Descarga - Práctica Administrativa

Fundamentación Teórica de la Práctica Administrativa
"La tarea básica de la administración es hacer las cosas
por medio de las personas de manera eficaz y eficiente"
Idalberto Chiavenato [1]
Comencemos por la etimología. La palabra administración viene del
latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y
significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel
que presta un servicio a otro [1]. Sin embargo, en la actualidad, la
palabra administración tiene un significado distinto y mucho más complejo
porque incluye (dependiendo de la definición) términos como "proceso",
"recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han
cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste término
se ha vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día,
las cuales, varían según la escuela administrativa y el autor.
Teniendo todo esto en cuenta, en el presente artículo se proporciona
una definición general de administración que está basada en las propuestas
de algunos prestigiosos autores, con la finalidad de brindar al lector una idea
general del significado del término administración en nuestros días. Luego, se
proporciona una breve explicación de ésta definición y un axioma para ser
considerado.
Definición de Administración:

Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de
planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr
los objetivos organizacionales" [1].

Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de las
actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y
eficaz con otras personas y a través de ellas"[2].

Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de
estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de
metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional" [3].

Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez y Periáñez
Cristóbal, la administración es "el conjunto de las funciones o procesos
básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que,
realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia
y eficiencia de la actividad realizada en la organización" [4].

Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y
mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos
cumplan eficientemente objetivos específicos" [5a].

Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un conjunto de
actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente y
eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la
organización" [6].
En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo la
siguiente definición de administración:
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a
continuación:
1. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un
conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:
o
Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones
y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas,
proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos,
normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo
además la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de acción futuros [4]. En pocas palabras, es
decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el
cómo se lo va a lograr.
o
Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y
dónde se toman las decisiones [2].
o
Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que
contribuyan a favor del cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la
administración .
o Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los
planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y
planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la
contribución a la corrección de éstas [5].
2. Uso de recursos: Se refiere a la utilización de los distintos tipos de
recursos que dispone la organización: humanos, financieros, materiales
y de información.
3. Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se
realizan en la organización y que al igual que los recursos, son
indispensables para el logro de los objetivos establecidos.
4. Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de
planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la
realización de actividades, no son realizados al azar, sino con el
propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.
5. Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de
objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la
mínima cantidad de recursos [5].
Axioma: En pocas palabras, administrar (ya sea una organización, una familia
o la vida de uno mismo) es decidir con anticipación lo que se quiere lograr y el
cómo se lo va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles y ejecutar
las actividades planificadas con la finalidad de lograr los objetivos o metas
establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la menor cantidad de recursos
posible
Administración Pública
La palabra “administrar” proviene del latín ad-ministrare, ad (ir, hacia)
y ministrare (servir, cuidar) y tiene relación con la actividad de los ministros
romanos en la antigüedad. No obstante, el concepto de Administración Pública
puede ser entendido desde dos puntos de vista. Desde un punto de vista
formal, se entiende a la entidad que administra, o sea al organismo público que
ha recibido del poder político la competencia y los medios necesarios para la
satisfacción de los intereses generales.
Desde un punto de vista material, se entiende más bien la actividad
administrativa, o sea la actividad de este organismo considerado en sus
problemas de gestión y de existencia propia, tanto en sus relaciones con otros
organismos semejantes como con los particulares para asegurar la ejecución
de su misión.
Administración Pública es un término de límites imprecisos que comprende el
conjunto de organizaciones públicas que realizan la función administrativa y de
gestión del Estado y de otros entes públicos con personalidad jurídica, ya sean
de ámbito regional o local. Por su función, la Administración Pública pone en
contacto directo a la ciudadanía con el poder político, satisfaciendo los
intereses públicos de forma inmediata, por contraste con los poderes legislativo
y judicial, que lo hacen de forma mediata.
También se puede entender como la disciplina encargada del manejo científico
de los recursos y de la dirección del trabajo humano enfocada a la satisfacción
del interés público, entendiendo este último como las expectativas de la
colectividad.
Actualmente, el modelo de administración habitual es el modelo burocrático
descrito por Max Weber. Se basa en la racionalidad instrumental y en el ajuste
entre objetivos y medios. Es un conjunto de funcionarios que están ligados al
cumplimiento de las funciones estatales: en los niveles operativos, técnicos y
profesionales; comprendidos en las tareas administrativas, así como los niveles
especializados bajo sistemas independientes de carrera. Las características de
las burocracias exitosas dependen de una burocracia profesional y
meritocrática, capaz de gestionar las políticas públicas durante momentos de
transiciones de gobierno y períodos de crisis; así, las funciones estatales tienen
asegurada la capacidad técnica y la neutralidad de la implementación, pues
facilita la efectividad y eficiencia de las políticas limitando la discrecionalidad en
las decisiones de Gobierno.
El término Administración Pública hace referencia a una multiplicidad de
actividades que el Estado realiza para la consecución de sus fines. Para ello,
es necesaria la existencia de diversos órganos que la conforman y realizan
cierta actividad administrativa bajo los límites de su competencia y modo de
funcionamiento.
Otra acepción que se le puede dar a la Administración Pública es el de ciencia
de gobierno desarrollada principalmente por el Organismo Ejecutivo sin
perjuicio de las funciones relacionadas al legislativo y judicial.
La Administración Pública excede actualmente los presupuestos esenciales
de órgano estatal, al comprenderse que también el administrado es parte de la
misma al ejercer sobre las decisiones estatales un control directo mediante la
utilización de recursos administrativos, el ejercicio de su derecho a acceso al
información pública y de recursos técnico jurídicos ante los órganos
jurisdiccionales o constitucionales para la defensas y restauración de sus
derechos.
Vamos, pues, aprendiendo que la Administración Pública tiene sus
características históricas, doctrinarias, filosóficas, políticas y técnicas que la
hacen, definitivamente, distinta y más compleja que la administración o
gerencia privada
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación
sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en
el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad
religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se
puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos
existentes.
2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de
otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y
distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de
producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la
vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la
mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por
eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un
organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo
formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios,
procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas
con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística,
derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología,
etc.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a
las diferentes necesidades de la empresa o grupo social
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer
que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era
moderna, es indispensable y esto explica por qué una vez creada creció con
tanta rapidez y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas,
mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave
dentro de un sistema organizacional.
Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás
subsistemas.
Dentro de la administración encontramos:
* Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro
efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
* Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las
necesidades de la sociedad.
* Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos,
planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
* Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.
* Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones
adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para
el proceso de toma de decisiones el flujo de información es esencial.
* Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la
retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. La tarea de la
administración es instrumentar este sistema de información-decisión para
coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinámico.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el
cual se desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
ADMINISTRADORES
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos
también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir
en dos grupos:
Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o
actividad y no tienen
responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados.
Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales,
técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las
personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
GERENTE
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a
las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la
eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos
apropiados.
Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de
las partes esta sujeta a la otra.
Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que
involucran a otras personas, para bien o para mal.
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
1. INTRODUCIÓN.-
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora
es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos
casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente,
han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo.
La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos
sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de
organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin
embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno
relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados
Unidos en el siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas
esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las
organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para
conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad, especificidad
unidad temporal, valor
instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán
ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia,
eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales
que la hacen diferente a otras disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo. La administración de empresas posee
cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea,
personas, tecnología, ambiente y estructura.
2. ADMINISTRACIÓN.-
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia
metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y
constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con
personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados
Gerente, administradores etc.
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
Es una parte de la Administración General cuyos procesos son:
* La Planificación,
* La Organización,
* La Ejecución y
* La Evaluación.
En todas las decisiones que se tenga que tomar a nivel de Institución Educativa
con el personal docente y/o con padres de familia se deberá tener en cuenta
los procesos principales de la administración caso contrario la toma de
decisiones se haría en forma ligera y al azar que podría conllevarnos a rotundo
fracaso.
Etapas de la Administración
LA ADMINISTARCION TIENE VARIAS ETAPAS DEPENDIENDO DEL
AUTOR, PERO NOS VAMOS A QUEDAR CONLA QUE DA EL AUTOR DEL
LIBRO
AGUSTIN
REYES
PONCE
QUE
SON
6:
1.-PREVISION
2.-PLANEACION
3.-ORGANIZACION
4.-INTEGRACION
5.-DIRECCION
6.-CONTROL
1.-PREVISION: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión
tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación,
organización, integración, dirección y control).
Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones
futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una
investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos
permitirán realizar los objetivos de la empresa" (Agustín Reyes Ponce).
Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que
es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que
va a ocurrir". Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del
proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del
pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan
construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los
que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.
2.-PLANECION: La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una
visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos,
mediante la elección de un curso de acción.
ESTOS 3 SON LOS PUNTOS MÁS FUERTES DE LA PLANIFICACION:
·Propicia el desarrollo de la empresa.
·Reduce al máximo riesgos.
·Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
3.-ORGANIZACIÓN: Se refiere a la creación de una estructura, la cual
determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de
simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social
4.-INTEGRACION: Dentro de una empresa existen distintos tipos de
integración, tales como integración de materiales e integración de recursos
financieros.
5.-DIRECCIÓN: Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo
"dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir,
gobernar.
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya,
con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente
que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.
Para llevar todo esta acabo se tiene que tomar muy en cuenta la
COMUNICACION que es parte fundamental de la dirección y que va implícita
en todo el proceso administrativo.
6.-CONTROL: El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar
que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de
una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la
mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición,
delimitación, vigilancia o manipulación;
Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades
para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir
cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que es el
proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas.