Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Proyecto METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Autor: Sv. Informática - SGT Versión: 01.02 Fecha: 29/07/2009 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Hoja de Control de Modificaciones Hoja de Control de Modificaciones Título METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Versión 01.02 Realizado Sv. Informática - SGT Fecha 30/06/2009 CONTROL DE VERSIONES Versión Descripción / Motivo versión Fecha de presentación 01.00 Versión inicial 30/06/2009 01.01 Plasmación de las correcciones realizadas en la versión 1.1 de la herramienta (Versión no existente) 01.02 Plasmación de las modificaciones y correcciones realizadas en la versión 1.2 de la herramienta 29/07/2009 Página 2 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario 1. Objeto del Documento El objeto del presente documento es ofrecer a los usuarios de la Herramienta de apoyo a la metadatación de activos digitales de Archivos un manual que le permita su correcto manejo y resolver de forma autónoma sus posibles dudas. 2. Manual de usuario 2.1. Consideraciones previas La Consejería de Cultura a través del Servicio de Archivos está promoviendo un ambicioso Plan de Reproducción Digital de documentos de Archivos, con vistas a su difusión a través del Banco Andaluz de Imágenes de Documentos de Archivo (Proyecto BAiDA). La digitalización de los documentos debe venir acompañada de un conjunto de información (metadatos) que permitan una búsqueda y localización ágil y efectiva de los mismos. Para ello, en las distintas contrataciones se proporciona el esquema de datos exigido; en un intento de facilitar estas labores se ha desarrollado esta básica herramienta de apoyo a la metadatación. Esta herramienta consta de un único fichero, metadatador.mdb, una base de datos MS Access 2003 en la que se han incorporado un conjunto de formularios; se advierte que únicamente ha sido probada sobre equipos con sistema operativo Windows XP. 2.2. Pantalla Principal La intención de la pantalla principal de la herramienta es proporcionar un rápido acceso a las distintas opciones de trabajo existente; también ofrece información sobre la versión en uso de la herramienta. Página 3 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario Botón Acción que realiza Da acceso a la pantalla de “Mantenimiento de Vocabularios Controlados”. Da acceso a la pantalla de “Mantenimiento de Activos Digitales”. Cierra la herramienta. Cierra la pantalla, permitiendo el acceso a la base de datos access sobre la que se ha desarrollado la herramienta. Esta opción debe utilizarse únicamente para actividades de mantenimiento. 2.3. Mantenimiento de Vocabularios Controlados Esta pantalla permite el mantenimiento de aquellos vocabularios controlados que son utilizados para completar el contenido de diversos elementos o campos de metadatos. Estos campos aparecen en las distintas pantallas como listas desplegables o como listas de elementos seleccionables, pero no permiten la introducción de valores no incluidos en el vocabulario controlado. Para algunos elementos, la herramienta proporciona un conjunto de valores ya determinados, cuyo texto no puede ser modificado; los valores introducidos por el usuario son siempre modificables. El mantenimiento de estos vocabularios se realiza de acuerdo con la siguiente secuencia: - Seleccionar el elemento de metadatado en cuyo vocabulario queremos realizar alguna actuación de mantenimiento (adición de un nuevo valor, modificación de un valor existente o eliminación de un valor). - La pantalla mostrará: o Un campo descriptivo del elemento de metadatado. o La lista de los valores existentes en el vocabulario del elemento seleccionado. Esta lista de valores incluye el propio valor e indica si el valor es utilizado como valor por defecto dentro del vocabulario y si es o no modificable por el usuario. o Un campo de texto para la introducción de un nuevo valor o Una casilla de verificación para indicar el uso del nuevo valor como valor por defecto. o El botón para realizar la adición del nuevo valor. o El botón “Eliminar valor”, para el borrado de valores existentes. Página 4 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario - Para añadir un nuevo valor, lo introducimos en el campo texto, indicamos si es o no valor por defecto y pulsamos el botón “Añadir valor”. Se comprueba que dicho valor no exista ya y, en caso correcto, se añade a la lista; de ya existir se proporciona un mensaje de advertencia. - Para modificar un valor existente, hacemos un doble-click sobre el mismo en la lista de valores. Esta acción traslada el valor al campo de texto y su carácter de valor por defecto a la casilla de verificación correspondiente; también muestra el botón “Modificar valor”, que nos permite salvar los nuevos datos introducidos en el valor seleccionado. Si pulsamos el botón “Añadir valor” generaremos un nuevo valor con los datos introducidos. - Para eliminar un valor, debemos seleccionarlo en la lista y pulsar el botón “Eliminar valor”. La acción se llevará a cabo siempre que dicho valor no haya sido usado en la metadatación de un activo; en ese caso se nos informa con un mensaje de advertencia. Página 5 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario Botón Acción que realiza Añade nuevo valor al vocabulario controlado de un elemento de metadatación. Modifica un valor existente (su texto o su consideración de valor por defecto). Elimina un valor existente. Cierra la pantalla, volviendo a la pantalla principal de la herramienta. 2.4. Mantenimiento de Activos Digitales 2.4.1. Listado de Activos Digitales Esta pantalla nos ofrece un listado de los activos digitales que ya hayan sido grabados en la base de datos; por cada uno de ellos nos muestra el archivo en el que se custodia el documento original, la signatura del mismo y el inicio de su título. Junto a este listado nos muestra botones de acción que nos permitirán añadir un nuevo activo y modificar o eliminar los activos existentes. Página 6 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario Botón Acción que realiza Da acceso a la pantalla de creación de un activo digital. Nos introduce en la pantalla de modificación de un activo existente. Elimina un activo digital existente, con un mensaje de confirmación previo. Cierra la pantalla, volviendo a la pantalla principal de la herramienta. Página 7 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario 2.4.2. Ficha de Activo Digital La opción de crear un nuevo activo digital nos conduce a la ficha del activo, que nos permite introducir aquellos metadatos del activo que tienen un valor único. Una vez rellenos estos valores, el botón de “Añadir activo” nos permite grabar un nuevo activo con los valores introducidos; una vez creado se nos presentan tanto la opción de introducir metadatos con valores múltiples como la opción de vinculación de ficheros o binarios digitales. - El campo “Activo id.” se rellena de forma automática con el identificador del activo digital que se crea. - Los campos “Archivo” y “Naturaleza” son de vocabulario controlado; el botón “Mantenimiento de Vocabulario” nos da acceso a la pantalla de mantenimiento de los mismos. Estos campos pueden aparecer rellenos si en su correspondiente vocabulario existe un valor marcado como valor por defecto. - Los campos de tipo fecha (“Cobertura temporal”, inicial y final, y “Fecha de Digitalización”) deben ser cumplimentados con el formato aaaammdd; permite la introducción parcial de los mismos (aaaa o aaamm) y tanto los años como los meses o días deberán completarse con el dígito “0” en caso de ser necesario, para ajustarse a este formato. - La herramienta realiza diversas comprobaciones antes de la creación del activo e informa al usuario si se detecta que algún campo obligatorio, para la herramienta, no está relleno o lo está con un contenido incorrecto. En las diversas contrataciones que utilicen esta herramienta se pueden exigir campos adicionales como obligatorios; estos elementos no son comprobados por la herramienta pero lo serán en el momento de la recepción definitiva de los datos por el órgano contratante. Página 8 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario Una vez creado el activo o cuando accedemos a esta pantalla a través de la opción de “Modificar activo”, se nos muestran en la misma los valores correspondientes al activo y un conjunto distinto de botones de acción. Botón Acción que realiza Modifica los datos del activo digital en el que nos encontremos, una vez efectuadas las comprobaciones de contenido usuales. Crea un nuevo activo digital a partir de los datos existentes en pantalla; se presupone que hemos cambiado alguno de los datos básicos que identifican el activo (Archivo y/o signatura). Respecto a los metadatos de valores múltiples, únicamente se crean aquellos que vengan dados por su carácter de “valores por defecto” para cada uno de estos campos. Crea un nuevo activo digital a partir de los datos existentes en pantalla; se presupone que hemos cambiado alguno de los datos básicos que identifican el activo (Archivo y/o signatura). Realiza una copia de los valores que el activo previo tenía en los metadatos de valores múltiples. Página 9 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario Da acceso a la pantalla de “Vinculación de Binarios” En el caso de los campos que permitan valores múltiples, para cada uno de ellos se ofrece una lista desplegable que nos permite seleccionar los valores existentes en el vocabulario controlado correspondiente; el botón de “Añadir valor” nos permite crear la vinculación entre el activo y el valor, que se muestra en una lista con los valores seleccionados. Los valores de esta lista pueden ser eliminados con el botón correspondiente. 2.4.3. Vinculación de ficheros (o binarios digitales) Esta pantalla nos muestra inicialmente un listado de aquellos ficheros que están vinculados al activo digital y nos da la oportunidad de seleccionar una carpeta o directorio de donde podamos seleccionar nuevos ficheros. Página 10 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario Una vez seleccionada una determinada ruta, el sistema selecciona aquellos ficheros (de imágenes únicas –JPG, TIF, DJVU- o de imágenes múltiples –PDF, DJVU-) que son admisibles para su vinculación. Las listas que nos muestran estos ficheros permiten la selección múltiple y van acompañados de los correspondientes botones que inician el proceso de vinculación. No se permite la vinculación con un activo digital de dos ficheros que tengan el mismo nombre. NOTA: En la lista de ficheros de imágenes únicas, también se muestran los ficheros con extensión TIF, para aquellos casos en los que en el proceso de digitalización únicamente se hubieran generado estos ficheros, que por su tamaño son considerados ficheros máster. La creación de activos digitales a partir de estos ficheros supondrá la generación automática de ficheros JPG a partir de estos originales. NOTA: Dado que en los trabajos de reproducción que se han realizado se han utilizado ficheros DJVU tanto para contener una única imagen como imágenes múltiples, estos ficheros DJVU aparecerán en las dos listas y el usuario deberá discriminar el tipo adecuado en cada ocasión. Página 11 de 12 Versión: 01.00 METADATACIÓN DE ACTIVOS DIGITALES DE ARCHIVOS Herramienta de apoyo a la metadatación - Manual de Usuario Manual de Usuario En el listado de ficheros vinculados se nos muestran de forma consecutiva la relación de ficheros de imágenes simples y de imágenes múltiples existentes; cada una de estas relaciones contiene su propia ordenación. Es posible modificar este orden mediante los botones de “Adelantar” o “Atrasar” ficheros. También contamos con el botón de “Eliminar fichero”, que supone la desvinculación del mismo y la reordenación de los restantes. 2.5. Mantenimiento de la herramienta 2.5.1. Copias de seguridad Se aconseja encarecidamente realizar una copia de seguridad diaria de la base de datos en la que se soporta esta herramienta, el fichero “metadatador.mdb”, asegurándonos siempre que el archivo no se encuentre en uso en el momento de la copia. También es recomendable conservar de forma ordenada varias de estas copias, por ejemplo, una por cada semana de trabajo y las copias diarias de la última semana. Estas copias deben realizarse sobre un soporte extraíble o sobre un sistema distinto del que se usa para el trabajo. 2.5.2. Remisión de datos Para cada contrato específico, se indicará el ritmo de remisión de datos que debe cumplirse. Por defecto, es conveniente remitir una copia de la base de datos tras los primeros días de trabajo de forma que pueda comprobarse el uso correcto de la misma por el usuario. Para todos los envíos se deberá comprimir el fichero y remitir mediante correo electrónico el fichero comprimido resultante (zip o rar). 2.5.3. Mensajes de la herramienta Puede darse el caso de que a lo largo del trabajo con la herramienta aparezcan excesivos mensajes informativos, indicando que se van a realizar adiciones o modificaciones de registros; este comportamiento es configurable a través del menú general, apartado Herramientas, subapartado Opciones, desmarcando las distintas opciones del recuadro “Confirmar”: Página 12 de 12 Versión: 01.00