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MANUAL DE PROCESOS APOYO
MPA-05-P-06
ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACION
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ADMINISTRACION DE BACKUPS
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
RAZÓN DEL CAMBIO
27/08/08
1
Versión Original
28/09/09
2
Ajuste del contenido
procedimiento.
ELABORÓ:
Daniel Jaimes Palacios
Profesional Universitario
Manuel Lisandro Velandia
Profesional Universitario
del
procedimiento
y
modificación
del
nombre
del
REVISÓ:
APROBÓ:
Hilda Cristina Torres Castellanos
Jorge Enrique Arenas Hernández
Profesional Especializado – Subd. de Subdirector de Planeación y
Planeación y Fronteras
Fronteras
Subd. de Planeación y Fronteras
1. OBJETIVO: Establecer las actividades para la realización de las copias de respaldo de la información de la
corporación.
2. ALCANCE: Comprende desde la realización de la copia de respaldo hasta la constancia de envió de los
medios que contienen las copias de respaldo a un lugar externo de la sede principal. La Subdirección de
Planeación y Fronteras administra los backups de: Información de Base de datos, Información del Portal
web, Información de computadores personales que contengan información que según lo establecido en la
tabla de retención documental sea responsabilidad del área de sistemas generar la copia de respaldo.
3. DEFINICIONES:
•
DAS (Direct Attached Storage) es el método tradicional de almacenamiento y el más sencillo.
Consiste en conectar el dispositivo de almacenamiento directamente al servidor o estación de trabajo,
es decir, físicamente conectado al dispositivo que hace uso de él.
•
NAS (del inglés Network Attached Storage) es el nombre dado a una tecnología de almacenamiento
dedicada a compartir la capacidad de almacenamiento de un computador (Servidor) con ordenadores
personales o servidores clientes a través de una red (normalmente TCP/IP), haciendo uso de un
Sistema Operativo optimizado para dar acceso con los protocolos CIFS, NFS, FTP o TFTP.
•
SAN (Storage Area Network)Una red de área de almacenamiento, es una red concebida para
conectar servidores, matrices (arrays) de discos y librerías de respaldo principalmente, está basada en
tecnología fibre channel y más recientemente en iSCSI. Su función es la de conectar de manera
rápida, segura y confiable los distintos elementos que la conforman.
•
BACKUP: Se refiere a la copia de respaldo de los datos, de tal forma que se pueda restaurar un
sistema después de una perdida de información.
•
DISPOSITIVO: Se conocen como los equipos que pueden manejar los diferentes medios de
almacenamiento y pueden ser:
Dispositivos magnéticos: Los primeros dispositivos magnéticos eran de la década de 1950, dispositivos
de almacenamiento de información más generalizados en cualquier sistema, debido a su rapidez de
acceso directo a la información y a su elevada capacidad de almacenamiento (cinta magnética,
tambores magnéticos, discos flexibles o floppy disk, tarjetas magnéticas, bandas magnéticas, disco
duro).
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Discos ópticos: Los discos ópticos aparecieron a fines de la década de los 80, siendo utilizado como un
medio de almacenamiento de información para la televisión. Su alta capacidad y su fácil transporte,
hicieron que este dispositivo se popularizara y comenzara a comercializarse en 1988 y a utilizarse en
las computadoras (CD (Write Once Read Many), CD-ROM(Compact Disk Read Only Memory), DVD
(Disco de Vídeo Digital)).
Existen nuevas tecnologías para el almacenamiento externo, de las cuales podemos resaltar el uso de
relojes con memorias de hasta 256 MB de información, que puede accederse mediante un puerto USB.
•
MEDIO DE ALMACENAMIENTO: Los medios de almacenamiento masivo tienen la característica de
almacenar, no bytes sino bloques de bytes, típicamente 512 o múltiplos de 512 bytes. Dicho bloque se
llama sector, y el tamaño de sector se llama TS. Para este tipo de clasificación, se observa el tipo de
acceso, que viene determinado por la construcción física del medio y la unidad de lectoescritura:
1. Los de tipo de acceso secuencial son las cintas y sus derivados, los cartuchos y casettes. Es una
construcción lineal (para llegar a un punto dado se debe recorrer toda la cinta previa al mismo).
Típicamente tienen un único cabezal de lectoescritura.
Dada la construcción mecánica de la cinta, la velocidad a la que se mueve es baja, con la consiguiente
baja tasa de transferencia de datos. En el caso de las cintas DAT de 4mm, de construcción y operación
(tambor de cabezales rotatorio) muy similares a la de un videocasette, se logra una elevada tasa de
transferencia.
2. Los de tipo de acceso aleatorio son los discos, que se interpretarán como constituidos por cilindros
(C) concéntricos divididos en capas, cada una de ellas leída o escrita por una cabeza (H) de
lectoescritura distinta. Cada una de las capas contiene una cantidad fija de sectores (S).
La fórmula C x H x S x TS nos dará la capacidad del disco en bytes. Dada la construcción mecánica del
disco, la velocidad a la que se mueve es alta (de 3600 a 10000 rpm) con la consiguiente tasa alta de
transferencia de datos. Los disquetes son la excepción, ya que al haber contacto físico entre el cabezal
de lectoescritura y el medio magnético, se debe usar una velocidad baja para no desgastar el medio
magnético.
3. El CD-ROM es un híbrido, su construcción es en espiral (lo que lo convierte en secuencial), pero, por
esa misma razón, se puede tratar casi como un dispositivo constituido por cilindros, con lo cual es casi
tan eficiente para acceder a un sector dado como un disco.
Las especificaciones de velocidad de los CD-ROMs (CD-ROM X 52 máx.) se refieren a múltiplos de la
velocidad de transferencia de datos de una disquetera.
• TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL:
Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento
de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las Tablas de Retención Documental, son el instrumento archivístico, esencial que permite la
normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de
las entidades. Igualmente, en la tabla de retención documental, en la corporación se establece por
cada serie documental, si la información requiere copia de respaldo, quien sería el responsable de
realizar la copia de espaldo y la periodicidad de la realización de la copia.
•
ROTULACION DE MEDIOS DE RESPALDO: Información que debe identificar un medio magnético
generado mediante una copia de respaldo. Los datos mínimos que debe tener un medio rotulado es la
fecha del respaldo, equipo donde se encontraba la información o usuario responsable de la información
y descripción resumida de la información respaldada.
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4. REALIZACIÓN:
ACTIVIDAD
DETALLE
RESPONSABLE
REGISTRO
1.1 Con base en lo establecido en la tabla de
retención documental, si la realización de la
copia de respaldo es responsabilidad del
usuario del equipo, pasa al ítem 1.2 , por el
contrario, si la responsabilidad es del área
de sistemas, pasa al ítem 1.4
1.2 Según la periocidad definida en la tabla de
retención documental, realiza, copia de
respaldo de los diferentes tipos de
documentos magnéticos e información
digital que se almacenan en el equipo de
cómputo.
Tabla de
retención
documental
Tabla de
retención
documental
Usuario del equipo
de computo
1.3 Rotula medios de respaldo generados y
Usuario del equipo
entrega al área de sistemas para la
1. REALIZACION
de computo/
custodia mientras son enviados a sitio
COPIA DE
Profesional del área
externo. FIN.
INFORMACION DE
de Sistemas
COMPUTADORES
PERSONALES
Medios con
copia de
respaldo
rotulados,
MPA-05-F-06-1
Constancia de
entrega de
copias de
respaldo.
1.4 Con base en los tiempos definidos en la
tabla de retención documental, y en la
respectiva planeación, realiza copia de
Profesional del área
respaldo de los diferentes tipos de
de sistemas
documentos magnéticos e información
digital que se almacenan en el equipo de
cómputo.
Tabla de
retención
documental
Planeación
copias de
respaldo
Medios con
1.5 Rotula y salvaguarda temporalmente los
copia de
medios magnéticos generados en el área
respaldo
de sistemas, mientras se envía al sitio Profesional del área
rotulados,
externo
determinado.
Se
actualiza
de sistemas
colocando como realizado la actividad en
Planeación copia
la planeación de copias de respaldo.
de respaldo
actualizada
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ACTIVIDAD
DETALLE
RESPONSABLE
REGISTRO
2.1. Ejecuta, a través del Gestor la copia de
respaldo de la información del portal web,
cada semana, con base en la respectiva
planeación.
2.2. Verifica el correcto funcionamiento de la
copia
de respaldo revisando el log
generado y el tamaña del archivo
generado.
Planeación copia
2.3 Se extrae desde el servidor de hosting el
de respaldo,
2. REALIZACIÓN
archivo generado con la copia de respaldo,
DE COPIAS DE
hacia el equipo asignado al responsable de Profesional del Área
Medios con
RESPALDO DE
la actividad.
de Sistemas
copia de
PORTAL WEB
2.4 Cada semana, se respalda en medio
respaldo
magnético externo los archivos generados,
rotulados
se rotula el medio magnético y se
salvaguarda temporalmente, en el área de
sistemas, mientras se envía al sitio externo
determinado.
2.5 Mínimo, una vez cada tres meses se
realiza una prueba de calidad de la copia
de respaldo, ejecutando una recuperación
de datos en una base de datos de prueba.
3.1. Ejecuta comandos para la realización de la
copia de seguridad de la base de datos,
cada día laboralmente hábil.
3.2. Verifica el correcto funcionamiento de la
copia
de respaldo revisando el log
generado y el tamaño del archivo
generado.
3.3. Extrae desde el servidor de base de
3. REALIZACIÓN
Planeación copia
datos, el archivo generado con la copia de
DE COPIAS
de respaldo,
respaldo, hacia el equipo asignado para la
DE
Profesional del Área
actividad.
RESPALDO
de Sistemas
Medios con
3.4. Cada semana respalda en medio
DE BASE DE
copia de
magnético
externo
los
archivos
DATOS
respaldo
generados, rotula el medio magnético y
rotulados
salvaguarda temporalmente, en el área de
sistemas, mientras se envía al sitio
externo determinado.
3.5. Mínimo, una vez cada tres meses se
realiza una prueba de calidad de la copia
de respaldo, ejecutando una recuperación
de datos en una base de datos de prueba.
Planeación copia
4.1. Entrega en un lugar externo de la sede
de respaldo
4. ENTREGA DE
principal de la corporación, cada semana,
actualizada,
COPIAS DE
con base en la respectiva planeación, los
RESPALDO
medios magnéticos que contienen las Profesional del Área
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EN SITIO
de Sistemas
copias de respaldo que se han realizado
Constancia de
EXTERNO DE
por parte del área de sistema o que se
entrega de
LA SEDE
han recibido de parte de los usuarios.
copias de
FIN.
respaldo
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5. FLUJOGRAMA:
Copia de
Respaldo de
Información de
Computadores
Personales
SI
1
NO
Copia de
Respaldo de
Portal Web e
Intranet
SI
2
NO
Cada día laboralmente hábil, el profesional del área de
sistemas, con base en la respectiva planeación ejecuta
comandos para la realización de la copia de seguridad de
la base de datos.
Planeación copias de
respaldo.
Verifica el correcto funcionamiento del proceso de la
copia de respaldo revisando el log generado y tamaño
del archivo.
Se extrae desde el servidor de base de datos, el archivo
generado con la copia de respaldo, hacia el equipo
asignado al responsable de la actividad.
Cada semana se respalda en medio magnético externo
los archivos generados, se rotula el medio magnético y
se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas,
mientras se envía al sitio externo determinado.
Medios con copia de
respaldo rotulados.
Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba
de calidad de la copia de respaldo, ejecutando una
recuperación de datos en una base de datos de prueba.
Cada semana, con base en la respectiva planeación, los
medios magnéticos que contienen las copias de respaldo
que se han realizado por parte del área de sistema o que
se han recibido de parte de los usuarios, son entregadas
en un lugar externo de la sede principal de la
corporación.
FIN
A
Constancia de
entrega de copias de
respaldo, Planeación
copias de respaldo
actualizado.
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Tabla de retención
documental.
1
Con base en lo establecido en la tabla de
retención documental, se determina.
Realización de la
copia de seguridad
es responsabilidad
del usuario del
equipo?
SI
NO
Con base en los tiempos definidos en la tabla de
retención documental, y en su respectiva
planeación, se realiza por profesional del area
de sistemas,
copia de respaldo de los
diferentes tipos de documentos magnéticos e
información digital que se almacenan en el
Tabla de retención
documental.
Con base en la periocidad definida en la tabla
de retención documental, se realiza, por parte
del usuario copia de respaldo de los diferentes
tipos de documentos magnéticos e información
digital que se almacenan en el equipo de
cómputo.
Los diferentes medios de respaldo generados
se rotulan y se entregan al área de sistemas
mediante diligenciamiento de formato, para su
respectiva custodia.
Medios con copia de
respaldo rotulados/
Constancia de
entrega de copias de
respaldo.
Planeación copias de
respaldo.
Se rotulan y se salvaguarda temporalmente los
medios magnéticos generados en el área de
sistemas, mientras se envía al sitio externo
determinado.
Medios con copia de
respaldo rotulados/
Planeación copias de
respaldo actualizado.
A
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Planeación copias de
respaldo
Cada semana, el profesional del área de
sistemas, con base en la respectiva
planeación se ejecuta, a través del Gestor la
copia de respaldo de la información del portal
web.
Verifica el correcto funcionamiento del proceso de
la copia de respaldo revisando el log generado y
tamaño del archivo.
Se extrae desde el servidor de hosting el
archivo generado con la copia de respaldo,
hacia el equipo asignado al responsable de la
actividad.
Medios con copia de
respaldo rotulados.
Cada semana, se respalda en medio magnético
externo los archivos generados, se rotula el medio
magnético y se salvaguarda temporalmente, en el
área de sistemas, mientras se envía al sitio externo
determinado.
Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una
prueba de calidad de la copia de respaldo,
ejecutando una recuperación de datos en una base
de datos de prueba.
A
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