AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO

AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO
Licdo. Austin Mata García
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura:
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura:
Organizar: Es agrupar las actividades necesarias para el cumplimiento
de los objetivos de la empresa, asignar en cada agrupamiento un
administrador con la autoridad necesaria para administrarlo.
Las agrupaciones de las actividades mas habituales de una empresa
reciben diversos nombres: Departamentos, áreas, divisiones, unidades
etc.
Las empresas modernas han evolucionado desde la estructura
vertical tayloriana caracterizada por su rigidez y jerarquía autoritaria
hacia estructuras más horizontales, mucho más flexibles, que permiten
la participación del personal.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura:
Organigramas: Son la representación gráfica de toda estructura
organizativa con sus relaciones y líneas de autoridad,
“Existen diferentes tipos y formas de organización, y
que ninguna de éstas es perfecta”
Actualmente las organizaciones emplean elementos como: outsourcing, el
trabajo desde casa, los free lance, T.I. , para reducir costos y lograr la mayor
rentabilidad
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Organigrama:
Agencia de viajes Pequeña
Agencia de viajes Grande
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Áreas:
a)Área Técnica
b)Área Comercial, Ventas
c)Área de Finanzas y Administración
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Técnica:
a) Área Técnica o de Producto: es la encargada de organizar y operar los
servicios y productos turísticos. En las agencias mayoristas el área técnica es
el artífice de la función productora y sus necesidades aconsejan las siguientes
actividades básicas:
1.- Diseño y organización de servicios y productos.
2.Contratación
3. Central de Reservas.
4.Banco de datos
5. Operaciones
1.- Diseño y organización de servicios y productos.
a)Preparación de itinerarios
b) Programación de las actividades a desarrollar.
c) Determinación de costos
d)Fijación de precio final
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Técnica:
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Técnica:
2.- Contratación: Consiste en contactar,
seleccionar y contratar proveedores en
todo el mundo: transportistas, hoteles,
agencias
de
viajes
receptivas,
restaurantes, guías, etc.
3.- Central de reservas: Recibe y controla
las peticiones de reservas de plazas de los
puntos de venta, que todavía son realizadas
en su gran mayoría a través de teléfonos y
fax.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Técnica:
4.- Banco de Datos: Es el concentrado de
la información de los clientes y
proveedores. Debe estar al servicio de
todos los departamentos.
5.- Operaciones: Es la división que controla los
servicios ofrecidos por la agencia, esta área de
gestión suele contar con equipos eventuales y
auxiliares como: trasladistas, guías, operadores.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Comercial:
Tiene una gran importancia para las agencias, ya que por encima de todo, deben
vender aquello que producen y en los mercados con exceso de oferta como el
actual hay que luchar para incrementar la cuota de mercado.
Agencia
Vendedores
Improvisados / Sin
preparación comercial
Expertos
comerciales
Plan de marketing
1.- División Mercado
2.- División comunicación
comercial
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Comercial:
1.- División de Mercado
Analizar el mercado es la tarea esencial de este departamento, y a partir del
análisis organizar la producción de servicios y productos. Sus principales
actividades son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Investigación de la demanda.
Investigación de la oferta.
Análisis de la competencia y comparación de productos
Diseñar y ejecutar los planes de marketing.
Asesorar al área técnica sobre los productos que reclama el mercado.
Asesorar sobre los canales de distribución y comunicación.
Captación y fidelización de clientes.
Control de estadísticas de ventas.
Control de calidad.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Comercial:
2.- División de Comunicación Comercial:
La planificación, organización y seguimiento de la comunicación
comercial consume mucho tiempo y requiere de personal especializado.
Las actividades esenciales son:
a) Diseño y mantenimiento de la imagen corporativa.
b) Organización y control de las relaciones públicas.
c) Planificación, colaboración y control de la Publicidad en los
diferentes medios.
d) Diseño y colaboración en la confección de folletos, carteles, etc.
e) Organización y control de campañas de marketing directo.
f) Selección de la ferias turísticas.
g) Formación de los agentes vendedores.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Comercial:
Agencias
Mayoristas
Agencias
Receptivas
Agencias
Pequeñas
Son las que teóricamente se deben dedicar
más al área comercial. Pero se dedican
mayor tiempo a las visitas comerciales y a
los famtrips.
Desarrollan los contactos con agentes de
viajes comerciales, contactando a las
agencias emisoras para conseguir sus
cuentas.
Deben desarrollar un plan de
marketing que combine y organice
las actividades comerciales. Enfatizar
el marketing directo en forma de
visitas a clientes y empresas.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Comercial:
Subárea: Ventas
Se le conoce como la primera línea de venta (frontline). Es una actividad en contacto directo con el
consumidor final que implica: atención, información,
asesoría, para vender los viajes y productos de la
agencia.
En las agencias minorista y emisoras suele ser un área
bastante cargada de trabajo, ya que atienden y venden
al cliente que entra de la calle y el cliente que llama
por teléfono.
En las agencias minorista y emisoras suele ser un área
bastante cargada de trabajo, ya que atienden y venden
al cliente que entra de la calle y el cliente que llama por
teléfono.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área Comercial:
Subárea: Ventas
Actividades más habituales en ventas:
a) Información y asesoría
b) Actividades técnicas y comerciales.
c) Actividades Financieras y contables
Realizar un listado de 15 actividades de
un agente de viajes.
Unidad I. Agencias de Viajes
II. Estructura, Área de Finanzas y Administración:
Es el área encargada del control económico, incluyendo el desarrollo de la
contabilidad diaria, que en las agencias es un proceso complicado por la
variedad de proveedores y clientes. Las actividades principales son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Gestión de balances y demás libros contables.
Gestión y control de costos, gastos, ingresos.
Gestión y control de caja chica.
Caja y bancos
Elaboración de presupuestos
Pagos a proveedores, CXC, CXP