PROCESO CONTROL DE INVENTARIOS Fecha elaboración: Marzo

PROCESO CONTROL DE INVENTARIOS
MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN CONTROL Y GESTIÓN DE
PRODUCTOS
NOMBRE DEL PROCESO: Control y Gestión de
Productos.
Fecha elaboración: Marzo 2015.
Versión: 1 (en prueba).
Código: MC11
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ALCANCE: Aplica para la gestión en las
RESPONSABLE: Coordinador de Control y Gestión de
diferentes etapas de los productos, desde Productos.
las actividades previas a la compra hasta
la entrega final.
OBJETIVO DEL PROCESO: Apoyar a todos los procesos misionales de Pharmaser con el fin de gestionar los productos de forma oportuna, a través de
actividades de control, seguimiento y con la disponibilidad de la información en cualquier etapa en la que se encuentren los productos, que permita la toma
de acciones eficaces encaminadas a la satisfacción de nuestros usuarios y clientes.
ENTRADAS
PROVEEDOR
ACTIVIDADES
SALIDA
CLIENTE
Normatividad
Gobierno.
PLANEAR:
HACER:
Informes de Gestión.
Comité de Calidad /
proceso de
 Planear mecanismo de
 Conteos y toma física de
Planificación.
control para la
inventario.
Factura del proveedor. Proveedor.
Acciones Correctivas
Proceso de Mejora.
disponibilidad de la
 Auditorías a procesos
información del estado de
Orden de compra.
Proceso de
Programación de
Proceso
misionales.
los productos.
Compras.
inventarios a Bodega
Almacenamiento y
 Recepción de errores en
central
y
SAF.
Despacho y
 Inventarios en bodega
despacho.
Dispensación.
central y SAF.
 Elaboración de informes
Listados de Verificación Proceso
Listados
para
toma
Proceso
 Asignación de personal
de Gestión.
de medicamentos y
sistemas de
Dispensación.
de acuerdo a las
 Seguimiento y Apoyo hasta física.
traslados.
información.
actividades del proceso.
solución de errores en
Personal.
Proceso talento
Actas de incineración
Proveedor de
 Auditorias Aleatorias a
despacho.
humano.
de medicamentos.
incineración.
procesos misionales.

Reportes del sistema.
Proceso
Resultados de
Proceso de mejora.
sistemas de
indicadores.
información.
Recursos y Directrices.
Proceso Talento
Acciones C, P y M.
Todos los procesos.
Humano.
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PRODUCTOS
Traslados
Proceso
Dispensación/Pr
oceso de
Almacenamient
o y Despacho.
Errores de Despacho.
Proceso de
Dispensación.
Documentos de
Despacho y Empaque.
Proceso de
Almacenamient
o y Despacho.
Proceso
Sistemas de
Información.
Reportes del Sistema.
VERIFICAR:
 Auditorias a
Transacciones en proceso
de Almacenamiento y
Despacho.
 Control de existencias de
medicamentos en las
diferentes Bodegas.
 Verificación de Bodega
producto no Conforme,
transacciones y
Físicamente.
 Verificación de Requisitos
para la toma física de
inventario.
 Verificación de costos de
las diferentes Bodegas y
SAF.
 Investigaciones de
Resultados de Inventarios.
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ACTUAR:
 Ajustes de Inventario.
 Apoyo en solución de
errores en despacho.
 Apoyo en solución por
transacciones pendientes
en Bodegas y SAF y demás
según resultados de
Inventarios.
 Acciones C, P y M.
Informes de
inventarios.
Proceso de
planificación.
Requerimiento de
productos e insumos
varios.
Requerimiento de
Reportes.
Proceso de
compras.
Solicitud de
Capacitaciones.
Proceso Talento
Humano.
Proceso Sistemas
de Información.
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PRODUCTOS
RECURSOS
Recurso Humano.
Equipos.
Infraestructura.
Software.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
PPP11 - 1 Procedimiento para toma física
Bodega central.
PPP11 – 2 Procedimiento toma física en
SAF.
PPP11 – 3 Procedimiento Control y Gestión
de Productos.
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INDICADORES
INDICADOR
Diferencias de
inventario en Bodega
Central. (Para cada
tipo de bodega
Alterna, Alto costo,
01, Insumos, NC).
Ítems.
Diferencias de
inventario en Bodega
Central. (Para cada
tipo de bodega
Alterna, Alto costo,
01, Insumos, NC).
(Costos).
COMO MEDIR
META
(Sumatoria del
numero de ítems con
diferencias de los
inventarios generales
y rotativos realizados
en el periodo / No
total de ítems
inventariados en el
periodo)*100%.
(Sumatoria del valor
en pesos con
diferencias de los
inventarios generales
y rotativos realizados
en el periodo / Valor
Total del
inventariados en el
periodo)*100%.
Menor o igual al 5%.
Menor o igual al 5%.
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Diferencias de
inventario en SAF.
Por SAF. (Ítems)
Diferencias de
inventario en SAF.
Por SAF. (Costos)
Errores en Despacho.
(Tipificado en
Recepción técnica,
Ingreso, Despacho).
Gestión de Alto
costo.
(Sumatoria del
numero de ítems con
diferencias de los
inventarios en los SAF
realizados en el
periodo / No total de
ítems inventariados
en los SAF en el
periodo)*100%.
(Sumatoria en pesos
de ítems con
diferencias de los
inventarios en los SAF
realizados en el
periodo / valor total
del inventariados en
los SAF en el
periodo)*100%.
Sumatoria del
número de errores
reportados durante
las etapas de
Recepción técnica,
Ingreso, Despacho.
Sumatoria de las
solicitudes realizadas
de medicamentos de
alto costo –
Menor o igual al 5%.
Menor o igual al 5%.
NA.
NA.
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Oportunidad en Alto
Costo.
Sumatoria de
Solicitudes
Pendientes.
Sumatoria de los días
transcurridos de cada
uno de los
requerimientos de
medicamentos de
alto costo desde que
fueron solicitados
hasta que fueron
despachados en el
periodo.
NA