Xerox DocuShare 6.5

Xerox DocuShare 6.5
®
Uso compartido, búsqueda,
automatización y almacenamiento
Xerox DocuShare:
Gestión del contenido asequible y fácil de usar
para las empresas de todos los tamaños
En el entorno de negocio desafiante y acelerado
actual, su empresa necesita métodos prácticos
y asequibles para gestionar la gran cantidad de
papel y contenido digital críticos para su negocio.
Ahora puede usar dicho contenido de forma más
eficiente, con acceso protegido ininterrumpido
para los usuarios y socios.
Xerox DocuShare es la plataforma de software de gestión de contenido
galardonada que entrega valor agregado en ese sentido. Nuestra
plataforma la utilizan miles de empresas para capturar, gestionar,
compartir y proteger información vital, que aumenta de forma
significativa la productividad y la eficacia. DocuShare proporciona
facilidad de uso respaldada y capacidad de gestión de contenido de
papel a digital inigualable a un precio altamente asequible.
Las empresas que usan DocuShare han evidenciado importantes
beneficios, entre los que se incluyen:
• Una reducción de hasta el 80% en la cantidad de tiempo que se
tarda en la búsqueda de información necesaria
• Ahorros de hasta un 50% en gastos de funcionamiento
• Reducciones significativas en el retorno de la inversión y en emisiones
mediante la reducción del consumo de papel, energía y envío
• Recuperación ante desastres de manera que la información está
siempre protegida y accesible
• Estándares de conformidad precisos con seguimientos de auditoría
exhaustivos
• Precisión y aplicación de estándares mejorada
• Impacto mínimo en recursos de TI y sistemas
• Rápida adopción: la interfaz basada en web muy fácil de utilizar que
no requiere prácticamente formación
“DocuShare nos proporcionó una
solución completa y altamente
asequible con acceso inmediato. Con
otras soluciones como Documentum
solo se paga por usuario y un cargo
adicional para el motor de flujo de
trabajo. Estimamos un retorno de la
inversión del 50% más rápido con
DocuShare”.
- Colby Giles, Director de TI,
OwnerGUARD
Xerox DocuShare ha recibido el galardón
Buyers Lab “Pick” por el mejor software ECM
Evaluación realizada en
función de:
•• Facilidad de uso/Fácil
gestión
•• Integración con sistemas
de digitalización de dispositivos multifunción
•• Seguridad
•• Valor
Digitalización de alto volumen a un
valor extraordinario
Rendimiento de digitalización de calidad de producción que permite
procesar más de 1.000 imágenes por minuto. Asimismo, el escaneado de
alto volumen ofrece a los clientes modos de autoservicio, como el envío de
solicitudes de préstamos y otros procesos automatizados.
Compatibilidad con una amplia gama de interfaces de escaneado, como
por ejemplo, escaneado a e-mail, así como con dispositivos de terceros,
para la captura de documentos electrónicos e impresos, y el control de los
dispositivos distribuidos en toda la empresa.
Posibilidad de ampliación: DocuShare fácilmente permite la ampliación
desde cientos a miles de usuarios en cada sector de su extensa
organización. Además ofrece un rendimiento probado al admitir más 50
millones de documentos por servidor.
Flexibilidad: DocuShare se puede personalizar para admitir una gran
variedad de aplicaciones de negocio de su línea de producción y de la
industria, y puede funcionar con todas las plataformas de hardware y
software más comunes. La plataforma abierta de DocuShare está diseñada
para cumplir con flexibilidad con los desafíos de contenido actuales y crecer
con las necesidades del futuro.
c1
Do
“En los primeros nueve meses,
alcanzamos un ahorro de
aproximadamente 3.000 horas de
escaneado y 2.000 horas de tiempo de
copia. Ahora podemos procesar órdenes
judiciales en aproximadamente 5 a 10
minutos en lugar de 30 a 45 minutos”.
- Abdiel Ortiz, Tribunal de Tecnología
DocuShare
c2
Do
XEROX
Escanear
Almacenar
Compartir
Buscar
Características
Búsqueda e indexación: rápida recuperación del contenido con la indexación de metadatos y texto completo mediante el
motor de búsqueda integrado.
Publicación y uso compartido del contenido web: permite a las empresas implementar blogs y wikis corporativos de forma
segura en un entorno controlado y auditable.
Flujo de trabajo: herramientas de enrutamiento y aprobación integradas para que los usuarios puedan iniciar o participar
en los flujos de trabajo de aprobación y enrutamiento del contenido de rutina y así agilizar los procesos de negocio
requeridos.
Rápida implementación y adopción: se puede implementar y distribuir en horas; los usuarios podrán hacer uso del sistema
incluso el primer día, y posteriormente aprovechar todas las ventajas en una semana. Los índices de adopción son muy
elevados gracias a su facilidad de uso y acceso seguro desde cualquier explorador.
Fácil acceso a DocuShare mediante Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) o cualquier portal JSR168 compatible.
Completo conjunto de herramientas de desarrollo para mejorar la integración de las aplicaciones de negocio.
Fácil actualización y ampliación: DocuShare está diseñado como una plataforma con grandes posibilidades de ampliación
o escalabilidad, de manera que la actualización desde una instalación de DocuShare básica a un sistema DocuShare CPX
para una automatización del proceso más avanzada se puede lograr mediante una simple clave de licencia, que elimina la
necesidad de migrar contenido o experimentar periodos de interrupción del sistema.
to Co
Scan
Doc
uS
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Escaneado de documentos en papel a depósitos electrónicos de DocuShare
DocuShare
Resume (Document-18)
Collection-17
Resume
um
DocuShare
View Properties
Resume (Document-18)
Al agregar un documento nuevo a
una colección mediante el
escaneado, DocuShare crea y
muestra una portada de escaneado.
Imprima la portada.
Una
portada de escaneado incluye un
símbolo DataGlyph que codifica la
información sobre la ubicación del
documento y el propietario de la
portada.
Funciones
Características de la
gestión de contenido
• Ingreso y extracción de documentos
• Control de versiones
• Permisos para acceso, edición y enrutamiento
de documentos
• Notificaciones por e-mail del contenido nuevo
o cambio de versión
• Proceso completo de captura, procesamiento
y distribución de contenido
• Indexación de contenido y etiquetado de
metadatos
• Funciones de búsqueda que facilita la
búsqueda de contenido preciso
Coloque la portada encima de
un documento y escanee
ambos en un dispositivo
multifunción.
• Recuperación ante desastres/alta
disponibilidad
Captura de imágenes
• Capturar contenido en papel en un sistema
de gestión documental con posibilidad de
búsqueda
• Funciones de captura de imágenes a nivel de
producción en el escritorio a través de una gran
grama de interfaces de escaneado
Asistencia para colaboración
• Creación de flujos de trabajo bajo demanda
mediante asistentes de herramientas de
aprobación y enrutamiento de documentos
• Envío de contenido mediante e-mail
• Gestión de contenido weblog y wiki
Xerox DocuShare®
Uso compartido, búsqueda, automatización y almacenamiento
Para obtener más información, visite el sitio www.docushare.com
© 2009 de Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. Xerox® y DocuShare® son marcas registradas de
Xerox Corporation. DataGlyph es una marca comercial de Palo Alto Research Center, Inc. Todas las demás marcas comerciales pertenecen a sus respectivas empresas y se reconocen como tales. 08/09 - 610P729958
Se agrega una versión PDF del
documento directamente a la
colección, con todos los
metadatos, sin alterar ningún
permiso de seguridad y
metadatos.
Funciones de seguridad
• Gestión de contraseñas y aplicación de
reglas de contraseña: requerida para la
conformidad con HIPAA
• Registro de eventos y auditoría para
conformidad
• Cifrado SSL
• Control de acceso basado en permisos
según la función, el documento o el nivel de
la colección
Imagine lo que lograría su empresa si
los usuarios tuvieran acceso
a la información que necesitan
al instante.