Reporte de la Auditoria Interna AI13-CCBA-02

REPORTE DE AUDITORÍA
Hoja: 1 de 4
INTERNA
AUITORÍA INTERNA (AI13-CCBA-02)
Duración de la auditoría:
Fecha reunión de apertura:
Fecha de elaboración del reporte:
del 01de julio al 02 de julio de 2013
Fecha reunión de
01 de julio de 2013
cierre:
02 de julio de 2013
No. de auditados:
02 de julio de 2013
4
Objetivo:
Verificar el grado de conformidad con lo planificado para la realización del servicio, los requerimientos de la Norma
9001:2008 así como identificar áreas de mejora del SGC
Criterio:
Todos los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008 y la documentación de los procedimientos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Alcance:
Procesos auditados
Áreas auditadas
Secretaria Administrativa (SAD)
Departamento de compras
Recursos Humanos
Control de documentos
Compras
Equipo auditor
Alejandra Ortega Canul
Candita Euan Canul
AL: Auditor Líder
AIF: Auditor Interno en Formación
F-CIPLADE-CC-13/ REV:06
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Hoja: 2 de 4
HALLAZGOS
No Conformidades
En la revisión al Sistema de Gestión de la Calidad se encontraron un total de __5__ No Conformidades
Descripción de la No Conformidad
Especificar: Requerimiento (R)- Incumplimiento (I)- Evidencia (E)
R: La norma ISO 9001:2008 en la cláusula 4.2.3 inciso a) establece que los
documentos requeridos por el SGC deben aprobarse antes de su emisión.
c) establece que los documentos requeridos por el SGC deben asegurarse de
que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los
documentos. d) menciona que debe asegurarse de que las versiones
pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso.
I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de que los documentos en uso
fueran aprobados, de igual manera no se encontró evidencia objetiva de que se
identifican los cambios, el estado de la versión vigente de los documentos y que
estos se encuentran disponibles en los puntos de uso.
E: Se observó que el procedimiento P-CCBA-SAD-01 REV:04 y el Lineamiento
L-CCBA-SAD-01 REV:00 no se encuentran autorizados para su uso.
E: Se observó que el formato de solicitudes de compra de bienes y servicios FCCBA-SAD-01 en uso difiere al formato publicado en la página de internet del
CCBA a pesar de que se trata de la misma revisión 03; de igual modo el
formato impreso usado en el SAU es distinto al publicado, ya que este es la
revisión 00
E: Se observó que el formato de solicitudes de compra de bienes y servicios FCCBA-SAD-01 en uso, difiere en contenido en los tres diferentes puntos de uso;
sitio, sistema SAU y pagina web.
E: El formato F-CCBA-SAD-06/ REV: 02 publicado en la página web no es el
mismo que se encuentra en uso, ya que se está utilizando la REV:00
E: El formato orden de compra F-CCBA-SAD-04/ REV:03 encontrado en la
página web es diferente al que está en uso a pesar de ser la misma revisión.
R: La norma ISO 9001:2008 establece en el punto 4.2.4. Los registros
establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la
calidad deben controlarse.
I: Sin embargo, no se encontró evidencia de que los registros establecidos para
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la
operación eficaz del sistema de gestión de la calidad sean controlados
E: Se tomó una muestra de cinco solicitudes de compra de bienes y servicios F-
Punto de la norma
ISO 9001:2008
No Conformidad
Mayor
4.2.3 a,c y d)
X
4.2.4
X
F-CIPLADE-CC-13/ REV:06
Menor
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CCBA-SAD-01 del folio 620 al 624, de las cuales se observó que la numero 621
no cuenta con la firma del responsable de compras.
R:La norma ISO 9001:2008 en la cláusula 6.2.2 inciso e) menciona que la
organización debe mantener los registros apropiados de la educación,
formación, habilidades y experiencia.
I: Sin embargo no se demostró que la organización mantenga los registros
apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia.
E: En SAD se observó que 1 de 3 expedientes solicitados no se encontraba en el
área.
R: En el procedimiento P-CCBA-SAD-01 Rev:04 en la tarea 9 se establece
que el ususario verifique que el producto o servicio coincida con las
características reflejadas en la copia de la factura, llenando el formato
F-CCBA-SAD-07 REV:03
I: Sin embargo no se mostró evidencia del cumplimiento de la tarea.
E: Se observó en la muestra seleccionada que el formato F-CCBA-SAD07/REV: 03 con folio 620 no fue llenado de acuerdo con la tarea nueve (T9).
R: En el procedimietno P-CCBA-SAD-01 REV:04 en la tarea 10 establece la
evaluación de los proveedores .
I: Sin embargo no se esta realizando lo descrito en la tarea 10.
E: La última evaluación presentada fue del 16 de abril de 2012.
Oportunidades de mejora
Se observó en la muestra seleccionada que el formato del cuadro
comparativo de proveedores F-CCBA-SAD-03/ REV: 02 con folio
620, no se encontraba firmado por la responsable de compras, aunque
esta firma no está declara en el procedimiento en la T5
El procedimiento P-CCBA-SAD-01indica que los proveedores se
seleccionan del padrón, sin embargo en el caso de que el proveedor no
se encuentre en dicho padrón, no está definido en el procedimiento o
lineamiento los pasos a seguir en este caso.
En la tarea siete (T7) del procedimiento P-CCBA-SAD-01 se indica
que el SAD autoriza mediante su firma la orden de compra, esta firma
ya está digitalizada e impresa en el formato orden de compra F-CCBASAD-04/ REV:03; en la práctica la autorización del SAD se da desde
la tarea tres (T3).
En el lineamiento L-CCBA-SAD-01/REV:00 se establece “2.- el
responsable de compras emitirá su evaluación de acuerdo a la
calificación que los usuarios le hayan dado al producto en cuanto a la
calidad F-CCBA-SAD-05” cuando en la práctica esta calificación la
asigna el responsable de compras.
En el lineamiento L-CCBA-SAD-01/REV:00 dentro de los criterios de
selección de proveedores se establece la calidad, cuando esta calidad
en la práctica es un criterio de evaluación.
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6.2.2 e)
X
N/A
X
N/A
X
Área
SAD
SAD
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En el Lineamiento L-CCBA-SAD-01 REV:00 no se considera dentro
de los criterios de selección, que la cotización cumpla con las
características del servicio o bien solicitado.
La política de evaluación de los proveedores del P-CCBA-SAD-01
REV: 04 difiere en el período de reevaluación con la tarea 10 del
mismo procedimiento y con lo establecido en el lineamiento L-CCBASAD-01 REV:00
Se observo que en SAD no se están documentado los productos no
conformes
En el procedimiento P-CCBA-SAD-01 REV:04 en la política de los
montos de las cotizaciones se establece inmportes en pesos en vez de
establecerlo en VSMG de acuerdo con la normativa institucional.
Fortalezas
Área
El representante de SAD y el personal de apoyo demuestran interés en
la mejora contínua del SGC
SAD
El área se persive organizada, ordenada y limpia.
Aprobado por el representante de la dirección:
M en C. Marco Torres León
(Firma)
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