Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades para brindar asesoría y asistencia técnica a las entidades territoriales, con el objetivo de promover el desarrollo territorial y la coordinación territorial en materia de: Apoyo a la Gestión Territorial y Buen Gobierno Local Apoyo a la Coordinación territorial en materia de política de víctimas del conflicto armado Lucha contra la trata de personas: 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud del servicio de asesoría y asistencia técnica para el fortalecimiento de la capacidad institucional de las autoridades locales y las entidades territoriales o con la programación que por mandato legal le corresponde a la Dirección y termina con el seguimiento de los resultados de la asesoría y asistencia técnica. 3. DEFINICIONES Asesoría: Acompañamiento y orientación mediante la cual se emiten conceptos relacionados con la implementación y desarrollo de políticas, planes, programas, proyectos o normatividad para facilitar la toma de decisiones, hacen parte de la asesoría las visitas en terreno, el acompañamiento de procesos con las entidades territoriales y la participación en procesos de concertación y seguimiento con las comunidades.1 Asistencia Técnica: Conjunto de actividades mediante las cuales se realiza transferencia de conocimiento, tecnología, métodos o procedimientos en la implementación o desarrollo de un tema específico, corresponden a este ítem las jornadas de capacitación, los talleres, los encuentros, los seminarios y todos los procesos que impliquen transferencia de conocimiento, buscando contribuir al desarrollo de las capacidades y habilidades de las entidades territoriales en los temas de la Dirección de Gobernabilidad Territorial.2 Indicador: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. 1 Ejemplo: Coordinar con las entidades y dependencias las diferentes acciones encaminadas a mantener y preservar el orden público y la convivencia 2 Ejemplo: Efectuar acompañamiento al desarrollo de acciones encaminadas a ajustar y articular los mecanismos y procesos de Asociatividad, planificación regional y de integración y desarrollo fronterizo Efectuar el seguimiento de los compromisos del Ministerio del Interior en los Acuerdos para la prosperidad APP Página 1 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 4. SIGLAS ACNUR: Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados AIPD: Atención integral a la población desplazada APP: Acuerdos para la prosperidad CJT: Comité de Justicia Transicional CONPES: Consejo Nacional de Política Económica y Social ET: Entidades territoriales GACT: Grupo de Apoyo a la Coordinación Territorial en Materia de Política de Victimas del Conflicto GED: Goce Efectivo de Derechos IGED: Indicadores de Goce Efectivo de Derechos JICA: Agencia de Cooperación Japonesa MI: Ministerio del Interior MISN Macro proyectos de Interés Social Nacional OIM: Organización Internacional para las Migraciones ONIC Organización Nacional Indígena de Colombia OPD: Organizaciones de Población Desplazada PD Población en Situación de Desplazamiento PD: Población desplazada PGI Política de Generación de Ingresos PIU: Plan Integral Único PAT: Plan de acción territorial POT Plan de Ordenamiento Territorial PPED Población Pobre extrema y Desplazada PPSAM Programa de Protección Social al Adulto Mayor PRD Población en Riesgo de Desplazamiento RUSICST: Reporte unificado del sistema de información, coordinación y seguimiento territorial RUV: Registro Único de Victimas RUPTA: Registro Único de Predios y Territorios Abandonados SISCT: Sistema de Información para la Coordinación y Seguimiento Territorial SNARIV : Sistema nacional de atención y reparación integral a victimas UARIV: Unidad de atenciòn y reparación integral a victimas UAO: Unidad de Atención y Orientación VJRR: Verdad, Justicia, Reparación y no Repetición Página 2 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 5. NORMATIVIDAD EN MATERIA DE DESARROLLO TERRITORIAL 5.1. CONSTITUCIÓN. Constitución política de 1991 5.2. LEYES. Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. Nuevo Régimen Municipal. Ley 152 de 1994 Plan de Nacional de Desarrollo. Ley 488 de 1998 Normas Fiscales de las Entidades Territoriales Ley 489 de 1998 Estatuto del Régimen Estatal. Ley 753 de 2002 Por la cual se modifica el artículo 143 de la Ley 136 de 1994 (Juntas de Acción Comunal) Decreto 2255 de 2002 Por el cual se adoptan medidas relacionadas con los Concejos Municipales para su normal funcionamiento' Ley 962 de 2005 Art. 31 Ley Anti trámites Ley 1031 de 2006 Por la cual se modifica el período de los personeros municipales, distritales y el Distrito Capital' Ley 1148 de 2007 por medio de la cual se modifican las Leyes 136 de 1994 y 617 de 2000 y se dictan otras disposiciones Ley 1368 de 2009 Por medio de la cual se reforman los artículos 66 y 67 de la Ley 136 de 1994 y se dictan otras disposiciones. (Honorarios concejales) Ley 1454 de 2011 Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial (LOOT) Ley 1551 de 2012 Régimen Municipal Ley 1617 de 2013 Régimen para los Distritos Especiales 5.3 . DECRETOS. Decreto 1222 de 1986 Régimen Departamental Decreto 1333 de1986 Régimen Municipal Decreto 2615 de 1991 Reorganiza los concejos departamentales de seguridad Decreto 1421 de 1993 Estatuto de Bogotá Decreto 617 de 2000 Racionalización del gasto público en las entidades territoriales Decreto 2111 de 2003 No. de diputados por departamento Decreto 3680 de 2011Por el cual se reglamenta la Ley 1454 de 2011 Decreto 2893 de 2011 Estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior 5.4. RESOLUCIONES. Resolución 2434 de 2011 Creación de Grupos de Trabajo del Ministerio del Interior EN MATERIA DE ATENCIÓN A VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO Página 3 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 5.1. CONSTITUCIÓN. 5.2. LEYES. Ley 387 de 1997 Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento forzado, la atención, prevención, consolidación y estabilización socioeconómica de los desplazados internos en Colombia. Ley 975 de 2005 por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios. Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno. 5.3. DECRETOS. Decreto 617 de 2000 Racionalización del gasto público en las entidades territoriales Decreto 4800 de 2011 Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones. Decreto Ley 4633 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral y de restitución de derechos territoriales a las victimas pertenecientes a los pueblos y comunidades indígenas. Decreto Ley 4634 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral y de restitución de tierras a las victimas pertenecientes al pueblo rom o gitano. Decreto ley 4635 de 2011 por medio de la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral y de restitución de tierras a las victimas pertenecientes am comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras. Decreto 2893 de 2011 Estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior Decreto 790 de 2012 Por el cual se trasladan las funciones del sistema nacional de atención integral a la población desplazada por la violencia SNAIPD, al sistema nacional de reparación integral a las víctimas; y del consejo nacional de atención integral a la población desplazada CNAIPD, al comité ejecutivo para la atención y reparación integral a las victimas. Decreto 1196 de 2012 Por el cual se fija un nuevo plazo para la inscripción de las organizaciones de victimas y defensoras de los derechos de las victimas interesadas en integrar las mesas de participación. 5.4. RESOLUCIONES. Resolución 2434 de 2011 Creación de Grupos de Trabajo del Ministerio del Interior Sentencia T-025 de 2004 y Autos de seguimiento Por medio de la cual se declara el estado de cosas inconstitucional de la población desplazada y sus diferentes autos de seguimiento al cumplimiento. 5.5. OTRAS Documento Conpes 3712 de 2011 Plan de financiación para la sostenibilidad de la Ley 1448 de 2011. Página 4 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 Documento Conpes 3726 de 2012 Lineamientos, plan de ejecución de metas, presupuesto y mecanismos de seguimiento para el plan nacional de atención y reparación integral a las víctimas. Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para todos 2010 – 2014 EN MATERIA DE LUCHA CONTRA LA TRATA DE PERSONAS 5.1. CONSTITUCIÓN. 5.2 LEYES. Ley 800 de 2003 Adopta la convención de Naciones Unidas contra la delincuencia organizada transnacional y protocolo para prevenir, reprimir y sancionar la trata de personas en mujeres y niños. Ley 985 de 2005 Ley anti trata 5.3 DECRETOS. Decreto 4786 de 2008 Decreto Reglamentario lucha contra la trata de personas Decreto 2893 de 2011 Estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior 5.4 RESOLUCIONES. Resolución 2434 de 2011 Creación de Grupos de Trabajo del Ministerio del Interior 6. DESARROLLO No. 1 2 3 Actividad Tarea Punto de control Responsable Recibir y Recibir la solicitud y soportes de Transferir asesoría y asistencia técnica o el documentación mandato legal y aplicar procedimiento recepción y distribución de correspondencia externa Recibir la solicitud y soportes, asignar y Verificar recibido Asignar autorizar transferencia por SIGOB al registro de control responsable Coordinador y/o funcionario de radicación correspondiente. Verificación de Recibir la solicitud, analizar el recursos mecanismo de asesoría o asistencia a Analizar asignados. Si implementar para prestar el servicio de Mecanismo de cumple asigna al acuerdo a los recursos físicos, humanos Asesoría funcionario Si no y logísticos disponibles y asignar al cumple aplicar responsable Tarea 5.1. Funcionario o contratista Área de correspondencia Director (a) Gobierno y Gestión Territorial Coordinador Funcionario contratista o Página 5 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 No. 4 Actividad Planificar asesoría asistencia técnica Tarea Punto de control Responsable Programar la asesoría y asistencia la técnica, en cronograma de actividades y de ser necesario; de acuerdo con lo establecido en el plan de acción de la vigencia y según los análisis de las solicitudes recibidas. Funcionario asignadoCoordinador 5.1. Elaborar, revisar y aprobar estudios previos, sí es necesario contratar servicios externos, aplicando el Procedimiento para el desarrollo de procesos de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos o convenios del ministerio y los fondos a su cargo establecido en el Proceso de Gestión Contractual. 5 Elaborar, Revisar Aprobar recursos asistencia técnica 5.2. Elaborar, revisar y aprobar el formato de Solicitud de autorización de Comisión, aplicando el procedimiento para Comisión de Servicios al Interior y Exterior establecido en el Proceso de Gestión del Talento Humano, cuando la asesoría o asistencia técnica se ejecute fuera de la ciudad de Bogotá. y Consolidar y socializar las actividades y programación a ser ejecutadas. Profesional Contratista asignado Coordinador, o y 5.3. Preparar los materiales de trabajo cartillas, documentos, guías, instructivos, CD, publicaciones, y demás formatos que apliquen y sean necesarios para la ejecución de las actividades a desarrollar Página 6 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 No. Actividad Tarea Punto de control Responsable 6.1. Presentar los conceptos o el conocimiento sobre la temática definida para la asesoría y asistencia técnica (Sí aplica). 6.2. Entregar para firma de los asistentes la Lista de Asistentes SI-G01-F-02, (Sí aplica). 6 Realizar asesoría Asistencia Técnica 6.3. Definir los compromisos adquiridos y redactar las conclusiones en el la Formato para Acta SI-G-01-F-01 Verificar el y (Sí aplica). diligenciamiento del listado de 6.4 Hacer firmar a los asistentes el asistencia. Formato Entrega de material AN-GT P01-F02 cuando se distribuye material (si aplica) Coordinador, Profesional Contratista asignado o 6.5. Solicitar y recibir la documentación surgida de la ejecución, para el seguimiento de los compromisos y archivar de conformidad con el Procedimiento Organización del Archivo de Gestión 7 7.1. Solicitar a los usuarios de la asesoría y asistencia técnica el diligenciamiento del formato Anexo 3 Formato Evaluación de la satisfacción del cliente (Si aplica) Verificar el Evaluar la diligenciamiento satisfacción del 7.2. Recibir formatos diligenciados y del Formato de cliente entregar al funcionario encargado de evaluación del consolidar los resultados e informar cliente periódicamente a la Dirección o a quien corresponda, para la toma de decisiones Coordinador, Profesional Contratista asignado o Página 7 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 No. Actividad Tarea Actualizar los datos de ejecución de las asesorías y/o asistencias en el Plan de Acción de acuerdo a los cronogramas ejecutados, usando el Actualizar datos SIGOB de Programación de Metas, y de ejecución matriz consolidado de asistencia técnica, en los casos que corresponda y el Informe de comisión de visita y asistencia técnica AN-GT-P01-F-04 Revisar los datos de ejecución y reportar a la Oficina Asesora de Planeación los resultados de la Efectuar asesoría y asistencia técnica impartida a Seguimiento las Entidades Territoriales, en la matriz Consolidado del Plan de Acción, en el Plan estratégico, SISMEG y Tablero de Control, según corresponda. 8 9 Archivar la documentación surgida de la prestación de servicios de asesoría y Archivar asistencia técnica, aplicando el 10 informe de procedimiento Organización del Archivo Seguimiento de Gestión Punto de control Responsable Profesional Verificar datos Contratista suministrados asignado Coordinador o y Director (a) Revisión Informe Gobierno y de resultados Gestión Territorial y Coordinadores Profesional Contratista asignado Coordinador o y 6. REGISTROS Plantilla de oficios y memorandos. Plantilla de Listas de asistencia Plantilla de Actas de reunión Plan de Asesoría y asistencia técnica o cronograma de actividades Proyectos de inversión registrados Programas misionales de funcionamiento Formato de Matriz de Plan de Acción del Proceso Planeación y Direccionamiento Bases de datos Cds Certificados de asistencia Oficios de Convocatorias DVD Estadísticas Formato de Evaluación de satisfacción Página 8 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 Fotos Grabaciones Informes de ley Sistemas de Información RUSICST 7. INFORMACIÓN SECUNDARIA INFORMACIÓN A PUBLICAR RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Reporte mensual en la matriz de Funcionario seguimiento del plan de Acción designado mensual Página web Ministerio del 8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN INFORMACIÓN SIGOB RESPONSABLE Herramienta para el registro y Funcionario control de la correspondencia designado que se recibe y genera en la Entidad UBICACIÓN Oficina Pública Información Bases de datos de la Registro de asesorías Bitácora asistencia técnica RUSICST y Profesionales que brindan asistencia a las entidades territoriales ET. Herramienta de evaluación y Profesionales del Servidor del Ministerio seguimiento donde las Grupo de apoyo a la del Interior entidades territoriales reportan coordinación los avances en la territorial en materia implementación de la política de política de pública de victimas en los victimas territorios 9. ANEXOS Anexo 1 Formato AN GT P01 F01 Formato de Programación y Seguimiento de Actividades Anexo 2 Formato AN GT P01 F02 Entrega de material Anexo 3 Formato AN GT P01 F03 Evaluación de la satisfacción del cliente Anexo 4 Formato AN GT P01 F04 Informe de comisión de visita y asistencia técnica Página 9 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 10. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO 11/11/2010 Creación del Procedimiento VERSIÓN 01 01/02/2012 Se actualiza de acuerdo con el Decreto 2893 de 2011, Resolución 2434 de Diciembre 5 de 2011 y la Guía de llineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos V03 19/10/2011 02 25/06/2013 Actualización del procedimiento en: nueva imagen institucional, siglas, la normatividad, en el desarrollo de las actividades se mejora la redacción y se actualiza el nombre de los procesos externos aplicables dentro de las actividades, formatos y matrices de seguimiento que se manejan dentro de las mismas. 03 Se elimina el Formato Lista de chequeo asesoría y asistencia técnica, teniendo en cuenta que no es indispensable para el óptimo desarrollo de las actividades. Se crea el formato Se actualizan los registros, los sistemas de información incluyendo RUSICST, y los anexos incluyendo el formato AN-GT-P01-F-01 Programación y Seguimiento de Actividades AN-GT-P01-F-04 Informe de comisión de visita y asistencia técnica Elaboró Firma Aprobó _____________________ _______________________ Jacqueline Suárez Mejía Técnico Administrativo Sandra Patricia Devia Directora de Gobierno y Gestión Territorial Firma Página 10 de11 Código: AN-GT-P-01 Versión: 03 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración: 25/06/2013 TERRITORIALES Vigente Desde: 05/08/2013 Revisó Firma ________________________ Viviana Ferro Buitrago Coordinadora del Grupo de Apoyo a la coordinación territorial en materia de política de víctimas del conflicto armado ____________________ Martha Liliana Díaz Coordinadora Grupo de Lucha contra la trata de personas ____________________ Nohora Consuelo Pinilla Coordinadora Grupo de Apoyo a la Gestión Territorial y Buen Gobierno Local Página 11 de11