Tareas en el proceso de planeación

APLICACIÓN A LAS
TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
Javier Alejandro Garcia Paz
[TAREAS EN EL PROCESO DE
PLANEACIÓN]
Preparar una presentación eficaz y de alta calidad es un proceso que involucra varias
tareas, en las que el presentador, solo o en equipo debe ocuparse. De manera
específica, el expositor como la persona responsable de la presentación tiene cuatro
tareas básicas a realizar, realizar, previas, durante y posteriores a su exposición.
La planeación es una importante del proceso y establece las acciones a seguir desde
que se acepta hasta que concluye la participación en una exposición.
Con la información recopilada se organiza el contenido y se diseñan los materiales de
apoyo.
Durante la exposición el presentador guía a la audiencia auxiliado por los recursos o
medios establecidos y producidos de acuerdo con la planeación.
Una vez concluida la exposición el presentador debe verificar o comprobar si se
alcanzó el objetivo; así la planeación debe de proveer una forma de
retroalimentación.
Proceso de Planeación
Conceptos útiles en este proceso:
Ducumentación
Para lograr una mejor organización, el presentador debe documentar
cuidadosamente la fecha y el tiempo en que esta programada la presentacion, el tipo
y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la
ubicacion y las caracteristicas del escenario, el tamaño y la naturaleza de la
audiencia y establecer el resultado que se espera lograr.
Identificación de contactos
La persona que convoca o que coordina el evento sea el contacto principal que
puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su
participación.
Fuentes de información
Es importante identificar las fuentes importantes para recopilar y elaborar o reforzar el
contenido del mensaje.
Prueba de la presentación
Es conveniente realizar las pruebas necesarias al material de apoyo y ensayar como se
complementan en conjunto el presentador y el material.
Planeación de la presentacion electrónica
Se puede planear la producción de la presentación electronica que es el apoyo visual
necesario en toda exposición.
Recursos de ayuda a la planeación
Desarrollar un plan general de acción y emplear formularios especiales son estrategias
que ayudaran en la organización de la presentación.
Plan general de acción
Es una herramienta de organización en la que se proyectan las acciones o tareas
necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito.
La planificación debe girar en torno a la audiencia, es decir, del cliente.
Listas de planificación
son tres formularios que ayudarán a prestar atención a los detalles que no deben de
olvidarse cuando se planifica la presentación:
Lista de planeación prtada
Lista de planeación audiencia
Lista de planeación lugar
Retroalimentación
Para comprender el resultado y evaluar la eficacia de la presentación, así como un
indicador del grado en que se han alcanzado los objetivos, es conveniente establecer
un mecanismo de retroalimentación que permita medir la respuesta de la audiencia al
mensaje.