manual de usuario del sistema de registro de sanciones y cobranza
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Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE SANCIONES Y COBRANZA COACTIVA REGIONAL - SICOBCOAR OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Región Callao – OTIC Actualizado a Junio del 2013 Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 1 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC CONTENIDO Capítulo 1: Página Iniciando el Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional 1.1.- Como obtener un usuario y contraseña en el sistema......... 3 1.2.- Ingreso al sistema……..………………………........................ 4 1.3.- Menú del sistema……..……….………………........................ 6 Capítulo 2: Módulo de Sanciones 2.1.- Registro de Expedientes.………........................................... 8 2.2.- Registro de Infractores…..……............................................. 13 2.3.- Consulta de Cuenta Corriente…...................................... 15 2.3.1. Registro de Pagos…………………………………… 19 2.4.- Registro de Compromisos de Pago ………………………... 20 2.5.- Consulta Expedientes………………………………………… 21 2.5.1.- Exporta información XML / Excel ………………… 21 2.6.- Reportes 2.6.1.- Expedientes por estado...……………………..…... 25 2.6.2.- Alertas – Compromisos de Pago………………… 28 2.6.3.- Expedientes con Saldos Proyectados…………… 29 2.6.4.- Pagos del mes……………………………………… 30 Capítulo 3: Módulo de Notificaciones 3.1.- Registro de Notificaciones.................................................. 31 3.2.- Seguimiento de Notificación……..……………….…………. 36 3.3.- Reportes 3.3.1.- Notificaciones Emitidas……………………………. 37 Capítulo 4: Módulo de Administración del Sistema 4.1.- Tabla Año y UIT………......................................................... 4.2.- Tabla de Estados de Expedientes........................................ 4.3.- Tabla de Medida Cautelar……............................................. 4.4.- Tabla de Tipo de Documento de Notificación...................... 4.5.- Tabla de Tipo de Documento del Obligado......................... 4.6.- Tabla de Bancos……………………………………………… 4.7.- Tabla de Notificadores………………….…………………….. 4.8.- Tabla de Resultados de Notificación……………………….. 4.9.- Tabla de Entidades Recaudadoras…………………………. 4.10.- Tabla de Estados del Compromiso de Pago………………. Capítulo 5: Capítulo 6: 38 39 40 41 41 42 43 44 44 45 Módulo de Seguridad 5.1.- Registro de Usuarios…….............................................. 5.2.- Cambio de Clave............................................................ 5.3.- Parámetros del Sistema.................................................. 5.4.- Ayuda….………............................................................. 5.5.- Cerrar Sesión………....................................................... 46 47 48 49 49 Glosario…………………..…………......................................... 50 Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 2 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Capítulo 1 Iniciando el Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional 1.1.- ¿CÓMO OBTENER UN USUARIO Y CONTRASEÑA EN EL SISTEMA? En caso que el usuario no cuente con acceso al sistema, deberá solicitarlo llenando correctamente el siguiente formato de la intranet: http://grc03/FORMATONUEVOUSUARIO.htm Con lo que la oficina de informática procederá a crearlo y a enviarle su “usuario” y “contraseña” de ingreso vía documento y vía correo electrónico. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 3 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 1.2.- INGRESO AL SISTEMA Esta sección presenta información rápida de cómo comenzar a trabajar con el Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional (SICOBCOAR). Para iniciar este sistema es necesario con el navegador web (Ejm. Internet Explorer) o en el explorador de Windows ir al siguiente link: http://190.102.149.210:8080/sicobcoar ó http://grc07:8080/sicobcoar Ejemplo: Al acceder a esta dirección (dándole aceptar), nos mostrará la ventana de acceso del sistema, donde usted deberá registrar su “usuario” y “contraseña” (ver punto 1.1): Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 4 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC F11-Maximizar Pantalla: La tecla F11 cambiará al explorador Windows o al explorador de internet al modo Pantalla Completa, ósea maximizándola al tamaño máximo del monitor. Si vuelve a presionar F11 regresará al tamaño original en que se encontraba. En el campo “Usuario” debe colocar su Código de Usuario, que por defecto es la primera letra de su nombre y su apellido, en caso de no contar con uno, deberá solicitarlo al administrador del sistema. En el campo “clave”, ingresará su password, que es una cadena de caracteres absolutamente secreta, con la que se identificará en el sistema. Luego clic en “Aceptar”. En el sistema podrían salir los siguientes mensajes: “Usuario no existe. Corrija...” Este saldrá cuando el código de usuario ingresado no es correcto. Volverá a ingresarlo correctamente. “Clave no es correcta. Corrija...” Este saldrá cuando el password o clave de ingreso del usuario ingresado no es correcto. Volverá a ingresarlo correctamente. “Su clave de Acceso vencerá en _??_ días cámbiela por favor” Este saldrá porque el sistema le obliga a actualizar su password o clave de acceso al menos una vez cada 6 meses por razones de seguridad. Le recordará los últimos 7 días antes de vencer y le informará cuantos días le faltan para que venza. Si usted no cambia el password, le saldrá el mensaje: “Su clave de acceso esta vencida... acérquese con el administrador del sistema para que renueve su contraseña” Saldrá cuando su password ha caducado y tendrá que recurrir al administrador del sistema, quien es el único que debe tener acceso a cambiar la clave de los demás usuarios. Después de solucionado lo anteriormente detallado, aparecerá la siguiente ventana: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 5 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 1.3.- MENU DEL SISTEMA Se abrirá la ventana del Menú Principal del Sistema, esta ventana estará siempre activa mientras se encuentre conectado al sistema, con esta ventana podrá acceder a las diferentes pantallas que componen el sistema. A continuación se detallará cada uno de los módulos del Sistema: 1.- Sanciones 2.- Notificaciones 3.- Administración del Sistema 4.- Seguridad Es muy importante saber que este sistema está desarrollado bajo una arquitectura web y que se encuentra publicado o instalado en un servidor público, lo que significa que se puede accesar a este sistema desde cualquier equipo que tenga internet. Por lo que sería posible acceder desde cualquier parte del mundo, siempre y cuando tengamos un usuario y una contraseña asignada. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 6 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Cuando no tengamos acceso a una opción en el “Menú del Sistema”, mostrará el siguiente mensaje: Luego de que se conecte al sistema, este mantendrá una sesión abierta en línea de hasta por 30 minutos, si durante este lapso de tiempo el usuario no ha consultado o digitado algún dato, el sistema se desconectará y mostrará la siguiente ventana: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 7 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Capítulo 2 Módulo de Sanciones 2.1- REGISTRO DE EXPEDIENTES En esta ventana se encuentra el insumo principal del sistema de cobranza coactiva, que son los expedientes, los que contienen las sanciones que registraremos y haremos seguimiento para una cobranza oportuna y exacta, con este formulario podremos dar de alta (botón: “Nuevo” de la botonera superior) a los expedientes, también podemos registrar las resoluciones, las costas procesales y generar el registro de deuda en la cuenta corriente. El campo “# Expediente” no es editable, este campo es un código autogenerado de 10 dígitos compuesto de dos partes: el año + correlativo por año. Ejemplo: El # de Expediente: “2013000002”; los 4 primeros dígitos corresponden al año y los 6 restantes al correlativo correspondiente a ese año, por lo tanto ese número expresa el expediente “2” del año “2013”. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 8 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC La entidad sancionadora, hace referencia al origen del expediente o sanción, estas pueden ser: - Dirección Regional de Salud Ministerio de Trabajo Ministerio de Energía y Minas Ministerio de Transportes Dirección Regional de Trabajo Hospitales El campo distrito, está configurado para que muestre por defecto los 6 distritos de la Provincia Constitucional Callao, para que sean seleccionadas con un simple clic, ya que en su mayoría los alumnos procederán de estos distritos. Pero esta información puede llenarse con cualquier distrito a nivel nacional (más de 1800 distritos en todo el Perú), solo con escribir el nombre del distrito deseado. Ejemplo: “BREÑA”. Búsqueda de distritos por defecto y personalizada Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 9 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC El campo “Fecha Resolución” no es editable, muestra la fecha del expediente, esta fecha se extrae de la notificación más antigua registrada, en caso de no tener resolución alguna la fecha se registrará con la fecha del sistema. La botonera es un estándar de trabajo pre-establecido para todos los formularios que graban información. El botón “Limpiar”, deja la pantalla en blanco, lista para ingresar los criterios de búsqueda. Luego que se presione este botón solo estarán disponibles los botones: “Limpiar”, “Buscar” y “Nuevo”, tal como figura en la imagen inferior. El botón “Buscar”, recupera en pantalla todos los registros que hayan coincidido con el criterio de búsqueda registrado. Luego que se presione este botón estarán disponibles los botones: “Limpiar”, “Nuevo”, “Grabar” y “Borrar”, tal como figura en la imagen inferior. Para habilitar este botón es necesario presionar “Limpiar”. El botón “Nuevo”, deja la pantalla en blanco, lista para registrar los datos del formulario. Luego que se presione este botón estarán disponibles los botones: “Limpiar”, “Nuevo”, “Grabar” y “Borrar”, tal como figura en la imagen inferior. El botón “Grabar”, almacena los datos del formulario en la base de datos. Luego que se presione este botón estarán disponibles los botones: “Limpiar”, “Nuevo”, “Grabar” y “Borrar”, tal como figura en la imagen inferior. El botón “Borrar”, elimina el registro seleccionado de la base de datos. Luego que se presione este botón estarán disponibles los botones: “Limpiar”, “Nuevo”, “Grabar” y “Borrar”, tal como figura en la imagen inferior. El botón “Borrar” tiene la particularidad que a veces se encuentra inactivo y se debe a que en algunos formularios no está permitida esa acción o en su defecto el usuario no tiene los accesos para hacerlo. Hay datos que en un formulario deben ser llenados de forma obligatoria, y que al momento de intentar pasar a otro dato sin llenarlo, el sistema le mostrará: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 10 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC También existen otros datos obligatorios, pero a diferencia del mensaje anterior, este mensaje se mostrará cuando el usuario intente grabar el registro, ya que aún faltan debe llenar algunos datos de carácter obligatorio: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 11 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Aquí también encontraremos 5 botones adicionales al pie de la pantalla: Nuevo: Adiciona en pantalla un nuevo registro (en blanco) en la tabla de resolución, Se debe presionar “Grabar” (que se encuentra en la botonera superior), para salvar la información en la base de datos. Borrar: Elimina una resolución (en pantalla y en la base de datos). Genera Cta.Cte.: Agrega un registro de deuda en la cuenta corriente, con la finalidad de hacerle un seguimiento de pago (deuda con proyección de intereses a diferentes fechas, pagos a cuenta, etc.) Ver Cta.Cte. (Pagos): Este nos lleva a otra pantalla, que nos muestra el detalle de la Cuenta Corriente (Ver punto 2.2) Costas: Nos permite registrar por cada expediente las costas procesales, las que se generan por cada trámite legal o notificación que se le siga a un infractor por un expediente o sanción. La cantidad y los importes son editables, pero el valor de las costas por defecto será del 1% del año 2011 hacia adelante (año que inició la cobranza coactiva en el Gobierno Regional del Callao) o del 0.5% del año 2010 hacia atrás (importe que se cobraba antes en las entidades recaudadoras). El registro de las costas actualiza de forma automática la cuenta corriente. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 12 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.2- REGISTRO DE INFRACTORES Aquí registraremos a las personas jurídicas (empresas) o personas naturales que posean alguna infracción, en caso de personas jurídicas adicionalmente podremos registrar los datos del representante legal, los mismos que se usarán en las notificaciones. El campo “Nombre Completo” no es editable, se usa para los reportes y las búsquedas. Podemos “Activar/Inactivar” a un infractor (check box: “Activo”), con lo que se inutilizará para registros posteriores, por ejemplo una vez inactivo el infractor ya no se podrá utilizar para el registro de nuevos expedientes (punto 2.1). El tipo de documento del representante legal, pueden ser: DNI, cedula de extranjería, RUC, pasaporte, otros; para cada uno de ellos el “# documento”, debe tener una longitud adecuada (Ejemplo: el # DNI deberá tener 8 dígitos), en caso no se digite la cantidad de caracteres solicitados, saldrá el siguiente mensaje: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 13 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Botón “Otras Direcciones”: Este botón nos llevará a una pantalla auxiliar donde podremos consultar y registrar direcciones adicionales para ubicar al infractor (empresas) y a su vez a los representantes legales que pueda tener; cada uno de ellos con las múltiples direcciones que se han declarado o que se hayan logrado ubicar. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 14 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.3- CONSULTA DE CUENTA CORRIENTE Esta pantalla muestra el detalle de la cuenta corriente y de los pagos que tuviese por cada sanción o expediente de un infractor en particular. El sistema por defecto proyecta los intereses a la fecha actual (hoy), pero se puede hacer la proyección a cualquier fecha, incluso fechas pasadas, pero de preferencia deberá hacerse a fechas futuras o posteriores a los pagos a cuenta que pueda tener, generalmente a la fecha que el infractor estime que realizará el pago. Existen 2 botones de búsqueda: uno del infractor y el otro recupera información de la cuenta corriente; el del infractor abrirá la siguiente pantalla emergente (diálogo): Esta ventana de búsqueda nos ayudará a encontrar al infractor que deseamos y por ende su estado de cuenta (deudas y pagos). Solo se activará este botón cuando nos situemos en el campo del código del infractor. Podemos hacer búsquedas usando los comodines: _ reemplaza un carácter dentro de la cadena % reemplaza varios caracteres dentro de la cadena. Ver imagen de la izquierda. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 15 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Los demás botones realizaran las siguientes acciones: Nos traerá la cuenta corriente de un infractor actualizada con “Intereses calculados al día…”, que por defecto es la fecha de hoy, pero podrá proyectarse a cualquier fecha pasada o futura. La cuenta corriente contiene UN (01) registro de deuda por cada expediente o sanción. En esta pantalla también podemos apreciar los pagos realizados por cada cuenta corriente, mostrados en la tabla inferior, que se encuentra descrito como “Detalle de Pagos”. Nos emitirá un reporte en pantalla (preliminar) que posteriormente podremos imprimir físicamente en un papel. Este reporte contiene el estado de cuenta detallado con todos los pagos realizados y con los intereses proyectados a una fecha. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 16 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC En la siguiente imagen se puede apreciar: 1. 2. 3. 4. Que el reporte contiene 2 páginas, pero solo estamos mostrando la primera. El estado de cuenta esta proyectado al: 03/01/2012 Que la página 1, contiene 3 sanciones o expedientes (346, 875 y 347) Que la primera sanción (346), tiene un pago a cuenta de S/. 70 que solo alcanzó para pagar parte de los “Gastos Administrativos” 5. Que el importe la sanción 346, menos el pago a cuenta es de S/. 361.93. Con el siguiente detalle: Insoluto (172.00) + Interés (186.93) + G.Adm. (3.00) Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 17 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Todos los reportes del sistema al momento de ser emitidos tienen una botonera similar a la de la imagen inferior (de Internet Explorer para manejo de archivos PDF), con la que podremos: Imprimirá el archivo de formato PDF de forma total o de forma parcial. Para guardar el archivo en el disco u otra ubicación. Para adjuntar el reporte (formato PDF) a un correo electrónico. Para navegar entre las páginas del reporte Selecciona texto o imágenes para copiarlo (Ctrol + C) y pegarlos (Ctrol + V) Ver y moverse dentro del contenido del documento. Amplia o reduce, toda o una parte del documento seleccionada de forma visual. Amplia o reduce, toda o una parte del documento porcentualmente. Compartir la vista con otro usuario. Firma digital (no disponible). Amplia o reduce el reporte al ancho de la pantalla. Muestra el contenido para que se vea la página completa al tamaño de pantalla. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 18 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Adicionalmente existe una botonera en el “Detalle de Pago”, con los siguientes botones: 2.3.1.- REGISTRO DE PAGOS Con este botón podremos actualizar la cuenta corriente ya sea realizando pagos totales y/o pagos parciales que el infractor realiza a través del banco y que luego registramos consignando los siguientes datos: Con este botón grabaremos el pago en la base de datos, actualizando la deuda y obteniendo un nuevo saldo. Los pagos se realizan por cada expediente o sanción. Los pagos deberán registrarse en orden cronológico; los más antiguos deberán registrarse primero. Cuando se realice la grabación, se mostrará el siguiente mensaje: Con este botón eliminamos todos los pagos realizados de una sanción, se eliminaran los pagos en caso se hayan registrado de forma errónea o en un orden no cronológico (del más antiguo al más reciente). Antes de eliminar los registros se mostrará el siguiente mensaje para su confirmación: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 19 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.4.- REGISTRO DE COMPROMISOS DE PAGO En esta pantalla registraremos las promesas de pago que los infractores realizan verbal o telefónicamente al personal de Ejecución Coactiva al momento de recordarles las deudas pendientes que tienen con el Gobierno Regional. Posteriormente, al llegar la fecha prometida de pago la oficina emitirá un reporte para alertar a los infractores para que realicen el pago. Los compromisos de pago se registran por expedientes, por lo que un infractor que tenga más de una deuda (expediente), podrá programar sus pagos en fechas diferentes. Al registrar la promesa de pago de un expediente si el infractor cuenta con solo un expediente el sistema lo mostrará en pantalla, listo para registrar la fecha e importe y así evitar digitar algún dato adicional, similar al registro 6 de la imagen superior. En caso contrario, cuando un infractor tenga más de un expediente el sistema le mostrará una ventana adicional donde seleccionará el expediente del compromiso. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 20 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.5.- CONSULTA EXPEDIENTES En esta pantalla consultaremos los expedientes coactivos por los diferentes criterios de búsqueda, se pueden hacer consulta por cualquier columna que se encuentre en esta pantalla, estos son: # Expediente, Año, Código de Obligado, Nombre de Obligado, Dirección del Obligado, Distrito, Entidad, Resolución Divisionaria, Fec.Resol.Divisionaria (primera resolución). Tal como se muestra en la imagen inferior: Aquí también podremos exportar la información en un formato XML, el nombre por defecto del archivo a exportar será (exporta_expediente.xml), pero podemos renombrarlo al que más nos guste. Este archivo no se encuentra en un formato Excel, pero podemos llevarlo a este formato de una manera sencilla, en el siguiente punto: 2.5.1.- EXPORTA INFORMACION XML / EXCEL Paso 1. Al presionar el botón “Exportar a Excel” aparecerá una ventana emergente (popup) para la descarga del archivo, debemos seleccionar la opción “Guardar”. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 21 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Paso 2. Aparecerá otra ventana para seleccionar la ubicación exacta donde almacenaremos el archivo, aquí también podemos aprovechar para renombrarlo si lo consideramos necesario. Paso 3. Aparecerá la confirmación del archivo guardado. Seleccionaremos la opción “Abrir carpeta”. Paso 4. Procederemos a abrir nuestro archivo (XML) en Excel. Para lo cual daremos “clic derecho” al archivo, luego “Abrir con” y seleccionamos “Microsoft Excel” tal como se muestra en la imagen. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 22 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Paso 5. Abrimos el archivo XML “Como tabla XML” Paso 6. Aceptar Con estos 6 pasos podremos ver al archivo en Excel formateado, con títulos y autofiltro. Tal como se muestra en la siguiente imagen. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 23 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 24 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.6.- REPORTES 2.6.1.- EXPEDIENTES POR ESTADO Desde aquí emitiremos 2 reportes de expedientes según sus estados: - Reporte detallado, muestra los expedientes según el estado seleccionado. Reporte resumido, muestra un resumen por estados y entidad sancionadora. Reporte detallado; debe seleccionarse algún estado para poder emitirse, de lo contrario mostrará el siguiente mensaje: El reporte se ordenará alfabéticamente por la razón social. El modelo de este reporte es el siguiente: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 25 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Reporte resumen; no es necesario seleccionar ningún estado. El reporte se ordenará alfabéticamente por entidad recaudadora y estado. El modelo de este reporte es el siguiente: Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 26 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 27 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.6.2.- ALERTAS – COMPROMISOS DE PAGO Desde aquí emitiremos reportes de las promesas de pago por estado y rango de fechas. REGISTRADO: Por defecto emitiremos los compromisos de pago en este estado, ya que es el estado inicial con el que es creado el compromiso. CUMPLIDO: Es uno de los dos estados resultantes de una promesa de pago. Son los que SI cumplieron con pagar luego de hacer una promesa de deuda. NO CUMPLIDO: Es otro de los dos estados resultantes de una promesa de pago. Son los que NO cumplieron con el pago luego de hacer una promesa de deuda. Modelo de los reportes emitidos: Compromisos de pago: Resoluciones Notificadas hace más de 30 días: ** Por definir modelo del reporte ** Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 28 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.6.3.- EXPEDIENTES CON SALDOS PROYECTADOS Desde aquí emitiremos reportes de los expedientes coactivos con sus respectivos saldos, se podrá filtrar el reporte por: Estado de la Sanción, Entidad, y por rango de fecha de Inicio de Estado, tal como se aprecia en la imagen siguiente. El saldo mostrado en el reporte podrá ser proyectado a una fecha futura para simular la recaudación o también para brindarla al obligado cuando este la necesite para futuros pagos, la fecha por defecto es la fecha del sistema. La información mostrada en el reporte también se podrá “Exportar a Excel”, para ver más detalle de la exportación a Excel véase el punto “2.5.1.- Exportar Información XML / Excel”. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 29 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 2.6.4.- PAGOS DEL MES Desde aquí emitiremos reportes de los expedientes coactivos con los pagos que el obligado ha realizado para amortizar y/o cancelar sus deudas. Se filtrará de forma obligatoria el Año y Mes, y de forma opcional se podrá filtrar la Entidad Recaudadora (DIRESA, DRTPE, MINTRA, MINTRANS, Hospitales). La información mostrada en el reporte también se podrá “Exportar a Excel”, para ver más detalle de la exportación a Excel véase el punto “2.5.1.- Exportar Información XML / Excel”. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 30 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Capítulo 3 Módulo de Notificaciones 3.1.- REGISTRO DE NOTIFICACIONES Desde esta pantalla se podrá registrar y emitir las cédulas de notificaciones de los infractores por cada expediente. Existen CINCO (05) modelos de cédulas: - MODELO DE CEDULA BANCOS MODELO DE CEDULA OBLIGADO MODELO DE CEDULA REPRESENTANTE LEGAL MODELO DE CEDULA 7 DIAS MODELO DE CEDULA OTROS Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 31 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Modelo de Cédula Bancos: Se utiliza para la emisión de cédulas de notificación dirigida a los diferentes bancos locales informando la medida cautelar preventiva de un infractor con deudas impagas. Genera una cédula por banco. El modelo es el siguiente: Modelo de Cédula Obligado: Para la emisión de cédulas dirigidas al obligado. Genera una cédula por cada dirección de tipo SUCURSAL. Modelo de Cédula Representante Legal: Para la emisión de cédulas dirigidas al representante legal. Genera una cédula por cada dirección de tipo REP.LEGAL. Modelo de Cédula 7 días: Para la emisión de cédulas de las resoluciones de 7 días. Genera una cédula por cada dirección de tipo SUCURSAL y REP.LEGAL. Modelo de Cédula Otros: Para la emisión de cédulas excepcionales. Genera una cédula por cada dirección de tipo OTROS. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 32 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC IMPORTANTE: Para que se emita correctamente una notificación hay que tener en consideración lo siguiente; el expediente o sanción debe tener registrada resoluciones que comiencen con la palabra “R.E.R.’ en la resolución que se desea emitir, de lo contrario el párrafo se mostrará la palabra “null”. Ejemplo: La resolución registrada en el sistema, deberá iniciar con la palabra “R.E.R.”, de la última de éstas registrada extraerá la fecha y la mostrará en texto. Ejemplo: El exp. N° 2011000255, Contiene la: R.E.R. Nº4 del 09/12/2011 Este dato se muestra subrayado en la notificación de la imagen superior. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 33 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC En esta pantalla al presionar el botón “Nuevo” y luego “Buscar”, aparecerá una ventana emergente (dialogo), donde podremos seleccionar un expediente o sanción, buscándolo a través de los filtros de búsqueda: (# Expediente, Cód. Obligado o Nombre del Obligado); con los que hallaremos un expediente o sanción. Con el botón “Aceptar” que se encuentra en la parte inferior, podremos seleccionar un expediente al igual que presionando “doble clic” sobre el registro deseado. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 34 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Con el botón “Reverso (Cargo)” que se encuentra en la parte inferior del recuadro “Reporte de Cédulas”, podremos emitir el reverso de la cédula de notificación, que será llenada a mano registrando el resultado del acto de la notificación. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 35 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 3.2.- SEGUIMIENTO DE NOTIFICACION Esta pantalla contiene las cédulas de notificación que fueron emitidas desde el submódulo anterior (3.1. Registro de Notificaciones), por cada documento emitido (vista preliminar) se genera un registro con el que se podrá registrar datos complementarios correspondientes a la notificación. Al igual que en el resto de módulos, se pueden realizar búsquedas por cualquier dato (por infractor, tipo documento, # expediente, # resolución, etc.), los datos que se registraran serán los que se registran en el reverso de la cédula manualmente: - - Notificador; es el mensajero responsable de hacer llegar la cédula de notificación, trabajador de la Oficina de Ejecución Coactiva. Fecha de notificación; fecha que el notificador entrega la cédula. Ok; si esta correctamente notificado o no, si está marcado (ckeck) se considera “Notificado”, de lo contrario (unckeck) se encontrará “Pendiente”. DNI, Nombre y Parentesco; de la persona quien recibe la cédula, esta persona puede ser: de vinculo familiar (esposo, hijo, abuelo, hermano, etc.), laboral (secretaria, recepcionista, portero) o algún conocido (vecino, otros), siempre y cuando sea una persona responsable mayor de edad. Resultado de notificación; nos informará el éxito del acto (exitosa, acta sin identificación, acta sin firma, bajo puerta, inubicable) Con esta pantalla podremos ubicar que notificadores tienen mayor éxito, quienes tienen más cédulas asignadas. También cuantas cédulas se le han emitido a un infractor, que resoluciones y el éxito en cada una de ellas. Cuantas cédulas hay pendientes y cuantas correctamente notificadas, entre otros; ya que podremos filtrar registros combinando los campos que deseemos. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 36 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 3.3.- REPORTES 3.3.1.- NOTIFICACIONES EMITIDAS Esta pantalla emite un listado de notificaciones generadas con sus respectivos resultados (Exitosa, Acta S/Identificación, Acta S/Firma, Bajo Puerta, Inubicable) por rango de fecha de emisión. Existen 2 botones para la impresión (Detallado y Resumido) Detallado Resumido Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 37 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Capítulo 4 Módulo de Administración del Sistema El módulo de administración del sistema nos servirá para actualizar información de las tablas tipo que componen el sistema como la tabla de UIT (Unidad Impositiva Tributaria), Estados de los expedientes, tipo de medidas cautelares, entre otros, que a continuación detallamos. 4.1.- TABLA AÑO Y UIT Aquí registraremos los años, también denominados ejercicios o periodos de cobranza (2012, 2011, 2010, …), en conjunto con el importe de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT), necesaria para los cálculos de tasas de interés, costas, gastos administrativos, entre otros que son un cálculo o un porcentaje de ella. El primer día útil de cada año deberá registrarse de forma obligatoria este dato que es publicado en el diario El Peruano, antes de hacer el registro de expedientes, generación de cuentas corrientes o registro de costas; ya que estos importes están asociados al año y son dependientes de la UIT; de lo contrario al intentar registrarlos saldrá un mensaje de error por integridad de datos. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 38 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.2.- TABLA DE ESTADOS DEL EXPEDIENTE Esta tabla refiere a los estados que puede adoptar un expediente coactivo, desde su estado inicial (No Notificados), hasta su estado final definitivo (Archivo, Devuelto MTPE). No todos los expedientes tienen el mismo trato, por lo tanto no todos pasaran por los mismos estados. Este dato es seleccionado en el registro de expedientes. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 39 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.3.- TABLA DE MEDIDAS CAUTELARES Aquí registraremos las medidas cautelares que son los actos administrativos que se le sigue a un expediente coactivo, con la finalidad de ejecutar la cobranza cuando se ha agotado todo tipo de negociación o gestión de manera ordinaria. Por lo tanto; una medida cautelar, es el cobro que se realiza de fuerza mayor. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 40 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.4.- TABLA DE TIPOS DE DOCUMENTO DE NOTIFICACION Aquí registraremos los tipos de documentos de notificación, que no son otra cosa que los modelos de las cédulas de notificación. Cada uno de ellos son emitidos desde el Módulo de Notificaciones y cada uno de ellos está dirigido y asociado a un conjunto de direcciones, ya sea de las instituciones bancarias, direcciones del infractor o del representante legal. 4.5.- TABLA DE TIPO DE DOCUMENTO DEL OBLIGADO Registramos los tipos de documentos con lo que identificamos a una persona natural o jurídica (infractores, obligados, representante legal, notificadores, entre otros del sistema), la longitud nos validará que el número del documento que se registra tenga la cantidad de dígitos correcta. Por ejemplo: En el sub-módulo de registro de infractores se identifica a una persona con tipo de documento DNI, este le validará que debe registrar como # documento un número con 8 caracteres, de lo contrario el sistema le mostrará un error. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 41 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.6.- TABLA DE BANCOS Registramos a todas las entidades financieras-bancarias a las que se emitirán cédulas desde el módulo de notificación para la retención a los obligados. Es indispensable el correcto registro de la dirección. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 42 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.7.- TABLA DE NOTIFICADORES Registramos a los mensajeros responsables de hacer llegar las cédulas de notificación a su destino. Existen dos tipos: Notificador: Mensajeros de campo Responsable de Notificación: Son los abogados responsables de hacer un seguimiento de cobranza de los expedientes. En caso de prescindir de alguno de ellos lo inactivaremos, con lo que ya no aparecerán en el registro de nuevas cédulas, pero dejando intacto los registros antiguos. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 43 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.8.- TABLA DE RESULTADOS DE NOTIFICACION Registramos el éxito del acto de notificación, para el seguimiento de cédulas y así saber si se le puede cambiar la medida cautelar o si bien se debe mejorar o cambiar la dirección. 4.9.- TABLA DE ENTIDADES RECAUDADORAS Registramos las instituciones origen de donde provienen los expedientes coactivos al cual le vamos a seguir la cobranza. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 44 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 4.10.- TABLA DE ESTADOS DEL COMPROMISO DE PAGO Registramos los estados que pueden adoptar los compromisos o promesas de pago que hace un infractor de manera verbal. Al registrar inicialmente el compromiso de pago el estado se encontrará en REGISTRADO. Cuando llegue la fecha prometida de pago, el responsable que sigue el expediente verificará a través de los sistemas o de manera telefónica al obligado, si este efectuó el pago, cambiando a CUMPLIDO o NO CUMPLIDO, según sea el caso. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 45 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Capítulo 5 Módulo de Seguridad 5.1.- REGISTRO DE USUARIOS Esta ventana es de uso exclusivo del administrador del sistema, desde aquí podremos crear nuevos usuarios, dar accesos a las pantallas, restringir su ingreso al sistema o actualizar la clave de todos los usuarios en caso de olvido o por motivo de vencimiento. Al registrar los accesos de un usuario tendremos la ventana siguiente: Aquí marcaremos con un ‘chec’ los accesos que se desea brindar al usuario. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 46 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Los accesos marcados como “… (Administrador)”; son exclusivos del administrador del sistema. 5.2.- CAMBIO DE CLAVE Desde esta ventana podremos cambiar cuantas veces sea necesaria y/o conveniente nuestra clave (password). Cada usuario podrá cambiar la clave con la que han iniciado sesión. Para cambiar la clave, debe registrar primero su clave actual y luego digitar dos veces la nueva clave que quiere asignar, concluyendo con la tecla ACEPTAR. Si la clave con la que inició sesión, no coincide con la que digitó en el campo “Clave Actual”, saldrá el siguiente mensaje: Si la “Nueva Clave” no coincide con la de “Confirma Nueva Clave”, el sistema mostrará el siguiente mensaje: Se recomienda por seguridad cambiar de clave al menos 1 vez al mes. En caso se olvide su clave o ésta caduque, deberá recurrir al administrador del sistema. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 47 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 5.3.- PARAMETROS DEL SISTEMA Desde esta pantalla se podrá configurar algunos puntos críticos del sistema que no tienen mucho movimiento y que por lo general son transparentes para los usuarios comunes, una vez cambiados no deberán alterar el funcionamiento correcto del sistema, ejemplo: - Porcentaje Impuesto General a las Ventas – IGV (19%) Tamaño de la imagen a cargar en la base de datos (50 Kb) Oficina por defecto en creación de usuarios (Ejec. Coactiva: 0568) Provincia de ubicación de los predios (0701: Callao), según tabla RENIEC Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 48 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC 5.4.- AYUDA En esta opción encontraremos el Manual de Usuario que estamos leyendo. 5.5.- CERRAR SESION Esta opción cerrará la sesión abierta, es necesaria cuando: - - Se cambie algún “parámetro del sistema”, ya que estos son cargados al momento de iniciar sesión. Ejemplo: Cambie el tamaño máximo de las imágenes de 50 Kb a 100 Kb. Desee cambiar de usuario. El administrador le ha asignado mayores accesos al sistema, ya que los accesos que tenemos se cargan al momento de iniciar sesión. El administrador le ha informado que va a actualizar el sistema, por lo que éste no estará disponible por unos minutos. Quiere dejar de usar el sistema. Se recomienda por seguridad, para que otro usuario no utilice el sistema en su ausencia. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 49 Gobierno Regional del Callao – Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - OTIC Capítulo 6 Glosario Campos Se le considera “campo” a todo dato mostrado dentro de un formulario, puede ser una lista (distrito), un check (si esta activo o no), una imagen (foto del predio) o simplemente un texto de ingreso (Nombre del Infractor). Campos de Auditoría Son los campos que quedan almacenados en la base de datos de forma automática cuando se registra, modifica o anula algún registro en el sistema. Estos campos son: o o o o o o Usuario que crea el registro Fecha y hora de creación del registro Ultimo usuario que modifica Fecha y hora que modifica Equipo o terminal de registro o modificación Programa desde donde ejecuta la transacción Comodín Son los caracteres usados para facilitar y agilizar las búsquedas dentro del sistema. _ reemplaza un carácter dentro de la cadena % reemplaza varios caracteres de la cadena. Formulario Se le considera a toda pantalla del sistema, en especial con las que se almacena información. Por ejemplo: Tabla de Habilitaciones Urbanas, Registro de Inmuebles, Registro de Usuarios, etc. Medida Cautelar Es la decisión cautelar ejecutada que presenta características peculiares según el tipo de proceso al cual cautela, ello explica precisamente que la medida cautelar sea variable, y tiene como objeto garantizar la efectividad de la sentencia que resolverá el fondo del asunto, para de este modo lograr la igualdad entre las partes y la celeridad procesal. En resumen; medida cautelar es la decisión jurisdiccional positiva debidamente ejecutada. Sistema de Registro de Sanciones y Cobranza Coactiva Regional – SICOBCOAR - Pág. 50
