Instructivo para el llenado del “Acta Administrativa de en Entrega

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CONTRALORÍA GENERAL
Instructivo para el llenado del
“Acta Administrativa de en Entrega-Recepción “
1Nombre de la Dependencia (Coordinación, Dirección, Instituto, Escuela, Área Académica o
Unidad Administrativa en la que se realiza el cambio)
2 Nombre de la Ciudad donde se encuentra ubicada la Dependencia
3 Señalar la hora en que se inicia el levantamiento del Acta
4 Señalar el día, mes y año en que se inicia el levantamiento del Acta
5Anotar nombre del (Coordinación, Dirección, Instituto, Escuela, Área Académica o Unidad
Administrativa en la que se realiza el cambio)
6Nombre de la calle, colonia, número exterior e interior y número de código postal
7Nombre de la persona que entrega
8Denominación del puesto o cargo que ocupa el titular o servidor universitario, que entrega.
9Señalar la causa o motivo por la que el titular o servidor universitario, que entrega se separa
del empleo, cargo o comisión (termino de gestión, renuncia, cese, despido, destitución, cambio
entre otras)
10 Anotar el domicilio que designe el titular o servidor universitario que entrega, para recibir
notificaciones o documentos relacionados con la presente acta
11 Nombre de la Persona que recibe
12 Anotar el nombre de la persona que realiza la designación y/o nombramiento y
denominación del puesto o cargo del funcionario universitario que expide el nombramiento
respectivo o que formaliza el encargo.
En caso de que no exista designación del titular o encargado del despacho de la Dependencia,
se requiere utilizar la siguiente redacción: "...Quien ha sido designado por el C. (nombre del
puesto del servidor universitario responsable) mediante oficio número__, de fecha ___para
efectuar la recepción de los asuntos y recursos".
13 Señalar con letra la fecha (día, mes y año) a partir de los cuales surte efectos el
nombramiento del servidor universitario entrante.
14 Señalar si es Titular, Responsable o Encargado de despacho.
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15Anotar el nombre completo del testigo (s) de asistencia quien es designado por el titular o
servidor universitario que entrega
16Denominación del área donde se encuentre adscrito (s)
17 Cargo que ocupa el testigo(s)
18 Señalar los datos del documento de identificación oficial, presentado por el testigo (s) la cual
deberá estar vigente (tipo, número, así como la fecha de su expedición y expiración).
19 Nombre de la calle, colonia, número exterior e interior y número de código postal
20 Nombre de la (s) persona (s) designada (s) por la el Órgano Interno de Control (Contraloría
General)
21 Números de oficio de comisión
22 Señalar con letra la fecha (día, mes y año) del oficio de comisión.
I.- MARCO JURÍDICO
23 Se relaciona el marco jurídico de actuación de la Dependencia conforme a Legislación
Universitaria, el marco legal al que se le da cumplimiento con la elaboración del informe así
como la descripción de la misión, visión, servicios y funciones de la dependencia y los
objetivos institucionales y su vinculación con el Plan de Desarrollo Institucional
II.- SITUACIÓN PROGRAMÁTICA VIGENTE
24 Se entrega el programa de trabajo y reporte de avances de Actividades por programas
correspondiente a los meses de ejercicio
 se integra el informe anual que fue enviado en la primera quincena de febrero

Formular el informe de rendición de
cuentas de los titulares y empleados
universitarios al término de su gestión conforme a los (lineamientos interno)
III.- RECURSOS FINANCIEROS
25 Se señalarán los ingresos y egresos autorizados y ejercidos, así como los avances en los
programas sustantivos de cada ejercicio de su gestión

Señalar el número de Fondo(s) Revolvente(s) que se entregan, especificando importe
en efectivo, gastos de trámite de recuperación, gastos pendientes de cobro y sus
comprobantes

Importe del efectivo en número y letra, así como la finalidad o motivo para lo que se
tenía el efectivo

Cantidad de cheques pendientes de entregar a beneficiario(s), en poder del área, con
el importe total con número y letra,

Relación de los cheques pendientes de entregar a beneficiarios.

Relacionar los gastos pendientes por comprobar en su gestión

Solicitar a la Dirección Financiera una constancia de no adeudo. (deudores diversos)
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IV.- ESTADOS FINANCIEROS
26 Mencionar los estados financieros a la fecha del acta
V.- BANCOS
27 Números de anexos asignados a la integración de número de cuenta, nombre de la cuenta
Bancaria y saldo actual de la Institución
Número de cuenta, nombre de la cuenta Bancaria y saldo actual de las inversiones Financieras
 Número de cuenta, nombre de la cuenta Bancaria y saldo actual de fidecomisos
 Nombres y cargos de las personas cuyas firmas estaban registradas para firmar
cheques y/o autorizadas para realizar transferencias bancarias electrónicas hasta la
fecha del Acta
 Nombre y cargo de las personas cuyas firmas se registran como autorizadas para la
expedición de cheques y/o transferencias bancarias electrónicas
 Número de oficio emitido por la Dependencia para notificar el cambio de firmas a las
Instituciones Bancarias
 La relación de talonarios de cheques utilizados y sin uso
 Número del último cheque expedido y/o transferencia bancaria electrónica
V.- RECURSOS MATERIALES
28 Número de anexos que corresponden al reporte de registro de bienes oficial y actualizado,
asignado a la Dependencia. Por su importancia, se hace constar de manera especial lo
siguiente:
 Todos los bienes integrantes del activo fijo se encuentran debidamente identificados
con número de inventario, conforme a las normas vigentes, existiendo los resguardos
respectivos en el área
 Relación de mobiliario, equipo, instrumentos, aparatos, maquinaria y bienes o recursos
tecnológicos, equipo de cómputo y de comunicación, claves de acceso, software,
programas y licencias, equipos de radiocomunicación y telefonía fija al servicio de la
Dependencia, mismos que se encuentran en las instalaciones de la misma, señalando
si están completos y en perfecto orden conforme al inventario.
 Inventario de existencia de: papelería, material de limpieza, herramientas, sustancias y
material de laboratorio.
 Inventario oficial y actualizado de acervo bibliográfico
 Libros, Manuales y Publicaciones, propiedad de la U.A.E.H, asignada al Área o
elaborada por ésta en el curso de sus actividades y de programas especiales
 Relación de vehículos terrestres, señalando la situación en que se entregan
 Relación las llaves del cubículo, Área, Oficina o Edificio, así como la llaves físicamente
 En sobre cerrado entregar los Nips y Contraseñas (telefónicos, equipo de cómputo)
 Sellos Institucionales
VI.- OBRAS PÚBLICAS
29 Número de anexos que correspondan, especificando la obra, nombre del contratista,
importe contratado, ejercido y por ejercer, así como, las estimaciones de obras que se
encuentran en trámite, avance físico y financiero y en su caso, nombre o razón social de quien
realiza la supervisión
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VII.- DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
30 En relación a los archivos, se deberá informar sobre su ubicación, tipo y medio, estado
físico, organización, clasificación y tiempos de conservación, de conformidad con los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias


Se debe contar con el Compendio de Legislación Universitaria
Copia del Acta Entrega Recepción anterior
VII CONTROL Y FISCALIZACIÓN
31 La relación de las observaciones pendientes de solventar: señalando número observación,
instancia fiscalizadora, acciones realizadas y en proceso para solventar
IX TRANARECIA Y ACCESO A LA IFORMACIÓN PÚBLICA
32 Informe donde se señalan las obligaciones de la Dependencia relacionada con la Ley de
Transparencia y Acceso a la información del estado de Hidalgo, así como la relación de
solicitudes de acceso a la información y la atención de recursos de revisión en trámite, en
términos de la citada Ley.
X.- SISTEMA DE CALIDAD
33 Descripción de la misión, visión, objetivos de calidad

Deben contar con: Manual de organización, Manual de Procedimientos, Organigrama,
Plan de calidad, Descripción del puesto, Lista Maestra de Documentos y
Documentación que ampara dicha certificación.
XI.- PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
34 Las acciones realizadas y los resultados obtenidos

Los programas y proyectos sustantivos, estratégicos y/o prioritarios, así como de los
asuntos de su competencia.

Las acciones realizadas durante el periodo que se informa, en cumplimiento de las
políticas y estrategias previstas en el Plan de Desarrollo Institucional.
XII.- INVESTIGACIÓN
35 Relación de Proyectos, nombre de los responsables así como su avance Programático

Contar con: Políticas y Lineamientos Nacionales y Estatales sobre Investigación, las
políticas institucionales, seguimiento y la evaluación de los programas de investigación
y posgrado, Programas de Desarrollo de Escuelas, Institutos, y Centros de
Investigación, Programa de Formación e Integración de Investigadores y Programa de
Difusión y Divulgación de la Investigación
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XIII.- RECURSOS HUMANOS
36 En relación a los recursos humanos, se incluirá la información actualizada de: la estructura
básica y no básica; las plantillas desglosadas en personal de base y de confianza, contratos
por honorarios y personal de carácter eventual


Las Cargas de trabajo con Vo. Bo. Del responsable del Área y del Dir. de
Administración de Personal.
Expediente del personal
XIV.- ASUNTOS Y PROYECTOS EN TRAMITE
37 Relación de Asuntos en Tramite pendientes de atender
XV.- OTROS
38 Anexar en el acta los hechos que el titular o servidor universitario saliente estime necesario
documentar en el acta
XVI.- CIERRE DEL ACTA
39 Nombre de la persona que deja de ocupar el cargo o realiza la entrega
40 Se registra el número de anexos que integran el Acta.
41 Nombre de la persona que recibe
42 Hoa en que se da por concluida el acta
43, 44 y 45 señalar con letra la fecha (día, mes y año) en que se da por concluida el acta,
puede ser distinta a la fecha de inicio
46 Observación (es) detectadas en el momento que se integra la documentación
47 Nombre completo y firma de la persona que deja de ocupar el cargo o entrega
48 Nombre completo y firma de la persona que recibe
49 Nombre completo y firma del primer testigo de asistencia
50 Nombre completo y firma del segundo testigo de asistencia
51 Número de control que se le asigna al acta
52 Año en que se realiza el acta
53 Iniciales el Contralor
54 Iniciales del auditor (a) que realiza el acta
55 Número de hojas