PREPARACIÓN DE LA DEFENSA DE PROYECTO DE GRADUACIÓN, EXPLICACIÓN DEL PROCESO DE DEFENSA Y ENTREGA DE MATERIALES POSTERIOR A LA DEFENSA Ing. Miguel Hernández Rivera, Coordinador Proyecto de Graduación Escuela de Ingeniería Electrónica Instituto Tecnológico de Costa Rica Una vez que el estudiante ha recibido el visto bueno de la etapa técnica de su proyecto, por parte de su profesor asesor y los responsables de la empresa o institución dónde realizó su proyecto, debe finiquitar la defensa académica del mismo. Para esto deberá presentarse ante el Tribunal Evaluador para defender los resultados de su proyecto. 1. Programación de la Defensa Para poder optar a la defensa del proyecto, se debe haber terminado de redactar el informe final del proyecto y contar con la autorización del profesor asesor. De previo a la programación de la defensa, el estudiante deberá entregar copia, a los lectores, de su informe final aprobado. Según la indicación de cada lector la copia podrá ser impresa en papel o entregada en formato digital. Los lectores tendrán una semana calendario para la lectura del informe. Según el cronograma establecido la semana para las defensas de proyectos de graduación es la semana 17 del semestre. De común acuerdo, entre el asesor y el estudiante, se debe definir una posible fecha y hora para la defensa. Esta le será comunicada a los lectores que podrán aceptar o rechazar la misma. De ser rechazada se definirá, entre los miembros del Tribunal y el estudiante, una nueva fecha y hora de defensa. El lugar de la misma será definido por el asesor y el estudiante en coordinación con la secretaria de la Escuela y le será comunicado al resto de los miembros del órgano evaluador. 2. Preparación de la defensa Para la defensa el estudiante deberá preparar una presentación que durará entre 20 y 25 minutos. Posterior a la exposición se tendrá un espacio de 10 a 20 minutos para preguntas del parte del Tribunal y que se podrá extender en caso necesario. Se sugiere preparar una ayuda audiovisual en PowerPoint u otro similar con un máximo de 15 filminas que contendrán: una explicación breve del entorno, explicación del problema, objetivos del proyecto, solución planteada (diseño), resultados obtenidos, conclusiones y recomendaciones. El estudiante deberá preparar y llevar a la defensa dos documentos administrativos según el formato dado: el acta de aprobación y el acta de evaluación del proyecto. En el primero se estipulará que el proyecto ha sido satisfactoriamente aprobado y en el segundo se manifiesta la calificación asignada por el Tribunal. 3. Previo a la defensa El estudiante deberá presentarse, el día de la defensa, por lo menos con una hora de anticipación. Deberá contactar con el profesor asesor para solicitar el equipo de proyección y aclarar cualquier detalle. Además, utilizará su computador personal para la presentación, sin embargo podrá hacer uso de los recursos computacionales de la Escuela. Para la defensa el estudiante podrá traer invitados. Adicionalmente personas interesadas en el tema pueden asistir a la defensa. 4. Posterior a la defensa Una vez concluida la defensa del Proyecto de Graduación, el Tribunal Evaluador deberá deliberar para determinar si el trabajo realizado cumple los requisitos mínimos de aprobación. En ese momento se solicitará al estudiante y a todo el público presente que abandone el recinto para dialogar en privado. De ser satisfactorio el veredicto, se le asigna una calificación entre 70 y 100 con lo cual se dará por aprobado el curso. El Tribunal invitará al estudiante a ingresar al recinto y se le dará a conocer si su proyecto fue aprobado y la nota asignada. En este caso tanto el acta de aprobación como el acta de evaluación del proyecto, deberán ser firmadas por el profesor asesor y los profesores lectores para dar fe de la conclusión del proyecto. El Tribunal mantendrá en su poder el acta de evaluación que será posteriormente entregada, por el profesor asesor, al Coordinador de Proyecto de Graduación y, le entregará al estudiante el acta de aprobación para que la incorpore a su informe final. También es probable, que después de la deliberación, el Tribunal Evaluador requiera correcciones al documento final, en cuyo caso se le harán saber al estudiante quién deberá atenderlas de forma inmediata y presentar una versión final satisfactoria en un plazo máximo de tres días hábiles. Debe quedar claro que tanto la aprobación del curso como la nota asignada quedan condicionadas al visto bueno final de los miembros del Tribunal quienes podrán revocar su acuerdo en caso de ser necesario, es decir, el veredicto final queda en suspenso hasta que se finiquiten los arreglos. Además, el estudiante debe conocer, que el tiempo asignado para las correcciones es un plazo interno de la Escuela de Ingeniería Electrónica, que no pospone ni traslada ninguna fecha del Calendario Institucional como entrega de notas y trámites de graduación. Si la defensa del proyecto es reprobada la decisión y la nota asignada le será comunicada al Coordinador de Proyecto de Graduación, por el Tribunal Evaluador, para que se dé por concluida la actividad. 5. Entrega de documentos para el reporte de la nota final Una vez finalizado el periodo (semana 17) para la defensa de proyectos de graduación el estudiante deberá entregar los documentos que son requisito para en reporte de la calificación del curso durante la semana 18 del semestre, acorde a los horarios de recepción establecidos por la Coordinación para tal efecto. El estudiante debe presentar, al Coordinador de Proyecto de Graduación, en un sobre de manila tamaño carta, rotulado con la información personal básica (nombre, teléfono, correo electrónico), los siguientes documentos: 1. Carta de entendimiento para la Biblioteca firmada por el estudiante, dando el aval a la Biblioteca del TEC para el uso y publicación del informe final de graduación. Si el proyecto es confidencial en lugar de esta carta deberá presentar una carta de confidencialidad firmada por la empresa o entidad que financió el proyecto justificando los motivos por los que se solicita que no se publiquen los resultados del mismo. 2. Dos CD’s etiquetados con la misma información y respetando el formato de la portada del informe, cada uno en su respectiva caja, rotuladas de la misma forma. Si el proyecto es confidencial se debe presentar solo un CD. Cada CD debe contener los siguientes archivos en PDF: Hoja de Información del Proyecto. Informe final de Proyecto de Graduación (versión aprobada). El cual debe tener, además de todas sus partes estándar, digitalizada (escaneada) el acta de aprobación del Proyecto de Graduación entregada por el Tribunal Evaluador en la defensa, una declaratoria de autenticidad (según formato dado) firmada y digitalizada (escaneada), un índice que permita hacer vínculos, un resumen con palabras claves y un “abstract” igualmente con sus palabras claves. 3. Un CD con la bitácora en formato digital ó escaneada con las revisiones del profesor con firma y fecha de revisión. Si la bitácora fue confeccionada, durante el semestre, en formato digital, la información del CD se puede acompañar de un comprobante digitalizado (escaneado), firmado por el profesor dando fe de todas las revisiones e indicando la fecha de las mismas y sus observaciones. /MHR