyecto de inversión disponible, para iniciar la inversión y adecuación con el fin de dar cumplimiento a los controles de advertencia y culminar las obras denominadas como elefante blanco. Adicionalmente en el presupuesto de la vigencia 2015, se apropiaron $400.000.000 para la adecuación del centro cultural. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL Se CONFIRMA hallazgo administrativo e aras de efectuar el respectivo seguimiento a la acciones correctivas adoptadas por el ente territorial. 5. Respecto al punto quinto, en el cual el veedor manifiesta: “las multas de tránsito se han dejado de cobrar multas por caducidad y falta de cobro coactivo , los mismo con el cobro del impuesto predial también existe vencimiento de términos lo que entre ambos se causó un daño fiscal de considerable monto, son reincidentes con este daño fiscal” RESPUESTA DEL ENTE AUDITOR: El trámite al presente punto de la queja, ya fue resuelto en el cuerpo del informe correspondiente al ítem 1.3.1 Gestión financiera pagina 86 y 87 del presente informe preliminar. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 156 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 6. En sexto lugar se denuncia. “tienen contratados 5 asesores jurídicos de fechas de terminación de cada contrato 30 diciembre de 2015 uno para el Despacho lo cual es insólito en un Municipio de sexta categoría , lo cual solicito la revisión de esta contratación y la revisión de cada contrato”. RESPUESTA DEL ENTE AUDITOR: De la revisión efectuada y conforme a relación emitida por el Despacho del Alcalde se hace constar que la entidad Territorial suscribió 4 contratos así: NUMERO CTO CONTRATISTA 00000001 ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO 00000007 FREDY FABIAN SUAREZ FLOREZ 000000027 FREDY FABIAN SUAREZ FLOREZ 000000014 EDGAR HIGINIO RUEDA TRIANA VALOR PLAZO (DIAS) 51,000,000 350 26,400,000 343 18,700,000 338 42,750,000 340 OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES ALTAMENTE CALIFICADOS PARA LA ASESORÍA JURÍDICA DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REPRESENTACION JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJASANTANDER APOYO A LA GESTION EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUINICIPIO DE LEBRIJA, POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN TITULO EJECUTIVO, CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Respecto al objeto denunciado, es preciso indicar que Colombia está constituida como un Estado Social de Derecho, dentro del cual las entidades territoriales gozan de descentralización y autonomía. Por su parte, el artículo 287 de la Constitución Política, establece que las entidades territoriales gozan de autonomía para gestionar sus intereses, y dentro de los límites de la Constitución y la Ley; además señala los derechos de las entidades territoriales para el ejercicio de esa autonomía otorgada por la Constitución: gobernarse por autoridades propias, ejercer las competencias que le correspondan, administrar los recursos y establecer los tributos necesarios para el cumplimiento de sus funciones y participar en las rentas nacionales. Conforme a lo anterior y en el marco de sus competencias, la entidad tiene autonomía respecto de su organización administrativa para dar cumplimiento a los fines esenciales del estado y la prestación del servicio público esencial. En este orden de ideas, no se observa por parte de este Ente de control irregularidad que Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 157 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL permita determinar la ocurrencia de daño fiscal, por el número de contratos suscritos. 7. Como último se denuncia “incluso el asesor del despacho suscribió dos contratos paralelos que coincidían en el periodo de contratación: contrato 048 de 2014 y el contrato 00001 de 2014, respecto del primero, lo extraño es que ya se había contrato este mismo objeto con la señora MONICA JIMENA PEREZ SANCHEZ mediante contrato 131 de 2012 elaboración del manual de contratación: N° CONTRATO OBJETO CTO CONTRATISTA 00000001 ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO 00000048 ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES ALTAMENTE CALIFICADOS PARA LA ASESORÍA JURÍDICA DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES ALTAMENTE CALIFICADOS PARA APOYAR A LA SECRETARIA GENERAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA EN LA ADOPCION DEL NUEVO MANUAL DE CONTRATACION INTERVENTOR VALOR JAVIER URIBE MOTTA 51,000,000 JAIRO RANGEL REGUEROS 17,200,000 RESPUESTA DEL ENTE AUDITOR: Los argumentos expuestos en este último punto no son de recibo, por cuanto si bien es cierto que los objeto del contrato 0048 de 2014 y el contrato 131 de 2012 coinciden en la elaboración y adopción del nuevo manual de contratación , la suscripción de los dos contratos obedeció a un mandato expreso de los decreto 734 de 2012 y decreto 1510 de 2013, los cuales ordenaron a todas las entidades regidas por el estatuto general de contratación proceder a realizar ajustes a los manuales de contratación conforme a los referidos decretos. En estos términos se da por absuelta la queja radicada por el señor Gerardo Carreño Díaz veedor ciudadano de lebrija. 2.3 Recurso Humanos FACTORES DE SEGUIMIENTO A CONTROLES DEL RECURSOS HUMANO Mediante el Decreto 0034 del 19 de agosto de 2009, se estableció la planta de personal de la Alcaldía Municipal de Lebrija, se habla de planta global, sin embargo se adopta en forma estructural, donde claramente se nota que los cargos están adscritos a las diferentes dependencias que conforman la planta. Durante la vigencia 2013 se realizó un estudio técnico para para el proceso de modernización institucional, de la administración central alcaldía de Lebrija y mediante resolución número 164 de julio 24 de 2013, se adopta el manual especifico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales para los empleados de planta global de personal de la administración central del municipio de Lebrija, para establecer los diferentes empleos que conforman la planta de persona de la administración central de la alcaldía de Lebrija, fijada por el decreto número 048 de 24 de julio de 2013, las cuales deberán ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misión, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le señala la ley. Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 158 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL El proceso de gestión del talento humano y mantenimiento es responsabilidad de la secretaria general para la cual cuenta con el apoyo de 5 servidores públicos, 2 funcionarios de planta y 3 contratistas externos. El organigrama de la Alcaldía se encuentra enmarcado en una planta de personal con la siguiente estructura administrativa la cual consta de 47 funcionarios de planta distribuidos en: Uno (1) de elección popular, en este caso el Alcalde A nivel directivo Uno (1) de Termino fijo, Control Interno 13 de carrera administrativa, de los cuales dos (2) es de nivel profesional, cinco (5) de técnico y seis (6) asistencial 24 provisionales, que se compone de tres (3) profesionales, siete (7) técnico y catorce (14) de nivel asistencial. 8 de libre nombramiento, de los cuales cuatro (4) pertenece al nivel directivo, uno (1) asesor, dos (2) profesional y un (1) técnico, y ninguno en periodo de prueba según lo expuesto por la Secretaría General de la Entidad. Dando cumplimiento a los propósitos previstos en la Ley 909 de 2004, la cual corresponde al sistema de información y gestión del empleo público SIGEP, la cual nos da como una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y en la gestión del recursos humano al servicio del estado. Aleatoriamente se revisaron las hojas de vida de funcionarios como también algunas órdenes de prestación de servicios en diferentes rangos los cuales se constató que las hojas de vida se encuentran debidamente diligenciadas, y actualizados en los formatos que exige la función pública 3. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES 3.1 Cuadro de hallazgos detectados y comunicados TIPO DE HALLAZGO A 1 X 2 3 D P F PRESUNTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO S LOS ESTUDIOS DEL SECTOR REALIZADOS ADECUADAMENTE NO SON 5 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINAS GESTORAS DESVIRTUADO X OBSERVACION DEFICIENCIAS EN LA FASE DE PLANEACION E INADECUADA ELABORACION DE PROCESO CONTRACTUAL LPL-08-2014 4 CUANTIA X X LICITACION PÚBLICA 02- 2014: LA ENTIDAD NO DEFINE CORRECTAMENTE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN CONFORME A LA LEY 80 DE 1993, DECRETO 1510 DE 2015 INCURRIENDO EN PRESUNTO INCUMPLIMIENTO AL PRINIPIO DE LEGALIDAD CONTRACTUAL LPL-07-2014: INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 20 NUMERAL 4 DEL DECRETO 1510 DE 2013, POR CUANTO NO SE DEFINEN LAS VARIABLES QUE SOPORTAN EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO EN LOS ESTUDIOS PREVIOS PAGINA DEL INFORME 9 9 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde OFICINAS GESTORAS 10 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde OFICINAS GESTORAS 15 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde OFICINAS GESTORAS 19 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 159 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 6 7 LICITACION PUBLICA LPL-01-14: INCUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN PREVISTOS EN EL DECRETO 1510 2013 CONFORME A LA NATURALEZA Y TIPO BIENES A ADQUIRIR. DEFICIENCIAS EN EL SEGUIMIENTO SUPRVISION LA CONSUMO Y GASTO COMBUSTIBLE POR FALTA DE MECANISMOS CONTROL IDONEOS X 10 11 Y DE DE DEFICIENCIAS EN EL CUMPLIMIENTO A LA FUNCION DE SUPERVISION DEL CONTRATO EN LOS CONTRATOS DE CONSULTORIA POR CUANTO NO SE VERIFICAN LA DISPOSICION DEL PERSONAL OFRECIDO EN LA PROPUESTA, NO SE ACREDITA EL VINCULO LABORAL O CONTRACTUAL ENTRE EL PERSONAL OFRECIDO Y EL PROPONENTE. X 8 9 DE DE DE JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO Y FISCAL 20 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde OFICINA GESTORA SUPERVISIÓN DESIGNADA 25 DESVIRTUADO X LA OBRA PRESENTÓ FALLAS DE ESTETICA QUE DEBEN SER CORREGIDAS SA-01-2014. X INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 43 LEY 80 DE 1993, LEY 1253 DE 2012 POR CUANTO EL CONTRATO ORIGINADO EN LA URGENCIA MANIFIESTA, Y EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LA DECLARÓ, JUNTO CON EL EXPEDIENTE CONTENTIVO DE LOS ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS NO FUERON ENVIADOS A ESTE ENTE DE CONTROL FISCAL POR LA ENTIDAD TERRITORIAL. CONTRATO N° P.C.C.P N° 1 X DEFICIENCIAS VARIAS EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES DE MINIMA CUANTIA CONFORME A LO INDICADO EN LA DESCRIPCION DEL HALLAZGO DEL PRESENTE INFORME. X 29 ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA AlcaldeIng. Yaneth Díaz Torres Secretaria de Planeación ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde JOSUE HERRERA CASTILLO Secretario de GobiernoDISCIPLINARIO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO 33 35 38 OFICINAS GESTORAS JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO JOSUE HERRERA CASTILLO SECRETARIO DE GOBIERNO 12 X X SE SUSCRIBIO CONTRATO DE MINIMA CUANTIA ROBERT AUGUSTO SIN QUE EL CONTRATISTA CUMPLIERA EL DUARTE QUINTERO Asesor Externo REQUISITOS DE CAPACIDAD JURIDICA COMO H-A, H-D REQUISITO HABILITANTE DE IDONEIDAD, LO ANTERIOR OCNFORME A LA DESCRIPCION DEL HALLAZGO: INV 011-2014 POR CUANTO LOS ITEMS MAS REPRESENTATIVOS JAIRO RANGEL CORRESPONDIENTES AL SUMINISTRO DE BIENES REGUEROS DE PAPELERIA Y ELEMENTOS DE OFICINA Y SECRETARIO DE EQUIPOS DE COMPUTO NO CORRESPONDIAN AL CULTURA, OBJETO SOCIAL DEL CONTRATISTA DEPORTE Y SELECCIONADO. INV-063-2014 NO ACREDITO TURISMO ( E ) IDONEIDAD. DISCIPLINARIO IVAN DARIO MEDINA HERNANDEZ TECNICO ADMINISTRATIVO Evaluador Designado. ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO Asesor Externo H-A, H-D Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 40 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 160 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 13 X 14 X 15 16 X X X JAVIER URIBE MOTTA INCUMPLIMIENTO AL PRINCIPIO DE Alcalde TRANSPARENCIA, PUBLICIDAD Y DEBER DE H-A, y H-F SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTAS (H-D) JOSUE HERRERA POR CUANTO LA ENTIDAD NO PUBLICÓ EN EL CASTILLO SECOP LOS DOCUEMNTOS PREVIOS PARA LA SECRETARIO SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTAS NI DE GOBIERNO H-A, REALIZÓ LA RESPECTIVA CONVOCATORIA H-D y H-F PUBLICA, ESTO POR CUANTO PUBLICO ROBERT AUGUSTO DOCUMENTOS DIFERENTES A LOS DEL PROCESO DUARTE QUINTERO (H-D) Asesor Externo H-A, H-F JAVIER URIBE SE SUSCRIBIO CONVENIO SIN EL MOTTA CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE Alcalde PROCEDIBILIDAD CONFORME AL ARTÍCULO 2 DE ADMINISTRATIVO LA LEY 1012 DE ENERO 23 DE 2006 OFICINAS GESTORAS LOS APORTES REALIZADOS EN LOS CONVENIOS PARA AUNAR ESFUERZOS SON IRRISORIOS Y NO PROPORCIONALES ENTRE LAS PARTES DESNATURALIZANDO LA FINALIDAD DE LOS CONVENIOS SUSCRITOS PARA “AUNAR ESFUERZOS”, ASI MISMO SE EVIDENCIÓ QUE LOS MISMOS (APORTES DE LA PARTE CONVENIDA) NO SON OBJETO DE VERIFICACION POR LAS SUPERVISIONES. LICITACION 09-2014: LOS DOCUMENTOS PREVIOS Y PLIEGOS DE CONDIONES ESTABLECEN REQUISITOS DESPRORCIONADOS E INJUSTIFICADOS A LA LUZ DE LOS PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACION ESTATAL GENERANDO RIESGO DE INCURRIR EN LAS PRACTICAS INDEBIDAS DE LA CONTRATACION PUBLICA CON AFECTACION AL DEBER LEGAL Y FUNCIONAL JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO OFICINAS GESTORAS JAVIER MOTTA URIBE representante legal H-A, H-D REYNALDO FERREIRA Jefe de oficina Asesora y de planeación H-A, H-D 45 49 51 52 ROBERT AUGUSTO DUARTE asesor externo de contratación H-A, HD 17 X JAVIER URIBE INCUMPLIMIENTO AL PRINCIPIO DE PUBLICIDAD MOTTA DIRECTIVA 007 DE 2011 PGN, DECRETO 734 DE Alcalde 2012, LEY 80 DE 1993, DECRETO 1510 DE 2013. POR ADMINISTRATIVO NO PUBLICACION EN EL SECOP 18 X SE PRESENTARON DEFICIENCIAS EN LA JAVIER URIBE COORDINACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE MOTTA DIFERENTES OBRAS, LO QUE AFECTO EL NORMAL Alcalde DESARROLLO DE LAS MISMAS. ADMINISTRATIVO 64 19 X DEFICIENCIAS EN LA RENDICION DE CUENTA AL SISTEMA DE GESTION TRANSPARENTE 69 ESCASA GESTION EN LA COMPARENDO AMBIENTAL APLICACIÓN DEL 20 X 21 X FALTA DE INVERSION EN PROGRAMAS DE REFORESTACION Y MANTENIMIENTO A LAS AREAS DE PROTECCIÓN DE MICROCUENCAS ABASTECEDORAS DE AGUA X INCUMPLIMIENTO DE ALGUNAS ACCIONES CORRECTIVAS INCLUIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO APROBADO VIGENCIA 2014. 22 23 X FALTA DE CUMPLIMIENTO EN ALGUNAS METAS DEL PLAN DE DESARROLLO. ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA Alcalde – Periodo 2012-2015 Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 63 73 74 85 93 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 161 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL 24 X A pesar de haber cancelado la gran mayoría de cuentas bancarias inactivas, aún quedan cuentas corrientes y de ahorro sin movimiento débito ni crédito y de convenios que deberán ser depuradas. 25 X Existen conciliaciones bancarias con partidas por depurar desde vigencias 2012 y 2013 y cheques girados hace mas de 6 meses, ya caducó su vigencia. X La Alcaldía de Lebrija tiene rentas por cobrar que superan los 5 años, permitiendo así que se de el fenómeno de la prescripción. 26 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 96 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 97 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 99 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO 27 X X Durante la vigencia 2014, se dio el fenómeno de la prescripción en la Alcaldía de Lebrija, por valor de $1.834.645. SONIA SERRANO PRADA Ex Alcaldesa 2008 – 2011 ELIANA MARCELA CAMARGO Secretaria de Hacienda 2008 -2011 FISCAL $1.834.645 100 7.650.391 104 JAVIER URIBE MOTTA Alcalde ADMINISTRATIVO 28 29 30 X X X X Durante la vigencia 2014, se dio la prescripción de comparendos desde la vigencia 2006, por valor de $7.650.391. Si tenemos en cuenta, la cartera de acuerdo con la base de datos de los contribuyentes, la gestión sería insuficiente. Existen partidas que superan los $500.000.000 y sobrestiman el Activo de la entidad. SONIA SERRANO PRADA Ex Alcaldesa 2008 – 2011 ELIANA MARCELA CAMARGO Secretaria de Hacienda 2008 -2011 FISCAL JAVIER URIBE MOTTA Alcalde JAVIER URIBE MOTTA Alcalde JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 31 X La depreciación se lleva a cabo en forma global y no individualizada como lo indica la norma contable. 32 X Por la falta de documentos de propiedad, no se han dado de baja, las motocicletas que reposan en las instalaciones de la entidad. 33 X La Alcaldía no incluyó en sus estados financieros, los elementos adquiridos durante la vigencia 2014. JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 34 X El valor de la retención en la fuente de Diciembre de 2014, no fue girado a la DIAN en su totalidad. . JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 35 X La alcaldía debe adelantar las gestiones y trámites correspondientes, que generen las demandas que tiene en su contra. JAVIER URIBE MOTTA Alcalde JAVIER URIBE MOTTA Alcalde Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co 106 107 108 110 110 112 112 CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 162 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL X El registro contable registrado en el Balance vigencia 2014, en la cuenta Otros Pasivos, no fue debidamente contabilizado, deberá ser reversado y corregido. JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 114 37 X Existen cuentas tanto del activo como del pasivo que ameritan ingresar al proceso de sostenibilidad contable, con el fin de que sus estados contables reflejen la realidad financiera. JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 116 38 X El informe de control interno contable, arroja deficiencias que deberán ser tenidas en cuenta en el plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir. JAVIER URIBE MOTTA Alcalde 117 Durante el trabajo de campo se observó que la administración municipal no está adicionando el total de los recursos recaudados de más ($1.867.809.034) dentro de la vigencia fiscal, por lo anterior se hace una observación de tipo administrativa. JAVIER URIBE MOTTA,Alcalde 120 36 39 X 40 DESVIRTUADO 123 41 DESVIRTUADO 126 42 X 43 X 44 X 45 X 46 X Durante el trabajo de campo se observó que según la ejecución presupuestal de ingresos y gastos en el rubro de estampilla Pro cultura se presenta una diferencia en relación a los recursos del balance por valor de $115.101.564, en cuanto a los recursos del balance que quedaron en el 2013( $293.959.281 según la ejecución de ingresos de 2013) y los que adiciona por este concepto en el 2014 ( $178.857.717) en la ejecución de ingresos. Según el acto administrativo acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014 en el artículo segundo establece que se deben adicionar al rubro de cultura el valor de $499.526.406 y en el decreto 031de marzo 28 de 2014 donde realiza la desagregación en el anexo del decreto de liquidación del presupuesto, establece que para el sector cultura se adicionan $308.139.583, presentándose una diferencia de $191.386.823 diferencia que debe entrar a sustentar, de lo contrario está incurriendo en una observación de tipo administrativa. Igualmente, la administración municipal anexa una acta aclaratoria al acuerdo 006 del 28 de marzo de 2014 donde registra que los recursos por estampilla pro cultura son de $368.572.145, observándose que los valores en todos los actos administrativos que presenta son diferentes dejando ver que la administración municipal no tiene claro cuánto son recursos que tiene por concepto de estampilla pro cultura. Durante el trabajo de campo se realizó la verificación de los ingresos recibido por concepto de sobretasa a la gasolina y se encontró que: en la vigencia de 2013 según el extracto bancario quedaron recursos en bancos para adicionar por valor de $1.864.587.095 según certificación de la contadora y en el acto administrativo mediante el cual constituyen los recursos de balance para la vigencia del 2014 se observó que no los incluyeron ni en la ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia de 2014 Durante el trabajo de campo se observó que la empresa electrificadora presentó a la administración municipal un informe sobre los cuentadantes morosos por el concepto de alumbrado público que hasta el mes de agosto de 2014 la deuda asciende a $130.710.099 En la vigencia fiscal de 2014 se observó que la administración municipal recibió recursos por valor de $106.074.198, más los recursos de balance $ 98.163.007, para un total de $204.237.205, para alimentación escolar y no los ejecuto, La administración municipal en la vigencia de 2014 constituyó mediante decreto N°002 de enero 2 de 2014 reservas presupuestales por valor de $3.352.258.511, presentándose una diferencia de $9.931.772 con respecto a lo registrado en la ejecución de gastos de la vigencia de 2013 (compromisos menos obligaciones). JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde 129 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde 133 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde 136 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde 141 JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde 142 Durante el trabajo de campo se verifico la ejecución de estas reservas y se encontró que solo cancelo Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 163 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL $2.676.284.183.22 y quedaron pendientes de ejecutar reservas por valor de $669, 465,810.08, las cuales debe incluir en el presupuesto de la vigencia de 2015 como vigencias expiradas, por lo anterior se hace una observación de tipo administrativa. 47 X 3.2 LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DEBE REALIZAR GESTIONES ADMINISTRATIVAS, PRESUPUESTALES Y FINANCIERAS PARA DAR TERMINACION A LAS OBRAS INCONCLUSAS 151 Cuadro numérico de observaciones o hallazgos TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA DISCIPLINARIA FISCAL PENAL SANCIONATORIO TOTAL 4 JAVIER MOTTA URIBE Alcalde Municipal CANTIDAD 43 3 2 0 0 48 VALOR $9.485.036 $9.485.036 CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION GESTION PRESUPUESTAL: De la gestión presupuestal de la Alcaldía de Lebrija se puede decir que fue favorable dado que la programación, aprobación y ejecución del presupuesto, permitió registrar un superávit presupuestal durante la vigencia 2014 , explicado principalmente por los siguientes hechos: De la programación presupuestal de 2014 $ 33.598.538.128,56 se recaudó $ 31.906.122.876,42 equivalente al 95%; comprometió recursos por valor de $26.273.239.343,79 y presentó un superávit presupuestal 5.632.883.5333 razón al comportamiento del recaudo, observándose que la gestión administrativa estuvo encaminada al cumplimiento del decreto 111 de 1996 y demás normas reglamentarias. CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL Control Financiero: El control financiero de la Alcaldía, en lo que refiere a los estados contables fue favorable, ya que de acuerdo a lo expresado en el dictamen a los estados financieros del Municipio con corte a diciembre 31 de 2014, son razonables con salvedades. CONCEPTO GESTION CONTRACTUAL Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual es CON DEFICIENCIAS, resultantes de revisar los aspectos que se relacionan a continuación: cumplimiento de las especificaciones técnicas, cumplimiento de las deducciones de ley, cumplimiento del objeto contractual, cumplimiento de las labores de seguimiento e interventoría y liquidación de los contratos, consecuencia de las observaciones resultantes del proceso auditor. 4.1 Concepto de la gestión fiscal con fenecimiento o No fenecimiento Que producto del ejercicio de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular realizada a la ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJASANTANDER, de la información correspondiente a las vigencia 2014, se pudo establecer que la administración, el manejo de los bienes y recursos, los sistemas de registros, la reportabilidad y el cumplimiento de metas e impacto de resultados, arrojó un concepto DESFAVORABLE, según análisis de Auditoría realizado a la Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO CÓDIGO: Página 164 de 164 SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL cuenta y según resultado de evaluación de la Gestión de acuerdo al Informe Definitivo de la vigencia. Por tanto, se recomienda NO FENECER la cuenta rendida por JAVIER URIBE MOTTA representante legal de la ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA, vigencia 2014. El presente informe es de carácter DEFINITIVO, en consecuencia NO está sujeto a las respectivas contradicciones. De igual manera es deber del Representante legal, diligenciar el respectivo Plan de Mejoramiento a los hallazgos detectados por el equipo auditor, para que se subsanen los mismos, el cual se debe presentar un ÚNICO Plan de Mejoramiento en medio virtual de conformidad con los artículos 40, 80, 81, 82, 83, 122 y 123 de la Resolución Nro. 0944 del 30 de diciembre de 2014 emitida por la Contraloría General de Santander. Las controversias deberán registrarse en el sistema GESTION TRANSPARANTE a través del Módulo ANEXOS ADICIONALES, en formato AA-008, y dirigida al Coordinador de Auditoria o a quien haga sus veces. Los soportes de evidencias se subirán en formato PDF. POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) SANDRA JANETH ZARATE AMADO Profesional universitaria MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR Profesional Universitaria (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ELVENY PAVON VILLABONA Profesional Especializada ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Coordinadora Auditoria Auditora Fiscal (ORIGINAL FIRMADO) SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub contralora Delegada para el Control Fiscal Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306146 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co
