el banco central de chile

POLÍTICAS Y CRITERIOS
BÁSICOS EN LOS PROCESOS DE
COMPRAS Y CONTRATACIONES
DEL BANCO CENTRAL DE CHILE
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BANCO CENTRAL DE CHILE
SEPTIEMBRE 2012
- EL BANCO CENTRAL DE CHILE
- POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
. Formulaciones Generales
. Definiciones y Principios
- NORMATIVA INTERNA SOBRE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES
. Gestión de Solicitudes de Bienes y Servicios
. Requisitos para Compras y Contrataciones
. Licitaciones
. Contratos
. Garantías
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SEPTIEMBRE 2012
EL BANCO CENTRAL DE CHILE
3

Creado en virtud del Decreto Ley N° 486 (21/8/1925)

Organismo Autónomo desde
Constitucional (Nº 18.840)
1989.
Ley
Orgánica

Establece sus objetivos :
 Velar por la estabilidad de la moneda
 Asegurar el normal funcionamiento de los pagos internos
y externos

Consagra su autonomía técnica (capacidad de establecer sus
propios acuerdos y adoptar sus propias decisiones técnicas)

Consagra su autonomía patrimonial (patrimonio
administrado con independencia del Poder Ejecutivo)

No forma parte de la Administración del Estado, se rige por su
Ley Orgánica Constitucional
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propio
SEPTIEMBRE 2012
POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
FORMULACIONES GENERALES
 La política de adquisiciones y contrataciones del Banco Central de
Chile se enmarca en el conjunto de valores y principios éticos del
Banco. Sus pilares fundamentales, como organismo autónomo de
derecho público, son salvaguardar:
 El uso eficiente del patrimonio institucional, y
 La confianza pública
 Objetivos. Que bienes y servicios se adquieran a través de procesos:
 Abiertos y oportunos
 Transparentes
 En condiciones competitivas de mercado
 Que obtengan la relación calidad-costo más adecuada para el
ciclo de vida del bien o servicio, y
 Que se otorguen las debidas garantías
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SEPTIEMBRE 2012
POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
FORMULACIONES GENERALES
 Toda adquisición y contratación debe ser planificada y especificada
por las Unidades que demandan bienes y servicios
 Con el apoyo de las Unidades de Coordinación Presupuestaria
que corresponda, y
 Gestionada
por el Departamento de Adquisiciones de la
Gerencia de Servicios Logísticos. /1
 La Gerencia de Servicios Logísticos (GSL) deberá:
 Asegurar la difusión de esta Política
 Coordinar acciones de unidades que participan, para la correcta
aplicación y eficiente implementación de la misma, y
 Evaluar
permanentemente su eficacia y proponer mejoras
cuando corresponda.
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POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
 Adquisiciones
y contrataciones se pueden efectuar a través de
licitaciones, procesos de cotización o contratación directa.
 PRINCIPIOS BÁSICOS
1.Transparencia.
 Información a todos los participantes respecto de la forma que se
realizan los procesos, así como de sus resultados.
 Evaluaciones objetivas, con parámetros previamente establecidos y
dados a conocer a los oferentes al inicio de los procesos.
2. Competencia.
 Participación de número amplio de proveedores de bienes y
servicios, que acrediten contar con capacidad suficiente para
cumplir las obligaciones que contraigan.
 Garantizar igualdad de condiciones a todos los participantes.
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POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
3. Eficiencia.
 Satisfacer en forma oportuna los requerimientos de las Unidades,
con utilización idónea de los recursos institucionales en las
gestiones de compra o contratación
 Adecuada relación costo – calidad del bien o servicio respectivo
para todo el ciclo de vida del mismo.
4. Objetividad.
 Diferenciación clara de roles entre usuario final de los bienes o
servicios y el gestor del proceso de adquisición o contratación
 Garantizar que resoluciones consideren todas las ofertas que
cumplan con los requisitos establecidos y se seleccione la más
conveniente para la Institución
 Prevenir existencia de conflictos de interés.
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POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
 OTRAS DEFINICIONES DE POLÍTICA
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
Procesos de adquisición o contratación directa con proveedor
único, sólo para circunstancias excepcionales, debidamente
documentados y con las justificaciones y aprobaciones
correspondientes.

La política de adquisiciones será aplicada de acuerdo a requisitos
mínimos y niveles de aprobación de gasto definidos en la
normativa del Banco, buscando siempre asegurar condiciones de
mínimo riesgo en los aspectos operacionales, financieros, legales y
de reputación.

Los requerimientos de adquisiciones y contrataciones que
formulen las Unidades que demandan bienes y/o servicios
deberán ser compatibles con la Planificación Estratégica, el
presupuesto anual y las definiciones de política entregadas por el
Consejo del Banco.
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POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
 El
Departamento de Adquisiciones será la única Unidad
encargada de gestionar la adquisición de bienes o contratación
de servicios, cumpliendo con la legislación vigente aplicable y
con los requisitos y excepciones establecidos en las normas
internas del Banco. Será la única unidad del Banco facultada
para cerrar compromisos de compra y contratación de servicios,
a través del proceso formal de adjudicación de ofertas,
documentando debidamente las decisiones que se adopten.
 Los contratos que celebre el Banco privilegiarán la legislación
nacional y la jurisdicción de tribunales chilenos. En casos de
excepción, como por ejemplo, contratos internacionales cuyo
objeto principal se refiera a negocios u operaciones de carácter
económico o financiero, se pueden someter al derecho o
tribunales extranjeros. Siempre se requerirá Acuerdo de
Consejo para convenir cualquier renuncia a la legislación
nacional.
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NORMATIVA INTERNA: GESTIÓN DE
SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS
 Las necesidades de bienes o servicios deberán ser solicitadas a las
Unidades de Coordinación Presupuestaria (UCP) que corresponda.
 La UCP:
 Evalúa los requerimientos
 Verifica la disponibilidad presupuestaria informada por las unidades
 Resuelve,
según corresponda, atender o no el requerimiento,
mediante una gestión que encarga al Departamento de Adquisiciones.
/2
 En la solicitud se especificará:
 El bien o servicio requerido, con la mayor precisión posible
 El plazo para contar con el requerimiento
 Los proveedores sugeridos
 Si se plantea como urgente y/o con proveedor restringido o único.
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NORMATIVA INTERNA: GESTIÓN DE
SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS

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El Departamento de Adquisiciones, será la única instancia facultada
para realizar gestiones de cotización, compra o contratación de
servicios para las distintas unidades. Excepciones:
a) Adquisiciones o contrataciones menores del Club de Campo y
Balneario
b) Materiales y útiles de oficina provistos por una empresa con la
cual el Banco tiene convenio por abastecimiento directo
c) Adquisiciones de libros u otro material bibliográfico al exterior,
adquirido mediante tarjeta de crédito corporativa
d) Suscripciones a diarios y revistas, que pueden ser realizadas por el
Departamento de Publicaciones
e) Cotización de servicios específicos a personas naturales o jurídicas
externas; como economistas, abogados y otros especialistas que
tengan un conocimiento experto único y relevante para el Banco
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NORMATIVA INTERNA: GESTIÓN DE
SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS
f) Inscripciones en seminarios o cursos de capacitación, que
corresponden a un formato definido, y que tienen un valor de
conocimiento público, que pueden ser realizadas por la
Gerencia de Recursos Humanos
g) Servicios para eventos (seminarios, conferencias) que organiza
el Banco, (hoteles, restaurantes, servicios de transporte), que
pueden ser cotizados directamente por la Gerencia de Asuntos
Institucionales
h) Situaciones especiales que autorice la Gerencia General.

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Las solicitudes de cotización deben efectuarse:
 Por escrito
 En forma simultánea
 Especificadas para asegurar cotizaciones homogéneas
 Se debe procurar simultaneidad en recepción de cotizaciones.
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NORMATIVA INTERNA: REQUISITOS PARA
COMPRAS Y CONTRATACIONES

Para realizar una adquisición de bienes o contratación de
servicios, se deberá cumplir las siguientes condiciones:
1) Requisitos mínimos de cotizaciones o licitación /3
2) Autorización del gasto por parte de la instancia que
corresponda, en forma previa al compromiso con el
proveedor, según Centro de Costos. /4
3) Disponibilidad de recursos presupuestarios para cubrir el
gasto, dentro del presupuesto aprobado para el Centro de
Costos.
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NORMATIVA INTERNA: REQUISITOS PARA
COMPRAS Y CONTRATACIONES

Tanto las licitaciones, como los procesos de cotización superiores
a U.T.M. 500 (US$ 41.000), serán publicados en la página Web
del Banco, incluyendo:
 Bases de licitación o cotización
 Criterios y factores de adjudicación, con sus respectivos
porcentajes y el puntaje total mínimo ponderado para calificar
técnicamente.
 Las respuestas y aclaraciones a las consultas recibidas
 Resultados.
Excepciones: licitaciones asociadas a temas de seguridad,
estratégicos o en que se incluya información confidencial.
http://www.bcentral.cl.
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NORMATIVA INTERNA: REQUISITOS PARA
COMPRAS Y CONTRATACIONES
 Si no es posible cumplir requisitos mínimos indicados en la letra a), por
razones señaladas en la normativa, la instancia que autoriza el gasto se
elevará en un nivel respecto de la tabla de autorizaciones de gastos.
Razones de excepción para no cumplir requisitos mínimos (número 1):
 Licitación sin oferentes o declarada desierta.
 Concluir contrato terminado anticipadamente
 Adquisiciones urgentes para requerimientos imprescindibles
 No hay proveedores en el mercado para cumplir mínimo
 Proveedores dueños exclusivos de derechos, licencias o patentes
 Profesionales que no es razonable someter a cotizaciones estándares
 Servicios complementarios a los que se encuentren en ejecución
 Servicios para eventos que organiza el Banco
 Publicaciones en diarios o revistas
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NORMATIVA INTERNA: LICITACIONES

Concepto. Proceso para seleccionar a uno o varios proveedores, de
bienes o servicios, de acuerdo con las condiciones que se establecen
en las bases que rigen este proceso, tanto en sus aspectos técnicos
como administrativos y en que se toma conocimiento simultáneo de
las ofertas en un solo acto. Será obligatorio efectuar un proceso de
licitación en los casos de gastos sobre 1.000 U.T.M. y en casos
especiales que determine el Consejo o el Gerente General.

Condiciones.
- Bases preparadas por la GSL, siendo la Unidad usuaria o UCP la
que provee especificaciones técnicas del bien o servicio a licitar
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-
Bases deben ser visadas por Fiscalía
-
Criterios de evaluación (requisitos mínimos, factores a evaluar,
ponderaciones) se aprueban previamente a la publicación por la
GSL y se indican en las bases.
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NORMATIVA INTERNA: LICITACIONES
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-
En algunos casos se considerará en primer lugar un análisis
técnico de las ofertas, para seleccionar sólo a oferentes
técnicamente elegibles, los cuales serán posteriormente
evaluados en sus aspectos económicos.
-
Los ofertas son abiertas por una Comisión integrada, al menos,
por el Gerente de la Unidad requirente, por el Gerente de
Servicios Logísticos y por un abogado de la Fiscalía del Banco,
dejando constancia de los antecedentes en Actas.
-
La evaluación de ofertas, en sus aspectos técnicos y
económicos, será realizada por representantes de la unidad
requirente y de la GSL, suscribiendo los Informes de Evaluación
correspondientes.
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NORMATIVA INTERNA: LICITACIONES

Licitaciones / cotizaciones / contratación directa. Características
Licitaciones
 Públicas
 Privadas
Cotizaciones
 Públicas - Privadas
 Con Contrato – Sin Contrato
 Con especificaciones complejas – Simples
Contratación directa
 Cotización
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NORMATIVA INTERNA: CONTRATOS

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Se deben suscribir contratos en los siguientes casos:
•
Servicios o bienes con especificaciones complejas, por montos
superiores a 300 UTM (aprox. US$ 24.700) y siempre que
contemplen pagos anticipados, pagos parciales, garantías de
cumplimiento de contrato o multas.
•
Que se contemplen garantías por buen funcionamiento distintas
de las garantías técnicas habituales de los productos.
•
Si la contraparte va a tener acceso a información altamente
sensible o reservada, confidencial, o estratégica. O que considere
utilización de logos, cuños, o imagen institucional del Banco.
•
En contratos de tracto sucesivo, con duración superior a 3 meses,
con un monto involucrado anual superior a 100 UTM (US$8.200).
•
Por asesorías profesionales.
•
Convenios de participación, cooperación o asistencia técnica.
•
En convenios de confidencialidad, para participar en procesos de
cotización o licitación con acceso a información confidencial.
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NORMATIVA INTERNA: CONTRATOS
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
Los contratos, como regla general tendrán vigencia máxima de 3
años y deben contener cláusulas que permitan ser reevaluadas
anualmente, para renovarlos o no por un nuevo período anual.

Pueden tener mayor vigencia, en los siguientes casos:
• Prestación de servicios con un amplio período inicial de
aprendizaje o ajuste
• Una inversión significativa del proveedor
• Con acceso a aspectos de seguridad del Banco
• Mantención de infraestructura por representantes oficiales o
exclusivos

Los contratos deben ser solicitados a la GSL, para gestionar su
elaboración, en interacción con la Unidad solicitante, y requerir la
revisión y aprobación por la Fiscalía del Banco, respecto de los
aspectos legales del contrato.
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NORMATIVA INTERNA: GARANTÍAS
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
Garantías precontractuales. En todo proceso de licitación se debe
contemplar la exigencia de una garantía de seriedad de oferta,
salvo excepciones calificadas por el Gerente General. Los montos
serán fijados entre GSL y Gerencia Usuaria, entre un 3% y un 10%
del valor estimado del gasto, en función de la relevancia del bien o
servicio y los efectos que podrían representar al Banco el
desistimiento de una oferta presentada.

Garantía por fiel cumplimiento de contrato. Se debe considerar
estas garantías en todos los contratos de bienes o servicios, en los
cuales al aplicar el monto exigible de la garantía, ésta sea superior
a 30 UTM (US$ 2.500). No se exige para contratos de servicios
profesionales calificados, de índole legal o económico, o para
compras de bienes muebles que no requieran especificaciones
complejas y cuyo pago se efectúe en forma posterior a la
recepción del bien.
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SEPTIEMBRE 2012
NORMATIVA INTERNA: GARANTÍAS
Los montos y plazos de las garantías de cumplimiento de contrato
se fijan entre la GSL y la Gerencia Usuaria, al establecer las bases
de la licitación o cotización que dará origen al contrato.

22
-
Los montos se fijarán entre un 10 % y un 35% del valor
contratado, en función de la relevancia del bien o servicio y de
los efectos que podría tener para el Banco el incumplimiento
del contrato.
-
Los plazos se fijarán en función de las características y
condiciones de la provisión del bien o servicio a contratar.
Garantías por pagos anticipados. Siempre que el Banco efectúe un
pago anticipado, se debe exigir previamente la entrega de una
garantía, por un monto equivalente al valor anticipado.
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NORMATIVA INTERNA: GARANTÍAS

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Garantías elegibles para el Banco:
-
Boleta Bancaria de Garantía, tomada a favor del Banco
directamente por la contraparte y pagadera a la vista.
-
Carta de Crédito Standby, emitida por un banco del exterior,
irrevocable, confirmada y pagadera en Chile a su sola
presentación por el banco confirmante.
-
Póliza de Seguro de Garantía, emitida por una compañía de
seguros establecida en Chile, con cláusula de ejecución
inmediata.
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POLÍTICAS Y CRITERIOS
BÁSICOS EN LOS PROCESOS
DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES DEL
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ESQUEMA ORGANIZACIONAL
Gerente
General
División Gestión
y Servicios
Institucionales
Gerencia de
Seguridad
Gerencia de
Servicios
Logísticos
Departamento
Adquisiciones
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División
División
División
Gerencia Gestión
Estratégica y
Riesgos
Departamento
Infraestructura
y Servicios
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
Canalización de requerimientos a la UCP
UCP
Unidad de Coordinación
Presupuestaria
Unidad
• Rol General
Solicitud
Bienes o servicios
(Especificaciones y
antecedentes presupuestarios)
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Define y aplica políticas
Estandariza
Agrupa requerimientos
Programa y ejecuta requerimientos
• Rol ante requerimiento específico
Valida el requerimiento
Genera o complementa las
especificaciones
Estimar su costo si es posible
Evalúa disponibilidad presupuesto
SEPTIEMBRE 2012
Monto (en Unidades Tributarias
Mensuales (UTM)
Requisito mínimo
Sobre 1.000 UTM
Licitación
Sobre 500 y hasta 1.000 UTM
Cotización pública
> 200 y hasta 500 UTM
3 cotizaciones
>25 y hasta 200 UTM
2 cotizaciones
(aprox. US$ 82.000)
(aprox. US$ 41.000 y US$ 82.000)
(aprox. US$ 16.500 y US$ 41.000)
(aprox. US$ 2.100 y US$ 16.500)
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TABLA DE AUTORIZACIONES DE GASTOS
MONTO (U.T.M)
INSTANCIA QUE AUTORIZA
Sobre 2.500 y adquisición de
bienes raíces
Consejo
Hasta 2.500 (aprox. US$205.000) Gerente General
Hasta 1.100 (aprox. US$ 90.000)
Gerentes de División
Hasta 400 (aprox. US$ 33.000)
Gerentes de Área
Hasta 200 (aprox. US$ 16.500)
Jefes Departamento
Jefes
de
Grupo
Departamento
Infraestructura y Servicios (a través
del Depto. Adquisiciones)
Hasta 12,5 (aprox. US$ 1.000)
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