GA.3,0,4.19.04.08 Plan anual de mantenimiento preventivo a

Código: GA.3,0,4.19.04.08
PLAN ANUAL DE
Fecha: 09/03/2016
MANTENIMIENTO PREVENTIVO A
Versión: 5
EQUIPOS INFORMÁTICOS
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Con el propósito de cumplir con el proceso Gestión de Apoyo a la Docencia desde
el procedimiento de Soporte y Mantenimiento a Equipos informáticos 1mediante el
desarrollo, implementación, manteniendo y gestión de la plataforma tecnológica
existente en la institución, además de asesorar la adquisición e implementación de
nuevas tecnologías de información y comunicaciones que brinden soluciones
eficaces a las necesidades de los procesos académicos y administrativos para
cumplir con la misión de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte.
De acuerdo a lo anterior y en aras del mejoramiento continuo se hace necesario
elaborar e implementar el Plan Anual de Mantenimiento a Equipos Informáticos
Es importante destacar que el no realizar mantenimientos preventivos a los
equipos de cómputo, puede ocasionar daños irreversibles ocasionando altos
costos a la institución, por lo que se vuelve necesario e indispensable mantener
una programación como mecanismo de prevención a posibles daños.
1. OBJETIVO
Efectuar mantenimiento preventivo programado a los equipos informáticos con la
intención de establecer las circunstancias de trabajo de los mismos y reducir
posibles daños causados por elementos como la falta de limpieza y atención de
fallos.
2. BENEFICIOS DE LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS
- Ampliar la vida útil y mantener en óptimas condiciones de operatividad de
los equipos de cómputo para garantizar o mejorar su rendimiento.
- Reducir costos, aumentar eficiencia y eficacia en el soporte técnico de los
equipos.
- Verificar y mantener actualizado el inventario de los equipos.
3. ALCANCE:
Se realizará mantenimiento preventivo a todos los equipos de cómputo de la
Institución.
4. PLAN DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS
La Unidad de Sistemas planificará el mantenimiento preventivo tomando como
base el inventario actualizado de los equipos de cómputo activos con que cuenta
la Institución.
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Responsable del Plan
Profesional Universitario Coordinador de la Unidad de Sistemas
Responsable de la Ejecución del Plan
Personal de Soporte Técnico Contratista
4.1 Actividades a Realizar
 Verificar que el equipo tenga su respectivo código creado por la Unidad de
sistemas para controlar los mantenimiento e igualmente el número de
inventario de sus partes, que compruebe que es pertenencia de la
Institución.
 Verificar la vigencia de la garantía de los equipos de cómputo, con el fin de
gestionar con el proveedor en caso de ser necesario.
 Verificar el estado actual del equipo, al momento de realizar el
mantenimiento.
 Iniciar el proceso de limpieza de las partes internar y externas de los
equipos de cómputo.
 Verificación del estado general del Software iniciando desde el sistema
operativo.
 Comprobar el estado actual del Antivirus, instalar y/o actualizarlo con el
licenciamiento Institucional. Luego eliminar virus y malwares alojados en
el equipo
 Verificar si el equipo de cómputo tiene instalado software ilegal, de ser
así avisar al usuario la desinstalación y posibilidades de instalar versión
gratuita, de lo contrario notificarlo en el formato Entrega de Servicio.
En caso de encontrar un daño o desperfecto que merezca sustitución o compra de
partes, en la ejecución del mantenimiento preventivo, será necesario realizar un
mantenimiento correctivo. Para esto el personal de soporte técnico elaborará el
informe técnico de diagnóstico que justifique dicho cambio y reportarlo a la
Profesional Universitario de la Unidad de Sistemas para que tramite la adquisición
a través de la Vicerrectoria Administrativa o Unidad de Bienes y Servicios.
4.2 Recomendaciones Usuarios Finales
Una vez terminada la parte técnica del mantenimiento, el Técnico informará a los
usuarios finales, unas recomendaciones mínimas que contribuyen a la
conservación del estado de los equipos:
1. Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo.
2. Ningún usuario puede instalar ningún tipo de software en los equipos de
propiedad de la Institución. Esta actividad es competencia únicamente del
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7.
equipo de soporte técnico previa verificación de la existencia del
licenciamiento.
No ingerir alimentos y bebidas en el sitio donde utilice equipo de cómputo.
No apagar el equipo, sin antes salir adecuadamente del sistema.
Hacer buen uso de los recursos de cómputo.
Realizar respaldos de información crítica periódicamente.
Consultar con el personal de la Unidad de soporte técnico cualquier duda o
situación que se presente relacionada con los equipos informáticos.
4.3 Tiempo de Operación
Como el trabajo que se realiza en cada equipo de cómputo es detallado, se estima
el tiempo en promedio 2 horas por equipo, siempre y cuando no se presenten
inconvenientes (por cada equipo en mantenimiento se reemplazara con un equipo
temporal). Los mantenimientos se realizarán teniendo en cuenta las fechas
establecidas en el presente plan y será previamente comunicado a los usuarios
del servicio.
4.4 Programa de ejecución
Es de resaltar que en muchas dependencias aumento el número de equipos de
cómputo con la presencia de dos personas de soporte técnico que interactúan con
otras fusiones de soporte, por lo tanto se realiza un solo mantenimiento y se
programa durante todo el año con espacio de tiempo.
CRONOGRAMA ANUAL
Relación de dependencia y posibles fecha de programación. (Profesional Universitario
dela Unidad de Sistemas).
DEPENDENCIA
FECHA
PROGRAMACION DEL AÑO _________ (Soporte técnico de la Unidad de Sistemas)
USUARIO
FECHA
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5. SOCIALIZACIÓN DEL PLAN SEMESTRAL DE MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS
El Plan de mantenimientos será notificado por medio de Nota Interna,
posteriormente con la implementación de la Intranet, será el otro medio de
publicación; con el fin de solicitar a los funcionarios la colaboración pertinente para
facilitar el desarrollo de las actividades programadas. Dicha Nota Interna debe ser
entregada a cada responsable como mínimo con quince (15) días antes de la
ejecución de las actividades.
6. INFORME DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
El personal de soporte técnico debe presentar semestralmente al Profesional
Universitario Coordinador de la Unidad de Sistemas un informe donde se
consoliden las actividades de mantenimiento preventivo realizadas, los problemas
identificados y las recomendaciones.
7. REVISIÓN, ANÁLISIS DEL INFORME Y FORMULACIÓN DE ACCIONES DE
MEJORA
El Profesional Universitario Coordinador de la Unidad de Sistemas revisa el
contenido del informe, con el fin de evaluar el cumplimiento del programa de
mantenimiento preventivo, identificar problemas y oportunidades de mejora y
formular acciones para ajustar el programa anual de mantenimiento preventivo.
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Aprobación del Documento
Nombre
Cargo
Firma
Fecha
Elaboró
Esperanza Botero
Idarraga
Profesional universitario
con funciones de
coordinación de sistemas
07/03/2016
Revisó
María Isabel Andrade
Representante de Calidad
08/03/2016
Aprobó
María Isabel Andrade
Vicerrectora Institución
Universitaria-Administrativa
09/03/2016
Control de Cambios
Versión Fecha
de
No.
Aprobación
1
27/08/2010
2
21/06/2013
3
20/03/2015
4
24/08/2015
Justificación del
Cambio
Actualización por cambio
Cambio del eslogan institucional en el pie de
en el eslogan
página.
institucional.
Cambio del nombre y estructura del documento Comprensión de la
y adición de contenido explicativo.
función del formato.
El documento pasa del proceso de Gestión de
Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión
Reestructuración
Administrativa. Se actualiza el código y se
Administrativa.
conserva el consecutivo de la versión para su
trazabilidad.
Nuevo período de la
Se actualiza el slogan de la institución
Rectoría
Descripción de los Cambios
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