procedimiento de auditorías internas

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
Documento:
Revisión:
Fecha:
ELABORADO POR:
PA-10
0
17/05/06
REVISADO POR:
Responsable del Sistema y el Equipo Director de Medio Ambiente
Técnico de Apoyo
APROBADO POR:
Fdo.:
Fdo.:
Fdo.:
Concejal de Medio Ambiente
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
PA-10
Rev.0
ÍNDICE
1
HISTÓRICO DE REVISIONES. ........................................................................................................3
2
OBJETO............................................................................................................................................4
3
ALCANCE. ........................................................................................................................................4
4
GENERAL.........................................................................................................................................4
5
6
4.1
DEFINICIONES. .....................................................................................................................4
4.2
REFERENCIAS. .....................................................................................................................4
PROCEDIMIENTO............................................................................................................................5
5.1
PLANIFICACIÓN. ...................................................................................................................5
5.2
COMUNICACIÓN DE LA AUDITORIA....................................................................................5
5.3
PROGRAMA DE LA AUDITORÍA. ..........................................................................................5
5.4
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA. ..........................................................................................5
5.5
COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS. ...........................................................................6
5.6
CONEXIÓN CON EL PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES. .................................7
5.7
REGISTROS...........................................................................................................................7
ANEXOS. ..........................................................................................................................................7
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
1
PA-10
Rev.0
HISTÓRICO DE REVISIONES.
Las revisiones que se han hecho de este procedimiento, las fechas y las causas son las siguientes:
NÚM. REV.
FECHA
0
17/05/06
HISTÓRICO DE REVISIONES
Primer Ejemplar
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
2
PA-10
Rev.0
OBJETO.
Definir una sistemática para la realización de auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental.
Estas auditorías tienen por objeto evaluación de los sistemas empleados y la determinación de su coherencia con la política objetivos y metas así como del cumplimiento legislativo ambiental.
3
ALCANCE.
Es de aplicación a todas las actividades realizadas por el Servicio de Parques y Jardines
relacionadas con el SGA, incluyendo las subcontratas.
4
4.1
GENERAL.
DEFINICIONES.
No aplica.
4.2
REFERENCIAS.
Serán documentos de referencia:
 Reglamento (CE) núm. 761/2001, de 19 de marzo, por el que se permite que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría
medioambientales.
 Reglamento (CE) Nº 196/2006 de la Comisión de 3 de febrero de 2006 por el que se modifica el anexo 1 del Reglamento (CE) Nº 761/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo para tener en cuenta la norma EN ISO 14001:2004 y se deroga la Decisión 97/265/CE.
 UNE 150009 EX Guía para la aplicación de la Norma UNE- EN ISO 14.001:1.996 a Entidades Locales.
 Procedimiento de No Conformidades, acciones correctivas y preventivas (PA-11).
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
5
5.1
PA-10
Rev.0
PROCEDIMIENTO.
PLANIFICACIÓN.
El Responsable del Sistema y Equipo Técnico de Apoyo realizará, anualmente, el Plan Anual de
Auditoría (Anexo II) donde se especifique cuáles son los puntos del servicio de Parques y Jardines
que serán auditados, en qué momento y por quién. Dicho plan anual estará aprobado por el
Concejal de Medio Ambiente. En el plazo máximo de un año, debe quedar analizada la totalidad del
Servicio de Parques y Jardines.
5.2
COMUNICACIÓN DE LA AUDITORIA.
El Responsable del Sistema y Equipo Técnico de Apoyo distribuirá, a todas las áreas del
Ayuntamiento objeto de auditoría, el plan aprobado, como mínimo, quince días antes de la primera
auditoría planificada.
Asimismo, el Responsable del Sistema y Equipo Técnico de Apoyo comunicará con la misma
antelación a los auditores designados (si éstos se conociesen en el momento de elaborar el plan)
aquellas auditorías que éstos deban realizar o bien, la totalidad del plan.
El Auditor deberá contar, como requisito de cualificación, con, al menos, conocimientos sobre
sistemas de gestión ambiental y un curso sobre Auditorías ambientales (mínimo 4 horas).
5.3
PROGRAMA DE LA AUDITORÍA.
Una vez que auditor y auditado conozcan las fechas de realización de la auditoría, el primero se
pondrá en contacto con el segundo y le entregará el programa concreto de auditoría (con una
semana de antelación), donde se recoja el equipo auditor, el objeto y alcance de la auditoría, el
lugar y horario de auditoría, documentación de referencia, requisito de confidencialidad y fecha de
entrega del informe de auditoría (si ha lugar).
5.4
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA.
La auditoría seguirá siempre los siguientes pasos:
 Preparación de Auditoría: El auditor, junto con el auditado (si es preciso), recopilará los
documentos y registros relacionados con el Sistema de Gestión Ambiental. La utilización
de un cuestionario de auditoría (sin formato al efecto) por parte del auditor es opcional.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
PA-10
Rev.0
 Reunión Previa: Las auditorías comenzarán con una reunión previa, en la cual, el auditor
comentará al auditado el objetivo de misma, confirmando horarios y aclarando cualquier
duda sobre el proceso de auditoría que pueda surgir.
 Desarrollo de Auditoría: Mediante inspección visual, entrevistas al personal con
responsabilidad ambiental y lectura de documentación y registros, el auditor irá anotando
evidencias de auditoría, determinando cuáles de ellas no conformidades o, simplemente,
recomendaciones u observaciones.
 Reunión final: Una vez concluida la auditoría, el auditor expondrá al auditado las
principales no conformidades detectadas en el transcurso de la misma, e informará de la
fecha en que entregará el correspondiente informe. Cabe la posibilidad de que dicho
informe se haya confeccionado sobre la marcha.
El auditor debe comprobar que el auditado ha entendido el contenido y fundamento de las no
conformidades registradas con su/s firma/s. Este/os no tiene/n por qué implicar una aceptación de la
misma, sino sólo su comprensión. El auditado podrá alegar anexándolo, en este caso, al informe de
auditoría.
5.5
COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS.
El auditor elaborará un informe de auditoría que entregará al auditado en plazo no superior a quince
días naturales.
En dicho informe, se hará constar obligatoriamente (sin un formato establecido al efecto:

Área auditada y fecha de la Auditoría.

Auditor y observador (si existiese este último).

Responsable del departamento, servicio o área auditada.

Personal que ha participado en la auditoría (interlocutores).

Breve declaración del alcance y finalidad de la auditoría.




Lista de normas, procedimientos y otros documentos utilizados como base para la
realización de la auditoría.
Resumen de los resultados de la auditoría.
Descripción de todas las no conformidades encontradas, explicadas sucintamente,
incluyendo los requisitos incumplidos, las comprobaciones realizadas e identificando
elementos o registros examinados, con el fin de asegurar que la unidad auditada pueda
poner en práctica las soluciones necesarias.
Identificación de puntos fuertes y puntos débiles
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Rev.0
 Deberán incluirse todos los detalles que permitan que la unidad auditada realice una
reflexión adecuada, tome las medidas apropiadas y prepare una respuesta pertinente.
El Responsable del Sistema y Equipo Técnico de Apoyo comunicará formalmente el resultado de la
Auditoría al Concejal de Medio Ambiente para su análisis y revisión.
5.6
CONEXIÓN CON EL PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES.
Las no conformidades detectadas por el auditor se tratarán según el procedimiento PA-11 No
Conformidad, acción correctiva y preventiva.
5.7
REGISTROS.
Se mantendrán como registros:
 Plan de auditorías internas (R1-PA-10).
6

Programa de auditorías (formato auditor).

Informe de auditorías(formato auditor).
ANEXOS.
Los Anexos asociados al presente procedimiento son los siguientes:
ANEXO I: ESQUEMA EXPLICATIVO.
ANEXO II: PLAN ANUAL DE AUDITORÍA (R1-PA-10)
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ANEXO I
ESQUEMA EXPLICATIVO
ELABORAR PLAN DE AUDITORÍA
PLAN DE AUDITORÍA
COMUNICAR PLAN DE
AUDITORÍA
PROGRAMAR AUDITORÍA
REALIZAR AUDITORÍA
PROGRAMA DE
AUDITORÍA
INFORME DE
AUDITORÍA
COMUNICAR RESULTADO
DE AUDITORÍA
PA-11 NO CONFORMIDAD,
ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
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PA-10
Rev.
Pág
ANEXO II
PLAN ANUAL DE AUDITORÍA
PLAN ANUAL DE AUDITORÍA
R1-PA-10
CENTRO
AÑO
OBJETO:
ALCANCE:
DEPARTAMENTO
PROCEDIMIENTOS
FECHA PREVISTA
FECHA REAL
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AUDITORES
OBSERVACIONES