INFORMACIÒN PARA EL TRABAJO DE LA ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

INFORMACIÒN PARA EL TRABAJO DE LA ASIGNATURA
TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SEGUNDO SEMESTRE 2012
A continuación encontrarán la información para desarrollar el trabajo como
requisito para evaluar el conocimiento adquirido en la asignatura TRD.
Los estudiantes no tendrán que asistir a ninguna entidad, el material suministrado
fue tomado y consultado http://www.quindio.gov.co/home/ Fecha: Octubre 15 de
2012
Ilustración 1 PORTA WEB GOBERNACION DEL QUINDIO
Con el fines netamente académicos, la Docente hizo algunas modificaciones a la
información obtenida de este portal con el fin de poder ajustarlo al cómo se
elaboran las TRD. Si en el transcurso de esta asignatura por alguna razón
encontramos modificaciones a esta información tomada del portal web el 15 de
octubre de 2012 para el ejercicio académico continuaremos con la información que
les dejo a continuación.
Aclaración
Para este ejercicio por ser un trabajo universitario, no se tendrán en cuenta el
punto dos descritas por el Archivo General de la Nación: Entrevista con los
productores de los documentos pero si se entregará el material suficiente para
desarrollarlo sin necesidad de visitar ninguna entidad.
En la vida real se debe aplicado la encuesta documental que nos permite conocer
de la mano de los productores de los documentos la información primaria y
cotejarla posteriormente con los manuales de funciones y procedimientos e incluso
algunos inventarios documentales. Tema que analizaremos en las unidades.
Como lo verán en el desarrollo de las unidades antes de levantar las TRD
debemos tener listo una serie de actividades, e implementadas varias acciones
como las que ustedes desarrollarán y enviarán a la docente en dos entregas
parciales:
1. Elaborar el acto administrativo de conformación del Comité de Archivo de la
Gobernación del Quindío. Debe incluir las funciones del Comité, los roles
del Presidente y Secretario, (investigar este punto).
2. Elaborar el normo grama debe incluir la normatividad asociada a la
Gobernación del Quindío y la normatividad archivística que aplica al
proceso de TRD. Ojo, no es copiar toda la normatividad del AGN, la que
tiene que ver con la elaboración y aplicación de las TRD y la conservación
de los documentos. Investigar que es normo grama.
Clase de
Norma
Origen de la
Fecha de entrada
norma
Número de
en vigencia
(interna/exte la norma
(dd/mm/aaaa)
rna)
Constitución
Política
Externa
Colombiana
NA
06/07/1991
Nombre o Asunto
Derecho a la intimidad
personal familiar buen
nombre
Título/Capítu Ente que Expide la
lo
norma
Art. 15
Fuente
Congreso de la
República de
http://web.presidencia.gov.co/
Colombia
Formato que deberán usar para desarrollar este ítem
3. Presentar el organigrama debidamente codificado de la Gobernación del
Quindío que servirá de base para levantar las TRD enviado por la Docente.
Les dejo
como
ejemplo
4. Ordenar alfabéticamente con la respectiva codificación las series y
subseries documentales obtenidas del análisis de las funciones enviada por
la Docente
FORMATO CLASIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
100
DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE
NOMBRE DE
NOMBRE DE
CÓDIGO
CODIGO
SERIE
SUBSRIE
100.010
INFORMES
100.010.01 Informes de gestión
Ejemplo
PROCEDIMIENTO ASOCIADO
Preparar y presentar informes
relacionados con la gestión de la
entidad.
Formato que deberán usar para desarrollar este ítem
5. Construir el cuadro de clasificación, previo análisis de la información
enviada por la docente. La tutora enviará el formato que se requiere para
este punto.
Fondo: SUPERINTENDENCIA DE EJEMPLO
CODIG
SECCIÓN O
O
SUBSECCIÓN
CODIGO SERIES Y SUBSERIES
OFICINA DE CONTROL
250 INTERNO
DISCIPLINARIO
250.025 PROCESOS DISCIPLINARIOS
TIPOS DOCUMENTALES
Autoapertura investigación, pruebas, versión
libre,resolución sancionatoria, acto
administrativo proceso cerrado
Formato que deberán usar para desarrollar este ítem
250.025.01
Procesos Disciplinarios contra
exfuncionarios
6. Elaborar por cada unidad administrativa solicitada por la docente las
Tablas de Retención Documental. El formato debe ser el autorizado por el
Archivo General de la Nación. En la columna de Procedimientos deben
indicar:
La Normatividad, función o procedimiento asociada a cada serie o
subserie documental
La explicación de la valoración documental reflejada en la columna de
disposición final, por ej. si se toma la decisión de conservación total
indicar cuál fue el criterio; en el caso de la selección indicar qué % de la
muestra se tomará…….
FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Entidad
___________________________________________________________
Productora
Oficina Productora____________________________________________________
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CONVENCIONES:
AG= Archivo de gestión
AC= Archivo central
CT= Conservación Total
E= Eliminación
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección
RETENCIÓN
AG
AC
CT
Hoja ____ de___
DISPOSICIÓN FINAL
E
M
S
Firma responsable: ____________________
Fecha: _____________________________
PROCEDIMIENTO
7. Explicar cuál fue la metodología aplicada para levantar las TRD.
8. Levantar el Acta de aval como evidencia que las TRD fueron presentadas
al Comité de Archivo de la entidad. (Investigar).
9. Elaborar oficio remisorio dirigido al ente respectivo teniendo en cuenta lo
descrito en el Decreto 4124 de 2004 que todavía está vigente, solicitando la
aprobación de las TRD. Debe incluir la relación de los documentos
indispensables para dar inicio al estudio, análisis, aprobación o
devolución de las TRD. (Investigar a quien le corresponde recibir estas
TRD, para que lo coloquen en el oficio como destinatario.
10. Elaborar el acto administrativo interno donde se instruye sobre la aplicación
de las TRD en la Gobernación del Quindío. Asumimos que las TRD fueron
aprobadas por el competente mediante la Resolución 852 de noviembre
de 2012.
11. Entregar instructivo que servirá de guía y consulta para la implementación y
actualización de las TRD al interior de la organización.
Se pretende con este punto que desarrollen habilidades para diseñar
estrategias de comunicación y diseño de presentaciones. El instructivo que
se solicita debe ser acorde al nivel académico en que se encuentran, a
puertas de graduarse en Pre-grado; utilizando técnicas de comunicación y
uso de herramientas ofimáticas. No es enviar texto sobre texto o mucho
menos copiar y pegar los que se consiguen por montones en internet,
plasmar su valor agregado.
El instructivo debe contener los siguientes puntos:
Elaboración de separadores de las series. Debe contener imágenes
ilustrativas de las series y subseries de las TRD aprobadas para este
ejercicio académico. No es copiar y pegar imágenes que se conocen y
se bajan de internet o de cursos dictados por el AGN como por ej.
Alcaldías, Contralorías, Empresas de Energía...Diseñen
.
Marcación y ordenación de las celuguías. Con imágenes ilustrativas
teniendo en cuenta los nombres de las series y subseries de las TRD
aprobadas para este ejercicio académico.
Ordenación de los expedientes dentro de cada gaveta. Con
imágenes ilustrativas teniendo en cuenta los nombres de las series y
subseries de las TRD aprobadas.
Ejemplo
Marcación e identificación de los archivadores en la parte frontal.
Diseñar formato de portada o caratula estándar para identificar las
series y/o expedientes de la entidad objeto de este ejercicio académico
teniendo en cuenta los campos o datos obligatorios.
Describir la Metodología para realizar la selección, clasificación y
ordenación de los documentos de Archivo
Directrices para el uso y disposición de los documentos de Apoyo
Directrices sobre ordenación y foliación de los tipos documentales, con
imágenes ilustrativas teniendo en cuenta los nombres de las series y
subseries de las TRD aprobadas.
Políticas para el seguimiento, ajustes y actualización
como una mejora continua al proceso implantado.
de las TRD,
Requisitos para realizar Transferencias documentales primarias. Incluir:

El cronograma de transferencias documentales para el año 2013

Como deben ser entregados los archivos de gestión objeto de
transferencia al archivo central.

El formato establecido por el AGN para transferencias documentales.
12. Ciclo PHVA. En las conclusiones incluir como se aplicó el ciclo PHVA
FECHA DE ENTREGA DE TRABAJO FINAL
FASE UNO: 30 - Primera entrega:
Solo lo siguientes Ítem: 1, 2, 3, 8,9
30 de octubre de 2012
FASE DOS: 40 - Segunda entrega:
26 de noviembre de 2012
Ítem a entregar: 4, 5. 6, 7, 10. 11 y 12
Incluyendo las mejoras que pudieren resultar de la revisión de la fase uno
MANUAL DE FUNCIONES
Se escogieron las siguientes unidades administrativas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Despacho del Gobernador
Oficina Privada
Secretaria de Planeación y Planificación
Secretaría de Infraestructura
Secretaría de Desarrollo Social y Político
Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas
Secretaría de Servicios Administrativos
Manual de funciones
y competencias
DESPACHO DEL GOBERNADOR
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejercer las funciones que le competen en su calidad de jefe de la administración
seccional y representante legal del Departamento, primera autoridad de policía en la
jurisdicción departamental y agente del Presidente de la República para el
mantenimiento del orden público y para la ejecución de la política económica general,
así como para aquellos asuntos que mediante convenios la Nación acuerde con el
Departamento.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir y coordinar los servicios nacionales en las condiciones de delegación que le
confiere el Presidente de la República, para dar cumplimiento al Plan Nacional y
Departamental de Desarrollo.
2. Presentar oportunamente a la Asamblea Departamental los proyectos de
Ordenanza sobre planes y programas de desarrollo económico y social, obras
públicas y presupuesto anual de rentas y gastos para el normal funcionamiento del
Departamento.
3. Nombrar y remover libremente a los gerentes o directores de los establecimientos
públicos y empresas industriales o comerciales del Departamento, los
representantes del Departamento en juntas directivas de tales organismos, para
garantizar el normal funcionamiento de estas entidades.
4. Crear, suprimir y fusionar los empleos de las dependencias, señalar sus funciones
especiales y fijar los emolumentos con sujeción a la ley y a las ordenanzas
respectivas, para garantizar una eficiente y eficaz prestación de los servicios a
cargo del departamento.
5. Suprimir o fusionar las entidades departamentales de conformidad con las
ordenanzas, para ajustarlas a las necesidades reales del departamento..
6. Convocar a sesiones extraordinarias a la Asamblea Departamental para que
estudie los temas y materias objeto de la convocatoria del ejecutivo departamental.
7. Escoger de las ternas enviadas por el jefe nacional respectivo, los gerentes o jefes
seccionales de los establecimientos públicos del orden nacional, que operen en el
Departamento, para el normal funcionamiento dar cumplimiento a la ley.
OFICINA PRIVADA
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Prestar el apoyo técnico, administrativo, protocolario, logístico y de seguridad al
Gobernador con el propósito de contribuir a la efectiva conducción de los asuntos
departamentales a él atribuidos por la Constitución y las Leyes.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Dirigir, coordinar y controlar todas las actividades para garantizar la oportuna
asistencia a las audiencias, visitas oficiales y compromisos sociales del Gobernador.
2. Coordinar oportunamente con las demás Secretarías de despacho la consolidación
de toda información para la elaboración de informes, respuestas y demás actos o
documentos que deban ser presentados al Gobernador.
3. Establecer, de acuerdo con el Gobernador, los contactos interinstitucionales o
intersectoriales que se hayan de efectuar dentro de las normas protocolarias y
sociales de relaciones públicas.
4. Llevar la relación de los asuntos pendientes de solución que sean de decisión del
Gobernador para mantenerle informado o recordarle de los términos en que deba
hacerlo.
5. Levantar las actas o relatarías de las reuniones en que participe el Gobernador,
para dejar constancia de los asuntos que se trataron.
6. Organizar, dirigir y controlar la radicación y sistematización de la correspondencia,
peticiones, actos administrativos y demás documentos que ingresen y salgan del
despacho del Gobernador, para garantizar respuestas dentro de los términos legales.
7. Las demás funciones asignadas por autoridad competente, acorde con el nivel, la
naturaleza y el área de desempeño del cargo.
SECRETARIA DE PLANEACIÒN Y PLANIFICACIÒN
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Dirigir y formular políticas y estrategias institucionales, planes programas y proyectos
para la consolidación de un sistema departamental de Planeación que permita la
Identificación, propuesta y gestión del desarrollo institucional, económico, social del
Departamento del Quindío.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar la formulación de planes y programas con participación activa de todos
los sectores y estamentos sociales para generar procesos y estrategias
concertadas de desarrollo regional.
2. Coordinar la formulación, evaluación y viabilización de proyectos de inversión de
cobertura departamental para inducir el desarrollo integral del departamento.
3. Asesorar al Gobernador en la preparación y elaboración de los proyectos para
ejecutar acorde con el Plan de Desarrollo del Departamento.
4. Coordinar el seguimiento al proceso de planeación y de ejecución del Plan de
Desarrollo Departamental para producir indicadores, cumplimiento de metas,
resultados y productos generados.
5. Coordinar todas las acciones para elaborar y hacer seguimiento al Plan Operativo
Anual de Inversiones del Departamento.
6. Prestar asistencia técnica a los municipios para elaborar el planeamiento físico,
planes de desarrollo, planes y/o esquemas de ordenamiento territorial, en todos
los aspectos socioeconómicos
7. Organizar, consolidar y divulgar las estadísticas del Departamento del Quindío, y
el sistema de cuentas económicas y sociales como instrumento para evaluar el
impacto de las políticas gubernamentales y del sector privado en la economía.
8. Emitir conceptos técnicos acorde con la naturaleza funcional y en cumplimiento de
las facultades atribuidas por la Ley para confrontarlos con los contenidos de las
ordenanzas, decretos y actos administrativos municipales.
9. Coordinar la elaboración, implementación y ejecución de planes informáticos para
garantizarle a la administración departamental la conectividad, actualización y
adquisición de nuevas tecnologías informáticas, hardware y software.
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Identificar, programar, diseñar y contratar la ejecución de las obras públicas a cargo
del Departamento, con el fin de aportar al desarrollo de la infraestructura física.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Planear, dirigir y controlar el cumplimiento de los objetivos y metas para el
cumplimiento de la misión de la Secretaría de Infraestructura, en concordancia con
el plan de desarrollo y las políticas trazadas.
2. Realizar la coordinación interinstitucional e intersectorial en el ámbito público y
privado, para gestionar proyectos especiales de infraestructura para mejorar la
calidad de vida de la comunidad Quindiana y de la región cafetera.
3. Planear la infraestructura vial, urbanística, arquitectónica y de servicios, determinar
las propiedades para su conservación y construcción en concordancia con las
políticas nacionales y el plan de desarrollo del departamento y apoyar a los
municipios en procesos similares.
4. Coordinar todos los procedimientos que se deben surtir en materia de contratación
estatal en las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual para ejecutar
todos los proyectos en materia mantenimiento y construcción de infraestructura
física educativa, recreativa, deportiva, saneamiento básico, sanitaria y de servicios
públicos e inversión social, acorde con el plan de desarrollo departamental.
5. Coordinar y concertar con los municipios y la comunidad la identificación,
programación y ejecución de proyectos de obra pública para incluir en los
programas y proyectos de la entidad.
6. Controlar la ejecución de los proyectos requeridos para la conservación y
mantenimiento de la infraestructura vial del Departamento.
7. Definir los planes para el sector de vías y transporte, en concordancia con las
políticas nacionales y el plan de desarrollo del Departamento.
SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL Y POLÍTICO
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Promover la convivencia pacífica de los ciudadanos mediante el fomento del respeto y
protección de sus derechos constitucionales; la conservación de la seguridad y el
orden público a través de la coordinación interinstitucional; contribuir con la
modernización y democratización de las instituciones políticas; la descentralización y
promoción de la participación ciudadana, lo mismo que las acciones preventivas y de
atención de emergencias y desastres
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Formular y ejecutar la política, los planes, programas y proyectos para dar
cumplimiento al Plan de Desarrollo Departamental en lo concerniente a
desarrollo social, seguridad y orden público, modernización y democratización
de lo público, participación ciudadana, prevención y atención de desastres.
2. Realizar todas las gestiones necesarias con las autoridades militares para el
mantenimiento del orden público en el Departamento del Quindío.
3. Identificar y formular los planes de capacitación, asesoría, y acciones que
requieran los municipios del Departamento del Quindío para su fortalecimiento
administrativo, autonomía y desarrollo institucional.
4. Promover estrategias y desarrollar programas de cultura participación y
comunitaria para fomentar y afianzar una convivencia y resolución pacífica de
los conflictos.
5. Proponer planes, programas y proyectos para la mitigación, atención y
ejecución del Plan Departamental para la prevención de desastres en el
Departamento del Quindío.
6. Impulsar la conformación, activación y operación de los comités locales de
atención y prevención de desastres para desarrollar todas las tareas,
obligaciones y responsabilidades establecidas en el Decreto 919 de 1989.
7. Trazar y desarrollar programas, proyectos y acciones para la protección y
recuperación de comunidades afectadas por violación de derechos humanos,
libertades y garantías fundamentales.
8. Diseñar, coordinar, dirigir planes y programas para mitigar y mejorar las
condiciones de vida de la población más vulnerable del departamento del
Quindío, en especial los niños, mujer, adulto mayor, discapacitados.
9. Implementar los mecanismos para ejercer la vigilancia y control de las
entidades a las que la Gobernación del Quindío le ha concedido personería
Jurídica.
10. Tramitar, acorde con las normas vigentes las quejas relacionadas con el
funcionamiento, operación y/o actividades de las entidades sometidas a
vigilancia y control de la Gobernación del Quindío,
11. Proyectar y elaborar los actos administrativos para suplir las vacancias
temporales y definitivas de los alcaldes municipales.
SECRETARIA DE HACIENDA Y FINANZAS PÚBLICAS
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Desarrollar la política fiscal del gobierno departamental para asegurar la financiación
de los programas y proyectos de inversión pública contenidos en el plan de desarrollo
como también la de los gastos autorizados para el normal funcionamiento de la
administración y el cumplimiento de la deuda pública del Departamento del Quindío.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Planear, dirigir y controlar el cumplimiento de los objetivos y estrategias para el
cumplimiento de la misión de la Secretaría de Hacienda, en concordancia con los
planes de desarrollo y las políticas trazadas.
2. Dirigir la formulación y fijación de las políticas financieras en materia de ingresos y
gastos, para garantizar los recursos presupuestales necesarios para el normal
funcionamiento de la administración departamental.
3. Elaborar y consolidar el proyecto de presupuesto con sujeción al Estatuto
Orgánico del Presupuesto, para presentar a consideración de la Asamblea
Departamental.
4. Coordinar todas las acciones necesarias para hacer las adiciones, y
modificaciones presupuestales.
5. Realizar todas las gestiones necesarias ante el sector financiero y bancario para
garantizar el estudio, aprobación y desembolso de los empréstitos previamente
autorizados.
6. Controlar y coordinar la fiscalización permanente de las rentas propias del
Departamento, en especial los impuestos de estampillas y ventas de licores para
fortalecer el recaudo.
7. Planear y desarrollar políticas para la prevención y represión del fraude, evasión y
elusión de las rentas departamentales acorde con la normatividad vigente.
8. Planear y coordinar todas las actividades necesarias para atender el proceso de
solicitud de expedición de pasaportes, dentro de los lineamientos legales y
regulaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.
9. Organizar y controlar las políticas diseñadas en materia de mercadeo y venta de
los productos que son monopolio rentístico del Departamento, para desarrollar
planes y estrategias de comercialización de licores en el Departamento.
10. Gestionar ante el Gobierno Nacional la transferencia o asignación de recursos
para ejecutar la inversión social.
SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Planear, conservar, racionalizar y brindar oportunamente los recursos físicos,
materiales y tecnológicos, requeridos por el sector central de la Gobernación del
Quindío como también administrar el talento humano, buscando a través de cada una
de sus dependencias la administración ética, la transparencia, el mejoramiento
continuo y la correcta prestación de los servicios
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Coordinar e implementar los planes, programas y proyectos para el suministro y
entrega de los bienes e insumos requeridos por la administración departamental.
2. Coordinar la formulación de políticas para el desarrollo y mejoramiento continuo
del talento humano al servicio de la administración departamental
3. Coordinar las acciones y actividades para suministrar la información que requiera
el sistema general de información administrativa del sector público, SUIP, de
manera veraz, oportuna y confiable.
4. Adoptar y dirigir políticas para garantizar la administración, conservación,
elaboración y actualización de inventarios de bienes muebles e inmuebles y los
amparos y custodias necesarias.
5. Adoptar los planes, programas y proyectos para garantizar que la administración
departamental tenga un sistema técnico y automatizado de archivos que
salvaguarde la memoria institucional y garantice la seguridad de los archivos y
documentos.
6. Desarrollar sistemas y procedimientos de clasificación, conservación, recepción y
envío de correspondencia interna y externa para garantizar el normal
funcionamiento de la entidad.
7. Coordinar la elaboración, modificación del plan anual de compras de las diferentes
dependencias de la administración departamental para garantizar una adecuada
planeación contractual y el reporte oportuno al sistema SICE, y demás entidades
de control.
RECOMENDACIONES
El trabajo final debe ser presentado con la altura, calidad, profundidad
y diseño que deben tener los estudiantes en esta etapa de su vida
académica.
Recuerden que en la medida que desarrollaremos las unidades podrán
ir adelantando el trabajo. No dejen para último hora este trabajo, no
lograrán hacerlo si no hay planeación y recuerden no recibo trabajos
inconclusos o que no cumpla con todos los item.
No duden en informarme si requieren aclaraciones, asesorías y lo que
necesiten.
Como se darán cuenta este ejercicio contiene todo (menos la
encuesta) los elementos requeridos para levantar, presentar y aplicar
una TRD.
Para finalizar, les deseo éxitos en esa materia, espero recibir lo mejor
de ustedes
MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ
Docente
Octubre 15 de 2012