tema II. sistema informacional con Access

Sistemas Informacionales
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Tanto Access como Excel, permiten generar informes a partir de los datos
almacenados (en forma de tablas) o importados de fuentes externas (como
veremos el complemento Power Pivot de Excel es el que más formatos admite).
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Sin embargo, dada la importancia de los datos (permanentes) para una
organización, éstos quedarán almacenados (preferiblemente) en Access.
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Excel contendrá sólo datos que no sean relevantes para la organización. O, si se
quiere, aquéllos que son transitorios y que utilizamos para hacer consultas o
para presentarlos en formato de informes.
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También pueden considerarse a Access y Excel, un tipo de sistemas
transaccionales, ya que podemos realizar con ellos tareas administrativas
repetitivas como la gestión de nóminas, la facturación a clientes, etc. En este
sentido dispondremos de formularios preparados específicamente.
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Las bases de datos, por otro lado, son el almacén de datos que utilizan los
sistemas Informacionales.
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Consultas con Access
Access contiene el entorno de consultas QBE (Query By Example) bastante
fácil y potente de usar. En esta sección veremos algunos ejemplos
desarrollados
Vistas externas en Access
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Las vistas externas de Access se corresponden con los formularios que toman
sus datos de consultas.
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Supongamos que un directivo del departamento de ventas pide que hagamos
una factura donde aparezcan los datos de un cliente. Lo mejor es utilizar una
hoja de cálculo y los datos de los clientes (nombre, dirección, compras
realizadas, etc.), se importarán de las vistas almacenadas en Access.
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Aquí encontramos un inconveniente: Excel no facilita conexiones con los
formularios, aunque sí con tablas y consultas.
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Por lo tanto, en el caso práctico que hemos planteado tenemos dos opciones:
Importar datos directamente de las tablas o importar datos a partir de
consultas elaboradas (con lo que podremos contar, además, de datos
elaborados o campos derivados como el número total de compras del cliente
entre dos fechas determinadas, etc.). Esta segunda opción es la más adecuada y
la que utilizaremos (las tablas son las vistas internas o lógicas de los datos).
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Consultas en Access
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Una base de datos se puede definir como una colección de datos que se almacenan
y recuperan de forma eficiente (es una definición muy resumida).
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Las consultas son la forma usual de recuperar los datos almacenados en una base de
datos. De alguna forma, entre otras cuestiones importantes, esto da sentido a una
base de datos.
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En general, una consulta afecta a una o más tablas interrelacionadas. El resultado es
una tabla derivada que sólo estará en memoria volátil, a menos que la hagamos
persistente con el botón Crear Tabla de la cinta de opciones de Herramientas de
consulta.
(el ejemplo está tomado de pequeñaorganización.accdb)
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Consultas en Access
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Al crear una consulta, es posible:
– Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos.
– Seleccionar registros. Se visualizan sólo los registros que cumplen una
condición (o restricción).
– Ordenar registros (por distintos criterios).
– Crear campos calculados. Contienen el resultado de un cálculo (en la
transparencia anterior se calcula el número de artículos que compra cada
empleado).
– Usar dicha consulta como origen de los datos para formularios, informes y
otras consultas.
– Modificar datos de tablas: son las llamadas consultas de acciones, que
permiten actualizar, eliminar o añadir grupos de registros.
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Consultas en Access
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Para crear una consulta nos vamos a la ficha Crear, y en el grupo Consultas
podemos elegir el Asistente o el Diseño de una consulta.
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El Asistente es muy utilizado para crear consultas, ya que es una forma muy
cómoda de añadir las tablas que intervienen en la misma, y justo los campos
que nos interesan.
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Nosotros utilizaremos la vista Diseño de consultas. Esta es la forma preferida
por expertos: mucho más flexible pero más compleja.
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Consultas en Access
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Supongamos que con la base de datos Neptuno (es la plantilla Northwind 2007)
nos preguntarnos por los precios por unidad de cada producto.
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Haciendo clic en Diseño de consulta:
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Consultas en Access
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Escogeremos la tabla (productos) :
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Consultas en Access
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A continuación deberemos escoger en la tabla los campos que queremos que
aparezcan en la consulta (tabla derivada): Nombre del producto y Costo
estándar.
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Hay dos formas de añadir los campos: haciendo clic sobre el campo y, sin
soltar, arrastrarlo hasta la celda del panel de consulta, o, desplegar la pestaña
en dicha celda y escoger el campo correspondiente (* significa que se muestran
todos los campos).
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Las celdas referidas están en el segundo panel horizontal de los dos que se
muestran (donde se agregan las tablas y donde se agregan los campos).
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Con la casilla de verificación podemos escoger entre mostrar o no el valor del
campo (útil cuando usamos dicho campo pero no queremos mostrar su valor).
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Consultas en Access
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Si hacemos clic sobre el botón Ejecutar consulta obtendremos un listado de la
misma (una forma elemental de informe):
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Para cerrarla dele al aspa que hay en la zona más gris de la imagen.
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Consultas con totales en Access
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Se trata de agrupar registros según los valores de ciertos campos y hacer cálculos
para cada grupo resultante (como se hace con la fila de totales de las tablas en
Excel).
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Las funciones más usuales son:
– Suma: Total de los valores de un campo.
– Promedio: Promedio de valores de un campo
– Min: El menor de un campo
– Max: El mayor de un campo
– Cuenta: Numero de valores de un campo (sin contar nulos)
– Expresión: se utiliza para crear un campo calculado.
– Donde: para incluir condiciones.
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Consultas con totales en Access
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Deberemos hacer clic en Totales del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño
(vista Diseño de la consulta).
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Aparece el campo total en el panel inferior.
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Que nos dará el número de pedidos (cuenta id pedido) que ha hecho cada cliente
(agrupado por apellidos y nombre del cliente).
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Guardar como Consulta1 (cuidado al guardar la consulta).
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Consultas con totales en Access
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Es interesante apuntar aquí, que entre las distintas vistas que ofrece Access de
las consultas está la vista SQL.
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SQL (Standar Query Language) permite escribir expresiones en la ventana SQL
de Access que se traducen en consultas QBE y viceversa.
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Así por ejemplo la anterior consulta se expresaría en SQL como:
SELECT Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos, Count(Pedidos.[Id de pedido]) AS
[CuentaDeId de pedido]
FROM Clientes RIGHT JOIN Pedidos ON Clientes.Id = Pedidos.[Id de cliente]
GROUP BY Clientes.Nombre, Clientes.Apellidos;
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Que se traduce e agrupar por nombre y apellidos de los clientes y para cada
grupo contar el número de pedidos. Para ello habremos de unir (por la
derecha) las tablas clientes y pedidos utilizando el campo común cliente (Id).
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Informes en Access
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Un informe es un método de presentar información en forma de documento
impreso (o pdf).
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La información se puede organizar según diversos criterios y formato.
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Para crear la conexión entre un informe y su origen de datos deben utilizarse
controles.
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Los controles pueden ser:
– Cuadrados de texto. Para mostrar nombres y números.
– Marcos. Para mostrar imágenes gráficos.
– Etiquetas. Para mostrar títulos.
– Líneas y rectángulos gráficos. Para organizar visualmente los datos.
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Informes en Access
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La creación de informes es similar a la creación de formularios.
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Con el Asistentes para Informes. Se seleccionan las columnas de las tablas o
consultas a visualizar. Los asistentes crean un informe básico que puede ser
modificado.
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Sin asistente. Aparece un informe en blanco y se van incluyendo controles.
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Se accede a las dos posibilidades a través de la cinta de opciones de la ficha
Crear.
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Los controles pueden ser dependientes, independientes y calculados.
– Controles dependientes. Toman su información de valores de campos
existentes en la base de datos. Estos valores pueden ser textos, fechas,
números, imágenes o gráficos.
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Informes en Access
• Ej. un cuadro de texto que toma sus valores del campo Compañía (de la
tabla Clientes de Neptuno) estará conectado a ese campo.
– Controles independientes. Presentan información, líneas, rectángulos e
imágenes, que no son de la base de datos.
• Ej. literales (títulos).
– Controles calculados. Su origen es una expresión que puede usar datos de
los campos de una tabla.
• Una expresión es una combinación de operadores (=,+..), nombres de
campos, nombres de controles, funciones y constantes. Para ello en la
consulta escribiremos en la celda del campo [precio aumentado]:
=[Costo estándar]*1.10, por ejemplo. Esto hará que se muestre un
campo nuevo llamado precio aumentado y cuyo contenido se
corresponderá con la expresión.
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Informes en Access
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Como ejercicio elaborar un informe a partir de Consulta1 (utilice el asistente
para informes):
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