Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL

Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
16 de abril del 2015
“Postulación al Reconocimiento a la Gestión
Proyectos de mejora 2015”
Categoría:
Sector Público
Nombre del Proyecto:
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
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INDICE
Página
I.
Información General de la Organización
4
II. Organigrama
7
III. Términos de Aceptación
8
IV. Perfil del Proyecto
9
V. Glosario de términos y abreviaciones
11
VI. Respuestas a los Criterios y Subcriterios
12
VII. Anexos
 Anexo 01: Acta de Constitución, Matriz de interesados documentación de
requisitos y línea base
 Anexo 02: Formato encuesta a la población de Tupe
 Anexo 03: Vestimenta Tradicional URKU de las mujeres del pueblo Jaqaru
 Anexo 04: Formato de Registro Único de firma del Registrador Civil
 Anexo 05: Constancia de haber aprobado el curso de Registros Civiles
 Anexo 06: Banner y un afiche publicitario
 Anexo 07: Botón conmemorativo recuerdo de la implementación de la BPI.
 Anexo 08: Recuerdos institucionales (fotos)
 Anexo 09: Formatos de actas registrales en versión bilingüe castellano - jaqaru
 Anexo 10: Fotos de las actividades para la implementación del proyecto
 Anexo 11: Fotos de entrevista a funcionarios y autoridades de la zona
 Anexo 12: Protocolo de atención bilingüe castellano jaqaru
 Anexo 13: Mapa lingüístico
 Anexo 14: Documentos registrales traducidos en castellano jaqaru
 Anexo 15: Reconocimientos y Distinciones
 Anexo 16: Impacto en las redes sociales
 Anexo 17: Video del Proyecto de Mejora
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I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo público
autónomo que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones
exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera.
Fue creado por Ley N° 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artículos
177º y 183º de la Constitución Política del Perú.
Su función principal es la de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las
Personas Naturales; siendo la razón de su existencia la de responder a la necesidad de
administrar y dirigir el sistema registral del Perú, que involucra el Registro Civil, Registro de
Personas y Registro de Naturalización, lo que constituye el registro único de identificación de
todos los peruanos.
Razón Social:
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)
Dirección: Sedes RENIEC
 Sede Administrativa
 Sede Operativa
 Sede Registros Civiles
 Sede Montero Rosas
 Sede Ucayali
 Teléfono
 RUC
 E- Mail
 Página Web
Jr. Bolivia 109,Centro Cívico– Lima
Jr. Cusco 653 –Lima
Av. Javier Prado Este 2388 - San Borja
Av. Montero Rosas 1438 - Santa Beatriz
Jr. Ucayali 245 - Lima
Central Telefónica 315-2700
20295613620
[email protected]
www.reniec.gob.pe
Categoría: Sector Público.
El RENIEC cuenta con un total de 3,703 servidores públicos al 31 de diciembre del 2014.
De este total el 79.83% es personal destinado a las áreas operativas, y el 20.17% es
personal destinado a las áreas administrativas.
d.
Tipo de Bienes / Servicios que Produce:
Cadena de Valor
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Los productos y sistemas mencionados, se encuentran alineados a los Objetivos
Institucionales determinados en el Plan Estratégico Institucional, aprobado mediante
Resolución Jefatural N° 177-2012-JNAC/RENIEC de fecha 10JUL2012 con el Programa
Presupuestal "Acceso de la Población a la Identidad". Asimismo; dichos sistemas están
relacionados y contribuyen al funcionamiento del proyecto de mejora: “Registro civil
Bilingüe: El RENIEC al rescate de la lengua Jaqaru”.
El mercado del RENIEC está compuesto por los 31, 155, 263 peruanos, residentes en el
Perú, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos hemos segmentado
este mercado de la siguiente manera:
Producto
Seguimiento
1. Actas Registrales
2. Documento
Nacional de
Identidad (DNI)
3. Servicios
Digitales
4. Padrón Electoral
5. Certificados
Digitales
Seguimiento (Población)
Total Población
Mayores de 18 Años
31 millones 155 mil 263
21 millones 129 mil 867
Menores de 18 Años
10 millones 025 mil 396
Entidades Públicas y
Privadas
Más de 2,100 convenios con entidades
públicas y privadas
Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de
Justicia, Poder Judicial, Ministerio
Publico.
Ciudadanía
Organizaciones
Políticas
Sistema Electoral
Personas Naturales
Personas Jurídicas
31 millones 155 mil 263 todas las
organizaciones políticas del país
JNE/ONPE
31 millones 155 mil 263
Entidades Publicas
Entidades Privadas
Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar, y
complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través
de las Bases 2015, los siguientes representantes:
Jorge Luis Yrivarren Lazo
Silverio Bustos Díaz
[email protected]
[email protected]
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Representante.
Alterno.
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Cargo Funcional
Nombres y Apellidos
N° DNI
Jefe Nacional
Secretaría General
Gerente General
Jorge Luis Yrivarren Lazo
Ana Magdeleyn Castillo Aransaenz
Silverio Bustos Diaz
07936507
07863324
10559649
……………………………………………………
Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo
Jefe Nacional del RENIEC
N°
Nombres y Apellidos
1
2
Carlos Alfredo Fernández de
Córdova Macera
Luis Baltazar Bezada Chávez
3
Mirian Villegas Vargas
4
Rol en el Proyecto
Cargo
Patrocinador del Proyecto
Gerente de Registros Civiles
Gestor del Proyecto
Sub Gerente
Monitoreadora del Proyecto
Monitoreador de Hechos Vitales
Milena Yolanda Casanova Tovar
Coordinadora del proyecto
Analista de Control de Calidad
5
Giselle Janet Peña Bejarano
Verificadora de Métodos
Analista de Organización
6
Gina Katherine Quispe Torrejón
Organizadora de Documentación
Calificador de actas
7
Silvia Ángela Cava Ramírez
Apoyo Administrativo
Calificador de Actas
8
Ana María Cossío Quispe
Apoyo Registros
Técnico legal
9
Alberto Martín De la Cruz Risco
Soporte logístico
Analista Evaluador de Actas
10
Jessica Norma Varas Gonzales
Apoyo administrativo
Calificador de Actas
11
Renzo Leoncio Paredes Albino
Consultor Legal
Abogado
12
Tarín Carolina Pérez Huamán
Abogado
13
Yolanda Nieves Payano Iturrizaga
14
Eduardo Jaime Castro Blaz
Consultor Legal
Lingüista, traductora e intérprete
castellano-jaqaru
Registrador Civil de Tupe
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Consultora Intercultural
Registrador Civil
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II. ORGANIGRAMA
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III. TÉRMINOS DE ACEPTACIÓN
Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de
Mejora, correspondiente al año 2015 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas
de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del
Consejo Evaluador.
Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de
Postulación.
Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si
nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y
otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial.
Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en
las Bases.
Si nuestra organización resultara ganadora aceptamos compartir información con otras
organizaciones en la forma establecida por las Bases.
…………………………………………..…
Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo
Jefe Nacional del RENIEC
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IV. PERFIL DEL PROYECTO
El Proyecto “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA
JAQARU”, se realizó pensando en la necesidad de brindar mayores facilidades a los peruanos
y peruanas que tienen una lengua materna distinta del idioma oficial castellano, para que
puedan realizar diversos procedimientos en el Registro Civil con un efectivo soporte oral y
escrito en su lengua originaria; mejorando la atención a los ciudadanos de los sectores
vulnerables.
Las lenguas originarias van perdiendo espacio en la región latinoamericana, reduciéndose sus
hablantes en sus comunidades y amenazando su existencia ante la pasividad o resistencia al
cambio de sectores diversos de la sociedad. Dichas lenguas son vehículos de transmisión de
las prácticas culturales de los pueblos originarios y si un indígena no puede participar con su
propia lengua, y debe emplear una que desconoce o conoce poco, se genera una barrera que
restringe su acceso a una serie de derechos, reflejándose en la calidad de vida individual y
colectiva e impactando en el desarrollo del país y en la preservación del patrimonio cultural
inmaterial de la Nación.
Los registros civiles peruanos han sido llevados en castellano desde hace 162 años sin
considerarse si el poblador lo habla o si puede contar con un intérprete. Situación similar
se aprecia en el resto del continente.
El desafío consistió en iniciar la integración, preservación y revitalización de las 47 lenguas
originarias reconocidas en el Perú, de ellas 4 son andinas y 43 amazónicas; en beneficio de los
peruanos y peruanas para que puedan realizar en su lengua originaria diversos procedimientos
en el registro civil; mejorando la atención al usuario con una novedosa fórmula intercultural con
pertinencia lingüística.
Por ello RENIEC ha construido un modelo de Registro Civil Bilingüe sin precedentes en
América Latina, iniciado con la lengua originaria jaqaru, solución que es replicable
progresivamente a las demás lenguas originarias peruanas, e incluso puede inspirar a otros
países para que también presten servicios registrales con enfoque intercultural bilingüe.
Unos ocho (8) millones de personas
que tienen una lengua materna distinta
del castellano pueden ver afectada su
calidad de vida por un mal registro de
nacimiento, matrimonio o defunción;
con barreras para el seguimiento de sus
procedimientos, recibir una respuesta
distinta de la solicitada y/o con errores
por una inadecuada comunicación.
Se eligió como primera lengua originaria
andina al Jaqaru, siendo la más antigua
del Perú, vigente desde hace unos 1600
años y considerada amenazada de
extinción por la Unesco. Es hablada
solo por unas 600 personas en tres
comunidades originarias: Tupe, Aiza y
Colca, en el distrito de Tupe, provincia
de Yauyos, región Lima a 2860 msnm.
En el desarrollo para la implementación se identificaron sus prácticas culturales, se capacitó al
registrador civil, tradujeron los formatos utilizables y se contó con la participación activa de una
lingüista y de la comunidad jaqaruhablante. El equipo de mejora se encargó de definir el
alcance del proyecto a fin de expandir la cobertura del servicio de los procedimientos de
registros civiles en lenguas originarias del Perú; así también, identificar las partes interesadas
para el proyecto dirigido al servicio de los ciudadanos jaqaruhablantes, tales como:
Registradores Civiles, Alcalde de Tupe, personal del RENIEC, sociedad civil, etc., además de
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comprometer los recursos para la financiación, por lo que fue definido en el presupuesto. Se
prepararon los documentos de gestión entre ellos el Acta de Constitución, Matriz de
interesados documentación de requisitos, línea base y cronograma Gantt. Principalmente se
logró traducir 37 documentos correspondientes a procedimientos registrales en versión
bilingüe, traducidos del castellano a jaqaru.
Asimismo se elaboró un protocolo de atención, documento que contiene los lineamientos para
atender al usuario respecto a los procedimientos registrales de inscripción ordinaria de
nacimiento, inscripción extemporánea de nacimiento, inscripción de matrimonio, inscripción de
defunción e inscripción de defunción por muerte violenta.
El resultado innovador del proyecto de mejora nos otorgó ser el primer Registro Civil Bilingüe
de América Latina, castellano y el jaqaru para el registro de los hechos vitales, respetando y
preservando su identidad y cultura.
Se implementó el 24 de agosto del 2014
desde
entonces
forma
parte
del
funcionamiento regular de la Oficina Registral
en el distrito de Tupe, provincia de Yauyos,
región Lima.
Cabe destacar que las actuaciones que se
realicen en el Registro Civil Bilingüe tienen
valor en todo el Perú y ha permitido incluir a
los pobladores originarios como efectivos
participantes
de
los
procedimientos,
demostrándose que sí es posible tener
esquemas interculturales en los diseños
de los servicios públicos, promoviendo su
desarrollo para beneficio de todo el país.
Se promueve la participación activa del sector público, integrando criterios interculturales en
sus procedimientos y modificando su concepción del servicio en sí, agregando valor a sus
resultados y cumpliendo los diversos compromisos contraídos a nivel internacional.
También se añade un nuevo elemento en la aplicación
de las políticas de Estado de inclusión social,
contribuyendo este proyecto a la formación de
ciudadanos capaces de respetar las diferencias
culturales y de establecer relaciones de dialogo y
enriquecimiento cultural mutuo, contribuyendo a la
conservación de la tradición histórica y cultural de la
lengua originaria Jaqaru propia de nuestro país.
Es importante el grado de aceptación por parte de las
comunidades jaqaru, por ello se realizaron encuestas de
satisfacción del servicio implementado en la ciudad de
Tupe, cuyo resultado se muestra en el gráfico. Un cambio efectivo y definitivo en la línea del
respeto de la identidad con enfoque intercultural, proyecto que mereció el saludo de la Unesco
Lima y obtuvo el primer lugar (ganador) en el concurso Buenas Practicas Interculturales en
Gestión Pública 2014 organizado por la presidencia de Consejo de Ministros y por el Ministerio
de Cultura.
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V. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES
Interculturalidad: Proceso de diálogo y aprendizaje que busca generar relaciones de
equidad entre diversos grupos étnico-culturales que comparten un espacio a partir del
reconocimiento y valoración positiva de sus diferencias culturales.
Jaqaruhablante: Persona cuya lengua materna es el Jaqaru.
Protocolo de atención: Instrumento que permite mejorar la calidad de atención de las
personas estableciendo las formalidades que debe seguir el registrador al momento que un
ciudadano se acerca a su oficina para realizar un trámite registral.
UNESCO: Siglas de la United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization,
siendo su traducción al castellano: Organización de las Naciones Unidas para la Educación,
la Ciencia y la Cultura. Se trata de un organismo de la ONU que fue fundado en 1945 y que
tiene su sede principal en París (Francia).
Enfoque intercultural: Propone el reconocimiento de las diferencias culturales, generar
una relación recíproca entre los distintos grupos étnico-culturales que cohabitan en un
determinado espacio. Esto implica para el Estado, incorporar y asimilar como propias las
diferentes concepciones de bienestar y desarrollo de los diversos grupos étnico-culturales
en la prestación de sus servicios, así como adaptar los mismos a sus particularidades socioculturales.
Patrimonio cultural inmaterial de la nación: Lo componen las manifestaciones culturales
como el folclore, el arte popular, las tradiciones orales, la gastronomía, las ceremonias, las
costumbres mágico-religiosas, las leyendas, las fiestas populares, la medicina tradicional,
los saberes, las formas de organización social, el manejo de tecnologías y las lenguas que
surgen o se enmarcan dentro de la República del Perú.
Pueblo indígena u originario: Pueblo que desciende de poblaciones que habitaban en el
país en la época de la colonización y que, cualquiera que sea su situación jurídica,
conserven todas sus propias instituciones sociales, económicas, culturales y políticas, o
parte de ellas; y que, al mismo tiempo, se autoreconozca como tal (artículo 3 del
Reglamento de la Ley 29785, toma como base los criterios estipulados por la el Convenio
169 de la OIT en su artículo 1).
Inscripción de Nacimiento (acta): Documento público a través del cual se acredita de
manera fehaciente el hecho del nacimiento instaurando probanza legal de nombre, edad,
sexo, nacionalidad, así como la filiación de cumplirse con las disposiciones al respecto
previstas en el Código Civil.
Inscripción de Matrimonio (acta): Documento oficial mediante el cual se registra y/o
acredita el Matrimonio Civil entre un hombre y una mujer, así como también la anulación y/o
disolución del vínculo matrimonial.
Inscripción de Defunción (acta): Documento oficial a través del cual se registra y/o
acredita el fallecimiento de una persona.
Registrador Civil: Es aquel servidor público que se encarga de calificar y ejecutar los
procedimientos registrales señalados en la Ley Nº 26497, su Reglamento, y demás
documentos normativos que lo regulan.
Oficina de Registros del Estado Civil (OREC): Es aquella dependencia, que por
delegación de funciones, se encarga de la ejecución de los procedimientos registrales a que
hace referencia la Ley Nº 26497 y el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC aprobado
con Decreto Supremo Nº 015-98-PCM, que depende funcional y administrativamente del
RENIEC.
Abreviaciones:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
PEI: Plan Estratégico Institucional
POI: Plan Operativo Institucional
ER: Escuela Registral
I+D: Investigación y Desarrollo (I+D).
NAI: Norma Administrativa Interna.
GRC: Gerencia de Registro Civiles
SGTRC: Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles
GTI: Gerencia de Tecnología de la Información
OREC: Oficina de Registros del Estado Civil.
JNAC: Jefatura Nacional
RENIEC: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil.
SITD: Sistema de Tramite Documentario
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VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS
1.
Liderazgo y Compromiso de la Alta Dirección
1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo
(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la
organización?
Se promueve el trabajo de equipo en la organización, a través de:
o
o
o
La Política y Objetivos de la Calidad, aprobados con Resolución Jefatural N° 479-2008
y actualizados con Resolución Jefatural No. 085-2012 y 0177-2012, incluyéndose en el
Plan Estratégico 2012-2016.
El Reglamento de Organización y Funciones del RENIEC, que contempla la
conformación de comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios
y personal de distintos Órganos y Unidades Orgánicas unidades.
Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251- 2003
- JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, El Artículo 2° tiene por objeto propiciar,
fomentar y mantener la armonía en las relaciones de trabajo en RENIEC, basándose
en la colaboración y trabajo en equipo.)
Con la finalidad de identificar oportunidades de mejora y solucionar problemas vinculados
al trabajo institucional.
(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?
o
o
o
Se hace efectiva mediante la realización de conformación de comités de trabajo
aprobados con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta Dirección, en los que
intervienen funcionarios y personal especializado de todos los Órganos y Unidades
Orgánicas involucradas en el tema objetivo de la reunión del comité.
Promoviendo el trabajo en equipo en el personal, mediante las actividades de
capacitación que realiza la Escuela Registral (ER), desarrollando cursos específicos
que contribuyan a su desempeño.
Para el proyecto, la Alta Dirección tomó participación directa desde la iniciativa hasta la
ejecución del proyecto, realizándose las reuniones de coordinación respectivas.
(3) ¿Cómo participa la Alta Dirección y el personal en las actividades relacionadas?
La Alta Dirección participa comprometiéndose y haciendo suya la iniciativa para encaminar
los grandes proyectos de mejora institucional, que impacten positivamente en el país, tal
como se dio para este proyecto. En general, las autoridades del RENIEC participan
activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos estableciendo los
objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo
planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecución. Finalmente, los
funcionarios realizan el seguimiento al plan de trabajo y correspondiente evaluación a los
resultados, para la oportuna toma decisiones asegurando que se logren los objetivos
trazados.
1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora
(1) ¿Qué facilidades otorgó la Alta Dirección para promover y hacer viable el trabajo del
equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el
presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles,
equipos e infraestructura.
La Institución otorgó facilidades para la ejecución del proyecto, según el siguiente detalle:
o Aprobación del Acta de Constitución del proyecto
o Disposición de las unidades orgánicas afines al proyecto (Gerencia de Administración,
Gerencia de Operaciones Registrales, Gerencia de Tecnología de Información) quienes
brindaron facilidades para mantener comunicación con el registrador Civil de Tupe,
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o
o
o
realizar el diseño de los formatos bilingües, realizar pruebas en sistemas informáticos,
entre otros temas necesarios para la implementación del proyecto de mejora.
Declaración de la actividad “Implementación del servicio del Registro Civil Bilingüe” y
“Monitoreo de gestión del servicio de Registro Civil Bilingüe” dentro del Plan Operativo
Institucional 2014 a fin de asegurar su financiamiento.
Brindo al equipo de proyecto capacitación de temas relacionados para la formulación
de proyectos.
Disponibilidad de recursos informáticos, atención de pedidos de la Gerencia de
Tecnología de Información para realizar modificaciones en los aplicativos informáticos
existentes que permitan el proceso de actas registrales bilingües, así como contar con
espacios de almacenamiento digital en los servidores del Reniec para el equipo del
proyecto.
(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la Alta
Dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de
autoridad otorgado al equipo, para su actuación.
La alta dirección hace responsable de dicho proyecto al equipo de trabajo para las
coordinaciones con las unidades orgánicas involucradas a fin de brindar información para
el desarrollo de este proyecto, de este modo los motiva e impulsa al desarrollo
organizacional de la institución.
Asimismo otorgó el empoderamiento a los miembros del equipo, para la decisión en la
ejecución del desarrollo, en lo relacionado a las especificaciones funcionales del sistema
de información. El equipo de proyecto contó con la participación del Gerente de Registros
Civiles como Patrocinador del proyecto, como Gestor del proyecto al Sub Gerente Técnico
de Registros Civiles, quienes al ser funcionarios, facilitaron y garantizaron la comunicación
con la Alta Dirección y el equipo de trabajo, asimismo la comunicación se garantizó a
través del uso de los diferentes canales de comunicación que cuenta la institución, tales
como: el Sistema Integrado de Trámite Documentario (SIA), correos electrónicos,
comunicaciones escritas, comunicación directa, intranet institucional, portal de la Sub
Gerencia Técnica de Registros Civiles, reuniones entre el equipo del proyecto y los
representantes de la Alta Dirección.
1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implementación de las propuestas de solución.
(1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las
mejoras propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prácticas provenientes
del proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar también los
recursos que la organización destina para el despliegue de la mejora.
La Alta Dirección brindo el soporte con la aprobación de disposiciones y facilidades para
implementar las siguientes acciones:
o Contratación del personal Traductor-Intérprete para cubrir la necesidad de traducción
de formatos de los procedimientos de registros civiles de castellano a jaqaru.
o Designación y capacitación de un equipo para el inicio del proyecto.
o Aprobación de la Directiva DI-344-GCI/001 Metodología para la gestión por proyectos
institucionales del Reniec.
o Otorgamiento de recursos para la adquisición de equipo informático para el proyecto.
o Designación de espacio en el servidor del RENIEC para el alojamiento de la
documentación, fotografías, videos generados en el proyecto.
o Convocatoria a reuniones para coordinación a favor de la implementación del proyecto.
o La Alta Dirección escribió un artículo en El Diario el Peruano difundiendo el proyecto.
1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora
(1) ¿Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de
mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independiente de su
naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la
orientación al largo plazo.
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La Alta Dirección reconoce a los miembros de equipos de proyectos de mejora. A través de
diversos mecanismos:
Mecanismos de Reconocimiento
Emisión y difusión de documentos de felicitaciones al equipo del proyecto.
Resoluciones Jefaturales felicitando la participación de cada uno de los integrantes
involucrados en los proyectos de mejora.
Cartas de agradecimiento por trabajo, compromiso y competencia profesional en el
cumplimiento de las actividades encomendadas.
Constancias por destacada labor profesional.
Diplomas por destacado desempeño en las actividades encomendadas.
Diploma de reconocimiento por contribuir eficientemente en la gestión destinada al
cumplimiento de las metas de la Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles del
RENIEC.
Mensajes de la Alta Dirección de felicitaciones y agradecimientos publicados en la
Intranet Institucional y vía correo electrónico institucional.
Publicación de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora,
en el Boletín Institucional.
Promoción de los proyectos exitosos y los miembros de equipo vía los medios de
comunicación (TV Identidad, Radio Identidad, RENIEC Virtual, Prensa), que incluyen
notas, entrevistas, enlaces vía microondas, reportajes, informes periodísticos.
Gráfico N° 1.3.1: Mecanismos de Reconocimiento
(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.
El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a través de
la Política de Calidad, que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes
de equipos de mejora, sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la
motivación del personal.
La entrega de Becas al personal forma también parte de una clara política de motivación, la
cual se encuentra normada a través de la Guía de Procedimientos GP-239-GRH/001
“Capacitación a través de Becas”, aprobada mediante Resolución Jefatural N° 275-2010 de
fecha 30MAR2010, mediante la cual se brinda la oportunidad a los trabajadores de reforzar
sus competencias académicas y laborales, generando un mayor compromiso del personal
con su entidad, lo que les permite una actualización de sus conocimientos, así como mayor
especialización en las labores diarias que ejecutan, logrando maximizar sus habilidades y
fortaleciendo la eficiencia, eficacia y consecuente efectividad institucional.
A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº
251-2003-JEF/RENIEC de fecha 16JUN2003, en su artículo 67º se establece que “los
trabajadores tendrán derecho a incentivos laborales”, entendiéndose que los incentivos que
brinda la institución están relacionados con los beneficios señalados en los puntos
precedentes.
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2.
Identificación y Selección del Proyecto de Mejora
2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora
(1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?
RENIEC actualmente cuenta el Plan
Estratégico Institucional 2012-2016 aprobado
con
Resolución
Jefatural
N°
1772012/JNAC/RENIEC del 10JUL2012, el cual
tiene la finalidad de lograr que todos los
peruanos accedan a una identificación, al
registro de sus hechos vitales, a los cambios
de Estado Civil, a la identidad digital y
participen del Sistema Electoral, en un marco
de
constante
innovación
tecnológica,
servicios brindados con calidad y bajo
enfoque de interculturalidad, teniendo 03
objetivos estratégicos generales.
Innovación y
Uso Intensivo
de la
Tecnologia
Atención de
Sectores
Vulnerables
Mejora del
Servicio
Gráfico N° 2.1.1: Objetivos Estratégicos (PEI 2012-2016)
Estrategias para el fortalecimiento que permitan ubicar, monitorear y verificar el
cumplimiento de los objetivos bajo un proceso integrado de actuación, tal como se muestra
en el Mapa de Procesos:
Gráfico N° 2.1.2: Mapa de Procesos
En el PEI vigente se ha actualizado la Misión, Visión y Valores institucionales, de acuerdo a
las funciones del RENIEC, y a la perspectiva futura organizacional de la Alta Dirección del
RENIEC y a los compromisos del personal para otorgar un mejor servicio; asimismo las
políticas y objetivos de calidad le permiten al RENIEC orientarse a la mejora continua de
sus procesos y servicios los mismos que a continuación se detallan:
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Politica de calidad
Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la Constitución y la Ley,
garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la utilización
de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortés y altamente especializado, con el
objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil y personalizado, con
comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas,
ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención de personas con
discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el compromiso de cumplir los
requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad
Objetivos de la calidad
Mejorar la cobertura y los servicios y actualización del Sistema de Identificación, así como la ampliación
de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y la utilización de
tecnología informática de alta calidad.
Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registros civiles mejorando en forma
continua la calidad de los procesos de registros de hechos vitales, con el adecuado soporte de
tecnología informática de punta.
Mejorar el desempeño institucional en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral,
garantizando altos estándares de calidad en la atención a los ciudadanos y en la gestión de los procesos
internos.
Misión: Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas, participar
del Sistema Electoral y promover el uso de la identificación y certificado digital, así como la inclusión
social con enfoque intercultural.
Visión: “Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo equitativo del país como la entidad de registro del Estado
peruano que garantiza a las personas su condición de sujetos de derecho, genera confianza y seguridad
jurídica; y promueve el gobierno electrónico a través de la tecnología de información y comunicaciones.”
Valores del RENIEC
Con las personas:
o Trato digno al ser humano.
o Nuestros usuarios RENIEC reciben atención personalizada.
o Atención priorizada a las personas con discapacidad; adultos tercera edad;
embarazadas.
Con el servicio:
o Excelente Servicio.
o Enfoque 100% orientado al cliente.
o Facilitar el acceso a nuestros servicios, orientar y esclarecer quejas y preguntas
frecuentes.
o Enfoque a la mejora continua.
De los trabajadores:
o Honestidad y transparencia, de nuestros trabajadores y funcionarios.
o Ser ejemplo para la administración pública del país.
o Reserva y privacidad de datos de nuestros usuarios.
o Cumplimiento de nuestras funciones en el marco de las leyes la ética y la moral.
Asimismo el RENIEC cuenta con las siguientes Lineamientos de Política Institucional:
o
Consolidación del DNI como único documento de identificación, propendiendo a que se
concentre las unciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado
digital, el número del asegurado, número de contribuyente, documento de viaje, etc.
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o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Identificación de los recién nacidos a través del empadronamiento de las madres
gestantes declarando la identificación del menor como actividad prioritaria de la
institución.
Desarrollar métodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificación con el
DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales.
Se establece como política institucional el otorgamiento del DNI en forma gratuita a los
menores de 6 años, por primera vez y sin distinción de estrato social ni económico
Intensificar la identificación de menores de edad en zonas rurales y amazónicas
estableciéndose como actividad prioritaria para institución.
Promover la implementación del DNI Genético generándose una base de datos
nacional de perfiles genéticos a efectos de identificación de grupos vulnerables; trata
de personas desaparecidas entre otros desarrollando un proyecto piloto.
Integración y consolidación de los registros civiles, incorporando en un plazo de 04
años el 100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincias al RENIEC y en
una segunda etapa lograr su sistematización cuando ya se encuentre incorporado a la
institución.
Incorporación de la digitalización para la administración de los Registros Civiles;
Digitalización de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigüedad de 18
años y la emisión en forma automática de las actas a nivel nacional de las que generan
de la fecha para adelante.
Descentralización del procesamiento de los trámites y la emisión de los DNI en tres
centros, además del de Lima: Norte, Centro Oriental, y Sur del país; lo que facilitará la
entrega de los DNI en forma oportuna; y permitirá la integración con las Oficinas de
Registro Civil, para la obtención de las actas de nacimiento del ámbito geográfico.
Reingeniería de la Estructura Organizativa para mejorar la atención del ciudadano;
transforma el modelo jerárquico actual de la institución a un efectivo modelo de gestión
basado en procesos.
Elaboración del Plan Nacional e - Identificación y e- inclusión.
Promover el trabajo en equipo y el establecimiento de la gestión por Procesos en el
marco de la Modernización de la Gestión Pública.
(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la
organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?
El proyecto de mejora está armonizado con el Plan Estratégico Institucional del RENIEC
correspondiente al período 2012-2016 aprobado mediante Resolución Jefatural N° 0852012/JNAC/ RENIEC del 21MAR2012 y sus modificatorias, por cuanto propugna la mejora
del servicio, y coincide con los objetivos e iniciativas que están a cargo de la entidad, y
específicamente de la Gerencia de Registros Civiles.
o
Así tenemos que se establece como Misión del Reniec:
“Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las
personas; participar del Sistema Electoral; y promover el uso de la identificación y
certificación digital, así como la inclusión social con enfoque intercultural”,
o
También se establece como Política de Calidad:
“Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la
Constitución y la ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de
los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad
(…)”
o
Siendo el Tercer Objetivo de Calidad:
“Mejorar el desempeño institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la
cultura registral, garantizando altos estándares de calidad en la atención a los
ciudadanos y en la gestión de los procesos internos”.
o
Igualmente, el Objetivo General N° 01 Mejora del Servicio, respecto de la Gerencia de
Registros Civiles, señala como Objetivo Específico (OE N° 1.3)
“Incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos de registro del estado civil
contribuyendo a garantizar la seguridad jurídica y el fortalecimiento del sistema de
registros civiles”.
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o
Específicamente, las actividades (AOE) 1.3.0, 1.3.3, 1.3.4, etc, están involucrados
dentro del escenario del proyecto de mejora.
o
De igual manera la IN-1.3.12 “Actualizar y proponer mejoras en las normas y
procedimientos registrales favoreciendo el registro universal y la seguridad jurídica de
las inscripciones”, la IN-1.3.13, IN-1.3.6, IN-1.3.7, entre otros.
(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo
relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del
personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?
En relación a los resultados financieros, se precisa que el otorgamiento de este servicio es
interno a las Unidades Orgánicas del RENIEC que contribuye con los procesos claves, es
inmediato y eficiente de gran transcendencia, y proporciona al RENIEC un incalculable
valor, por cuanto permite disminuir sus tiempos de atención de sus procesos claves a favor
de la ciudadanía. Cabe señalar que el servicio permite atender dos tipos de clientes: uno
interno que es atendido directamente por el servicio y un cliente externo atendido de
manera indirecta a través de los procesos que se vinculan directamente. Asimismo, el
proyecto de mejora brinda al Estado Peruano un nuevo modelo con el Registro Civil
Bilingüe siendo el primero en América Latina.
OBJETIVO
GENERAL
RESULTADOS
FINANCIEROS
Mejora del
Servicio
Reducción de
costos del
proceso.
Incremento en
demanda del
servicio a clientes
vulnerables.
Servicio es gratuito
para el cliente
interno y se
subvenciona a
través de la mejora
continua de los
procesos claves
del RENIEC, que
da paso a la
innovación de
nuevos productos
y servicios.
PROCESOS
INTERNOS
Simplificación
de procesos
internos
Reducción de
los tiempos en
la atención de
la información
a través de los
documentos
registrales
traducidos
(bilingües).
RESULTADOS DE
SATISFACCIÓN DE
CLIENTES
DESEMPEÑO DEL
PERSONAL
Se logró
capacitaciones en
materia registral
como también
cursos específicos
para el personal de
la Oficina Registral,
lo que permitió la
optimización del
proceso.
Ahorro de tiempo
para el cliente
interno o externo
Como resultado de
las encuestas que
se practican para
medir los niveles
de satisfacción de
los clientes que
acceden a este
servicio, se tiene
como resultado un
nivel de
satisfacción “Muy
Bueno”.
Cuadro N° 2.1.1: Cuadro de relación entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio
2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización.
(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas
de los proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar
el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral,
productividad, entre otros y según corresponda.
El RENIEC en su constante interés de ofrecer nuevos servicios y mejorar los actuales,
realizo las investigaciones pertinentes en las comunidades originarias de Aiza, Colca y
Tupe del distrito de Tupe, provincia de Yauyos, región Lima; de modo que puedan
interactuar con el Estado en su propia lengua originaria. La alternativa de la
implementación del servicio mediante el proceso “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL
RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”.
El procedimiento para estimar el impacto del proyecto de mejora se realizó mediante la
comparación de doce (12) factores, conforme al siguiente detalle:
o Comparativo de costos de inversión a nivel ciudadano e institución.
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o
o
o
Verificación de indicadores de tiempo de atención para el trámite registral en lengua
jaqaru.
Verificación y constatación de estructuras de seguridad de la información.
Evaluación de ahorro de tiempo al ciudadano.
Ello a través de la ficha comparativa de Análisis de Impacto Factores Nivel 1 (factores
relevantes), para la mejora del servicio, clima laboral y productividad, la cual se muestra a
continuación:
PROYECTO DE MEJORA: REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU
FACTORES NIVEL 1
1
2
3
Costo de implementación
costo de procesos internos
Costos para el ciudadano
4
Tramite
5
6
7
8
9
10
11
Participación de mercado
Confiabilidad
Productividad
Tiempo de ejecución
Accesibilidad
Calidad
Aceptación del ciudadano
Aceptación del estado
peruano
12
NIVEL DE IMPACTO
Registro Civil
Tradicional
Registro civil en lengua
originaria
Alto
Alto
Servicio Gratuito
Iniciativa de la
Institución
Único
Se Incrementa (+)
Se Incrementa (+)
80 minutos
Se Incrementa (+)
Se Incrementa (+)
Se Incrementa (+)
Alto
Alto
Servicio Gratuito
Iniciativa de la
Institución
Único
Se Incrementa (+)
Se Incrementa (+)
80 minutos
Se Incrementa (+)
Se Incrementa (+)
Se Incrementa (+)
Se Incrementa(+)
Se Incrementa(+)
MENOR IMPACTO
MENOR IMPACTO
Registro Civil Bilingüe:
El RENIEC al Rescate de la
Lengua Jaqaru
Registro Manual
Bajo
Bajo
Servicio Gratuito
Iniciativa de la Institución
Único
Se Incrementa (++)
Se Incrementa (++)
30 minutos
Se Incrementa (++)
Se Incrementa (++)
Se Incrementa (++)
Se Incrementa (++)
Cuadro N° 2.2.1: Ficha Comparativa de Análisis de Impacto - Factores Nivel 1
Asimismo, de forma complementaria se efectuó la comparación de costos, mediante la
Ficha Comparativa de Análisis de Costeo – Factores Nivel 2, conforme se muestra en el
numeral 6.1
(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado?
Las razones por las cuales el equipo escogió el proyecto de mejora fueron las siguientes:
o Beneficiar a los más de siete millones de hablantes de lenguas originarias del Perú, al
dar inicio a un proceso progresivo dirigido a la implementación de procedimientos
registrales civiles en castellano y en sus propias lenguas originarias.
o Contribuir mediante el aporte de criterios de valorización de las lenguas originarias que
le permita comprender su importancia y la necesidad de su preservación.
o Brindar un modelo replicable en su propio ámbito funcional, de la forma en que se
pueden implementar procedimientos administrativos bilingües.
o Aportar con prácticas que contribuyan con la preservación del legado cultural, que
fomenten su conocimiento y formen parte de una cadena permanente en resguardo de
la protección, difusión y ejercicio de los derechos culturales de los peruanos y
peruanas.
o Cumple con el “Programa Interamericano para el Registro Civil Universal y Derecho a
la Identidad”; y con el Acuerdo de los ministros de Asia y el Pacífico para instaurar el
registro civil universal en 2024
o Para descongestionar las Oficinas Registrales RENIEC a nivel nacional, para aquellos
procedimientos donde hay participación de ciudadanos.
o Para mejorar los niveles de atención a los ciudadanos en las Oficinas Registrales
RENIEC.
o Para simplificar radicalmente del número de pasos, costos, requisitos y plazos.
o Para reducir significativamente errores de registro de datos y mejora la calidad del
servicio.
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3.
Método de Solución de Problemas y Herramientas de la Calidad
3.1 Método de Solución de Problemas
(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?
Las nuevas soluciones implementadas por RENIEC siempre han estado orientadas a
mejorar el sistema de identificación y los registros civiles del Perú. Para ello ha sido
necesario rediseñar los procesos internos y mejorar el servicio al ciudadano a través de la
innovación declarada en los Planes Estratégicos respectivos.
El Método de Solución de Problemas que el equipo de proyecto utilizó como referencia está
establecido en la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 “Investigación y
Desarrollo para la Innovación en RENIEC”, aprobada con Resolución Gerencial N° 0000322006/GIE/RENIEC del 29DIC2006. El objetivo principal es establecer lineamientos y
acciones a seguir para la investigación, desarrollo y propuesta de innovaciones en el
RENIEC, teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las
necesidades de los ciudadanos.
Esta norma comprende la Metodología de Investigación y Desarrollo para la Sub Gerencia
de Planificación e Innovación Tecnológica, describiendo el ciclo de innovación tecnológica
en la organización, y ha sido elaborada tomando en consideración las metodologías y
técnicas recomendadas para el proceso de innovación en las organizaciones, tanto por
especialistas reconocidos como por organizaciones internacionales, alineados a la realidad
de la institución.
Gráfico N° 3.1.1: Método de Solución que utilizo para el proyecto de mejora
(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La
explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el
levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la
definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados.
Las etapas desarrolladas para la solución del presente proyecto están alineadas a la
metodología de investigación y desarrollo del RENIEC, donde se define la secuencia de
cuatro etapas macros, las cuales son:
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Gráfico N° 3.1.2: Metodología para el sub proceso de investigación y desarrollo
Para la aplicación de la metodología, se consideró lo siguiente:
o
o
o
o
Cada propuesta de innovación es iniciada por un “Impulsor de Innovación”.
La elaboración de cada propuesta sigue una secuencia de actividades principales
definidas.
El resultado de la ejecución de las cuatro actividades principales, es un entregable.
Para garantizar la adecuada elaboración de entregables, se recomienda:
 Alinear las propuestas desarrolladas a la estrategia institucional.
 Que los especialistas encargados de realizar estos informes posean además de
conocimientos especializados ciertas habilidades como la creatividad y la
investigación por naturaleza.
La descripción específica de los pasos utilizados es organizada de la siguiente manera:

Impulsores de la Innovación: una propuesta puede ser iniciada por múltiples factores:
Nuevas ideas, detección de necesidades, entre otras. En la definición de los impulsores
de la innovación para el sub proceso I+D, se ha tenido en consideración aspectos
relacionados a la concepción de la iniciativa. De esta manera, tenemos:
Realizado
por:
Frecuencia:
Iniciativa Externa
Iniciativa Interna
Alta Dirección/Áreas Usuarias
Gerencia de Calidad e Innovacion
Por Requerimiento
- Investigar y analizar las tecnologías de
información
y
comunicaciones
requeridas.
Desarrollo Continuo
- Proponer estrategias para la Innovación de
Información y comunicaciones para la
automatización de procesos.
- Aplicación de tecnologías de información y
comunicaciones para la automatización de
procesos.
- Definición de un nuevo esquema de trabajo
(Diseño/Rediseño de Procesos).
- Mejora incremental de un esquema de
trabajo
existente
(Optimización
de
Procesos).
- Difusión de tecnologías emergentes de
información y comunicación (Vigilancia
Tecnológica).
- Mejorar el diseño, la calidad y la tecnología
en productos y procesos.
- Proponer nuevos servicios haciendo uso de
nuevas tecnologías.
- Preparar, difundir y aplicar normas técnicas/
metodologías de trabajo/ buenas prácticas.
- Determinar los beneficios y riesgos de
implementación.
Objetivo:
- Evaluar
la conveniencia
aplicación en la institución.
de
su
- Proponer estrategias para la Innovación
de Información
- Aplicar tecnologías de información y
Alcance:
comunicaciones existentes.
Cuadro N° 3.1.1: Impulsores de la innovación
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”

Actividades Principales: la metodología se compone de cuatro actividades principales,
a continuación se presenta el objetivo de cada una, y a modo de guía una lista de
tareas y técnicas más utilizadas.
Actividad
Objetivos
Identificar
Oportunidad
/ Necesidad
Analizar
Entorno
 Identificar oportunidades.
 Detectar
o
crear
necesidades existentes /
Proponer la aplicación de
nuevas herramientas.
 Consolidar la idea para la
solución propuesta.
 Estimar del tiempo que
tomará
elaborar
la
propuesta.
 El objetivo de ésta actividad
es analizar la situación
actual de la oportunidad
identificada
necesidad
detectada en la institución.
Tareas
Técnicas
1. Investigación
Tecnológica.
Investigación.
2. Análisis de la
Información Histórica.
Diagrama de Pareto.
Diagrama de Dispersión.
Histogramas.
3. Análisis de los
Procesos Principales.
Pronósticos.
4. Duración de la
Propuesta.
PERT-PCM.
1. Levantamiento de la
Información.
2. Análisis de la
Información Histórica
para la Necesidad
Detectada.
3. Análisis de los
Procesos Principales.
 Investigación del entorno 1. Investigación del
Entorno tecnológico.
tecnológico.
 Evaluación de alternativas
tecnológicas.
2. Evaluación de las
 Desarrollo de Prototipos /
alternativas
Innovación Tecnológica de
tecnológicas
Procesos.
existentes.
Evaluar
Alternativas
de Solución
3. Construcción de
prototipos (Aplicativos,
Componentes, etc.)
4. Rediseño de
Procesos.
Documentar
la Solución
Propuesta
 Especificación
de
los
objetivos de la solución
propuesta.
1. Elaboración de
 Definición de la estrategia
Entregables
de implementación.
 Identificación de Beneficios /
Riesgos.
Encuestas Indirectas.
Entrevista a usuarios.
Diagrama de Ishikawa.
Diagrama de Pareto.
Diagrama de Dispersión.
Histogramas.
Pronósticos.
Diagrama de Flujo.
Diagrama de Bloque.
Cursogramas.
Investigación.
Entrevistas con Proveedores.
Entrevistas con otras
Instituciones.
Benchmarking de Tecnologías.
Estudio de Factibilidad Técnica.
Pruebas de las alternativas
tecnológicas.
Metodología de Desarrollo de
Sistemas.
Modelamiento de Sistemas.
Entornos de Programación.
Gestores de Base de Datos.
Mapa de Procesos.
Modelamiento de Procesos.
De acuerdo al formato
establecido.
Cuadro N° 3.1.2: Actividades principales de la metodología Investigación y Desarrollo para la Innovación

Entregables: la estructura del entregable “Documento de Gestión” se detalla a
continuación:
Introducción
Objetivos
Glosario de
terminos
Antecedente
Situación
actual
Marco
Teorico
Análisis del
Entorno
Tecnológico
Solución
Propuesta /
Aplicación
en RENIEC
Beneficos
Riesgos
Conclusión
Recomend
aciones
Referencias
Anexos
Gráfico N° 3.1.3: Estructura del entregable – documento de gestión
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3.2 Recolección y Análisis de la Información
(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de
mejora?
Desde el año 2013 se realizaron diversas reuniones de coordinación con instituciones
públicas con fines comunes, como el Ministerio de Educación y el Ministerio de Cultura; se
contactó con una lingüista especialista en la lengua Jaqaru.
El equipo de mejora se encargó de investigar y definir el alcance del proyecto a fin de
expandir la cobertura del servicio de los procedimientos de registros civiles en lenguas
originarias del Perú, diferentes al idioma castellano, e iniciándose con la lengua Jaqaru; así
también, identificar las partes interesadas para el proyecto dirigido al servicio de los
ciudadanos jaqaruhablantes, tales como: Registradores Civiles, Alcalde de Tupe, personal
del Reniec, sociedad civil, etc., además de comprometer los recursos para la financiación,
por lo que fue definido en el Plan Operativo Institucional 2014.
Asimismo, alineo las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto,
evidenciando el aseguramiento de los resultados. En esta etapa se prepararon los
sustentos de los documentos de gestión del proyecto de mejora, entre ellos el Acta de
Constitución, Matriz de interesados documentación de requisitos y línea base (Anexo 01).
La Gerencia de Registros Civiles, a través de la Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles,
realizó la contratación de una (01) lingüista especialista para el servicio de traducción y
transcripción de material registral del idioma castellano al jaqaru, Yolanda Nieves Payano
Iturrizaga, con la finalidad de implementar los procedimientos registrales en forma bilingüe
(castellano y jaqaru) en la Oficina de Registro del Estado Civil ubicada en el Distrito de
Tupe, Provincia de Yauyos, Departamento de Lima, en el marco del proyecto de mejora
“Registro Civil Bilingüe: El Reniec al rescate de la lengua Jaqaru”.
Asimismo se tomó conocimiento del alfabeto
y fonología JAQARU:
Gráfico N° 3.2.1: Alfabeto y fonología Jaqaru
Se realizaron viajes al distrito de Tupe – Yauyos; con la finalidad de validar los documentos
registrales previamente traducidos, así como el levantamiento de la información necesaria
(recabar información documental, captar fotografías y recoger testimonios de las
autoridades ediles y educativas, así como de sus pobladores). Se entrevistaron a las
autoridades municipales, a las de la comunidad originaria Jaqaru, así como a los directores
de instituciones educativas.
Como producto de la entrevista se logró validar la siguiente documentación:
o Solicitud de Inscripción.
o Declaración Jurada de Presunto Progenitor – Ley N° 28720.
o Declaración Jurada de No Inscripción.
o Declaración Jurada de Existencia.
o Resolución Registral.
o Solicitud de Reconocimiento.
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o
o
o
o
Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado Civil.
Acta de Nacimiento.
Acta de Matrimonio.
Acta de Defunción
Asimismo, se realizó una encuesta a la población de Tupe (Anexo 02), conociéndose que
el 100% consideró necesario contar con un registro civil en idioma Castellano y Jaqaru,
además que el 78.6% opinó ser muy necesario realizar sus inscripciones de registros
civiles en idioma Castellano y Jaqaru y solo el 21.4% opinó ser necesario. De igual manera,
al consultarle su calificación de contar un Registro Civil Bilingüe en dos idiomas: Castellano
y Jaqaru, la población calificó la propuesta como “muy bueno” un 71.4% y como “bueno” un
28.6%.
(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?
El tipo y tamaño de la información a recolectar se determinó como producto del análisis de
la información histórica y estadística obtenida por el equipo de mejora. Se investigó que el
castellano es el idioma oficial peruano y de uso mayoritario, y que todas las
comunicaciones con el Estado se realizan en este idioma, sin procedimientos legales
desarrollados en alguna de las lenguas originarias, a pesar que alrededor de la cuarta parte
de la población no tiene como lengua materna al castellano, unos 8 millones de personas.
Las lenguas originarias van perdiendo espacio en la región latinoamericana, reduciéndose
sus hablantes en sus comunidades y amenazando su existencia; ante la pasividad o
resistencia al cambio de sectores diversos de la sociedad. Dichas lenguas son vehículos de
transmisión de las prácticas culturales de los pueblos originarios y si un indígena no puede
participar con su propia lengua, y debe emplear una que desconoce o conoce poco, se
genera una barrera que restringe su acceso a una serie de derechos, reflejándose en la
calidad de vida individual y colectiva, impactando en el desarrollo del país y en el
patrimonio cultural inmaterial de la Nación.
Los registros civiles peruanos han sido llevados en castellano desde hace 162 años sin
considerarse si el poblador lo habla o si puede contar con un intérprete.
Como resultado de las investigaciones se eligió como primera lengua originaria andina al
Jaqaru, siendo la más antigua del Perú, vigente desde hace unos 1600 años y
considerada amenazada de extinción por la Unesco. Es hablada solo por unas 600
personas en tres comunidades originarias: Tupe, Aiza y Colca, en el distrito de Tupe,
provincia de Yauyos, región Lima a 2860 msnm.
(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?
Las fuentes de datos se seleccionaron de la información obtenida en la investigación
utilizando para ello lo siguiente:
o Informes Técnicos de Investigación de la SGTRC.
o Plenaria sobre normalización de la Lengua Jaqaru en Tupe – Dra. Martha James
Hardman y el Dr. Dimas Bautista Iturrizaga
o Alfabeto de idioma Jaqaru, kawki, aymara (Primera Lección) - Martha James Hardman
o Estudio técnico de investigación de topónimos – Consultora Yolanda Payano
(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o
deficiencia de la información?
La verificación de la información se realizó desde el inicio del proyecto, y en las etapas de
desarrollo del proyecto de mejora, conforme a la metodología empleada. Asimismo se
efectuaron reuniones y coordinaciones de trabajo con el Ministerio de Cultura y Educación
para validar la información.
(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto
de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes
tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación
actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora
identificados.
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El equipo de mejora realizo el análisis de la información recolectada con los temas
identificados siendo estos los siguientes:
Situación general en el Perú:
Nuestro país no ha sido ajeno a estos procesos de exclusión lingüística, primero en el
período del Virreinato y luego en la República, han existido etapas marcadas en donde el
castellano es tratado como si fuera el único idioma existente, siendo los idiomas originarios
motivo de rechazo, segregación e incluso prohibición.
Esta situación se refleja en las disposiciones legales vigentes en el tiempo, en donde la
única forma de participación de los peruanos y peruanas, era a través de documentos
redactados en castellano, independientemente de nuestro origen y de nuestro dominio del
mismo.
Esta supremacía lingüística de facto es una de las causas por las que muchas lenguas
originarias peruanas han dejado de existir, o se encuentran en estado de vulnerabilidad, al
borde la extinción.
Debe tenerse presente además del factor normativo, que la exclusión lingüística es una
expresión de la segregación racial, y por tanto tendiente al rechazo de las expresiones
culturales de quienes no forman parte del grupo dominante.
Se llegó al extremo que los peruanos y peruanas solo podíamos interactuar con el Estado
mediante el idioma castellano, incluso teniendo que suscribir solicitudes y declaraciones
juradas escritas, a pesar de no entender el castellano, lo que implica además exponer al
firmante a responsabilidades derivadas del contenido de un documento que no comprende.
La tarea formal de promover la inclusión lingüística se ha venido dando de manera
paulatina, enfrentándose a dos argumentos centenarios que se han sido esgrimidos por
parte de los detractores: las lenguas originarias no tienen escritura, y es muy pronto para
este proceso, es mejor seguir brindándoles “protección” a los indígenas, manteniendo el rol
patronal que fomenta el statu quo.
Incluso en los idiomas originarios tenemos diferencias, al existir grandes grupos de
hablantes de algunos, frente a pocos o muy pocos de otros; siendo necesario tener
presente que no existen idiomas originarios clase A o Z, sino medios de comunicación de
personas con iguales derechos al respeto y protección.
El Estado ha venido dando grandes pasos para reducir la brecha descrita, mediante la
aprobación de disposiciones normativas expresas, así como mediante la implementación
de acciones concretas de recuperación y/o revitalización (ej- enseñanza en escuelas e
impresión de material escrito en lengua originaria.)
Nuestra actual Constitución Política establece:
o
«Artículo 48°: son idiomas oficiales el castellano y, en las zonas donde predominen,
también lo son el quechua, el aimara y las demás lenguas aborígenes, según la ley.»
Además, se ha emitido una Ley expresa, la Ley N° 29735 que «Regula el uso,
preservación, desarrollo, recuperación, fomento y difusión de las lenguas originarias del
Perú», y dispone entre otros:
o
«Artículo 9. Idiomas oficiales: son idiomas oficiales, además del castellano, las lenguas
originarias en los distritos, provincias o regiones en donde predominen, conforme a lo
consignado en el Registro Nacional de Lenguas Originarias.»
o
«Artículo 10. Carácter oficial: El que una lengua originaria sea oficial, en un distrito,
provincia o región, significa que la administración estatal la hace suya y la implementa
progresivamente en todas sus esferas de actuación pública, dándole el mismo valor
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jurídico y las mismas prerrogativas que al castellano. Los documentos oficiales que
emite constan tanto en castellano como en la lengua originaria oficial, cuando esta
tiene reglas de escritura, teniendo ambos el mismo valor legal y pudiendo ser oponibles
en cualquier instancia administrativa de la zona de predominio.»
o
Artículo 15. Uso oficial
«15.2 Las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos implementan,
de modo planificado y progresivo, políticas y programas de capacitación o contratación
para que en las zonas del país donde una lengua originaria sea predominante sus
funcionarios y servidores públicos, así como los integrantes de las Fuerzas Armadas y
Policía Nacional del Perú se puedan comunicar con suficiencia en esa lengua».
o
Artículo 21. Reglas de escritura uniforme
«21.2 Las entidades públicas emplean versiones uniformizadas de las lenguas
originarias en todos los documentos oficiales que formulan o publican».
Tenemos entonces que las lenguas originarias en las zonas que predominen son
obligatorias.
Si una persona desea registrar el nacimiento de su hijo, deberá suscribir y presentar
documentos sustento en castellano; igual para los registros de matrimonio o de defunción,
así como para la emisión de certificaciones y constancias, absolución de consultas, etc.
Esta situación puede traer como consecuencia el registro de datos distorsionados y/o con
errores, porque los Registradores Civiles escriben en el Acta registral tal como escuchan o
entienden lo pronunciado por el solicitante, y a su vez el solicitante confirma lo que
parcialmente entiende o cree entender, esta mala práctica perjudica la identidad de los
titulares, constituyéndose barrera de la identificación y obstaculizando la inclusión social.
Incluso en zonas en donde la mayoría no habla el castellano, el uso oficial de este idioma
es la única forma de ejecución de los procedimientos administrativos.
A pesar del mandato constitucional del artículo 48°, de las obligaciones internacionales
vinculantes y de la Ley N° 29735, la situación de uso predominante del castellano en
detrimento de las lenguas originarias en los actos oficiales no ha cambiado mucho, quizás
algunos pocos intentos aislados de inclusión lingüística y generalmente enfocados en el
quechua y en menor grado en el aimara. De las otras 18 lenguas originarias oficiales
tenemos poco o nada en el escenario procedimental.
Ninguna institución pública ha generado hasta el momento procedimientos bilingües en
donde los peruanos y peruanas pueden interactuar con el Estado además del castellano,
expresándose en forma oral y/o escrita en su propia lengua originaria oficial.
Situación de los idiomas o lenguas originarias que se hablan en el Perú:
Actualmente nuestro idioma mayoritario y de uso oficial con arreglo al marco legal vigente,
es el castellano; y además existen unas 47 lenguas originarias vivas que están distribuidas
a lo largo del territorio nacional (43 amazónicas y 4 andinas).
Si bien no se cuenta con información precisa de cuantas lenguas se hablaron alguna vez
en el Perú prehispánico, en el Documento Nacional de las Lenguas Originarias del
Ministerio de Educación se mencionan a las 37 lenguas originarias extintas que se
conocen.
Las lenguas se han venido extinguiendo en el Perú por una serie de procesos, como la
asimilación derivada de la quechuización en la época inca y/o la castellanización en
tiempos del virreinato.
La supremacía lingüística de un idioma en particular, ha sido una de las diversas causas
por las que muchas lenguas originarias peruanas han dejado de existir, o se encuentran
consideradas en estado de vulnerabilidad, (al borde de la extinción).
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Incluso en los idiomas originarios también tenemos
diferencias, al existir mayor cantidad de hablantes de
algunos, frente a pocos o muy pocos de otros;
grandes grupos aglutinados de unos frente a una gran
dispersión de otros; pero teniendo en común que
todos han resistido largos procesos de asimilación
lingüística, promovidos por diferentes fuentes, incluso
muy recientes, como que para acceder a un medio de
comunicación debes hablar tal idioma, porque no hay
traducción al propio originario.
Existen actualmente reconocidas en el Perú cuarenta y siete (47) lenguas originarias, de
ellas veintiséis (26) son oficiales, al contar con alfabeto aprobado, mientras que veintisiete
(27) aún no lo son, conforme al siguiente cuadro:
(22)
(20)
(3)
(22)
Gráfico N° 3.2.2: Normalización de los alfabetos de lenguas originarias del Perú
Fuente: DIGEIBIR/ Ministerio de Educación.
El siguiente cuadro nos muestra los pasos que deben seguirse para la normalización de
una lengua originaria:
Gráfico N° 3.2.3: Pasos para la normalización de una lengua originaria
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Situación deseada: Selección del proyecto de mejora
Con el fin de proteger y preservar los derechos y costumbres de las poblaciones originarias
del Perú, de los peruanos y peruanas que tienen una lengua materna distinta del castellano
y para cumplir con las disposiciones legales y obligaciones internacionales vigentes, el
equipo de mejora de la Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles de la Gerencia de
Registros analizo la situación actual, concluyendo en tres propuesta de alternativas de
solución:



Registro Civil Tradicional
Registro Civil en Legua Originaria
Registro Civil Bilingüe: El RENIEC al Rescate de la Lengua Jaqaru
En base a la información recopilada y a la evaluación de factores de nivel 1, el equipo
concluyó en la elección del proyecto Registro Civil Bilingüe: El RENIEC al Rescate de la
Lengua Jaqaru, como la mejor propuesta de solución para problema descrito de acuerdo a
los factores Nivel 1.
EVALUACIÓN DE SELECCIÓN DE PROYECTO DE MEJORA
(Puntaje: 0 a 3 – 0:No Recomendable, 1:Regular, 2:Bueno, 3:Optimo)
FACTORES NIVEL 1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Costo de implementación
costo de procesos internos
Costos para el ciudadano
Tramite
Participación de mercado
Confiabilidad
Productividad
Tiempo de ejecución
Accesibilidad
Calidad
Aceptación del ciudadano
Aceptación del estado
peruano
Puntaje Obtenido
NIVEL DE IMPACTO
Registro Civil
Tradicional
Registro Civil en Lengua
Originaria
Registro Civil Bilingüe: El
RENIEC al Rescate de la
Lengua Jaqaru
1
1
3
2
2
2
2
1
2
2
1
1
1
3
2
2
2
2
1
2
2
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
2
3
21
22
36
MENOR IMPACTO
MENOR IMPACTO
Gráfico Nº 3.2.4: Evaluación de alternativas de Proyectos de Mejora
Se decide dar inicio al
proyecto con la lengua
JAQARU, teniendo en
consideración
que
cada una de estas
lenguas cuenta con
una
población
aproximada, según el
siguiente cuadro:
Gráfico Nº 3.2.5: Estadística de población aproximada de lenguas originarias del Perú
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Características:


La población estimada de jaqaruhablantes es de 600 personas.
Su zona de influencia está localizada en el distrito de Tupe, en los pueblos Jaqaru
de Aiza, Colca y Tupe, a seis horas aproximadamente de Lima.
Gráfico Nº 3.2.6: Ubicación del distrito de Tupe

Cuenta con una reconocida riqueza histórica y cultural, destacándose:
-
-





1
1
Es una de las lenguas vivas más antiguas del Perú , documentándose su
existencia junto con la del proto aimara, ambas de un origen común, el proto
jaqui.
Existen evidencias que se habló en el antiguo imperio wari.
Se encuentra vigente la Ley N° 30153-declara de interés nacional y necesidad
publica la protección investigación y promoción de la cultura e idioma jaqaru y
de los monumentos arqueológicos ubicados en el distrito de Tupe.
Es fuente de estudio de los especialistas, reconociéndose su importancia e
influencia histórica.
Está seriamente amenaza requiriéndose su revitalización, al contar con
alrededor de 750 personas que la hablan en todo el Perú.
Existe conciencia colectiva del pueblo jaqaru sobre la importancia de su lengua y
realizan esfuerzos por su preservación.
Las mujeres del pueblo Jaqaru se caracterizan por su vestimenta (urku), tanto en
días normales (rojo a cuadros), como en festividades (anaco negro), ver anexo 03.
Los pueblos jaqaru se encuentran en el distrito de Tupe, uno de los distritos con
índices de pobreza más altos de la Región Lima.
2
La base de datos de la Digeibir sobre instituciones educativas de educación
intercultural bilingüe indica que funcionan 28 instituciones en Lima. De esta cifra
total, el jaqaru presenta la mayor cantidad de IIEE EIB, le sigue el quechua y
finalmente el shipibo. Cabe mencionar que el cauqui y el quechua se usan como
segunda lengua.
La ocupación por largo tiempo del Jaqaru en Tupe es un hecho irrefutable que
valida la presencia de una lengua de estirpe aru. Sin embargo, los datos
toponímicos muestran que esta lengua tuvo una extensión mayor en el territorio,
que sobrepasa la extensión del departamento, lo que coincide con los alcances de
3
Middendorf (1891) sobre topónimos a lo largo del Perú .
Algunos autores sostienen que es la más antigua. Incluso que el quechua y el aimara, fechándola con más de 2,000 años de antigüedad.
2 Dirección General Intercultural, Bilingüe y Rural del Ministerio de Educación.
3 Obra citada
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Ejecución
El representante del RENIEC al llegar a la Oficina de Registro del Estado Civil (OREC) de
la ciudad de Tupe, se contactó con la población brindándoles orientación para subsanar los
errores y omisiones de sus partidas de nacimiento, cuyo estado les había impedido obtener
el Documento Nacional de Identidad.
Asimismo, se entrevistó con los directores del Centro Educativo del Anexo de Aiza - Tupe,
a fin de conocer la situación actual de los alumnos que no contaban con DNI.
Seguidamente, en coordinación con el Registrador Civil, se programó realizar una campaña
de identificación, a fin de realizar los procedimientos registrales de inscripción del hecho
vital y así obtener el DNI.
Se definió como fecha de implementación el 24AGO2014, día de San Bartolomé de Tupe,
patrono de la capital del distrito.
Certificación y habilitación del Registrador Civil
El 24AGO2014, se habilitó en la base de datos del RENIEC, la firma del Registrador Civil
de la OREC de Tupe, el Sr. Eduardo Jaime Castro Blas, a nombre de la Alcaldesa Sra.
Marisol Payano Villanueva. Con esta habilitación, el referido Registrador Civil está
facultado a realizar los registros de las actas registrales de nacimiento, matrimonio y
defunción de los pobladores. Se adjunta el formato de Registro Único de firma del
Registrador Civil. (Anexo 04), y Constancia de haber aprobado el curso de Registros
Civiles (Anexo 05).
Elaboración de material publicitario:
Se diseñó un banner y un afiche publicitario (Anexo 06) que fueron colocados en diversos
lugares para difundir la buena práctica.
También un botón conmemorativo (Anexo 07) que fue distribuido como recuerdo de la
implementación de la BPI.
Como parte de las actividades para la puesta en marcha del proyecto, se gestionó la
obtención de diversos recuerdos institucionales, a fin de repartirlos en las comunidades
originarias Jaqaru. (Anexo 08)
Implementación y lanzamiento: Tercer Viaje a Tupe/Yauyos/Lima.
Se comisionó un viaje a dos (2) representantes del equipo de mejora de la Gerencia de
Registros Civiles (GRC) del Reniec, quienes asistieron en compañía de un registrador
itinerante de la Gerencia de Restitución de la Identidad y Apoyo Social (GRIAS):
Los representantes del equipo de mejora, se dirigieron a la Oficina de Registro de Estado
Civil de la Municipalidad Distrital de Tupe, ubicada en el Barrio Centro S/N°-Tupe, con el fin
de iniciar todos los actos preparatorios para la actividad del día domingo 24AGO2014,
brindando asesoría al Registrador Civil sobre procedimientos registrales, durante el
transcurso del día. Asimismo se entrevistaron con los pobladores, quienes indagaban sobre
la actividad del RENIEC en el distrito.
Asimismo, cumplieron con hacer entrega al Registrador Civil de los formatos de actas
registrales en versión bilingüe (Jaqaru – castellano) (Anexo 09), así como útiles de oficina,
huelleros circulares y pelmatoscópicos igualmente los sellos oficiales para su función
registral.
Se asesoró al registrador civil de Tupe y se hizo una revisión del acervo documentario de la
OREC de Tupe, verificando los libros registrales e identificando muchas deficiencias en el
registro de las inscripciones.
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Lanzamiento oficial del servicio registral bilingüe en Tupe
24 de agosto del 2014
Las actividades se iniciaron a las 08:00 a.m. en las instalaciones de la OREC de Tupe,
contando desde ese horario con afluencia de público, quienes realizaron diferentes
consultas sobre procedimientos de Cancelación, Rectificación, Reconstitución, etc. En ese
día, recibieron la visita de la Alcaldesa del Distrito de Tupe, Yeni Marisol Payano
Villanueva, a quien se le presentaron los nuevos formatos de actas regístrales bilingües.
Se recibieron solicitudes bilingües de inscripción extemporánea de nacimiento, se
realizaron diligencias con testigos presentados, se suscribieron una serie de formatos,
como declaraciones juradas de no inscripción previa, y se realizaron las primeras
inscripciones de nacimiento en actas bilingües. Se adjuntan fotografías de la actividad
(Anexo 10).
Verificación de eficacia del proyecto implementado
Del 26/10/2014 al 30/10/2014
El representante del equipo viajó a Aiza, Tupe y Colca en la provincia de Yauyos, a fin de
verificar el funcionamiento de la implementación del Registro Civil Bilingüe en lengua
Jaqaru realizada en Agosto, entrevistándose con funcionarios y autoridades de la zona,
además de pobladores, recabando así la percepción de la satisfacción del servicio
implementado. (Anexo 11).
Como consecuencia natural, se sumarán paulatinamente las demás lenguas oficiales, de
modo que todas aquellas que tengan carácter oficial sean utilizadas en sus zonas de
predominio y en el contexto global de un Perú pluriétnico y multilingüistico
3.3 Herramientas de la Calidad
(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la
gestión del proyecto de mejora?
Para la elección de herramientas que serían utilizadas durante el desarrollo y gestión de
proyecto, el equipo de mejora efectuó un análisis de las condiciones que regirían el
proyecto, tomando en cuenta con especial énfasis las características del equipo que
participaría en su implementación, del mismo modo las necesidades de colaboración que
requeriría, tamaño y complejidad. En mérito a lo cual decidió hacer uso de las siguientes
herramientas:
o Para la formulación del proyecto de factibilidad
 Se utilizó la herramienta del Diagrama de Ishikawa para realizar un análisis
situacional del entorno a efectos de determinar las causas en la demora de
atención de documentos registrales por parte de los archivos registrales físicos.
 Para determinar las causas a combatir se evaluaron determinando un grado de
urgencia para asignación de prioridad.
 Identificar los factores importantes de tiempo, costo, recursos y seguridad, para las
posibles soluciones al problema.
 Para determinar los puntos de intervención estratégica del proyecto se empleó la
selección de resultados de investigación histórica.
o Para la implementación del proyecto
 De acuerdo a la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 “Investigación y
Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”, aprobada mediante
Resolución Gerencial N° 000032-2006/GIE/RENIEC (29DIC2006), las herramientas
de calidad están identificadas como técnicas a usar en cada etapa del método:
Cada una de estas herramientas guarda una estricta vinculación entre sí, no dejando
ninguna variable identificada sin análisis ni alternativa de solución.
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(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?
Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad
más utilizadas fueron las siguientes:
Herramientas
de la Calidad y
Técnicas
Ventajas
Desventajas
- La existencia de fuentes de información
Investigación
-
Diagrama
Pareto
Pronósticos
Diagrama
Causa Efecto
(Ishikawa)
Diagramas de
Flujo
-
Mapa de
Procesos
-
masiva como el Internet, facilitaron encontrar - Demasiada
información
tecnológica
información específica y comparativa de
distraía a algunos miembros del equipo y
manera inmediata.
ponía en riesgo el entendimiento del real
alcance de la investigación
Facilitó revisar experiencias similares al
proyecto en otros países.
- Requirió de mucho control para limitar el
acceso de información y exigir el
Cada miembro del equipo cubría un tema de
cumplimiento de tiempos planificados.
investigación minimizando los tiempos para la
recolección y el análisis.
Permitió enfocarse en los problemas más
repetitivos durante la etapa de pruebas de - Indirectamente se restaba prioridad a
laboratorio para el funcionamiento del
problemas menos frecuentes pero de
Sistema y usado de manera intensiva durante
mediano impacto.
el monitoreo de la operatividad.
Ayudaron a tener una proyección en el tiempo - Sin un software especializado de
de la demanda de los servicios, ingresos y
simulación con iteraciones para análisis
egresos en la operatividad, que permitió
cuantitativo, las proyecciones fueron
tomar una decisión final sobre la factibilidad
simples y tenían un mediano nivel de
económica.
certeza.
Facilitó la discusión grupal para identificar y
analizar la causas raíz de los potenciales
- Para los problemas más complejos
problemas durante la planificación y para
requirió de facilitadores y expertos en el
resolver definitivamente las incidencias
tema tratado para priorizar y consensuar.
detectadas durante el monitoreo de la
operatividad
Permitió crear y explicar los principales
- En algunos casos muy técnicos, el
procesos en forma gráfica y simplificada.
diagrama era enredado y requería de
Sirvió
como
una
herramienta
de
mucho orden en la representación gráfica
comunicaciones con el cliente para entender
para su entendimiento.
cómo funcionaría el Servicio.
Sirvió para el análisis macro del Servicio una
- Requirió apoyo de especialistas en
vez definido, con la interrelación de los
gestión por procesos para un mejor
clientes y proveedores, tanto internos como
aprovechamiento de la herramienta.
externos.
Cuadro N° 3.3.1: Ventajas y Desventajas de las Técnicas y Herramientas de Calidad
3.4 Concordancia entre el Método y las Herramientas
(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas
empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas?
Al aplicar el método de solución de problemas establecido en la organización, se utilizó
herramientas de calidad, comprobando en la práctica que eran acordes a la necesidad de
la tarea específica desarrollada por cada integrante del equipo. Sin embargo, el uso
adecuado de las herramientas empleadas era asegurado por el trabajo de revisión y
discusión en equipo en el que se compartía entre todos los miembros, las ventajas y
desventajas que se habían encontrado con el uso de las mismas, surgiendo así la
retroalimentación de experiencias entre todo el equipo, y en algunos casos se
recomendaba una combinación de herramientas de diversa etapas del método de solución
aplicado.
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4.
Gestión del Proyecto y Trabajo en Equipo
4.1 Criterios para la Conformación del Equipo de Proyecto
(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?
El Gestor del Proyecto designó a los miembros del equipo del proyecto, considerando los
siguientes criterios:
o
o
o
o
o
o
o
Experiencia profesional.
La capacidad de análisis.
La capacidad de trabajo en equipo y compromiso.
La disponibilidad del tiempo.
Capacidad de poder establecer relaciones interpersonales satisfactorias.
Iniciativa, tenacidad y optimismo.
Experiencia y conocimiento del tema
Todos los integrantes del proyecto fueron considerados para formar el equipo; además, de
estar ubicados y ser responsable en los procesos que intervienen para la realización del
proyecto Rectificación Administrativa de Actas registrales al Instante”.
Finalmente, se consideró el resultado del Desempeño de cada miembro del equipo,
referido al nivel de logros alcanzados respecto a los objetivos y estándares en un periodo
determinado, de acuerdo a los lineamientos del documento normativo DI-060-GRH/004
“Proceso de Evaluación del Desempeño”.
(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los
potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios?
Explique cómo.
La temática a tratar fue el primer aspecto a considerar en la conformación del equipo de
proyecto, por la necesidad de entender temas especializados y así poder asegurar la
buena comunicación al interior del equipo. La experiencia y conocimiento en los miembros
del equipo constituyeron el soporte para lograr los objetivos del proyecto, porque
minimizaban el riesgo en las estimaciones de tiempos y en la calidad de los entregables.
Se verificó a través la experiencia profesional, experiencia de trabajo en los procesos del
RENIEC, participación en algunos proyectos, además de que las experiencias y
conocimientos estén acordes a las necesidades de este proyecto y se ajusten a los
objetivos del RENIEC, a fin de asegurar la motivación entre los miembros del equipo.
Estas consideraciones, permitió conformar a los integrantes principales del proyecto, que
debían contar con experiencia y conocimiento especializado en registros civiles, gestión de
procesos, análisis y diseño de sistemas, especialización en sistemas e informática, gestión
de proyectos.
(3) Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor
aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro.
La conformación balanceada del equipo se aseguró analizando su experiencia y teniendo
en cuenta la especialización de cada miembro del equipo en:
o Normativa de Registros Civiles
o Mejora Continua y Calidad
o Análisis de Sistemas y Nuevos Servicios.
o Seguridad de la Información.
o Herramienta de Calidad
o Gestión de Proyectos.
o Tiempo de experiencia laboral
o Conocimiento del negocio del RENIEC
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Asimismo, la conformación balanceada del equipo de proyecto de mejora se detalla en el
Anexo N° 14.
4.2 Planificación del proyecto
(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?
El objetivo del proyecto fue definido como resultado del diagnóstico situacional, que partió
de los informes técnicos, como también a en consecuencia a la información histórica,
variables negativas analizadas a través de la herramienta Ishikawa de Causas y Efectos y
posteriormente lo que permitió determinar el Objetivo principal del proyecto; siendo el
siguiente:
“Brindarles mayores facilidades a los peruanos y peruanas que tienen una lengua materna
distinta del idioma oficial castellano, para que puedan realizar diversos procedimientos en
el registro civil con un efectivo soporte oral y escrito en su lengua originaria; mejorando la
atención al usuario con una novedosa fórmula cultural, en beneficio de la comunidad y del
proceso de revitalización lingüístico respectivo.”
El objetivo del proyecto de mejora está alineado con el Plan Estratégico Institucional del
Reniec correspondiente al período 2012-2016 aprobado mediante Resolución Jefatural N°
085-2012/JNAC/ RENIEC del 21MAR2012 y sus modificatorias, por cuanto propugna la
mejora del servicio, y coincide con los objetivos e iniciativas que están a cargo de la
entidad, y específicamente de la Gerencia de Registros Civiles.
o
o
o
o
Misión del RENIEC:“Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de
estado civil de las personas; participar del Sistema Electoral; y promover el uso de
la identificación y certificación digital, así como la inclusión social con enfoque
intercultural”,
Política de Calidad:
“Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la
Constitución y la ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos
vitales de los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de
alta calidad (…)”
Tercer Objetivo de Calidad:
“Mejorar el desempeño institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la
cultura registral, garantizando altos estándares de calidad en la atención a los
ciudadanos y en la gestión de los procesos internos”.
Objetivo General N° 01 Mejora del Servicio, respecto de la Gerencia de Registros
Civiles, señala como Objetivo Específico (OE N° 1.3)
“Incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos de registro del estado civil
contribuyendo a garantizar la seguridad jurídica y el fortalecimiento del sistema de
registros civiles”.
(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?
El proyecto se hizo de conocimiento a todas las unidades orgánicas, directamente
vinculadas con su desarrollo en base al alcance del proyecto, asignándose funciones y
responsabilidades a las unidades orgánicas involucradas, según competencia funcional.
Así también, las actividades para alcanzar los objetivos del proyecto de mejora se desplego
a través de documentos de gestión.
(3) ¿Cómo planificó dichas actividades?
Las actividades se planificaron siguiendo los lineamientos dados por la Metodología de
Gestión de Proyectos a través de un cronograma de trabajo donde además de la
asignación de responsabilidades, se establecieron plazos, indicadores de evaluación y
mecanismos de monitoreo, tal como se muestra a continuación:
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(4) Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos?
Los plazos se definieron concertando con los miembros del equipo, determinando entre
ellos los tiempos estimados para el desarrollo de cada fase o actividad. La responsabilidad
de cada actividad se hizo de manera voluntaria según la competencia de cada integrante
en determinada materia, o la asignación de la misma por parte del líder del proyecto a la
persona más capaz en el desarrollo de la actividad. Los recursos que se usaron para el
desarrollo de las funciones encargadas para cada miembro del equipo fueron puestos a
disposición por la institución, siendo estos: equipos informáticos, material de escritorio,
programas, etc.
En la pregunta que precede, se muestra en el cronograma las iniciales del recurso
asignado, con los respectivos plazos y acciones a realizar.
4.3 Gestión del Tiempo
(1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?
A través del cronograma de trabajo, este fue elaborado y aprobado por los miembros del
equipo, por lo que se aseguró de esta manera el cumplimiento del mismo en los plazos
establecidos. Además se podía percibir el avance de las tareas encomendadas para cada
miembro del equipo ya que estas se encontraban relacionadas, además de existir de por
medio un compromiso personal desde que aceptaron integrar el equipo y por último
durante todo el proceso la Alta Dirección se integró a este proyecto haciendo un
seguimiento del desarrollo del mismo. Además, también se aseguró el cumplimiento de los
plazos previstos del proyecto, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la
Metodología de Gestión de Proyectos de la Gerencia de Informática del RENIEC.
(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y miembro, la
preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a
cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación
en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.
La planificación detallada se realizó de la siguiente manera:
o El cronograma, una vez aprobado, se guardó con Línea Base en el MS Project
versión 2010.
o Toda fecha de término de un entregable implicó, que en esa fecha, se obtenga la
aprobación del mismo, habiéndose incluido tiempos de verificaciones, ajustes y
aceptaciones finales correspondientes.
o Para identificar los entregables, se incluyeron “Hitos” a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
o Los cambios realizados en el alcance del proyecto, generalmente por acuerdos
tomados en las reuniones de coordinación sostenida por el Equipo fueron registrados
como una nueva Línea Base en el MS Project.
o Cualquier modificación al cronograma inicial, siguió la misma secuencia.
4.4 Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización
(1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave
de la organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto?
Facilidades al equipo otorgado en la aprobación del proyecto:
o La Alta Dirección brindó las facilidades al equipo de proyecto de mejora, para el
desarrollo del mismo, con la participación de las áreas directamente involucradas.
o Se logró la colaboración de las áreas clave de la organización, mediante la
participación temprana que permitió planificar el trabajo en toda su estructura.
o El buen clima organizacional facilitó la participación proactiva y compromiso de las
personas directamente involucradas de las distintas unidades orgánicas.
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4.5 Documentación
(1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de
reuniones, informes, estudios y registros de la labor del equipo.
Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto son los siguientes:
o Informes Técnicos.
o Documentos Normativos y de gestión interna que facilitaron las comunicaciones
oficiales.
o Actas de reuniones.
o Comunicación electrónica vía correo institucional para las coordinaciones internas y
con proveedores externos, válidamente aceptado entre las partes.
o Flujogramas y esquemas gráficos.
(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación?
El manejo de la documentación se realiza según el procedimiento de comunicaciones
escritas y el Sistema Integrado Administrativo de Trámite Documentario que permite emitir,
recibir y dar seguimiento de la gestión realizada.
Se establecieron criterios para el manejo de la documentación:
o Archivo físico clasificado de la documentación (por criterios)
o Archivo electrónico de documentación en medios magnéticos.
o El uso de la documentación fue definido con carácter de confidencial por contener
información personalizada.
o Repositorio exclusivo para el proyecto.
o Identificación de fuentes de información.
o Clasificación de la información.
o Centralización controlada y pública.
o Seguridad de la información.
o Control de acceso.
(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la
documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y
distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de
soporte que utiliza el equipo y el uso de registros que de ella se derivan.
Se definieron responsables para la redacción, registro, control y mantenimiento de la
documentación, por grupos de documentos:
o Gestión de proyecto
o Gestión administrativa interna y datos
o Consolidación de Información
o Gestión del Sistema Informático
El control y la distribución de la documentación se facilitaron a través del Sistema de Trámite
Documentario, correo electrónico, intranet y el compartimiento de carpetas para el proyecto.
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5.
Capacitación
5.1 Programa de capacitación del equipo
(1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?
Las necesidades de capacitación de los miembros del equipo se identificaron a partir de la
naturaleza del proyecto que en nuestro caso fue el uso de las herramientas de calidad,
seguridad de información, herramientas de investigación, gestión de procesos y aspectos
técnicos de registros civiles.
Estas necesidades de capacitación debía ser de forma integral, de tal forma se involucre a
los procesos igualmente el equipo responsable del proyecto debía reforzar sus
conocimientos de calidad, gestión y aplicación adecuada de métodos y herramientas a
cada proceso de cambio planteado.
(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta
capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas,
herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos
específicos del proyecto.
Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades
profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a
través de su formación personal en universidades o centros de educación superior, y de
cursos de capacitación gestionados por la institución.
o Leyes y Políticas Interculturales
o Procedimiento de Registros Civiles
o Interpretación de Norma ISO 9001:2000 “Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos.
o Código Civil 1936.
o Herramientas para la Gestión de la Calidad.
o Liderazgo y Trabajo en Equipo
o Reglamento de Organización y funciones de 1937
(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los
conocimientos, experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto
y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo.
Para el análisis de la brecha existente entre la situación inicial y el estado actual, se realizó
una evaluación de capacidades, experiencia y conocimientos de cada uno de los miembros
del equipo, permitiendo identificar los puntos débiles a ser mejorados a través de
capacitaciones, reforzándose los puntos fuertes, los cuales nos condujo a la mejora de las
competencias del equipo. Los miembros del equipo encontraron mínima brecha entre sus
conocimientos, experiencia y/o habilidades adquiridas. Complementariamente se reforzó
los conocimientos respecto a la normatividad y lenguas originarias del Perú, a través de
talleres internos.
5.2 Evaluación e Impacto de las Actividades de Capacitación
(1) Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada
para la mejora del desempeño del equipo?
La evaluación de los resultados de los cursos de capacitación dentro de los programas de
formación; actualización y perfeccionamiento; y especialización de cada uno de los
miembros del equipo en la realización de sus funciones asignadas se realizó siguiendo los
lineamientos de la normativa administrativa interna NAI-336-CAER/SGIA/001 (ER), en la
cual se evaluó la capacitación a través del siguiente procedimiento:
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
o Nivel de Reacción, en el primer nivel de evaluación se determina la satisfacción de los
participantes respecto de los diversos elementos que intervienen en el proceso
educativo.
o Nivel de Aprendizaje Inmediato, en el segundo nivel de evaluación se mide lo
aprendido en el aula, a partir de las calificaciones obtenidas en el campo y lo
cognitivo, de las habilidades y/o las actitudes, lo cual permitía establecer el nivel de
aprendizaje según las características del perfil del participante.
o Nivel de Aplicabilidad, en el tercer nivel de evaluación se establece el grado de éxito o
fracaso que logro el diseño y formulación del programa de capacitación durante el
año. Se busca medir la aplicación de lo aprendido por parte del capacitado y su
impacto en el entorno inmediato de trabajo.
o Asimismo, mediante el procedimiento de prueba en campo, cada miembro del equipo
demostraba haber logrado una rápida adaptación para el manejo de los componentes
sobre los cuales aplicó autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los plazos
que permitía el cronograma de trabajo.
(2) De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es
utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación?
El Escuela Registral (ER), formula el Plan de Capacitación Anual de acuerdo a las
necesidades identificadas por diferentes Órganos del RENIEC. Luego de aprobarse y
ejecutarse dichas capacitaciones realiza una evaluación de impacto a fin de determinar el
grado de aprendizaje obtenido, que le ayudará en el desempeño de sus actividades. La
información de esta evaluación se utilizó en primer lugar por la comunicación de los
resultados a las personas capacitadas, posteriormente se les indicó las debilidades que
tenían a fin de mejorar en el tiempo.
Consecutivamente esta información es utilizada a través del involucramiento de los
miembros del equipo en nuevos proyectos que requieran los conocimientos adquiridos y el
juicio experto ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son
aprovechadas al interior de la organización para que compartan sus conocimientos con sus
demás colegas. Así mismo la obtención de estos resultados servirán para ir potenciando la
capacidad de cada uno enviándolos a diversos cursos de mejora, así como todo buen
resultado es recompensado con un beneficio económico en el entorno de RENIEC.
Mejora del Servicio en Beneficio de los Jaqaruhablantes
Imagen N° 5.1.1: Miembros del equipo del proyecto de mejora
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6.
Innovación
6.1 Amplitud en la Búsqueda de Opciones y Desarrollo de Alternativas
(1) Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del
proyecto?
El equipo recopilo la información a través de la investigación histórica respecto a lenguas
originaria del Perú, por distintos medios de acceso electrónicos y físicos; asimismo se
efectuaron viajes al Distrito de Tupe, Provincia de Yauyos Lima, lo que contribuyó a
obtener información más precisa.
La información recopilada se analizó a través del procedimiento establecido en una de las
fases de la metodología “Investigación y Desarrollo para la Innovación en RENIEC”, la cual
se realiza a través del siguiente esquema:
A1. Identificar Oportunidades/Necesidades
A1.1. Detectar o crear
necesidades existentes /
Proponer la aplicación de
nuevas herramientas.
A1.2. Consolidar la idea
para la solución
propuesta.
A1.3. Estimar del tiempo
que tomará elaborar la
propuesta.
A2. Analizar Entorno
A2.1. Analizar la situación actual de la
oportunidad identificada necesidad
detectada en la institución.
A2.2. Analizar los objetivos especificos de
la situación actual de la oportunidad
identificada
Grafico N° 6.1.1: Fases de la metodología de Investigación y Desarrollo para la Innovación en RENIEC A1 y A2
Los objetivos del proyecto estuvieron basados en el soporte oral y escrito en su lengua
materna para la tramitación y obtención de su acta registral u otro procedimiento registral
que desee efectuar en la Oficina Registral, situación que antes del proyecto de mejora
generaba desigualdad y hasta discriminación en la atención de los sectores vulnerables.
(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con
otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas
analizadas.
El equipo desarrollo el análisis de las alternativas de solución identificando el alcance de
cara una de las alternativas siendo estas las siguientes:
Registro Civil Tradicional: requiriendo personal contratado como intérpretes, el costo de su
implementación es alto demanda contar con intérpretes como personal adicional al registro
en cada una de las OREC a nivel nacional, más de 5,000 interpretes (además no hay
tantos interpretes acreditados por el Ministerio de Cultura, ni necesariamente residen en los
lugares más alejados del Perú). Pero toda la documentación sigue estando en castellano,
el poblador originario no tiene certeza del documento que firma.
Registro civil en lengua originaria: requiriendo personal contratado como intérpretes al
castellano para los castellanohablantes, el costo de su implementación es alto demanda
contar con intérpretes como personal adicional al registro en cada una de las OREC a nivel
nacional, más de 5,000 intérpretes en castellano (además no hay tantos interpretes
acreditados por el Ministerio de Cultura, ni necesariamente residen en los lugares más
alejados del Perú). Pero toda la documentación sigue estando en castellano, el poblador
originario no tiene certeza del documento que firma.
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
Registro Civil Bilingüe: todo el diseño es intercultural con pertinencia lingüística, la
documentación está en ambos idiomas y el servicio se presta por personal capacitado y
hábil en el dominio oral y escrito de ambas lenguas. Lo trabajado es oficial en todo el Perú.
Asimismo se desarrolló el cuadro comparativo teniendo en consideración el resultado del
análisis de información recopilada, determinando tres alternativas de solución y evaluó la
elección de acuerdo al impacto y el costo: de información de soluciones vigentes
convencionales contra lo propuesto por el proyecto de mejora, dando como resultado lo
siguiente:
Alternativas
1
Factores
Costo para RENIEC
2
3
Innovación
Impacto en el Ciudadano
Resultado
Registro civil en
lengua originaria:
Registro Civil Bilingüe: El
RENIEC al Rescate de la
Lengua Jaqaru
Alto
Alto
Cero costo
Alto
Medio
Alto
Medio
Alto
Alto
25
25
30
Registro Civil
Tradicional
Cuadro N° 6.1.1: Comparativo de resultado del análisis de información recopilada
Valores: Cero costo (10); Mínimo (3); Medio (5); Alto (10)
6.2 Originalidad de la solución Propuesta
(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para
romper paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?
Se analizó la realidad y se identificó la necesidad de implementar un servicio bilingüe eficaz
y óptimo, proporcionando a la ciudadanía vulnerable beneficios en tiempo y costo, respecto
a los trámites convencionales monolingües que existen en la actualidad. Este servicio es
único en América Latina, completamente gratuito, inmediato y eficiente, de gran
transcendencia e incalculable valor social.
El proyecto tiene como finalidad proporcionar a la sociedad, un servicio bilingüe dinámico,
proactivo y de alta eficiencia, mediante la optimización y soporte oral y escrito en los
procedimientos registrales, proporcionando a la ciudadanía seguridad jurídica en la
información registral, y su valor social radica en que es un servicio completamente gratuito.
Asimismo, se identificaron prácticas culturales que permitieron romper paradigmas
sociales, traduciéndose los formatos utilizables y se contó con la participación activa de
una lingüista y de la comunidad jaqaruhablante.
El resultado innovador es el primer registro civil bilingüe de América latina, castellano y el
jaqaru para el registro de los hechos vitales, respetando y preservando su identidad y
cultura.
Se desarrolló del 24 de agosto al 24 de
octubre del 2014, y desde entonces
forma parte del funcionamiento regular
de la oficina. Cabe destacar que las
actuaciones que se realicen en el
registro civil bilingüe tienen valor en
todo el Perú y ha permitido incluir a los
pobladores originarios como efectivos
participantes de los procedimientos,
demostrándose que sí es posible tener
esquemas interculturales en los
diseños de los servicios públicos,
promoviendo su desarrollo para
beneficio de todo el país.
Grafico N° 6.2.1: Enfoque intercultural
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
| Página Web: www.reniec.gob.pe 41
Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución
propuesta comparada con las otras opciones?
Al realizar las investigaciones comparativas sobre el servicio de atención de inscripciones
de hechos vitales y otros procedimientos registrales en las Oficinas de Registros y Estado
Civil (OREC), se identificó temas vitales siendo estos los siguientes:
o Los registros civiles peruanos han sido llevados en castellano desde hace 162 años sin
considerarse si el poblador lo habla o si puede contar con un intérprete. Situación similar
en el resto del continente.
o El castellano es el idioma oficial peruano y de uso mayoritario, y todas las comunicaciones
con el Estado se realizan en este idioma, sin procedimientos legales desarrollados en
alguna de las lenguas originarias, a pesar que alrededor de la cuarta parte de la población
no tiene como lengua materna al castellano, unos 8 millones de personas.
o Las lenguas originarias van perdiendo espacio en la región latinoamericana, reduciéndose
sus hablantes en sus comunidades y amenazando su existencia; ante la pasividad o
resistencia al cambio de sectores diversos de la sociedad.
o Las lenguas originarias son vehículos de transmisión de las prácticas culturales de los
pueblos originarios y si un indígena no puede participar con su propia lengua, y debe
emplear una que desconoce o conoce poco, se genera una barrera que restringe su
acceso a una serie de derechos, reflejándose en la calidad de vida individual y colectiva,
impactando en el desarrollo del país y en el patrimonio cultural inmaterial de la Nación.
A continuación una sinopsis de la problemática en el video del Ministerio de Cultura,
respecto a las dificultades que enfrentan los ciudadanos de lenguas originarias para
inscribir sus hechos vitales o procedimientos registrales:
Inscripción del nacimiento con el nombre Kashiri (Luna)
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Identificados los temas, el equipo verifico que los benéficos de la solución propuesta serían
los siguientes:
Atención Convencional
Registro Civil Monolingüe
Beneficios del Proyecto de Mejora
Registro Civil Bilingüe - Jaqaru
 Brindar un mejor servicio registral con enfoque
intercultural
bilingüe,
con
procedimientos
diseñados para el usuario final, en donde el
castellano cuente con un efectivo soporte oral y
escrito en la lengua Jaqaru.
 Servicio registral limitado con
enfoque sectorizado para las
personas castellano hablantes, sin
considerar
a
los
sectores
vulnerables de nuestra nación.
 Aportar al fortalecimiento
Registros Civiles.
 Registro
Civil
intercultural.
del
Sistema
de
sin
enfoque
 Promover en el registro civil el uso hablado y
escrito de la Lengua Jaqaru en los habitantes de
los Pueblos Jaqaru de Aiza, Colca y Tupe del
distrito de Tupe, contribuyendo con la
preservación, difusión y uso de su lengua,
considerada por la Unesco como seriamente
amenazada.
 No
existe
soporte
en
procedimientos
registrales
en
lenguas originarias
escrito o
hablado, conllevando a suscribir
registros errados.
 Contribuir con el ejercicio de los derechos
lingüísticos de los jaqaruhablantes.
 No aporta al ejercicio de los
derechos lingüísticos.
 Incrementar la cobertura del servicio de la Oficina
de Registro del Estado Civil que funciona en la
Municipalidad distrital de Tupe, provincia de
Yauyos y departamento de Lima.
 Cobertura limitada en la atención
de los jaqaruhablantes.
 Reducir la tasa de errores en la inscripción de los
hechos vitales, mediante la interrelación del
registrador civil y el usuario del servicio, de modo
que se comprenda su solicitud con claridad.
 No
hay
interrelación del
registrador civil y el usuario del
servicio.
 Contribuir con el posicionamiento de la lengua
originaria Jaqaru, bajo el espíritu de Ley N° 29735
Ley que regula el uso, preservación, desarrollo,
recuperación, fomento y difusión de las lenguas
originarias del Perú y, de la Ley N° 30153, que
declara de interés nacional y necesidad pública la
protección, investigación y promoción de la
cultura e idioma Jaqaru.
 No aporta con la preservación,
desarrollo, recuperación, fomento
y difusión de las lenguas
originarias del Perú
 Integrar de manera progresiva al sistema de
registros civiles las lenguas originarias del Perú
 No ayuda a integrar a los
ciudadanos jaqaruhablantes a la
sociedad, limitándolos en sus
derechos.
Cuadro N° 6.2.1: Comparativo de beneficios versus realidad
6.3 Habilidad para Implantar soluciones de Bajo Costo y Alto Impacto
(1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?
El RENIEC tiene como política seleccionar personal calificado en todos los ámbitos de su
labor institucional, no obstante también requieren de un alto grado de calidad, compromiso
y conocimiento de los procesos. En tal sentido, para asegurar una adecuada implantación
del proyecto de mejora, la Alta Dirección del RENIEC en coordinación con el patrocinar del
proyecto designaron dentro de su equipo de trabajo solido a profesionales con experiencia
a fin que se asegure la ejecución del proyecto con éxito y garantice su sostenibilidad en el
tiempo.
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
En ese contexto, el equipo de mejora del RENIEC, aseguro la implantación de acuerdo al
cronograma de actividades y a la fase de monitoreo que establece la metodología aplicada
de “Investigación y Desarrollo para la Innovación en RENIEC”
A3. Evaluar Alternativas de Solución
A3. 1. Investigación del
entorno.
A3.2. Evaluación de
alternativas.
A3.3. Desarrollo de
Prototipos/Innovación
de Procesos.
A4. Solución Propuesta
A4.1. Especificación de los
objetivos de la solución
propuesta.
A4.2. Definición de la
estrategia de
implementación.
A4.3. Identificación de
Beneficios.
Grafico N° 6.3.1: Fases de la metodología de Investigación y Desarrollo para la Innovación en RENIEC A3 y A4
Asimismo el equipo de mejora desarrollo el Diagrama SIPOC, el cual permite identificar a
los proveedores, entradas, salidas y clientes para el proyecto, para la adecuada
implementación el cual se muestra en el siguiente gráfico:
Grafico N° 6.3.2: Diagrama SIPOC proceso del proyecto de mejora
En el presente diagrama se aprecia la interacción del proyecto de mejora, con soporte
bilingüe oral y escrito; asimismo los documentos bilingües codificados en castellano jaqaru
los mismos que se describen en el siguiente gráfico:
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Grafico N° 6.3.3: Documentos bilingües codificados en castellano - jaqaru
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La implementación del proyecto obtuvo como principales documentos bilingües las
Actas Registrales de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado Civil
(Nacimiento y Matrimonio, y Defunción).
Grafico N° 6.3.4: Actas Registrales de Hechos Vitales y Actos Modificatorios bilingües
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto
impacto?
El equipo garantiza que la implementación del proyecto “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL
RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”, es de bajo costo y alto impacto, por lo
siguiente:
Bajo Costo: porque en un 70% se utilizaron recursos ya presupuestados obrantes en la
institución versus un 30% de inversión ejecutada conforme lo estimado en el acta de
constitución.
Alto Impacto: se incorporó a una población originaria mediante el registro de sus hechos
vitales en su propia lengua, respetando y preservando su identidad y cultura.
Se diseñó un nuevo esquema registral así como se determinaron los procedimientos
aplicables, se tradujeron todos los formatos utilizables, se sensibilizó al interior del RENIEC
y se contó con la participación activa de la comunidad jaqaruhablante. Las actuaciones que
se realicen en el Registro Civil Bilingüe tienen valor en todo el Perú.
Un cambio efectivo y definitivo en la
línea del respeto de la identidad
con
enfoque
intercultural.
El
proyecto de mejora es el primer
registro civil bilingüe del Perú,
primero en su clase también de
América Latina, siendo el RENIEC
pionero en esta mejora registral con
enfoque intercultural, emitiendo
actas de nacimiento, matrimonio y
de defunción, y con toda la
documentación aplicable en versión
castellano-jaqaru.
Grafico N° 6.3.5: Resultado del cambio efectivo e innovador del
proyecto de mejora
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
7.
Resultados
7.1 Resultados de orientación hacia el cliente interno/externo
7.2
(1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno / externo,
atribuibles al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo
satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios
internos/externos.
A marzo del 2015, se han obtenido muy buenos resultados desde la implementación del
proyecto de mejora considerando que el proyecto se implemento el 24 de Agosto el 2014,
resultados que reflejan el beneficio para la comunidad de ciudadanos jaqaruhablantes,
conforme se muestra en los estadísticos siguientes:
La tendencia
es al
incremento de
uso de
documentos
Se ha emitido
un total de 473
documentos
registrales
bilingües
Grafico N° 7.1.1: Estadístico de Resultados obtenidos del proyecto de mejora
El proyecto de mejora brinda mayores facilidades a los peruanos y peruanas que tienen
una lengua materna distinta del idioma oficial castellano, para que puedan realizar diversos
procedimientos en el registro civil con un efectivo soporte oral y escrito con un trato digno
en su lengua originaria, evitando situaciones de desigualdad y diferencia; mejorando la
atención al usuario con una novedosa fórmula cultural en beneficio de la comunidad, y no
solo en castellano como tradicionalmente se viene realizando.
Se ha beneficiado población
estimada jaqaruhablantes se
calcula en aproximadamente
750 personas, optimización
el servicio de Atención en los
Registros Civiles de Tupe.
Fortalecer el sistema de
identificaciòn y de registros
civiles a traves del soporte
oral
y
escrito
Lenguas Originarias
Es Labor social con
la
cual
la
organización
se
identifica
en
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
Aportar al
fortalecimiento
del Sistema de
Registros Civiles.
Contribuir con el
ejercicio de los
derechos
lingüísticos
Promover en el
registro civil el
uso hablado y
escrito de la
Lengua Jaqaru
Brindar un
mejor servicio
registral
soporte oral y
escrito
Contribuir para
la identificación
correcta
Preservar
las lenguas
originarias
del Perú
Comprender la
solicitud con
claridad en su
lengua
originaria.
Grafico N° 7.1.2: Principales objetivos del proyecto de mejora
Resultados Estadísticos
correspondientes al año
2014 (desde el 24
Agosto) por tipo de
procedimiento registral.
Refleja la importancia de
la necesidad de contar un
Registro Civil Bilingüe,
beneficio que se ha
brindado a la comunidad
del Distrito de Tupe.
Resultados Estadísticos
correspondientes al año
2015 (primer trimestre)
por tipo de procedimiento
registral. Muestra el
incremento en las
estadísticas comparadas
con el año anterior,
fortalecimiento que
RENIEC ha brindado a
los Registros Civiles del
Perú, convirtiéndose en
referente para otras
entidades nacionales e
internacionales.
Grafico N° 7.1.3: Estadístico de Resultados del proyecto de mejora en los años 2014 y 2015
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
Asimismo se realizó encuestas sobre opinión acerca del registro civil bilingüe, con la
finalidad de conocer la opinión de los pobladores, conociéndose de la muestra tomada que
el 100% consideró necesario contar con un registro civil en idioma castellano y jaqaru,
además que el 78.6% opinó como muy necesario realizar sus inscripciones de registros
civiles en idioma castellano y jaqaru y solo el 21.4% opinó sólo como necesario.
¿Considera necesario contar con registro civil
en idioma Castellano y jaqaru?
Si considero necesario
¿Que le parece realizar sus pinscripciones de
resgistros civiles en idioma Catellano y
Jarauu?
No es necesario
0%
Muy Necesario
Necesario
21%
100%
79%
¿Se encuentra satisfecho con el Registro Civil Bilingüe
Jaqaru?
Muy Satistecho
0%
8%
Satisfecho
Regularmente
Satisfecho
92%
7.3 Resultados Financieros
(1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la
ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para
aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de
beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda.
El otorgamiento del servicio es completamente gratuito, debido a que no percibe ningún
tipo de ingreso, al estar orientado a una labor social con enfoque intercultural, en beneficio
de los ciudadanos peruanos en situación de vulnerabilidad.
Indicador
Información
Costo
Con la implementación del proyecto de mejora se redujo el costo de
inversión de S/. 1, 568,154 en relación a la contratación de traductores
que ejerzan dicha actividad en todas las oficinas registrales.
Impacto
Nivel de Beneficio
Muy Alto a nivel, mediante el aporte de criterios de valorización de las
lenguas originarias que le permita comprender su importancia y la
necesidad de su preservación.
Muy Alto a nivel nacional e internacional, al ser el primer Registro Civil
Bilingüe del Perú y América Latina. Siendo considerado como referente
en prácticas replicables.
Muy Alto para la ciudadanía, forma parte de un servicio intercultural para
los jaqaruhablantes, quienes podrán utilizar su propia lengua en los
procedimientos administrativos con igual valor que el castellano.
Contribuye con el ejercicio de los derechos lingüísticos de los
jaqaruhablantes
Cuadro N° 7.3.1: Indicadores de beneficio del proyecto
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7.4 Resultados de la eficiencia organizacional.
(1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados,
como consecuencia de la ejecución del proyecto?
Variable
Resultado
100% de formatos traducidos bilingües castellano-jaqaru para el
registro de hechos vitales y otros actos modificatorios del estado
civil.
Uso de la lengua originaria al lado del idioma oficial castellano, de
modo que los jaqaruhablantes que leen puedan entender su
significado.
Contribuye con el fortalecimiento del sistema de Registros Civiles.
Coopera con la revitalización de la lengua Jaqaru con un enfoque
cultural y de aporte a la comunidad nacional.
Beneficios - Organización – Estado - Proceso
RENIEC es la primera institución pública en establecer
procedimientos registrales en idioma oficial castellano con
traducción a una lengua originaria del Perú, bajo un enfoque cultural
que nos posicione como promotores de la mejora continua.
Contribuye con el uso y difusión de la lengua originaria Jaqaru, bajo
el espíritu de Ley N° 29735 que regula el uso, preservación,
desarrollo, recuperación, fomento y difusión de las lenguas
originarias del Perú y, de la Ley N° 30153, que declara de interés
nacional y necesidad pública la protección, investigación y
promoción de la cultura e idioma Jaqaru.
Impulsa l a mejora continua del procedimiento registral civil,
orientándose a la calidad del servicio a los ciudadanos, brindado en
el idioma oficial castellano con soporte oral y/o escrito en la lengua
originaria Jaqaru.
Promover en el registro civil el uso hablado y escrito de la Lengua
Jaqaru en los habitantes de los Pueblos Jaqaru de Aiza, Colca y
Tupe del distrito de Tupe.
Realizar los procedimientos del registro civil en formatos bilingües
en donde el idioma oficial castellano contenga traducciones en el
idioma Jaqaru, incluido el formato de actas registrales y los de
certificaciones, en el distrito de Tupe, Yauyos, región Lima.
Incrementar la cobertura del servicio de la Oficina de Registro del
Estado Civil que funciona en la Municipalidad distrital de Tupe,
provincia de Yauyos y departamento de Lima.
Reducir la tasa de errores en el entendimiento y la traducción en los
procedimientos registrales.
Promover la inclusión social de la población jaqaruhablantes,
estimada en 750 personas.
Lograr la cobertura de atención del 100% de los ciudadanos que
soliciten el servicio registral en la Oficina de Registro del Estado
Civil de Tupe.
En un 100% al incluir un esquema bilingüe que permita el acceso ad
emás de los monolingües castellano, también a los monolingües
Jaqaru y a los bilingües castellano Jaqaru.
Reducir los errores al 90%.
Se implementó un protocolo de atención bilingüe castellano jaqaru.
(Anexo 12)
Cuadro N° 7.3.2: Variables y resultados de eficiencia
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8.
Sostenibilidad y Mejora
8.1 Sostenibilidad y mejora (80 puntos)
(1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la
mejora alcanzada?
De acuerdo a reuniones realizadas por el equipo del proyecto de mejora, se estableció el
procedimiento para la identificación de riesgos que se presentan durante el mantenimiento
de la mejora alcanzada, los riesgos identificados fueron los siguientes:
Nº
1
2
3
4
5
Descripción del Riesgo
No contar con suficiente personal especializado en la lengua
Jaqaru para la traducción de términos propios del registro civil.
Recorte del presupuesto requerido para la ejecución del proyecto.
Retraso en la llegada del material registral requerido para el
proyecto.
Retraso de las visitas programadas por factores que afecten al
proceso.
No contar con acceso a internet de parte de la Municipalidad
Distrital de Tupe para efectuar y agilizar comunicaciones a través
del Portal Web del Registrador Civil.
Cuadro N° 8.1.1: Riesgos identificados para el mantenimiento del proyecto implementado
El cual el personal usuario reportará de forma mensual las incidencias de peligros
detectados; ello, con la finalidad de encontrar las causas de los peligros para eliminarla y
evitar así que se repita.
El proyecto de mejora fue determinado en primera instancia por el equipo del proyecto,
donde se determinó los requerimientos necesarios utilizados para su implementación y
posterior continuidad. Como medida complementaria, esta propuesta fue analizada por el
área técnica de competencia.
(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la
estandarización y la mejora del proyecto implementado?
La sostenibilidad del proyecto está garantizada con la aceptación de la propuesta por la
Alta Dirección (JNAC), así como la asignación de presupuesto necesario para la ejecución
del mismo. Es por ello que el equipo del proyecto para garantizar su sostenibilidad incluyo
dentro de sus requerimientos anuales para del 2014 al 2015 todo lo requerido para la
implementación progresiva del servicio de Registro Civil Bilingüe.
Dentro de esto podemos identificar los siguientes requerimientos:
o Personal
o Adquisición de materiales y servicios.
o Capacitaciones
o Y otros necesarios
Asimismo como consecuencia natural, se sumarán paulatinamente las demás lenguas
originarias oficiales, de modo que todas aquellas que tengan carácter oficial sean utilizadas
en sus zonas de predominio y en el contexto global de un Perú pluriétnico y multilingüistico.
(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y
asegurar la continuidad de la mejora?
Las metas e indicadores para evaluar el desempeño futuro del proyecto de mejora, se
encuentran establecidos en el Plan Operativo Institucional (POI) correspondientes a los
años 2014 y 2015, siendo evaluadas de forma trimestral y anual.
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Actualmente
tenemos
implementado el primer
registro civil bilingüe del
Perú, primero en su
clase
también
de
América Latina, pero no
obstante
se
ha
proyectado extender el
alcance del registro civil
bilingüe en el 2015 y en
adelante (Anexo 13), a
través del uso de otras
lenguas
originarias,
utilizando técnicas de
retroalimentación
en
base a los resultados
obtenidos
en
la
aplicación con la lengua
jaqaru.
Gráfico N° 8.1.1: Mapa de lenguas originarias del Perú
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Anexo 01:
ACTA DE CONSTITUCIÓN
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Anexo 01:
MATRIZ DE INTERESADOS
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Anexo 01:
DOCUMENTACIÒN DE REQUISITOS
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Anexo 01:
LINEA BASE DEL PROYECTO
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Anexo 02:
FORMATO DE ENCUESTA
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Anexo 03:
VESTIMENTA TRADICIONAL URKU DE LAS MUJERES DEL PUEBLO JAQARU
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Anexo 04:
Formato de Registro Único de firma del Registrador Civil

 Anexo 04:
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Anexo 05:
CONSTANCIA DE HABER APROBADO EL CURSO DE REGISTROS CIVILES
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Anexo 06:
BANNER Y UN AFICHE PUBLICITARIO
SEDE ADMINISTRATIVA
CENTRO CÍVICO-Av. Bolivia 109- Lima
SEDE SAN BORJA: Registro Civiles Reniec
Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles 4to piso
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TUPE
(Fachada)
REGISTROS CIVILES RENIEC
Av. Javier Prado este 2392–San Borja-Lima
SEDE SAN BORJA: Registros Civiles Reniec
Gerencia de Registros Civiles 6to piso
REGISTRO CIVIL DE TUPE
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AFICHE PUBLICITARIO:
AGENCIA RENIEC CAÑETE
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Anexo 07:
BOTÓN CONMEMORATIVO RECUERDO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
Comisionada Reniec con la Alcaldesa de Tupe
Ambas tienen puesto el botón conmemorativo
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Anexo 08:
RECUERDOS INSTITUCIONALES (FOTOS)
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Anexo 09:
FORMATOS DE ACTAS REGISTRALES EN VERSIÓN BILINGÜE CASTELLANO – JAQARU
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Anexo 10:
FOTOS DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
Comisionada Reniec asesorando a Registrador civil de Tupe
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Anexo 11:
FOTOS DE ENTREVISTA A FUNCIONARIOS Y AUTORIDADES DE LA ZONA
Oficina de Registro del Estado Civil de Tupe
Presentación a la Alcaldesa de Tupe de las nuevas Actas registrales bilingües
Castellano - Jaqaru
Miembro del equipo del proyecto brindando asesoría a pobladores
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Anexo 12:
PROTOCOLO DE ATENCIÓN BILINGÜE CASTELLANO JAQARU
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


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Anexo 13:
MAPA LINGÜÍSTICO
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Anexo 14:
DOCUMENTOS REGISTRALES TRADUCIDOS EN CASTELLANO JAQARU

FORMATO DE CERTIFICACIONES
ANVERSO
REVERSO
AMPLIACIÓN DE GLOSA INFERIOR QUE VA EN EL REVERSO DEL FORMATO DE CERTIFICACIÓN
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FOLIO (
)
DECLARACIÓN JURADA DE PRESUNTO PROGENITOR / QAYLLN TATP"T" TIKLARASYUN JURATA
LEY Nº 28720 - N° 28720 LIYI
Prenombres - Shutxi
Primer Apellido - Awant apillitu
Segundo Apellido - Paj apillitu
identificado
con / Illt'iyishki
DNI
L.E.
L.M.
C.E.
Pasaporte /
Pasapurti
N°
o (en caso que el/la declarante sea menor de edad) Partida de Nacimiento Nº /
(Qillqt'iykir minruwipan) Yurtap'' Akta N°.
inscrita en : /
Akn qillqt'ata:
Oficina de Registros de Estado Civil /
Istatu Siwil Rijistr Uta
Oficina Registral RENIEC /
RENIEC Rijistr Uta
al amparo de la ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y del Código Civil modificado por la
Ley Nº 28720, DECLARO BAJO JURAMENTO que el nombre del(a) presunto(a) progenitor de mi menor hijo(a) es:
N° 27444 Liyipin katt'ayata -Ley del Procedimiento Administrativo General y del Código Civil- tumpach mayshuyata
N° 28720 Liyiwshqa. Upaw qayllanhn tatp''a, CHIQCHAP"W ARSHKT''A.
Prenombres / Shutxi
Primer Apellido / Awant Apilltu
Segundo Apellido / Paj Apillitu
Quien domicilia en: / Upaq akanw jakki: ( 1 )
DEPARTAMENTO / Tipartamintu
PROVINCIA / Pruwinhsya
DISTRITO / Tistritu
CENT POBLADO/COM NATIVA O CAMPESINA / Intijin
Kumunirari/kampisin Kumunirari
Formulo la presente Declaración Jurada instruido(a) de las acciones administrativas, civiles y penales(2) a las que
me vería sujeto(a) en caso de falsedad en la presente declaración (Ley Nº 27444); motivo por el cual, suscribo el
presente documento e imprimo mi huella dactilar en señal de conformidad de todos los datos aquí consignados.
Arshkatanhq atministratiwu, siwili, pinal qillqn sakatp''jamaw juchank''aski. (2) Ish chiqchap'' arnhanq ukp''w anhqanh
ujtani (27444 N° Liyi). Ukat''w ak qillqn shutxinhps wayllanhps ayt''apkt"a.
,
Ciudad / Siwtati
_________________________
Firma / Shutxayt''apa
de
Día / Uru
de
Mes / Pajshi
Año / Wata
(……………………..)
(1) En caso el (la) declarante desconozca el domicilio del presunto progenitor, deberá hacer constar tal situación en el texto
mismo de la presente declaración jurada.
(1) Qillqt'ayk irish ish tatan utap" illk itxi, yatxk itxi, sanushp"wa; uk "am qillqt'at jaruqanushptak i.
(2) Artículo 428.- Falsedad ideológica: El que inserta o hace insertar, en instrumento público, declaraciones falsas concernientes
a hechos que deban probarse con el documento, con el objeto de emplearlo como si la declaración fuera conforme a la verdad,
será reprimido, si de su uso puede resultar algún perjuicio, CON PENA PRIVATIVA DE LIBERTAD NO MENOR DE TRES NI
MAYOR DE SEIS AÑOS y con ciento ochenta a trescientos sesenta y cinco días-multa.
El que hace uso del documento como si el contenido fuera exacto, siempre que de su uso pueda resultar algún perjuicio, será
reprimido, en su caso, con las mismas penas.
(2)428 Artik ulu.- Ñanqañ ityulujiya: Qillqt'iri, qillqt'ayk irish ñanhqañ qillqt'k qillqt'ayk rasunap"jama, pirjutik k ipatxa, uk q k ims watat"
sujt watk amaw k arslir mani. Anhqpanqa, pacxak pusaq cxunhk an urut" k ims pacxak sujt cxunhk pichqan urk amaw mult pak rani.
Artículo 411.- Falsa declaración en procedimiento administrativo. El que, en un procedimiento administrativo, hace una falsa
declaración en relación a hechos o circunstancias que le corresponde probar, violando la presunción de veracidad establecida
por ley, será reprimido con PENA PRIVATIVA DE LIBERTAD NO MENOR DE UNO NI MAYOR DE CUATRO AÑOS.
411 Artik ulu.- Ñanhqañ Arshut Atministratiw Nurna. Atministratiw Nurnish qachips ñanhqañ arshk i, UKQ KARSLIRUW MANI, MAY
WATAT" PUSH WATKAMA.
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
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SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN - I N S K R I W A T" M A J I C H I
Anotar hora/Qusura
watawa, Upaq
años, natural de
watawa, Upaq
años, natural de
sexo
M/ F
Entidad Publica: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
Liyt'ushuqa, shutxip"w ayt"aparqayk i.
Solicitante / Qillqt'iyiri
Firma (s) de (los) solicitante(s) / Qillqt'ayirn Shutxayt"app"a
Leida la presente, firma(n) en señal de conformidad.
Solicitante / Qillqt'iyiri
2.Uk p" sak atanh rasunp"wa, tuk umintupsa. Ish uk "mawpanqa Kutik u Pinalin
sak atap" nuratna, Piru Mark Illt'iyshinushtak Rijistrunw jarwaqk i. Liyin sak atap"w
2. Los datos y documentos presentados son verdaderos, en caso contrario, se somete(n) a lo dispuesto al respecto por el
Código Penal, quedando el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil facultado para proceder de acuerdo a ley.
Vínculo / Qusp"asa
Ajtz'marka
Nacionalidad
Segundo Apellido / Paj Apillitu
Qillqt'iyk irk unaq ak "maw sak tna:
1.Yurit" qayllaq ishaw qachwir Rijistru Siwil Utanps insk riwask itxi, ujtz'p" Piru Mark na.
Domicilio/ utp"a
Otro/Yaqp" D.N.I.
Distrito - Provincia / Tistritu - Pruwinhsya
Primer Apellido / Awant Apillitu
Ajtz'marka
Nacionalidad
Segundo Apellido / Paj Apillitu
Departamento / Tipartamintu
Domicilio (anotar dirección) / Qawna (Shutxip" qillqt'ma)
LL / W
El (los) solicitantes declara(n) bajo juramento que:
1. El nacimiento de klapersona por inscribir no ha sido inscrito en ninguna otra Oficina de Registro de Estado Civil del País.
Edad/ Wata
Prenombre y apellidos / Shutxi Apillitkuna
Padre/ Tata D.N.I.
Utanhq
Primer Apellido / Awant Apillitu
Año / Wata
Domicilio actual
Provincia / Pruwinhsya
Segundo Apellido / Paj Apillitu
Distrito - Provincia / Tistritu - Pruwinhsya
Mes / P ajshi
Madre / Mama D.N.I.
Prenombre (s) Shutxi
Prenombre (s) Shutxi
Día/Uru
Solicitante (s) / Qillqt'iykirkuna:
Domicilio / Utp"a
Wata
Edad
Madre / Mama :
Wata
Edad
Primer Apellido / Awant Apillitu
Hospital o centro de salud (anotar nombre) / Uspitali - centro de Salud (Shutxip" qillqt'ma)
Distrito / Tistritu
Padre / Tata:
A las
Yuriw i
Nacido en
Prenombre (s) Shutxi
Artikulu 47 ukat" ujtkirkuna, Liy N° 26497 sakatap" illisn, jiwsaq shutxayt"apriq, yurit" qayllan inskriwishnushptakiw majichktna:
De conformidad con lo dispuesto en los Artículos 47 y siguientes de la Ley N° 26497, el(los) firmante(s) solicita(mos) la inscripción de nacimiento de:
imprintn qillqt'ma
Oficina de Registro de Estado Civil - Rijistru Siwil Uta



Escriba con letra
de imprenta

Señor Jefe / Ña - Tu
N°..……………………
Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
CUADRO ESTADISTICO DE HECHOS VITALES Y ACTOS MODIFICATORIOS DEL ESTADO CIVIL
JAKAT" JIWKAM ISTARISTIK TAWMA UKAT" MAYAR JAKPAYAT ISTATU SIWILI
UBIGEO
Departamento/Continente
Provincia/País
Tipartamintu/Kuntininti
AÑO / WATA
MES / PAJSHI
Pruwinhsya/Payisi
Distrito / Ciudad
Tistritu / Siwtati
CP y/o CN
IK / KK
TIPO DE INSCRIPCIÓN / QUS INSKRIPSYUNASA
NACIMIENTOS
(Verdes) /
YURITA (wirti)
- Ordinarios
N° SERIE DE ACTAS EMITIDAS (*) / APYAT AKTN SIRYN N°p''a (*)
DEL / AKAT''A
AL / AKKAMA
SEXO / Karmatxi / Warmitxi
HOMBRE / KARM A MUJER / WARM I
(con CUI) / Urtinaryu (JIQshqa)
- Extemporáneos (con CUI) Menor de edad / Matxpatzna (JIQwshqa) Qaylljaqi
- Inscrip. De hijo de Peruano nac. en el extranj. Ley 29462 / Inskrip. Jaymarkn yurit
DEPARTAMENTO/CONTINENTE
TIPARTAMINTU/KUNTININTI
qaylla Piruwat" jaqna 29462 Liyi
- Reconstit. de acta de menor cuya inscr. fue en acta sin CUI / Rikunstitus. qaylljaq akta,
inskriwaskankaswa JIQwish aktna
- Judicial (menor declarado en abandono) / Jutisyali (qaylljaqiw ñimkuski)
- Declaración de presunto progenitor Ley 28720 / Nillaps tatp"a, upaw arshki 28720 Liyi
PROVINCIA/PAIS / PRUWINHSYA/PAYISI
T O T A L E S / UKP"A
DISTRITO/CIUDAD / TISTRITU/SIWTATI
CENTRO POBLADO
COMUNIDAD NATIVA / INTIJIN KUMUNIRARI
NACIMIENTOS
(Celestes) /
YURITA (Silisti)
N° SERIE DE ACTAS EMITIDAS (*) / APYAT AKTN SIRYN N°p''a (*)
DEL / AKAT''A
AL / AKKAMA
SEXO / Karmatxi / Warmitxi
HOMBRE / KARM A MUJER / WARM I
- Extemporáneos (sin CUI) / Matxpatzna (JIQwishi)
- Adopciones / Jaq atupta
Menor de Edad / Qaylljaqi
Mayor de Edad / Ajtz'Jaqi
- Reposiciones Ley 29312 ( 1 ) / Jaqt"apqanushu 29312 Liyi ( 1 )
- Nueva acta Ley 29032 (Recon/Declar judic patern) / Machaq Akta
29032 Liyi (Illt'anushu/Tatn jut arshp " a)
- Reconstituciones / Rikunstitusyuna
- Actas inutilizadas / Jiwyat akta
- Declaración de presunto progenitor Ley 28720 / Nillaps tatp"a, upaw arshki
28720 Liyi
T O T A L E S / UKP"A
ANOTACIONES TEXTUALES / KIKIP" QILLQT'ANUSHTAKI
LE O DNI DE FALLECIDOS QUE SE
ADJUNTA / JIWAT JAQN DNIp"a
MAYORES MENORES
TOTAL
Ajtz' Jaqi
Qayll Jaqi
UKP''A
- Cancelaciones / Kansilatk una
- Rectificaciones y regularizaciones / Amur nurqanushu, tramitnushu
T O T A L E S / UKP"A
MATRIMONIOS /
KASRATA
OBSERVACIONES:
ILLT " APISN QILLT'ANUSHTAKI:
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
N° SERIE DE ACTAS EMITIDAS (*) / APYAT AKTN SIRYN N°p''a (*)
DEL / AKAT''A
AL / AKKAMA
- Ordinarios / Urtinaryu
- Judicial o Supletorio / Jutisyali
- Reposición Ley 29312 ( 1 ) / Jaqt"apqanushu 29312 Liyi ( 1 )
- Reconstitución / Rik unstitusyuna
- Actas inutilizadas / Jiwyat ak ta
……………………………………………………………………………………….
T O T A L E S / UKP"A
ANOTACIONES MARGINALES / K"UWARMASHN QILLQT'ATA
……………………………………………………………………………………….
- Cancelaciones (incluye nulidad de matrimonio) / Kansilatkuna (Kasar aktapsa)
……………………………………………………………………………………….
- Rectificaciones y regularizaciones / Amur nurqanushu, tramitnushu
- Divorcio o disolución del vínculo matrimonial / Tiw ursyu - Kasraw wijchishki
……………………………………………………………………………………….
T O T A L E S / UKP"A
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
DEFUNCIONES /
JIWATA
N° SERIE DE ACTAS EMITIDAS (*) / APYAT AKTN SIRYN N°p''a (*)
DEL / AKAT''A
AL / AKKAMA
SEXO / Karmatxi / Warmitxi
HOMBRE / KARM A MUJER / WARM I
- Ordinario / Urtinaryu
……………………………………………………………………………………….
Menor de Edad / Qaylljaqi
Mayor de Edad / Ajtz'jaqi
Menor de Edad / Qaylljaqi
Mayor de Edad / Ajtz'jaqi
- (2) Muerte Violenta / (2) Laq jiw akipna
Menor de Edad / Qaylljaqi
Mayor de Edad / Ajtz'jaqi
- Muerte presunta o desaparición forzada/ Menor de Edad / Qaylljaqi
Nillaps jiwaski, nillaps jayptayaski
Mayor de Edad / Ajtz'jaqi
- Reposición Ley 29312 ( 1 ) / Jaqt"apqanushu 29312 Liyi ( 1 )
- Reconstitución / Rikunstitusyuna
- Actas inutilizadas / Jiwyat akta
- Judicial o Supletorio / Jutisyali
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
T O T A L E S / UKP"A
……………………………………………………………………………………….
ANOTACIONES MARGINALES / K"UWARMASHN QILLQT'ATA
- Cancelaciones / Kansilatk una
- Rectificaciones y regularizaciones / Amur nurqanushu tramitnushu
T O T A L E S / UKP"A
(*) En caso la serie de las actas no fuera continua especificar en el rubro "Observaciones" las series de actas emitidas
que correspondan
(*) Aktn siryp" ish numirun sakatap" mapan <Illisn Jaqt"apnushtaki> ukn qillqt'ma apyat aktan siryin sakatap"a
1) Sólo para el procedimiento de reposición con participación de ciudadano / 1) Jaqt"apqanushtakchaw jaqiwshq nurishki
2) Parte judicial o policial, certificado de médico legista, protocolo de necropsia y/o sentencia / 2) Jutisyal Parti/ pulisiy
parti,mitikut" sirtip"ikaru, nikrupsyat" prutukulu sintinsyawshqa/ sintinsyacha
OJO: deberá adjuntarse a este cuadro los siguientes documentos: / Yuyt'ma: Yaqp" qillqaw ak tawmar jaqt"apnushu:
FIRMA Y SELLO DEL JEFE DE LA OFICINA
A. Los duplicados de las actas emitidas en el mes (Actas de Reserva) / A. Pajshuyat akta, ak pajshn apyatat"a (mushkut aktawa)
RIJISTRUT" QILLQT'IRN SILLP"A
B. Las copias certificadas de las actas con anotaciones marginales / B. Aktat" sirtip"ikat kupya, k"uwarmashn qillqt'atapina
SHUTXAYT"APP"A
C. LE o DNI de los titulares de las Actas de Defunción emitidas / C. Jiwat jaqn DNIp"a Jiwat aktat" apyatatkasa
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Informe de Postulación 2015 - “REGISTRO CIVIL BILINGÜE: EL RENIEC AL RESCATE DE LA LENGUA JAQARU”
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la promoción de la industria responsable y del compromiso climático”
Solicito: Reconocimiento.
Majichi: Qayllnhan Illt'ap"w Majichkt"a
Señor Jefe
OFICINA DE REGISTRO DE ESTADO CIVIL
RIJISTRU SIWIL ISTATU SIWIL UTA
Presente / Akna.Yo / Na ………………………………………………………………………………….
identificado / illt'iyishkt"a, (a) con (DNI/LM/CE/Otros) / (DNI/LM/CE/Yaqp"ashqa) N°
………….…………………………
/
(DNI/L.M./C.E)
domiciliado(a)
en
/
Utanhq
………………………...……………………………………………………, ante usted con respeto
me presento y expongo /Jumruw ak"am sal ujtkima:
Que, por medio del presente RECONOZCO al titular de la presente Acta de Nacimiento
registrada en la Oficina de Registro de Estado Civil ……………………………………… con
Acta N°…………………………………., en calidad de…………………………………
Ak qillqanw qayllanh ILLT'KT"A Yurit" Qayllat" Aktna:…………………………………….…………
……………………………………………………..,
Rijistru Siwil Istatu Siwil utanw qillqt'aski
……………………… Aktna Nru………………………………………………….……………………….
____________________
Firma del reconocente
Huella del reconocente
Illt'kirn Shutxayt”app”a
Illt'kirn Wayllp"a
Interviene en el presente acto en señal de conformidad con el reconocimiento:
Qayll illt'kiriq «Amruwa» sashuw janawki illt'kir jaqiqa:
Madre / Mama…………………………...……………………………………………..….
identificada / illt'iyishki con (DNI/LM/CE/Otros) / (DNI/LM/CE/Yaqp"ashqa)
N°
………………..……….……,
domiciliada
en-Utanhq……….………………………..…
……………………………………………………………………………………………
_________________
Firma de la Madre/
Mamn Shutxayt”app”a
Huella de la madre
Mamn Wayllp"a
Adjunto / Apaykt"a:
Copia del (DNI/LM/CE/Otros) del(os) interviniente(s)
(DNI/LM/CE/Yaqp"a) ak qillqn janawkir jaqina kupyap"a
Por tanto: Uk"maqa:
A ustedes señores, ruego admitir la presente /Jumaqill akanh tashkush jalruyma.
Tupe, ……… / ……………..……..… / 20……..
Día / Uru
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Mes / Pajshi
Año / Wata
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Anexo 15:
RECONOCIMIENTOS Y DISTINCIONES
SALUDO DE LA UNESCO AL RENIEC
La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura - UNESCO,
saluda iniciativa del RENIEC
RECONOCIMIENTOS A LA BUENA PRÁCTICA INTERCULTURAL
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REGISTRO CIVIL BILINGÜE EN EL CONGRESO
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Anexo 16:
IMPACTO EN LAS REDES SOCIALES
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DIFUSIÓN EN TODO EL MUNDO
 Anexo 15: Video del Proyecto de Mejora
ESTADOS UNIDOS
ESPAÑA
FRANCIA
BRASIL
MEXICO
VENEZUELA
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