Andrea Ruiz - CPLT - Consejo para la Transparencia

ENTREVISTA EN INSTITUCIONES
Octubre 2010
1. Datos Personales
ENTREVISTADO
(*)
Andrea Ruiz
FECHA
25/10/2010
LUGAR
Sede CPLT
ENTREVISTADOR
Javier Martínez
MAIL (*)
[email protected]
HORA
INICIO
17:00
TELEFONO
HORA
TERMINO
18:30
SKYPE
(*) datos obligatorios
Nota: Los datos de la Ficha son capturados para mantener contacto con la persona en forma posterior a la realización
de la entrevista.
2. Lugar de Trabajo – Cargo
INSTITUCION
Consejo para la Transparencia
DIVISION
CARGO
TELEFONO
3. Revisión institucional
3.1
Revisar atribuciones legislativas
NOMBRE LEY
Consejo para la Transparencia
NUMERO
LEY
FECHA DE
PROMULGACIÓN
NOMBRE DEL
REGLAMENTO
NUMERO
REGLAMENTO
FECHA DE
PROMULGACIÓN
1
RESUMIR EL CONTENIDO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA
ORIENTACIÓN – TEMÁTICAS QUE ABORDA
En Chile se reconoce un derecho en la Institución y luego se desarrolla la ley 20285,
dándole un contenido. Contempla dos puntos:
1. Transparencia activa (publicar en la página web cierta información)
2. Derecho de acceso a toda información que obra en poder de la administración,
salvo alguna causal de reserva.
Antes había algo parecido, ahora es un órgano el que vela por la protección, distinto
de los tribunales de justicia, que se han mostrado muy poco adecuados para resolver
estas cosas, por la lentitud.
Cuando se produce el conflicto de Claude Reyes (que se llevó a los tribunales
internacionales) se crean en el país las normativas y se toma conciencia que es
necesario un órgano que controle este cumplimiento y sancione antes ese
incumplimiento. Con eso se da fortaleza al funcionamiento de todos los demás, esa
es una de las principales diferencias con el resto de los países, hay algunos que no
tienen. Normalmente todos de una u otra forma contienen una norma legal que los
ampara pero no cuentan con esos derechos o deberes.
Las funciones del orden de control son bastantes potentes: fiscalizadores,
normativas, resolutivas, de cooperación, de promoción de normativas y
sancionadora. Estas son las atribuciones más importantes.
Como jefa de la unidad de normativa, el problema que son los llamados a ser los
promotores de la transparencia, pero sus opiniones no son vinculantes. Por ejemplo
tienen facultades para proponer al Presidente modificaciones de reglamento, etc.
pero sólo si el Presidente quiere lo hace. Lo mismo respecto a modificaciones
legislativas, pueden hacer propuestas pero no obligatoriamente se llevan a cabo, por
la parte contraria sin consultarles pueden hacer modificaciones legislativas,
reglamentarias sin que ellos ni siquiera se enteren.
Son un organismo autónomo legal, están establecidos en la ley, otros están
establecidos en la Constitución, por lo que no pueden mandarlos o decirles qué
tienen que hacer.
Nota: Adjuntar el texto de la ley de transparencia y del Reglamento que regula su implementación (o link)
2
3.2
Descripción de la Operación
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN/EMPLEADOS/PRESUPUESTO
En la Dirección Jurídica trabajan 14 personas.
Está conformada por un director: Enrique Rajevic
Jefe de Unidad de Admisibilidad (3 personas)
Jefe de la Unidad de Reclamos (8 personas)
Jefa de la Unidad Normativa (1 persona)
Jefe de la Unidad Judicial (1 persona viendo unos 30 casos en tribunales)
Admisibilidad y Reclamos trabajan directamente con el Consejo
DESCRIPCION DE ÁREAS Y ACTIVIDADES
AREA, DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓN,
GERENCIAS
PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL ÁREA
Reclamos y admisibilidad son los que llevan las
presentaciones
por
incumplimiento
de
transparencia activa y por derecho de acceso,
luego se define si es admisible, si está dentro del
plazo, etc.
Si se decide que sí es admisible pasa a reclamos y
ve si es procedente o no que se dé el recurso
acogido y con esa propuesta llega al Consejo
Directivo (4 Consejeros).
Ambas unidades preparan insumos directos de
cada uno de los casos. Luego el Consejo toma una
decisión que puede ser impugnada por los órganos
o ciudadanos que pueden ir a la Corte de
Apelaciones (tribunales), ahí aparece la Unidad
Judicial que lleva los casos ante los Tribunales de
Justicia.
Las admisibilidades son muy rápidas, máximo 1
mes. Reclamos máximo 2 meses.
En un año se presentan más o menos mil.
Deben ser unas 30 con recursos (Unidad Judicial).
La Unidad de Normativa que tiene un rol totalmente
distinto, tiene la atribución de dictar instrucciones,
recomendaciones,
hacer
requerimientos
y
propuestas normativas de mejoras legislativas o
reglamentarias. Ven las instrucciones, las
recomendaciones de cuando se hizo el cambio de
mando y envían solicitud de cambio normativa
respecto del consejo y la ley de transparencia y han
3
intervenido en algunas tramitaciones legislativas
ante el congreso.
En este minuto están en las normas base de
funcionamiento de la Transparencia y luego quieren
dictar normas por sector para poder anticiparse al
problema. La apuesta a futuro es normas caso a
caso.
3.3
Desafíos institucionales
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
(TRANSPARENCIA,
PROTECCIÓN DE DATOS,
CORRUPCIÓN, ATENCIÓN DE
RECLAMOS, AUDITORÍAS A
INSTITUCIONES, ETC.)
En el área jurídica, en cuanto a reclamos y admisibilidad
(resolución de casos) es tener un stock controlado que permita
planificar con tiempo, proyectarse.
Para algunos es un sueño que más gente conozca el Consejo
pero eso tiene un impacto directo en estas unidades, que van a
tener que crecer para tener una imagen realmente eficiente.
Judicialmente la finalidad es que se ratifique el mayor número
de decisiones en los tribunales, que cuando fallen estén de
acuerdo con lo que el Consejo resolvió.
En cuanto a los objetivos estratégicos de la Unidad de
Normativa:
1° Cerrar la primera etapa. Dar los cimientos al sistema
normativo, interpretar desde el punto de vista del Consejo, de
la Ley (debería cerrarse el próximo año).
2° Empezar a tratar temas específicos como concursos
públicos, protección de datos, medioambiental, compras
públicas, publicidad o transparencia. Esta es una segunda
etapa una vez que la fase 1 esté cerrada. Ahí la Unidad
Normativa tiene un rol, como Consejo tenemos una atribución
muy genérica en protección de datos, porque debemos velar
por el adecuado funcionamiento de la ley de protección de
datos, pero no nos dicen cómo hacerlo, si es que podemos
utilizar las mismas herramientas para Transparencia. Para eso
ahora estamos preparando una recomendación respecto al
tema de protección de datos pero puede ser muy resistida por
los órganos, porque además este proceso pasa por distintas
etapas.
Como Unidad necesitamos consolidarnos y luego abordar
estos nichos. Aquí el trabajo de coordinación con otras
instancias internacionales es fundamental porque nos permite
4
ver el ejemplo de hasta dónde podemos llegar o hasta donde
han llegado otros, de esta forma es más fácil posicionarse para
poder obtener una aprobación.
INDICADORES DE GESTIÓN
(BSC A NIVEL DESCRIPTIVO)
Tenemos un plan operativo anual, con ciertas revisiones de
toda el Área Jurídica que acordamos en mayo. Para Reclamos,
Admisibilidad, Judicial y Normativa está establecido, tienen que
mantener un correlato. Admisibilidad tiene un plazo desde que
ingresa la presentación hasta que sale. En el tema judicial se
deben tener todos los recursos respondidos dentro de plazo y
en Normativa es un indicador más blando porque es un trabajo
más creativo que de caso a caso y no tiene grandes números.
Dentro del plan se hizo otro plan de normativa que
contemplaba ciertos hitos y la idea es cumplir esos hitos.
Es el primer año que contamos con indicadores entonces
tampoco es automático.
DESAFIOS
Yo creo que el primer desafío es posicionarnos
institucionalmente. Hemos hecho un buen trabajo pero nos ha
faltado vender el producto de mejor forma, ser capaces de
transmitir a las otras áreas qué es lo que hacemos, cuáles son
nuestras necesidades de apoyo, porque sentimos que los
demás no se sienten parte y nosotros somos la dirección que
más contacto tiene.
Además seguir mejorando, ser capaz de anticiparnos a los
problemas jurídicos.
También estabilizarnos como Dirección porque hemos estado
creciendo, contratando más gente, buscando por todos lados y
estamos todo el tiempo entrevistando, tiene que llegar el
minuto en que ya andemos de memoria en bicicleta.
Yo creo que también hay un tema de la visión internacional del
Consejo, cuando una va a estas instancias de colaboración
internacional, al final lo que llevas es tu propia visión que no
necesariamente representa al Consejo. Nos falta poner en
evidencia cuál es el mensaje que nuestros representantes
afuera deben transmitir.
FORTALEZAS
Transparencia activa: han avanzado bastante como Consejo.
La jurisprudencia se ha ido consolidando. El proceso de
fiscalización está en marcha.
5
FALENCIAS
En el área jurídica siempre nos falta gente, estamos muy
copados.
En cuanto a aspectos formales, estamos bastante incipientes
en este tema, hemos dictado sólo algunas normas.
Hay intención de avanzar pero nos falta tiempo y existe una
gran necesidad ciudadana de que avancemos en eso,
notificación a terceros. Los órganos que son las notificaciones
requieren que nosotros les demos un salvavidas porque tienen
dos días para responder.
Tenemos temas de inmadurez organizacional: El primer
impacto de quien se incorpora es que es un lugar dónde no
hay nada resuelto, todavía ni siquiera tenemos claro cuáles
son los días administrativos, vacaciones.
La fuga de cerebro… yo creo que todavía estamos como en el
precio de mercado del sector público. Yo tuve una chica que
trabajaba conmigo que era especialista en protección de datos
y se la llevaron al Ministerio de Justicia, ahí si se dio el caso
porque nosotros le pagábamos 2 millones 300 y en el
Ministerio 3 millones y medio, no había forma de que se
quedara si ninguno, ni los jefes de la Unidad ganábamos eso,
entonces tuvimos que asumir no más.
Hasta el momento no hemos tenido una amenaza potencial del
sector privado, lo que pasa es que a diferencia del IFAI
nosotros todavía no tenemos incorporado realmente la
protección de datos. Chile no tiene especialista en protección
de datos, gente que maneja realmente el tema son contados
con una mano y eso es un elemento súper distorsionador,
nosotros por el momento aún fijamos los sueldos a mercado,
pero sí puede ser un tema en cualquier minuto. Además
porque toda la política de gestión de personas todavía no está
muy acotada en el Consejo.
6
3.4
Capacidades institucionalidades
HABILIDADES NECESARIAS PARA REALIZAR
LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA
INSTITUCIÓN
Primero, la etapa de formación es lenta, no es fácil
el reemplazo, no basta con que sea un abogado
aunque este sea del área pública (esto sólo da un
plus porque conocen el tema). La habilidad que se
necesita es que conozca el área púbica bien, que
tenga conocimiento en el derecho público y
administrativo muy sólidos y gran capacidad
analítica del caso a caso, que sea capaz de
despejar lo irrelevante de lo importante.
Para identificar a un candidato somos muy
exigentes en cuanto a procesos de selección. Se
realiza a través de concurso público y se
consideran sus notas (ojalá sobre 5 en derecho
constitucional y administrativo) que además tenga
conocimientos en la administración pública, haber
trabajado en ella. Después que entran por esa vía,
se hace una prueba de conocimiento para medir la
capacidad de analizar la situación que se le plantea
y cómo responden. Luego viene una entrevista
entre 3 que dura como 30 a 40 minutos, más el
informe sicológico que está bien dirigido, según
ciertas visiones. Con esos parámetros hay que
probar porque tampoco da certeza, aunque hasta
ahora han tenido un éxito bastante elevado. El
equipo es bueno así que permite nivelar y funcionar
con fluidez.
Importante también la visión estratégica y las
habilidades interpersonales
3.5
Identificación de áreas temáticas de interés para el intercambio
Aplicación de una encuesta ad-hoc para medir el grado de interés en intercambiar
opiniones y experiencias, analizar capacidades, debatir criterios aplicables al quehacer de
las instituciones, formas de organización, desafíos organizacionales y otras posibles áreas
de interés.
Establecer alcances y objetivos de las mismas.
(Esta encuesta se refleja luego en el Diagrama del Río)
7
AREA
INTERESADA
DEL CPLT
Dirección
General
AREAS DE INTERÉS
OBJETIVOS
ESTADO
ACTUAL
ESTADO
DESEADO
(ESCALA 110)
(ESCALA 110)
7
3
9
8
6
2
10
10
PLANES
MODELO ORGANIZACIONAL
Al ser organizaciones jóvenes, se
está atravesando un proceso
permanente de aprendizaje
 Procesos
 Planificación
Dirección
General
PRESUPUESTO


Dirección
General
Relacionado con tema
Modelo Organizacional
Presupuesto como reflejo de
la importancia, como
indicador de la voluntad
política
PROTECCION DE DATOS
PERSONALES
Impacto en la organización de la
institución de agregar la función
de protección de datos
 Beneficios y desventajas
Dirección
General
RECURSOS HUMANOS
Relacionado con Modelo
Organizacional
 Estructura organizacional
 Política de RRHH
Resolución
de conflictos
JURISPRUDENCIA




Transparencia activa
Aspectos formales
(notificaciones a terceros,
solicitudes múltiples,
clasificación de información)
Causales (interés nacional,
etc.)
Protección de datos.
Mediante
fiscalización
8
Fiscalización
MODELOS DE FISCALIZACIÓN
Y SEGUIMIENTO



Normativa y
Fiscalización
TRANSPARENCIA ACTIVA



Promoción
Clientes
Comunicacio
nes
Estudios
Actividades de difusión y
educación
Buenas prácticas
Open government/open data
A cargo de la
unidad
de
promoción
y
clientes
DIFUSIÓN DEL DERECHO
Relacionado con el 2.
Transparencia activa.
 Plan de comunicación
externa
 Capacitación a otras
instituciones
 Mecanismos para asegurar
cobertura
INDICADORES/MEDICIÓN DE
IMPACTO
 No existen y son esenciales

Secretaría
Técnica
Modelos y Metodologías
Plataformas
Incentivos al cumplimiento
Cómo medimos el
cumplimiento de nuestros
objetivos, como se mide la
agregación de valor al
desempeño de las
instituciones, como se mide
el logro de llegar a la
ciudadanía
10. RELACIÓN/VINCULACIÓN
INSTITUCIONAL
9


Relación con otros países
Relación con otras
instituciones
RRHH
COMUNICACIÓN INTERNA
Comunicacio
nes



Procesos y
Sistemas
Relaciones entre las distintas
áreas
Prácticas de trabajo
colaborativo
Gestión del conocimiento
DESARROLLO TECNOLÓGICO
Transversal a todas las áreas



Compartir prácticas
Modelos de acceso a la
información
Práctica de desarrollo de
archivos y gestión de
documentos
En qué
puedo
aportar
Todo lo que es Transparencia Activa, implementación de la ley de acceso, es un trabajo
que hemos hecho desde 0 hasta hoy y en un año y medio, casi 2. Ha sido un proceso
difícil, por ello uno puede aportar el conocimiento de este aprendizaje, que tiene avances y
retrocesos, pero cuando eres capaz de mostrarlo de una, al que viene aprender eso le
sale mucho más fácil implementarlo.
En temas más concretos sin duda de Transparencia Activa, cómo implementar, cómo
normar, cuál es el alcance que tú debieses darle a una norma específica. Yo de hecho
participé en la discusión de la ley modelo de acceso a la información en la OEA, fue un
proceso súper útil porque en la práctica te permite ver cuáles son las peculiaridades a las
que obedece esto y darle hincapié a ciertos temas.
También causales de secreto y reserva, ahí tenemos una jurisprudencia en ese tema y
podemos aportar bastante a la discusión, cómo hemos resuelto, cuál es el alcance que lo
hemos dado, etc.
En qué
necesitamos
apoyo
Apoyo en el tema del alcance de las normas de protección de datos, transferencia de
datos internacionales
3.6
Recopilación de experiencias de intercambio
10
EXPERIENCIAS DE
INTERCAMBIO REALIZADAS POR
LA INSTITUCIÓN
DESCRIBIR CASOS
BARRERAS Y DIFICULTADES
DETECTADAS
3.7
La primera que tuvimos fue cuando se empezó a gestar el tema de la
protección de datos, nosotros empezamos a interiorizarnos en qué era esto.
La primera aproximación que tuvimos fue ir a España e Inglaterra e hicimos
una especie de circuito. Nos reunimos con las autoridades y jefes de equipo
que nos contaron su experiencia. Nos sirvió para saber en lo que nos
estábamos metiendo.
Después nos empezaron a involucrar en el proceso y nos invitaron a ser
parte de la Red Iberoamericana de Protección de Datos. Ese es un modelo
que opera bastante bien como red de contacto, de trabajo, de nuevos
antecedentes normativos. Es un buen ejemplo de lo que los países
debieran hacer, hace cursos de capacitación, da la opción de ir a distintos
lugares a tratar temas específicos. Normalmente voy yo con el Presidente o
Director General. Hay una página web en la que se informan las noticias
más importantes de todos los países.
www.redipd.org
No es lo fluido que debiera ser o que uno quisiera, esto porque falta una
autoridad, a pesar de que México lleva la presidencia (antes fue España)
falta alguien que diga yo me dedico a que esta red funcione más allá de la
buena voluntad del funcionario responsable de los temas internacionales
del organismo de turno, que dentro de mil cosas le da un tiempo a esta red.
Le hace falta una secretaría técnica que tenga un funcionamiento
permanente, falta debatir, hacer chat.
Lecciones aprendidas
LECCIONES APRENDIDAS EN
EXPERIENCIAS DE INTERCAMBIO
Nos ha permitido conocer que es el mundo de la protección de datos,
hasta dónde llega, cuál es el alcance, cómo se vincula con el derecho
de acceso, sus límites, conocer a cabalidad el ámbito en el que te vas a
empezar a desarrollar en algún minuto.
El intercambio se produce cuando nos juntamos. Las instancias
presenciales han sido muy útiles porque permiten sentarte a conversar
temas, en lugares cerrados que permiten discutirlo con la tranquilidad de
ser una red donde todos tienen el mismo interés. Esto ha sido muy útil.
11
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE
REGISTRO DE LAS LECCIONES
APRENDIDAS.
Nota: Este ítem registra la existencia –o la falta- de una memoria corporativa y de un modelo de aprendizaje
organizacional. Adjuntar ppt, pdf u otro disponible que describan las acciones que realiza la Institución en estas
materias
3.8
Capacidad de participación en la Red
Se elabora una Encuesta on line (Survey-Monkey), que será enviada para ser completada
por todo el personal que pudiese participar en la Red de Intercambio, con el objeto de
realizar un levantamiento de capacidades personales y de soporte tecnológico.
Esta encuesta medirá lo siguiente:



Habilidades y capacidades personales de los funcionarios de la Institución para el
intercambio.
Manejo de tecnología (correo, multiconversación vía skype, trabajo colaborativo
vía sharepoint o similar)
Soporte informático disponible en la Institución y planes de inversión.
Nota: Encuesta tipo multiple choice para completar en un tiempo de 10 – 12 minutos.
3.9
Instrucciones para completar la Entrevistas en las Institución



Se entrevistarán personas que tengan la visión conceptual de las actividades que
realiza cada Institución.
Las personas a entrevistas tiene que ser futuros integrantes de la Red de
Intercambio.
Se estima entrevistar entre 3 y 5 personas por Institución
12
***
13