Instructivo para la elaboración de las comunicaciones oficiales

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES
AYUDANTIA GENERAL
DIRECCiÓN DE GESTiÓN DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACiÓN DE LAS
COMUNICACIONES
OFICIALES
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
NO.
1
FECHA DE
APROBACION
IIDD/MM/AAAA)
31-03-2009
2
29-01-2010
3
22-03-2012
4
21-07-2014
5
12-06-2015
DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS (EXTRACTO
DE LOS CAMBIOS SOLICITADOS)
SOLICITO
DEPENDENCIA
VERSION INICIAL
SE REQUIRE MODIFICAR ESTE REGISTRO EN
RAZON A QUE EL ENCABEZADO NO ESTA DE
ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA GUIA
PARA ELABORACION DE DOCUMENTOS Y LAS
NUEVAS SIGLAS DE LOS PROCESOS.
SE REQUIERE MODIFICAR EL INSTRUCTIVO EN
RAZON
A
QUE
SE
IMPLEMENTA
LA
HERRAMIENTA
DE GESTION
DOCUMENTAL
"ORFEO" y SE DICTAN OTRAS NORMAS QUE
APLICAN
EN LA ELABORACION
DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES.
SE
ACTUALIZA
DE
ACUERDO
A
REESTRUCTURACION
DEL
MODELO
DE
GESTION y LOS PARAMETROS DEL PROGRAMA
DE GESTION DOCUMENTAL
PGD PASA DE
CODIGO
CGFM-PROGDOC-D-96.4
A MDNCGFM-PROGESAD-CGAYG-IT.
70-1
SE ACTUALIZA EL DESARROLLO DEL TEMA
SEGÚN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
PGD.
CGAYG
ELABORO
REVISO
AA 16. ona n Andres
/'
Ca acho Jiménez
/'Auxiliar para Apoyo Seguridad
y Defensa
SP. Jorge n Iq e Huertas Combita
Jefe Direcci de Gestión Documental
APROBO
CGFM
PLAESI CGAYG
CGAYG
CGAYG
CGAYG
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO
3
2.
ALCANCE
3
3.
POLlTICAS DE OPERACiÓN
3
4.
FUNDAMENTO
NORMATIVO
3
5.
DESARROLLO
DEL TEMA
3
a. ASPECTOS GENERALES
6.
b.
FORMATOS PARA USO GENERAL DE LAS COMUNICACIONES
c.
MENSAJES ELECTRONICOS
ANEXOS
3
OFICIALES
8
9
9
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1. OBJETIVO
Estandarizar los criterios para la elaboración de las comunicaciones oficiales, generadas en el
Comando General de las Fuerzas Militares con el propósito de proyectar una adecuada imagen
institucional.
2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable para todas las comunicaciones
Fuerzas Militares.
3. POlÍTICAS
oficiales del Comando General de las
DE OPERACiÓN
Este instructivo se rige bajo el Programa de Gestión Documental (PGD), emitido mediante
Resolución Ministerial 8614 de 2012, e integra y ajusta aspectos no contemplados en el mismo de
acuerdo a la necesidad del Comando General de las Fuerzas Militares.
4. FUNDAMENTO
NORMATIVO
Ver normograma Proceso Gestión Administrativa
5. DESARROLLO
a. ASPECTOS
DEL TEMA
GENERALES
Las Disposiciones, Resoluciones, Directivas y Circulares tendrán un número único consecutivo que
asignará la Ayudantla General, el original hará parte del archivo de ia Ayudantia General. Por tai
motivo, para elaborar alguno de los anteriores actos administrativos se debe solicitar a la Ayudantia
General el número consecutivo para incorporarlo.
Siguiendo lineamientos de la Eficiencia Administrativa y Polltica
administrativos serán enviados a los interesados vla Outlook.
•
de Cero
Papel.
los actos
Márgenes
Las márgenes deben guardar los siguientes espacios:
"
"
"
);o
Superior:
Inferior:
Derecho:
Izquierdo:
Dos
Dos
Dos
Dos
(2)
(2)
(2)
(3)
centlmetros.
centlmetros como mlnimo.
centlmetros.
centlmetros.
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja se recomienda
laterales sean simétricas a 3 cm.
Nota: Siguiendo lineamientos de la Eficiencia
comunicación debe ser impresa por doble cara.
•
Administrativa
y Polltica
que las márgenes
de Cero Papel toda
Estilo
Para efectos de la distribución del contenido de ia comunicación oficial se deberá utilizar el estilo
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bloque extremo (Todas las lineas parten del margen izquierdo).
•
Fuente
Debe ser clara, homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
digitalización y/o microfilmación.
•
>>-
Tamaño diez (10).
,.
No se usará negrilla en las comunicaciones oficiales
para su lectura, impresión,
Se utilizará tipo Aria!.
Elementos
Esenciales
de La Comunicación
>-
Lugar de origen y fecha de elaboración
>-
Datos del destinatario
A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración se debe dejar de dos a tres interlineas libres,
según la extensión de la comunicación. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en
forma personalizada, es decir a un funcionario especifico.
Está conformado por los siguientes componentes:
>>,.
,.
,.
,.
Primera Interlinea:
Segunda Interlinea:
Tercera Interlinea:
Cuarta Interlinea:
Quinta Interlinea:
Sexta Interlinea:
Denominación o titulo académico
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
--- -
Ejemplos:
Señor Coronel
EDGAR ALBERTO QUIROGA CASTILLO
Ayudante General
Comando General Fuerzas Militares
Avenida el Dorado CAN Carrera 54 No 26-25
Bogotá OC
1
Señor Temente Coronel
NESTOR ADRIAN GUARNIZO ROJAS
Coordinador Grupo Archivo General
Ministerio de Defensa Nacional
Carrera 61 W51a.96
Bogotá D.C
Doctora
MARiELA RONCANCIO RUIZ
Subdirectora Centro Industrial y Desarrollo Empresarial
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Calle 13 No. 10 - 60
Soacha, Cundinamarca
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>-
Asunto
);- Cuerpo o texto
>-
Despedida
);- Remitente y firmas responsables
Lineas Especiales
Anexo: se detallan en el texto y al final de la comunicación a dos interlineas libres del remitente la
palabra anexo o anexos según sea el caso, se escribe con mayúscula inicial seguida de dos
puntos, se enuncia la cantidad; entre paréntesis se especifica el numero de folios y el tipo de
anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma.
Ejemplo:
I
EJEMPLO 1
Anexo: uno (10 folios)
EJEMPLO 2
Anexos: dos (15 folios y un CO)
EJEMPLO 3
Anexos: tres (8 folios, un CD y un cheque)
Copia: la palabra copia se describe con mayúscula Inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:).
Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de los anexos, si los
hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados asl: tratamiento de cortesfa o titulo,
cargo, nombres completos y organización. Si se dirige a un funcionario del Comando General de
las FF.MM., se omite el nombre de la institución.
Ejemplo:
EJEMPLO 1
Copia:
En linea separada:
Señor General Rodolfo Palomino, Director General, Policla Nacional
Doctora Luz Marina Aguilera, Asesora
EJEMPLO 2
Copia:
Ministerio de Defensa
Nacional
Para dependencias:
Jefatura de Estado Mayor Conjunto
Ayudantía General
EJEMPLO 3
Copia:
Desarrollo Archivrstico,
En linea seguida:
Señores
Almirante Henry John Blaín Garzón, Jefe de Estado Mayor Conjunto;
Alberto Quiroga Castillo, Ayudante General
Coronel Edgar
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Identificación
Página:
del Transcriptor
Se escribe grado, nombre y apellido con mayúscula inicial de quien elabora
comunicación.
El Vo. Bo. se utilizará si la comunicación io requiere, adicional al grado, nombres
llevara ei cargo. Se empleará el mismo tipo de letra de la comunicación, tamaño 6.
y revisa
y apellidos
Ejemplo:
Vo. Bo.
eR. Edgar Alberto Quiroga Castillo
Ayudante General Comando General FF.MM.
Elaboro
AA9. lilia Rodriguez
Reviso
SP. Jorge Huertas
Identificación de páginas subsiguientes
Se enuncia el número del radicado, linea de mando, TRD y el número de página correspondiente,
son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.
Ejemplo:
111I11
nllll~IIIllillmiI111 m1 11111illl1llll1l~ IIIII!
i
Radicado N'20141110151643/
•
Características
MDN-CGFM-CGAYG-AYGDGD-
2-96
Externas o de Forma de las Comunicacíones
Página. 2 de 3
Oficiales
Encabezado
¡;.
¡;.
¡;.
¡;.
>-
Escudo del Comando General de las Fuerzas Militares alineado a la izquierda
Primera linea:
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Segunda linea:
COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES
Tercera linea:
NOMBRE DE LA JEFATURA Y/O UNIDAD
Cuarta linea:
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS
El encabezado será en letra Arial, tamaño 8 sin negrilla y mayúscula sostenida.
la
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Ejemplo:
MINISTERIO
DEOEFENSA
NACIONAl
COI..wJOO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES
AYUDANTIA GENERAL
DIRECCION
DE GESTION
DOCUMENTAL
L
Nota: La linea de mando según su orden jerárquico se verá reflejada en su totalidad mediante las
siglas después de la numeración y registró de comunicaciones.
Ejemplo:
11 11 mn I1 In :1II11D D
Radicado N'2015111 0151643 I MDN-CGFM-JEMC-SEMCA-JEEDC-JEDDC- 23-1
Pie de página
~
~
~
~
Primea linea: Frase institucional que designe el Comandante General de las Fuerzas Militares
Segunda linea: Dirección de guarnición o unidad correspondiente
Tercera linea: Teléfono de guarnición o unidad correspondiente
Cuarta linea: Dirección electrónica o e-mail de guarnición o unidad correspondiente
Ejemplo:
Frase institucional que designe el COTE General de las Fuerzas Militares
Avenida el Dorado CAN Carrera 54 No 26-25
Conmutador: (57 1) 3150111
www.cafm.mi1.co
•
Niveles de Seguridad
de los Documentos
Clasificación
En la elaboración
Contrainteligencia
vigente, donde
Restringido.
de la documentación con clasificación se debe tener en cuenta el Manual de
Estratégica Militar del Comando General Fuerzas Militares, en su versión
se describe
los grados de clasificación
Ultra Secretó,
Secreto,
Confidencial,
Sello de Clasificación de Seguridad
Se usa para imprimir en las Comunicaciones Oficiales la clasificación de seguridad según sea su
contenido; se estampa en letra Arial, tamaño 12 con mayúscula sostenida sin negrilla, centrado en
las márgenes superior e inferior de cada una de las hojas al igual en los sobres.
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SGI
•
Elaboración
8 de 9
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de Sobres
La oficina de origen elabora los sobres para las comunicaciones
teniendo en cuenta los siguientes parámetros.
oficiales
que lo requieran
Encabezado
Numero de radicado
Destinatario
Asunto
Pie de página
Grado de clasificación si lo requiere
Ejemplo:
GRADO DE CLASIFICACiÓN
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAl
COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS
MILITARES
~~
_
... ..TOOOSPOAUN
NUEVOPAfs,
AYUDANTIA GENERAL
DIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL
11.1110111.
Radicado N°2014111 0151643 J MDN-CGFM-CGAYG-AYGDGO
Senor
NOMBRES
Cargo
Entidad
Dirección
Ciudad
• 2-96
Y APElLIDOS
Asunto:
Frase Institucional que designe el COTE General de las Fuerzas Militares
Avenida el Dorado CAN Carrera 54 No 26-25
Conmutador: (571) 3150111
www.cafm.mil.co
GRADO DE CLASIFICACiÓN
b. FORMATOS
PARA USO GENERAL DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES
Los formatos de uso general para la producción de documentos se encontraran vigentes y
controlados a través del Sistema de Gestión Documental Electronico de Archivo contribuyendo al
normal desarrollo de la Gestión Documental, tales como:
•
•
•
•
•
Circular
Directiva
Memorando
Radiograma
Oficios internos y externos
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Vigente a partir de: 12-06-2015
ELECTRONICOS
Se recomienda que el saludo y la despedida sean como una carta normal, teniendo en cuenta las
reglas básicas de ortografla.
6. ANEXOS
No aplica